BAB II KAJIAN TEORI
3. Manajemen Kearsipan
a. Pengertian Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan adalah pelaksanaan pengaasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi system penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain, manajemen kearsipan memerlukan pengawasan sistematik mulai dari pencipataan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.16
Menurut Zulkifly Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan, dengan kata lain manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan tersebut meliputi siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati.17
Odgers (2005) dalam Badri M.Sukoco mendefinisikan Manajemen Arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses yang menitik beratkan pada efesiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.18
16
Laksmi,dkk, Manajemen Perkantoran Modern, (Jakarta: Rajawali Pers, 2015), Ed.1, Cet.1, h.207.
17
Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan,…, h.4.
18
Berdasarkan definisai diatas, penulis menyimpulkan bahwa Manajemen Kearsipan adalah proses pengaturan kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan segala bentuk surat dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali padaa saat dokumen diperlukan. Oleh karena itu dalam pelaksanaan manajemen kearsipan seorang manajer harus atau pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam proses pengurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran lebih efektif dan efisien.
b. Fungsi Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan dilakukan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang bentuknya yaitu aktivitas perencanaan kearsipan, pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia (staf) bagian kersipan, pengarahan kerja dan pegawai kersipan, dan pengawasan terhadap kegiatan pokok (operasional) kersipan.19
Menurut teori diatas, fungsi-fungsi manjemen kearsipan adalah sebagai beriut:
1) Fungsi Perencanaan
Menurut Stoner, Perencanaan adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tersebut.20
Perencanaan adalah tahap awal dari sebuah kegiatan dan menjadi syarat yang mutlak agar pelaksanaan manajemen terlaksana dengan baik. Dalam melaksanakan perencanaan, harus benar-benar memikirkan hal-hal buruk atau kendala yang mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan kegiatan yang direncanakan, serta memikirkan alternative yang bisa di lakukan untuk menhadapi kendala yang terjadi.
19
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006),cet. 1, h.62-63. 20
Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi, (Bandung: Pustaka Setia,2014), cet. 1, h.24.
Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan dilakukan dengan menyusun pola klasifikasi arsip, kode, dan indeks; menyusun pedoman pemrosesan surat masuk dan surat keuar; menyusun jadwal retensi arsip; dan perencanaan fasilitas atau perbekalan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas kearsipan.21
2) Fungsi Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan fungsi kedua dalam manajemen, pengorganisasian sendiri adalah suatu proses kegiatan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber dan lingkungannya.
Adapun fungsi peorganisasin kearsipan dilakukan dengan melaksanakan pembagian kerja, menetukan hubungan kerja intern untit kearsipan, dan antara unit kersipan dengan unit pengolah di dalam organisasi.22
3) Fungsi Penyusunan Staf
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi yang mencakup perekrutan tenaga kerja, pengembangannya sehingga memberikan daya guna maksimal kepada organisasi.23
Penyusunan staf berfungsi untuk menjalin bahwa perusahaan atau organisasi mendapatkan pegawai yang tepat dan memilkiki keahlian dibidang tertentu, untuk mengisi jabatan atau pekerjaan tertentu.
Fungsi penyusunan staf dalam bidang kearsipan mencakup pelaksanaan penentuan kebutuhan tenaga kerja dibidang kearsipan, rekrutmen, seleksi, orientasi, penempatan,
21
Yohanes suraja. op.cit. h.65. 22
Ibid, h.65. 23
Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi, (Bandung: Pustaka Setia,2014), cet. 1, h.27.
penggajian, penjaminan kesejahteraan, pengembangan pegawai dan pemberhentian pegawai.24
4) Fungsi Pengarahan
Pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh manajer kearsipan kepada para pegawainya, memelihara komunikasi atau hubungan kerja yang efektif, menggerakan dan mempengaruhi petugas arsip agar mau bekerja menyumbangkan kemampuan yang dimiliki untuk mencapai tujuan kearsipan.25
Berdasarkan teori diatas, dapat dikatakan bahwa fungsi pengarahan dalam kersipan diberikan oleh pemimpin kepada pegawai yang menangani bidang kearsipan dengan cara memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik, serta menggerakan pegawau kearsipan agar mau dan mampu bekerja dengan baik demi tercipatanya sistem kearsipan yang baik dalam sebuah organisasi atau lembaga tersebut.
5) Fungsi Pengarahan
Pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh manajer kearsipan kepada para pegawainya, memelihara komunikasi atau hubungan kerja yang efektif, menggerakan dan mempengaruhi petugas arsip agar mau bekerja menyumbangkan kemampuan yang dimiliki untuk mencapai tujuan kearsipan.26
Berdasarkan teori diatas, dapat dikatakan bahwa fungsi pengarahan dalam kersipan diberikan oleh pemimpin kepada pegawai yang menangani bidang kearsipan dengan cara memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik, serta menggerakan pegawau kearsipan agar mau dan mampu
24
Yohanes Suraja, loc.cit, h.66. 25
Ibid, h.66. 26
bekerja dengan baik demi tercipatanya sistem kearsipan yang baik dalam sebuah organisasi atau lembaga tersebut.
6) Fungsi Pengawasan
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian, merupakan salah satu fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, dan jika perlu mengadakan koreksi sehingga pekerjaan bawahan menjadi terarah sesuai dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan.27
Yohannes Suraja menjelaskan fungsi pengawasan dalam kearsipan dilakukan dengan cara melaksanakan pengawasan sebelum pelaksanaan pekerjaan (preecontrol), pengawasan pada pelaksanaan pekerjaan (concurrent control), pengawasan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control) kearsipan. Semua fungsi manajemen kearsipan tersebut merupakan tanggung jawab manajer keasripan dan kepala kantor organisasi.28
Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan berguna untuk menunjang terciptanya sistem kearsipan yang baik. Oleh karena itu orang yang mengelola sebuah sitem kearsipan haruslah orang yang memiliki kemampuan dalam bidang kearsipan sehingga ia mampu melaksanakan fungsi-fungsi manajemen kearsipan dengan optimal demi tercapainya tujuan organisasi.
c. Sistem Kearsipan Yang Baik
Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar, selain merupakan aset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan organisasi pemerintah maupun swasta, karena dengan arsip/dokumen yang teratur dan benar pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat. Terselenggaranya kearsipan secara
27
Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi, (Bandung: CV Pustaka Setia, 2014), h.27.
28
baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang akan diambil oleh organisasi pemerintah maupun swasta melalui tersedianya informasi yang tersaji dengan baik dan benar, oleh karena itu dalam pelaksananan manajemen kearsipan diperlukan sistem kearsipan yang baik.
Pokok-pokok sistem kearsipan yang baik adalah:29 1) Kepadatan
Tidak perlu banyak menggunakan tempat, khususnya ruang lantai.
2) Hal dapat didekati
Lemari surat harsuu ditempatkan sedemikian rupa, sehingga surat-surat mudah menyimpan atau mengambilnya.
3) Kesederhanaan
Sistem (khususnya sistem klasifikasi) harus mudah di mengerti dan dilaksanakan.
4) Keamanan
Kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya.
5) Kehematan
Sistem kearsipan harus hemat dalam biaya berupa uang dan dalam biaya tenaga kerja dan biaya tambahan.
6) Fasilitas
Bilamana diperlukan sistem kearsipan harus dapat di perluas. 7) Arsip harus dapat diketemukan kembali dengan penangguhan
yang seminimum-minimumnya.
8) Referensi yang banyak harus diberikan bila diperlukan, sehingga sebuah dokumen dapat diketemukan melalui bermacam-macam kepala (heding).
29
9) Surat-surat harus selalu disimpan secara up-to-date, meskipun hal ini dapat tergantung kepada penyusun tenaga kerja dan pengawasan.
10)Beberapa sistem yang menggunakan petunjuk ke luar harus menunjukkan dokumen-dokumen mana yang telah dipindahkan, bilamana, dan oleh siapa.
11)Harus diperginakan sistem klasifikasi yang paling tepat.
Ada beberapa Faktor kearsipan yang baik diantaranya sebagai berikut:30
a. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat.
Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filling system adalah suatu rangkaian tata acara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun/ menyimpan arsip-arsip sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat. Cepat atau lambatnya penemuan kembalu dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip.
b. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat
Dalam kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai
kebuthan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia. Fasilitas Kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu:
1) Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon, dan sebagainya.
2) Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya.
3) Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder, lemari, filling cabinet dan seterusnya.
30
A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan: suatu pengantar, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada,1993), Cet.4, h.103-104.
4) Alat-alat lainnya sperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainya.
c. Petugas kearsipan memenuhi syarat
Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha, umumnya yaitu memiliki pengetahuan dibidang;
1) pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip
2) pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya 3) pengetahuan khusus tentang tata kearsipan
4) memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan.
5) Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
Yohanes Suraja menjelaskan sistem kearsipan yang baik mempunyai kriteria tertentu, yaitu:
1) Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan cenderung tidak ada yang rusak , tidak ada yang hilang, sehingga arsip yang benar dapat disediakan pada orang yang membutuhkannya pada waktu yang cepat dan dengan biaya yang serendah-rendahnya.
2) Dari aspek unsur-unsur input, sistem kearsipan dalam keadaan baik apabila:
a. Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar, lengkap, tepat dan relevan.
b. Pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi dan harus cerdas, teliti, cekatan, dan rapih dalam melaksanakan kerja dibidang kearsipan.
c. Peralatan yang ada harus lengkap macamnya, jumlahnya mencakupi, keadaannya baik, dan mengikuti perkembangan teknologi kearsipan.
d. Uang atau anggaran yang ada cukup untuk membiayai semua unsur input, proses kerja kearsipan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusunan arsip.
Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang baik ditandai dengan pelanksanaan penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan naskah dapat berjalan dengan sesuai prosedur dan metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output yang benar.
Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi cirri-ciri arsip sebagai arsip yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis, sehingga bila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali dengan cepat..31