KERTAS KERJA
LANGKAH 4: METODE PERENCANAAN
Tujuan:
• Memberikan kesempatan pada anggota kelompok untuk berkontribusi dan berpartisipasi
• Menghasilkan rencana kerja yang realistis dalam jangka waktu yang pendek
• Merangsang cara berpikir yang terintegrasi melalui proses rasional dan intuitif
• Membangun konsensus kelompok secara praktis
• Menanamkan rasa kepemilikan bersama dalam kelompok
• Mengidentifikasi pusat tanggungjawab untuk berbagai aspek rencana
• Memudahkan kelompok untuk memasukkan faktor target/sasaran dan alokasi sumber daya
• Menerjemahkan hasil dalam bentuk yang mudah dipantau kemajuan pelaksanaannya.
Materi : Kertas flip-chart, spidol, kertas metaplan berwarna dan poster TOP (no. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21a, & 22), lembaran ”Kelebihan/Perlu diperbaiki”.
Waktu : + 240 menit.
Metode : Permainan, sumbang saran, diskusi pleno.
Alur Proses :
• Sekilas pelatihan hari 1 (20 menit)
Kalimat Pembuka:
--- ”Selamat Pagi. Seperti yang sudah dijelaskan kemarin bahwa hari pertama mungkin Anda lebih banyak mendengarkan penjelasan dari Trainer, pada hari ini kita akan lebih banyak membiarkan Anda semua secara langsung melakukan fasilitasi. Dan kita akan mulai dengan melakukan rekap dari sesi-sesi yang telah kita lakukan kemarin.”
--- Dengan cara diundi, tentukan empat orang peserta yang akan memperagakan metode ORIK (setiap orang mewakili O, R, I, dan K)
…………
…
27 Panduan Untuk Pelatih
untuk mengingat sekilas apa saja yang telah di pelajari pada Hari 1. Trainer diminta untuk mengamati presentasi setiap peserta terpilih dan menuliskan komentarnya dalam lembar ”Kelebihan/Perlu diperbaiki”. Peserta lain juga diminta untuk memberikan komentarnya pada lembar ”Kelebihan/Perlu diperbaiki”, satu orang per lembar (lihat kertas kerja). Setelah selesai, berikan masukan Anda pada setiap fasilitator berdasarkan lembaran ”Kelebihan/Perlu diperbaiki” yang telah Anda isi. Beberapa hal yang perlu diingat: - Awal yang baik membantu membangun suasana yang bersahabat - Sikap yang tidak mengintimidasi sangatlah penting
- Memanggil peserta dengan nama membantu menciptakan yang santai dan akrab
- Kunci dari percakapan ORIK yang efektif adalah perencanaan dan persiapan yang matang. Ajukan pertanyaan yang sederhana dan tidak berbelit-belit. Transisi yang baik dari satu pertanyaan ke pertanyaan berikutnya akan menjaga minat peserta.
- Buat rencana percakapan ORIK yang baik. Kenali pertanyaan yang penting di setiap tingkat sehingga Anda bisa bersikap fleksibel
- Berjalan mendekati para peserta membantu memelihara perhatian peserta dan meminimalkan obrolan antar peserta. - Memelihara kontak mata, membuat catatan, dan sesekali
menyimpulkan jawaban memberikan kesan bahwa Anda sebagai fasilitator menyimak dengan baik setiap jawaban.
Berikan komentar mengenai kualitas pertanyaan yang diajukan, dan beri saran untuk perbaikan serta beri masukan mengenai gaya fasilitasi setiap peserta. Peserta lain juga boleh memberikan masukan yang dapat memperbaiki gaya fasilitasi secara umum. Jelaskan bahwa nantinya peserta juga akan diberi kesempatan untuk mempraktekkan metode Lokakarya dalam metode TOP yang ketiga yaitu metode Perencanaan.
Kalimat Penutup/Transisi:
--- ”Terima kasih atas ide-ide Anda semua, terutama pada para peserta yang telah memperagakan metode ORIK. “Kita akan mempraktekkan metode Lokakarya di sesi siang. Namun sebelum itu, kita akan mempelajari metode TOP yang ketiga yaitu Metode Perencanaan.”
• Tujuh Langkah Perencanaan (15 menit) (Poster 15)
Metode terakhir dalam TOP adalah Perencanaan yang sangat baik digunakan untuk merencanakan kegiatan yang akan dilakukan dalam 3-12 bulan ke depan. Langkah-langkah tersebut adalah:
(1) Konteks – sebagai persiapan tahapan Perencanaan, membangun konsensus;
(2) Indikator Keberhasilan – penetapan indikator keberhasilan;
(3) Kenyataan Saat Ini – menggambarkan keadaan saat ini, serta peluang dan hambatan yang mungkin dihadapi;
(4) Komitmen – penetapan pernyataan bersama sebagai komitmen kelompok;
(5) Penentuan Kegiatan Kunci – mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan serta membentuk tim kerja;
(6) Penjadwalan & Penugasan – penetapan jadwal bagi setiap kegiatan dan tugas bagi setiap anggota kelompok;
(7) Refleksi – menegaskan kembali kesepakatan kelompok.
• Kapan Perencanaan Digunakan – (10 menit)
(Poster 16)
Dengan bantuan Poster, jelaskan waktu terbaik penggunaan metode Perencanaan.
Kalimat Transisi:
--- ”Seperti 2 metode yang telah kita pelajari sebelumnya, Metode Perencanaan juga mempunyai beberapa tahapan kunci.
Dan seperti 2 metode sebelumnya, kita akan mempraktekkannya untuk membantu Anda mendapatkan gambaran nyata dari setiap tahapan. Dalam peragaan
tersebut, Anda semua akan berperan lebih banyak dibandingkan 2 metode sebelumnya.’’
---
• Demo Metode Perencanaan (135 menit) (Poster 17, 18, 19, 20, 21a, 21b, 22)
Sebelum mendemonstrasikan metode ini, pastikan template jadwal kegiatan dan tugas telah dipersiapkan sebelumnya (Poster 22). Melalui undian, tetapkan nama-nama peserta yang akan melakukan setiap tahapan dalam metode ini. Trainer dan para peserta akan
29 Panduan Untuk Pelatih
mengisi lembaran ”Kelebihan/Perlu diperbaiki” untuk setiap peserta yang terpilih sebagai fasilitator tahap. Tahapan pertama yaitu Konteks akan dipandu oleh Trainer.
--- ”Sebelum mulai menyusun rencana kerja, harus ditetapkan dulu kegiatan apa yang akan kita susun rencan kerjanya.”
--- (1) Konteks – dengan menggunakan model Poster 17, trainer akan
memandu peserta untuk menetapkan konteks berdasarkan konsensus dengan menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan kegiatan yaitu, apa, kapan, dimana, siapa, dan asumsi lain (dapat mencakup logistik, dukungan dari pihak lain, dana tersedia dll). (2) Indikator Keberhasilan – peserta yang terpilih akan menjadi
fasilitator langkah ini. Minta peserta melihat ke bagian ini pada Buku Panduan. Fasilitator akan memandu kelompok untuk menentukan indikator keberhasilan. Tulis dalam template
Poster 18.
(3) Kenyataan Saat Ini – peserta terpilih akan menjadi fasilitator pada langkah ini. Fasilitator akan memandu peserta untuk melihat kelebihan dan kelemahan yang dimiliki kelompok saat ini, serta mengidentifikasi peluang dan ancaman yang bisa mempengaruhi pelaksanaan kegiatan. Gunakan Poster 19.
(4) Komitmen – peserta terpilih akan memfasilitasi peserta lain untuk mengartikulasikan semangat kelompok ke dalam kalimat/pernyataan yang mendukung keberhasilan kegiatan yang direncanakan (Poster 20).
(5) Penentuan Kegiatan Kunci (Poster 21a) – dilakukan dengan metode Lokakarya. Ingatkan pada peserta yang menjadi fasilitator bahwa:
a. Tidak boleh ada rencana. Fasilitator harus mengajukan pertanyaan kunci, misalnya: ”Apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah disepakati tadi?”.
b. Tidak boleh ada jawaban ”membentuk panitia” dari peserta (Poster 21b).
c. Tidak perlu penjelasan jawaban ”menyusun jadwal”. .
(6) Penjadwalan & Penugasan – dipandu kembali oleh Trainer. Setelah kegiatan yang akan dilakukan selesai diidentifikasi, minta setiap peserta untuk memilih pada kegiatan mana mereka mau terlibat. Lalu susun rincian kegiatan yang harus dilakukan serta waktu pelaksanaannya. Gunakan template pada Poster 22. Pada waktu pengisian template, tempelkan flipchart yang berisi ”Kenyataan Saat Ini” dan ”Komitmen” di sebelah kiri dan ”Indikator Keberhasilan” di sebelah kanan sebagai reminder.
Setelah selesai melakukan pengisian, bahas template secara pleno untuk melihat apakah semua sudah lengkap, hal-hal apa saja yang terlewatkan untuk kemudian ditambahkan.
(7) Refleksi - Ajak kembali semua peserta melihat kembali secara sepintas proses yang telah dilalui. Akhiri dengan menegaskan kembali kegiatan-kegiatan yang berhasil diidentifikasi dan para pelaksana yang telah disepakati.
• Penjelasan Teori Perencanaan (45 menit)
Tanyakan pendapat peserta mengenai metode yang baru saja di lakukan (sekali lagi, gunakan alur ORIK).
- Apakah sesi tadi berjalan baik? Berapa lama demo berlangsung? - Seberapa mirip/berbeda hasil yang didapat dengan yang
diharapkan? Dimana perbedaan hasil yang didapat dengan yang diharapkan?
- Apa yang paling menarik dari sesi ini? Yang paling membosankan? Yang tidak disukai?
- Bagaimana kualitas sesi ini? Elemen-elemen apa yang membuat proses berjalan lancar? Seberapa berbeda metode ini dengan metode penyusunan rencana yang pernah mereka ketahui/gunakan?
Kemudian, berikan ulasan singkat mengenai teori Perencanaan, yaitu: Konteks – merupakan asumsi yang mendasari konsensus awal atau penetapan kegiatan yang akan direncanakan.
Indikator Keberhasilan – penetapan konsensus mengenai indikator yang menunjukkan bahwa tujuan telah tercapai.
Kenyataan Saat Ini – penegasan tentang apa yang diketahui peserta dan apa yang masih harus mereka cari tahu.
Komitmen – pada tahap ini harus dicapai kesepakatan dari para peserta.
Penentuan Kegiatan Kunci – langkah ini mencakup semua kelompok tugas yang diperlukan agar kegiatan bisa berhasil. Pastikan semua peserta mendapatkan penugasan secara sukarela, hindari pengajuan nama peserta oleh peserta lain.
Penjadwalan & Penugasan – pada langkah ini dimungkinkan perencanaan secara bersama-sama oleh kelompok tugas yang berbeda sehingga rencana kegiatan dari masing-masing kelompok dapat lebih lengkap dan saling mendukung. Dalam tahap ini biasanya juga memuat target spesifik dalam pelaksanaan rencana sehingga rencana yang ada juga menjadi alat monitor.
Refleksi – pada tahap ini semua peserta berkesempatan untuk melihat kembali proses perencanaan secara keseluruhan serta menilai kualitas output yang mereka hasilkan.
31 Panduan Untuk Pelatih
Sekali lagi tekankan bahwa metode ini sangat berguna dalam merencanakan kegiatan atau acara tertentu yang akan dilakukan dalam waktu maksimal satu tahun.
KERTAS KERJA
Contoh Lembar Isian “Kelebihan/Perlu Diperbaiki” bagi tiap peserta