BAB II KAJIAN TEORI
4. Pengelolaan Arsip Dinamis
Menurut Kennedy (1998) dalam Lolytasari, menjelaskan bahwa manajemen rekod dalam organisasi berperan sebagai (1) menyediakan informasi yang diperlukan secara berkelanjutan untuk perkembangan masa depan atau dalam memperbaiki aktivitas organisasi, (2) melindungi organisasi dari kasus yang bersifat hukum atau yang memungkinkan menjadi bahan bukti bahwa rekod tersebut dapat dijadikan bahan dipengadilan, (3) memenuhi persyaratan akubtabilitas yang ditentukan dengan pengaturan lingkungan di mana organisasi tersebut beroperasi.32
Dalam pengelolaan Arsip Dinamis setiap data dan informasi selalu mengalami proses, demikian pula dengan data pendidikan yang juga melewati siklus yang disebut dengan daur hidup arsip.
31
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan,…, h.25-26. 32
Lolytasari, Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi dalam Upaya Penyelamatan Arsip, Record and Library Journal, vol.1, 2015, h.31.
Menurut Ricks & Gow dalam Yohanes Suraja mengatakan bahwa, Daur Hidup Arsip terdiri dari:
Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip
Diolah dari Ricks & Gow (91984:10)
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan arsip (record creation), yaitu penulisan surat, memo, laporan, gambar, film, rekaman dan lain sebagainya yang kemudian didistribusikan atau disampaikan kepada seseorang ataupun organisasi yang membutuhkan. Oleh penerima, warkat (yang akan menjadi arsip) digunakan untuk keperluan tertentu diantaranya untuk keperluan operasional maupun dasar tindakan tertentu seperti sebagai bahan pertimbangan untuk memecahkan permasalahan
Penyusutan: Pemindahan Penghancuran Pembuangan Penciptaan Korespondensi Memo Petunjuk Formulir Laporan Gambar Kopian output Distribusi Antar perusahaan Internal perusahaan Eksternal perusahaan Penggunaan pengambilan keputusan Dokumentasi Respons/tanggapan Keperluan hukum Pemeliharaan Penyimpanan Pengambilan/ penyediaan kembali Menjaga kebersihan Memberi pestisida perbaikan Penyimpanan Aktif Inaktif Permanen Temporal
yang terjadi dalam organisasi. Setelah digunakan, warkat dipelihara, disimpan dan disediakan kembali bila diperlukan. Kemudian warkat disimpan menurut klasifikasinya. Lama penyimpanan arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Akhirnya, ketika, masa penyimpanan arsip telah lewat, maka dilakukan penyusutan arsip yang berupa penyimpanan dan pemusnahan arsip.
Dari proses daur hidup arsip tersebut, maka pengelolaan arsip dinamis pada umumnya melalui tahap-tahap dibawah ini:
a. Tahap Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip adalah segala aktifitas membuat catatan yang berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang terjadi menyangkut kehidupan seseorang atau organisasi.33
Pada tahap ini arsip diciptakan atau dibuat, kemudian digunakan sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan, dan sebagainya. Arsip diciptakan dengan dua cara. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal dari luar organisasi (eksternal). Kedua, dapat di ciptakan secara internal perusahaan.34
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pihak-pihak yang terlibat dalam penciptaan arsip. Hal-hal yang dimaksud yaitu:
1) Kejelasan Isi Arsip
Beberapa hal dan cara yang menunjang kejelasan isi Arsip yaitu:
a. Penggunaan bahasa yang baik dan benar. Maksudnya menggunakan pilihan kata dan bahasa yang tepat dan sesuai, sehingga mampu mendeskripsikan peristiwa yang terkandung dalam arsip itu.
b. Deskripsi dan penjelasan symbol-simbol. Jika data dan informasinya menggunakan symbol-simbol atau gambar
33
Yohanes Suraja, Ibid, h.100. 34
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.12.
tertentu, maka maksud dari symbol-simbol atau gambar itu harus dideskripsikan dengan penjelasan yang jelas.
c. Penggunaan media rekaman yang baik. Jika data dan informasi yang disampaikan dalam bentuk rekaman suara, maka pengambilan data dan informsinya harus menggunkan media rekaman yang baik.
2) Model Penulisan Arsip
Model Arsip adalah tata letak pengetikan atau penulisan naskah seperti surat, laporan, dan formulir. Tata letak pengetikan naskah perlu diperhatikan, karena alasan efesiensi dan keserasian. Naskah yang ditulis dalam model yang serasi ditambah lagi penggunaan bahasa yang baik dan benar, sehingga isinya jelas dan dapat dipahami, ini semua akan membangun citra baik organisasi.35
3) Ukuran Arsip
Ukuran Arsip menunjukan pada besar kecilnya kertas, kulit, kanvas, film, pita, disket, dan lain-lain yang digunakan untuk membuat naskah, blanko atau formulir, gambar atau rekaman.
Tabel 2.1
Ukuran Lembaran Kertas Seri A, B, dan C 36 Seri A Ukuran (mm) Seri B Ukuran (mm) Seri C Ukuran (mm) A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6 841 x 1189 594 x 841 420 x 594 297 x 420 210 x 297 148 x 297 105 x 148 B0 B1 B2 B3 B4 B5 B6 1000 x 1414 707 x 1000 500 x 707 353 x 500 250 x 353 176 x 250 125 x 176 C0 C1 C2 C3 C4 C5 C6 917 x 1297 648 x 917 458 x 648 324 x 458 229 x 324 162 x 229 114 x 162
35Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan,…, h.101.
36
A7 A8 A9 A10 74 x 105 52 x 74 37 x 52 26 x 37 B7 B8 B9 B10 88 x 125 62 x 88 44 x 62 31 x 44 C7 C8 81 x 114 57 x 81
4) Kualitas Bahan Intrinsik Arsip
Dalam penciptaan warkat harus diperhatikan bahan intrinsik warkat, yaitu jenis-jenis barang yang digunakan untuk memebuat warkat. Jika warkat berbentuk tulisan kebanyakan menggunkan bahan kertas maka sebaiknya memilih kertas yang berkualitas baik dan kuat.
Dari pemaparan diatas penulis menyimpulkan bahwa dalam penciptaan arsip harus diorientasikan kepada optimalisasi pencapaian tujuan kearsipan, terutama mengenai aspek keselamatan arsip. Agar arsip aman dan awet maka dalam penciptaan arsip harus diperhatikan bahan yang digunakan untuk pembuatan arsipnya. Dan perlu dipertimbangkan kejelasan isi dan model warkat tersebut.
b. Tahap Pendistribusian Arsip
Pendistribusian arsip adalah rangkaian kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan terhadap arsip (surat, naskah, gambar, rekaman, dan lain-lain) yang masih tergolong aktif.37
Pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah melakukan penciptaan arsip.Seiring dengan beropersinya suatu organisasi atau lembaga, maka akan semakin banyak jenis surat yang didistribusikan dalam organisasi atau lembaga itu.
Agar pendistribusian surat masuk dan keluar berjalan dengan rapih, suraja menjelaskan prosedur surat masuk dan keluar menurut pola sederhana, pola lama dan pola baru.38
37
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.114.
38
1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
b. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Lama/Pola Sederhana
1) Penerimaan oleh petugas dari pengirim atau pengantar surat.
2) Pemeriksaan kebenaran alamat dan sifat surat yang mungkin terantum pada amplop. Apabila alamatnya keliru harus diserahkan kembali kepada pengirim. Surat yang bersifat rahasia tidak dibuka. Surat pribadi langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat dinas dibuka dan dibubuhi cap tanggal terima atau stempel agenda, ditentukan pokok soalnya dan diberi kode.
3) Pencatatan pada buku arsip atau pada buku agenda surat masuk.
4) Pembubuhan nomer urut simpan pada surat.
5) Penentuan disposisi oleh sekretaris atau Kepala Tata Usaha.
6) Penyerahan surat kepada pengolah untuk diproses paling lama dua hari.
7) Penyimpanan. Setelah selesai diproses, surat disimpan oleh Petugas Arsip.
c. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Baru
Pengurusan surat masuk terjadi di unit Kearsipan dan atau Tata Usaha Pengolah.
Pengurusan surat masuk di unit Kearsipan terdiri dari: 1) Penerimaan surat, bertugas:
a) Menerima surat yang disampaikan baik oleh pengantar, petugas pos, Telkom maupun oleh perorangan.
b) Meneliti kebenaran alamat surat.
c) Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan. d) Menyortir surat.
e) Membuka sampul dan mengeluarkan surat dari amplop, meneliti kelengkapan lampiran surat. f) Meneliti kelengkapan lampiran.
g) Menyampaikan surat kepada Pengarah.
h) Menyampaikan surat rahasia (tertutup) kepada pencatat.
2) Pengarahan surat, adalah kegiatan menentukan unit pengolah yang akan menindaklanjuti atau memproses surat sesuai isinya. Kegiatannya adalah:
a) Membaca naskah surat dan menentukan surat tergolong penting atau biasa.
b) Menulliskan isi disposisi atau pengarahan pada lembar disposisi.
c) Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskahsurat penting.
d) Menyampaikan naskah surat penting dan biasa kepada pencatat.
3) Pencatatan surat, adalah penulisan keterangan unsur- unsur yang tercantum didalam naskah surat dan naskah lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali atau Lembar Pengantar. Tuganya adalah:
a) Mencantumkan nomor urut pada naskah surat. b) Mencatat naskah surat didalam kartu kendali
c) Menyampaikan naskah surat kepada pengendali beserta kartu kendali atau lembar pengantar.
4) Pengendalian surat, tugasnya adalah:
a) Menerima surat beserta kartu kendali/ lembar pengantar dari pencatat.
b) Meneliti kebenaran nomor kode surat dan kellengkapan lampiran.
c) Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali II dan III kepada tata usaha dan unit pengolah. d) Menyampaikan naskah surat rahasia (tertutup) dan
surat biasa beserta lembar pengantar rangkapdua kepada tata usaha pengolah.
e) Menyusun (menyimpan) kartu kendali I dalam almari kataog berdasarkan urutan nomor kode. 5) Penyimpanan, bertugas menyimpan kartu kendali II dan
lembar pengantar yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam laci sebagai pengganti arsip selama surat dan naskahnya beserta kartu kndali III masih disimpan di unit pengolah.
2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
a) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Lama/Pola Sederhana
1) Pembuatan konsep surat oleh ketua, sekretaris, kepala seksi atau petugas tata usaha.
2) Pemeriksaan konsep surat oleh sekretaris baik segi kebenaran isi maupun bentuknya.
3) Persetujuan konsep surat dan pengetikan oleh petugas tata usaha.
4) Pembacaan hasil pengetikan pemeriksaan kelengkapan surat, pengesahan dan penandatanganan oleh ketua atau sekretaris, pembubuhan cap tanggal
kirim, peipatan surat dan pemasukan kedallam ampop, pembubuhan perangko, pemberian perekat pada amplop oleh petugas tata usaha.
5) Pencatatan pada kartu ekspedisi dan diberikan kepada petugas pengantar (ekspeditur) untuk dikirimkan. 6) Penyimpanan arsip.
b) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Baru.
Pengurusan surat beserta naskah keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolah dan Unit Kearsipan.
1) Tata Usaha Tugasnya yaitu:
a) Mencatat naskah keluar pada kartu kendali rangkap tiga.
b) Menyampaikan konsep surat atau naskah beserta kartu kendali rangkap tiga kepada pengendali unit kearsipan.
c) Menyimpan kartu kendali lembar III menurut urutan nomer kode.
d) Mengendalikan surat yang belum selesai pengolahannya dan menyampaikan surat yang sudah selesai pengolahanya kepda penyimpan. 2) Unit Kearsipan Tugasnya yaitu:
a) Pengendali:
1. Memberikan nomor urut surat pada kartu kendali.
2. Menyimpan kartu kendali lembar I menurut urutan nomer kode.
3. Menyampaikan kartu kendali lembar II kepada penyimpan.
4. Pengembalian kartu kendali lembar III kepada Tata Usaha Pengolah..
5. Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada Tata Usaha Pengolah. b) Penyimpan, mempunyai tugas menyimpan kartu
kendali lembar II menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah atau surat masih berada di Unit Pengolah.
c) Pengirim:
1. Mengirim surat kepada sasaran sesuai alamat.
2. Menyampaikan konsep kepada Pengendali. c. Tahap Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip adalah penggunaan terhadap suatu surat atau naskah yang telah di arsipkan, yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Dalam organisasi ataupun sekolah untuk keperluan pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya pimpinan, sekretaris ataupun pegawai operasional dihadapkan pada keharusan menggunakan arsip, dan oleh karena itu mereka harus meminjam arsip, dan mereka harus meminjamnya pada unit kearsipan.
Setiap peminjaman arsip harus dicatat di dalam kartu atau buku peminjaman arsip sebagai sarana pengendalian arsip. Setiap hari petugas arsip perlu melihat buku peminjaman arsip untuk mengontrol arsip apa saja yang dipinjam, berapa banyak, siapa yang meminjam, dan waktu pengembalian. Karena dengan cara tersebut akan mencegah hilangnya arsip.
Berdasarkan catatan peminjaman arsip juga dapat dilakukan perhitungan Angka Pemakaian Arsip. Angka pemakaian arsip adalah hasil bagi antara jumlah arsip yang dipinjam atau jumlah permintaan arsip dan total arsip yang dinyatakan dalam %. Total arsip dapat
diketahui dari jumlah arsip yang ada di tempat penyimpanan arsip, yang dapat dilihat dari catatan yang dibuat seperti pada kartu arsip.39
Jumlah Permintaan Arsip
Angka Pemakaian= --- X 100% Total Arsip
Menurut Terry Seperti dikutip Sutarto (1997 : 301) angka pemakaian yang baik adalah antara 15-20%. Lebih dari 20% berarti sangat baik. Kurang dari 15% berarti tidak baik. Jika angka pemakaian arsip besar (baik) ini menunjukkan banyak arsip yang secara langsung digunakan untuk pelaksanaan kerja sehari-hari.40
Batas waktu peminjaman paling lama adalah tiga hari bila arsip itu akan dipakai untk melaksanakan pekerjaan di dalam kota, dan tujuh hari apabila arsip itu akan dipakai untuk melaksanakan pekerjan di luarkota. Apabila ada pejabat yang memerlukan arsip dalam waktu yang lama misalnya satu bulan, maka kepada yang bersangkutan dapat dubuatkan turunannya atau di fotokopikan (Sutarto, 1997: 248).41
Agar efektifitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai, penggunaan surat ataupun naskah harus diperhatikan waktunya. Surat-surat hendaknya dapat dijawab atau ditindaklanjuti dalam waktu secepatnya dan paling lama 3 hari setelah penerimaan. Arsip yang dipinjam untuk keperluan pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial, peran manajerial dan tugas operasional harus segera dikembalikan setelah selesai digunakan.42
d. Tahap Pemeliharaan Arsip
Tahap pemeliharaan arsip adalah tahap perlindungan dan pengamanan arsip, baik fisik maupun informasinya. Kegiatan pemeliharaan arsip, antara lain penyediaan prasarana dan sarana kearsipan disesuaikan dengan standar kearsipan untuk pengelolaan
39
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 187.
40
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 188.
41
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 189.
42
arsip dinamis berdasarkan bentuk dan media arsip; penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memerhatikan bentuk, media arsip, suhu, dan kelembapan udara ruangan.43
Tahap pemeliharaan arsip merupakan tahap yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal yaitu menjamin keselamatan arsip, agar apabila dibutuhkan sewaktu-waktu arsip dapat segera disediakan untuk membantu memberikan data yang dibutuhkan. Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan arsip dengan cara menyimpan, merawat, dan melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkan arsip.
Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut tiga aspek, yaitu:
1) Pemeliharan terhadap wujud fisik arsip. Agar arsip tidak rusak maka bentuk pemeliharaan yang harus diusahakan yaitu dengan menyimpan arsips dengan baik; tidak berdesak-desakan, tidak disimpan ditempat yang lebih kecil; serta menjaga kebersihan arsip.
2) Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan hama dengan cara member kapur barus/kamper, melakukan penyemprotan zat anti serangga dan fumigasi untuk membasmi kuman yang dapat merusak arsip.
3) Pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip dengan cara membersihkan ruangan dengan penyedot debu (vacuum cleaner), menjaga ruangan dan sekitarnya agar tidak ada kesempatan bagi serangga untuk berkembang biak, serta mencegah dengan mengawasi kemungkinan terjadinya kebocoran saluran air.44
43
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.13
44
Pertolongan pertama arsip-arsip yang rusak dan perbaikan kecil:45 1) Halaman yang sobek. Untuk memperbaiki arsip-arsip yang
sobek gunakanlah perkat kanji, jangan sekali-kali menggunakan cellotape.
2) Membuat perkat. Perkat dapat dibuat dari tepung kanji dan air, tetapi pada umumnyalebih mudah untuk membeli perekat di setiap took buku yang terpercaya.
3) Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar. Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip tersebut kepada yang lebih ahli.dalam hal ini serahkanlah kepada Arsip Nasional R.I.
4) Menanggulangi arsip-arsip basah/terendam air. Apabila kertas terkena air, akibatnya kertas itu akan menjadi kotor, mudah sobek dan berkerut-kerut.
5) Mengeringkan buku. Buku-buku yang hendak dijemur diletakan diatas tiga buah tali halus serta kuat, agar buku dapat bergantung di ketiga bagiannya.
6) Mengatasi cendawan. Apabila setelah kering kertas ditumbuhi cendawan, sapulah segera dengan campuran thymol dan spritus, dapat juga dengan acetone.
7) Pembuatan kertas racun cendawan “ fungicidal tissue”.
Kertas lembut racun cendawan ini dapat di buat sendiri.
Sediakanlah campuran “sodium orthophenylpenate”
sebanyak yang dicampur dengan air, kemudian rendamlah beberapa helai kertas lembut tissue di dalam campuran tersebut, kemudian biarkanlah sesaat hingga kering. Simpanlah hasilnya di dalam kotak tertutup dan pergunakanlah bila perlu.
45
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: PT.Bumi Aksara, 2012), h.60.
8) Membersihkan rak. Cucilah rak tersebut dari segala kotoran yang melekat sebersih mungkin, terutama celah-celahnya. Kalau hendak dipergunakan lagi keringkanlah sekering-keringnya, secara berangsur-angsur.
Berdasarkan pemaparan diatas, pemeliharaan harus dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang ada didalam arsip tersebut. Dan dapat disimpulakan bahwa pemeliharan arsip merupakan hal yang penting dan harus dilakukan, karena apabila tidak dilakukannya pemeliharaan arsip dengan baik maka kelestarian arsip tidak akan terjamin dan kegiatan arsip selanjutnya akan menjadi sulit.
e. Tahap Penyimpanan Arsip
Untuk menjaga agar kearsipan di dalam organisasi dapat mencapai tujuannya, yaitu menjamin keselamatan arsip dan menyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan kembali, maka petugas kearsipan harus melakukan penyimpanan arsip secara tertib dan sistematis.
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat biamana dibutuhkan.46
1) Sistem Penyimpanan Arsip
Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi dari kedua system (Quibble, 2011). 47
a. Sistem Sentralisasi
Pada system sentraliasasi, semua dokumen di simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk
46
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h.154.
47
mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan dimaksud.
Ada beberapa manfaat penggunaan system sentralisasi, antara lain:48
Mencegah duplikasi Layanan yang lebih baik Adanya keseragaman Menghemat waktu
Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor Jasa kepada bagian lain
Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan
dan pelatihan bagi manajer dokumen Pelayanan dokumen di bawah satu arsip. Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain:
Kesulitan fisik Kebocoran informasi
Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan
Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.
b. Sistem Desentralisasi
Sistem pengelolaan atau penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah cara enyimpanan arsip aktif di tiap-tiap unit kerja atau departemen. Pada umumnya cara ini dipilih karena system ini mengizinkan unit kerja mengendalikan dan mengakses sendiri arsip-arsip aktifnya. Pengendalian arsip aktif dan akses diimbangi dengan otonomi pengelolaan arsip aktif. Tanpa adanya
48
otonomi ini, sistem desentralisasi tidak akan berjalan dengan efektif dan efisien.49
Adapun sedarmayanti (2003, 22) menyebutkan keuntungan sistem desentralisasi adalah arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh karena prosedur tidak sulit.50
Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah:51 Pengawasan relative sulit untuk dilakuakan Karena banyak duplikasi dokumen yang sama,
maka akan terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien
Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi
Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih.
c. Sistem Kombinasi
Kombinasi pengelolaan arsip aktif memperbolehkan unit-unit kerja mengelola arsip aktifnya dibawah kontrol system sentralisasi.
Keuntungan pengelolaan arsip aktif secara kombinasi menurut Tuti Sri Widiyanti (2012), yaitu adanya kontrol sentralisasi, yakni berkaitan dengan keseragaman system penyimpanan dan penemuan kembali, meminimalkan salah pemberkasasn dan hilangnya arsip, terpusatnya
49
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h. 119-120.
50
Sambas Ali Mudini, dkk, Ibid, h.120. 51
pengadaan peralatan sehingga akan lebh efisien dan efektif, memudahkan pergerakan arsip sesuai jadwal retensi dan penyusutan arsip, dan memberikan perasaan
“mantap” bagi manajemen atau pengelola arsip. Adapun kelemahannya adalah problem yang melekat dalam tiap-tiap system dapat muncul pada system kombinasi dan arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu kesatuan.52
2) Prosedur Penyimpanan Arsip
Zulkifli Amsyah menjelaskan bahwa langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
a. Pemerikasaan
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
b. Mengindeks
Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas.
Read dan Glinn (2010:34) menyebutkan, “indexing is the mental process of determining the filling segment (or name) by which a record is to be stored and the placing or listing of items in an order that follows a particular system.” Menurut Read dan Ginn, mengindeks adalah
menentukan filing segment atau nama arsip yang disimpan dalam urutan yang mengikuti sistem tertentu. Dalam penyimpanan arsip system abjad misalnya, proses pengindeksan berarti menentukan nama yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip.53
52
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h. 122-123.
53
Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.100.
Indeks berisi semua tajuk dan rujukan silang yang terdapat pada sistem pemberkasan. Hal tersebut mutlak diperlukan untuk temu balik yang efisien. Indeks memiliki tiga sasaran dalam sistem pemberksan sebyek yaitu (1) menyediakan daftar tajuk yang lengkap untuk mempercepat temu balik arsip dinamis; (2) mencegah kemungkinan terjadinya duplikasi tajuk yang dibuat dalam berkas; dan (3) menyederhanakan rujukan silang dengan menyediakan rujukan silang dalam indeks.54
Mengindeks adalah pekerjaan menetukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-tangkap lainnya, surat akan disimpan.
1) Jenis Penulisan Indeks
Kegiatan mengindeks dalam pemberkasan arsip dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor dan subjek atau masalah. Mengindeks nama orang pada dasarnya menjadikan nama sebagai kata tangkap. Penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu straight order dan indexing order. Straight order adalah penulisan indeks dilakukan sesuai dengan nama