3. Lewat internet bisa berkomunikasi secara interaktif, dengan berbagai pihak tanpa ada batasan jarak dan waktu, dengan fasilitas e-mail,
2.5.3 Metode Promosi
Banyak metode promosi, yang dapat digunakan untuk melaksanakan promosi produk yang akan dijual. Demikian juga dengan promosi yang dilakukan perpustakaan.
Salah satu cara yang efektif untuk menembus pembatas dan penghalang komunikasi antara perpustakaan dan penggunanya adalah dengan jalan mengadakan kegiatan perpustakaan yang melibatkan staf perpustakaan dan pengguna. Menurut Santoso (2009: 2) menyatakan bahwa beberapa macam kegiatan yang dapat dilakukan untuk promosi antara lain:
1. Peningkatan diri para petugas perpustakaan dengan cara: Untuk berusaha tampil penuh percaya diri,
Untuk berpandangan positif,
Untuk berpakaian dengan sopan dan rapi. 2. Pendekatan pada guru dilakukan dengan cara:
Untuk proaktif,
Untuk membuat daftar buku yang ada di perpustakaan berkenaan dengan tiap mata pelajaran dan diberikan kepada masing-masing guru sesuai dengan mata pelajarannya,
Untuk meminta daftar buku yang diperlukan guru-guru dalam menunjang pengajaran mereka.
3. Pendekatan dengan pihak pemimpin dengan cara:
Untuk membuat perencanaan jangka pendek (1 tahun) yang berkualitas dengan argumentasi yang kuat dan diajukan kepada kepala sekolah,
Untuk membuat laporan pembangunan perpustakaan secara periodik (perkuartal, persemeter, atau pertahun),
Untuk mengajukan kepada kepala sekolah agar mewajibkan anak didik mengikuti kelas perpustakaan satu jam pelajaran dalam satu minggu.
4. Memberikan pelayanan yang baik agar kepuasan pengguna tercapai yaitu:
Untuk memelihara penataan buku yang rapi agar buku mudah didapat,
Untuk membiasakan diri agar biasa berdisiplin dengan waktu, Untuk melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab.
5. Kegiatan penunjang perpustakaan yang lain adalah: membuat poster,
membuat pamflet,
mengadakan pameran buku.
Pendapat di atas menyatakan bahwa kegiatan yang dapat dilakukan untuk promosi adalah peningkatan diri para petugas perpustakaan, pendekatan pada guru, pendekatan dengan pihak pemimpin, memberikan pelayanan yang baik agar kepuasan pengguna tercapai, dan kegiatan membuat poster, pamflet, dan mengadakan pameran buku.
Menurut Mustafa (1996: 29) ada beberapa bentuk atau media promosi yang biasa digunakan oleh organisasi antara lain:
a. Publikasi
b. Iklan
c. Kontak perorangan
d. Insentif
e. Penciptaan suasana dan lingkungan perpustakan
Untuk lebih jelasnya metode tersebut akan dibahas satu persatu pada uraian sebagai berikut:
2.5.3.1 Publikasi
Publikasi merupakan kegiatan komunikasi penyiaran dengan sasaran keterbukaan terhadap masyarakat. Menurut Mustafa (1996: 29) “Publikasi adalah perangsangan non-personal agar ada permintaan terhadap produk atau jasa melalui berita mengenai hal-hal dimedia penerbitan atau melalui penyajian yang menarik di radio, televisi, atau dipanggung”.
Sedangkan menurut Kotler dalam Baderi (2004: 13) bahwa “Publikasi adalah sejumlah informasi tentang seseorang barang atau organisasi yang disebar luaskan ke masyarakat melalui media tanpa dipungut biaya atau tanpa pengawas dari sponsor”.
Kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa publikasi merupakan sejumlah informasi terhadap produk atau jasa melalui penyajian menarik di radio dan televisi tanpa dipungut biaya oleh sponsor.
Menurut Mustafa (1996: 29) publikasi mempunyai beberapa keunggulan dan kelemahan antara lain:
1. Keunggulan:
Pertama, publikasi ditempatkan sebagai berita dan bukan diruang iklan. Kedua, publikasi cenderung untuk sampai kepada konsumen yang tidak menyukai iklan atau kontak pribadi. Ketiga, publikasi mempunyai potensi tinggi untuk didramatisasi sehingga dapat menarik perhatian dan mempengaruhi orang.
2. Kelemahan:
Publikasi selalu melalui proses penyuntingan.
Menurut pendapat di atas bahwa keunggulan publikasi adalah sebagai berita dan bukan diruang iklan, menyampaikan kepada konsumen yang tidak menyukai iklan, dan menarik perhatian. Sedangkan kelemahannya adalah selalu melalui proses penyuntingan.
Jika publikasi akan dimanfaatkan sebagai ajang promosi maka langkah-langkah yang harus ditempuh yaitu:
1. Menentukan tujuan-tujuan publikasi. Hal ini mencakup penentuan pasar target yang menjadi sasaran.
2. Mencari ide publikasi yang akan mencapai dampak yang diinginkan. 3. Menentukan media yang akan digunakan untuk publikasi. Media yang
paling berperan adalah surat kabar, majalah, radio, dan televisi. (Wirawan, 1993: 32-33).
Pendapat di atas menyatakan bahwa langkah yang ditempuh dalam ajang promosi publikasi adalah dapat menentukan tujuan, mencari ide, dan menentukan media untuk publikasi.
2.5.3.1.1 Brosur
Brosur sangat berguna bagi orang yang menginginkan pengetahuan tambahan dari berbagai bidang tertentu. Informasinya mudah dipahami karena pada umumnya tulisannya bersifat ringan. Menurut Yusup (2009: 444) bahwa “Brosur merupakan sejenis publikasi cetakan yang terdiri dari atas beberapa lembar dan biasanya dijahit dengan kawat, tetapi tidak dijilid, isinya tentang bermacam informasi dan penjelasan sesuatu yang masih hangat atau mutakhir”.
Sedangkan Siswadi (2008: 3) menyatakan bahwa :
Brosur adalah sarana promosi standard yang sering digunakan oleh perpustakaan. Seluruh informasi mengenai layanan perpustakaan dapat dituangkan di dalam brosur. Umumnya informasi yang disampaikan di brosur bersifat umum yang hanya menyampaikan secara garis besar apa saja yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.
Kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa brosur adalah jenis publikasi tercetak terdiri dari beberapa lembar dan dijahit dengan kawat, yang isinya tentang berbagai macam informasi yang bersifat umum.
Bosur dirancang sebagai display publik dan berusaha agar konsumen ter-ekspos pesan sebanyak mungkin. Menurut Prayudi (2007: 100) bahwa:
Brosur bertujuan membangkitkan ‘tindakan’ atau perilaku konsumen dengan cara mengedukasi tentang subjek yang diinformasikan dalam brosur dan berusaha memotivasi konsumen untuk melakukan kontak
dengan perusahaan melalui cara apa saja.
Menurut pendapat di atas bahwa tujuan brosur adalah brosur harus bisa membangkitkan dan mengedukasi konsumen secara lebih detail melalui informasi dan memotivasi konsumen melakukan kontak dengan perusahaan.
Penggunaan Bahasa Indonesia yang sederhana dan rancangan dasar meningkatkan efektivitas komunikasi pada segala jenis dokumen, untuk meningkatkan goodwill terhadap publik, dan mengurangi komplain serta kebingungan konsumen. Menurut Prayudi (2007: 95) menyatakan bahwa pedoman penyusunan brosur adalah sebagai berikut:
1. Gunakan huruf ukuran 8-10 poin. Pembaca sering mengabaikan teks yang terlalu kecil untuk dibaca.
2. Beri banyak ruang kosong. Margin yang lebar, indent, dan halaman yang pendek untuk menghindarkan terlihat ramainya brosur dan kesulitan pembacaan.
3. Gunakan margin rata kanan daripada justified. Hal tersebut memberi efek yang santai serta kesan kontemporer.
4. Gunakan kalimat pendek dalam satu baris. Panjang garis optimal untuk kebanyakan teks antara 50 sampai 70 karakter.
5. Gunakan huruf tebal sebagai penekanan. Hal itu lebih baik daripada membaca kata dengan huruf besar semua.
Pendapat di atas menyatakan bahwa pedoman penyusunan brosur adalah menggunakan huruf ukuran 8-10 poin, memberi banyak ruang kosong, menggunakan margin rata kanan daripada justified, menggunakan kalimat pendek dalam satu baris, dan menggunakan huruf tebal sebagai penekanan.
2.5.3.1.2 News Letter
News-letter sering disebut dengan majalah internal atau home journal. Menurut Mustafa (1996: 89) bahwa “News-letter adalah salah satu media yang dapat digunakan untuk memberi informasi khusus kepada sejumlah orang secara teratur berupa berita-berita atau artikel-artikel singkat yang ditulis dengan gaya tidak formal”.
Sedangkan menurut Rumanti (2002: 119) bahwa “Newsletter merupakan sebuah tipe house journal yang berisikan intisari berita-berita (berita yang singkat) ukurannya bisa sama dengan majalah pada umumnya, hanya jumlah halamannya lebih sedikit”.
Kedua pendapat di atas menjelaskan bahwa News-letter merupakan salah satu media promosi yang berisikan intisari berita singkat hanya jumlah halaman lebih sedikit yang ditulis dengan gaya tidak formal.
Menulis adalah pekerjaan yang berat dan sangat jarang bahwa anda akan menghasilkan suatu penulisan yang bagus hanya dalam sekali kerja. Menurut Mustafa (1996: 91) tulisan news-letter yang baik dapat dilihat berdasarkan ciri-ciri yang antara lain:
“a. Spesifik, artinya langsung pada masalahnya.
b. Kompak, artinya informasi yang disajikan senada dan berkaitan c. Menarik, artinya merangsang orang untuk melakukan sesuatu”.
Dengan demikian tulisan news-letter dilihat berdasarkan ciri-ciri yang spesifik, kompak, dan menarik.
Tahapan selanjutnya untuk mensukseskan newsletter adalah melakukan promosi. Menurut Janice Byer dalam Prayudi (2007: 133-134) bahwa ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mempromosikan newsletter antara lain:
1. Menampilkan arsip-arsip artikel di situs web organisasi dan yakinkan pengunjung web untuk memberi tanda pada alamat e-mail.
2. Masukkan arsip artikel pada situs web perusahaan dan pastikan untuk menempatkan form sign up e-mail address bagi para pengunjung web. 3. Tambahkan link pada e-mail newsletter.
4. Saat menulis artikel, tambahkan kalimat singkat tentang newsletter pada informasi kontak di akhir newsletter.
5. Motivasi pembaca newsletter untuk meneruskannya kepada teman atau rekan kerja.
7. Pastikan untuk memasukkan e-mail newsletter pada beragam situs agar bisa lebih tersebar.
8. Jika memungkinkan, buatlah pengumuman bahwa daftar diskusi mengenai isu-isu tertentu dari newsletter anda tersedia di beberapa e-mail yang bisa diakses.
Menurut pendapat di atas bahwa untuk mempromosikan newsletter adalah suatu cara agar publik menjadikan newsletter sebagai salah satu sumber informasi terpercaya.
2.5.3.1.3 Pembatas Buku dan Terbitan Khusus Perpustakaan
Pembatas buku atau dikenal sebagai bookmark dapat digunakan sebagai media promosi di perpustakaan. Menurut Mustafa (1996: 97) “Pembatas buku adalah suatu benda yang digunakan untuk memberi tanda pembatas pada halaman-halaman sebuah buku”.
Jadi, pembatas buku adalah sebagai tanda untuk memberi pembatas pada halaman buku.
Dalam merancang pembatas buku yang menarik beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:
(1) Pilih kata-kata yang singkat tetapi tepat dan padat. (2) Rancang secara menarik.
(3) Pilih bahan yang kuat.
(4) Pertimbangkan biaya pembuatan. (Mustafa, 1996: 98).
Pendapat di atas menjelaskan bahwa pembatas buku digunakan sebagai alat untuk membatas buku pada bagian tertentu apabila ingin berhenti membaca buku dan dengan merancang pembatas buku agar menarik perhatian dengan memperhatikan hal tersebut di atas.
Pada sebuah perpustakaan umum terbitan khusus perpustakaan merupakan promosi perpustakaan yang sangat bagus. Media yang dimaksud menurut Mustafa (1996: 100) bahwa:
Terbitan khusus perpustakaan adalah buku yang diterbitkan secara khusus oleh perpustakaan. Buku itu mengandung nilai promosi yang sangat tinggi bagi perpustakaan. Sebelumnya perpustakaan mempunyai catatan tentang orang-orang yang berkunjung ke perpustakaan dan catatan tentang buku-buku yang sering mereka baca. Perpustakaan kemudian memilih diantara para pengunjung yang merupakan tokoh-tokoh terkenal dari
berbagai profesi. Perpustakaan lalu meminta komentar mereka mengenai buku-buku yang telah mereka pinjam dan baca di perpustakaan.
Jadi, terbitan khusus perpustakaan adalah salah satu media promosi berupa buku yang diterbitkan secara khusus oleh perpustakaan.
Terbitan khusus yang diterbitkan oleh perpustakaan ini dimaksudkan sebagai alat promosi. Menurut Mustafa (1996: 100-102) berikut adalah bentuk terbitan khusus perpustakaan antara lain:
a) Buku panduan perpustakaan
Buku panduan perpustakaan adalah sebuah buku kecil yang diterbitkan oleh perpustakaan yang memuat informasi segala sesuatu mengenai perpustakaan. Mulai dari sejarah dan latar belakang pendirian perpustakaan, misi dan tujuan, organisasi, lembaga induk, koleksi dan layanan, fasilitas, lokasi dan cabang-cabangnya, staf pengelola dan struktur organisasinya, peraturan dan sanksi-sanksi dan sudah barang tentu nama dan alamat resmi, serta informasi lain yang dianggap perlu untuk pengguna.
b) Kalender perpustakaan
Penerbitan kalender khusus perpustakaan merupakan upaya yang sangat menarik sebagai salah satu media promosi perpustakaan. Khusus untuk cara ini sebenarnya tidak terlalu banyak dibahas, karena sudah sangat umum dilakukan oleh banyak organisasi untuk menunjukkan kepada masyarakat tentang keberadaan organisasi tersebut.
Pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa bentuk terbitan khusus perpustakaan adalah buku panduan perpustakaan dan kalender perpustakaan.
2.5.3.2 Kontak Perorangan
Promosi secara kontak perorangan dilakukan melalui pertemuan langsung antara wakil organisasi dengan pasar target. Menurut Saladin (1996: 87) bahwa “Kontak perorangan merupakan persentasi lisan dalam satu atau lebih calon pembeli untuk tujuan menciptakan penjualan”.
Sedangkan menurut Nickles dalam Tjiptono (1997: 145), “Kontak perorangan adalah interaksi antara individu saling bertemu muka yang ditujukan untuk menciptakan, memperbaiki, menguasai atau mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak lain”.
Menurut kedua pendapat di atas bahwa kontak perorangan adalah interaksi antara individu yang saling menguntungkan dengan pihak lain untuk tujuan menciptakan penjualan.
Menurut Kotler (1996: 121) fungsi kontak perorangan dalam promosi dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Menjual, artinya organisasi berusaha meningkatkan jumlah konsumen dengan langsung mencari konsumen baru.
2. Memberi pelayanan, artinya dengan kontak perorangan organisasi mencoba memberi pelayanan langsung kepada konsumen.
3. Meneliti, artinya mengawasi perkembangan yang terjadi diantara konsumen dan juga diantara pesaing-pesaing organisasi.
Dari pendapat di atas mengemukakan bahwa fungsi kontak perorangan adalah menjual, memberikan pelayanan, dan meneliti pesaing organisasi.
2.5.3.3 Insentif
Sarana berikutnya untuk promosi adalah pemberian insentif. Pemberian insentif biasanya disebut sales promotion. Insentif adalah tambahan balas jasa yang diberikan kepada karyawan tertentu yang prestasinya diatas prestasi standar.
Sehubungan dengan pemberian insentif Mustafa (1996: 31) menyatakan bahwa:
Insentif adalah pemberian sesuatu yang bernilai (uang atau bukan uang) sebagai tambahan terhadap penawaran yang diajukan dengan maksud untuk mendorong perubahan sikap konsumen terhadap penawaran itu. Insentif biasanya diberikan kepada orang atau kelompok yang kurang bermotivasi, acuh tak acuh, atau kurang suka terhadap penawaran suatu produk atau jasa.
Sedangkan menurut Label, Caray (2008: 2) bahwa “Insentif adalah dorongan agar seseorang mau bekerja dengan baik dan agar dapat mencapai produktivitas yang tinggi sehingga dapat membangkitkan gairah kerja dan motivasi yang tinggi”.
Kedua pendapat di atas menyatakan bahwa insentif merupakan metode promosi yang memberikan sesuatu yang bernilai sebagai penawaran untuk konsumen supaya termotivasi terhadap penawaran suatu produk atau jasa dan mendorong seseorang bekerja dengan baik agar mencapai produktivitas yang tinggi.
2.5.3.4 Penciptaan Suasana Lingkungan Perpustakaan
Penciptaan suasana lingkungan perpustakaan perlu diperhitungkan karena konsumen dan organisasi pada waktu membeli produk atau jasa bertemu dengan staf organisasi dalam lingkungan fisik tertentu.
Menurut Soehadi (2001: 8) bahwa:
Penciptaan suasana lingkungan perpustakaan adalah lingkungan perpustakaan (layout petunjuk furniture dll) yang mempengaruhi
pandangan publik kepada layanan, jika atmosfir tidak begitu baik seperti layout yang membingungkan, furniture yang kotor, petunjuk yang tidak jelas, suasana yang ribut, maka konsumen akan segan untuk mengunjungi perpustakaan dan konsumen menganggap bahwa atmosfir yang buruk menggambarkan layanan yang buruk juga.
Sedangkan Kotler dalam Wirawan (1993: 40) menyatakan bahwa :
Penciptaan suasana lingkungan perpustakaan sebagai perancangan lingkungan organisasi yang memperhitungkan sedemikian rupa, agar menimbulkan dampak kognitif dan emosional kepada pasar target, sehingga meningkatkan kepuasan pada waktu membeli atau memanfaatkan produk atau jasa itu.
Kedua pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa penciptaan suasana lingkungan perpustakaan merupakan lingkungan perpustakaan sebagai perancangan organisasi untuk mempengaruhi pandangan publik kepada layanan sehingga meningkatkan kepuasan konsumen untuk memanfaatkan layanan, produk atau jasa.