Dalam penelitian ini, penulis melakukan penelitian pada PT.
TRIHAMAS FINANCE Jakarta, yang beralamat di Mall Ambasador, Jl. Prof Satrio Jakarta Pusat.
Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang digunakan adalah data primer. Data ini diperoleh dari wawancara langsung ke PT.
TRIHAMAS FINANCE Jakarta.
Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data-data dengan menggunakan teknik-teknik pengumpulan data sebagai berikut : 1. Penelitian Kepustakaan (Library
Research)
Penelitian ini dilakukan dengan mengumpulkan data serta mempelajari literatur-literatur yang ada berupa karya ilmiah.
Mengumpulkan laporan-laporan yang dipakai dalam menjalankan perusahaan yang terkait dengan bagian penagihan. Buku-buku atau kepustakaan lain yang berhubungan erat dengan masalah dalam penulisan ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan data yang akurat mengenai gambaran umum perusahaan dan data-data yang relevan dengan subjek penelitian yang dilakukan dengan cara wawancara maupun terjun langsung dalam menjalankan proses-proses pekerjaan yang rutin dilaksanakan dalam lingkungan perusahaan baik yang berhubungan dengan prosedur maupun kebijakan perusahaan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem ini akan digunakan untuk memantau pergerakan dari tiap akun yang menunggak. Dimana jika akun tertentu pada tanggal jatuh temponya ternyata tidak melakukan pembayaran, maka sistem akan secara otomatis memberikan informasi kepada bank atau perusahaan atau departemen penagihan bahwa pembayaran akun tertentu belum diterima.
UG JURNAL VOL.13 NO.8 25 Kedudukan sistem ini berada
dibawah pengawasan Departemen Penagihan. Dimana dalam kesehariannya, sistem ini ditujukan untuk membantu memantau pergerakan akun – akun yang tertunggak, dari hari tertunggak pertama dan selanjutnya.
Dalam kesehariannya sistem ini akan bekerja dengan langkah-langkah berikut (Tabel 2).
Strategi penggunaan system dan pelaksanaan proses penagihan
Departemen Penagihan sebaiknya disusun dengan struktur yang fleksibel dalam rangka memampukan setiap orang untuk dapat beradaptasi dengan cepatnya perubahan dalam lingkungan dunia usaha, antara lain sebagai sebagai berikut:
Penagihan dari Dalam
Ini adalah proses penagihan yang dilakukan dari dalam kantor dengan cara menelpon nasabah dan menerima nasabah yang membayar langsung ke kantor (walk in customer).
Penagihan ke Lapangan
Akun yang tertunggak akan diserahkan ke bagian penagihan lapangan jika usaha untuk menagih melalui telepon tidak berhasil. Dalam rangka memulihkan suatu akun, penagih di lapangan akan mengunjungi nasabah dan melakukan pengecekan–
pengecekan yang diperlukan.
Pembagian nasabah untuk di hubungi (follow up)
Dalam tujuan untuk mencapai hasil yang terbaik, pimpinan departemen penagihan harus menentukan pendekatan apa yang digunakan untuk menagih nasabah yang menunggak, misalnya berdasarkan keberadaan suatu produk, ruang lingkup, situasi usaha, jumlah hari tertunggak atau yang lannya.
Proses pada departemen penagihan Sistem yang dibangun akan sepenuhnya dioperasikan oleh departemen penagihan (Collection), baik dalam membaca informasi mengenai data dasar nasabah maupun dalam melakukan penambahan informasi atas data dasar yang ada.
Di dalam sistem ini akan dilakukan pula perhitungan – perhitungan yang berhubungan dengan kepentingan nasabah yang tertunggak antara lain terdapat dua hal yang paling umum, yaitu:
1. Perhitungan mengenai berapa besarnya denda yang dikenakan pada nasabah untuk keterlambatan pembayarannya.
2. Perhitungan mengenai berapa rupiah jumlah yang harus dibayarkan oleh nasabah jika melakukan pelunasan sebelum berakhirnya masa pinjaman.
Rancangan Sistem
Perancangan system ini akan dibagi kedalam beberapa tahap, dimana jika terdapat akun atau nasabah yang lalai dalam melakukan kewajibannya maka data awal nasabah akan di tarik dan di proses untuk selanjutnya dipakai oleh departemen penagihan sebagai dasar dalam melakukan proses penagihan.
Tahap tersebut akan dirinci dan dijelakan sebagai berikut :
Input berasal dari data awal nasabah Pada tiap record nasabah akan mengandung seluruh data dasar atau data awal nasabah yang berasal dari hasil kerja tim marketing dalam proses persetujuan kredit, berikut (Tabel 3).
Key Field yang digunakan untuk mengidentifikasi nasabah adalah Nomor Pinjaman karena bersifat unik atau berbeda untuk setiap nasabah.
Output Dari Sistem
Jika terjadi kelalaian dalam pembayaran kewajiban nasabah maka system pada departemen penagihan
26 UG JURNAL VOL.13 NO.8 akan mengambil data dasar dari basis
data Nasabah yang kemudian akan diolah dengan menambahkan informasi baru dengan membentuk variable-variabel lain dari hasil kerja departemen penagihan, dan hasilnya akan disimpan pada basis data baru yaitu basis data Tunggakan. Pada pencatatannya akan berisi tentang Tanggal terjadinya kontak dengan nasabah, hasil atau keputusan apa yang dicapai atau disepakati, tanggal janji bayar dan jumlah yang akan dbayarkan, yang kemudian akan disimpan pada basis data Historikal.
Gambar 1 Rancangan pada layar monitor layar utama
Gambar 2 Rancangan pada layar monitor layar ke dua
Rancangan untuk field-field yang ditambahkan pada system departemen penagihan adalah sebagai berikut :
Tabel 1.
Kolom khusus berita atau informasi terakhir ketika menghubungi
nasabah
No Nama field Jenis field
1 Hasil Karakter
2 Tanggal Tanggal
3 Jam Waktu
Pada layar akan tampak data dasar nasabah yang diperlukan dengan kolom khusus untuk menuliskan atau memasukan berita atau informasi terakhir ketika menghubungi nasabah, baik melalui telepon maupun dari hasil kunjungan ke rumah atau kedatangan nasabah ke kantor, apakah dalam bentuk janji bayar atau hasil pembicaraan dengan nasabah atau menitipkan pesan melalui orang yang dihubungi pada nomor telepon nasabah, atau hasil kunjungan yang dilakukan dapat pula dimasukan kedalam system sebagai informasi tambahan dalam proses penagihan terhadap akun tersebut.
Pencetakan Laporan
Rancangan output untuk laporan yang dipakai untuk memantau pergerakan tiap akun dari hari ke hari akan dirancang sebagai berikut :
Laporan Tunggakan Harian
Laporan ini adalah merupakan daftar nasabah yang menunggak mulai dari hari pertama hingga hari ke Sembilan ratus Sembilan puluh Sembilan. Dimana semua semua nasabah yang menunggak dan berada pada batas antara kedua waktu tadi akan masuk kedalam daftar tersebut (Tabel 4).
Daftar ini akan digunakan oleh pimpinan departemen penagihan untuk : membagi tugas harian kepada karyawan, melihat perkembangan dari hasil penagihan, menentukan langkah apa yang harus diambil, melihat produktifitas dari karyawan, dan melihat tingkat kesuksesan dalam proses penagihan.
Pencetakan Surat
Pada proses ini system akan melakukan pencetakan surat secara otomatis mengikuti ketentuan hari-hari terlambat yang telah dijelaskan diatas yaitu pada hari keterlambatan ke :
UG JURNAL VOL.13 NO.8 27 Gambar 3 Proses pencetakan surat
secara otomatis
Untuk kondisi dimana nasabah setelah beberapa bulan tertunggak ternyata pada suatu saat nasabah melakukan pembayaran penuh atas seluruh jumlah yang tertunggak, bukan pelunasan awal, maka system akan mengeluarkan data nasabah tersebut dari basis data departemen penagihan, sehingga jika suatu saat nasabah tertunggak lagi maka system akan menarik data nasabah dari basis data awal dan akan memeriksa apakah data tersebut pernah ada basis data departemen penagihan.
Untuk menilai karakter dan kemampuan nasabah dikemudian hari, maka system ini dapat membantu dengan membuka kembali data nasabah tertentu yang hendak mengajukan suatu permohonan kredit yang baru, pada kondisi ini departemen penagihan harus diikutsertakan untuk memberikan rekomendasinya mengenai nasabah tersebut. Tampilan pada layar monitor
untuk Input Hasil Kontak dengan Nasabah
Gambar 4 Input Hasil Kontak dengan Nasabah
Gambar 5 Tampilan monitor Input Hasil Kontak dengan Nasabah
Keterangan: () otomatis terisi oleh system, [ ] secara manual diisi oleh staff/ karyawan (hasil kontak yang telah direkam dapat dibaca atau ditampilkan dengan menggunakan tombol PageUp dan PageDn).
Tabel 2.
Kelebihan System Dan Tanpa System
28 UG JURNAL VOL.13 NO.8 Tabel 3.
Langkah-langkah sistem
Hari Tertunggak Proses Pada Sistem Proses Pada Karyawan Pertama Menyediakan fasilitas
pencetakan laporan untuk akun yang baru masuk daftar
tunggakan setiap harinya
Key –in menu pencetakan laporan Non-Starter yaitu akun yang baru pertama menunggak untuk angsuran yang pertama
Ke - 8 Menyediakan fasilitas untuk mencetak surat Pemberitahuan Pertama (R1)
Key –in menu pencetakan surat Pemberitahuan Pertama (R1) Ke – 15 Menyediakan fasilitas untuk
mencetak surat Pemberitahuan Kedua (R2)
Key –in menu pencetakan surat Pemberitahuan Kedua (R2)
Ke - 30 Menyediakan fasilitas untuk mencetak surat Peringatan Pertama (W1)
Key –in menu pencetakan surat
Peringatan Pertama (W1) Ke - 45 Menyediakan fasilitas untuk
mencetak surat Peringatan Kedua (W2)
Key –in menu pencetakan surat
Peringatan Kedua (W2) Ke - 60 Menyediakan fasilitas untuk
mencetak Surat Penarikan Barang Jaminan (SPJ)
Key –in menu pencetakan Surat Penarikan Barang Jaminan (SPJ)
Gambar 6 Tampilan data awal nasabah
UG JURNAL VOL.13 NO.8 29 Tabel 4.
Tunggakan Harian