commit to user BAB
TAHUN 2010 JUMLAH
NO BULAN Kode masalah 0 Kode masalah 2 Kode masalah 3 Kode masalah 4 Kode masalah 6 1 JANUARI 92 0 25 50 20 2 FEBRUARI 82 B 20 30 20 3 MARET 48 0 7 35 75 4 APRIL 85 0 17 40 39 5 MEI 95 0 35 29 45 6 JUNI 75 0 8 22 70 7 JULI 63 0 15 34 66 8 AGUSTUS 64 2 5 30 60 9 SEPTEMBER 67 2 13 25 81 10 OKTOBER 102 0 20 39 97 11 NOVEMBER 72 0 19 37 140 12 DESEMBER 136 2 25 30 50 JUMLAH 981 6 209 401 763
commit to user
b. Surat Keluar
1) Unit pengolah membuat konsep surat berdasarkan surat masuk yang telah di olah
2) Dari unit pengolah surat di teruskan ke sekretaris MAPJ untuk di teruskan ke MAPJ
3) Apabila sudah di tanda tangani MAPJ surat tersebut kembali ke sekretaris MAPj
4) Setelah dari sekretaris MAPJ di kembalikan ke unit kearsipan untuk di catat di buku agenda dan pemberian nomor surat keluar
5) Kemudian di distribusikan ke tujuan oleh unit kearsipan
Berdasarkan data dari PT PLN (Persero) APJ Surakarta prosedur pengurusan surat tersebut di gambarkan dalam bagan sebagai berikut:
Gambar 4.2 alur surat keluar Unit pengolah Sekretaris MAPJ MAPJ Distribusi ke Tujuan Sekretaris MAPJ Unit Kearsipan
commit to user
Jumlah surat masuk pada PT PLN (Persero) APJ Surakarta tercatat cukup banyak. Namun demikian jumlah surat keluar juga banyak walaupun tidak ada data yang menunjukkan hal tersebut. Perbandingan surat masuk dan surat keluar bisa dikatakan 1 : 2. Hal ini juga di ungkapkan pegawai bagian sekmum bahwa:
”Keseluruhan surat masuk di APJ ini lebih banyak dari pada surat keluar, jumlahnya sekitar dua kali lipat setiap bulannya” (hasil wawancara 31 Maret 2011)
Setelah surat masuk dan surat keluar selesei di kelola, kemudian berkas surat masuk dan surat keluar di jadikan satu berdasarkan masalahnya masing-masing agar mempermudah dalam penataan berkas. Dalam memberkaskan arsip, PT PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan prosedur sebagai berikut :
1) Menggolongkan mana arsip yang masih di gunakan dan mana yang akan di musnahkan
2) Memeriksa lampirannya sudah cocok dengan yang tertera dalam surat belum
3) Menentukan kode
4) Kemudian arsip di kelompokkan sesuai dengan kode masalah 5) Setelah itu, menentukan indeks berkas yaitu menulis sesuatu di tab
folder untuk tanda pengenal
6) Yang terakhir adalah penempatan sekat dan folder yang kemudian di simpan dalam filing cabinet.
2. Penggunaan
Penggunaan arsip dinamis aktif adalah tindak lanjut dari isi surat masuk. Di mana unit pengolah melaksanakan apa isi surat tersebut sesuai disposisi dari MAPJ. Hal ini juga sesuai dengan pernyataan dari pegawai bagian sekmum :
“Setelah menerima surat, unit pengolah bertugas melaksanakan apa yang ada dalam isi surat tersebut, karena dari MAPJ surat telah di
commit to user
disposisikan ke bagian yang sanggup atau yang berhubungan dengan isi surat tersebut” (hasil wawancara 31 Maret 2011)
Selain itu arsip dinamis aktif juga berfungsi sebagai referensi kegiatan yang akan datang atau kegiatan yang berkaitan. Apabila arsip itu di gunakan sebagai referensi untuk kegiatan bagian lain, maka bagian yang akan menggunakan arsip itu harus meminjam. Adapun prosedur peminjaman arsip adalah:
a. Peminjaman arsip diberikan kepada pejabat/pegawai yang dianggap berkepentingan di bidang masalah yang bersangkutan.
b. Peminjaman arsip dengan menggunakan surat/nota dinas dan mengisi formulir peminjaman arsip
c. Peminjaman arsip tidak dibenarkan membuat salinan (foto copy), kecuali mendapat ijin dari pengelola unit kearsipan PT PLN (Persero) APJ Surakarta.
d. Peminjaman arsip sangat rahasia/rahasia hanya dapat diberikan dalam sampul tertutup.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan pemeliharaan dan pengamanan fisik arsip untuk menjamin kelestarian informasi agar terhindar dari segala kemungkinan yang merugikan antara lain kerusakan, kehilangan dan kebakaran. Perawatan arsip terdiri dari dua unsur yaitu perawatan fisik dan pengamanan informasi. Hal ini juga di ungkapkan bagian sekmum yang merangkap sebagai arsiparis bahwa:
“Perawatan arsip ada dua hal yang harus di lindungi, yaitu perawatan fisik dan perawatan informasi”(hasil wawancara tanggal 27 Januari 2011)
Perawatan fisik arsip adalah pemeliharaan langsung terhadap fisik arsip untuk menghindari dan menjaga arsip agar tidak mengalami kerusdakan sebagai akibat dari pengaruh biologis, kimia, fisik arsip dan pengaruh lingkungan tempat penyimpanan.
commit to user
1) Pengaruh biologis: di daerah tropis kerusakan arsip pada umumnya diakibatkan oleh pengaruh biologis antara lain jamur,bakteri dan serangga.
2) Pengaruh kimia: zat-zat kimia yang terkandung di dalam ruang penyimpanan arsip, seperti pencemaran udara dan debu dapat mengakibatkan kerusakan arsip. Zat kimia yang terkandung dalam tinta mempengaruhi daya tahan fisik arsip.
3) Pengaruh fisik arsip: kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari jenis dan mutu bahan serta dipengaruhi oleh derajat panas dan kadar kelembaban udara yang tidak stabil yang dapat mengakibatkan daya tahan arsip menurun.
4) Pengaruh lingkungan tempat penyimpanan: untuk mengatasi faktor pengaruh lingkungan tempat penyimpanan,antara lain:
1. Menyediakan gedung atau ruangan arsip yang bebas dari kemungkinan banjir dan kebakaran.
2. Membebaskan dari gangguan rayap.
3. Melengkapi ruangan arsip dengan saraa pengatur kestabilan derakat panas dan kelembaban udara.
Untuk menjaga arsip dari kerusakan yang ditimbulkan oleh beberapa kendala di atas, dapat di lakukan cara perawatan fisik arsip sebagai berikut:
1. Menghilangkan/mengurangi kadar keasaman.
2. Menyelanggarakan restorasi terhadap arsip yang mengalami kerusakan.
3. Melakukan laminasi untuk arsip yang dianggap bernilai guna tinggi.
Selain perawatan fisik, pemeliharaan arsip juga dilakukan dengan pengamanan informasi. Cara pemeliharaan arsip dengan pengamanan informasi ini dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Penyimpanan arsip agar memperhatikan pengamanan nilai informasi
commit to user
2. Wajib menjaga rahasia perusahaan.
3. Arsip disimpan pada tempat yang tidak mudah dulihat dan dibaca orang yang tidak berhak mengetahui isinya.
4. Perlu adanya pengaturan/tata tertib peminjaman arsip sesuai dengan urgensi nilai informasinya.
4. Penyusutan
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang bertujuan mengatasi masalah penumpukan untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna arsip di pengelola kearsipan. Pelaksanaan penyusutan arsip adalah melakukan pemindahan arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pemindahan arsip ini adalah tahap terakhir dari manajemen arsip dinamis aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta. Prosedur pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan meliputi 5 hal yaitu pemerikasaan, pendaftaran, penataan arsip, pembuatan berita acara dan pelaksanaan pemindahan.
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan di laksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut sudah benar-benar inaktif atau belum. Penentuan arsip sebagai arsip inaktif berdasarkan jadwal retensi arsip. Apabila arsip tentang kenaikan jabatan memiliki retensi aktif 4 tahun, maka apabila arsip di ciptakan Desember 1997 pada bulan Desember 2001 arsip tersebut dapat di nyatakan sebagai arsip inaktif.
Dalam kegiatan pemeriksaan ini di laksanakan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi series arsip, antara file yang satu dengan file yang lain yang memiliki keterikatan dan merupakan satu kesatuan informasi harus di gabung menjadi satu series arsip, tanpa merubah penataan semula. Pernyataan pegawai bagian sekmum di PT PLN (Persero) APJ Surakarta:
“Pada tahap penyusutan yang pertama kali di lakukan adalah kegiatan pemeriksaan, kegiatan ini harus benar-benar teliti agar
commit to user
tidak terjadi kekeliruan antara arsip aktif dengan arsip inaktif” (hasil wawancara 31 Maret 2011)
b. Pendaftaran
Setelah di periksa dan di tentukan sebagai arsip inaktif, maka arsip- arsip tersebut harus di daftar secara lengkap, baik judul seriesnya atau jenis arsipnya, tahun, volume, kondisi, penataan.
c. Penataan Arsip
Penataan arsip di laksanakan setelah selesai pendaftaran. Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta penataannya di letakkan di dalam bok. Penataan arsip ini di laksanakan untuk menjaga agar penataan di lakukan sebagaimana penataan aslinya, misalnya arsip yang ketika masih aktif di simpan berdasarkan sistem alfanumerik, maka harus tetap di pertahankan. Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembar arsip dalam setiap folder, penataan antara folder yang satu dengan folder lain dalam bok dan penataan antara bok yang satu dengan boks yang lain.
d. Pembuatan Berita Acara
Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari dari central file ke records center, maka harus membuat suatu bukti pemindahan arsip dalm bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip. e. Pelaksaan Pemindahan
Setelah arsip tertata dalam boks yang telah ddi beri nomor yang telah di beri nomor dalam daftar arsip yang di pindahkan dan di siapkan berita acaranya, maka di laksanakan pemindahan ke arsip inaktif. Karena gedung records center milik PT PLN (Persero) APJ Surakarta tidak jauh dari gedung central file jadi dalam pemindahannya tidak memerlukan sarana transportasi.
Dari paparan di atas, dapat di simpulkan bahwa secara keseluruhan mamajemen arsip dinamis aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur yang telah di tentukan. Namun demikian dalam hal pencatatan arsip, instansi ini masih menggunakan sistem lama, yaitu dengan pencatatan menggunakan buku agenda. Selain itu dalam pemeliharaan arsip,
commit to user
APJ Surakarta melakukannya melalui dua cara yaitu perawatan fisik dan informasi.
C. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta
Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta manajemen arsip dinamis inaktif sudah di tata dengan pola yang baik, sehingga arsip dapat di temukan kembali dengan mudah dan cepat. Sama halnya dengan arsip dinamis aktif, manajemen arsip dinamis inaktif juga dilakukan melalui empat tahap yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemusnahan.
1. Penciptaan
Penciptaan manajemen arsip dinamis inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah adalah penerimaan dari pemindahan arsip dinamis aktif. Dalam hal penciptaan arsip dinamis inaktif , PT PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan dua prosedur yaitu pemeriksaan dan pendiskripsian, hal ini seperti yang di jelaskan dalam Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero).
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan adalah kegiatan kontrol awal yang harus dilakasanakan dalam rangka akan menyimpan arsip. Pertama perlu dicek, apakah arsip tersebut benar-benar telah inaktif. Kegiatan ini sebagai re-cek yang telah dilakukan oleh Arsiparis di central file terdahulu. Kemudian diperiksa pula kelengkapan setiap arsipnya. Bila ditemukan ada series arsip yang kurang lengkap, maka harus diupayakan kelengkapannya dengan cara memeriksa daftar arsip yang berasal dari unit lain, atau menanyakan kepada unit kerja asal.
Apabila langkah ini juga belum menghasilkan kelengkapan series arsip yang dicari, maka sebaiknya terus menghubungi pejabat yang berwenang untuk membuat semacam arsip pengganti. Kegiatan ini juga merupakan re-cek dari kegiatan pemeriksaan yang dilakukan ketika akan menyimpan arsip aktif. Selanjutnya perlu juga diperiksa kondisi fisik setiap lembar arsip, khususnya untuk series arsip yang memiliki retensi
commit to user
panjang atau mungkin merupakan arsip vital. Bila ditemukan arsip yang kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya. b. Pendiskripsian
Setelah semua series arsip diperiksa dengnan teliti, maka langkah berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip berdasarkan series arsip. Kegiatan ini harus dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang telah dilaksanakan oleh arsiparis di central file. Kecuali perlu melihat fisik arsipnya, maka perlu pula dibandingkan dengan daftar atau formulir yang dihasilkan oleh arsiparis di central file.
Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus senantiasa memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya. Sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki perusahaan. Jelas ini berbeda dengan diskripsi yang dilakukan oleh Arsiparis di central file, karena ia mendeskripsikan arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya saja.
Kegiatan deskripsi yang demikian, akan menghasilkan suatu tunjuk silang, karena arsip dari unit yang satu berkaitan dengan arsip unit lainnya. Penciptaan tunjuk silang dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran, guide, atau folder yang diletakkan di dalam boks arsip, namun dapat pula dituangkan dalam daftar pertelaan arsip sebagai alat bantu penemuan arsip.
2. Penggunaan
Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian servise informasi yang terkandung didalam arsip yang disimpan. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya.
Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya diatur berdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip. Pimpinan tertinggi dari suatu perusahaan berhak untuk menggunakan seluruh arsip dari perusahaan itu, Asman keuangan mempunyai kewenangan menggunakan arsip dan atau tentang
commit to user
pelaksanaan tugas dan fungsi bidang keuangan. Bila pegawai bidang keuangan membutuhkan arsip dari bidang perencanaan, maka perlu memproleh ijin dari pejabat bidang perencanaan, atau Asman keuangan dan Asman perencanaan, dan seterusnya. Kewenangan penggunaan arsip ini perlu diatur sedemikian rupa sehingga keamanan informasi arsip tetap terjaga,artinya hanya orang yang berwenanglah yang dapat menggunakan arsip tersebut.
Menurut Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero) kegiatan pelayanan penggunaan arsip inaktif dilakukan melalui enam tahap sebagai berikut:
a. Permintaan
Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip dapat dilaksanakan melalui lisan, tertulis, atau pun melalui telepon. Akan sangat baik dalam kegiatan ini disiapkan semacam formulir permintaan dan dapat berfungsi pula sebagai alat pemesanan arsip. Formulir ini minimal memuat nama peminjam dan unit kerjanya,arsip yang dipinjam, untuk kepentingan apa, dan lama dipinjam.
b. Pencarian
Pencarian arsip inaktif dilaksanakan melalui Daftar Pertelaan Arsip. Pertama harus kita ketahui masalah apa yang dipinjam, kemudian dicari series arsipnya. Series arsip yang ada dalam daftar akan merujuk pada nomor boks yang meunjukkan lokasi penyimpanan arsip yang bersangkutan.
c. Pengambilan Arsip
Setelah boks arsip yang dicari ketemu, maka langkah berikutnya adalah mengambil arsip dari tempatnya. Sebelum arsip diambil, terlebih dahulu harus kita siapkan out indicator (semacam tanda keluarnya arsip). Bila yang diambil satu folder/map, maka perlu disiapkan out indicator
berupa guide atau folder. Bila yang diambil satu boks, maka perlu disiapkan out indicator berupa boks. Out indicator ini kecuali memiliki label yang ditulisi kata OUT atau KELUAR, juga memuat formulir yang
commit to user
didalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan, siapa yang meminjam, arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan ia meminjam.
Setelah out indicator disiapkan dan telah diiisi formulirnya secara benar, maka arsip yang bersangkutan di ambil dari tempatnya, kemudian tempat tersebut diganti dengan out indikator tadi.
Penggunaan out indicator semcam ini biasannya disebut charge out
procedure,yang akan sangan berguna untuk mengontrol arsip yang
dipinjam dan memudahkan dalam menyimpan keblai arsip, sehingga tidak salah tempat.
d. Pencatatan
Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan di pinjam dalam sarana peminjaman, baik berupa buku atau formulir atau sarana lainnya. Hal-hal yang perlu di catat adalah nama peminjam, jenis arsip, jumlahnya, keaslianya, kapan di pinjam dan kapan kembali.
e. Pengendalian
Pengendalian ini di lakukan untuk mengamankan arsip baik fisik atau informasinya, sehingga arsip dapat di pantau sejauh mana arsip beredar dan sampai kapan arsip harus kembali ke tempat penyimpanan.
Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta batas waktu peminjaman di atur maksimal satu minggu dan perpanjangannya juga satu minggu, dan semua itu telah di lampaui maka apabila seseorang masih membutuhkan arsip tersebut, prosedur peminjaman perlu di laksanakan kembali dan arsip tersebut seakan-akan atau di perlakukan sebagai arsip yang baru di pinjam kembal.
f. Penyimpanan Kembali
Setelah arsip yang di pinjam di kembalikan, maka penandaan pada sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali perlu segera di laksanakan, agar tidak menimbulkan kesalah-pahaman di kemudian hari. Sebelum arsip di simpan kembali ke tempat semula, maka
out indikator perlu di ambil dan di beri catatan bahwa arsip telah kembali.