Tujuan:
• Memberikan kesempatan pada semua anggota kelompok untuk memberikan kontribusi dan berpartisipasi
• Mengundang kreativitas dan energi dalam waktu yang singkat/pendek
• Menyarikan pemikiran bersama secara terintegrasi
• Membangun konsensus kelompok secara praktis
• Memfasilitasi perumusan solusi yang inovatif dan kreatif terhadap suatu masalah atau isu
• Menanamkan rasa kepemilikan bersama dan tanggungjawab kepada kelompok.
Materi : Poster (10a, 11, 12, 13, 14a, & 14b), kertas metaplan berwarna, lakban kertas, spidol besar berujung datar.
Waktu : + 180 menit.
Metode : Diskusi, tanya jawab, permainan.
Alur Proses :
• Pengantar (5 menit)
1. Jelaskan bahwa metode workshop digunakan bila peserta ingin mencapai suatu kesepakatan bersama atau konsensus
2. Beritahukan bahwa sesi ini akan dimulai dengan latihan pertama, latihan membuat kesepakatan versi peserta, kedua latihan membuat kesepakatan versi TOP.
• Lokakarya versi peserta (10 menit)
Sebagai fasilitator, para peserta seringkali memfasilitasi sebuah diskusi untuk mendapatkan konsensus terhadap suatu masalah. Mintalah salah seorang peserta secara sukarela memandu diskusi untuk menjawab pertanyaan berikut: “Cara-cara praktis apa saja yang bisa digunakan untuk membangun kerja tim yang efektif?”. Minta peserta lain berperan sebagai peserta diskusi tersebut.
…………
…
21 Panduan Untuk Pelatih
--- Pertanyaan kunci ini dapat Anda ganti, sesuai dengan konteks situasi setempat yang dekat dengan peserta dan mereka kenal, Beberapa alternatif lain, misalnya:
- Apa yang dapat dan perlu kita lakukan untuk membuat kampung kita lebih bersih?
- Apa yang dapat dan perlu kita lakukan agar kita mempunyai MCK umum yang terawat bersih di kampung kita?
- Apa masalah yang Anda rasakan di bidang pendidikan dasar di Kecamatan ini?
- Apa menurut Anda yang membuat kurangnya partisipasi masyarakat dalam pembuatan kebijakan atau peraturan di kabupaten kita ini? ---
• Demonstrasi Lokakarya (60 menit) (Poster 12 & 13)
--- “Setelah melihat cara yang biasa Anda gunakan dalam memfasilitasi suatu proses membangun kesepakatan bersama, sekarang kita akan membandingkannya dengan cara yang biasa digunakan dalam TOP, yaitu Metode Lokakarya. Kita akan menjawab pertanyaantersebut.”
---
Pilih salah satu pertanyaan alternatif. Bisa juga Anda minta mereka menjawab pertanyaan yang sama.
Gunakan kalimat transisi ini hanya bila Anda akan menggunakan pertanyaan tentang membangun tim kerja yang efektif. Bila tidak, berimprovisasilah untuk memberikan konteks pertanyaan yang Anda pilih.
--- “Kita tidak bisa menghindar dari kerja tim. Pengalaman kita telah membuktikan itu. Beberapa tim bisa bekerja dengan baik dan tugas-tugas yang dibebankan dapat terlaksana secara efektif dan efisien. Sebagian lagi mungkin kerja tim nya kurang kompak tapi tugas tetap dapat diselesaikan dengan baik. Yang paling parah adalah jika tim tersebut tidak kompak dan tugas yang dibebankan tidak terselesaikan. Pencapaian tim tidak terjadi secara kebetulan, sebagian besar bergantung pada usaha tim. Karena itulah kerjasama tim merupakan kunci dari keberhasilan.”
Tunjukkan bagaimana metode Lokakarya versi TOP dilakukan untuk menyepakati jawaban atas pertanyaan itu. Tampilkan format langkah proses dan berikan penjelasan mengenai tahapan yang akan dilalui
(1) Konteks – tahap penetapan tujuan dari diskusi kelompok yang akan dilakukan, biasanya berupa perumusan pertanyaan kunci (focus question) yang nantinya akan terjawab sebagai hasil diskusi.
(2) Sumbang Saran – dibagi dalam beberapa tahap
- Minta peserta menuliskan jawaban/pendapat masing-masing di atas kertas (5 menit),
- Bagi peserta dalam kelompok kecil (+ 5 orang) dan minta setiap kelompok untuk mendiskusikan jawaban masing-masing anggota
- Minta mereka menyepakati 3 jawaban sebagai jawaban kelompok (berikan waktu 5 – 10 menit untuk berdiskusi dan ingat jawaban kelompok harus lebih banyak atau lebih sedikit dari jumlah anggota kelompok),
- tulis jawaban yang terpilih dalam kartu ide dengan ketentuan:
¾ satu ide perkartu
¾ dengan tulisan yang besar
¾ ide yang dituliskan konkrit
¾ terdiri dari 5-7 kata (Poster 12).
Kumpulkan jawaban dari tiap kelompok, bacakan dengan keras satu persatu. Setelah disepakati oleh peserta, tempelkan setiap kartu ide di dinding/kertas. Setelah semua kartu ditempelkan, tanyakan pada peserta secara pleno, adakah pendapat lain yang belum dan perlu ditambahkan.
(3) Pengelompokan – dengan melihat semua kartu yang tertempel, minta pada peserta untuk melihat kartu mana yang punya kesamaan ide untuk dikelompokkan menjadi satu kolom. Gunakan tanda gambar untuk mempermudah pengelompokkan ide. Buat satu kolom untuk satu kelompok ide, terus lakukan pengelompokkan sampai semua kartu terkelompokkan. Jika ada yang tidak jelas, tanyakan pada kelompok penulis kartu apa maksud kartu tersebut dan minta kelompok untuk menuliskan kembali idenya agar lebih konkrit. Setelah pengelompokkan selesai, tanyakan pada peserta kata kunci dari masing-masing kolom. Tulis kata kunci tersebut dalam kartu ide lalu letakkan sebagai judul kolom. Perhatikan bahwa kartu tersisa tidak harus menjadi bagian dari kelompok kartu yang sudah ada. Jika memang kartu tersebut merupakan ide yang bisa berdiri sendiri, tempatkan kartu tersebut di kelompok terpisah.
(4) Penjudulan – minta peserta untuk meng-kalimatkan kata kunci yang menjadi judul kolom untuk menjawab pertanyaan kunci. Ingatkan peserta untuk menggunakan kata kerja. Tuliskan kalimat tersebut dalam kartu ide dan tempatkan di atas kolom bersangkutan untuk menggantikan kata kunci. Judul yang dipilih haruslah mampu
23 Panduan Untuk Pelatih
mewakili ide-ide kartu yang terdapat dibawahnya. Hati-hati, salah memilih judul malah akan menghilangkan ide-ide yang dimaksud.
(5) Refleksi – Ajak peserta untuk melihat kembali ide-ide yang telah dihasilkan secara konsensus dan apakah ide-ide tersebut telah menjawab pertanyaan kunci.
Setelah demo selesai, ajukan pertanyaan yang berkaitan dengan pengalaman peserta dalam demo tadi. Sekali lagi, alur metode ORIK bisa digunakan dalam tanya jawab ini. Jika tersedia waktu yang cukup, minta peserta untuk mendemostrasikan metode ini secara langsung, gunakan contoh pertanyaan kunci pada Poster 13.
Kalimat Transisi:
--- ”Sekarang mari kita lihat kembali metode Lokakarya ini. Untuk itu, Anda akan diminta untuk saling membantu memahami mekanisme penerapan metode ini dengan menggunakan apa yang telah Anda pelajari dalam peragaan barusan.”
---
• Penjelasan Teori Lokakarya (60 menit) (Poster 14a & 14b)
Minta peserta untuk kembali ke dalam kelompok kecil masing-masing. Setiap kelompok diberi tugas untuk mereview satu tahapan dalam metode Lokakarya yaitu: Konteks, Sumbang Saran, Pengelompokkan, Penjudulan, dan Refleksi. Sekali lagi jelaskan batasan-batasan tiap tahap. Tampilkan template yang akan digunakan dalam sesi ini. Minta setiap kelompok untuk mengisi jawaban pada template yang telah dibagikan sesuai dengan tahapan Lokakarya yang menjadi tugas kelompok. Untuk pertanyaan ”Langkah” dan ”Suasana”, gunakan pengalaman mereka sebagai peserta dalam diskusi untuk menjawabnya. Sedangkan untuk pertanyaan ”Kunci Sukses” dan ”Sandungan”, minta peserta memposisikan diri sebagai fasilitator untuk melihat apa yang menjadi kunci keberhasilan dan hambatan dalam diskusi. Tanyakan apakah instruksi yang diberikan sudah jelas. Beri waktu 30 menit bagi peserta untuk mengisi template. Bagikan template yang telah disiapkan. Setelah semua kelompok selesai, tempelkan template berdampingan sesuai tahapan Lokakarya. Minta satu orang dari setiap kelompok untuk mempresentasikan kertas kerjanya secara pleno (5 menit per kelompok). Setelah semua kelompok selesai memberikan presentasi, tanyakan pada peserta dimana tingkat energi kelompok di setiap tahap. Gambarkan garis energi (mood line) peserta dengan menarik garis yang menghubungkan titik-titik di setiap tahap. Jelaskan bahwa dalam metode Lokakarya, penjudulan merupakan tahapan yang paling menentukan karena biasanya di tahap ini energi peserta merupakan yang terendah sementara ditahap ini jugalah kita diminta untuk mengartikulasikan
konsensus kelompok. Fasilitator diharapkan untuk bisa mengantisipasi ini dengan memompakan semangat agar Lokakarya bisa diselesaikan dengan baik.
• Lima Langkah Lokakarya (10 menit) (Poster 10a)
Metode Lokakarya terutama berguna untuk membantu kelompok merumuskan konsensus mengenai suatu masalah atau topik. Gunakan Poster 10a untuk menjelaskan lima langkah yang dilalui dalam metode ini, yaitu: Konteks, Sumbang Saran, Pengelompokan, Penjudulan, dan Refleksi. Tahap Sumbang Saran (Brainstorming) dilakukan dengan 3 tahap, yaitu: Perorangan – setiap orang menuliskan pendapatnya masing-masing; Kelompok Kecil – dalam kelompok kecil, minta kelompok memilih pendapat/jawaban yang mewakili kelompok (jumlah jawaban harus lebih banyak dari jumlah anggota kelompok); dan Pleno – Jawaban yang terkumpul dari semua kelompok dibahas bersama.
Kalimat Transisi
--- “Metode ini adalah salah satu metode yang paling menarik dalam mengelola proses kelompok. Metode ini lebih rumit dibandingkan ORIK, tapi lebih mudah untuk dipelajari. Metode Lokakarya membantu menciptakan rasa kebersamaan dalam kelompok.”
---• Kapan Metode Lokakarya Digunakan (10 menit) (Poster 11)
Gunakan Poster 11 untuk menjelaskan kapan sebaiknya metode Lokakarya ini digunakan.
Kalimat Transisi:
--- ”Metode Lokakarya membangun kerjasama tim karena sifat dari proses yang dilalui peserta”.
---
• Koreografi dan penutup (20 menit)
Tekankan pentingnya koreografi dalam metode Lokakarya. Cara fasilitator menggunakan lakban kertas untuk menempelkan kartu ide dilakukan sedemikian rupa agar Fasilitator tidak bolak-balik
25 Panduan Untuk Pelatih
memunggungi peserta ketika menempelkan kartu ide. Lakban disiapkan dalam bentuk gulungan-gulungan kecil yang mudah dijangkau oleh fasilitator. Beri kesempatan pada peserta untuk mencoba membuat gulungan lakban kertas seperti yang Anda peragakan.
Review sekilas apa saja yang telah diberikan hari ini, dan berikan gambaran sekilas tentang apa yang akan diberikan di hari kedua. Ingatkan peserta bahwa pada hari kedua mereka akan diminta untuk mempraktekkan langsung metode yang diajarkan.