Arsip-arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu organisasi diselesaikan oleh pengelola arsip, maka kegiatan selanjutnya ialah melaksanakan penataan arsip yang menuju pada penyimpanan benda-benda arsip, karena arsip merupakan sumber informasi atau data yang membantu melancarkan tugas pekerjaan dan menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan yang sedang dihadapi, maka arsip
tersebut perlu disimpan secara sistematis sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat.
Tujuan dari penataan arsip tersebut menurut A. W. Widjaja (1986 :104) adalah sebagai berikut :
Menyimpan bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai guna pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan.
Menyimpan bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.
Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan arsip adalah sebagai berikut :
a. Asas Penyimpanan Arsip
Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraan bagi setiap instansi atau lembaga tentu berbeda-beda. Ada tiga macam asas yang dapat dipergunakan oleh instansi atau lembaga yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991:172), asas arsip adalah:
1) Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Jadi, penyimpanan arsip dari setiap unit yang ada di dalam organisasi (kantor) dipusatkan pada unit tertentu.
2) Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan arsip sendiri-sendiri. Dalam hal demikian unit kearsipan secara sentral dalam bentuk apapun tidak ada. Sebaliknya di masing-masing unit satuan kerja dipasang unit kearsipan yang bertugas menyelenggarakan kegiatan kearsipan di unit satuan kerja masing-masing.
3) Asas Campuran
Asas Campuran adalah asas kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri; sedangkan penyimpanan arsip untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri disentralisasikan. Tujuan penyimpanan arsip dengan asas campuran ini adalah untuk mengatasi kekurangan kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
Dalam perusahaan untuk menentukan asas yang akan dipakai, ada pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak,volume surat yang besar, jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya.
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Surat, naskah, dokumen atau warkat lainnya yang diterima suatu organisasi setelah dilakukan pencatatan oleh suatu pengolah, maka kegiatan selanjutnya adalah melakukan penataan yang mengarah pada penyimpanan arsip-arsip yang bersangkutan. Hal ini sesuai pengertian filing dalam ilmu kearsipan.
Menurut The Liang Gie (1986 : 18) “filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkas/warkat atau record atas dasar sistem serta prosedur tertentu secara sistematis dan konsisten”.
Moekijat (1992 : 31) menguraikan “filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebutto dapat dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.”
Berdasarkan beberapa definisi filing ini, Penulis mengambil kesimpulan bahwa pengelolaan arsip harus memperhatikan sistem atau prosedur penyimpanan arsip yang telah ditentukan suatu organisasi, menurut Ig.
Wursanto (1991:87-88) penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
1) Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan
2) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah
3) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah
Oleh sebab itu sebelum suatu organisasi menetapkan sistem penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih dahulu dengan matang. Karena perencanaan merupakan suatu persiapan untuk tindakan tindakan selanjutnya.
Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pelaksanaan administrasi kearsipan. Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan warkat-warkat. Warkat-warkat itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan.
Menurut Ig. Wursanto (1991:215) pada pokoknya sistem penyimpanan warkat atau arsip ada lima macam, yaitu:
1) Sistem Abjad (alphaberical filing)
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau diterima oleh suatu instansi didalamnya termuat nama-nama orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah, nama pokok soal. Disimpan menurut tata abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama.
Dalam sistem ini arsip-arsip disimpan menurut pokok soal yang terdapat dalam arsip.Oleh karena itu arsip-arsip dikelompokan menurut pokok soalnya, kemudian disusun menurut urut-urutan abjad pokok soal arsip tersebut.Pokok soal ini sekaligus dapat digunakan sebagai kode dari arsip tersebut. Surat yang berisi atau berhubungan dengan kredit misalnya, diberi kode kredit. Jadi semua surat yang berhubungan dengan kredit dihimpun dalam suatu berkas yang diberi tanda berupa perkataan ”kredit”.
3) Sistem Wilayah (geograpichal filing)
Dalam sistem wilayah arsip-arsip disimpan menurut pembagian wilayah tertentu, misalnya: pulau, propinsi, kabupaten, kota, kecamatan, dan lain-lain. Setelah pembagian wilayah ditentukan, kemudian disusun menurut susunan abjad agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
4) Sistem nomor (numerical filing)
Penyimpanan arsip dengan sistem nomor, berarti arsip disimpan dengan mempergunakan kode nomor. Arsip disimpan menurut urut - urutan angka dari 1, 2, 3, terus meningkat sampai bilangan yang lebih besar.
5) Sistem tanggal (chronological filing)
Dalam sistem tanggal disimpan menurut tanggal yang tercantum dalam surat. Sistem ini sebenarnya lebih tepat digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang berhubungan dengan jangka waktu tertentu, misalnya, surat-surat perjanjian kontrak kerja, surat-surat tagihan, dan sebagainya.
c. Proses Penyimpanan Arsip
Setiap kegiatan tentunya mempunyai urutan - urutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari permulaan sampai selesai.Hal ini digunakan agar pekerjaan lebih terarah dan mudah
dilaksanakan. Tahapan - tahapan tersebut satu sama lain saling berkaitan sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Prosedur mengarsip ini menurut Basir Barhos (1990:49) meliputi kegiatan - kegiatan : pembuatan tanda pelepas, pembinaan kode, pembuatan kartu tunjuk silang, menggolong - golongkan, penyimpanan. Pendapat ini dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995:16-18) yang menyebutkan bahwa proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut :
1) Memisah-misahkan (segregating) arsip
Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokan menurut subjek- subjek seperti yang dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indek yang telah ditentukan.
2) Meneliti (examining) arsip
Meneliti arsip-arsip yang disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan (di file) itu sudah ada tanda - tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan.
3) Memadukan (assembling) arsip
Arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat.
4) Mengklasifikasi (classification) arsip
Mengklasifikasikan arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan- perbedaan yang ada, serta pengelompokan arsip atas dasar persamaan- persamaan yang ada untuk menentukan kelasnya (sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada ujung kanan bawah surat.
5) Mengindeks (indexing) arsip
Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat
Memberikan tanda - tanda (keterangan) lain yang dapat menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan
6) Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)
Tunjuk silang digunakan apabila terdapat dua caption.Caption pertama digunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkam pada arsip yang bersangkutan.
7) Menyusun arsip
Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan. 8) Memfile arsip
Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip - arsip sesuai pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip - arsip didalam file – file atau folder-folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang digunakan dalam filing dan penenmpatannya dalam penyimpanan harus disiapkan lebih dahulu.
d. Penemuan Kembali Arsip
Informasi yang terkandung dalam arsip sering digunakan sebagai bahan pertimbangan atau pengingat untuk melakukan berbagai kegiatan operasional. Oleh karena itu penemuan kembali arsip atau sering disebut dengan istilah pencarian dokumen, perlu diperhatikan oleh personal kearsipan.Penemuan kembali arsip secara tepat dan cepat, merupakan tujuan dari penyimpanan arsip.
Menurut Ig. Wursanto (1991 : 187) “pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan menemukan kembali warkat atau arsip karena akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi.”
Menurut A.W Widjaja (1993 : 171) penemuan kembali dokumen atau arsip bukan sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat penyimpanannya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat ditemukan, sehingga tindakan pengambilan keputusan
yang didasarkan dari sumber informasi dari arsip tersebut dapat dipenuhi. Pengelolaan arsip yang memperhatikan sistem atau prosedur kearsipan akan memudahkan dalam proses penemuan kembali.