BAB III DESKRIPSI LEMBAGA
E. Bagian Umum
1. Pencatatan
Kegiatan pencatatan merupakan kegiatan yang menentukan untuk proses manajemen selanjutnya. Pencatatan yang baik akan mendukung penyimpanan arsip yang sistematis. Pencatatan yang dilakukan oleh Bagian Umum meliputi pencatatan surat masuk dan surat keluar. Pencatatan surat masuk terdiri dari surat yang masuk pada Lingkungan Pemda, Setda dan surat yang masuk pada Bagian Umum sendiri. Pencatatan surat keluar hanya dilakukan pada Setda dan Bagian Umum saja. Kegiatan pencatatan ini dilakukan dengan menggunakan kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi.
Seperti dijelaskan oleh Bapak Agus selaku petugas arsip bahwa:
“Pencatatan arsip pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten menggunakan sistem kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi. Setiap surat yang masuk/keluar tiap bagian Sekretariat Daerah harus dicatat pada Bagian Umum”.
commit to user
Pengurusan surat masuk yang ditangani oleh Bagian Umum tidak hanya surat yang masuk pada Setda maupun Bagian Umum saja melainkan pengurusan surat masuk pada lingkungan Pemda juga harus melalui Bagian Umum. Pengurusan surat masuk antara lingkungan Pemda, Setda dan Bagian Umum sendiri berbeda-beda.
Berikut akan dijelaskan pengurusan surat masuk yang dilakukan oleh Bagian Umum berdasarkan tujuan surat.
a.1 Surat masuk untuk lingkungan Pemda
Surat yang masuk pada dinas-dinas yang ada di lingkungan Pemda yaitu Badan Kepegawaian Daerah (BKD), Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD), Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (DisDukCatPil) dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) harus melalui bagian umum. Surat tersebut hanya dicatat pada buku ekspedisi tanpa dibuka dan kemudian disampaikan pada alamat tujuan/dinas terkait. Amplop surat tidak dibuka karena dinas-dinas tersebut merupakan lembaga diluar setda.
Dijelaskan oleh Bapak Agus selaku petugas kearsipan bahwa:
“ Surat-surat untuk BKD, DPPKAD, DisDukCatPil, dan DPRD tidak dibuka karena bukan kewenangan kami untuk membuka, kami hanya merupakan perantara saja”
(wawancara tanggal 11 Februari 2011)
Tata cara pengurusan surat di lingkungan Pemda yaitu: 1. Penerimaan surat
Petugas menerima surat dari kurir ataupun dari pos, meneliti kebenaran alamat dan menandatangani bukti penerimaan. Bukti penerimaan harus jelas siapa yang bertanggung jawab akan penerimaan surat.
Seperti dijelaskan oleh pak Agus selaku petugas arsip bahwa:
“Yang menandatangani bukti penerimaan harus jelas/diberi nama terang karena akan bertanggung jawab terhadap keberadaan surat itu selanjutnya, di bagian umum sendiri
commit to user
bertanggung jawab karena kurang jelasnya tanda terima”. (Wawancara pada tanggal 11 Februari 2011)
Selain itu dalam pengamatan yang dilakukan penulis, surat yang masuk pada sore hari biasanya hanya disimpan dalam laci untuk diproses hari berikutnya, kecuali surat yang bersifat segera dan rahasia. 2. Pencatatan
Petugas mencatat surat kedalam buku agenda ekspedisi tanpa membuka isi amplop, yaitu hanya sesuai dengan petunjuk yang ada di amplop surat seperti no, asal surat, no surat (jika ada) dan kepada siapa surat itu ditujukan.
Tabel 4.1 Buku Agenda Ekspedisi
No Asal Surat No Surat Kepada Paraf
Sumber: Buku Agenda Pada Setda Kabupaten Klaten
3. Pendistribusian
Petugas mengantarkan surat kepada alamat yang dituju untuk kemudian dimintakan tanda terima pada kolom paraf, sebagai bukti bahwa surat sudah diterima oleh yang berhak menerima.
a.2 Surat yang masuk pada Setda
Sebagaimana dijelaskan diatas bahwa surat masuk untuk bagian-bagian dari Setda harus melalui Bagian Umum. Hal ini dimaksudkan agar kegiatan administrasi dapat berlangsung secara lancar terutama dalam
commit to user
sehingga harus ada yang mengarahkan surat yaitu petugas arsip di Bagian Umum.
Berikut ini proses penanganan surat masuk pada Setda Kabupaten Klaten: 1. Penerimaan surat
Petugas menerima surat dari kurir maupun pos, diteliti apakah alamat surat sudah benar kemudian diberikan tanda terima dengan nama terang.
2. Mengidentifikasi surat
Petugas mengidentifikasi surat, diperhatikan apakah surat pribadi, dinas maupun rahasia pada keterangan yang ada di amplop surat. Surat dinas akan dibuka untuk proses selanjutnya. Surat pribadi dan surat rahasia tidak boleh dibuka. Untuk surat biasa dicatat pada buku ekspedisi, sedangkan surat rahasia hanya dicatat berdasarkan keterangan yang ada pada amplop surat saja di buku agenda surat rahasia. Surat rahasia tersebut tidak dibuka karena yang berkewenangan untuk membukanya adalah yang tertera pada alamat tujuan surat.
Tabel 4.2 Agenda Surat Rahasia
No Asal Surat Keterangan Surat No Surat Keterangan Amplop Tujuan Paraf
commit to user
Petugas membuka amplop surat dinas, kemudian dilihat apakah surat yang ada didalam amplop tersebut tujuanya sama dengan alamat pada amplop.
Pada pengamatan saat magang terdapat satu kekeliruan antara alamat tujuan yang ada pada amplop dan pada surat, sehingga petugas mengembalikan surat tersebut kepada petugas kantor pos untuk diberikan kepada alamat yang benar. Dengan demikian ketelitian dalam memahami isi surat sangat diperlukan.
4. Pengkodean
Pengkodean dilakukan dengan cara petugas memberi nomor urut, tanggal dan kode yaitu kode klasifikasi berdasarkan perihal dan kode berdasarkan unit pengolah pada surat.
5. Pencatatan
Surat yang telah diberi kode, kemudian dicatat kedalam kartu kendali dan buku agenda.
Gambar 4.1 Kartu Kendali Surat Masuk
Index Kode : Nomor
Urut : Isi Ringkas :
Dari :
Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran
Pengolah : Tgl. Diteruskan : Tanda
Terima Catatan :
commit to user
Kartu kendali ini digunakan untuk pendistribusian dan penyimpanan.
6. Pendistribusian
Setelah dicatat pada kartu kendali dan buku agenda maka surat akan di distribusikan ke masing-masing unit pengolah untuk ditindak lanjuti sesuai dengan permasalahan pada surat.
7. Pendisposisian
Untuk surat yang memerlukan tindak lanjut dari pihak yang ditunjuk biasanya menggunakan lembar disposisi. Lembar disposisi berisi instruksi kepada pihak yang ditunjuk untuk melaksanakan tindakan berkaitan dengan tanggapan terhadap surat masuk.
Gambar 4.2 Lembar Disposisi
Index Tanggal Penyelesaian
Tanggal : No. Lampiran :
Asal Surat :
Perihal :
Instruksi / Informasi Diteruskan Kepada :
1. 2. 3.
Sumber: Lembar Disposisi Pada Setda Kabupaten Klaten
8. Pengagendaan
Disposisi yang sudah turun akan dicatat pada buku agenda dan diteruskan kepada bagian yang ditunjuk untuk menanggapi surat. Pencatatan pada buku agenda ini dimaksudkan agar petugas tahu akan aliran surat, dimana surat tersebut berada.
commit to user
Surat masuk pada Bagian Umum sendiri sifatnya berupa permohonan seperti peminjaman gedung dan kendaraan dinas karena di bagian umum terdapat sub bagian rumah tangga dan perlengkapan. Proses penanganan surat untuk Bagian Umum hanya memakai buku agenda saja.
Tabel 4.3 Agenda Surat Masuk Bagian Umum
Sumber: Buku Agenda Pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten
Proses pengurusan surat masuk pada Bagian Umum adalah: 1. Penerimaan Surat
Petugas arsip menerima surat yang masuk khususnya untuk Bagian Umum, petugas meneliti kebenaran alamat surat dan memberi paraf pada bukti penerimaan surat.
2. Pemilahan Surat
Petugas melakukan pemilahan surat, apakah surat tersebut merupakan surat pribadi, surat dinas biasa ataukah surat undangan.
3. Pengagendaan Surat
Setelah surat dinas dibuka dicatat dalam buku agenda, dicatat berdasarkan kolom–kolom yang tersedia.
Untuk surat yang isinya berupa undangan dicatat dalam buku undangan, untuk surat yang berisi undangan tidak memakai lembar disposisi.
commit to user
Selain dicatat dalam buku agenda, surat dinas juga dicatat dalam lembar disposisi. Lembar disposisi nantinya akan diisi instruksi oleh Kepala Bagian Umum.
Seperti dikemukakan oleh Bapak Agus selaku petugas kearsipan bahwa:
“Lembar disposisi digunakan untuk mengintruksikan surat, apakah surat perlu untuk diteruskan/ditindak lanjuti ataukah surat hanya untuk di arsipkan”
(wawancara pada tanggal 11 Februari 2011) 5. Pendistribusian Surat
Surat yang sudah dicatat dalam lembar disposisi ataupun buku agenda, diserahkan kepada Kepala Bagian Umum untuk ditindak lanjuti disposisinya. Apabila Kepala Bagian meminta agar surat tersebut di tindak lanjuti maka Kepala Bagian menuliskan kalimat perintah di kolom intruksi/informasi.
6. Mengagenda
Di tahap ini petugas kearsipan mencatat isi intruksi pada kolom disposisi pada lembar buku agenda, dan memberi keterangan dimana surat itu diinstruksikan pada kolom keterangan.
7. Penyampaian surat
Surat yang isi instruksinya telah dicatat disampaikan kepada Sub Bagian yang ditunjuk. Biasanya surat yang telah diterima di simpan dalam map folder.
Tabel 4.4 Jumlah Surat Masuk Bulan Februari 2011
Tujuan Jumlah Surat Masuk
Lingkungan Pemda 240
Setda 458
Bagian Umum 49
Jumlah 747
commit to user
bagian umum sangat banyak karena terdiri dari surat untuk lingkungan Pemda, Setda dan Bagian Umum Sendiri.
b. Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar merupakan surat yang dikeluarkan untuk keperluan tertentu ataupun balasan dari surat yang masuk. Pengurusan surat keluar yang dilayani di Bagian Umum meliputi surat keluar pada Setda dan Bagian Umum itu sendiri.
b.1 Surat keluar pada Setda Kabupaten Klaten
Surat keluar pada Setda Kabupaten Klaten setelah mendapat tandatangan dari pejabat yang berwenang harus dimintakan nomor dan cap stempel yang hanya dilayani pada Bagian Umum. Penomoran surat keluar pada Setda ini didasarkan pada nomor urut kartu kendali surat keluar kecuali surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas yang dicatat dan didasarkan pada nomor urut pada buku agenda.
Gambar 4.3 Kartu Kendali Surat Keluar
Index Kode : Nomor urut :
Isi Ringkas :
Kepada :
Pengelola Tgl Surat Lampiran
Catatan :
Sumber: Kartu Kendali Surat Keluar Pada Setda Kabupaten Klaten
b.2 Surat keluar pada Bagian Umum
Prosedur pengurusan surat keluar pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut:
commit to user
Perintah pembuatan surat dibuat atas perintah Kepala Bagian ataupun Kepala Sub Bagian. Surat keluar dibuat untuk kepentingan dinas maupun surat balasan dari surat masuk. Di Bagian Umum surat dibuat konsepnya oleh Sekretaris Kepala Bagian Umum atau Sub Bagian Umum yang diberi perintah oleh Kepala Bagian atau Sub Bagian. Konsep tersebut harus memperoleh persetujuan dari yang memberi perintah/ pimpinan agar nantinya surat sesuai dengan yang diharapkan oleh yang memberi perintah.
2. Pengetikan dan Penelitian
Konsep yang telah dibuat oleh Sekretaris kemudian diketik oleh Staff sesuai dengan konsep yang telah dibuat. Setelah surat selesai diketik diserahkan kembali ke Sekretaris untuk diproses selanjutnya.
Sekretaris selanjutnya meneliti apakah surat yang dibuat sudah sesuai dengan yang diharapkan, jika tidak maka Staff harus mengetik ulang sesuai dengan instruksi dari Sekretaris. Surat yang sudah benar kemudian diserahkan kepada pimpinan dalam hal ini Kepala Bagian ataupun Kepala Sub Bagian untuk dimintakan persetujuan.
3. Penandatanganan
Setelah dibaca dan disetujui untuk dikirimkan, Kepala Bagian atau Kepala Sub Bagian yang memberi perintah pembuatan surat tersebut menandatangani surat dan kemudian diberikan kepada Staff administrasi yang mengurusi surat untuk dimintakan nomor dan cap stempel.
4. Penomoran dan pengecapan
Jika diperlukan adanya penggandaan setelah surat ditandatangani baru difotocopy/digandakan dan dimintakan nomor juga stempel, karena surat dinas stempelnya harus asli. Penomoran surat keluar pada Bagian Umum sendiri didasarkan pada nomor urut pada buku agenda dan klasifikasi perihal surat.
commit to user
Surat yang sudah lengkap dan siap dikirimkan kemudian dimasukan dalam amplop yang telah diberi cap dinas, diteliti apakah alamat pada surat sesuai dengan yang tertera pada amplop baru kemudian dikirimkan.
Bagan 4.1
Proses Pengurusan Surat Keluar
PERINTAH PEMBUATAN SURAT
PENGETIKAN DAN PENELITIAN KONSEP SURAT PENANDATANGANAN SURAT PENOMORAN DAN PENGECAPAN SURAT PENGIRIMAN
Sumber: Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten