commit to user
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA
PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan
dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.)
dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh:
MQ. BAGUS SETYAWAN
D1508049
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
PERSETUJUANMANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT. PLAN (PERSERO)
AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (AN) SURAKARTA
Disusun Oleh:
MQ. Bagus Setyawan
D1508049
Disetujui Untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
commit to user
PENGESAHANMANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT. PLN (PERSERO)
AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA
Disusun Oleh:
MQ. Bagus Setyawan
D1508049
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
commit to user
PERNYATAANNama : MQ. Bagus Setyawan
NIM : D1508049
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “MANAJEMEN
ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA DAN PELAYANAN (APJ)
SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya
dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka
Apabila dikemudian hari pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir saya dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang membuat pernyataan,
MQ. Bagus Setyawan
commit to user
MOTTOJangan lihat masa lampau dengan penyesalan, jangan pula lihat masa depan
dengan ketakutan, tapi lihatlah sekitar anda dengan penuh kesadaran.
(Mario Teguh)
kebanggaan kita yang terbesar adalah bukan tidak pernah gagal,tetapi bangkit
kembali setiap kali kita jatuh.
(Abraham Licoln)
Jangan pernah takut mencoba! Jika kamu takut mencoba karena takut salah, maka
itu sudah merupakan kesalahan besar!
(Victor Hugo)
Orang-orang yang berhenti belajar akan menjadi pemilik masa lalu. Orang-orang
yang masih terus belajar, akan menjadi pemilik masa depan
(Mario Teguh)
commit to user
PERSEMBAHANTugas akhir ini, saya persembahkan kepada :
Kedua orang tuaku atas semua do’a dan dukungannya
Keluarga besarku yang selalau mendoakan, menyayangi dan mendukungku.
Sahabat – sahabat yang ada di UNS dan dimanapun yang selalu memberikan
motivasi dan bantuannya selama ini
commit to user
KATA PENGANTARSyukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Alloh SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayahNya untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Sholawat serta salam tercurah kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan untuk memperoleh
gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis mengambil
judul “Manajemen Arsip Dinamis Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta”.
Penyelesaian penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan
banyak pihak. Bantuan tersebut berupa dukungan materiil, moral, hiburan serta
semangat. Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Asal Wahyuni Erlin Mulyadi, S.Sos, MPA selaku dosen pembimbing
yang berkenan meluangkan waktuya untuk membimbing dan mengarahkan
saya dalam penyusunan ini.
2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph, D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. H. Sakur, MS selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta
4. Bapak Drs. Ali, M. Si selaku Sekretaris Program Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
5. Ibu Martini selaku staf bagian Sekmum yang banyak memberikan informasi
tentang kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta.
6. Bapak Soeharmanto selaku staf bagian Humas di PT PLN (Persero) APJ
Surakarta yang telah memberikan nasehat-nasehat tentang kebaikan.
commit to user
7. Ibu Wahyuningtyas sebagai account executive di PT PLN (Persero) APJ
Surakarta yang sering memberikan semangat.
8. Semua staf dan karyawan PT PLN (Persero) APJ Surakarta.
9. Teman-teman Manajemen Administrasi 2008 khususnya kelas A, terima
kasih atas motivasi dan dukungan kalian serta suka duka selama kulih.
10.Andi “genthung”, Bondan, Iwan dan Andri kalian menjadi inspirasiku.
11.Mega dan Ami yang setia pada saat magang.
12.Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah
memberikan dorongan, kritik, saran dan ide-ide sehingga terselesainya tugas
akhir ini.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih sederhana
dan masih jauh dari sempurna serta masih banyak kekurangan. Untuk itu masukan
dan kritikan yang sifatnya membangun penulis harapkan. Penulis hanya dapat
berkata terima kasih, semoga Alloh membalasnya dan semoga tugas akhir ini
bermanfaat, amin.
Surakarta, April 2011
MQ. Bagus Setyawan
commit to user
DAFTAR ISIHalaman
JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
PERNYATAAN iv
MOTTO v
PERSEMBAHAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI ix
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR BAGAN xii
ABSTRAK xiii
ABSTRAK xiii
ABSTRACT xiv
BAB I. PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang Masalah 1
B. Rumusan Masalah 5
C. Tujuan Pengamatan 5
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE
PENGAMATAN 6
A. Tinjauan Pustaka 6
B. Metode Pengamatan 20
BAB III. DESKRIPSI LOKASI 24
A. Lokasi, Dasar Hukum Perusahaan dan Etika Kerja 24
B. Visi, Misi dan Falsafah Perusahaan 27
commit to user
BAB IV. PEMBAHASAN 34
A. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta 24
B. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di PT PLN (Persero)
APJ Surakarta 36
C. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di PT PLN
(Persero)APJ Surakarta 45
BAB V. PENUTUP 52
A. Kesimpulan 52
B. Saran 53
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
commit to user
DAFTAR TABELHalaman
1. Komposisi Karyawan Berdasarkan Bidang Kerja
Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta ... 32
2. Data Surat Masuk Tahun 2010 ... 38
commit to user
DAFTAR BAGANHalaman
Struktur Organisasi PT PLN (Persero) APJ Surakarta 30
commit to user
ABSTRAKMQ. Bagus Setyawan. D1508049. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA. Program Studi DIII Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2011. 53 halaman
Arsip merupakan suatu memori suatu perusahaan yang sangat penting dan turut menentukan kelancaran jalannya perusahaan. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui manajemen arsip dinamis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi dan studi dokumen. Analisis data menggunakan model analisis interaktif yang terdiri dari reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan.
Hasil pengamatan yang di lakukan di PT PLN (persero) APJ Surakarta menunjukkan bahwa manajemen arsip dinamis, baik manajemen arsip dinamis aktif maupun manajemen arsip dinamis inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yaitu mengacu pada surat dinas Nomor A1/1996, di ganti keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989 yang disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero). Manajemen arsip dinamis aktif dan inaktif dilakukan melalui empat tahap, yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan. Tahap yang membedakan adalah pada tahap pemusnahan. Pada manajemen arsip dinamis aktif pemusnahan dilakukan dengan cara pemindahan menjadi arsip dinamis inaktif, sedangkan pada manajemen arsip dinamis inaktif pemusnahan dilakukan dengan cara penghancuran arsip. Kendala yang terkait dengan manajemen arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah belum adanya gedung yang khusus untuk menyimpan arsip dan belum adanya tenaga professional yang khusus arsip (arsiparis). Kedua kendala ini sangat berpengaruh terhadap manajemen kearsipan. Hal yang merupakan akibat dari kendala tersebut antara lain masih banyak arsip yang tertumpuk di pojok ruangan, dan karena kurangnya petugas, manajemen arsip tidak begitu lancar. Selain itu, dalam manajemen arsip PT PLN (Persero) APJ Surakarta masih menggunakan sistem manual dalam pencatatan surat, yaitu menggunakan buku agenda, belum menggunakan komputer dan kartu kendali.
Kata Kunci: Manajemen Arsip, Arsip Dinamis Aktif, Arsip Dinamis Inaktif
commit to user
ABSTRACTMQ. Bagus Setyawan. D1508049. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI PT PLN (PERSERO) AREA PELAYANAN DAN JARINGAN (APJ) SURAKARTA. Program Studi DIII Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2011. 53 pages
Archive is a memory of a company that is very important and also determine the smooth running of the company. This observation aims to find out the archives and records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta. This observation is a kind of descriptive qualitative observations. Techniques of data collection using interviews, observation and document study. Analysis of data using an interactive model that consists of data reduction, data showing and conclusion.
The observation is done at PT PLN (Persero) APJ Surakarta showed that archives and records management, both active and inactive archives and records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta has been carried out in accordance with the procedure that relies on official letter No. A1 / 1996, changed with the decision of the board of Directors of PLN No. 026/DIR/1989 enhanced by the decision of Directors of PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 of Letters and Archival Management of PT PLN (Persero). Archives and records management both active and inactive conducted through four stages, namely the creation, usage, maintenance, and destruction. Phase difference is the elimination phase. In the active destruction of archives and records management is done by moving into a dynamic inactive archive, whereas the inactive culling archives and records management is done by the destruction of archives. Constraints associated with records management at PT PLN (Persero) APJ Surakarta is the absence of a special building to store archives and there archives no professionals archivists. Both problems are very influential on the management of archives. This is a result of these constraints, among others, there are many archives that piled in the corner, and due to lack of personnel, records management is not so smooth. In addition, the records management of PT PLN (Persero) APJ Surakarta still use manual system in recording the letter, which is using the agenda book, not use the computer and control card.
Keywords: Management Archive, Active Dynamic Archive, Inactive Dynamic Archive
commit to user
BAB IPENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak
bagi setiap organisasi, baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta.
Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi.
Informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja
administratif dan pelaksanaan fungsi–fungsi manajemen dari birokrasi di
dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang pesat.
Menurut pendapat Schwartz dan Hernon (dalam ANRI, 2005:1) pentingnya
informasi dikemukakan sebagia berikut:
“informasi pada saat sekarang ini merupakan sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value and a cost of production). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjualbelikan. Disamping proses pengelolaanya yang tepat, dan penemuan kembali infomasi dengan cepat, akurat, dan lengkap, memiliki nilai kuantitatif yang dapat di ukur secara ekonomi”.
Sehubungan dengan sangat pentingnya suatu informasi dalam
segala bidang utamanya dalam pembangunan dan pemerintahan yang
semakin komplek, terutama dalam hal pengambilan keputusan yang singkat
dan tepat maka posisi atau arti penting arsip perlu menjadi prioritas. Arsip
merupakan rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi. Sebagai
rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai
pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi
dan arsip juga sangat berguna untuk kepentingan organisasi yang lain.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menjunjung kegiatan
administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam
alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun
terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan
arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi
commit to user
seperti itu diperparah dengan image yang selalu menganggap pekerjaan
arsiparis sebelah mata diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Dilihat dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan
penting atau sangat penting dan jika dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa
memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa
ilmu pengetahuan. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi
memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas
suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik
dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai
informasi lebih dari sekedar tumpukan dokumen kegiatan
(www.duniaperpustakaan.com/2010).
Dalam kegiatan mengelola arsip, terutama dalam proses
penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga-tenaga profesional
juga dibutuhkan dalam kegiatan kearsipan supaya arsip dapat dengan mudah
ditemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Jika manajemen
kearsipan dalam perusahaan berjalan dengan baik maka kegiatan perusahaan
akan berjalan dengan lancar. Sebaliknya, jika manajemen kearsipan kurang
diperhatikan, maka kegiatan perusahaan akan sedikit terhambat atau bahkan
perusahaan tersebut tidak dapat berjalan atau beroperasi dengan baik. Hal ini
dikarenakan arsip-arsip dan dokumen-dokumen yang sulit ditemukan atau
bahkan tidak diketahui keberadaannya. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu
bagian tertentu yang dapat mengelola arsip-arsip dengan baik.
Menurut Undang – Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1,
ketentuan – ketentuan pokok kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Naskah – naskah yang dibuat dan di terima oleh lembaga – lembaga
negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah – naskah yang di buat dan di terima oleh badan – badan swasta
dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka
commit to user
Dengan realita kehidupan kebangsaan yang terus meningkat, maka
lingkup pelaksanaan tugas–tugas umum dalam pembangunan dan dalam
meningkatkan kesejahteraan masyarakat di dalam organisasi meningkat.
Peningkatan tersebut mengakibatkan volume arsip meningkat dengan cepat.
Berdasarkan data perusahaan, arsip yang di miliki PT. PLN (Persero) APJ
Surakarta dalam penyimpanannya terbagi atas beberapa bidang, yaitu:
1. Manajemen
2. Ketenagalistrikan
3. Penelitian dan pengembangan
4. Pendidikan dan Pelatihan
5. SDM dan organisasi
6. Keuangan
7. Logistik
Melihat penggunaan arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta
yang frekuensinya sering dan teratur, maka arsipnya di golongkan sebagai
arsip dinamis. Dinamis artinya di pergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan kegiatan organisasi. Menurut penggunaannya di bedakan
menjadi arsip aktif yaitu masih di pergunakan secara terus menerus bagi
organisasi. Arsip in aktif yaitu berkas arsip yang frekuensi penggunaannya
jarang.
Menurut Pasal 2 ayat 1 Undang – Undang nomor 7 tahun 1971
menurut penggunaannya arsip dibedakan menjadi 2 yaitu:
a. Arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam
perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
b. Arsip statis yang tidak di gunakan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
commit to user
Secara umum setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun
bisnis memiliki arsip dinamis aktif dan inaktif. Prosentase kuantitas arsip
dinamis yang di simpan atau di musnahkan secara umum terdiri dari (ANRI,
2005:6) :
1. 25% arsip dinamis di simpan dalam bentuk arsip aktif
2. 30% arsip di simpan dalam berkas arsip inaktif
3. 35% arsip dinamis dapat di musnahkan
4. Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat di
simpan di Arsip Nasional sebagai arsip statis.
Dengan semakin sadarnya bahwa arsip menjadi hal yang sangat
penting.Arsip dapat merupakan sebagai sumber penelitian, pengamatan, aset
budaya, memori perusahaan dan yang lebih penting lagi adalah sebagai bahan
kerja yang informasinya untuk menentukan kebijakan suatu perusahaan.
Pengelolaan atau manajemen arsip yang benar dapat digunakan sebagai
sarana temu balik, penentuan nilai guna arsip, retensi arsip serta pelaksanaan
penyusutan arsip. Pengelolaan arsip yang tertib dan baik serta sesuai dengan
prosedur akan bermanfaat dan informasi dalam arsip berguna untuk masa
yang akan datang. Kegunaan arsip pada masa yang akan datang antara lain
untuk memperkuat atau membenarkan tuntutan – tuntutan, membantu sebuah
organisasi dalam berkomunikasi serta melengkapi informasi untuk
kepentingan hukum yang di perlukan organisasi tersebut.
(www.leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010)
PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta,
sepanjang pengetahuan penulis ketika mengikuti kegiatan magang di istansi
ini, mengelola arsip secara tertib dan baik yang sesuai prosedur untuk
mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Hal ini menjadi dasar pemikiran
penulis unutk menyususn tugas akhir dengan judulManajemen Arsip Dinamis
commit to user
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah di atas, rumusan
masalah dalam pengamatan ini adalah Bagaimana manajemen arsip dinamis
di PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta?
C. TUJUAN PENGAMATAN
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui manajemen arsip dinamis di PT PLN (Persero) Area
Pelayanan dan Jaringan (APJ) Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Untuk memberikan masukan-masukan kepada PT PLN (Persero) APJ
Surakarta mengenai manajemen arsip dinamis yang efektif, efisien dan
sesuai dengan prosedur.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Ahli Madya (A. Md.)
pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial
commit to user
BAB IITINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Arti Penting Arsip Dalam Organisasi
Arsip merupakan pusat ingatan setiap organisasi. Apabila arsip
yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akan
mempengaruhi image suatu organisasi, sehingga organisasi yang
bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.
Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindarkan salah
komunikasi , mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu
mencapai efisiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip
mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana
program kegiatan berikutnya. Melalui arsip, dapat diketahui
bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehinggga dapat ditentukan sasaran
yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal
(www.bapusipda.jabarprov.go.id). Dengan demikian dapat dipahami bahwa
pentingnya arsip bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :
a) Pusat utama ingatan organisasi.
b)Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
c) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
d)Barometer kegiatan organisasi, karena setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
e) Bahan informasi bagi kegiatan lainnya.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip
merupakan sumber bagi suatu organisasi, karena arsip menampung beraneka
ragam informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu
diingat dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan
setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan.
Arsip baru akan terasa penting bila dalam keadaan darurat, dimana dalam
commit to user
kehilangan dan tidak dapat ditemukan, arsip menjadi vital karena mutlak
dibutuhkan sebagai bukti kegunaan lain yang mendesak.
Menurut Wiyasa (2001:43) arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu
dari kata arche, selanjutnya mengalami perubahan menjadi archea dan yang
kemudian mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya
permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Archea
artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti
Balai Kota. Pernyataan lain, kata arsip berasal dari bahasa Belanda yakni
archief. Menurut Atmosudirdjo, 1982:157-158 (Wursanto, 1991:14), archief
dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan
tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akta-akta,
daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
2. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri
4. Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang
berasal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada
awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara
mengikat dengan tali atau benang.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (Wursanto, 1991:13),
arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut,
tidak semua dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga,
organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa
yang akan datang, dan
b. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan, harus
disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan
mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan
commit to user
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran (Wursanto, 1991:13),
arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut
arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1) Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,
2) Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan
berencana, dan
3) Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan
cepat apabila diperlukan kembali.
Pengertian Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun
2009 bab I pasal 1:
”Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan di
terima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1
ayat a dan b tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
(Barthos, 1990:2) menetapkan bahwa yang di maksud dengan arsip
adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
commit to user
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan
swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,
baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Wursanto (1991:17) rumusan tentang arsip
sebagai berikut:
1. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena
pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk, dokumenter
(dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada
tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk
melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.
2. Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan,
penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala
surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum,
baik ke dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu
yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara
(LAN) memberikan rumusan tentang arsip yaitu segala kertas
naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta,
bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara
penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan,
sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto,
1991:18).
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada
yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat di
berikan pengertian sebagai :setiap catatan tertulis baik dalam bentuk
gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
commit to user
dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
(Barthos, 1990:1)
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau
bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok
persoalan atau peristiwa-peristiwayang masih berguna dan di
perlukan sewaktu-waktu di masa mendatang, arsip sering juga
disebut dokumen-dokumen penting (Maryati, 2008:114)
Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa arsip adalah suatu
kumpulan warkat yang di simpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secara
cepat di ketemukan kembali (Sutarto, 1992:168)
Dari beberapa pengertian tersebut dapat simpulkan bahwa arsip
adalah kumpulan surat yang mempunyai arti yang sangat penting, yaitu
untuk mendukung jalannya atau beroperasinya sebuah instansi atau
organisasi maupun untuk kepentingan pribadi yang di simpan sedemikian
rupa sehingga dengan mudah, cepat, dan akurat di temukan kembali apabila
sewaktu-waktu di perlukan.
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam,
tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
1. Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dibedakan menjadi 2, antara
lain :
a. Arsip Dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara..
Arsip dinamis di bedakan menjadi 2 yaitu:
1) Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih
commit to user
kelangsungan pekerjaan dalam penyelenggaraan
administrasi
2) Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang penggunaanya
sudah berkurang atau tidak di pergunakan lagi secara
terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi
b. Arsip Statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun
penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam
penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
2. Berdasarkan Sifat
Berdasakan sifatnya,arsip dapat di bedakan menjadi :
a. Arsip Tertutup
Adalah arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku
ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
b. Arsip Terbuka
Adalah arsip yang pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
pihak/umum, berdasarkan tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya.
3. Berdasarkan Tempat Penyimpanannya
Menurut tempat penyimpanan dan pemeliharaannya arsip di bagi
menjadi :
a. Arsip Sentral
Adalah arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip)
atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya
pada suatu tempat tertentu.
b. Arsip Unit
Adalah arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit
commit to user
arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di
unit yang bersangkutan.
4. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas :
a. Arsip Primer
Arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi,
bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.
b. Arsip Sekunder
Arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.
5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi
berbagai macam, misalnya :
a. Arsip keuangan
b. Arsip kepegawaian
c. Arsip pendidikan
d. Arsip pemasaran
e. Arsip penjualan, dan sebagainya
6. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Menurut sifat kepentingannya arsip di bedakan menjadi 2:
a. Arsip penting
Adalah arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
b. Arsip vital
Adalah arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk
selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dan
sebagainya.
2. Manajemen Arsip
Manajemen arsip merupakan kegiatan pengelolaan atau pentaan
informasi dan fisik arsip yang meliputi menciptakan, merekam atau
commit to user
memusnahkan arsip. Manajemen arsip mengawasi sistem penyimpanan arsip
organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan
kata lain manajemen arsip melakukan pengawasan sistematik mulai dari
penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran,
pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.
Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku,
makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat
atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas yang berhubungan
dengan kegiatan organisasi.
Menurut Ghani dalam artikelnya yang berjudul Perubahan Undang-Undang
masalah-masalah yang di hadapi dalam pengelolaaan atau manajemen arsip
antara lain:
1) Banyak arsip yang belum tertata dengan baik. Kondisi ini jelas akan
menimbulkan masalah dalam penemuan kembali arsip dan dalam
pelaksanaan program retensi.
2) Ruang penyimpanan tidak menjamin kemananan arsip dari kehilangan
dan kerusakan. Suhu ruang tidak terkontrol untuk menjamin
kelestarian bahan arsip. Ruang penyimpanan arsip pada umumnya
pengap dan tidak sehat bagi pengelola arsip.
3) Ketersedian tempat penyimapanan arsip masih sangat terbatas.
Akibatnya banyak arsip yang tersimpan di lorong-lorong dan bawah
tangga kantor. Dari segi keamanan, kondisi ini tentu saja beresiko
tinggi terjadinya kehilangan dan kerusakan. Dalam satu kasus
ditemukan bahwa ada pegawai di suatu organisasi atau perusahaan
yang berinisiatif untuk membersihkan lorong-lorong di kantornya dari
arsip dengan cara menjual arsip sebagai barang atau kertas bekasa
kepada pemulung.
4) Staf atau petugas yang ditunjuk untuk mengelola arsip umumnya tidak
mempunyai pendidikan atau pelatihan di kerasipan. Penugasan mereka
di bagian kerasipan dalam beberapa kasus dikarenakan pegawai
commit to user
bagian atau unit lain yang menerimanya atau karena tidak ada pegawai
lain yang berkeinginan bekerja di bagian kearsipan.
5) Masih terbatasnya penggunaan teknologi informasi untuk membantu
manajemen arsip terutama dalam hal penyimpanan dan penemuan
kembali.
3. Manajemen Arsip Dinamis
Seperti yang dijelaskan dalam ANRI 2006 : 22, pengertian
manajemen arsip dinamis dapat beberapa sumber di antaranya Australian
Archives Handbook (Records Management, 1996). Dikatakan dalam
handbook tersebut bahwa manajemen arsip dinamis adalah kegiatan
administrasi yang memungkinkan organisasi dapat menciptakan, merekam
atau mendaftar, mengontrol, memelihara, menyebarkan, serta
menyusutkan/memusnahkan arsip.
Sedangkan dalam ANRI 2005:10, menurut Robek, Brown dan
Maedke (1987:5) menyatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan
aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang
dibutuhkan organisasi. Menurut IRA A. Penn e.t al menyatakan bahwa
manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap
penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip termasuk di
dalamnya informasi yang ada (ANRI 2005:10). Menurut pasal 9 ayat 2,
pengelolaan arsip dinamis aktif meliputi: penciptaan arsip, penggunaan dan
pemeliharaan serta penyusutan arsip. (UU N0 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan halaman 31)
Dari beberapa pngertian di atas, dapat di simpulkan bahwa
manajemen arsip dinamis adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip.
Manajemen arsip dinamis di bagi menjadi dua bagian yaitu:
a. Manajemen arsip dinamis aktif
Guna pencapaian tujuan sebuah organisasi di perlukan
commit to user
1) Pengurusan surat
Pengurusan surat adalah kegiatan yang meliputi:
a) Menerima surat
b)Mensortir surat
c) Menempatkan dan menentukan arah surat
d)Mengolongkan surat atas dasar sifatnya
e) Menyampaikan surat ke unit-unit kerja
f) Mencatat surat keluar
g)Mengirimkan surat keluar
Sarana dan prasarana dalam pengurusan surat adalah
a) Kartu kendali
b)Folder
c) Sekat
d)Fliker file
e) Lembar disposisi
2) Penataan berkas
Penataan berkas atau pemberkasan adalah cara menata
dokumen dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang
sistematis dengan menggunakan klasifikasi, memberikan kode,
indeks serta tunjuk silang apabila di butuhkan.
Sarana dan prasarana penataan berkas:
a) Folder
Adalah map untuk menempatkan atau meletakkan arsip aktif.
b)Guide
Adalah sekat pembatas, sebagai sarana petunjuk dari bagian satu
ke bagian yang lain.
c) Rak arsip
Adalah rak untuk menyimpan arsip dalam bentuk
commit to user
d)Filing cabinet
Adalah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, di dalam
susunan sekat dan folder secara vertikal dalam laci-lacinya.
3) Penemuan kembali Arsip
Penemuan kembali arsip adalah cara untuk menemukan
dokumen dalam berkas dengan cepat dan tepat.
Penemuan kembali arsip pada dasarnya meliputi dua aspek
yaitu penemuan kembali informasi dan penemuan kembali fisik.
4) Peminjaman Arsip
Arsip dinamis aktif sifatnya adalah tertutup, sehingga untuk
mempermudah dalam pertanggungjawabannya perlu di atur
peminjamannya. Ketentuan peminjaman arsip dinamis aktif antara
lain:
a) Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman arsip
b)Siapa yang di perbolehkan meminjam arsip
c) Penempatan jangka waktu peminjaman
Hal-hal yang perlu di ketahui oleh peminjam:
a) Peminjaman hanya untuk keperluan dinas
b)Tidak boleh menambah dan mengurangi isi
c) Setiap perpanjangan harus mendapat ijin
d)Harus di kembalikan dalam keadan utuh
b. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif
Guna mencapai suatu keberhasilan dalam organisasi maka
perlu adanya manajemen arsip dinamis inaktif yang baik dan sesuai dengan
prosedur. Kegiatan manajemen arsip dinamis yang sesuai prosedur antara
lain:
1) Menetapkan Periode Pemindahan Arsip
Periode pemindahan arsip ini di lakukan dari unit kearsipan
pada unit kerja ke pusat arsip. Pemindahan ini adalah adalah kegiatan
fisik yang telah di rancang dalam periode waktu yang telah di
commit to user
a) Menetapkan kapan pemindahan arsip
Kegiatan ini lebih banyak terkait dengan masalah penilaian
arsip dan kebijaksanaan pimpinan, yang sebenarnya telah
dituangkan dalam suatu jadwal (biasanya dalam jadwal
retensi arsi) yang memuat periode pemindahan suatu arsip
secara continue atau berkelanjutan.
b)Menetapkan arsip yang di pindah
Aplikasi dari kegiatan ini di laksanakan berdasarkan jadwal
retensi yang ada, sehingga Arsiparis di central file cukup
menyeleksi arsip-arsip yang akan di pindahkan berdasarkan
jadwal tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan berupa
daftar arsip yang akan di pindahkan, yang seterusnya
disampaikan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan.
c) Menyiapkan arsip yang akan di pindah
Setelah pimpinan menyetujui, maka Arsiparis perlu
menyiapkan formulir atau daftar dengan kolom-kolom yang
kurang lebih memuat keterangan tentang namaseri arsip,
diskripsinya, tahun, retensi dan nomor boks. Arsip yang telah
di daftar atau diinventaris tersebut kemudian ditata di dalam
boks dengan ketentuan tetap mempertahankan penetaan
aslinya.
d)Menyiapkan ruang simpan
Arsiparis di pusat arsip harus senantiasa menyiapkan ruang
dan alat simpan secra antisipatif, sehingga tidak terjadi suatu
arsip telah di pindah ke pusat arsip namun tidak tersedia
ruang dan alat penyipanannya.
e) Penerimaan arsip
Penerimaan arsip inaktif yang baru di pindahkan dari central
file ke pusat arsip di laksanakn oleh Arsiparis pusat arsip.
Arsip tersebut harus di periksa lebih dahulu kelengkapannya,
commit to user
sehingga tidak akan menimbulkan kesalahan-pahaman di
waktu yang akan datang. Dalam kegiatan ini bila perlu
dibuat semacam berita acara pindah yang di lampiri
daftarnya.
2) Penataan dan Penyimpanan Arsip
Penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif melalui
tahapan sebagai berikut:
a) Pembersihan arsip dengan alat penyedot debu (vacuum
cleaner) dan di beri kapur barus (fumigasi) dengan tujuan
agar arsip tersebut terbebas dari unsur-unsur perusak kertas
seperti bakteri, serangga, jamur dan debu.
b)Pemilahan arsip merupakan kegiatan memisah-misahkan
arsip dengan non arsip.
c) Identifikasi arsip adalah kegiatan mengidentifikasi arsip
berdasarkan:
1) Seri: berkas yang di susun berdasarkan kesamaan
jenis
2) Rubrik: berkas yang di susun berdasarkan kesamaan
masalah
3) Dosier: berdasarkan yang di susun berdasarkan
kesatuan urusan
d)Pemerian arsip adalah merupakan kegiatan pendiskripsian
arsip-arsip pada kartu (fesis) yang telah di sediakan.
e) Pembungkusan arsip adalah arsip-arsip yang telah di berikan
kemudian di bungkus dengan kertas kraf yang telah di
sediakan. Pada kertas pembungkus dituliskan nomor
sementara sesuai dengan kartu atau fesis
f) Pembuatan skema (bagan) adalah di gunakan sebagai dasar
untuk penyusunan kartu-kartu (fesis) yang telah di isi. Skema
tersebut untuk menentukan mana yang masuk pada seri,
commit to user
g)Pengelompokan kartu adalah penyusunan kartu yang di
lakukan secara keseluruhan dan diikuti penggabungan
arsip-arsip sesuai dengan kartu-kartu tersebut.
h)Penomoran definitve adalah kegiatan memberi nomor
definitive pada kartu (fesis) maupun kertas pembungkus.
Nomor sementara yang telah di tulis waktu pemerian di coret
di ganti dengan nomor baru sesuai dengan urutan
pengelompokan kartu.
i) Pembuatan daftar perselaan arsip adalah pembuatan daftar
yang di dasarkan pada bagan atau kartu-kartu yang telah di
beri nomor definitive
j) Memasukkan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks serta
di beri label
commit to user
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Lokasi pengamatan untuk tugas akhir ini adalah pada Bagian
Administrasi pada PT. PLN (Persero) APJ Surakarta. Alasan pemilihan
lokasi tersebut adalah:
a. Penulis memperoleh pengalaman dan pengetahuan terkait dengan
tujuan pengamatan selama mengikuti kegiatan magang pada instansi
tersebut
b. Penulis memperoleh ijin untuk melaksanakan pengamatan yang
memungkinkan penulis mendapatkan informasi lebih detail sesuai
dengan yang diperlukan.
2. Jenis Pengamatan
Jenis Pengamatan yang digunakan yaitu Observasi. Observasi
adalah teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan pengamatan dan
pencatatan secara sistematis terhadap tempat dan berbagai macam kegiatan
yang dilakukan. Dalam hal ini penulis mengadakan pengamatan langsung,
dimana kegiatan observasi tersebut meliputi pencatatan tentang keadaan atau
fenomena yang diamati dan ditemukan dengan cara peneliti hadir di lokasi,
walaupun kehadirannya menimbulkan pengaruh pada yang di amati. Oleh
karena itu ingin meneliti, maka mengamati dan mencatat hal yang
berlangsung menurut apa adanya atau kondisi aslinya. Hal ini di sebut
dengan observasi berperan (Sutopo, 2002:65).
Untuk penyusunan tugas akhir ini, penulis melakukan observasi.
Selain mengikuti magang di perusahaan ini, pengamatan yang dilakukan
terutama yang berkaitan dengan alur surat masuk serta mengetahui
bagaimana surat itu sampai kepada pegawai yang berkaitan dengan surat
tersebut.
3. Sumber Data
commit to user
a. Narasumber (informan)
Informan adalah manusia yang memberikan tanggapan pada yang di
minta peneliti dan dia bisa memilih arah serta selera dalam
menyajikan informasi yang dia miliki (Sutopo, 2002: 50). Dalam
pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia (narasumber)
sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki
informasinya. Informan data ini adalah staf bagian Sekretaris Umum
bidang Administrasi di PT. PLN (Persero) APJ Surakarta.
b. Dokumen dan Arsip
Dokumen merupakan bahan tertulis yang berhubungan dengan suatu
peristiwa atau aktivitas tertentu yang berupa rekaman tertulis
(gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu
aktifitas atau peristiwa tertentu) (Sutopo, 2002:54).
Peristiwa-peristiwa yang telah lama dilakukan dan terjadi pada PT. PLN
(Persero) APJ Surakarta bisa diteliti dan dipahami atas dasar kajian
dari dokumen atau arsip-arsip. Dokumen yang digunakan penulis
adalah gambar-gambar yang berhubungan dalam kearsipan, gambar
tentang penyimpanan arsip dalam rak.
c. Hasil Observasi
Hasil observasi merupakan hasil pengamatan penulis yang di lihat
penulis sebagai suatu kegiatan yang memperkuat dari pernyataan
yang di dapat dari informan maupun dari dokumen-dokumen yang di
gunakan penulis.
4. Teknik Pengumpulan Data
Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa sumber data dalam
penelitian kualitatif terdiri dari beberapa jenis yang menuntut cara atau
teknik pengumpulan data tertentu yang sesuai guna mendapatkan data yang
diperlukan untuk menjawab permasalahannya. Strategi pengumpulan data
dalam penelitian kualitatif yang mempermudah dan membantu penulis untuk
commit to user
a. Wawancara
Wawancara merupakan cara untuk mendapatkan informasi
dengan bertanya langsung kepada responden atau pihak lain yang
dianggap berkompeten. Teknik ini dipakai penulis agar data yang
diperoleh lebih hidup dan lengkap juga dimaksudkan bila ada hal
lain yang kurang jelas bisa ditanyakan langsung kepada responden.
Teknik wawancara yang penulis gunakan adalah wawancara
mendalam (tidak berstruktur), dimana pertanyaan yang mengarah
pada kedalaman informasi dilakukan secara informal dan dilakukan
beberapa kali untuk mendapatkan kejelasan baik jumlah dan kualitas
data yang diharapkan (Sutopo, 2002:58).
Dalam wawancara ini penulis menanyakan langsung kepada
petugas yang mengurusi arsip tentang bagaimana penyimpanan arsip.
Wawancara dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara
yang telah disusun sebelumnya sebagai acuan. Pedoman wawancara
dimaksud terdapat di dalam lampiran.
b. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan
pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap tempat dan
berbagai macam kegiatan yang dilakukan. Dalam hal ini penulis
mengadakan pengamatan secara langsung dimana kegiatan observasi
tersebut meliputi pencatatan tentang keadaan dan fenomena yang
diamati (Sutopo, 2002: 64). Pengamatan yang di lakukan penulis
adalah mengamati langsung bagaimana penyampaian surat masuk itu
sampai ke alamat bagian petugas yang bersangkutan. Pengamatan
terhadap surat karena pada umumnya arsip di PT PLN (Persero) APJ
Surakarta adalah surat.
c. Dokumen
Teknik pengumpulan data dengan cara: membaca, mengkaji
serta mempelajari buku-buku pedoman yang ada hubungannya
commit to user
5. Teknik Analisis Data
Analisa data yang dilakukan secara kualitatif dengan berupaya
menggambarkan keadaan yang sebenarnya berdasarkan pengamatan. Dalam
penelitian ini, peneliti menyusun rumusan pengertiannya secara singkat atau
dalam arti inti pemahaman dari semua peristiwa yang dikaji yang disebut
reduksi data. Hal diikuti dengan penyusunan sajian data yang berupa cerita
sistematis dan logis dari peristiwa yang dikaji dan dilengkapi perabot sajian
yang di perlukan (matriks, gambar, dsb) yang mendukung kekuatan sajian
data. Reduksi dan sajian data harus disusun pada waktu peneliti sudah
mendapatkan data yang di perlukan. Selanjutnya, pada waktu pengumpulan
data berakhir peneliti menarik kesimpulan dan verifikasinya berdasarkan
semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian datanya. Model
analisis data tersebut disebut model analisis interaktif (Sutopo, 2002:95-96).
Penulis menggambarkan keadaan di PT PLN (Persero) APJ
Surakarta sesuai keadaan yang sebenarnya dengan mengumpulkan beberapa
data yang didapat. Dari beberapa data tersebut penulis mereduksinya
menjadi satu yang kemudian disajikan dalam bentuk tulisan yang logis,
commit to user
BAB IIIDISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Lokasi, Dasar Hukum Perusahaan dan Etika Kerja
Surakarta adalah sebuah kota besar di provinsi Jawa Tengah. Nama
lainnya adalah Solo atau Sala. Di Indonesia, Surakarta merupakan kota
peringkat kesepuluh terbesar setelah Yogyakarta. Sisi timur kota ini sungai
terabadikan dalam satu lagu keroncong, Bengawan Solo. Kota Solo terletak
sekitar 65 km timur laut Yogyakarta dan 100 km tenggara Semarang.
Di Surakarta ketenagalistrikan dimulai pada tahun 1901 yang ditandai
dengan berdirinya N.V. Solosche Electric Itet Mij (SEM) di Surakarta yang
berkantor di Purwosari. Sampai dengan tahun 1927 kemudian kantor pindah ke
Purbayan. Usaha perlistrikan saat itu penguatnya hanya terdiri dari 2 mesin
diesel yang operasionalnya hanya hidup pada malam hari saja. Baru pada tahun
1936 mulai ada aliran listrik (stroom) siang hari karena sudah ada Dagstrom.
Ketika itu layanan listrik sudah punya ranting di daerah Klaten, Boyolali dan
Sragen. Selanjutnya pada tahun 1942 kekuasaan diambil alih dari tangan
Belanda ke tangan Jepang. Jepang menguasai pelistrikan di Indonesia
berlangsung sampai dengan tahun 1945 dengan nama diganti menjadi Jawa
Dengki Jigiyoso (Listrik Jawa Tengah).
Setelah Indonesia merdeka, beberapa waktu setelah Proklamasi
Kemerdekaan Negara Kesatuan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, pada
bulan September 1945 penguasaan listrik diambil alih oleh pemerintah
Republik Indonesia dari tangan Jepang. Namanya kemudian berganti menjadi
Jawatan Listrik dan Gas. Melalui penetapan pemerintah No. I/ S.D. Tahun
1945 tertanggal 27 Oktober 1945 Jawatan Listrik dan Gas ditetapkan masuk
dalam Departemen Pekerjaan Umum.
Oleh sebab itu, kemudian tanggal 27 Oktober 1945 dianggap
mempunyai nilai historis dan nilai formal sebagai mulainya pengelolaan
ketenagalistrikan secara nasional di Indonesia. Hari bersejarah ini diperingati
commit to user
pertama kali pada tanggal 27 Oktober 1946 bertempat di Gedung Badan
Pekerjaan Komite Nasional Indonesia Pusat (BPKNIP) Yogyakarta.
Akan tetapi pada masa perang kemerdekaan yaitu dengan adanya
Agresi Militer Belanda I dan II sebagian besar perusahaan-perusahaan listrik
dikuasai kembali oleh Belanda dan kembali ke nama semula yaitu SEM
(SolocheElectric Itet Mij) yang berkantor di Lojiwetan (Timur Beteng). Dalam
upaya menegakkan dan memperjuangkan kekuasaan Pemerintah Republik
Indonesia maka kemudian dikeluarkan Surat Pemerintah No. SP/PM/077/1957
tertanggal 10 Desember 1957 yang berisi perintah atau tindakan penguasa
Militer Pusat untuk melakukan pengambilan alih perusahaan-perusahaan milik
Belanda. Tindakan nasionalisasi dari perusahaan milik Belanda menjadi milik
Negara itu kemudian dituangkan dalam bentuk Undang-Undang Nasionalisasi
Perusahaan-Perusahaan Belanda yaitu UU No. 86 Tahun 1958 tertanggal 27
Desember 1958.
Sejak saat itu perusahaan pelistrikan secara “de facto” kemudian
diambil alih kembali kepada pemerintah Indonesia. Kemudian baru pada tahun
1959 dikeluarkan Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 1959 tentang
Nasionalisasi Perusahaan Listrik dan Gas Milik Belanda berada di tangan
bangsa Indonesia yang selanjutnya berganti nama menjadi Perusahaan Listrik
Negara disingkat PLN.
Distribusi listrik di kawasan Surakarta yang menjadi wilayah PT PLN
(Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY, dalam pelaksanaannya di tangani
oleh kantor APJ Surakarta yang di pimpin oleh Puguh Dwi Admanto selaku
manager. APJ Surakarta berlokasi di Jl. Slamet Riyadi No. 468 Surakarta. APJ
Surakarta mengelola 972 ribu pelanggan, dengan rata-rata pertumbuhan 3% per
tahun. Komposisi pelanggan terbesar adalah rumah tangga. Sedangkan
pelanggan industry hanya 958.
Sejalan dengan penetapan Surakarta sebagai pilot project layanan kelas
dunia (WCS), Puguh membudayakan pertemuan pagi hanya 10 menit, ajang
untuk saling sharing antar karyawan terkait tugas dan pekerjaan mereka. Semua
commit to user
APJ Surakarta memiliki komitmen dengan mengubah mindset seluruh jajaran
PLN untuk meningkatkan layanan dengan target tahun 2012 tercapai World
Class Service (WCS).
Saat ini APJ Surakarta sudah mengedepankan layanan tanpa pungutan,
tanpa diperlambat, tanpa dipersulit. Selain itu APJ Surakarta melakukan
pencitraan dengan membuat tampilan yang seragam.
Tujuan yang yang ingin di capai PT PLN (Persero) adalah :
1. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan
merata serta mendorong kegiatan ekonomi.
2. Menjadi perintis kegiatan-kegiatan usaha penyediaan tenaga listrik yang
belum dapat dilaksanakan sektor swasta dan koperasi.
Dasar hukum yang melandasi PT PLN APJ Surakarta adalah :
1. Anggaran Dasar PLN tahun 1998
2. Peraturan Pemerintah No. 23 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan
Umum (Perum) Listrik Negara menjadi Perusahaan Perseroan (Persero)
3. Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan
(Persero) Peraturan Pemerintah No. 50 Tahun 1998 tentang Pengalihan
Kedudukan dan TugasInstruksi Presiden No. 15 Tahun 1998 tentang
Pengalihan Pembinaan terhadap Perusahaan Perseroan (Persero) dan
Perseroan Terbatas yang sebagian sahamnya dimiliki Negara Republik
Indonesia kepada Menteri Negara Pendayagunaan BUMN.
Sebagai perusahaan listrik yang terkemuka, PLN memegang teguh
Etika Kerja guna mencapai tujuan yang di inginkan. Etika kerja tersebut
dituangkan dalam 9 (sembilan) prinsip, antara lain :
1. Peka-tanggap terhadap kebutuhan pelanggan.
2. Penghargaan pada harkat dan martabat manusia.
3. Menjaga citra perusahaan.
4. Mengutamakan kepentingan perusahaan.
5. Persaingan yang sehat dan transparan.
6. Menekankan prinsip profesionalisme.
commit to user
8. Menjalankan Good Corporate Governmance.
9. Membangun hubungan kemitraan.
B. Visi, Misi dan Falsafah Perusahaan
Untuk mewujudkan cita-cita perusahaan yang telah di tentukan guna
menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang, PT PLN (Persero)
mepunyai visi “Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang
Bertumbuh-kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani”.
Makna yang terkandung dalam visi PT PLN (Persero) tersebut adalah :
1. Diakui : Mencerminkan cita-cita untuk meraih pengakuan dari pihak luar
yang menunjukkan bahwa PLN pantas dipandang sebagai Perusahaan
Kelas Dunia.
2. Kelas Dunia : a) Menunjukkan kinerja yang melebihi ekspektasi
pihak-pihak yang berkepentingan, b) Memberikan layanan yang mudah, terpadu,
dan tuntas dalam berbagai masalah kelistrikan, c) Menjalin hubungan
kemitraan yang akrab dan setara dengan pelanggan serta mitra usaha
Nasional dan Internasional, d) Bekerja dengan pola pikir prima (Mindset of
Excellence), e) Diakui oleh pelanggan dan mitra kerja sebagai perusahaan
yang mampu memenuhi standar mutakhir dan paling baik.
3. Bertumbuh-kembang : a) Antisipatif terhadap perkembangan lingkungan
usaha dan selalu siap menghadapi berbagai tantangan, b)Secara konsisten
menunjukkan kinerja yang lebih baik.
4. Unggul : a) Menjadi yang terbaik dalam bisnis kelistrikan dan memenuhi
tolak ukur mutakhir dan terbaik. Memposisikan diri sebagai perusahaan
yang terkemuka dalam peraturan bisnis kelistrikan dunia, b) Mengelola
usaha dengan mengedepankan pemberdayaan potensi insani secara
maksimal, c) Meningkatkan kualitas proses, system, produk, dan
pelayanan secara berkesinambungan.
5. Terpercaya : a) Memegang teguh etika bisnis yang tertinggi,
b) Menghasilkan kinerja terbaik secara konsisten, c) Menjadikan
commit to user
6. Potensi Insani : a) Keberhasilan perusahaan lebih ditentukan oleh
kesadaran anggota perusahaan untuk memunculkan seluruh potensi
mereka dalam wujud wawasan aspiratif dan etikal, rasa kompeten,
motivasi kerja, semangat bekerja sama, b) Potensi insani diperkaya dengan
kompetensi yang terbentuk dari pengetahuan substantial, pengetahuan
kontekstual, keterampilan, kemampuan, pengalaman, dan jaringan kerja
sama.
Demi mewujudkan cita-cita atau visi tersebut, PT PLN (Persero)
mempunyai misi antara lain :
a. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi
pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham.
b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas
kehidupan masyarakat.
c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
PT PLN (Persero) juga mempunyai sebuah motto yang akan
mempengaruhi kinerja setiap karyawannya maupun atasannya. Motto atau
semboyan PLN adalah “Listrik untuk Kehidupan Yang Lebih Baik (Electricity
for a Better Life)”.
Dalam menjalankan tugasnya, PT PLN (Persero) mempunyai empat
falsafah yang di yakini oleh setiap karyawan PT PLN (Persero), antara lain :
a. Perusahaan kita bukan sekedar penyedia energi akan tetapi juga
berkontribusi pada pengembangan masyarakat yang produktif dan
peningkatan kualitas kehidupan masyarakat.
b. Keberhasilan perusahaan bukan sekedar ditentukan oleh besarnya laba tapi
juga oleh kemampuan perusahaan memberikan pelayanan terbaik kepada
para pelanggan, sehingga mereka mampu ikut serta aktif dalam kegiatan
produtif dan memperoleh kehidupan yang sejahtera.
c. Pekerja PLN bukan faktor produsi, tetapi adalah manusia bermartabat
yang memiliki potensi, yang dapat dikontribusikannya untuk mewujudkan
commit to user
d. Kegiatan Usaha dan Proses Kerja tidak sekedar dijalankan untuk mengejar
efisiensi melainkan juga untuk memungkinkan terjadinya kerja sama
cerdas pembaruan perusahaan secara berkesinambungan, dalam
penyelenggaraan bisnis secara vertikal.
C. Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan
hubungan antara personil dalam menyelesaikan tugas perusahaan maupun
suatu organisasi. Struktur organisasi yang baik akan menunjang pengelolaan
perusahaan yang baik pula. Dengan demikian diharapkan dapat mencapai
hasil yang maksimal, baik dalam kualitas maupun kuantitas.
Suatu organisasi yang baik, terdapat hubungan antar orang-orang yang
menjalankan aktivitas organisasi yang menggambarkan hubungan
masing-masing kegiatan dan fungsi untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Struktur
organisasi yang ditetapkan di PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan
Surakarta adalah organisasi garis dan dalam melaksanakan tugas-tugasnya
Manajer dibantu oleh Asisten Manajer yang sesuai dengan keahliannya. Dalam
kegiatan operasional, Asisten Manajer memberi perintah kepada tiap-tiap
bagian secara langsung, namun demikian Manajer merupakan penanggung
jawab tertinggi di perusahaan. Struktur organisasi di maksud sebagian dalam
Sesuai SK 175.K/GM.DJTY/2005 Tanggal 24 Juli 2008
3
commit to user
Kaitannya dengan kearsipan yang memperoleh wewenang seluasnya,
dalam struktur organisasi bagian sekretaris umum atau lebih di kenal dengan
administrasi umum itu terletak di bawah naungan asisten manager SDM dan
administrasi. Asisten manager SDM dan administrasi mempunyai tugas yang
termasuk di dalamnya tugas administrasi umum, antara lain :
a. Menyusun dan mengusulkan Formasi Tenaga Kerja (FTK).
b. Melaksanakan program pendidikan dan pelatihan pegawai.
c. Melaksanakan pengembangan karir pegawai.
d. Melaksanakan updating data pegawai.
e. Melaksanakan penilaian kinerja pegawai.
f. Menyusun dan mengusulkan mutasi pegawai.
g. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
h. Mengelola penyusunan anggaran pegawai dan pembayaran penghasilan
pegawai.
i. Mengelola kesekretarisan dan rumah tangga kantor.
j. Membuat evaluasi triwulanan atas kegiatan SDM dan Administrasi dan
rencana perbaikannya.
Area pelayanan PT PLN (Persero) APJ Surakarta mencakup
keseluruhan wilayah eks karisidenan Surakarta. Dalam melayani pelanggannya
terdapat unit-unit pelayan jaringan (UPJ). Unit Pelayanan Jaringan untuk PT
PLN (Persero) APJ Surakarta yaitu :
1. UPJ Karanganyar
2. UPJ Sukoharjo
3. UPJ Grogol
4. UPJ Wonogiri
5. UPJ Sragen
6. UPJ Palur
7. UPJ Kartasura
8. UPJ Jatisrono
9. UPJ Sumberlawang
commit to user
11. UPJ Surakarta Kota
Secara kuantitatif dilihat dari jumlah karyawan, PT. PLN (Persero)
APJ Surakarta tergolong perusahaan besar. Jumlah keseluruhan karyawan
adalah 325 (tiga ratus dua puluh lima) orang mencakup keseluruhan
[image:46.612.177.495.215.684.2]bidang kerja. Rincian komposisi karyawan sebagaimana di sajikan dalam
tabel di bawah ini.
Tabel 3.1
Komposisi Karyawan Berdasarkan Bidang Kerja
di PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surakarta
NO BIDANG KERJA JUMLAH
1. Manajer APJ Surakarta 1
2. Fungsioanal Ahli APJ Surakarta 9
3. Pemasaran 18
4. Niaga 16
5. Distribusi 41
6. Keuangan 17
7. SDM dan Administrasi 11
8. UPJ Karanganyar 19
9. UPJ Sukoharjo 21
10. UPJ Grogol 20
11. UPJ Wonogiri 20
12. UPJ Sragen 22
13. UPJ Palur 19
14. UPJ Kartasura 19
15. UPJ Jatisrono 19
16. UPJ Sumberlawang 20
17. UPJ Manahan 17
18. UPJ Surakarta Kota 16
Jumlah Keseluruhan 325
commit to user
Untuk mewujudkan wawasan bersama setiap anggota perusahaan
PT PLN (Persero) menjunjung dan menerapkan tata nilai-nilai :
1. Saling Percaya (mutual trust)
Suasana saling menghargai dan terbuka diantara sesama anggota
perusahaan yang dilandasi oleh keyakinan akan integritas, itikad baik, dan
kompetensi dari pihak-pihak yang saling berhubungan dalam
penyelenggaraan praktek bisnis yang bersih dan etika.
2. Integritas (integrity)
Wujud dari sikap anggota perusahaan yang secara konsisten menunjukkan
selaras antara perkataan dan perbuatan, dan rasa tanggung jawab terhadap
pengelolaan perusahaan dan pemanfaatan kekayaan perusahaan untuk
kepentingan baik jangka pendek maupun jangka panjang, serta rasa
tanggung jawab terhadap semua pihak yang berkepentingan.
3. Peduli (care)
Cerminan dari suatu niat untuk menjaga dan memeliharakualitas
kehidupan kerja yang dirasakan anggota perusahaan, pihak-pihak yang
berkepentingan dalam rangka bertumbuh kembang bersama, dengan
dijiwai kepekaan terhadap setiap permasalahan yang dihadapi perusahaan
serta mencari solusi yang tepat.
4. Pembelajar (learner)
Sikap anggota perusahaan untuk selalu barani mempertanyakan kembali
system dan praktek pembangunan, manajemen operasi, serta berusaha
menguasai perkembangan ilmu dan teknologi mutakhir demi pembaruan
commit to user
BAB IVPEMBAHASAN
A. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta
Dalam pengamatan ini, kearsipan di PT PLN (persero) APJ
Surakarta di tinjau dari delapan hal yaitu jenis arsip, pedoman, asas, volume
arsip, pencatatan, pemyimpanan, sarana prasarana serta petugas. Jenis arsip
yang ada di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis di bagi menjadi dua, yaitu dinamis aktif dan dinamis
inaktif. Berdasarkan bentuk fisiknya arsip di PT PLN APJ (Persero) Surkarta
ada yang berupa arsip tekstual, arsip kartografik dan kearsitekturan, arsip film,
arsip video, arsip gambar statik, arsip rekaman suara serta arsip elektronik
(arsip komputer).
Untuk mengatur tatalaksana kearsipan di lingkungan PT PLN (Persero)
sejak tahun 1966 telah memiliki pedoman dan petunjuk surat dinas Nomor
A1/1966, diganti dengan keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989,
kemudian disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.
045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN
(Persero).
Asas yang melandasi kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta ada
empat. Pertama asas kemanan yaitu semua jenis surat dinas pada dasarnya
bersifat tertutup, sehingga keberadaannya perlu dijaga kerahasiaan isinya.
Oleh karena itu, seluruh komponen pegawai PT PLN (Persero) tidak
diperkenankan memberikan informasinya kepada pihak-pihak yang tidak
berkepentingan baik secara tertulis dan atau memberikan foto copy-nya.
Yang kedua adalah asas pembakuan. Yang di maksud asas pembakuan adalah
surat dinas harus diproses dan disusun menurut tata cara yang telah di
tetapkan kecuali yang diatur secara khusus. Dengan demikian akan diperoleh
dua manfaat
