Metode pengamatan merupakan faktor penting dalam sebuah pengamatan, disamping untuk mendapatkan data yang sesuai dengan tujuan, metode pengamatan mempermudah mengembangkan dan guna kelancaran penulisan Tugas Akhir. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data sebagai berikut:
1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan ini berlangsung di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali yang beralamatkan di Jalan. Ahmad Yani, Komplek Perkantoran Terpadu, Kemiri, Mojosongo, Boyolali. Pemilihan tersebut berdasarkan berbagai pertimbangan, antara lain sebagai berikut:
a. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali adalah tempat magang penulis.
b. Aktivitas dalam kearsipan yang berada di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali sesuai dengan bidang ilmu penulis, sehingga penulis dapat dengan mudah untuk mendapatkan data-data, informasi, dan referensi yang dibutuhkan oleh penulis.
c. Lokasinya mudah terjangkau dan strategis. 2. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini mengunakan jenis pengamatan Deskriptif kualitatif yaitu data yang dikumpulkan terutama berupa kata-kata, kalimat atau gambar yang memiliki arti lebih daripada sekedar angka atau frekuensi. Penulis menekankan catatan yang menggambarkan situasi sebenarnya guna mendukung penyajian data. Penulis menganalisis data dengan semua kekayaan wataknya yang penuh nuansa, sedekat mungkin dengan bentuk aslinya seperti pada waktu dicatat. (Sutopo, 2002:35)
Dalam melaksanakan pengamatan, penulis mengunakan pendekatan Deskriptif dengan observasi berperan aktif yaitu penulis memainkan berbagai peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data. Penulis bahkan bisa berperan yang tidak hanya dalam bentuk berdialog atau bercakap-cakap yang mengarah pada pendalaman dan kelengkapan datanya, tetapi juga bisa mengarahkan peristiwa-peristiwa yang sedang dipelajari demi kemantapan datanya. (Sutopo, 2002:67)
Jenis pengamatan yang penulis gunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif, penulis mendeskripsikan, memaparkan dan menganalisa sejumlah data. Dengan pengamatan observasi berperan aktif, penulis mengamati secara langsung selama magang di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali dan mengumpulkan data yang diperlukan.
Penulis menentukan sampel dan sumber data yang tepat untuk dimanfaatkan bagi pengamatan ini. Yang dimaksud dengan teknik penentuan sampel dan sumber data adalah;
a. Teknik Penentuan Sampel
Purposive sampling adalah teknik cuplikan dengan kecenderungan pengamat untuk memilih informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap (Sutopo, 2002:56). Pengambilan sampel dalam pengamatan ini menggunakan purposive sampling yaitu teknik pengambilan sampel secara sengaja. Penulis menentukan sendiri sampel yang diambil.
b. Sumber Data :
Sutopo (2002:49-54) dalam bukunya metodologi penelitian kualitatif berpendapat, pemahaman mengenai berbagai macam sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi pengamat karena ketepatan memilih dan menentukan jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data atau informasi yang diperoleh. Adapun jenis sumber data secara menyeluruh dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1) Narasumber (informan)
Pengamat dan narasumber di sini memiliki posisi yang sama, dan narasumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta penulis, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki. Penulis mendapatkan sumber data yang khususnya di bidang kearsipan dari pegawai di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali yaitu bapak Budi Suprapto, SE.
Tempat atau lokasi yang berkaitan dengan sasaran atau permasalahan pengamat juga merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh penulis. Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktivitas dilakukan bisa digali lewat sumber lokasinya baik yang merupakan tempat maupun lingkungannya. Lokasi yang strategis dan mudah dijangkau Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali dapat memudahkan penulis untuk melakukan pengamatan.
3) Benda, beragam gambar dan rekaman
Sumber data yang berupa benda dan gambar ini bisa juga dalam posisi sebagai arsip dari suatu peristiwa atau kegiatan tertentu. Dalam pengamatan ini diperoleh data berupa benda,gambar dan rekaman di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali yang berhubungan dengan Administrasi Kearsipan.
4) Dokumen dan arsip
Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Ia merupakan rekaman tertulis (tetapi juga berupa gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktivitas atau peristiwa tertentu). Bila ia merupakan catatan rekaman yang lebih bersifat formal dan terencana dalam organisasi, ia cenderung disebut arsip. Selama magang penulis memperoleh data dari beberapa arsip dan dokumen yang berhubungan dengan pengamatan ini.
4. Teknik Pengumpulan Data:
Adapun tehnik pengumpulan data dalam penelitian kualitatif secara umum dapat dikelompokkan ke dalam dua cara, yaitu metode atau teknik pengumpulan data yang bersifat interaktif dan noninteraktif (Goetz & Le Compte dalam Sutopo 2002:58). Metode interaktif meliputi wawancara mendalam, observasi berperan dalam beberapa tingkatan dan focus group discussion. Sedang yang noninteraktif meliputi kuesioner, mencatat
dokumen atau arsip (content analysis) dan juga observasi tak berperan. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mengumpulkan data dengan metode:
a. Wawancara
Sumber data yang sangat penting dalam penelitian kualitatif adalah berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau informan. Untuk mengumpulkan informasi dari sumber data ini diperlukan teknik wawancara, yang dalam penelitian kualitatif khususnya dilakukan dalam bentuk wawancara mendalam (Sutopo 2002:58). Penulis melakukan wawancara dengan kepala sub bagian umum dan kepegawaian yaitu bapak Budi Suprapto, SE. yang dilakukan pada tanggal 23 dan 24 Mei 2016 di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali. Berdasarkan wawancara penulis mendapatkan hasil wawancara antara lain;
1. Langkah-langkah pembuatan surat keluar
kepala bidang/kepala sub bagian memuat konsep surat, surat diketik staff, dimintakan paraf kepala bidang/kepala sub bagian, dimintakan tandatangan kepala dinas, dimintakan nomor dan digandakan untuk arsip, surat diberi cap, surat asli dimasukan arsip surat fotocopy dikirim ke instansi tujuan.
2. Langkah-langkah pengelolaan surat masuk
surat masuk diterima satpam, kemudian diberikan ke sub bagian umum dan kepegawaian untuk diproses, diberikan kepala dinas dan sekretaris untuk ditindaklanjuti, dimasukan buku agenda, diedarkan ke bidang/sub bagian, surat diterima staff dan dimasukan buku agenda milik bidang/sub bagian, diserahkan kepala bidang/kepala sub bagian, dikembalikan ke staff untuk diarsipkan.
3. Jumlah surat yang diterima Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali kurang lebih 5-20 surat dan kurang lebih 3-15 surat yang dikirimkan untuk instansi lain tiap harinya.
4. Surat yang biasanya diterima adalah Surat Pengajuan Pensiun, Permohonan Bantuan dana hibah, Dansos, Laporan Pertanggungjawaban dan laporan BOS.
5. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali menggunakan asas campuran untuk mengelola arsipnya.
6. Kendala mengunakan asas campuran adalah kendala tempat untuk menyimpan arsip. Karena tiap bidang/sub bagian tidak mempunyai tempat khusus untuk menyimpan arsipnya sehingga terjadi penumpukan.
7. Untuk sistem penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar sama yaitu mengunakan sistem tanggal. Surat yang diterima dari instansi lain maupun arsip surat yang dikirim kepada instansi lain disimpan dalam filing cabinet. 1 filing cabinet berisi arsip surat yang diklasifikasikan dalam bulan per bulan.
8. Prosedur penyimpanan arsip dilakukan dalam 4 tahap yaitu: memisah-misahkan arsip/menyortir arsip berdasarkan pokok masalah, meneliti lampiran dan desposisi arsip, mengklasifikasi arsip berdasarkan tanggal, mengfile arsip/memasukan arsip pada filing cabinet.
9. Pemeliharaan arsip surat masuk dan surat keluar sama yaitu meliputi pemeliharaan fisik arsip dan pemeliharaan lingkungan arsip. Pemeliharaan fisik yang dimaksud adalah pemeliharaan isi arsip agar tidak dipergunakan tangan-tangan yang tidak berkepentingan. Sedangkan pemeliharaan lingkungan yaitu menjaga memelihara lingkungan sekitar arsip agar arsip tidak mudah rusak dan masih memiliki nilai guna dalam jangka waktu panjang.
10. Penyusutan dan pemusnahan arsip dilakukan oleh petugas kearsipan masing-masing bidang/sub bagian. Penyusutan dilakukan dengan cara dipindahkan keruangan lain atau dapat langsung dimusnahkan. Arsip-arsip yang akan disusutkan yaitu arsip-arsip
yang nilai gunanya sudah mulai menurun dan arsip-arsip yang jarang digunakan. Pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip rata-rata dilakukan setiap 5 tahun sekali dan pelaksanaan tersebut biasanya dilakukan waktu mendekati tahun ajaran baru. Pada jangka 5 tahun petugas arsip akan melakukan penyortiran arsip. Sesudah dilakukan penyortiran kemudian panitia membuat berita acara pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar sampai tidak tersisa. Pembakaran dilakukan oleh panitia dan staff yang ditunjuk oleh panitia untuk membantu proses pemusnahan arsip tersebut.
11. Fasilitas kearsipan:
a. Alat penerimaan surat : meja tulis, alat pelubang kertas, steples, penggaris, gunting.
b. Alat penyimpanan arsip : sneilbox, stopmap, boxfile, filing cabinet, almari.
c. Alat korespondensi : mesin ketik manual, Komputer, kertas, stampel, buku agenda, lembar desposisi, kartu kendali surat masuk, dan kartu kendali surat keluar.
b. Observasi
Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman gambar (Sutopo 2002:64). Penulis mengumpulkan data dengan mengamati langsung atau magang di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali bagian kearsipan.
c. Mengkaji dokumen dan arsip
Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang sering memiliki potensi penting dalam penelitian kualitatif. Terutama bila sasaran kajian mengarah pada latar belakang atau berbagai peristiwa yang terjadi di masa lampau yang sangat berkaitan dengan kondisi atau peristiwa masa kini yang sedang diamati (Sutopo, 2002:69). Dalam pengamatan ini dokumen dan arsip sangat penting, penulis banyak
mengkaji dokumen dan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali yang berkaitan dengan Administrasi Kearsipan.
5. Teknik Analisis Data
Sutopo (2002:86), analisis data dilakukan sejak awal bersamaan dengan proses pengumpulan data. Proses analisisnya dilakukan terus dan berkelanjutan selama perjalanan pengamatannya. Sutopo (2002:91-93) mengemukakan 3 komponen utama dalam proses analisis yang harus benar-benar dipahami oleh pengamat, komponen tersebut adalah:
a. Pengumpulan data
Pengumpulan data terdiri dari wawancara, observasi dan analisa dokumen. Pengumpulan data terus dilakukan selama data yang diperlukan belum memadai dan akan dihentikan apabila data yang diperlukan telah memadai untuk pengambilan keputusan.
b. Reduksi data
Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan abstraksi dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan pengamatan. Bahkan prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan khusus, menyusun pertanyaan pengamatan dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. Pada waktu pengumpulan data berlangsung, reduksi data dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan data yang diperoleh di lapangan. Reduksi data adalah bagian dari proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan penelitian dapat dilakukan.
Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan. Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamanya tersebut. Sajian data ini harus mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan penelitian, sehingga narasi yang tersaji merupakan deskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan menjawab setiap masalah yang ada.
d. Penarikan Simpulan dan Verifikasi
Dari awal pengumpulan data, pengamat harus sudah memahami apa arti dari berbagai hal yang ia temui dengan melakukan pencatatan peraturan-peraturan, pola-pola, pertanyaan-pertanyaan, konfigurasi yang mungkin, arahan sebab-akibat dan berbagai proposisi. Simpulan perlu di verifikasi agar cukup benar-benar bisa dipertanggung jawabkan. Oleh karena itu perlu dilakukan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran kedua yang timbul melintas oleh peneliti pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali sebentar pada catatan lapangan. Pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan penelitian menjadi lebih kokoh dan lebih bisa dipercaya.
Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif
Pengumpulan data Sajian data Reduksi data Penarikan simpulan dan