BAB IV HASIL PENELITIAN
B. Hasil Penelitian
6. Penyusutan Arsip
Tahap Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana terpenting untuk mengatasi terjadinya penumpukan arsip. Ada tiga tahap yang harus dilaksanakan dalam penyusutan arsip, diantaranya adalah: (1) Memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan, (2) penyerahan arsip, (3) dan pemusnahan arsip.
Ketiga tahapan penyusutan diatas telah dilakukan di SMK Al Washilah diantaranya:
(1) Pemindahan Arsip
Pada tahap pemindahan arsip SMK Al Washilah telah melakukan pemindahan arsip dua kali dalam setahun, yakni setiap pergantian semester. Hal ini sebagaimana dijelaskan oleh Ibu Fauiah Zein sebagai berikut: “Dalam setahun arsip dua kali dipindahkan yaitu setiap semester awal dan semester akhir, hal ini dikarenakan agar tidak terjadi penumpukan arsip di tempat penyimpanan.”21
Arsip yang digunakan ada masa waktunya, seperti Sertifikat Akreditasi, Akte Tanah, Surat Keputusan, Surat perjanjian, laporan keuangan, laporan kegiatan, surat undangan, pengumuman dan seterusnya. Untuk masa penggunaan Sertifikat Akreditasi, Akte Tanah, Surat Keputusan biasanya digunakan secara terus menerus dan
20
Eka Wahyu Nur Jannah, Kabag Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016. 21
sifatnya abadi, untuk Surat perjanjian, laporan keuangan, adalah 4 sampai 5 tahun, untuk laporan kegiatan masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 tahun, sedangkan untuk surat undangan, dan pengumuman masa penggunaannya adalah antara 1 sampai 2 bulan. Hal ini diperkuat oleh hasil wawancara dengan Ibu Fauziah Zein sebagai berikut: “
Untuk penggunaan surat yeng bersifat Vital itu digunakan selamanya sampai masa berlakunya habis, seperti Sertifikat akreditasi, surat keputusan dan lain-lain, untuk surat yang bersifat penting seperti pertanggung jawaban, Cek Berkas, dan surat perjanjian, masa penggunaannya 4 sampai 5 tahun, untuk surat berguna seperti laporan tahunan, laporan kegiatan masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 tahun, sedangkan untuk surat undangan dan pengumuman masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 bulan.”22
(2) Penyerahan Arsip
Setelah melakukan pemindahan arsip selanjutnya arsip harus diserahkan dari sekolah kepada Arsip Nasional. Namun SMK Al Washilah tidak menyerahkan arsip kepada ANRI, hal ini dikarenakan SMK Al Washilah telah memiliki tempat khusus untuk penyimpanan arsip.
(3) Pemusnahan Arsip
Dalam pemusnahan arsip terdapat dua kegiatan yakni penyusutan dan pemusnahan.
Menurut Zulkifli Amsyah dalam penyusutan arsip harus dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip. namun di SMK Al-Washilah belum memiliki Jadwal Retensi Arsip. Penyusutan arsip yang dilakukan berdasarkan kebutuhan sekolah, dimana penyusutan arsip dilakukan dalam waktu 10 tahun sekali. Sebagaimana hasil wawancara oleh Ibu Eka
22
Wahyu Nur Jannah, sebagai berikut: “Agar arsip yang di simpan tidak bertumpuk maka kami melakukan penyusutan arsip setiap 10 tahun sekali, dimana sebelumnya akan dilakukan penyiangan terlebih dahulu mana arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan arsip yang masih berguna.” 23
Dari pernyataan diatas diketahui bahwa pengelola arsip sudah melakukan penyusutan dan telah menetapkan jangka waktu penyusutan arsip berdasarkan kebutuhan sekolah. Namun untuk saat ini sekolah belum memiliki Jadwal Retensi Arsip, sehingga penyusutan arsip dilakukan berdasarkan dengan pengetahuan pengelola arsip dan kebutuhan sekolah.
Untuk menghindari penumpukan arsip maka jangka waktu penyimpanan arsip harus disesuaikan sesuai dengan masa kegunaannya. Pengelola arsip sekolah ini sudah memahami bahwa surat yang bersifat vital memiliki jangka waktu penyimpanan abadi, untuk arsip yang bersifat penting jangka waktu penyimpanannya 10 tahun atau lebih, untuk arsip yang berguna jangka waktu penyimpanannya 4 sampai 5 tahun, sedangkan untuk arsip yang tidak berguna jangka waktu penyimpanannya 1 sampai 2 tahun. Hal ini berdasarkan hasil wawancara oleh Ibu Eka Wahyu Nur Jannah sebagai berikut: “ Untuk surat yang bersifat vital seperti sertifikat akreditasi maka jangka waktu penyimpanannya abadi, untuk arsip yang bersifat penting (laporan keuangan) jangka waktu penyimpanannya bisa sampai 10 tahun atau lebih, untuk arsip yang berguna (laporan kegiatan) jangka waktu penyimpanannya 4 sampai 5 tahun, sedangkan untuk arsip yang tidak berguna (surat
23
undangan) jangka waktu penyimpanannya 1 sampai 2 tahun.”24
Dengan adanya Jadwal Retensi Arsip maka akan terhindar dari penemumpukan arsip. Untuk itu arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna harus dimusnahkan. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memusanahkan arsip,diantaranya di bakar, dihancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau dibuang. Di SMK Al Washilah biasanya arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna tetapi bersifat rahasia maka pemusnahannya dilakukan dengan cara dihancurkan dengan menggunakan mesin penghancur kertas, atau dibakar, sedangkan untuk arsip yang tidak bersifat rahasia maka akan di buang. Hal ini seperti di ungkapkan oleh Ibu Fauziah Zein sebagai berikut: “Arsip yang sudah tidak terpakai namun sifatnya rahasia maka akan di hancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau dibakar sedangkan arsip lainnya akan di buang.”25
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan Kabag Tata Usaha dan Staf Administrasi, maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pemusnahan arsip di SMK Al-Washilah belum memenuhi standar yang ditetapkan pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang pedoman penyusutan arsip, salah satunya adalah SMK Al Washilah belum memiliki Jadwal Retensi Arsip.
24
Eka Wahyu Nur Jannah, Kabag Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Jakarta 09 November 2016. 25
76 A. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Pelaksanaan manajemen kearsipan di SMK Al-Washilah berdasarkan hasil penelitian sudah sesuai standar, dimana dalam tahap penciptaan arsip berpedoman pada SOP yang tersedia, peralatan yang digunakan sudah memadai, namun untuk pencatatan surat masuk dan surat keluar masih menggunkan buku agenda, karena di SMK Al Washilah masih menggunakan prosedur pengurusan surat pola lama.
2. Pada tahap pendistribusian di SMK Al Washilah masih menggunkan pola lama dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar.
3. Pada Tahap Penggunaan arsip sudah dilakukan pencatatan untuk pminjaman arsip dan dibatasi waktu peminjamannya yaitu sampai tiga hari agar menghindari terjadinya kehilangan arsip.
4. Pemeliharaan yang dilakukan hanya memfokuskan pada kebersihan ruangan penyimpanan arsip. Karena belum adanya petugas khusus yang menangani arsip maka pemeliharaan yang dilakukan hanya berdasarkan pengetahuan yang dimiliki oleh pengelola arsip sekolah, belum berpedoman pada peraturan Kepala ANRI Nomor: 07 tahun 2005 tentang pelestariam arsip.
5. Pada tahap penyimpanan SMK Al Washilah menggunakan klasifikasi subjek, dimana arsip dikelompokan berdasarkan nama masalah/ subjek surat,
6. Pada tahap penyusutan arsip, Pengelola arsip sudah melakukan penyusutan arsip, namun di SMK Al Washilah tidak memiliki jadwal retensi arsip, sehingga untuk melakukan penyusutan arsip berdasarkan pengetahuan yang dimiliki oleh pengelola arsip. Oleh karena itu
pelatihan mengenai kearsipan sangatlah dibutuhkan untuk pihak-pihak yang bertugas mengelola kearsipan di sekolah.
B. SARAN
Dari hasil penelitian yang dilakukan, penulis ingin memberikan saran-saran yang membangun demi terciptanya manajemen karsipan yang baik, adapun saran penulisa adalah sebagai berikut:
1. Agar kualaitas kearsipan di SMK Al Washilah lebih baik lagi, maka pegawai tata usaha atau petugas yang menangani arsip harus mengikuti pelatihan atau penataran untuk meningkatkan kualitas dalam bidang kearsipan dan juga bertujuan agar pegawai tata usaha lebih memahami lagi hal-hal mengenai kearsipan.
2. Dalam pengelolaan arsip harusnya ada pegawai khusus yang menangani arsip, agar arsip dapat dikelola dengan baik.
3. Dalam kegiatan penyusustan arsip harusnya dibuat jadwal retensi arsip secara tertulis agar lebih jelas dalam kegiatan penyusutan arsip.
4. Untuk ruangan tempat penyimpanan arsip sebaiknya juga diperhatikan agar tidak berpindah-pindah karena akan mempengaruhi arsip.
78
Pengembangan Humaniora. Vol.12, Agustus 2012.
ejurnal.uwgm.ac.id/index.php/fisipublik/article/download/4/pdfniningabriani.
2016.
Ali Mudini, Sambas, dkk. Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial,
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2003.
Arikunto, Suharsimi. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta. 1998.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. 2012.
Gie,The Liang. Administrasi Perkantoran Modern.Yogyakarta: Liberty. 2000.) cet.7.
Laksmi,dkk. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Rajawali Pers. 2015.
Lolytasari, Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi dalam Upaya Penyelamatan Arsip, Record and Library Journal, 2015.
M.Sukoco, Badri. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta: Eralngga. 2007. Mills, Geoffrey, dkk. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Bina Aksara.
1991.
Moekijat, Administrasi Perkantoran, Bandung: Mandar Maju, 2008.
Nawawi. Penerapan Sistem Kearsipan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat, http://www.karyailmiah.polnes.ac.id. 2016.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 25 Tahun 2012 Tentang “Pedoman Pemusnahan Arsip”.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 07 Tahun 2005 Tentang “Pedoman Pendataan, penyelamatan dan pelestarisan dokumen/ arsip Negara Periode Kabinet Gotong Royong dan Kabinet Persatuan Nasional”.
Sedarmayanti. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. 2009.
Sugiharto, Agus, teguh wahyono. Manajemen Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava Media. 2014.
Sugiyono. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R & D. Bandung: Alfabeta. 2010.
Sulistyo, Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2003.
Suraja,Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.2006.
Umam, Khaerul. Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi. Bandung: Pustaka Setia. 2014.
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
“Kearsipan”.https://docs.google.com/file/d/0BxojRuzG9yYMRmpDN1hRd
UZGNVE/view uu thn 2009 n0. 2016.
Widjaja,A.W. Administrasi Kearsipan: suatu pengantar. Jakarta: Raja Grafindo Persada,1993.
Yatimah, Durotul. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian: Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka Utama, 2013.
Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al-Washilah Jakarta yang meliputi:
No Aspek Objek Keterangan
1 Permasalahan umum yang terdapat di SMK Al-Washilah Jakarta
Sekolah
2 Gambaran umum objek penelitian Sekolah 3 Fasilitas umum yang terdapat di
SMK Al-Washilah Jakarta
Sekolah
4 Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al-Washilah Jakarta
a. Sekolah
b. Pegawai Tata Usaha
penciptaan arsip di SMK Al-Washilah?
2. Apa saja yang telah dilaksanakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al-Washilah?
3. Bagaimanakah model penulisan surat yang biasa digunakan di SMK Al-Washilah?
4. Bagaimana proses penciptaan arsip baik yang diterima dari eksternal sekolah maupun internal sekolah?
5. Peralatan apa saja yang digunakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al-Washilah?
6. Siapa saja pihak yang terlibat dalam proses penciptaan arsip di SMK Al-Washilah?
7. Bagaimanakah Prosedur dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar di SMK Al-Washilah?
8. Tahapan apa saja yang telah dilaksanakan dalam pendistribusian arsip di SMK Al-Washilah?
9. Adakah petugas khusus yang menangani unit kearsipan di SMK Al-Washilah?
10.Untuk keperluan apa saja arsip digunakan dalam tahap penggunaan arsip di SMK Al-Washilah?
11.Berapa lama jangka waktu penggunaan arsip di SMK Al-Washilah? 12.Bagaimanakah prosedur peminjaman arsip di SMK Al-Washilah? 13.Berapakah angka pemakaian arsip di SMK Al-Washilah?
14.Langkah- langkah apa yang telah dilaksanakan dalam pemeliharaan arsip di SMK Al-Washilah?
15.Adakah peralatan khusus yang digunakan untuk pemeliharaan arsip?, apakah sudah memadai?
18.Pola klasifikasi apa yang digunakan dalam tahap penyimpanan arsip di SMK Al-Washilah?, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan?
19.Peralatan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip di SMK Al-Washilah?
20.Adakah ruangan khusus untuk menyimpan arsip di SMK Al-Washilah? 21.Berapa lama jangka waktu penyimpanan arsip di SMK Al-Washilah? 22.Berapa kali proses pemindahan arsip dilakukan dalam setahun?
23.Bagaimanakah cara pemusnahan arsip yang dilaksanakan di SMK Al-Washilah?
RESPONDEN I : Eka Wahyu Nur Jannah
JABATAN : Kabag Tata Usaha
TEMPAT WAWANCARA : Ruang Tata Usaha
PENELITIAN : “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMK Al Washilah Jakarta”
1. Tanya: Apakah ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Dalam tahap penciptaan arsip disekolah ini ada standar operasionalnya (SOP), didalamnya tertera pedoman pengarsipan, penomoran surat keluar, pencatatan agenda surat Penyimpanan Surat dan lain-lain.
2. Tanya: Apa saja yang telah dilaksanakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Yang telah dilakukan dalam tahap penciptaan arsip di sekolah ini sebagai berikut:
a. Korespondensi b. Laporan c. Formulir d. Gambar
3. Tanya: Bagaimanakah model penulisan surat yang biasa digunakan di SMK Al Washilah?
Jawab: Dalam Penulisan surat di SMK Al Washilah yang digunakan adalah model surat official style atau surat resmi dan juga menggunakan model surat full block style.
4. Tanya: Bagaimana proses penciptaan arsip baik yang diterima dari eksternal sekolah maupun internal sekolah?
d. Tindaklanjut surat e. Arsipkan
Untuk Arsip Internal:
a. Pembuatan Konsep surat/warkat b. Pengetikan
c. Pengoreksian d. Pemberian Nomor
e. Pencatatan dalam buku agenda f. Pendistribusian
g. Arsipkan dalam Hardcopy dan softcopy
5. Tanya: Peralatan apa saja yang digunakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Alat-alat yang digunakan antara lain:
a. Kertas ukuran A4 210 x 297mm 70 Gsm b. Buku Agenda
c. Map
d. Snalehecter e. Stpler dan steples
6. Tanya: Siapa saja pihak yang terlibat dalam proses penciptaan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Yang terlibat dalam proses pembuatan arsip yaitu:
Kepala Sekolah atau Wakilnya sebagai Konseptor dan Korektor.
Tata Usaha sebagai Tim Pengetik dan pendistribusi arsip 7. Tanya Bagaimanakah Prosedur dalam pengurusan surat masuk dan
surat keluar di SMK Al Washilah?
Jawab: Di SMK Al Washilah masih mengunakan prosedur pengurusan surat Pola Lama. Untuk surat masuk yaitu: surat yang diterima
pada surat, selanjutnya penentuan disposisi surat oleh Tata Usaha, surat di proses atau ditindak lanjuti, dan terakhir surat di simpan atau diarsipkan
Sedangkan untuk surat keluar, pertama surat dikonsep oleh bagian Tata Usaha, setelah surat dikonsep lalu dikoreksi dari segi isi maupun bentuknya, lalu apabila surat disetujui maka surat akan diketik oleh Tata Usaha, kemudian surat diberikan tanggal kirim, dimasukan kedalam amplop, selanjutnya pencatatan pada kartu ekspedisi surat dan diberikan kepada kurir pengantar surat, selanjutnya adalah peyimpanan surat (surat disimpan dalam bentuk hard copy dan soft copy).
8. Tanya Tahapan apa saja yang telah dilaksanakan dalam pendistribusian arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Di SMK Al-Wshilah telah melakukan pendistribusian Antar Sekolah, Internal Sekolah, Dan Eksternal Sekolah
9. Tanya: Adakah petugas khusus yang menangani unit kearsipan di SMK Al Washilah?
Jawab: Petugas yang menangani Arsip di Sekolah ini adalah Bagian Tata Usaha.
10. Tanya: Untuk keperluan apa saja arsip digunakan dalam tahap penggunaan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Arsip digunakan untuk kegunaan pembuatan Laporan Kegiatan, dokumen untuk akreditasi sekolah, dan lain-lain. 11. Tanya: Berapa lama jangka waktu penggunaan arsip di SMK Al
Washilah?
Jawab: Untuk penggunaan surat yeng bersifat Vital itu digunakan selamanya sampai masa berlakunya habis, seperti Sertifikat akreditasi, surat keputusan dan lain-lain, untuk surat yang
penggunaannya adalah 1 sampai 2 tahun, sedangkan untuk surat undangan dan pengumuman masa penggunaannya adalah 1 sampai 2 bulan.
12. Tanya: Bagaimanakah prosedur peminjaman arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Apabila ada yang meminjam arsip maka dicatat dalam buku peminjaman arsip, dan arsip yang dipinjam wajib dikembalikan dalam waktu tiga hari.
13. Tanya: Berapakah angka pemakaian arsip di SMK Al Washilah
Jawab: Angka Pemakain Arsip di SMK Al Washilah yaitu 25%, dimana angka tersebut menunjukan bahwa pemakaian arsip disini sangat baik.
14. Tanya: Langkah- langkah apa yang telah dilaksanakan dalam pemeliharaan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Untuk saat ini pemeliharaan hanya dalam segi kebersihan karena tempat penyimpanan arsip disini aman dari hama kertas, agar tidak ada kutu di kertas di lemari arsip diberikan kamper.
15. Tanya: Adakah peralatan khusus yang digunakan untuk pemeliharaan arsip?, apakah sudah memadai?
Jawab: Untuk saat ini peralatan yang digunakan seperti Lemari Arsip, dan alat-alat kebersihan seperti alat penyedot debu, kemoceng dan lain-lain.
16. Tanya: Adakah petugas kebersihan untuk menjaga kebersihan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Petugas kebersihan arsip langsung dilakukan oleh office boy sekolah.
18. Tanya: Pola klasifikasi apa yang digunakan dalam tahap penyimpanan arsip di SMK Al Washilah?, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan?
Jawab: Dalam tahap penyimpanan arsip kami menggunakan pola klasifikasi subjektif yaitu berdasarkan pokok masalah. Dan pola klasifikasi yang kami gunkan ini telah sesuai dengan kebutuhan kami, dimana dengan pola klasifikasi ini mempermudah kami dalam penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
19. Tanya: Peralatan apa saja yang digunakan untuk menyimpan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip di sekolah ini adalah sebagai berikut: (1) Folder, (2) Box File (3) Odner, (4) Guide, dan (5) Filling Cabinet atau lemari arsip.
20. Tanya: Adakah ruangan khusus untuk menyimpan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: untuk menyimpan arsip SMK Al Washilah memiliki ruangan khusus namun belum memadai, dan kadang ruangan bias dipindahkan kapan saja, sehingga resiko kehilangan arsip itu ada.
21. Tanya: Berapa lama jangka waktu penyimpanan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Untuk surat yang bersifat vital seperti sertifikat akreditasi maka jangka waktu penyimpanannya abadi, untuk arsip yang bersifat penting (laporan keuangan) jangka waktu penyimpanannya bisa sampai 10 tahun atau lebih, untuk arsip yang berguna (laporan kegiatan) jangka waktu penyimpanannya 4 sampai 5 tahun, sedangkan untuk arsip
Jawab: Dalam setahun arsip dua kali dipindahkan yaitu setiap semester awal dan semester akhir, hal ini dikarenakan agar tidak terjadi penumpukan arsip di tempat penyimpanan.
23. Tanya: Bagaimanakah cara pemusnahan arsip yang dilaksanakan di SMK Al Washilah?
Jawab: Biasanya arsip yang sudah tidak terpakai apabila isinya rahasia sekolah maka akan dihancurkan dengan cara di hancurkan menggunkan kertas penghancur kertas ataupun dibakar. Namun untuk arsip yang tidak rahasia maka akan dibuang. 24. Tanya: Berapa lama jangka waktu penyusutan asrip di SMK Al
Washilah?
Jawab: Agar arsip yang di simpan tidak bertumpuk maka kami melakukan penyusutan arsip setiap 10 tahun sekali, dimana sebelumnya akan dilakukan penyiangan terlebih dahulu mana arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan arsip yang masih berguna.
Jakarta, 09 November 2016
Eka Wahyu Nur Jannah Kabag Tata Usaha
RESPONDEN I : Sahata Pane, S.T
JABATAN : Kepala Sekolah
TEMPAT WAWANCARA : Ruang Ruang Kepala Sekolah
PENELITIAN : “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMK Al Washilah Jakarta”
1. Tanya: Apakah ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Ada, dimana SOP digunkan sebagai pedoman dalam Pengarsipan yang dilakukan di sekolah ini.
2. Tanya: Apa saja yang telah dilaksanakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Hal-hal yang telah dilakukan dalam tahap penciptaan arsip di sekolah ini sebagai berikut:
a. Korespondensi/ surat menyurat.
b. Laporan, seperti laporan kegiatan Ujian Nasional, laporan pelatihan kurikulum 2013.
c. Formulir, formatnya telah ditentukan dari yayasan. d. Gambar, seperti logo sekolah.
3. Tanya: Bagaimanakah model penulisan surat yang biasa digunakan di SMK Al Washilah?
Jawab: Model surat yang digunakan adalah model Official Style atau surat resmi dan model surat full block style.
4. Tanya: Bagaimana proses penciptaan arsip baik yang diterima dari eksternal sekolah maupun internal sekolah?
Jawab: Untuk arsip eksternal: Surat diterima oleh Tata Usaha,di beikan tanggal terima surat, surat keluar dicatat di dalam buku agenda, surat ditindaklanjuti, dan selanjutnya akan diarsipkan,
penyimpanan softfile tersebut disimpan dalam folder khusus agar tersusun secara rapid an mempermudah dalam pembuatan surat keluar.
Untuk Arsip Internal: Pembuatan Konsep surat/warkat untuk surat yang sudah rutin sudah tersedia tamplatenya sehingga mempercepat proses pembuatan surat, selanjutnya surat diberikan nomor surat keluar. Surat dikoordinasikan kepada kepala sekolah dan ditandatangani, pengecapan surat menggunakan stampel SMK Al Washilah.
5. Tanya: Peralatan apa saja yang digunakan dalam tahap penciptaan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Alat-alat yang digunakan antara lain:
a. Kertas ukuran A4 kualitas terbaik agar ketika disimpan kertas tidak mudah hancur dan tahan lama.
b. Buku Agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar. c. Map untuk menyimpan.
d. Snalehecter. e. Stpler dan steples. f. Stampel.
6. Tanya: Siapa saja pihak yang terlibat dalam proses penciptaan arsip di SMK Al Washilah?
Jawab: Dalam proses penciptaan arsip yang terlibatdidalamnya adalah: Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah, Wakasek bagian Program, dan Tata Usaha sekolah.
7. Tanya: Bagaimanakah Prosedur dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar di SMK Al Washilah?
Jawab: Di SMK Al Washilah masih mengunakan prosedur pengurusan surat pola lama yaitu : untuk Surat yang masuk, Surat yang
a) penulisan surat dan pemberian nomor surat disesuaikan jenis surat yang sudah dikategorikan. Surat rutin sudah tersedia template surat sehingga mempercepat proses pembuatan surat.
b) Surat disimpan dalam folder khusus dan dikelompokkan sesuai jenis dan urutan surat yang telah dibuat.