commit to user BAB
DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANS
B. Visi, Misi dan Falsafah Perusahaan
Untuk mewujudkan cita-cita perusahaan yang telah di tentukan guna menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang, PT PLN (Persero) mepunyai visi “Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh- kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani”. Makna yang terkandung dalam visi PT PLN (Persero) tersebut adalah :
1. Diakui : Mencerminkan cita-cita untuk meraih pengakuan dari pihak luar yang menunjukkan bahwa PLN pantas dipandang sebagai Perusahaan Kelas Dunia.
2. Kelas Dunia : a) Menunjukkan kinerja yang melebihi ekspektasi pihak- pihak yang berkepentingan, b) Memberikan layanan yang mudah, terpadu, dan tuntas dalam berbagai masalah kelistrikan, c) Menjalin hubungan kemitraan yang akrab dan setara dengan pelanggan serta mitra usaha Nasional dan Internasional, d) Bekerja dengan pola pikir prima (Mindset of
Excellence), e) Diakui oleh pelanggan dan mitra kerja sebagai perusahaan
yang mampu memenuhi standar mutakhir dan paling baik.
3. Bertumbuh-kembang : a) Antisipatif terhadap perkembangan lingkungan usaha dan selalu siap menghadapi berbagai tantangan, b)Secara konsisten menunjukkan kinerja yang lebih baik.
4. Unggul : a) Menjadi yang terbaik dalam bisnis kelistrikan dan memenuhi tolak ukur mutakhir dan terbaik. Memposisikan diri sebagai perusahaan yang terkemuka dalam peraturan bisnis kelistrikan dunia, b) Mengelola usaha dengan mengedepankan pemberdayaan potensi insani secara maksimal, c) Meningkatkan kualitas proses, system, produk, dan pelayanan secara berkesinambungan.
5. Terpercaya : a) Memegang teguh etika bisnis yang tertinggi, b) Menghasilkan kinerja terbaik secara konsisten, c) Menjadikan
commit to user
6. Potensi Insani : a) Keberhasilan perusahaan lebih ditentukan oleh kesadaran anggota perusahaan untuk memunculkan seluruh potensi mereka dalam wujud wawasan aspiratif dan etikal, rasa kompeten, motivasi kerja, semangat bekerja sama, b) Potensi insani diperkaya dengan kompetensi yang terbentuk dari pengetahuan substantial, pengetahuan kontekstual, keterampilan, kemampuan, pengalaman, dan jaringan kerja sama.
Demi mewujudkan cita-cita atau visi tersebut, PT PLN (Persero) mempunyai misi antara lain :
a. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham. b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas
kehidupan masyarakat.
c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi. d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
PT PLN (Persero) juga mempunyai sebuah motto yang akan mempengaruhi kinerja setiap karyawannya maupun atasannya. Motto atau semboyan PLN adalah “Listrik untuk Kehidupan Yang Lebih Baik (Electricity
for a Better Life)”.
Dalam menjalankan tugasnya, PT PLN (Persero) mempunyai empat falsafah yang di yakini oleh setiap karyawan PT PLN (Persero), antara lain :
a. Perusahaan kita bukan sekedar penyedia energi akan tetapi juga berkontribusi pada pengembangan masyarakat yang produktif dan peningkatan kualitas kehidupan masyarakat.
b. Keberhasilan perusahaan bukan sekedar ditentukan oleh besarnya laba tapi juga oleh kemampuan perusahaan memberikan pelayanan terbaik kepada para pelanggan, sehingga mereka mampu ikut serta aktif dalam kegiatan produtif dan memperoleh kehidupan yang sejahtera.
c. Pekerja PLN bukan faktor produsi, tetapi adalah manusia bermartabat yang memiliki potensi, yang dapat dikontribusikannya untuk mewujudkan keberhasilan perusahaan.
commit to user
d. Kegiatan Usaha dan Proses Kerja tidak sekedar dijalankan untuk mengejar efisiensi melainkan juga untuk memungkinkan terjadinya kerja sama cerdas pembaruan perusahaan secara berkesinambungan, dalam penyelenggaraan bisnis secara vertikal.
C. Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan hubungan antara personil dalam menyelesaikan tugas perusahaan maupun suatu organisasi. Struktur organisasi yang baik akan menunjang pengelolaan perusahaan yang baik pula. Dengan demikian diharapkan dapat mencapai hasil yang maksimal, baik dalam kualitas maupun kuantitas.
Suatu organisasi yang baik, terdapat hubungan antar orang-orang yang menjalankan aktivitas organisasi yang menggambarkan hubungan masing- masing kegiatan dan fungsi untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Struktur organisasi yang ditetapkan di PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surakarta adalah organisasi garis dan dalam melaksanakan tugas-tugasnya Manajer dibantu oleh Asisten Manajer yang sesuai dengan keahliannya. Dalam kegiatan operasional, Asisten Manajer memberi perintah kepada tiap-tiap bagian secara langsung, namun demikian Manajer merupakan penanggung jawab tertinggi di perusahaan. Struktur organisasi di maksud sebagian dalam bagan 3.1 di bawah ini.
Sesuai SK 175.K/GM.DJTY/2005 Tanggal 24 Juli 2008
3
commit to user
Kaitannya dengan kearsipan yang memperoleh wewenang seluasnya, dalam struktur organisasi bagian sekretaris umum atau lebih di kenal dengan administrasi umum itu terletak di bawah naungan asisten manager SDM dan administrasi. Asisten manager SDM dan administrasi mempunyai tugas yang termasuk di dalamnya tugas administrasi umum, antara lain :
a. Menyusun dan mengusulkan Formasi Tenaga Kerja (FTK). b. Melaksanakan program pendidikan dan pelatihan pegawai. c. Melaksanakan pengembangan karir pegawai.
d. Melaksanakan updating data pegawai. e. Melaksanakan penilaian kinerja pegawai. f. Menyusun dan mengusulkan mutasi pegawai. g. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
h. Mengelola penyusunan anggaran pegawai dan pembayaran penghasilan pegawai.
i. Mengelola kesekretarisan dan rumah tangga kantor.
j. Membuat evaluasi triwulanan atas kegiatan SDM dan Administrasi dan rencana perbaikannya.
Area pelayanan PT PLN (Persero) APJ Surakarta mencakup keseluruhan wilayah eks karisidenan Surakarta. Dalam melayani pelanggannya terdapat unit-unit pelayan jaringan (UPJ). Unit Pelayanan Jaringan untuk PT PLN (Persero) APJ Surakarta yaitu :
1. UPJ Karanganyar 2. UPJ Sukoharjo 3. UPJ Grogol 4. UPJ Wonogiri 5. UPJ Sragen 6. UPJ Palur 7. UPJ Kartasura 8. UPJ Jatisrono 9. UPJ Sumberlawang 10. UPJ Manahan
commit to user
11. UPJ Surakarta Kota
Secara kuantitatif dilihat dari jumlah karyawan, PT. PLN (Persero) APJ Surakarta tergolong perusahaan besar. Jumlah keseluruhan karyawan adalah 325 (tiga ratus dua puluh lima) orang mencakup keseluruhan bidang kerja. Rincian komposisi karyawan sebagaimana di sajikan dalam tabel di bawah ini.
Tabel 3.1
Komposisi Karyawan Berdasarkan Bidang Kerja di PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Surakarta
NO BIDANG KERJA JUMLAH
1. Manajer APJ Surakarta 1
2. Fungsioanal Ahli APJ Surakarta 9
3. Pemasaran 18 4. Niaga 16 5. Distribusi 41 6. Keuangan 17 7. SDM dan Administrasi 11 8. UPJ Karanganyar 19 9. UPJ Sukoharjo 21 10. UPJ Grogol 20 11. UPJ Wonogiri 20 12. UPJ Sragen 22 13. UPJ Palur 19 14. UPJ Kartasura 19 15. UPJ Jatisrono 19 16. UPJ Sumberlawang 20 17. UPJ Manahan 17
18. UPJ Surakarta Kota 16
Jumlah Keseluruhan 325
commit to user
Untuk mewujudkan wawasan bersama setiap anggota perusahaan PT PLN (Persero) menjunjung dan menerapkan tata nilai-nilai :
1. Saling Percaya (mutual trust)
Suasana saling menghargai dan terbuka diantara sesama anggota perusahaan yang dilandasi oleh keyakinan akan integritas, itikad baik, dan kompetensi dari pihak-pihak yang saling berhubungan dalam penyelenggaraan praktek bisnis yang bersih dan etika.
2. Integritas (integrity)
Wujud dari sikap anggota perusahaan yang secara konsisten menunjukkan selaras antara perkataan dan perbuatan, dan rasa tanggung jawab terhadap pengelolaan perusahaan dan pemanfaatan kekayaan perusahaan untuk kepentingan baik jangka pendek maupun jangka panjang, serta rasa tanggung jawab terhadap semua pihak yang berkepentingan.
3. Peduli (care)
Cerminan dari suatu niat untuk menjaga dan memeliharakualitas kehidupan kerja yang dirasakan anggota perusahaan, pihak-pihak yang berkepentingan dalam rangka bertumbuh kembang bersama, dengan dijiwai kepekaan terhadap setiap permasalahan yang dihadapi perusahaan serta mencari solusi yang tepat.
4. Pembelajar (learner)
Sikap anggota perusahaan untuk selalu barani mempertanyakan kembali system dan praktek pembangunan, manajemen operasi, serta berusaha menguasai perkembangan ilmu dan teknologi mutakhir demi pembaruan perusahaan serta berkelanjutan.
commit to user
BAB IV PEMBAHASANA. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta
Dalam pengamatan ini, kearsipan di PT PLN (persero) APJ Surakarta di tinjau dari delapan hal yaitu jenis arsip, pedoman, asas, volume arsip, pencatatan, pemyimpanan, sarana prasarana serta petugas. Jenis arsip yang ada di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis di bagi menjadi dua, yaitu dinamis aktif dan dinamis inaktif. Berdasarkan bentuk fisiknya arsip di PT PLN APJ (Persero) Surkarta ada yang berupa arsip tekstual, arsip kartografik dan kearsitekturan, arsip film, arsip video, arsip gambar statik, arsip rekaman suara serta arsip elektronik (arsip komputer).
Untuk mengatur tatalaksana kearsipan di lingkungan PT PLN (Persero) sejak tahun 1966 telah memiliki pedoman dan petunjuk surat dinas Nomor A1/1966, diganti dengan keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989, kemudian disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero).
Asas yang melandasi kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta ada empat. Pertama asas kemanan yaitu semua jenis surat dinas pada dasarnya bersifat tertutup, sehingga keberadaannya perlu dijaga kerahasiaan isinya. Oleh karena itu, seluruh komponen pegawai PT PLN (Persero) tidak diperkenankan memberikan informasinya kepada pihak-pihak yang tidak berkepentingan baik secara tertulis dan atau memberikan foto copy-nya. Yang kedua adalah asas pembakuan. Yang di maksud asas pembakuan adalah surat dinas harus diproses dan disusun menurut tata cara yang telah di tetapkan kecuali yang diatur secara khusus. Dengan demikian akan diperoleh dua manfaat sekaligus , yaitu berdaya guna dan berhasil guna. Yang ketiga adalah asas pertanggungjawaban, yaitu secara administrasi surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi, format maupun dari
commit to user
prosedur penerbitannya. Yang terakhir adalah asas keterkaitan yaitu informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut ke tahap penggunaan yang kemudian pemeliharaan dan terakhir pada tahap pemusnahan. Keempat tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai daur hidup kearsipan yang harus dikelola secara utuh sebagai sistem. Dengan demikian seluruh kegiatan tatalaksana surat merupakan bagian integral dari tatalaksana kearsipan.
Jumlah atau volume arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta di sangatlah banyak. Itu menunjukkan bahwa PT PLN (Persero) APJ Surakarta merupakan perusahaan besar. Arsip di APJ Surakarta di dominasi surat, sekitar 70% arsipnya berupa surat, dan yang 30% dapat berupa arsip video, arsip elektronik dan lain sebagainya. Hal ini seperti yang di utarakan petugas arsiparis PT PLN (Persero) APJ Surakarta:
“Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta arsipnya sekitar 70% tercipta dari surat yang 30% tercipta dari selain surat, seperti video, arsip elektronik dan lain-lain” (hasil wawancara 27 Januari 2011)
Dalam hal pencatatan arsip PT PLN (Persero) APJ Surakarta masih menggunakan sistem lama, yaitu sistem buku agenda. Walaupun masih menggunakan sistem lama, PT PLN (Persero) APJ Surakarta termasuk perusahaan yang besar hal ini dapat di lihat dari volume arsip yang tercipta. Penyimpanan arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta menggunakan kode angka yang telah di tentukan berdasarkan bidang masing-masing. Sarana prasarana kearsipan di PT PLN (Perseo) APJ Surakarta sudah terbilang lengkap, tetapi belum adanya gedung khusus untuk penyimpanan arsip. Petugas khusus arsip atau arsiparis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta tidak ada. Karena kearsipan di APJ Surakarta di pegang atau di kendalikan oleh bagian sekmum yang merangkap sebagi arsiparis di APJ Surakarta.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat di pahami bahwa arsip di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sekitar 70% arsip tercipa dari surat. Dalam kegiatan kearsipan ada dua kendala yang sangat pokok yaitu tidak adanya gedung yang khusus untuk penyimpanan arsip serta tidak adanya arsiparis.
commit to user
B. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta
Manajemen arsip dinamis aktif di APJ Surakarta di laksanakan dengan pola buku agenda, yang di golongkan berdasarkan kode angka yang telah di tentukan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah identifikasi atau pengenalan surat dalam rangka membantu terlaksananya kegiatan menghimpun, menyimpan dan menyajikan kembali. Kode pokok masalah yang di pergunakan dalam pemberian nomor surat adalah sebagai berikut :
a. Kode angka 0 tentang Manajemen b. Kode angka 1 tentang Ketenagalistrikan
c. Kode angka 2 tentang Penelitian dan Pengembangan d. Kode angka 3 tentang Pendidikan dan Pelatihan e. Kode angka 4 tentang SDM dan Organisasi f. Kode angka 5 tentang Keuangan
g. Kode angka 6 tentang Logistik
Dengan demikian, pengelolaan arsip mulai dari pengurusan sampai pemusnahan menggunakan buku agenda dengan kode masing-masing. Menurut pegawai yang di bagian sekretaris umum yang di tunjuk sebagai unit kearsipan di APJ Surakarta, menyatakan bahwa :
“Pencatatan dokumen masuk adalah menggunakan buku agenda yang di mulai dari pngurusan surat (baik surat masuk maupun surat keluar), penataan berkas , penemuan kembali serta pemindahan arsip yang retensinya sudah habis” (hasil wawancara tanggal 27 Januari 2011) Prosedur manajemen arsip dinamis aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta melalui empat tahap yaitu Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan dan Penyusutan.
1. Penciptaan
Dalam penciptaan manajemen arsip dinamis aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah salah satunya pengurusan surat. Pengurusan surat di APJ Surakarta meliputi kegiatan :
commit to user
a. Surat Masuk
1) Penerimaan surat, kegiatan ini meliputi menerima surat masuk dan memeriksa apakah alamatnya sesuai dengan tujuannya
2) Surat di buka oleh unit kearsipan atau sekmum setelah itu di tulis di buku agenda
3) Dari unit kearsipan di buatkan disposisi ke sekretaris MAPJ
4) Di sekretaris MAPJ surat di agendakan, setelah itu di buatkan disposisi ke MAPJ
5) Dari MAPJ kembali ke sekretaris MAPJ kemudian dari sekretaris MAPJ kembali lagi ke unit kearsipan atau sekmum yang kemudian diarahkan ke unit pengolah atau tujuan sesuai dengan isi disposisi oleh MAPJ
6) Unit pengolah menindak lanjuti isi surat
Prosedur penciptaan arsip melalui pengurusan surat tersebut, berdasarkan data dari PT PLN (Persero) APJ Surakarta di gambarkan dalam bagan sebagai berikut:
Gambar 4.1 alur surat masuk
Unit kearsipan / sekmum
Sekretaris MAPJ
MAPJ Unit Pengolah
commit to user
Penciptaan arsip melalui pengelolaan surat masuk di PT PLN (Persero) APJ Surakarta cukup banyak. Berdasarkan Tabel 4.1 berikut dapat diketahui bahwa pada tahun 2010, jumlah penciptaan arsip melalui surat masuk adalah 2360. Hal ini menunjukkan bahwa rata-rata penciptaan arsip melalui pengelolaan surat masuk pada PT PLN (Persero) APJ Surakarta adalah hamper 200 surat per bulan. Jenis arsip yang sesuai dengan kode masalah tercatat bahwa mayoritas adalah yang berkaitan dengan manajemen dan logistik.
TABEL 4.1