BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
B. Metode Pengamatan
1. Lokasi pengamatan
Pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten. Kantor Pemerintah Daerah merupakan pusat kegiatan administrasi pemerintahan di Kabupaten Klaten. Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Klaten berlokasi di jalan Pemuda no.249 Klaten. Penulis memfokuskan penelitian di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten yang berada di kompleks Pemda Klaten. Bagian umum mempunyai wewenang untuk mengurusi surat masuk dan surat keluar. Kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar ini dilakukan dengan asas satu pintu. Penulis memilih lokasi pengamatan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten karena sebagai instansi pemerintah yang melayani kegiatan administrasi pemerintahan tentunya dituntut untuk melayani masyarakat. Pelayanan yang dilakukan harus cepat, tepat dan akurat sehingga memerlukan suatu manajemen kearsipan yang baik.
2. Jenis pengamatan
Jenis pengamatan yang dilakukan oleh penulis yaitu observasi berperan aktif. Observasi berperan aktif merupakan pengamatan yang dilakukan secara langsung di lapangan dengan bertanya dan mengamati kegiatan yang ada. Menurut H.B Sutopo (2002:67) observasi berperan aktif ini merupakan cara khusus dan peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peranan yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan penelitianya, dengan mempertimbangkan akses yang diperolehnya yang bermanfaat bagi pengumpulan data.
Dilihat dari sifatnya penelitian ini bersifat deskriptif, yaitu pengamatan yang dilakukan untuk memberikan informasi dan gambaran tentang manajemen arsip terutama arsip dinamis aktif yang ada di Setda Kabupaten Klaten. Menurut H.B Sutopo (2002:35) Peneliti menekankan catatan yang menggambarkan situasi
sebenarnya guna mendukung penyajian data, jadi dalam mencari pemahaman penulis tidak memotong halaman cerita dan data-data lainnya dengan simbol-simbol angka. Penulis berusaha menganalisis data dengan semua kekayaan wataknya yang penuh nuansa, sedekat mungkin dengan bentuk aslinya seperti waktu dicatat.
3. Sumber Data
Data merupakan sumber fakta/keterangan yang diperoleh dari penelitian. Sumber data yang diperoleh dari penelitian ini melalui:
a. Nara sumber/Informan
Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia sangat penting perananya sebagai individu yang memiliki informasinya. Peneliti dan narasumber di sini memiliki posisi yang sama dan narasumber bukan hanya sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti tetapi lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang dia miliki.
Untuk memilih siapa yang menjadi informan , peneliti wajib memahami posisi dan informasi yang dimilikinya sesuai dengan kebutuhan penelitianya. Hal ini disebut dengan istilah purposive sampling yaitu peneliti cenderung memilih informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap. Informan yang dipilih dalam penelitian ini adalah:
- Kepala Sub Bagian Tata Usaha Bapak Amin Mustofa - Petugas unit penyimpanan arsip Bapak Agus
- Staff kepegawaian Bapak Sumanto b. Dokumen dan arsip
Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Banyak perisyiwa yang telah lama terjadi bisa diteliti dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen atau arsip-arsip baik yang secara langsung maupun tidak, sangat berkaitan dengan permasalahan yang
commit to user
tetapi juga berusaha menggali dan menangkap maknanya yang tersirat dari dokumen itu.
Adapun dokumen dan arsip yang digunakan untuk menunjang penelitian ini yaitu berkas-berkas/arsip yang berada pada tempat penyimpanan arsip yang berada pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten dan pedoman kearsipan yang berlaku serta Tata Naskah atau Peraturan Daerah Kabupaten Klaten Tahun 2008.
4. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara
Wawancara adalah teknik pengamatan dengan melaksanakan tanya jawab langsung dengan informan yang dipilih untuk melengkapi data yang diperlukan.
Menurut H.B Sutopo (2002:59) wawancara dibedakan menjadi wawancara secara terstruktur dan tidak terstruktur. Dalam wawancara terstruktur masalah ditentukaan peneliti sebelum wawancara dilakukan, sedangkan dalam wawancara tidak terstruktur wawancara dilakukan dengan pertanyaan yang bersifat open ended dan mengarah pada kedalaman informasi serta dilakukan dengan cara yang tidak secara formal terstruktur.
Dalam wawancara ini penulis memilih wawancara tidak terstruktur karena lebih tidak formal dan bisa lebih mengeksplor jawaban-jawaban yang diberikan. b. Observasi
Menurut H.B Sutopo (2002:64) Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa , tempat/lokasi, dan benda serta rekaman gambar. Observasi dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Dalam observasi langsung dapat dilkukan secara berperan maupun tidak berperan.
Pada penelitian ini observasi yang dilakukan oleh penulis dilakukan secara langsung dan ikut berperan aktif dengan melakukan Kuliah Kerja Magang selama satu setengah bulan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten dan terlibat langsung dengan kegiatan kearsipan.
c. Mengkaji Dokumen dan arsip
Sebagai catatan formal arsip sering memiliki peran sebagai sumber informasi yang sangat berharga bagi pemahaman suatu peristiwa. Sumber data berupa arsip dan dokumen biasanya merupakan sumber data pokok dalam penelitian kesejarahan, terutama untuk mendukung proses interpretasi dari setiap peristiwa yang diteliti. (H.B Sutopo, 2002:69)
d. Study Pustaka
Dalam penulisan laporan Tugas Ahir ini juga diperlukan studi pustaka untuk mendukung hasil penelitian agar lebih valid. Studi pustaka dilakukan dengan mencari literatur yang sesuai dengan masalah yaitu bidang kearsipan.
5. Teknik analisis data
Dalam penelitian kualitatif terdiri dari tiga komponen pokok yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan. Ketiga komponen tersebut saling berkaitan dan tidak terpisahkan.
Bagan 2.4 Model Analisis Interaktif
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA PENYAJIAN
DATA
commit to user
Reduksi data sebagai komponen pertama bahkan sudah dilakukan sejak penyusunan proposal penelitian. Reduksi data dilakukan dengan peneliti menyusun rumusan pengertian secara singkat, berupa pokok temuan yang penting dalam arti inti pemahaman segala peristiwa yang dikaji.Kemudian diikuti penyusunan sajian yang berupa cerita sistematis dan logis dengan suntingan penelitianya supaya makna peristiwa menjadi lebih jelas dipahami dengan dilengkapi perabot sajian yang diperlukan (tabel, gambar dll) yang mendukung kekuatan sajian data. Pada waktu pengumpulan data sudah berahir peneliti mulai menarik kesimpulan berdasarkan semua yang terdapat pada reduksi maupun sajian data. Apabila simpulan dirasa kurang maka peneliti wajib melakukan pengumpulan data yang terfokus untuk mencari pendukung simpulan dan pendalaman data.
commit to user 36