Pemeliharaan arsip dinamis inaktif termasuk di dalamnya adalah penyimpanan arsip dinamis inaktif. Tahap-tahap penyimpanan arsip dinamis inaktif menurut Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero) adalah:
a. Sortir
Sortir dalam kegiatan penyimpanan arsip inaktif dilakukan untuk mengelompokkan antara arsip dengan non arsip, kelompok series arsip yang satu dengan kelompok yang lain, berdasarkan urutan kode nomor dan lain-lain. Sehingga akan memudahkan dalam rangka memasukkan arsip ke dalam boks atau menata boks dalam rak.
b. Penataan Arsip dan Boks
Penataan arsip dalam setiap boks sebagaimana telah disampaikan di atas,harus senantiasa memperhatikan penataan arsip ketika ia masih aktif. Setelah semua arsip dimasukkan ke dalam boks dan boks tersebut diberi nomor sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya, maka langkah berikutnya adalah menata boks dalam rak arsip.
Penataan boks dalam setiap raknya juga perlu dilaksanakan secara tepat dengan teknik yang mudah dan efisien. Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta dengan pengaturan boks terkecil berada di ujung kiri atas, kemudian diurut ke arah kanan, turun ke bawah diurut ke arah kiri, turun diurut ke arah kanan, turun lagi di urut ke arah kiri dan seterusnya. Teknik ini tentu saja tidak baku, dan Arsiparis dapat menggunakan sistem penataan lainnya, misalnya dengan pengelompokan nomor ganjil dan genap, atau yang lainnya.
c. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip
Daftar pertelaan arsip adalah suatu istilah untuk penamaan alat
finding aids (alat bantu penemuan arsip). Karena di PT PLN (Persero)
APJ Surakarta menggunakan sistem numerik, maka metode penemuannya tidak langsung. Penemuan tidak langsung harus menggunakan alat bantu penemuan yang menjadi pedoman atau petunjuk di mana arsip di simpan.
commit to user
4. Pemusnahan
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip melalui cara di hancurkan maupun kertasnya di jual per kilo. Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terloanjur di musnahkan tidak dapat tercipta lagi. Pada hakekatnya, pemusnahan arsip di laksanakan untuk memelihara kontinuitas pengelolaan arsip dan memelihara keimbangan hidup arsip, sejak arsip di ciptakan kemudian di kelola pada akhirnya di musnahkan. Untuk menghindari resiko yang akan terjadi, prosedur pemusnahan arsip dalam Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero) adalah:
a. Pemeriksaan
Pemeriksaaan di laksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya. Pe4meriksaan ini di laksanakan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip, maka arsip tersebut perlu di periksa kebenaran isinya, kelengkapan informasinya, kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain. Apabila di dalam tahap pemeriksaan di ketahui bahwa arsip teresebut bmemang telah habis retensinya, tidak terkait dengan arsip lain dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan, maka langkah berikutnya adalah pendaftaran. b. Pendaftaran
Arsip yang telah di periksa sebagai arsip yang di usulkan musnah, harus di buat daftarnya. Dengan demikian dari daftar ini di ketahui secara jelas infomasinya tentang arsip yang akan di musnahkan.
c. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta pembentukan panitia pemusnahan di laksanakan jika arsip yang akan di musnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan di musnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu di buat kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit secara fungsional bertugas mengelola arsip.
commit to user
d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
Penilaian arsip pada dasarnya di lakukan setiap kali menyeleksi arsip yang akan di musnahkan. Namun untuk arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun, kiranya cukup di laksanakan oleh perusahaan pemilik arsip. Kemudian di sahkan oleh pimpinan perusahaan untuk di lakasanakan pemusnahan.
Setelah di nilai secara cermat, maka arsip yang akan di musnahkan tersebut perlu di sahakan oleh pemimpin perusahaan melalui produk hokum intern.
e. Pembuatan Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting, di samping itu daftar arsip yang di musnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum, bahwa pelaksanaan pemusnahan di lakukan secara sah. Selain itu juga berfungsi sebagai sebagai pengganti arsip yang di musnahkan.
f. Pelaksanaan Pemusnahan
Di PT PLN (Persero) APJ Surakarta pemusnahan arsip di laksanakan dengan cara di buat bubur kertas dengan mesin penghancur kertas. Hal itu di pertegas dengan pernyataan ibu Martini selaku arsiparis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta.
“Pemusnahan arsip di APJ Surakarta ini di lakukan dengan cara di hancurkan dengan mesin penghancur kertas, dalam pemusnahan arsip dalam APJ ini biasanya melibatkan pihak ketiga” (wawancara 27 Januari 2011)
Dari pernyataan di atas, dapat di ketahui bahwa di PT PLN (Persero) APJ Surakarta manajemen atau pengerlolaan arsip dinamis inaktif sudah di tata dengan pola yang baik yang sesuai dengan prosedur yang di tentukan, sehingga arsip mudah di temukan kembali apabila di perlukan.
commit to user
BAB V PENUTUPA. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari pengamatan magang yang telah di lakukan tentang Manajemen Arsip Dinamis di PT PLN (Persero) APJ Surakarta, bahwa kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta sudah di lakukan dengan baik. Kearsipan di PT PLN (Persero) APJ Surakarta berpedoman pada surat dinas Nomor A1/1966, diganti dengan keputusan Direksi PLN No. 026/DIR/1989, kemudian disempurnakan dengan keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero).
Arsip pada PT PLN (Persero) APJ Surakarta mayoritas (sekitar 70%) adalah tercipta dari surat. Pelaksanaan kearsipan di instansi ini berasaskan keamanan, pembakuan, pertanggungjawaban dan keterkaitan. Manajemen arsip dinamis arsip aktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta meliputi pengurusan surat (surat masuk dan surat keluar), penataan berkas, peminjaman arsip, pemeliharaan arsip (fisik arsip dan informasi yang terkandung di dalam arsip) dan pemusnahan berupa penyusutan atau pemindahan.
Sama halnya dengan manajemen arsip dinamis aktif, Manajemen arsip dinamis inaktif di PT PLN (Persero) APJ Surakarta meliputi kegiatan penerimaan arsip dari perpindahan arsip dinamis aktif, pemeliharaan arsip yang di antaranya kegiatan penemuan kembali arsip apabila di perlukan, dan pemusnahan arsip yang kegiatanya menghancurkan arsip baik fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya sesuai jadwal retensi arsip yang di tentukan. Hal utama yang menbedakan adalah pada tahap pemusnahan. Pada manajemen arsip dinamis aktif, tahap ini berupa penyusutan dan pemindahan sedangkan pada manajemen arsip dinamis inaktif berupa penghancuran.
Hasil temuan pengamatan yang dicatat sebagai kekurangan atau kendala dalam manajemen arsip dinamis yang di hadapi PT PLN (Persero) APJ
commit to user
Surakarta adalah Pencatatan arsip khususnya surat, masih menggunakan sistem lama, yaitu sistem buku agenda. Selain itu, pada instansi ini jumlah pegawai yang mengurusi arsip (arsiparis) belum ada, masih di bebantugaskan kepada bagian sekretariat umum. Kendala lainnya adalah belum tersedianya gedung atau ruang khusus untuk menyimpan arsip sehingga sering terlihat hanya di tumpuk di sudut-sudut ruangan.
B. Saran
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dipaparkan diatas, penulis mengemukakan saran-saran dengan harapan dapat di jadikan masukan dan pertimbangan bagi PT PLN (Persero) APJ Surakarta dalam rangka meningkatkan kualitas perusahaan khususnya dalam kearsipan. Saran-saran tersebut adalah :
1. Perlu adanya penambahan sumber daya manusia yang khusus mengelola arsip (arsiparis), sehingga seorang pegawai yang khusus mengelola arsip tidak merangkap tugas lain.
2. Perlu didirikannya gedung atau ruangan yang khusus untuk penyimpanan arsip, sehingga tidak akan terjadi penumpukan arsip di tempat yang kurang layak.
3. Khususnya dalam pencatatan arsip seharusnya menggunakan sistem baru, yaitu sistem kartu kendali, karena PT PLN (Persero) APJ Surakarta temasuk besar, jadi volume surat masuknya banyak sehingga akan menghindari pencataan berulang-ulang apabila menggunakan buku agenda dalam pencatatannya.