1. Input Karyawan Baru ke dalam Aplikasi
Pada gambar di bawah ini menjelaskan ketika bagian HRD baru saja menerima calon karyawan yang telah lolos seleksi dan harus di input datanya ke dalam sistem. Di mana karyawan tersebut telah ditetapkan posisinya beserta besar kompensasi yang didapatkan sesuai dengan posisinya. Bagian HRD akan membuka window karyawan, lalu sistem akan otomatisasi menambah id karyawan dan HRD akan menginput data-data karyawan beserta unit kerja dan posisi karyawan. Saat HRD mengisi posisi karyawan, sistem akan langsung
memanggil ke database posisi yang tersedia di perusahaan beserta nilai gaji pokok dan tunjangannya.Setelah itu HRD akan menyimpan dan sistem akan menanmbah dan menyimpan data karyawan ke dalam database Master Karyawan.
Gambar 4.8 Three Layer Sequence Diagram Input Karyawan Baru
2. Absensi Karyawan
Karyawan akan melakukan absensi dengan menggunakan fingerprint dimana fingerprint tersebut akan mengekspor absensi ke data absensi pada aplikasi kepegawaian sehingga kehadiran karyawan akan tersimpan pula pada aplikasi.
Gambar 4.9 Three Layer Sequence Diagram Absensi Karyawan
3. Permohonan Cuti Karyawan
Karyawan yang akan melakukan cuti akan melakukan permohonan pada sistem dengan membuka window Absensi lalu ke bagian Request Cuti, lalu sistem akan otomatisasi memeriksa ke database karyawan untuk memeriksa jatah cuti karyawan. Jika masih tersedia maka karyawan dapat menambah cuti yang akan diambil dengan mengisi tanggal dan jenis cutinya. Setelah disimpan maka sistem akan otomatisasi mengurangi jatah cuti karyawan dan permohonan cuti akan tersimpan di dalam database lalu ditembuskan ke manajer atau atasan karyawan untuk di lakukan persetujuan permohonan cuti tersebut.
Gambar 4.10 Three Layer Sequence Diagram Permohonan Cuti Karyawan
4. Permohonan Lembur Karyawan
Sama hal nya dengan permohonann cuti, jika karyawan ingin melakukan permohonan lembur maka karyawan akan ke bagian window absensi, lalu akan menginput tanggal, jam lembur dan keterangan mengenai deskripsi dari pekerjaan saat lembur tersebut. Permohonan tersebut akan dikirim langsung ke manajer atau atasan karyawan untuk dilakukan persetujuan lembur karyawan.
Gambar 4.11 Three Layer Sequence Diagram Permohonan Lembur Karyawan
5.Approval Manajer
Manajer akan melakukan approval pada permintaan cuti karyawan dengan membuka konfirmasi window, setelah melakukan approval maka cuti tersebut akan ditembuskan ke karyawan dan ke bagian HRD. Namun jika manajer menolak pernohonan cuti karyawan tersebut, maka di konfirmasi handler permohonan cuti akan hilang dan hasil penolakan akan tetap ditembuskan ke karyawan namun tidak ditembuskan ke bagian HRD.
Gambar 4.12 Three Layer Sequence Diagram Approval Manajer
6.Membuat Surat Dinas Luar Karyawan
Ketika bagian HRD menerima permintaan dinas luar karyawan dari Manajer, bagian HRD akan membuatkan surat dinas luar pada Penjadwalan Window dengan menginput nama-nama karyawan yang akan ditugaskan ke luar kantor. Setelah penginputan nama-nama karyawan, HRD dapat langsung membuat surat dinas luar di window tersebut. Penugasan ini juga akan ditembuskan ke karyawan dimana, pada Absensi window milik karyawan, akan terdapat penugasan baru sesuai dengan permintaan manajer yang telah dibuat oleh bagian HRD.
Gambar 4.13 Three Layer Sequence Diagram Membuat Surat Dinas Luar Karyawan
7. Laporan Absensi
Bagian HRD akan membuat laporan absensi dengan membuka Laporan Window dan memilih bulan absensi yang diinginkan. Sistem akan mengambil data dari kelas absensi, lalu mengumpulkan informasi absensi secara keseluruhan pada bulan yang telah dipilih oleh user. Laporan absensi dapat dicetak ke dalam bentuk format Microsoft Excel sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 4.14 Three Layer Sequence Diagram Laporan Absensi
8. Laporan Lembur
Sama hal nya dengan membuat laporan absensi, pada pembuatan laporan lembur, HRD akan membuka Laporan window dan memilih menu laporan lembur serta bulan laporan yang diinginkan. Jika HRD ingin mencetak laporan tersebut, maka sistem akan mencetak ke format Microsoft Excel sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 4.15 Three Layer Sequence Diagram Laporan Lembur
9. Mencetak Slip Gaji Karyawan
Penggajian karyawan diawali dari bagianbKeuangan dengan membuka tampilan pada gaji karyawan window dengan memilih bulan atau periode gaji yang akan diproses pembayarannya dan pencetakan slip gaji karyawan. Sistem akan terotomatisasi mengambil data terkait dengan proses penggajian tersebut. Sistem akan mengambil data posisi, di mana gaji karyawan serta tunjangan dan
pemotongan didapat berdasarkan posisi yang dimiliki karyawan. Untuk tunjangan maupun deduksi selain yang ada di posisi yang nilainya bersifat tetap atau variabel akan mempengaruhi penghasilan karyawan, sehingga sistem akan mengambil data tunjangan karyawan dan deduksi. Lalu untuk tambahan atas upah lembur dan pemotongan keterlambatan ataupun pulang sebelum waktunya akan disesuaikan dengan data absensi untuk itu sistem akan mengambil data absensi yang mencatat kehadiran karyawan. Sistem akan mengkalkulasi secara keseluruhan, dan HRD dapat mencetak slip gaji dengan memilih karyawan mana yang akan dicetak slip gaji nya, lalu sistem akan mencetak slip gaji karyawan tersebut.
Gambar 4.16 Three Layer Sequence Diagram Mencetak Slip Gaji Karyawan
10. Laporan Gaji
Bagian keuangan membuat laporan gaji dengan membuka Laporan Window dan memilih Bulan laporan yang diinginkan. Laporan tersebut dapat dicetak dengan format Microsoft Excel sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 4.17 Three Layer Sequence DiagramLaporan Gaji
11. Menjurnal Pembayaran Gaji
Ketika transaksi pembayaran gaji telah selesai, maka bagian Keuangan akan menjurnal pembayaran tersebut ke dalam sistem, dimana tiap transaksi menghasilkan suatu akun jurnal yang memiliki nomor junal pada tiap akun nya. Bagian Keuangan hanya tinggal menginput tanggal berapa transaksi itu dilakukan dan memilih nomor akun yang telah disediakan di sistem. Lalu jurnal tersebut akan secara otomatis mengambil nilai grand total dari gaji karyawan pada bulan yang dimaksud. Dan jurnal tersebut dapat disimpan apabila telah selesai diinput sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 4.18 Three Layer Sequence Diagram Menjurnal Pembayaran Gaji
12. Approval Lembur
Manajer akan melakukan approval pada permohonan lembur karyawan dengan membuka konfirmasi window, setelah melakukan approval maka permohonan lembur tersebut akan ditembuskan ke karyawan dan ke bagian HRD. Namun jika manajer menolak permohonan lembur karyawan tersebut, maka pada Konfirmasi Handler permohonan lembur akan hilang dan hasil penolakan akan tetap ditembuskan ke karyawan namun tidak ditembuskan ke bagian HRD.
Gambar 4.19 Three Layer Sequence Diagram Approval Lembur