commit to user
i
KABUPATEN KLATEN
( MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI BAGIAN UMUM )
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh : SITI MUTIAH
D1508120
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
commit to user
v
Man Jadda Wajada, Man Shabara Zafira
Siapa yang bersungguh-sungguh akan berhasil, siapa yang bersabar akan beruntung.
(Anonim)
Where there is a Will There is a Way Dimana ada tekad disitu ada jalan
commit to user
Karya ini kupersembahkan kepada :
Ayah, Ibu tercinta yang selalu mendo’akanku dan mendukung untuk segera menyelesaikan tugas akhir ini, semoga ananda dapat
membanggakanmu.
Kakak dan Adik yang selama ini memberiku semangat untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
Seluruh teman-teman Manajemen Administrasi 2008 terutama kelas B yang telah menghiasi hidupku selama kuliah .
Dan tidak lupa teman-teman ku tersayang Yana, Pika, Hanik, Arin dan Ricky
commit to user
vii
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan pengamatan dan penyusunan tugas akhir dengan judul “ Manajemen Kearsipan Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten ( Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum )” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
Penyusunan tugas akhir ini, dapat terselesaikan dengan adanya bantuan dan dorongan dari semua pihak. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si. selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah meluangkan waktunya dan selalu sabar memberikan bimbingan, arahan dan petunjuk sehingga penyusunan tugas akhir ini dapat terselesaikan.
2. Bapak Drs. S Samodra, K.MM. selaku Kepala Bagian Umum yang telah menerima penulis serta memberikan penulis izin dan arahan sehingga dapat magang di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten.
3. Bapak Drs. Muchtarhadi, M.Si. selaku penguji tugas akhir yang telah membantu dalam kelancaran dalam penyusunan tugas akhir ini dan selaku pembimbing akademik yang telah membantu dan memberikan dorongan dalam kegiatan perkuliahan serta yang telah mendukung penulis untuk bisa menyelesaikan tugas akhir ini.
4. Bapak Drs. Amin Mustofa, M.Si. selaku Kasubag TU yang telah memberikan izin dan bimbingannya selama penulis melakukan magang dan pengamatan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten.
5. Bapak Sumanto selaku Staff TU Bagian Kepegawaian yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama penulis melakukan magang dan pengamatan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten.
commit to user
mengenai arsip sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Segenap Staff dan Karyawan Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten yang selalu memberikan petunjuk dan keramahtamahannya selama penulis melakukan magang dan pengamatan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten.
8. Dan segenap pihak yang telah membantu penulis, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna untuk itu kritik, saran dan pemikiran dari berbagai pihak sangat penulis harapkan demi sempurnanya tugas akhir ini.
Surakarta, Juni 2011
commit to user
ix
HALAMAN
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR BAGAN ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR TABEL ... xiv
ABSTRAK ... xv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah... 3
C. Tujuan Pengamatan ... 4
D. Manfaat Pengamatan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka ... 5
1. Pengertian Arsip... 5
a. Jenis-Jenis Arsip ... 7
b. Pengorganisasian Arsip ... 13
2. Pengertian Kearsipan ... 16
commit to user
3. Pengertian Manajemen Arsip Dinamis Aktif ... 17
a. Lingkup Manajemen arsip Dinamis Aktif ... 18
a.1. Pencatatan dan Pendistribusian Surat... 18
a.2. Penyimpanan ... 22
a.3. Pemeliharaan Arsip ... 26
a.4. Pengawasan Pemakaian Arsip ... 28
b. Faktor Penunjang Manajemen Arsip Dinamis Aktiif ... 29
1. Sistem Penyimpanan ... 29
2. Fasilitas Kearsipan ... 29
3. Petugas Kearsipan ... 29
B. Metode Pengamatan ... 31
1. Lokasi Pengamatan ... 31
2. Jenis Pengamatan ... 31
3. Sumber Data... 32
4. Teknik Pengumpulan Data ... 33
5. Teknik Analisis Data... 34
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA A. Sejarah ... 36
1. Penelusuran Hari Jadi Kabupaten Klaten ... 36
2. Awal Berdirinya Pemerintahan Kabupaten Klaten ... 38
B. Visi Misi ... 38
C. Pengertian Sekretaris Daerah ... 39
D. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah ... 41
E. Bagian Umum ... 44
1. Sub Bagian Tata Usaha Dan Keuangan ... 45
2. Sub Bagian Rumah Tangga ... 46
commit to user
xi
A. Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian
Umum Setda Kabupaten Klaten... 49
1. Pencatatan ... 49
a. Pengurusan Surat Masuk ... 50
b. Pengurusan Surat Keluar ... 57
2. Pengendalian dan Pendistribusian... 59
1. Penyimpanan ... 62
a. Azas Penyimpanan ... 62
b. Sistem Penyimpanan ... 62
c. Prosedur Penyimpanan ... 63
2. Pemeliharaan Arsip ... 64
3. Pengawasan ... 65
B. Pegawai Kearsipan ... 65
C. Fasilitas Kearsipan ... 66
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 69
B. Saran ... 71 DAFTAR PUSTAKA
commit to user
HALAMAN
BAGAN 2.1 Aliran Surat Masuk Penting... 20
BAGAN 2.2 Aliran Surat Masuk Biasa ... 21
BAGAN 2.3 AliranSurat Masuk Rahasia ... 22
BAGAN 2.4 Model Analisis Interaktif ... 34
BAGAN 3.1 Susunan Organisasi Setda Kabupaten Klaten ... 43
BAGAN 3.2 Sub Bagian Pada Bagian Umum... 45
BAGAN 4.1 Proses Pengurusan Surat Keluar ... 59
commit to user
xiii
commit to user
HALAMAN TABEL 3.1 Jumlah Pegawai Bagian Umum Berdasarkan Jenis Kelamin 48
TABEL 4.1 Buku Agenda Ekspedisi ... 51
TABEL 4.2 Agenda Surat Rahasia ... 52
TABEL 4.3 Agenda Surat Masuk Bagian Umum ... 55
TABEL 4.4 Jumlah Surat Masuk Bulan Februari 2011... 56
commit to user
xv
SITI MUTIAH, D1508120, MANAJEMEN KEARSIPAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KLATEN ( MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI BAGIAN UMUM ), Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 71 halaman.
Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih sering digunakan pada unit kerja. Arsip ini mengambil peranan penting sebagai sumber informasi. Akan tetapi manajemen kearsipan sering kali diabaikan. Hal ini akan menimbulkan berbagai masalah. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui manajemen kearsipan terutama arsip dinamis aktif pada Bagian Umum Setda Klaten.
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan observasi berperan aktif yaitu penulis dalam melakukan pengamatannya langsung berperan aktif atau ikut berpatisipasi dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan kearsipan yang ada di Setda Kabupaten Klaten. Dilihat dari sifatnya penelitian ini bersifat deskriptif yaitu penulis memberikan gambaran tentang manajemen arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten. Sumber data yang diperoleh berdasarkan narasumber, dokumen dan arsip. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan study pustaka. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif yang terdiri dari reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis dapat diketahui bahwa manajemen kearsipan (arsip dinamis aktif) pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten meliputi pencatatan surat masuk dan surat keluar, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan pengawasan. Penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan sistem pelayanan satu pintu, sedangkan penyimpanan arsip di lakukan di unit masing-masing dan dikendalikan oleh bagian umum dengan menggunakan kartu kendali sistem ini disebut sistem campuran. Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pengamatan ini yaitu pencatatan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten sudah baik, tetapi pada penyimpanan dan pemeliharaan arsip kurang diperhatikan karena sempitnya ruangan arsip dan terbatasnya alat penyimpanan yang menyebabkan arsip tidak disimpan pada tempatnya. Selain itu pegawai yang mengurusi arsip dan mengetahui tentang manajemen kearsipan masih kurang.
commit to user
Siti Mutiah, D1508120, Manajemen Kearsipan Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten (Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum), End Task, Diploma III Management Administration, Faculty of Social and Political Sciences, Sebelas Maret University, Surakarta, 2011, 71 pages.
Active dynamic archive is the archive which is still often used in the work unit. This archive takes an important role as a source of information. However, archival management is often overlooked. This will cause many problems.
The purpose of these observations was to determine the dynamic management of archival records primarily active in the Section of General Secretariat of Klaten. Implementation of these observations using this type of observation is the author of observation play an active role in conducting direct observations or participate actively participate in carrying out the activities of archives in Klaten District Secretariat. Judging from the nature of this research is descriptive of the author provides a description of archives and records management actively conducted by the General Secretariat Section Klaten Regency. Source data are obtained based on sources, documents and archives. Data collection techniques used were interviews, observation, document review and study the literature. Data analysis technique used is an interactive analytical model which consists of data reduction, data presentation and drawing conclutions.
Based on observations made authors can be seen that the management of archives (archives dynamically active) in the Klaten district of General Secretariat include the recording of incoming and outgoing mail, distribution, storage, maintenance and supervision. Reception and recording of incoming and outgoing mail is done by the system of one-door, while the archival storage is done in each unit and is controlled by the public by using the control card system is called mixed system.
commit to user
1 BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam suatu kegiatan perkantoran pasti memerlukan adanya arsip. Kebutuhan terhadap arsip akan selalu ada seiring dengan perkembangan kegiatan perkantoran karena pada dasarnya arsip muncul dari kegiatan-kegiatan perkantoran yaitu menyimpan dokumen-dokumen penting dalam bentuk kertas, rekaman maupun media elektronik. Setiap instansi baik pemerintah maupun swasta mempunyai suatu dokumen penting yang harus disimpan dan dipelihara guna mengantisipasi kebutuhan akan dokumen tersebut pada masa yang akan datang. Dokumen yang diarsipkan ini suatu saat dapat dipelajari dan digunakan sebagai dasar dari pengambilan keputusan. Berkaitan dengan pengambilan keputusan suatu arsip mempunyai peranan yang vital bagi organisasi.
Arsip merupakan komponen yang vital bagi suatu organisasi karena arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan bagi setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya (Basir Barthos, 1990:2).
commit to user
1990:18). Arsip dinamis aktif setiap saat masih dibutuhkan bagi kelangsungan unit kerja,maka dari itu memerlukan penanganan yang tepat agar setiap saat dibutuhkan tersedia dengan baik.
Penanganan arsip dinamis aktif memerlukan manajemen/pengaturan yang baik sesuai kaidah yang berlaku, karena apabila tidak dimanajemen dengan baik akan menimbulkan arsip kacau. Arsip kacau akan menghambat jalanya aktivitas organisasi. Oleh karena itu penataan arsip dinamis aktif harus diperhatikan dan diatur sesuai kaidah yang berlaku agar dalam pencarian informasi pada suatu arsip dapat secara mudah dan cepat ditemukan, sehingga tidak membuang waktu dan tenaga. Selain mudah ditemukan arsip hendaknya masih dalam keadaan yang baik. Untuk itu dari bentuk arsip harus diperhatikan apakah berupa kertas, rekaman audio/video maupun media elektronik sehingga dapat diketahui bagaimana cara penyimpanan yang baik agar saat digunakan masih dalam keadaan baik/tidak rusak. Arsip yang sekiranya sudah tidak di pakai hendaknya dimusnahkan agar tidak menumpuk di tempat penyimpanan arsip dan mempersulit upaya penemuan kembali.
Saat ini sering kali arsip dinamis aktif diabaikan. Arsip yang masih sering digunakan ini hanya dibiarkan tergeletak di meja ataupun ditumpuk saja tanpa ada pengaturan yang baik. Pentingnya arsip ini baru dirasakan apabila suatu saat memerlukan dokumen lama dan menemukan kesulitan dalam pencarian, arsip rusak maupun hilang. Hal ini disebabkan karena tidak ada manajemen yang baik dan arsip di anggap tidak penting. Anggapan ini muncul karena kurangnya pemahaman dan kesadaran bahwa suatu saat arsip dinamis aktif yang disimpan dapat dipelajari dan dipergunakan sebagai dasar pengambilan keputusan guna menjaga kelancaran aktivitas organisasi.
commit to user
organisasi, hubungan masyarakat, protokol dan pelayanan administratif, serta fungsi pemerintahan umum lainya antara lain bidang penanganan perbatasan dan kerjasama yang termasuk sebagai bagian dari urusan pemerintahan dan tidak termasuk fungsi daerah maupun lembaga teknis daerah diwadahi dalam Sekretariat Daerah (Peraturan Daerah Kabupaten Klaten no. 8 tahun 2008).
Dalam melaksanakan tugasnya Sekretaris Daerah dibantu oleh beberapa Asisten dan bagian termasuk Bagian Umum. Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten merupakan tempat pelayanan satu pintu terhadap surat-surat masuk maupun penomoran surat keluar. Surat-surat tersebut harus dikelola dan diarsipkan. Bagi lingkungan Setda arsip ini masih sering digunakan untuk dipelajari dan ditindak lanjuti sebagai dasar dari upaya pengambilan keputusan ataupun perumusan kebijakan yang akan dilakukan pada suatu permasalahan. Arsip-arsip tersebut merupakan arsip dinamis aktif karena pada dasarnya masih sering digunakan. Keberadaan arsip dinamis aktif di setiap unit kerja Setda Kabupaten Klaten sangat penting sehingga harus dimanajemen dengan baik. Oleh karena itu penulis ingin mengamati :
“MANAJEMEN KEARSIPAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KLATEN (
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI BAGIAN UMUM )”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan Permasalahan yang telah penulis kemukakan diatas rumusan masalah yang dikembangkan sebagai berikut :
1. Bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan terutama pada arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten?
commit to user
C. Tujuan Pengamatan
Tujuan pengamatan yang telah dilakukan antara lain :
1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan terutama pada arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh Bagian Umum dan bagaimana faktor pendukung kearsipan yang ada di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten.
2. Dari pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis diharapkan laporan ini bermanfaat bagi pembaca.
3. Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya Pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Manfaat yang dapat diperoleh dari pengamatan yang dilakukan antara lain : 1. Bagi instansi
Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan evaluasi tentang manajemen kearsipan.
2. Bagi penulis
commit to user
5 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Arsip
Jika kita membicarakan arsip kita harus tahu arti dari kata itu sendiri, kata arsip berasal dari bahasa belanda (archief), file (inggris) dan record. Kata kata tersebut dalam bahasa Indonesia memiliki arti:
- File merupakan jenis arsip aktif, yaitu jenis arsip yang masih digunakan langsung
dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih di unit kerja.
- Record merupakan jenis arsip inaktif yang sudah menurun nilai kegunaanya
dalam proses administrasi sehari-hari. Arsip ini tidak terdapat di unit kerja, akan tetapi sudah berada di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan.
- Archive merupakan arsip statis yaitu arsip yang tidak secara langsung digunakan
dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip ini berada di Arsip Nasional RI pusat atau Arsip Nasional RI daerah. Arsip nasional merupakan bahan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah untuk generasi yang akan datang. (Ig Wursanto, 1995:11)
Didalam penjelasan umum Undang-Undang no.7 tahun 1971 arsip adalah :
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. - Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau
perorangan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Arsip mempunyai beberapa pengertian tergantung pada segi peninjauanya. Berikut merupakan beberapa pengertian arsip dari para ahli :
- Menurut Basir Bartos (1990:1) Arsip merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat untuk membantu daya ingatan orang “itu” pula.
- Menurut Ig Wursanto (1998:19) Arsip adalah kumpulan surat/kumpulan warkat yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik bagi kepentingan organisasi maupun bagi kepentingan pribadi/perorangan/individu yang disimpan sedemikian rupa sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dipergunakan.
- Menurut The Liang Gie (2007:118) Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu dan disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. - Menurut AW Wijaya (1993:8) Arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan
penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah dan cepat diketahui.
commit to user a. Jenis-Jenis Arsip
Menurut jenisnya arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam (Ig Wursanto, 1998:21) yaitu :
a.1. Jenis-jenis arsip ditinjau dari bentuknya: 1. Surat
Dalam hal ini yang dimaksud surat adalah setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, antara lain :
- Naskah perjanjian/kontrak
- Akte pendirian perusahaan/organnisasi - Notulen rapat
- Laporan-laporan - Kuitansi
- Naskah berita acara - Bon penjualan - Kartu pegawai
- Tabel-tabel, gambar atau bagan; - Grafik
2. Mikrofilm 3. Pita rekaman 4. Piringan hitam
Berbagai bentuk arsip tersebut membutuhkan penanganan tersendiri agar saat disimpan tidak rusak dan tidak bisa digunakan lagi.
a.2. Jenis arsip menurut subyek atau isinya
Jenis arsip menurut subyek/isinya dapat dibedakan menjadi : 1. Arsip keuangan
- Laporan keuangan - Surat perintah membayar - Surat permintaan pembayaran - Surat penagihan
- Daftar gaji, dsb. 2. Arsip kepegawaian
Adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian Misalnya:
- Daftar riwayat hidup - Surat lamaran
- Surat pengangkatan pegawai - Absensi pegawai, dsb. 3. Arsip pemasaran
Merupakan arsip yang berhubungan dengan masalah pemasaran, misalnya: - Surat permintaan
- Surat penawaran
- Surat perjanjian/kontrak dagang - Daftar nasabah,relasi, dsb. 4. Arsip pendidikan
Arsip yang berhubungan dengan masalah pendidikan,misalnya: - Daftar absensi siswa dan guru
- Rekapitulasi proses belajar mengajar - Program pengajaran, dll.
a.3. Arsip menurut Nilai/kegunaanya dibedakan menjadi 1. Arsip yang mempunyai nilai informasi
commit to user
2. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi
Yaitu arsip yang dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
3. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum
Yaitu arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan yang berlaku dan dapat dipergunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam suatu peristiwa/kejadian hukum.
4. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah
Adalah Arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa pada masa lampau.
5. Arsip yang mempunyai nilai atau kegunaan ilmiah
Adalah arsip yang dapat dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian.
6. Arsip yang mempunyai nilai keuangan
Yaitu arsip yang berhubungan atau berisi tentang masalah keuangan. 7. Arsip yang mempunyai nilai pendidikan
Yaitu arsip yang berisi tentang pendidikan dan berguna untuk pengembangan dalam dunia pendidikan.
8. Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi
Yaitu arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya, arsip yang disimpan pada Arsip Nasional biasanya mempunyai guna dokumentasi.
a.4. Penggolongan arsip menurut sifat kepentinganya 1. Arsip non essensial
2. Arsip yang diperlukan
Yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dibutuhkan.Arsip ini bisa disimpan 2-3 tahun.
3. Arsip penting
Yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum , pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Arsip yang demikian masih diperlukan dalam membantu kelancaaran pekerjaan . Apabila arsip ini hilang sulit diganti dan sulit mencari penggantinya.
4. Arsip vital
Yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selamanya . Arsip ini misalnya: Dokumen kepemilikan tanah,akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian pegawai dan sebagainya.
a.5. Berdasarkan keseringan penggunaanya
Menurut keseringan penggunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 3 macam:
1. Arsip yang aktif
Yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja. 2. Arsip pasif
Yaitu arsip yang jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja tetapi kadang-kadang masih diperlukan juga dalam proses penyelenggaraan kerja.
3. Arsip abadi
commit to user
a.6. Penggolongan arsip menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaan 1. Arsip sentral
Yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang disentralkan penyimpananya. Arsip sentral disebut juga arsip makro atau arsip umum karena merupakan gabungan atau kumpulan berbagai arsip unit.
2. Arsip unit
Yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus,karena hanya khusus menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan.
a.7. Penggolongan arsip menurut keaslianya 1. Arsip asli
Warkat asli adalah warkat bukan berupa tembusan atau tindasan, bukan berupa fotokopi, bukan berupa rekaman atau bukan berupa microfilm. 2. Arsip tembusan atau tindasan
Warkat tembusan atau warkat tindasan atau carbon copy (cc) adalah lembaran kedua, ketiga dan sebagainya tergantung berapa lembar atau berapa rangkap warkat itu ditulis atau diketik sekalian bersama-sama dengan warkat aslinya (lembar pertama).
3. Arsip salinan
Warkat salinan merupakan hasil salinan dari warkat asli yang isinya sama dengan warkat aslinya.
4. Arsip berupa petikan
a.8. Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaanya dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis dibedakan menjadi tiga macam :
- Arsip aktif : arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bahi kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih berada di tempat/unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi.
- Arsip semi aktif : arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip dalam masa transisi dari arsip aktif ke arsip inaktif.
- Arsip inaktif atau arsip semi statis : arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses sehari-hari.
Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan unit kerja dan dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara, sehingga masih berada pada unit kerja instansi/organisasi.
commit to user b. Pengorganisasian arsip
Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip. Karena pekerjaaan administrasi ada pada setiap unit kerja perkantoran, maka pekerjaan kearsipan akan ada pada setiap unit kerja. Disamping sebagai hasil kerja administrasi arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Menurut Ig Wursanto (1998:21) pengorganisasian arsip terdapat beberapa pola yang diterapkan pada suatu organisasi yaitu :
b.1. Sentralisasi
Di kantor pemerintah, swasta, atau lain-lain jenis kantor niscaya mempunyai satu unit kerja yang khusus menangani penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar. Bermacam-macam nama yang diberikan kepada unit kerja tersebut tetapi biasanya disebut Tata Usaha. Tata usaha disini merupakan sentral penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar. Hal ini disebut sentralisasi surat masuk dan surat keluar.
Sehubungan dengan masalah kearsipan, maka sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip.
Arsip tersebut sebetulnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah selesai diproses/diolah. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip.
1. Keuntungan dari sentralisasi arsip
- Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat
2. Kerugian dari sentralisasi arsip
- Sentralisasi arsip hanya efektif dan efisien untuk organsasi kecil - Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu system
penyimpanan yang seragam
- Unit kerja yang memerlukan arsip memerlukan waktu yang lebih lama untuk memproleh arsip yang diperlukan.
b.2. Desentralisasi
Suatu kantor dikatakan menganut sistem kearsipan secara desentralisasi apabila semua unit kerja menelola arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan (filling system) yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah pisah letaknya system penyelengaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai dipergunakan. Disini semua kegiatan kearsipan baik pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan ditempat unit kerja masing-masing.
1. Keuntungan desentralisasi
- Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing
- Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri
- Penanganan arsip akan lebih mudah dilakuan karena arsipnya sudah dikenal baik.
2. Kerugian desentralisasi arsip
commit to user
- Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dilakukan
- Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang kearsipan
- Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.
b.3. Kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi
Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan secara sentralisasi maupun desentralisasi sering ditemukan di perkantoran kombinasi antara dua cara tersebut. Cara ini sering disebut dengan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi arsip. Dengan cara ini kelemahan keduanya memang dapat diatasi.
2. Pengertian Kearsipan
Ig Wursanto dalam bukunya “Kearsipan” (1998:12) mengatakan bahwa
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen kantor lainya. Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut kearsipan.
Dengan demikian kearsipan merupakan suatu pekerjaan kantor yang berkaitan dengan proses pengelolaan arsip, sedangkan arsip sendiri adalah dokumen penting yang harus disimpan untuk keperluan mendatang.
a. Peranan kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. (Basir Barthos , 1990:2)
Pada pasal 3 Undang-undang no.7 tahun 1971 antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
commit to user
akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur.
Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan diatas maka untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna.
b. Manajemen Kearsipan
Manajemen berasal dari kata management (Bahasa Inggris) yang berarti pengelolaan. Fungsi dasar dari manajemen adalah planning, organizing, actuating dan controlling. Untuk melaksanakan fungsi tersebut memerlukan data dan informasi. Arsip menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan untuk operasional organisasi..
Zulkifli Amsyah (1998:4) mengatakan bahwa manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan.
3. Pengertian Manajemen Arsip Dinamis Aktif
a. Lingkup manajemen arsip dinamis aktif Manajemen arsip dinamis aktif meliputi : a.1. Pencatatan dan Pendistribusian Surat
Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat (Zulkifli Amsyah, 1998:53) yaitu dengan menggunakan buku agenda, kartu kendali dan tata naskah.
1. Prosedur buku agenda - Buku agenda
Halaman-halaman buku uni berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang ada di file. Buku ini memang sering digunakan untuk referensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dll.
- Buku ekspedisi
Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat disini lebih sedikit dari buku agenda yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat dan paraf penerima.
2. Prosedur kartu kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu kendali , surat masuk digolongkan kepada surat penting, surat biasa dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia.
commit to user
Pengarahan/pendistribusian surat masuk dengan menggunakan kartu kendali dibedakan menjadi tiga macam (Ig Wursanto, 1998:120) yaitu:
2.1Pengarahan/ pendistribusian surat masuk penting
Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut:
- Surat-surat yang telah digolongkan dalam surat penting oleh pencatat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga, tetapi kolom kepada tidak diisi karena belum tahu kepada siapa akan diteruskan. - Surat-surat beserta kartu kendali diberikan kepada pengarah. - Pengarah mengadakan pemeriksaan apakah pengisian kolom kartu
kendali sudah benar.
- Setelah dianggap benar pengarah mengisi kolom kepada dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan menerima surat tersebut.
- Surat,beserta dua kartu kendali disampaikan kepada pejabat pengolah surat. Kartu kendali I tetap berada di tangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol.
Kartu kendali I dikumpulkan, dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda.
Bagan 2.1 Aliran Surat Masuk Penting
2.2Pengarahan/pendistribusian surat masuk biasa
Pengarahan surat masuk biasa/rutin melalui proses sebagai berikut : - Setelah surat dicatat di lembar pengantar rangkap dua surat
tersebut disampaikan ke unit pengolah
- Unit pengolah mengisi lembar pengantar, tanggal dan jam terima surat, nama, jabatan,serta tanda tangan pada kolom yang telah disediakan.
- Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip , sedangkan lembar
commit to user
Bagan 2.2 Aliran Surat Masuk Biasa
Unit Kearsipan Unit
Pengolah Penerima surat Pencatat surat Pengarah surat Penata surat
Sumber : Ig Wursanto, 1998: 122
2.3Pengarahan/pendistribusian surat masuk rahasia
Proses pengarahan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut:
- Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia ,surat berikut 2 lembar surat pengantar disampaikan kepada unit pengolah.
- Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat,tanda tangan dan nama terang.
- Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis.
- Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. II
I
II I
SB
II II
II I
Bagan 2.3 Aliran Surat Masuk Rahasia
Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
a.2. Penyimpanan
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan sehubungan dengan akan disimpanya suatu warkat.
1. Macam penyimpanan
commit to user a. Penyimpanan sementara
File pending atau file tindak lanjut (follow up file) adalah file yang
digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi table tanggal yang berlaku untu tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal. Pergantian bulan ditunjukan dengan adanya pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending dalam waktu tertentu misalnya dapat dimasukan didalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip
(filling cabinet) yang dipergunakan. b. Penyimpanan tetap/ permanent file
Dalam penyimpanan secara tetap ini ada beberapa langkah yang harus ditempuh yaitu:
- Langkah pemeriksaan
Yaitu memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai “siap untuk disimpan” sebagaimana tanda yang uum digunakan oleh kantor atau unit kerja bersangkutan, maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasanya kepada yang berhak. Kalau terjadi bahwa surat yang harus diteruskan kepada pengolah ternyata tidak diteruskan tetapi disimpan maka kasus ini dapat disimpulkan bahwa surat tersebut hilang.
- Mengindeks
Penentuan kata tangkap tergantung kepada system penyimpanan yang dipergunakan.
2. Sistem Penyimpanan
Menurut A.W Wijaya (1993:105) Sistem penyimpanan dapat dibedakan menjadi 5 macam yaitu:
a. Penyimpanan menurut abjad
Penyimpanan sesuai abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunanya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda, dan subyek/masalah.
b. Sistem pokok soal (Subject Filling System)
Dalam sistem ini semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan pokok soal/masalah.
Agar penyelenggaraan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lancar , beberapa langkah dibawah ini perlu diikuti:
- Pengkajian surat/berkas, yaitu untuk mengetahui persoalan yang terkandung didalamnya.
- Memberikan kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu indeks
- Menyimpan surat berdasarkan kode yang tertera. c. Sistem nomor/angka
Sistem nomor/angka sering juga disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersagkutan.
d. Sistem wilayah/daerah (Geographical Filling System)
commit to user
disimpan pada tempat yang sama pula. Sedangkan dalam tempat penyimpananya itu sendiri system wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem abjad/sistem tanggal.
e. Sistem tanggal (chronological Filling System)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Cara kronologis dipakai jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi yang sama pula.
3. Alat-alat penyimpanan (Basir Barthos, 1990:198) a. Folder/map
Adalah semacam map tetapi tidak menggunakan daun penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang bersangkutan.
b. Guide/penunjuk dan pemisah
Guide merupakan penunjuk tempat berkas berkas itu disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya hampir sama dengan folder tetapi hanya merupakan lembaran yang berbentuk segi empat dan mempunyai tab untuk mencantumkan title/kode klasifikasi
c. Ticker file
Alat ini untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip. d. Filling cabinet (lemari arsip)
Filling cabinet ini dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah
e. Rak arsip
Rak untuk penyimpanan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku di perpustakaan.Cara penataan berkas sama dengan cara pada filling cabinet hanya pada rak susunanya vertikal ke samping kiri ke kanan. Petunjuk dan folder yang akan ditempatkan di rak, petunjuknya dipasang disisi samping.
Rak dan kotak digunakan untuk menyimpan arsip inaktif sedangkan filling cabinet dan folder serta petunjuk dipergunakan untuk menyimpan arsip.
a.3. Pemeliharaan Arsip
Menyimpan arsip hendaknya ditempat yang memenuhi syarat. (Basir Barthos, 1990:51) Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berventilasi baik untuk menghindari kerusakan-kerusakan arsip yang disebabkan:
1. Kerusakan oleh penyebab dari dalam a. Kertas
Kertas bermacam-macam jenisnya dan bahan pembuatanya, harus dipilih bahan kertas yang kuat sehingga tidak cepat rusak. Akan tetapi betapapun baiknya kertas jika perawatan penyimpananya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan lama. Oleh karena itu disamping pemilihan jenis kertas yang baik juga harus diperhatikan perawatan penyimpananya.
b. Tinta
commit to user c. Pasta/lem
Pasta/lem yang dipergunakan sebagai perekat juga dapat memicu kerusakan. Dengan mengetahui sifat-sifat organik dari material tersebut kita dengan segera melakukan usaha-usaha pencegahan terhadap musuh-musuh kertas yang mungkin menyerangnya.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar a. Kelembaban
Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat-akibat seperti timbulnya jamur, lem/pasta hilang, kertas menjadi lemah dan merusakkan kulit. Pertolongan pertama ialah dengan menormalisasi kelembaban yaitu dengan menambah edaran udara panas (kering) dengan menggunakan panasnya listrik.
b. Udara yang terlalu kering
Udara yang terlalu kering juga menyebabkan kertas menjadi kering, keras dan mudah patas. Untuk mengatur kelembaban udara perlu dipasang hygrometer didalam ruangan, sedangkan temperature udara antara 650 sampai 850 F.
c. Sinar matahari
Sinar matahari terutama sinar ultra violet juga dapat merusak kertas sehingga menjadi buruk, berwarna coklat dan tintanyapun luntur. Untuk mengatur sinar matahari yang masuk hendaknya pintu atau jendela dihadapkan kearah utara/selatan untuk menghindari sinar matahari langsung.
d. Debu
e. Kekotoran udara
Kekotoran udara yang disebabkan oleh sulphur dioxide sangat membahayakan kertas. Karena gas dapat menimbulkan reaksi kimia yang dapat merusak kertas. Oleh karena itu yang paling penting dilakukan adalah dengan membersihkan udara.
f. Jamur dan sejenisnya
Jamur timbul karena kelembaban udara yang tidak baik . Obat-obat adalah upaya pencegahan akan tetapi untuk menghilangkan jamur tersebut bisa menggunakan alkohol.
g. Rayap
Usaha pencegahan yang paling tepat adalah dengan peniadaan penggunaan kayu pada tempat penyimpanan arsip.
a.4. Pengawasan Pemakaian Arsip
Arsip-arsip sering dikeluarkan dari tempat penyimpananya (file) apabila arsip tersebut diperlukan untuk suatu pemakaian. Surat-surat sering dikeluarkan dari tempat penyimpanannya( filling cabinet) baik untuk kebutuhan petugas, atasan maupun unit kerja lain.
Terlepas dari apapun alasan arsip dikeluarkan dari tempat penyimpananya, untuk kepentingan tertibnya pengawasan terhadap keluar masuknya arsip, diperlukan adanya suatu tata cara tertentu dalam bentuk prosedur pengeluaran arsip dari file dan pengembalianya ke dalam file. Peminjaman arsip harus dicatat dengan formulir ataupun daftar pinjaman agar dapat diketahui dimana arsip berada sehingga diketahui pula siapa yang bertanggung jawab terhadap arsip sehingga meminimalisir kemungkinan arsip hilang.
commit to user
hanya sampai pengawasan terutama peminjaman arsip aktif agar tetap tersedia dengan baik.
b. Faktor Penunjang Manajemen Arsip Dinamis Aktif
Menurut Ig Wursanto (1995:30) ada beberapa faktor yang dapat mengidentifikasikan apakah manajemen kearsipan (arsip dinamis aktif) pada suatu organisasi/instansi dapat dikatakan baik yaitu :
1. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat
Sistem penyimpanan arsip/filling system adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga jika diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat. Cepat atau tidaknya dalam upaya penemuan kembali tergantung kepada sistem kearsipan yang dipakai apakah sudah dimanajemen dengan baik.
2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat
Dalam kamus administrasi, fasilitas dapat diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokan menjadi 4 yaitu:
- Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, stempel, karbon, dan sebagainya.
- Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat, meja tulis, rak, dan sebagainya.
- Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder, lemari, filling cabinet, dan seterusnya.
- Alat-alat lainya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainya.
3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
- Memiliki pengetahuan di bidang pengetahuan umum terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip,
- Mengetahui seluk beluk instansinya yakni tugas-tugas dan pejabat-pejabatnya,
- Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan,
- Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan.
commit to user
B. Metode Pengamatan
1. Lokasi pengamatan
Pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten. Kantor Pemerintah Daerah merupakan pusat kegiatan administrasi pemerintahan di Kabupaten Klaten. Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Klaten berlokasi di jalan Pemuda no.249 Klaten. Penulis memfokuskan penelitian di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten yang berada di kompleks Pemda Klaten. Bagian umum mempunyai wewenang untuk mengurusi surat masuk dan surat keluar. Kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar ini dilakukan dengan asas satu pintu. Penulis memilih lokasi pengamatan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten karena sebagai instansi pemerintah yang melayani kegiatan administrasi pemerintahan tentunya dituntut untuk melayani masyarakat. Pelayanan yang dilakukan harus cepat, tepat dan akurat sehingga memerlukan suatu manajemen kearsipan yang baik.
2. Jenis pengamatan
Jenis pengamatan yang dilakukan oleh penulis yaitu observasi berperan aktif. Observasi berperan aktif merupakan pengamatan yang dilakukan secara langsung di lapangan dengan bertanya dan mengamati kegiatan yang ada. Menurut H.B Sutopo (2002:67) observasi berperan aktif ini merupakan cara khusus dan peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peranan yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan penelitianya, dengan mempertimbangkan akses yang diperolehnya yang bermanfaat bagi pengumpulan data.
sebenarnya guna mendukung penyajian data, jadi dalam mencari pemahaman penulis tidak memotong halaman cerita dan data-data lainnya dengan simbol-simbol angka. Penulis berusaha menganalisis data dengan semua kekayaan wataknya yang penuh nuansa, sedekat mungkin dengan bentuk aslinya seperti waktu dicatat.
3. Sumber Data
Data merupakan sumber fakta/keterangan yang diperoleh dari penelitian. Sumber data yang diperoleh dari penelitian ini melalui:
a. Nara sumber/Informan
Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia sangat penting perananya sebagai individu yang memiliki informasinya. Peneliti dan narasumber di sini memiliki posisi yang sama dan narasumber bukan hanya sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti tetapi lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang dia miliki.
Untuk memilih siapa yang menjadi informan , peneliti wajib memahami posisi dan informasi yang dimilikinya sesuai dengan kebutuhan penelitianya. Hal ini disebut dengan istilah purposive sampling yaitu peneliti cenderung memilih informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap. Informan yang dipilih dalam penelitian ini adalah:
- Kepala Sub Bagian Tata Usaha Bapak Amin Mustofa - Petugas unit penyimpanan arsip Bapak Agus
- Staff kepegawaian Bapak Sumanto b. Dokumen dan arsip
commit to user
tetapi juga berusaha menggali dan menangkap maknanya yang tersirat dari dokumen itu.
Adapun dokumen dan arsip yang digunakan untuk menunjang penelitian ini yaitu berkas-berkas/arsip yang berada pada tempat penyimpanan arsip yang berada pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten dan pedoman kearsipan yang berlaku serta Tata Naskah atau Peraturan Daerah Kabupaten Klaten Tahun 2008.
4. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara
Wawancara adalah teknik pengamatan dengan melaksanakan tanya jawab langsung dengan informan yang dipilih untuk melengkapi data yang diperlukan.
Menurut H.B Sutopo (2002:59) wawancara dibedakan menjadi wawancara secara terstruktur dan tidak terstruktur. Dalam wawancara terstruktur masalah ditentukaan peneliti sebelum wawancara dilakukan, sedangkan dalam wawancara tidak terstruktur wawancara dilakukan dengan pertanyaan yang bersifat open ended dan mengarah pada kedalaman informasi serta dilakukan dengan cara yang
tidak secara formal terstruktur.
Dalam wawancara ini penulis memilih wawancara tidak terstruktur karena lebih tidak formal dan bisa lebih mengeksplor jawaban-jawaban yang diberikan. b. Observasi
Menurut H.B Sutopo (2002:64) Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa , tempat/lokasi, dan benda serta rekaman gambar. Observasi dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Dalam observasi langsung dapat dilkukan secara berperan maupun tidak berperan.
c. Mengkaji Dokumen dan arsip
Sebagai catatan formal arsip sering memiliki peran sebagai sumber informasi yang sangat berharga bagi pemahaman suatu peristiwa. Sumber data berupa arsip dan dokumen biasanya merupakan sumber data pokok dalam penelitian kesejarahan, terutama untuk mendukung proses interpretasi dari setiap peristiwa yang diteliti. (H.B Sutopo, 2002:69)
d. Study Pustaka
Dalam penulisan laporan Tugas Ahir ini juga diperlukan studi pustaka untuk mendukung hasil penelitian agar lebih valid. Studi pustaka dilakukan dengan mencari literatur yang sesuai dengan masalah yaitu bidang kearsipan.
5. Teknik analisis data
Dalam penelitian kualitatif terdiri dari tiga komponen pokok yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan. Ketiga komponen tersebut saling berkaitan dan tidak terpisahkan.
Bagan 2.4 Model Analisis Interaktif
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA PENYAJIAN
DATA
commit to user
commit to user 36 BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA
A. Sejarah
1. Penelusuran hari jadi Kabupaten Klaten
Daerah yang sekarang merupakan wilayah Kabupaten Klaten merupakan daerah kuno. Dalam arti sudah dihuni oleh manusia sejak masa peradaban hindu dimulai di tanah Jawa.
Pada masa awal berdirinya kerajaan-kerajaan Hindu Jawa Klaten telah tampil ke muka. Terbukti ditemukanya peninggalan-peninggalan Hindu-Budha di daerah ini, seperti candi,prasasti dan benda-benda logam. Hal ini dapat dilihat dari nama-nama Desa ( Daerah ) di wilayah kabupaten Klaten yang keberadaanya dapat dirunut hingga pada masa Hindu Budha. Seperti Pulu Watu (sekarang Desa Puluh Watu). Gumulan (Desa Gumulan, Kec. Kalikotes). Wadihati (Desa Wedi), Mirah-mirah (Desa Muruh) dan Upit (Ngupit, Kec. Ngawen). Bahkan di daerah Ngupit juga terdapat prasasti yang berkaitan dengan pendirian desa tersebut sebagai desa perdikan. Prasasti Upit dikeluarkan oleh rakyat Kayuwangi dan bertanggal 11 November 866 M.
Pada masa kerajaan Islam (Demak, Pajang, Mataram) daerah Klaten yang termasuk Negaragung (Negara Agung) juga menyimpan kisah-kisah sejarah yang terdokumentasi dalam cerita rakyat, babad dan sumber sejarah lainya. Kisah tentang Kyai Melati yang dipercayai masyarakat Klaten sebagai “Cikal bakal” kota Klaten merupakan awal adanya pemukiman di kota Klaten. Dari Kyai Melati inilah nantinya muncul kata Klaten. Namun demikian hingga ahir abad ke-18 nama Klaten belum pernah disebut, baik dalam sumber sejarah tradisional maupun kolonial.
commit to user
kolonial. Setiap pendirian selalu dicatat dandiarsipkan oleh pegawai kolonial, apalagi Benteng Loji yang disebut juga Loji Klaten memiliki fungsi militer dan administrasi yang penting karena terdapat tepat di tengah antara kekuasaan Kesultanan Yogyakarta dan Kasunanan Surakarta. Maka segala aktifitas yang berada di kawasan Loji selalu tercatat dengan baik. Pendirian Benteng Loji yang peletakan batu pertamanya dimulai pada hari Sabtu 28 Juli 1804. Pendirian Benteng Loji di desa Klaten dapat dianggap sebagai awal munculnya sebuah pemerintahan supra desa, karena benteng loji merupakan simbol kekuasaan baik tradisional maupun kolonial.
Berdasarkan pada pendirian benteng inilah maka pada tahun-tahun berikutnya Klaten dipilih sebagai tempat kedudukan pos Tundhan pada tanggal 12 Oktober tahun 1840. Kabupaten gunung polisi pada tanggal 05 Juni 1847 (Berdasarkan Staatblad no. 30 tahun 1847.Staatblad no. 32 Tahun 1854 dan Staatblad no. 209 tahun 1874) dan Kabupaten Pangreh Praja pada tanggal 12 Oktober 1918 (berdasarkan Rijksblad Surakarta no.23 tahun 1918).
2. Awal Berdirinya Pemerintahan Kabupaten Klaten
Pemerintahahan Kabupaten Klaten sebagai wilayah daerah otonom dibentuk berdasarkan Undang-Undang no. 13 tahun 1950 dan Peraturan Pemerintah no. 32 tahun 1950. Tugas dan kekuasaannya dijelaskan pula pada lampiran Undang-Undang no. 13 tahun 1950. Sebelumnya daerah Kabupaten Klaten adalah termasuk wilayah bekas Swapraja Kasunanan.
Struktur pemerintahan otonomnya didasarkan atas UU no 22 tahun 1948, dimana Bupati Kepala Daerah dalam tugasnya sehari-hari didampingi oleh sebuah Dewan Pemerintahan Daerah yang anggotanya terdiri dari 5 orang disamping itu Bupati Kepala Daerah juga memiliki pengawasan terhadap Legislatif.
B. Visi dan Misi
1. Visi Kabupaten Klaten
Terwujudnya Klaten yang toto titi tentrem kerto rahajo.
2. Misi Kabupaten Klaten
a. Mengupayakan terpenuhnya kebutuhan dasar masyarakat (wareg, wasis, wisma dan wutuh)
b. Mengupayakan rasa aman lahir dan batin serta tercukupinya kebutuhan materiil dan spiritual serta meningkatkan keimanan, ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa.
c. Meningkatkan partisipasi masyarakat dan penghargaan serta aktualisasi diri dalam pembangunan.
commit to user
f. Mengembangkan kerja sama dengan berbagai pihak pelaku pembangunan.
g. Mewujudkan tata pemerintahan yang baik yang didukung sumber daya yang memadai.
h. Mendorong otonomi desa dan menjadikan desa sebagai pusat pertumbuhan.
C. Pengertian Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah sebagaimana dimaksud pada pasal 2 ayat 1 Perda no 9 tahun 2008 mempunyai tugas dan wewenang mendukung pelaksanaan tugas Bupati dalam penyelenggaraan pemerintahan, dan memberikan pelayanan administratif kepada seluruh satuan kerja perangkat daerah. Sekretariat Daerah yang dipimpin oleh Sekretaris Daerah mempunyai tugas dan kewajiban membantu Bupati dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan dinas daerah dan lembaga teknis daerah.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 2, Sekretaris Daerah mempunyai fungsi:
- Penyusunan kebijaksanaan pemerintah daerah
- Pengkoordinasian pelaksanaan tugas dinas daerah dan lembaga teknis daerah
- Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah
- Pembinaan administrasi dan aparatur pemerintah daerah
Rincian tugas Sekretaris Daerah yang termuat dalam Perda no 9 th 2008 ayat 1 adalah :
- Mengkoordinasikan perumusan kebijakan bupati dengan mengacu RPJP, RPJMD, RKPD, Rencana strategik Kabupaten dan ketentuan perundangan yang berlaku
- Merumuskan visi-misi, tujuan dan sasaran yang hendak dicapai dalam penyelenggaraan pemerintahan
- Menugaskan para Asisten dan Kepala Bagian serta mengkoordinasikan SKPD dalam penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan
- Mengendalikan dan membina aparat perangkat daerah yang berada dibawahnya dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya
- Memantau dan menilai pelaksanaan tugas perangkat daerah yang berada dibawahnya baik secara lisan maupun tertulis
- Menandatangani surat-surat yang didelegasikan oleh Bupati
- Mengusulkan, menunjuk, menetapkan serta melaksanakan pembinaan pejabat pengelolaan keuangan
- Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada Bupati
commit to user
D. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah
1. Sekretaris Daerah
2. Asisten Pemerintahan
a. Bagian Tata Pemerintahan
- Sub Bagian Pemerintahan Umum
- Sub Bagian Pemerintahan Desa
- Sub Bagian Otonomi Daerah dan Kerjasama
b. Bagian Hukum
- Sub Bagian Perundang-undangan
- Sub Bagian Bantuan Hukum dan Hak Asasi Manusia
- Sub Bagian Dokumentasi Hukum
3. Asisten Ekonomi Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
a. Bagian Perekonomian
- Sub Bagian Sumber Daya Alam
- Sub Bagian Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Mikro Kecil dan Menengah
- Sub Bagian Investasi Daerah
b. Bagian Administrasi Pembangunan
- Sub Bagian Perencanaan, Pekerjaan Umum dan Perhubungan
- Sub Bagian Pengendalian
c. Bagian Kesejahteraan Rakyat
- Sub Bagian Kesejahteraan Sosial, Kependudukan dan Kesehatan
- Sub Bagian Agama dan Kesehatan
- Sub Bagian Pemberdayaan Perempuan, Keluarga Berencana, Budaya, Pariwisata, Pemuda dan Olahraga
4. Asisten Administrasi
a. Bagian Organisasi
- Sub Bagian Kelembagaan
- Sub Bagian Ketatalaksanaan
- Sub Bagian Pendayagunaan Aparatur dan Kepegawaian
b. Bagian Hubungan Masyarakat
- Sub Bagian Protokol dan Sandi Telekomunikasi
- Sub Bagian Informasi, Publikasi dan Dokumentasi
- Sub Bagian Pengolahan Data Elektronik
c. Bagian Umum
- Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan
- Sub Bagian Rumah Tangga
- Sub Bagian Perlengkapan
E. Bagian Umum
Bagian Umum dipimpin oleh seorang Kepala Bagian, mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Asisten Administrasi yang menyelenggarakan urusan ketata usahaan, perlengkapan, urusan rumah tangga dan keuangan Setda.
Rincian tugas yang termuat dalam ayat 1 Perda no. 9 tahun 2008 adalah:
a. Menyusun rencana kerja Bagian Umum sebagai pedoman pelaksanaan tugas
b. Merumuskan sasaran yang hendak dicapai berdasarkan skala prioritas dan dana yang tersedia sebagai dasar pelaksanaan tugas
c. Menyusun bahan kebijakan umum di Bagian Umum
d. Melaksanakan urusan rumah tangga, perlengkapan dan keuangan Setda
e. Melakukan usaha-usaha dan kegiatan memonitor perkembangan dalam rangka peningkatan sarana dan prasarana dibidang ketata usahaan, perlengkapan, keuangan dan urusan rumah tangga Setda.
f. Menyiapkan usulan, penunjukan, penetapan pejabat pengelola keuangan
g. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan SKPD dalam rangka pelaksanaan tugas
h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas, serta mencari alternatif pemecahan masalah
i. Mengkoordinasikan, membagi tugas dan membimbing atau member petunjuk kepada bawahan agar terjalin kerjasama yang baik dan saling mendukung dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku
commit to user
k. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada atasan
l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.
Di Bagian Umum memiliki tiga Sub Bagian yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Masing-masing Sub Bagian dikepalai oleh Kepala Sub Bagian.
Bagan 3.2 Sub Bagian Pada Bagian Umum
Sumber : Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten
1. Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan
Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum yang menyelenggarakan urusan tata usaha pimpinan dan tata usaha umum, mengendalikan dan membina kearsipan serta tata usaha keuangan Setda.
Rincian tugas Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan:
a. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan sebagai pedoman pelaksanaan tugas
b. Melaksanakan administrasi dan surat menyurat di lingkungan Setda
c. Merencanakan kegiatan ketatausahaan umum dengan menerapkan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sesuai data yang ada
BAGIAN UMUM
Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan
Sub Bagian Rumah Tangga
d. Mengontrol pelaksanaan kegiatan ketatausahaan umum dan kearsipan sesuai dengan pembagian tugas masing-masing pada lingkup Setda
e. Melakukan usaha-usaha dan kegiatan dalam rangka peningkatan sarana dan prasarana dibidang ketatausahaan dan kearsipan
f. Menyelenggarakan penatausahaan keuangan Setda
g. Meneliti dan memverifikasi kelengkapan SPP yang diajukan Bendahara h. Menyiapkan SPM atas dasar SPP yang diajukan Bendahara
i. Melaksanakan verifikasi SPJ dan menyiapkan bahan pengesahan SPJ j. Menyiapkan bahan dan menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan k. Menyiapkan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang keuangan
l. Melakukan administrasi segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas kepala daerah dan pimpinan di lingkungan Setda
m. Melakukan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas
n. Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi hasil kerja.
2. Sub Bagian Rumah Tangga
Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum yang menyelenggarakan urusan rumah tangga yang meliputi pelayanan angkutan dan pemeliharaan kendaraan dinas dilingkungan setda, akomodasi dan ruangan, keamanan dalam rumah dinas serta memelihara kebersihan kantor dan lingkungannya.
Rincian tugas Sub Bagiam Rumah Tangga:
a. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Rumah tangga sebagai pedoman pelaksanaan tugas
commit to user
c. Melakukan administrasi dan inventarisasi harta benda milik dinas serta pengadaan inventaris untuk kebutuhan Bupati dan Wakil Bupati di bagian umum
d. Mengatur, memelihara, menyiapkan ruangan dan akomodasi untuk rapat, upacara, pertemuan-pertemuan lainnya termasuk penerimaan tamu
e. Mengatur dan memelihara perkantoran di lingkup Setda serta penjagaan lalu lintas dan penataan parkir
f. Mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan penjagaan, keamana, kebersihan dan jasa layanan perkantoran lainnya dengan pihak ketiga
g. Mengatur dan melakukan kegiatan keamanan ke dalam terhadap personil, materiil, dan informasi
h. Melakukan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas
i. Mengkoordinasikan keberadaan tenaga kontrak di daerah lingkungan Setda j. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi
permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas serta mencari alternatif pemecahan masalah.
3. Sub Bagain Perlengkapan
Sub Bagian Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum yang memyelenggarakan urusan analisa kebutuhan barang dan pemeliharaan, pengadaan dan distribusi barang, pencatatan barang inventaris Setda. Rincian tugas Sub Bagian Perlengkapan:
a. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Perlengkapan sebagai pedoman pelaksanaan tugas
b. Menyiapkan rencana kebutuhan barang dan pemeliharaan di Sekretariat Daerah c. Menyiapkan skala prioritas terhadap rencana kebutuhan barang dan pemeliharaan
barang di Sekretariat Daerah
e. Melaksanakan pengendalian terhadap pengadaan barang/jasa yang dilakukan di Setda
f. Melakukan penatausahaan dan menyiapkan administrasi dalam rangka pelaksanaan pengadaan dan distribusi barang/jasa yang dilakukan di Setda
g. Melakukan tertib pencatatan barang inventaris di Setda h. Melakukan evaluasi terhadap inventarisasi barang di Setda i. Mengatur pemeliharaan kantor dan halaman di lingkungan Setda
j. Mengurus penggunaan dan pemeliharaan kendaraan dinas Bupati/Wakil Bupati dan kendaraan dinas Setda
k. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
Tabel 3.1 Jumlah Pegawai Bagian Umum Berdasarkan Jenis Kelamin
Bagian
Subbag TU & Keuangan
Subbag Rumah Tangga
Subbag Perlengkapan
Pegawai
laki-laki 16 19 22
Pegawai
wanita 14 6 1
Jumlah 30 25 23
commit to user
49
PEMBAHASAN
A. Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten
Dari pengertian yang diberikan Zulkifli Amsyah (1998:4) dapat diketahui kegiatan manajemen arsip dinamis aktif meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan sampai dengan pengawasan.
Tahapan-tahapan manajemen arsip dinamis aktif pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut:
1. Pencatatan
Kegiatan pencatatan merupakan kegiatan yang menentukan untuk proses manajemen selanjutnya. Pencatatan yang baik akan mendukung penyimpanan arsip yang sistematis. Pencatatan yang dilakukan oleh Bagian Umum meliputi pencatatan surat masuk dan surat keluar. Pencatatan surat masuk terdiri dari surat yang masuk pada Lingkungan Pemda, Setda dan surat yang masuk pada Bagian Umum sendiri. Pencatatan surat keluar hanya dilakukan pada Setda dan Bagian Umum saja. Kegiatan pencatatan ini dilakukan dengan menggunakan kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi.
Seperti dijelaskan oleh Bapak Agus selaku petugas arsip bahwa:
“Pencatatan arsip pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten menggunakan sistem kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi. Setiap surat yang masuk/keluar tiap bagian Sekretariat Daerah harus dicatat pada Bagian Umum”.
