commit to user
i
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS IN AKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
Dennis ridho aldina
D1511026
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
PENGESAHAN
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN
PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
DENNIS RIDHO ALDINA
D1511026
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
commit to user
commit to user
MOTTO
Allah SWT memudahkan umatnya yang taat
Maju terus pantang mundur
Hidup adalah perjalanan yang penuh dengan hambatan dan
godaan maka harus kita siasati demi kesuksesan
Jangan katakan tidak sebelum mencoba sampai berhasil
Kegagalan adalah kesuksesan yang tertunda
Manusia tak selamanya salah kecuali ia yang selalu mengoreksi
diri dan membnenarkan kebenaran orang lain atas kesalahan
sendiri
Jalan terbaik mencari kawan adalah kita juga harus berlaku
commit to user
PERSEMBAHAN
Tugas Ahir ini, saya persembahkan kepada :
Kedua orang tuaku yang telah memberikanku semangat dan menjadi
acuanku dalam melaksanakan kuliah, serta yang selalu mendoakanku.
Keluarga besar Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Sahabat-sahabatku UNS, KOST, Dan teman bermain yang selalu
commit to user
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Segala puji bagi Allah SWT penulis panjatkan karena telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini dengan baik yang berjudul “MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA
SURAKARTA” untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar vokasi Ahli
Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial
Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penulis dibantu oleh beberapa
pihak yang telah memberikan dukungan dalam berbagai hal. Untuk itu, penulis
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. IbuDra. Lestariningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang
dengan sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2. Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta sekaligus Pembimbing Akademik yang telah banyak
memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Fakultas Ilmu
commit to user
4. Sri Wahyudi, S. Sos, M. Si, selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kantor
Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang telah mengijinkan
penulis untuk melakukan kuliah kerja magang, serta memberikan bimbingan
dan pengarahan kepada penulis selama kuliah kerja magang tersebut.
5. Papa dan Mama tercinta, yang selalu memberikan segala waktunya untuk
mengasuh, membimbing dan memberi dukungan sepenuhnya baik secara
moriil, materiil, maupun doa restu kepada penulis, sehingga penulis dapat
menyelesaikan pendidikan di Program Studi Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
6. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, terima kasih telah
membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak
kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang
bermanfaat dari pembaca untuk lebih sempurnanya dan dapat diterima semua
kalangan.
Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat dan wawasan bagi
para pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya.
Wassalamualaikum Wr. Wb
commit to user
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
PERSETUJUAN... ii
PENGESAHAN... iii
PERNYATAAN... iv
MOTTO... v
PERSEMBAHAN... vi
KATA PENGANTAR... vii
DAFTAR ISI... ix
DAFTAR BAGAN, TABEL DAN GAMBAR... xii
ABSTRAK... xiv
ABSTRACK... xvi
BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Masalah... 1
2. Perumusan Masalah... 6
3. Tujuan Pengamatan... 7
commit to user
TABEL 1. Kartu Fiechies... 78
TABEL 2. Jumlah Arsip Yang Sudah Inaktif... 87
TABEL 3. Jumlah Pengguna Arsip Dinamis... 88
TABEL 4. Jumlah Penerimaan Arsip... 90
commit to user
GAMBAR 1. Metodologi Penelitian Kualitatif... 53
GAMBAR 2. Struktur Organisasi... 61
commit to user
ABSTRAK
Dennis Ridho Aldina, D1511026, MANAJEMEN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA. Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui secara detail tentang bagaimana manajemen arsip dinamis inaktif dan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi di dalam proses manajemen yang dilakukan di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Pada pengamatan ini penulis menggunakan metode deskripsi kualitatif yang bersifat mengumpulkan data dengan ikut serta secara langsung dalam proses kegiatannya dan dalam mengelola data didapatkan, sedangkan untuk proses pengumpulan data penulis menggunakan teknik Observasi, Wawancara, dan Data Perpustakaan. Dalam analisis data menggunakan metode analisis ineraktif yang terdiri dari tiga komponen utama, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
Berdasarkan dari hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta diperoleh informasi bahwa manajemen arsip dinamis inaktif di Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan prosedur, sudah dikelola dengan baik tetapi belum optimal di dalam penanganannya, hal ini dapat dilihat dari sedikitnya jumlah arsip dinamis inaktif dari unit pengolah yang diserahkan, serta masih banyaknya arsip dinamis inaktif di Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang belum ditangani. Dalam pelaksanaan manajemen arsip dinamis inaktif telah dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku. Optimalisasi, efisiensi dan efektifitas belum bisa diperoleh karena banyaknya faktor penghambat didalam manajemen arsip dinamis inaktif tersebut, antara lain : dalam hal penataan dan penyimpanan arsip yang belum optimal dikarenakan dalam pelaksanaan arsip inaktif hanya dikerjakan oleh seorang arsiparis saja, pemeliharaan dan perawatan yang masih belum memadai dan cenderung tradisional, belum lengkapnya fasilitas penunjang baik elektronik dan non elektronik yang terpenuhi di dalam kantor.
commit to user
ABSTRACT
Dennis Ridho Aldina, D1511026, THE MANAGEMENT OF INACTIVE DYNAMIC ARCHIVE MANAGEMENT IN LOCAL ARCHIVE AND LIBRARY OFFICE OF SURAKARTA CITY. Administrative Management Study Program, Undergraduate Program, Social and Political Sciences Faculty, Surakarta Sebelas Maret University, 2011, pages.
This observation aimed to find out in detail how the inactive dynamic archive management and what factors affecting the management process conducted in Local Archive and Library Office of Surakarta City.
In this observation, the writer employed a descriptive qualitative method, collecting data by participating directly in activity process and in managing the data obtained, while in the process of collecting data, the author employed observation, interview, and library data. The data analysis was carried out using an interactive model of analysis consisting of three components: data reduction, data display, and conclusion drawing.
Considering the result of analysis on the observation taken place in Local Archive and Library Office of Surakarta City, it could be found that the management of inactive dynamic archive in Local Archive and Library Office of Surakarta City had been conducted corresponding to the procedure, had been managed well but not optimally. It could be seen from small number of inactive dynamic archives submitted by the processing unit, and many unmanaged inactive archives in Local Archive and Library Office of Surakarta City. In its implementation, the management of inactive dynamic archive had been conducted corresponding to prevailed regulation. Optimization, efficiency and effectiveness had not been achieved because of many inhibiting factors in it, including: in the term of non-optimum archive organization and storage because the inactive archive was managed by only an archivist, inadequate traditional maintenance and treatment, incomplete supporting facilities, either electronic or non-electronic, in the office.
