SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan untuk Memenuhi Syarat Mencapai Gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd)
Disusun Oleh : Uswatun Hasanah
1112018200040
JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
i
ABSTRAK
Uswatun Hasanah 1112018200040, “Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis
di SMK Al Washilah Jakarta” skripsi di bawah bimbingan Ibu Dra.
Nurdelima Waruwu, M.Pd, dan Bapak Drs. Ali Nurdin, M.Pd. Jurusan Manajemen Pendidikan, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2016.
Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan manajemen arsip dinamis di SMK Al Washilah mulai dari tahap penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi, wawancara, dan studi dokumen. Sedangkan teknik analisis data meliputi redukasi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan manajemen arsip dinamis di SMK Al Washilah yang meliputi tahap penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip sudah dilakukan oleh pengelola arsip, namun dalam pelaksanaannya masih berdasarkan pengetahuan pengelola arsip. Penciptaan arsip di SMK Al Washilah berpedoman pad SOP, pendistribusian arsip masih menggunakan pola lama untuk pengurusan surat masuk dan surat keluar, pada tahap penggunaan arsip telah dilakukan pencatatan peminjaman untuk menghindari resiko kehilangan arsip, pengelola arsip sudah melakukan pemelihraan arsip namun belum memenuhi standar yang tertera dalam peraturan Kepala ANRI Nomor: 07 tahun 2005 tentang pelestarian arsip, pada tahap penympanan arsip sekolah ini sudah memiliki ruangan khusus menyimpan arsip, penyusutan arsip sudah dilakukan di sekolah ini namun belum memiliki Jadwal Retensi Arsip.
Berdasarkan hasil penelitian ini, sebaiknya dalam pelaksanaan manajemen arsip dinamis di SMK Al Washilah memiliki pegawai khusus yang menangani arsip, selain itu akan lebih baik lagi jika pengelola arsip mengikuti pelatihan dan pengembangan manajemen kearsipan untuk meningkatkan kualitas pengelola arsip.
ii ABSTRACT
Uswatun Hasanah 1112018200040, “Implementation of Records Management at SMK Al Washilah Jakarta”. Mini Thesis the Guidance of Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd, and Drs. Ali Nurdin, M.Pd. Department of Management Education, The Faculty of Tarbiyah and Teacher’s Training, Syarif Hidayatullah State Islamic University Jakarta, 2016.
The purpose of this research is known of Records Management at SMK Al Washilah starting from the creation, distribution, use, maintenance, storage, and depreciation archives.
In this research the method used is qualitative method which aim. Techniques used in data collection are observation, interviews and document study. Data analysis technique includes data reduction, data presentation, and conclusion.
The results of this study can be concluded that the implementation of records management at SMK Al Washilah in the stage of creation, distribution, use, maintenance, storage, and archive depreciation has been done by archives, but the implementation is based on the knowledge archives. Creation of archives at SMK Al Washilah guided pad SOP, distributing archives are still using the old pattern for handling incoming and outgoing mail, at this stage of the use of the archive has been on record borrowing to avoid the risk of losing the archives, archives already doing pemelihraan archives but not yet meet the standards listed in ANRI Head regulation Number 07 of 2005 on the preservation of the archive, the archive penympanan stage of this school already has a special room to save the archive, the archive depreciation has been done at this school but do not have records Retention Schedule
Based on these results, we recommend the implementation of records management at SMK Al Washilah have special employees who handle archives, but it would be better if the archive manager of training and development to improve the quality of management of archival archives.
iii
KATA PENGANTAR
ميحرلا نمحرلا ها مسب
Puji syukur Alhamdulillah penulis haturkan kehadirat Ilahi Robbi, Allah
SWT. Tuhan semesta alam yang telah menciptakan manusia dari segumpal darah
sehingga manusia dapat hidup dengan cahaya ilmu dan pengetahuan. Dengan
itulah serta ridho-Nya penulis dapat menyelesaikan seluruh kewajiban dan
perjuangannya dalam menjalani penulisan skripsi UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta, termasuk melakukan penelitian dan menyusun laporan yang berjudul
“Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al Washilah Jakarta”.
Shalawat beserta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada Nabi
Muhammad SAW yang telah membimbing dan mendidik umatnya dengan ilmu
menuju jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyususnan skripsi ini masih
banyak kekurangan, karenannya penulis mohon kritik dan saran dari pembaca
agar menjadi lebih baik lagi di masa mendatang. Dalam penyusunan skripsi ini
penulis mendapatkan dukungan penuh dari berbagai pihak yang telah membantu
dan memberikan dorongan moril maupun materil. Ucapan terimakasih tersebut
penulis sampaikan khususnya kepada:
1. Prof. Dr. Ahmad Thib Raya, MA, Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan
Keguruan beserta staff yang telah memberikan kesempatan kepada penulis
untuk menempuh pendidikan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Dr. Hasyim Asy’ari M.Pd, selaku ketua Jurusan Manajemen Pendidikan, sekaligus Dosen Pembimbing Akademik penilis.
3. Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd, selaku dosen pembimbing I. Terimakasih
setulusnya penulis sampaikan atas apresiasi, nasehat, motivasi, dan
bimbingannya kepada penulis sehingga penulisan skripsi ini dapat
diselesaikan dengan baik.
4. Drs. Ali Nurdin, M.Pd, selaku dosen pembimbing II. Terimakasih
iv
bimbingannya kepada penulis sehingga penulisan skripsi ini dapat
diselesaikan dengan baik.
5. Seluruh dosen FITK khususnya dosen Manajemen Pendidikan yang telah
mengajarkan ilmu yang bermanfaat, mendidik dan membimbing penulis
selama kuliah di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, semoga apa yang telah
diajarkan bisa penulis terapkan dalam kehidupan penulis di masa yang
akan datang.
6. Seluruh pegawai dan staff perpustakaan, baik perpustakaan umum maupun
perpustakaan tarbiyah yang telah memberikan izin kepada penulis untuk
menggali ilmu, mencari referensi demi terselesaikannya skripsi ini.
7. Bapak Sahata Pane S.T, Kepala Sekolah SMK Al Washilah Jakarta serta
seluruh dewan guru dan pegawai yang telah memberikan izin bagi penulis
untuk melakukan penelitian, serta telah banyak membantu penulis dalam
memperoleh data dan informasi yang penting bagi penulis.
8. Yang tercinta Ayah Masan dan Ibu Hamliah, adikku Intan Prihatini,
beserta keluarga besarku yang tak henti-hentinya memberikan motivasi
serta do’a yang tulus demi keberhasilan penulis dalam menyelesaikan
pendidikan ini dengan baik. Dukungan moril maupun materil, kasih
sayang, nasehat serta bimbingan kalian yang luar biasa sangat bermanfaat
bagi penulis. Semoga Allah membalasnya dengan limpahan pahala yang
berlipat ganda. Aamiin.
9. H.M. Syahidi Rahman, MA. dan Ustadzah Atie Rohayati, S.Pd.I, Guru
yang sangat berjasa bagi penulis di dalam peyusunan skripsi ini. Semoga
Allah membalasnya dengan limpahan pahala yang berlipat ganda. Aamiin.
10.Adik-adikku yang lucu (Fairuz, Rasya, Quina, Caca, dan Dzakira) yang
selalu menjadi penghibur bagi penulis.
11.Teman-teman seperjuangan di Jurusan Manajemen Pendidikan Khususnya
Kelas B angkatan 2012, dan teman- teman Power Ranger. Terlebih kepada
Fitrianna, Nada Khoirotunnisa, Alprilia Rachmawati Nuryani, Annisa Nur
Utami, Siti Karisma, Azka Zakiyah, serta teman-teman seperjuangan lain
v
suka maupun duka, terimakasih atas kerjasama dukungan dan bantuan
kalian semua yang selalu memberikan semangat bagi penulis.
12.Sahabat-sahabat tercinta Sohiman, Putri Rijkiyah, S.Pd, Dyaan Farhan
Attazani, Diah Sismawati, Ameliani, Nur Atikah, Fitri Mustazhaika, Devi
Sri Mulyani, Nurul LH, dan Agis, terimakasih atas dukungannya dan
masukan-masukan positifnya kepada penulis.
13.Keluarga Besar Yayasan Pendidikan Islam Santanour, Kepada seluruh
rekan-rekan Guru RA dan MI An-Nuriyah, yang senantiasa memberi
motivasi dan dukungannya kepada penulis.
14.Serta keluarga Besar PASBARETA, Kak Fadhil, Asyrovi, Cherul, Herdi,
Sudirman, Ridho, Ajizah, dkk. Terimakasih semangatnya.
Penulis hanya dapat mendo’akan semua pihak yang telah berpartisipasi dan membantu penulis dengan tulus dalam penyusunan skripsi ini semoga dicatat
sebagai amal baik oleh Allah SWT. Dan akan dibalas dengan balasan kebaikan
yang berlipat ganda. Tak lupa penulis juga mohon dibukakan pintu maaf yang
sebesar-besarnya jika dalam penulisan skripsi ini terdapat hal yang kurang
berkenan. Penulis sangat berharap agar skripsi ini bisa bermanfaat khususnya bagi
penulis dan umumnya bagi para pembaca sekalian.
Jakarta, 29 November 2016
vi
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING LEMBAR PENGESAHAN UJIAN
SURAT PERNYATAAN KARYA SENDIRI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Identifikasi Masalah ... 3
C. Pembatasan Masalah ... 4
D. Perumusan Masalah ... 4
E. Manfaat Penelitian ... 4
BAB II KAJIAN TEORI A. Deskripsi Teoritik ... 6
1. Pengertian Arsip ... 6
2. Arsip Dinamis ... 10
3. Manajemen Kearsipan ... 12
a. Pengertian Manajemen Kearsipan ... 12
b. Fungsi Manajemen Kearsipan ... 13
c. Sistem Kearsipan yang Baik ... 16
4. Pengelolaan Arsip Dinamis ... 20
a. Tahap Penciptaan Arsip ... 22
b. Tahap Pendistribusian Arsip ... 24
vii
d. Tahap Pemeliharaan Arsip ... 30
e. Tahap Penyimpanan Arsip ... 33
f. Tahap Peyusutan Arsip ... 44
B. Penelitian Relevan ... 47
C. Kerangka Berpikir ... 47
BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tujuan Penelitian... 50
B. Tempat dan Waktu Penelitian ... 50
C. Metodologi Penelitian ... 50
D. Sumber Data ... 51
E. Teknik Pengumpulan Data ... 52
F. Teknik Analisis Data ... 53
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Objek Penelitian ... 55
1. Latar Belakang Berdirinya SMK Al Washilah Jakarta ... 55
2. Tujuan SMK Al Washilah Jakarta ... 55
3. Visi dan Misi SMK Al Washilah Jakarta ... 56
4. Struktur Oranisasi SMK Al Washilah Jakarta... 56
5. Keadaan Guru, Ssiwa, dan Karyawan SMK Al Washilah Jakarta .... 58
6. Keadaan Sarana dan Prasarana SMK Al Washilah Jakarta... 60
B. Hasil Penelitian ... 61
1. Penciptaan Arsip ... 62
2. Distribusi Arsip ... 65
3. Penggunaan Arsip ... 67
4. Pemeliharaan Arsip ... 69
5. Penyimpanan Arsip ... 71
viii
BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN ... 76
B. SARAN ... 77
DAFTAR PUSTAKA ... 78
x
Tabel 2.2 Contoh Penulisan Indeks dengan Cara Straight Order ... 38
Tabel 2.3 Contoh Penulisan Indeks dengan Cara Indexing Order ... 38
Tabel 2.4 Indeks Nama Orang ... 39
Tabel 2.5 Indeks Nama Perusahaan ... 39
Tabel 2.6 Jadwal Retensi Arsip ... 45
Tabel 3.1 Kisi-Kisi Wawancara ... 52
Tabel 4.1 Struktur Organisasi ... 57
Tabel 4.2 Jumlah Guru ... 58
Tabel 4.3 Jumlah Karyawan ... 58
Tabel 4.4 Data Guru dan Karyawan ... 58
Tabel 4.5 Jumlah Murid TKJ ... 60
Tabel 4.6 Jumlah Murid AP ... 60
xi
Lampiran 2 : Pedoman Wawancara
Lampiran 3 : Hasil Wawancara Kabag Tata Usaha
Lampiran 4 : Hasil Wawancara Kepala Sekolah
Lampiran 5 : Hasil Wawancara Staf Administrasi
Lampiran 6 : SOP Pengarsipan Surat SMK Al Washilah
Lampiran 7 : Contoh Kop Surat SMK Al Washilah Jakarta
Lampiran 8 : Dokumentasi
Lampiran 9 : Lembar Uji Referensi
Lampiran 7 : Surat Permohonan Bimbingan Skripsi
Lampiran 8 : Surat Permohonan Izin Penelitian
Lampiran 9 : Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian
1
Kegiatan administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan
data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan
keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali arsip secara
keseluruhan dan dalam suatu hubungan satu sama lain. Kegiatan
administrasi selalu ada disemua ruang lingkup kerja ataupun kegiatan, baik
di instansi pemerintah, umum maupun lembaga pendidikan. Administrasi
identik dengan surat-menyurat atau ketatausahaan.
Kegiatan pendukung yang terdapat pada setiap bagian dalam suatu
organisasi atau sekolah memiliki fungsi yang cukup penting. Pada
mulanya ketatausahaan berarti setiap penyusunan keterangan di buat
secara sistematis dan pencatatannya dibuat secara tertulis dengan maksud
untuk memperoleh keterangan keterangan dalam keseluruhan kegiatan
sekolah dan dalam kesatuan hubungan antara suatu kegiatan dan kegiatan
lainnya.
Kegiatan administrasi yang dilakukan hampir seluruhnya
menggunakan bahan berupa kertas. Surat-surat atau informasi tersebut
tidak boleh hilang, karena apabila terjadi kehilangan surat-surat dan
informasi penting lainnya maka akan menimbulkan kerugian bagi instansi
tersebut. Di sinilah pentingnya salah satu kegiatan dalam bidang
administrasi atau ketatausahaan, yaitu pengelolaan arsip.
Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan,
keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan
pengendalian secepat-cepatnya.1
Karena signifikannya sebuah informasi, arsip harus dikelola di
dalam suatu system yang disebut manajemen keasripan. Manajemen
kearsipan merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup arsip.
Seluruh lembaga atau organisasi membutuhkan manajemen dokumen
karena membutuhkan akses yang efektif dan efisien terhadap data serta
informasi yang ada di dalam organisasi, khususnya lembaga pendidikan
dimana lembaga tersebut banyak menyimpan data-data yang bersifat
penting.
Sebagaimana dijelaskan dalam firman Allah dalam surat Al
Jaatsiyah ayat 29 yang artinya: “inilah kitab (catatan) kami yang menuturkan terhadapmu dengan benar. Sesungguhnya kami telah
menyuruh mencatat apa yang telah kamu kerjakan. Dalam firman Allah
tersebut dijelaskan bahwa Allah memerintahkan kepada setiap manusia
agar setiap pekerjaan yang telah dikerjakan harus ada catatannya, karena
setiap catatan akan dijadikan sebuah laporan pertanggungjawaban
diakhirat. Begitu pula didalam organisasi, pekerjaan yang dilakukan harus
dicatat, disimpan dan dipelihara untuk dijdikan pedoman bagi pimpinan
dalam mengambil keputusan.
Serta mengutip dari pernyataan salah satu guru di SMK Al
Washilah mengatakan bahwa “ kearsipan sangat penting bagi sekolah, di
mana kearsipan dapat dijadikan sebagai bahan atau pedoman kepala
sekolah untuk mengambil keputusan dan merumuskan kebijakan, namun
dalam kegiatan arsip di sini belum ada tenaga khusus yang menangani
kersipan, jadi arsip masih dikelola oleh Tata Usaha” (Untari S.Pd, wawancara, 17 Juli 2016).
Arsip-arsip yang ada di lembaga pendidikan di antaranya adalah
kurikulum, proses belajar mengajar, administrasi dan manajemen sekolah,
1
organisasi dan kelembagaan, sarana dan prasarana, tenaga kependidikan
dan staf- stafnya, pebiayaan, dan peserta didik.
Namun pada kenyataan yang terjadi saat ini bahwa kearsipan
belum mendapatkan perhatian khusus. Berdasarkan penelitian awal penulis
menemukan bahwa dalam pengelolaan arsip di SMK Al Washilah belum
ada petugas khusus yang menangani bagian arsip. Mengenai sarana dan
prasarana arsip di SMK Al washilah, ruangan penyimpanan sudah tersedia,
namun ruangan penyimpanan arsip seringkali dipindahkan karena alasan
tertentu, sehingga dengan adanya pemindahan ini resiko kehilangan arsip
bisa saja terjadi. Karena sekolah ini berada dibawah naungan Yayasan,
maka ada beberapa arsip yang disimpan oleh pihak Yayasan, berupa data
SPP, dan data keuangan lainnya semua dikelola oleh yayasan. Pihak
sekolah juga kurang memperhatikan tahap Penyusutan Arsip, dimana
penyusutan arsip dilaksanakan hanya berdasarkan teori tapi tidak ada
jadwal tertulis untuk mengadakan penyusutan arsip.
Dari berbagai permasalahan yang terjadi penulis ingin membahas
pentingnya memberikan petunjuk kerja bagaimana seharusnya arsip-arsip
tersebut dikelola, dari mulai penerimaan sampai dengan penyusutannya.
Melihat kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya peran
arsip bagi sekolah, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian
dengan judul “PELAKSANAAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI SMK AL WASHILAH JAKARTA”
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut maka dapat di indentifikasi
masalah sebagai berikut :
1. Rendahnya pemahaman tenaga administrasi tentang manajemen
kearsipan yang baik
2. Kurang terpeliharanya arsip dengan baik
4. Kurangnya perhatian dari pihak sekolah terhadap penyusutan dan
pemusnahan arsip.
C. Pembatasan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah di atas diperlukan pembatasan
masalah agar penelitian ini dapat dilaksanakan dengan mudah, terarah,
tidak meluas, dan mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan.
Maka untuk menentukan fokus penelitian, penulis hanya meneliti
mengenai Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al Washilah Jakarta, meliputi: Tahap penciptaan, tahap pendistribusian, tahap penggunaan arsip, tahap pemeliharaan arsip, tahap penyimpanan arsip, dan
tahap penyusutan arsip.
D. Perumusan Masalah
Dari latar belakang dan pembatasan masalah di atas, maka
perumusan permasalahan dalam penelitian ini tentang Bagaimana
Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al Washilah Jakarta yang
meliputi: Tahap Penciptaan, Tahap Pendistribusian, Tahap Penggunaan
Arsip, Tahap Pemeliharaan Arsip, Tahap Penyimpanan Arsip, dan Tahap
Penyusutan Arsip.
E. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Teoritis
Penelitian ini bermanfaat memberikan masukan pengembangan
ilmu pengetahuan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan
pelaksanaan manajemen kearsipan terutama bagi mahasiswa
manajemen pendidikan.
2. Manfaat praktisi
a. Bagi Sekolah
Penelitian ini diharapkan menjadi masukan dan saran bagi
sekolah, agar kedepannya dapat melaksanakan manajemen
b. Bagi Penulis
Menambah pengalaman dan ilmu mengenai masalah yang
berhubungan dengan pengelolaan kearsipan.
c. Bagi Universitas
Penelitian ini diharapkan dapat membantu mahasiswa untuk
menerapkan ilmu yang pernah penulis terima untuk
mempraktekkannya langsung ke lapangan kerja, khususnya dalam
6
A. Deskripsi Teoritik
1. Pengertian Arsip
Yohannes Suraja menjelaskan bahwa Arsip adalah sekumpulan
warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis
sehingga dapat disediakan dengan cepat bilamana dibutuhkan. Didalam
pengertian arsip ini terkandung tiga ciri arsip yang baik yaitu sebagai
sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna, disimpan secara
sistematis, dan dapat disediakan dengan cepat bila dibutuhkan.1
Arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang
kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat berwujud
surat-menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi
keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan itu dapat berupa barang
cetakan, kartu-kartu lembaran dan buku catatan yang berisi korespondensi,
dapat juga berbentuk hasil penelitian, skripsi dan lain-lain.2
Menurut Atmosudirdjo, arcief dalam bahasa Belanda mempunyai pengertian sebagai berikut :
a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan arsip:
bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan,
akte-akte, daftar-daftar dan dokumendokumen.
b. Kumpulan literatur dari bahan-bahan kearsipan tersebut di atas.
c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.3
Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang “Kearsipan” Pasal 1 dijelasakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
1
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006),cet. 1, h.38.
2
A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan; Suatu Pengantar, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 1993), Cet.4, h.92.
3
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.4
Arsip dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai
“warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu)
pula”. Atas dasar pengertian diatas maka termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, datar gaji, daftar
harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.5
Ricks (1992) dalam Sambas Ali Mudini menyebutkan, “ record information, regardies off medium or characteristic, made or received by an organization that is useful in the operation of the organization.” (arsip
adalah suatu informasi yang terekam dalam media dan bentuk apapun,
yang di buat atau diterima oleh organisasi dalam rangkaoperasional
organisasi).6
Berdasarkan pengertian diatas penulis sependapat dengan teori
tersebut. Kemudian penulis mencoba menyimpulkan bahwa arsip adalah
setiap catatan yang tertulis, tercetak, maupun ketikan dalam bentuk huruf,
angka, ataupun gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai
bahan komunikasi dan sumber informasi yang terekam dalam kertas,
kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu
aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah.
4
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang “Kearsipan”.
5
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi…, h.1.
6
a. Jenis-jenis Arsip
Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh dan terus berubah
seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata
pemerintah.
Menurut Zulkifli Amsyah, ditinjau dari segi hukum dan
perundang-undangan arsip dibagai menjadi 2 (dua) jenis, yaitu:
a) Arsip Otentik yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan
asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda
keasbsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat
dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b) Arsip tidak otentik yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat
tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi,
film, microfilm, keluaran (output/print-out) computer, dan
media computer seperti disket dan sebagainya.7
Berdasarkan seringnya suatu arsip dipakai atau digunakan, arsip
dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu:
a) Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam
proses penyelenggaraan kerja.
b) Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan dalam proses
penyelenggaraan kerja tetapi kadang-kadang masih diperlukan
juga dalam proses penyelenggaraan pekerjaan.8
Berdasarkan teori diatas dapat disimpulkan bahwa arsip dibagi
menjadi dua jenis, yaitu: arsip otentik dan arsip tidak otentik. Arsip
Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan
tinta (bukan fotokopi atau film), sedangkan arsip tidak otentik yaitu
arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua macam yaitu: arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih
7
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,2003), Cet. 10, h.3- 4.
8
dipergunakan secara langsung dalam kegitan perkantoran sehari-hari,
sedangkan arsip stastis adalah asrip yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
b. Peranan dan Fungsi Arsip
a) Peranan Arsip
Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan” sebagai
“sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
“perencanaan”. “penganalisisan”. “pengembangan”, perumusan kebijaksanaan, pengambil keputusan, pembuatan laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.9
Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan
sumber dokumentasi. Sebagai informasi dan sumber dokumentasi.
Sebagai sumber informasi, maka arsip akan dapat membantu
mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah.
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh
pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil keputusan
secara tepat mengenai suau masalah yang sedang dihadapi.
Berdasarkan pengertian diatas penulis mencoba mnyimpulkan
bahwa arsip berperan sangat penting sebagai alat pengingat dan
sumber informasi baik individu maupun kelompok atau organisasi,
bagi pemimpin arsip berperan sebagai bahan untuk membuat
keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh karena itu harus ada
sistem kearsipan yang baik agar arsip dapat disajikan kembali
dengan mudah dan cepat.
b) Fungsi Arsip
Pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan karena arsip
memiliki banyak fungsi terutama sebagai sumber informasi.
9
Sebagai sumber informasi, arsip dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan sebagai berikut:10
1. Mendukung proses pengambilan keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan.
3. Mendukung pengawasan.
4. Sebagai alat pembuktan.
5. Sebagai memori organisasi.
6. Dapat digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi.
Menurut Yohannes Suraja, secara umum fungsi arsip adalah
menjadi sumber data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang
atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan
pelaksanaan tugas, fungsi dan pekerjaan di dalam organisasi dan
kebutuhan individual.Fungsi arsip dapat dibedakan menurut
penggolongan arsip dinamis dan arsip statis.11
Pada dasarnya Arsip dikelompokkan menjadi tiga yakni arsip
dinamis, arsip dinamis inaktif dan arsip statis. Arsip dinamis
merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan
pengambilan keputusan, arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis
yang yang jarang digunakan namun harus tetap dijaga untuk
digunakan untuk memenuhi syarat retensi sesuai undang-undang,
sedangkan arsip statis adalah dokumen yang disimpan permanen
karena alasan historis, administratif, hukum dan lain-lain, namun
tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Dari ketiga
macam arsip tersebut penulis memfokuskan pada arsip dinamis
untuk penelitian ini.
2. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
10
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.3.
11
penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi Negara.12
Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam
sistem computer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau
perorangan dalam transasksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai
bukti aktivitas tersebut. Definisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip
dinamis diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan. Arsip
dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai
bukti aktivitas tersebut.13
Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang
lazim digunakan meliputi:
(1) Arsip dinamis administrative, meliputi dokumentasi prosedur, formulir atau boring dan korespondensi. Contoh pedoman staf, rooster, buku log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukuan perjalanan.
(2) Arsip dinamis akuntansi meliputi laporan, formulir, dan korespondensi terkait. Contoh: tagihan invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.
(3) Arsip dinamis proyek meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.
(4) Berkas kasus meliputi arsip dinamis nasabah, asuransi, kontrak,
dan berkas tutntutan hukum.14
Arsip Dinamis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi
yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan organisasi dan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
organisasi swasta dan administrasi Negara.15
12
Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan,…, h.2.
13
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), h.13.
14
Ibid, h.13
15
Dari beberapa pengertian diatas penulis mencoba menyimpulkan
bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan organisasi maupun sekolah sebagai alat
pengambilan keputusan, dan juga sumber informasi.
3. Manajemen Kearsipan
a. Pengertian Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan adalah pelaksanaan pengaasan sistematik
dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh
sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi system
penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan
yang diperlukan. Dengan kata lain, manajemen kearsipan memerlukan
pengawasan sistematik mulai dari pencipataan, atau penerimaan arsip,
kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan,
sampai pada akhir pemusnahan arsip.16
Menurut Zulkifly Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang
berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan,
dengan kata lain manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan
arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan
pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan tersebut
meliputi siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati.17
Odgers (2005) dalam Badri M.Sukoco mendefinisikan
Manajemen Arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan
pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun
media elektronik. Adapun Charman (1998) mendefinisikannya
sebagai proses yang menitik beratkan pada efesiensi administrasi
perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak
lagi diperlukan.18
16
Laksmi,dkk, Manajemen Perkantoran Modern, (Jakarta: Rajawali Pers, 2015), Ed.1, Cet.1, h.207.
17
Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan,…, h.4.
18
Berdasarkan definisai diatas, penulis menyimpulkan bahwa
Manajemen Kearsipan adalah proses pengaturan kegiatan perkantoran
yang berhubungan dengan segala bentuk surat dokumen maupun
naskah yang bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali padaa
saat dokumen diperlukan. Oleh karena itu dalam pelaksanaan
manajemen kearsipan seorang manajer harus atau pengelola kearsipan
harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam proses
pengurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran lebih efektif dan
efisien.
b. Fungsi Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan dilakukan dengan melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen yang bentuknya yaitu aktivitas perencanaan
kearsipan, pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia
(staf) bagian kersipan, pengarahan kerja dan pegawai kersipan, dan
pengawasan terhadap kegiatan pokok (operasional) kersipan.19
Menurut teori diatas, fungsi-fungsi manjemen kearsipan adalah
sebagai beriut:
1) Fungsi Perencanaan
Menurut Stoner, Perencanaan adalah proses menetapkan
sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran
tersebut.20
Perencanaan adalah tahap awal dari sebuah kegiatan dan
menjadi syarat yang mutlak agar pelaksanaan manajemen
terlaksana dengan baik. Dalam melaksanakan perencanaan,
harus benar-benar memikirkan hal-hal buruk atau kendala yang
mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan kegiatan yang
direncanakan, serta memikirkan alternative yang bisa di
lakukan untuk menhadapi kendala yang terjadi.
19
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006),cet. 1, h.62-63.
20
Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan dilakukan
dengan menyusun pola klasifikasi arsip, kode, dan indeks;
menyusun pedoman pemrosesan surat masuk dan surat keuar;
menyusun jadwal retensi arsip; dan perencanaan fasilitas atau
perbekalan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas
kearsipan.21
2) Fungsi Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan fungsi kedua dalam
manajemen, pengorganisasian sendiri adalah suatu proses
kegiatan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan
tujuan-tujuan, sumber-sumber dan lingkungannya.
Adapun fungsi peorganisasin kearsipan dilakukan
dengan melaksanakan pembagian kerja, menetukan hubungan
kerja intern untit kearsipan, dan antara unit kersipan dengan
unit pengolah di dalam organisasi.22
3) Fungsi Penyusunan Staf
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa
penyusunan personalia pada suatu organisasi yang mencakup
perekrutan tenaga kerja, pengembangannya sehingga
memberikan daya guna maksimal kepada organisasi.23
Penyusunan staf berfungsi untuk menjalin bahwa
perusahaan atau organisasi mendapatkan pegawai yang tepat
dan memilkiki keahlian dibidang tertentu, untuk mengisi
jabatan atau pekerjaan tertentu.
Fungsi penyusunan staf dalam bidang kearsipan
mencakup pelaksanaan penentuan kebutuhan tenaga kerja
dibidang kearsipan, rekrutmen, seleksi, orientasi, penempatan,
21
Yohanes suraja. op.cit. h.65.
22
Ibid, h.65.
23
penggajian, penjaminan kesejahteraan, pengembangan pegawai
dan pemberhentian pegawai.24
4) Fungsi Pengarahan
Pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh
manajer kearsipan kepada para pegawainya, memelihara
komunikasi atau hubungan kerja yang efektif, menggerakan
dan mempengaruhi petugas arsip agar mau bekerja
menyumbangkan kemampuan yang dimiliki untuk mencapai
tujuan kearsipan.25
Berdasarkan teori diatas, dapat dikatakan bahwa fungsi
pengarahan dalam kersipan diberikan oleh pemimpin kepada
pegawai yang menangani bidang kearsipan dengan cara
memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik,
serta menggerakan pegawau kearsipan agar mau dan mampu
bekerja dengan baik demi tercipatanya sistem kearsipan yang
baik dalam sebuah organisasi atau lembaga tersebut.
5) Fungsi Pengarahan
Pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh
manajer kearsipan kepada para pegawainya, memelihara
komunikasi atau hubungan kerja yang efektif, menggerakan
dan mempengaruhi petugas arsip agar mau bekerja
menyumbangkan kemampuan yang dimiliki untuk mencapai
tujuan kearsipan.26
Berdasarkan teori diatas, dapat dikatakan bahwa fungsi
pengarahan dalam kersipan diberikan oleh pemimpin kepada
pegawai yang menangani bidang kearsipan dengan cara
memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik,
serta menggerakan pegawau kearsipan agar mau dan mampu
24
Yohanes Suraja, loc.cit, h.66.
25
Ibid, h.66.
26
bekerja dengan baik demi tercipatanya sistem kearsipan yang
baik dalam sebuah organisasi atau lembaga tersebut.
6) Fungsi Pengawasan
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut
pengendalian, merupakan salah satu fungsi manajemen berupa
mengadakan penilaian, dan jika perlu mengadakan koreksi
sehingga pekerjaan bawahan menjadi terarah sesuai dengan
maksud dengan tujuan yang telah digariskan.27
Yohannes Suraja menjelaskan fungsi pengawasan dalam
kearsipan dilakukan dengan cara melaksanakan pengawasan
sebelum pelaksanaan pekerjaan (preecontrol), pengawasan pada pelaksanaan pekerjaan (concurrent control), pengawasan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control) kearsipan. Semua fungsi manajemen kearsipan tersebut merupakan
tanggung jawab manajer keasripan dan kepala kantor
organisasi.28
Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan berguna
untuk menunjang terciptanya sistem kearsipan yang baik. Oleh
karena itu orang yang mengelola sebuah sitem kearsipan
haruslah orang yang memiliki kemampuan dalam bidang
kearsipan sehingga ia mampu melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen kearsipan dengan optimal demi tercapainya tujuan
organisasi.
c. Sistem Kearsipan Yang Baik
Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar, selain
merupakan aset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan
pengambilan keputusan organisasi pemerintah maupun swasta, karena
dengan arsip/dokumen yang teratur dan benar pengambilan keputusan
dapat dilakukan cepat dan tepat. Terselenggaranya kearsipan secara
27
Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi, (Bandung: CV Pustaka Setia, 2014), h.27.
28
baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang akan diambil
oleh organisasi pemerintah maupun swasta melalui tersedianya
informasi yang tersaji dengan baik dan benar, oleh karena itu dalam
pelaksananan manajemen kearsipan diperlukan sistem kearsipan yang
baik.
Pokok-pokok sistem kearsipan yang baik adalah:29
1) Kepadatan
Tidak perlu banyak menggunakan tempat, khususnya ruang
lantai.
2) Hal dapat didekati
Lemari surat harsuu ditempatkan sedemikian rupa, sehingga
surat-surat mudah menyimpan atau mengambilnya.
3) Kesederhanaan
Sistem (khususnya sistem klasifikasi) harus mudah di mengerti
dan dilaksanakan.
4) Keamanan
Kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan
yang tepat sesuai dengan kepentingannya.
5) Kehematan
Sistem kearsipan harus hemat dalam biaya berupa uang dan
dalam biaya tenaga kerja dan biaya tambahan.
6) Fasilitas
Bilamana diperlukan sistem kearsipan harus dapat di perluas.
7) Arsip harus dapat diketemukan kembali dengan penangguhan
yang seminimum-minimumnya.
8) Referensi yang banyak harus diberikan bila diperlukan,
sehingga sebuah dokumen dapat diketemukan melalui
bermacam-macam kepala (heding).
29
9) Surat-surat harus selalu disimpan secara up-to-date, meskipun
hal ini dapat tergantung kepada penyusun tenaga kerja dan
pengawasan.
10)Beberapa sistem yang menggunakan petunjuk ke luar harus
menunjukkan dokumen-dokumen mana yang telah
dipindahkan, bilamana, dan oleh siapa.
11)Harus diperginakan sistem klasifikasi yang paling tepat.
Ada beberapa Faktor kearsipan yang baik diantaranya sebagai
berikut:30
a. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat.
Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filling
system adalah suatu rangkaian tata acara yang teratur menurut
suatu pedoman tertentu untuk menyusun/ menyimpan arsip-arsip
sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali
secara cepat. Cepat atau lambatnya penemuan kembalu dari
tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya
penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip.
b. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat
Dalam kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai
kebuthan yang diperlukan untuk menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia. Fasilitas
Kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu:
1) Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin
stensil, stempel, karbon, dan sebagainya.
2) Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat, meja
tulis, rak dan sebagainya.
3) Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map
ordner, folder, lemari, filling cabinet dan seterusnya.
30
4) Alat-alat lainnya sperti ruangan yang cukup, cahaya, kode
pokok soal dan sebagainya.
c. Petugas kearsipan memenuhi syarat
Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan
baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga
persyaratan untuk petugas tata usaha, umumnya yaitu memiliki
pengetahuan dibidang;
1) pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah
surat menyurat dan arsip
2) pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni
organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya
3) pengetahuan khusus tentang tata kearsipan
4) memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata
kearsipan yang sedang dijalankan.
5) Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran,
ketelitian, kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta
loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
Yohanes Suraja menjelaskan sistem kearsipan yang baik
mempunyai kriteria tertentu, yaitu:
1) Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip yang
disimpan cenderung tidak ada yang rusak , tidak ada yang hilang,
sehingga arsip yang benar dapat disediakan pada orang yang
membutuhkannya pada waktu yang cepat dan dengan biaya yang
serendah-rendahnya.
2) Dari aspek unsur-unsur input, sistem kearsipan dalam keadaan baik
apabila:
a. Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar,
lengkap, tepat dan relevan.
b. Pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi dan
harus cerdas, teliti, cekatan, dan rapih dalam melaksanakan
c. Peralatan yang ada harus lengkap macamnya, jumlahnya
mencakupi, keadaannya baik, dan mengikuti perkembangan
teknologi kearsipan.
d. Uang atau anggaran yang ada cukup untuk membiayai semua
unsur input, proses kerja kearsipan, pemeliharaan,
penyimpanan dan penyusunan arsip.
Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem
kearsipan yang baik ditandai dengan pelanksanaan penciptaan,
distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan
naskah dapat berjalan dengan sesuai prosedur dan metode kerja yang
telah ditentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output yang
benar.
Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi cirri-ciri
arsip sebagai arsip yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang
mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis, sehingga bila
dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali dengan cepat..31
4. Pengelolaan Arsip Dinamis
Menurut Kennedy (1998) dalam Lolytasari, menjelaskan bahwa
manajemen rekod dalam organisasi berperan sebagai (1) menyediakan
informasi yang diperlukan secara berkelanjutan untuk perkembangan masa
depan atau dalam memperbaiki aktivitas organisasi, (2) melindungi
organisasi dari kasus yang bersifat hukum atau yang memungkinkan
menjadi bahan bukti bahwa rekod tersebut dapat dijadikan bahan
dipengadilan, (3) memenuhi persyaratan akubtabilitas yang ditentukan
dengan pengaturan lingkungan di mana organisasi tersebut beroperasi.32
Dalam pengelolaan Arsip Dinamis setiap data dan informasi selalu
mengalami proses, demikian pula dengan data pendidikan yang juga
melewati siklus yang disebut dengan daur hidup arsip.
31
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan,…, h.25-26.
32
Menurut Ricks & Gow dalam Yohanes Suraja mengatakan bahwa,
[image:36.595.108.535.164.580.2]Daur Hidup Arsip terdiri dari:
Gambar 2.1
Daur Hidup Arsip
Diolah dari Ricks & Gow (91984:10)
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan arsip (record
creation), yaitu penulisan surat, memo, laporan, gambar, film, rekaman
dan lain sebagainya yang kemudian didistribusikan atau disampaikan
kepada seseorang ataupun organisasi yang membutuhkan. Oleh penerima,
warkat (yang akan menjadi arsip) digunakan untuk keperluan tertentu
diantaranya untuk keperluan operasional maupun dasar tindakan tertentu
seperti sebagai bahan pertimbangan untuk memecahkan permasalahan Penyusutan:
Pemindahan
Penghancuran
Pembuangan
Penciptaan
Korespondensi
Memo
Petunjuk
Formulir
Laporan
Gambar
Kopian
output
Distribusi
Antar perusahaan
Internal perusahaan
Eksternal perusahaan
Penggunaan
pengambilan keputusan
Dokumentasi
Respons/tanggapan
Keperluan hukum
Pemeliharaan
Penyimpanan
Pengambilan/ penyediaan kembali
Menjaga kebersihan
Memberi pestisida
perbaikan
Penyimpanan
Aktif
Inaktif
Permanen
yang terjadi dalam organisasi. Setelah digunakan, warkat dipelihara,
disimpan dan disediakan kembali bila diperlukan. Kemudian warkat
disimpan menurut klasifikasinya. Lama penyimpanan arsip didasarkan
pada jadwal retensi arsip. Akhirnya, ketika, masa penyimpanan arsip telah
lewat, maka dilakukan penyusutan arsip yang berupa penyimpanan dan
pemusnahan arsip.
Dari proses daur hidup arsip tersebut, maka pengelolaan arsip dinamis
pada umumnya melalui tahap-tahap dibawah ini:
a. Tahap Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip adalah segala aktifitas membuat catatan yang
berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang
terjadi menyangkut kehidupan seseorang atau organisasi.33
Pada tahap ini arsip diciptakan atau dibuat, kemudian digunakan
sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan,
pengawasan, dan sebagainya. Arsip diciptakan dengan dua cara.
Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal dari luar
organisasi (eksternal). Kedua, dapat di ciptakan secara internal
perusahaan.34
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pihak-pihak yang
terlibat dalam penciptaan arsip. Hal-hal yang dimaksud yaitu:
1) Kejelasan Isi Arsip
Beberapa hal dan cara yang menunjang kejelasan isi Arsip
yaitu:
a. Penggunaan bahasa yang baik dan benar. Maksudnya
menggunakan pilihan kata dan bahasa yang tepat dan
sesuai, sehingga mampu mendeskripsikan peristiwa yang
terkandung dalam arsip itu.
b. Deskripsi dan penjelasan symbol-simbol. Jika data dan
informasinya menggunakan symbol-simbol atau gambar
33
Yohanes Suraja, Ibid, h.100.
34
tertentu, maka maksud dari symbol-simbol atau gambar itu
harus dideskripsikan dengan penjelasan yang jelas.
c. Penggunaan media rekaman yang baik. Jika data dan
informasi yang disampaikan dalam bentuk rekaman suara,
maka pengambilan data dan informsinya harus
menggunkan media rekaman yang baik.
2) Model Penulisan Arsip
Model Arsip adalah tata letak pengetikan atau penulisan
naskah seperti surat, laporan, dan formulir. Tata letak
pengetikan naskah perlu diperhatikan, karena alasan efesiensi
dan keserasian. Naskah yang ditulis dalam model yang serasi
ditambah lagi penggunaan bahasa yang baik dan benar,
sehingga isinya jelas dan dapat dipahami, ini semua akan
membangun citra baik organisasi.35
3) Ukuran Arsip
Ukuran Arsip menunjukan pada besar kecilnya kertas, kulit,
kanvas, film, pita, disket, dan lain-lain yang digunakan untuk
membuat naskah, blanko atau formulir, gambar atau rekaman.
[image:38.595.108.519.100.738.2]Tabel 2.1
Ukuran Lembaran Kertas Seri A, B, dan C 36
Seri A Ukuran (mm) Seri B Ukuran (mm) Seri C Ukuran (mm) A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6
841 x 1189
594 x 841
420 x 594
297 x 420
210 x 297
148 x 297
105 x 148
B0 B1 B2 B3 B4 B5 B6
1000 x 1414
707 x 1000
500 x 707
353 x 500
250 x 353
176 x 250
125 x 176
C0 C1 C2 C3 C4 C5 C6
917 x 1297
648 x 917
458 x 648
324 x 458
229 x 324
162 x 229
114 x 162
35Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan,…, h.101. 36
A7
A8
A9
A10
74 x 105
52 x 74
37 x 52
26 x 37
B7
B8
B9
B10
88 x 125
62 x 88
44 x 62
31 x 44
C7
C8
81 x 114
57 x 81
4) Kualitas Bahan Intrinsik Arsip
Dalam penciptaan warkat harus diperhatikan bahan intrinsik
warkat, yaitu jenis-jenis barang yang digunakan untuk
memebuat warkat. Jika warkat berbentuk tulisan kebanyakan
menggunkan bahan kertas maka sebaiknya memilih kertas
yang berkualitas baik dan kuat.
Dari pemaparan diatas penulis menyimpulkan bahwa dalam
penciptaan arsip harus diorientasikan kepada optimalisasi pencapaian
tujuan kearsipan, terutama mengenai aspek keselamatan arsip. Agar
arsip aman dan awet maka dalam penciptaan arsip harus diperhatikan
bahan yang digunakan untuk pembuatan arsipnya. Dan perlu
dipertimbangkan kejelasan isi dan model warkat tersebut.
b. Tahap Pendistribusian Arsip
Pendistribusian arsip adalah rangkaian kegiatan penyampaian atau
penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan
terhadap arsip (surat, naskah, gambar, rekaman, dan lain-lain) yang
masih tergolong aktif.37
Pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah melakukan
penciptaan arsip.Seiring dengan beropersinya suatu organisasi atau
lembaga, maka akan semakin banyak jenis surat yang didistribusikan
dalam organisasi atau lembaga itu.
Agar pendistribusian surat masuk dan keluar berjalan dengan rapih,
suraja menjelaskan prosedur surat masuk dan keluar menurut pola
sederhana, pola lama dan pola baru.38
37
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.114.
38
1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
b. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Lama/Pola
Sederhana
1) Penerimaan oleh petugas dari pengirim atau pengantar
surat.
2) Pemeriksaan kebenaran alamat dan sifat surat yang
mungkin terantum pada amplop. Apabila alamatnya
keliru harus diserahkan kembali kepada pengirim. Surat
yang bersifat rahasia tidak dibuka. Surat pribadi
langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat
dinas dibuka dan dibubuhi cap tanggal terima atau
stempel agenda, ditentukan pokok soalnya dan diberi
kode.
3) Pencatatan pada buku arsip atau pada buku agenda
surat masuk.
4) Pembubuhan nomer urut simpan pada surat.
5) Penentuan disposisi oleh sekretaris atau Kepala Tata
Usaha.
6) Penyerahan surat kepada pengolah untuk diproses
paling lama dua hari.
7) Penyimpanan. Setelah selesai diproses, surat disimpan
oleh Petugas Arsip.
c. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Baru
Pengurusan surat masuk terjadi di unit Kearsipan dan
atau Tata Usaha Pengolah.
Pengurusan surat masuk di unit Kearsipan terdiri dari:
a) Menerima surat yang disampaikan baik oleh
pengantar, petugas pos, Telkom maupun oleh
perorangan.
b) Meneliti kebenaran alamat surat.
c) Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.
d) Menyortir surat.
e) Membuka sampul dan mengeluarkan surat dari
amplop, meneliti kelengkapan lampiran surat.
f) Meneliti kelengkapan lampiran.
g) Menyampaikan surat kepada Pengarah.
h) Menyampaikan surat rahasia (tertutup) kepada
pencatat.
2) Pengarahan surat, adalah kegiatan menentukan unit
pengolah yang akan menindaklanjuti atau memproses
surat sesuai isinya. Kegiatannya adalah:
a) Membaca naskah surat dan menentukan surat
tergolong penting atau biasa.
b) Menulliskan isi disposisi atau pengarahan pada
lembar disposisi.
c) Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada
naskahsurat penting.
d) Menyampaikan naskah surat penting dan biasa
kepada pencatat.
3) Pencatatan surat, adalah penulisan keterangan unsur-
unsur yang tercantum didalam naskah surat dan naskah
lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali atau
Lembar Pengantar. Tuganya adalah:
a) Mencantumkan nomor urut pada naskah surat.
b) Mencatat naskah surat didalam kartu kendali
c) Menyampaikan naskah surat kepada pengendali
beserta kartu kendali atau lembar pengantar.
4) Pengendalian surat, tugasnya adalah:
a) Menerima surat beserta kartu kendali/ lembar
pengantar dari pencatat.
b) Meneliti kebenaran nomor kode surat dan
kellengkapan lampiran.
c) Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali
II dan III kepada tata usaha dan unit pengolah.
d) Menyampaikan naskah surat rahasia (tertutup) dan
surat biasa beserta lembar pengantar rangkapdua
kepada tata usaha pengolah.
e) Menyusun (menyimpan) kartu kendali I dalam
almari kataog berdasarkan urutan nomor kode.
5) Penyimpanan, bertugas menyimpan kartu kendali II dan
lembar pengantar yang diterima kembali dari tata usaha
pengolah kedalam laci sebagai pengganti arsip selama
surat dan naskahnya beserta kartu kndali III masih
disimpan di unit pengolah.
2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
a) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Lama/Pola
Sederhana
1) Pembuatan konsep surat oleh ketua, sekretaris, kepala
seksi atau petugas tata usaha.
2) Pemeriksaan konsep surat oleh sekretaris baik segi
kebenaran isi maupun bentuknya.
3) Persetujuan konsep surat dan pengetikan oleh petugas
tata usaha.
4) Pembacaan hasil pengetikan pemeriksaan
kelengkapan surat, pengesahan dan penandatanganan
kirim, peipatan surat dan pemasukan kedallam ampop,
pembubuhan perangko, pemberian perekat pada
amplop oleh petugas tata usaha.
5) Pencatatan pada kartu ekspedisi dan diberikan kepada
petugas pengantar (ekspeditur) untuk dikirimkan.
6) Penyimpanan arsip.
b) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Baru.
Pengurusan surat beserta naskah keluar meliputi
kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolah dan
Unit Kearsipan.
1) Tata Usaha Tugasnya yaitu:
a) Mencatat naskah keluar pada kartu kendali
rangkap tiga.
b) Menyampaikan konsep surat atau naskah beserta
kartu kendali rangkap tiga kepada pengendali unit
kearsipan.
c) Menyimpan kartu kendali lembar III menurut
urutan nomer kode.
d) Mengendalikan surat yang belum selesai
pengolahannya dan menyampaikan surat yang
sudah selesai pengolahanya kepda penyimpan.
2) Unit Kearsipan Tugasnya yaitu:
a) Pengendali:
1. Memberikan nomor urut surat pada kartu
kendali.
2. Menyimpan kartu kendali lembar I menurut
urutan nomer kode.
3. Menyampaikan kartu kendali lembar II
kepada penyimpan.
4. Pengembalian kartu kendali lembar III
5. Mengembalikan konsep yang diterima dari
pengirim kepada Tata Usaha Pengolah.
b) Penyimpan, mempunyai tugas menyimpan kartu
kendali lembar II menurut urutan nomor kode
sebagai pengganti arsip selama naskah atau surat
masih berada di Unit Pengolah.
c) Pengirim:
1. Mengirim surat kepada sasaran sesuai
alamat.
2. Menyampaikan konsep kepada Pengendali.
c. Tahap Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip adalah penggunaan terhadap suatu surat atau
naskah yang telah di arsipkan, yang digunakan untuk mendapatkan
informasi yang dibutuhkan.
Dalam organisasi ataupun sekolah untuk keperluan pelaksanaan
fungsi dan tugas-tugasnya pimpinan, sekretaris ataupun pegawai
operasional dihadapkan pada keharusan menggunakan arsip, dan oleh
karena itu mereka harus meminjam arsip, dan mereka harus
meminjamnya pada unit kearsipan.
Setiap peminjaman arsip harus dicatat di dalam kartu atau buku
peminjaman arsip sebagai sarana pengendalian arsip. Setiap hari
petugas arsip perlu melihat buku peminjaman arsip untuk mengontrol
arsip apa saja yang dipinjam, berapa banyak, siapa yang meminjam,
dan waktu pengembalian. Karena dengan cara tersebut akan mencegah
hilangnya arsip.
Berdasarkan catatan peminjaman arsip juga dapat dilakukan
perhitungan Angka Pemakaian Arsip. Angka pemakaian arsip adalah
hasil bagi antara jumlah arsip yang dipinjam atau jumlah permintaan
diketahui dari jumlah arsip yang ada di tempat penyimpanan arsip,
yang dapat dilihat dari catatan yang dibuat seperti pada kartu arsip.39
Jumlah Permintaan Arsip
Angka Pemakaian= --- X 100%
Total Arsip
Menurut Terry Seperti dikutip Sutarto (1997 : 301) angka
pemakaian yang baik adalah antara 15-20%. Lebih dari 20% berarti
sangat baik. Kurang dari 15% berarti tidak baik. Jika angka pemakaian
arsip besar (baik) ini menunjukkan banyak arsip yang secara langsung
digunakan untuk pelaksanaan kerja sehari-hari.40
Batas waktu peminjaman paling lama adalah tiga hari bila arsip itu
akan dipakai untk melaksanakan pekerjaan di dalam kota, dan tujuh
hari apabila arsip itu akan dipakai untuk melaksanakan pekerjan di
luarkota. Apabila ada pejabat yang memerlukan arsip dalam waktu
yang lama misalnya satu bulan, maka kepada yang bersangkutan dapat
dubuatkan turunannya atau di fotokopikan (Sutarto, 1997: 248).41
Agar efektifitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai, penggunaan
surat ataupun naskah harus diperhatikan waktunya. Surat-surat
hendaknya dapat dijawab atau ditindaklanjuti dalam waktu secepatnya
dan paling lama 3 hari setelah penerimaan. Arsip yang dipinjam untuk
keperluan pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial, peran manajerial dan
tugas operasional harus segera dikembalikan setelah selesai
digunakan.42
d. Tahap Pemeliharaan Arsip
Tahap pemeliharaan arsip adalah tahap perlindungan dan
pengamanan arsip, baik fisik maupun informasinya. Kegiatan
pemeliharaan arsip, antara lain penyediaan prasarana dan sarana
kearsipan disesuaikan dengan standar kearsipan untuk pengelolaan
39
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 187.
40
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 188.
41
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 189.
42
arsip dinamis berdasarkan bentuk dan media arsip; penyimpanan arsip
dilaksanakan dengan memerhatikan bentuk, media arsip, suhu, dan
kelembapan udara ruangan.43
Tahap pemeliharaan arsip merupakan tahap yang penting dalam
rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal yaitu menjamin
keselamatan arsip, agar apabila dibutuhkan sewaktu-waktu arsip dapat
segera disediakan untuk membantu memberikan data yang dibutuhkan.
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk
mengusahakan keselamatan arsip dengan cara menyimpan, merawat,
dan melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat merusak dan
memusnahkan arsip.
Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut tiga aspek,
yaitu:
1) Pemeliharan terhadap wujud fisik arsip. Agar arsip tidak rusak
maka bentuk pemeliharaan yang harus diusahakan yaitu
dengan menyimpan arsips dengan baik; tidak
berdesak-desakan, tidak disimpan ditempat yang lebih kecil; serta
menjaga kebersihan arsip.
2) Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga
dan hama dengan cara member kapur barus/kamper,
melakukan penyemprotan zat anti serangga dan fumigasi untuk
membasmi kuman yang dapat merusak arsip.
3) Pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip dengan cara
membersihkan ruangan dengan penyedot debu (vacuum
cleaner), menjaga ruangan dan sekitarnya agar tidak ada
kesempatan bagi serangga untuk berkembang biak, serta
mencegah dengan mengawasi kemungkinan terjadinya
kebocoran saluran air.44
43
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.13
44
Pertolongan pertama arsip-arsip yang rusak dan perbaikan kecil:45
1) Halaman yang sobek. Untuk memperbaiki arsip-arsip yang
sobek gunakanlah perkat kanji, jangan sekali-kali
menggunakan cellotape.
2) Membuat perkat. Perkat dapat dibuat dari tepung kanji dan
air, tetapi pada umumnyalebih mudah untuk membeli perekat
di setiap took buku yang terpercaya.
3) Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar. Apabila kertas-kertas
arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi
hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip tersebut
kepada yang lebih ahli.dalam hal ini serahkanlah kepada
Arsip Nasional R.I.
4) Menanggulangi arsip-arsip basah/terendam air. Apabila
kertas terkena air, akibatnya kertas itu akan menjadi kotor,
mudah sobek dan berkerut-kerut.
5) Mengeringkan buku. Buku-buku yang hendak dijemur
diletakan diatas tiga buah tali halus serta kuat, agar buku
dapat bergantung di ketiga bagiannya.
6) Mengatasi cendawan. Apabila setelah kering kertas
ditumbuhi cendawan, sapulah segera dengan campuran
thymol dan spritus, dapat juga dengan acetone.
7) Pembuatan kertas racun cendawan “ fungicidal tissue”. Kertas lembut racun cendawan ini dapat di buat sendiri.
Sediakanlah campuran “sodium orthophenylpenate”
sebanyak yang dicampur dengan air, kemudian rendamlah
beberapa helai kertas lembut tissue di dalam campuran
tersebut, kemudian biarkanlah sesaat hingga kering.
Simpanlah hasilnya di dalam kotak tertutup dan
pergunakanlah bila perlu.
45
8) Membersihkan rak. Cucilah rak tersebut dari segala kotoran
yang melekat sebersih mungkin, terutama celah-celahnya.
Kalau hendak dipergunakan lagi keringkanlah
sekering-keringnya, secara berangsur-angsur.
Berdasarkan pemaparan diatas, pemeliharaan harus dilakukan
untuk menjamin kelestarian informasi yang ada didalam arsip tersebut.
Dan dapat disimpulakan bahwa pemeliharan arsip merupakan hal yang
penting dan harus dilakukan, karena apabila tidak dilakukannya
pemeliharaan arsip dengan baik maka kelestarian arsip tidak akan
terjamin dan kegiatan arsip selanjutnya akan menjadi sulit.
e. Tahap Penyimpanan Arsip
Untuk menjaga agar kearsipan di dalam organisasi dapat mencapai
tujuannya, yaitu menjamin keselamatan arsip dan menyediaan kembali
arsip dengan cepat ketika dibutuhkan kembali, maka petugas kearsipan
harus melakukan penyimpanan arsip secara tertib dan sistematis.
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun
warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara
dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali
dengan cepat biamana dibutuhkan.46
1) Sistem Penyimpanan Arsip
Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat
dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu penyimpanan
terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan
kombinasi dari kedua system (Quibble, 2011). 47
a. Sistem Sentralisasi
Pada system sentraliasasi, semua dokumen di simpan
di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin
menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk
46
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h.154.
47
