Microsoft Visio - LANDASAN TEORI - PEMBUATAN GOOGLE FORM UNTUK EVALUASI DRIVER PT BUMI JASA UTA

BAB III LANDASAN TEORI

3.8 Microsoft Visio

Menurut (Helmers, 2013) Microsoft visio adalah aplikasi yang diciptakan oleh microsoft untuk membuat suatu model perencanaan, model ini digunakan untuk kebutuhan developer maupun engineering dalam membantu pembuatan diagram seperti: flowchart, gantt chart, dokumen flow, gambar jaringan, gambar denah bangunan.

Microsoft visio yaitu suatu aplikasi untuk membuat gambar diagram yang dapat membantu pekerjaan pekerja IT untuk memvisualkan informasi yang kompleks. Microsoft visio merupakan sebuah tools yang digunakan untuk membuat berbagai jenis diagram seperti jaringan, flowchart,gantt chart dan workflow.

Menurut (Hendrika, Indrayani, & Zulkarnain, 2020) Microsoft Visio ialah suatu program aplikasi Microsoft Office yang sering digunakan untuk membuat diagram, diagram alir, brainstorm, dan skema jaringan yang dirilis oleh Microsoft Corporation.

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan Proyek Akhir berlangsung selama 120 (seratus dua puluh) hari kerja. Dalam kurun waktu 4 (empat) bulan ini, program Proyek Akhir yang

Peserta : Nensy Sulistyorini

NIM : 18390150005

Dalam pelaksanaan Proyek Akhir yang berlangsung dalam kurun waktu 4 (empat) bulan di yang dilakukan selama Proyek Akhir tertulis dalam tabel 4.1

No Tugas Umum Harian Tugas Khusus

Input Rincian Perhitungan Piket PT PLN (Persero) Transmisi JBTB-UPT Malang Periode Piket: Maret 2021

Pembuatan Sistem Evaluasi Kinerja Driver dengan Menggunakan Google Forms

Pembuatan Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya dengan Menggunakan Microsoft Excel

Pembuatan Struktur Organisasi Divisi

HC&GS dengan Menggunakan

Microsoft Visio

Input Data Driver (Master Data PT PLN

(Persero) dengan Menggunakan

Microsoft Excel

Tabel 4 1. Tabel Kegiatan Tugas Umum dan Tugas Khusus

4.2 Metode Penulisan

Berikut ini merupakan metode penulisan yang digunakan dalam menyelesaikan laporan Proyek Akhir pada PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport

& Logistic

1. Studi Observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan dan mempelajari secara langsung proses bisnis pada PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport &

Logistic

2. Wawancara, yaitu melakukan tanya jawab penentuan Judul yang tepat untuk membuat Laporan Proyek Akhir dan menentukan tugas-tugas dengan Dosen Pembimbing dan Penyelia dari Pihak Perusahaan.

3. Studi Literature, yaitu mencari referensi dan membaca literature dan buku- buku yang mendukung penyelesaian laporan Proyek Akhir yang tersedia di perpustakaan.

4. Penyusunan laporan, yaitu membuat laporan setelah melakuakan Proyek Akhir yang menjadi prasyarat untuk kelulusan.

5. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang telah dilaksanakan.

4.3 Deskripsi Tugas Umum

Dalam kegiatan Proyek Akhir di PT. BUMI JASA UTAMA – Kalla Transport & Logistic, mahasiswa berperan aktif dalam pengelolaan dokumen - dokumen yang dibutuhkan antara lain: Input Rincian Perhitungan Piket Driver, Pembuatan Form Pengadaan Seragam.

4.3.1 Input Rincian Perhitungan Piket Driver PT PLN (Persero) Transmisi JBTB UPT Malang

Rincian Perhitungan Piket Driver ialah rincian dokumen yang berisi jadwal dinas agar di kirikan ke masing masing dispatcher sesuai dengan wilayah kerja driver masing – masing. Dokumen tersebut dikirimkan berupa hardfile kepada staff admin yang akan direkap melalui Microsoft Excel untuk mempermudah perhitungan gaji driver tersebut.

Pemanfaatan aplikasi Microsoft Excel ini dikarenakan dokumen yang dikirimkan masih berupa hardfile, maka staff admin mendata dokumen tersebut menggunakan fitur Microsoft Excel yang memuat : Nama, Tanggal dan Hari Piket, Biaya ke Pengemudi (Honor), Sub Total yang dibayarkan, Biaya yang ditagihkan.

Sub Total yang ditagihkan, nomor rekening dan nama bank. Setelah Rincian yang telah diperhitungkan, file rincian akan di print untuk mendapatkan tanda tangan persetujuan dari Staff HC&GS, HC&GS Sect Head, Plt.

Administrasi dan Branch Head.

Kemudian akan diberikan kepada pihak keuangan untuk proses Pencairan Upah Driver. Berikut langkah-langkah mendata Rincian Perhitungan Piket Driver PT PLN (Persero) Transmisi JBTB-UPT Malang:

1. Buat file dengan nama LHD PLN_UPT MALANG MARET 2021 yang berisi Nama Karyawan, dan Bulan Periode sebagai sumber data di Microsoft Excel. Kemudian untuk sheet pertama beri nama Piket Driver.

Gambar 4 1. Pembuatan Data di Microsoft Excel

2. Buka sheet baru dengan nama sheet Rincian Piket yang bertujuan untu menjumlah piket driver yang sudah diselesaikan

Gambar 4 2. Tambah Sheet Rincian Piket

3. Kemudian buka sheet baru untuk membuat Rekapitulasi Penagihan Upah Driver Project PT PLN (Persero) Kemudian Save Dokumen.

Gambar 4 3. Sheet Rekapitulasi Penagihan Upah Driver

Setelah Rincian Perhitungan Piket PT. PLN (Persero) Transmisi JBTB – UPT Malang tersebut selesai dibuat maka staff admin akan mencetak dan menyerahkan kepada HR&GA Staff, HCGS Sect Head, Plt. Administrasi Head dan Branch Head untuk di tanda tangani.

4.3.2 Pembuatan Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya Dengan Menggunakan Fitur Microsoft Excel

Pembuatan Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya tersebut memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel. Menggunakan aplikasi Microsoft Excel ini dikarenakan dapat mempermudah dalam pembuatan data karyawan untuk pengajuan pengadaan seragam. Form tersebut berisi : Nama Pegawai, Unit Kerja, Ukuran Seragam, Keterangan Baju Panjang atau Pendek.

Gambar 4 4. Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya

Setelah Form pengadaan Seragam branch Surabaya selesai dibuat, kemudian dicetak/print, kemudian staff yang bertugas keliling untuk menanyakan kepada setiap pegawai terkait ukuran seragam yang digunakan. Setelah data lengkap kemudian di input kembali ke Microsoft Excel sesuai dengan data karyawan dan di save pdf, lalu dikirimkan kepada HCGS Head dan HO di Makassar.

4.3.3 Pembuatan Struktur Organisasi Divisi HC&GS Menggunakan Microsoft Visio

Proses pembuatan Struktur Organisasi Divisi HC&GS tersebut menggunakan bantuan aplikasi Microsoft Visio. Aplikasi ini mempunyai fitur yang memungkinkan pengguna berkreasi membuat desain berbasis diagram seperti flowchart, gantt chart, dokumen flow, gambar jaringan, gambar denah bangunan sehingga dapat memudahkan dalam hal pembuatan sebuah struktur organisasi.

Beberapa kolom yang terdapat pada struktur organisasi tersebut berisikan tentang nama, jabatan pegawai, dan Logo PT. BUMI JASA UTAMA – Kalla Transport & Logistic. Struktur organisasi HC&&GS Head, dan Staff HC&GS.

Gambar 4 5. Struktur Organisasi Human Capital General Service

Berikut adalah langkah-langkah Pembuatan Struktur Organisasi Menggunakan Microsoft Visio:

1. Klik Microsoft Visio, klik New kemudian klik Organization Chart

Gambar 4 6. Tampilan Utama Microsoft Visio 2. Kemudian pilih Organization Chart kemudian klik Create

Gambar 4 7. Organization Chart Wizard

3. Pilih Organization Chart Shape lalu tentukan design yang diinginkan

Gambar 4 8. Pilih Excutive Belt

4. Pilih Insert klik Connector untuk menggabungkan Chart Shape

Gambar 4 9. Connector untuk menggabungkan antar Chart Shap

5. Klik kanan pada Chart kemudian pilih Picture dan Change Picture

Gambar 4 10. Memasukkan Foto Pegawai

6. Lalu klik Insert klik Draw Text Box untuk memasukkan keterangan Nama dan Jabatan

Gambar 4 11. memasukkan Keterangan Nama dan Jabatan Pegawai

7. Setelah selesai klik save.

4.3.4 Pembuatan Master Data dengan Menggunakan Aplikasi Microsoft Excel

Pembuatan master data driver tersebut memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel. Staff Admin menggunakan aplikasi Microsoft Excel dikarenakan dapat mempermudah dalam pembuatan data driver, bisa di simpan beberapa data dalam satu file sehingga mempermudah staff admin jika ingin melihat atau melaporkan data driver kepada atasan atau customer. Data yang diinput tersebut diperoleh dari data yang dikumpulkan oleh driver pada saat melamar sebagai driver, kemudian dimasukkan dalam tabel Microsoft Excel.

Berikut adalah Langkah – Langkah Master Data menggunakan Microsoft Excel:

1. Buka Aplikasi Microsoft Excel, klik New – Blank Workbook

2. Buatlah tabel dan isi tabel tersebut sesuai yang diperlukan seperti : Nama Driver, Nomor NIK, Jabatan, Wilayah Kerja, Tempat Tanggal Lahir, Usia, Jenis Sim,Nomor Kartu Keluarga, Nomor BPJS dan Nomor Rekening.

3. Kemudian isi tabel dengan Data Driver yang Valid (Cocokkan Dengan Dokumen Driver Saat Melamar)

Gambar 4 12. Master Data Sheet Pertama 4. Buatlah sheet 2 untuk membuat Form Evaluasi Driver

Gambar 4 13. Driver Evaluation Form

4.4 Deskripsi Tugas Khusus

Proses pendataan serta Rekapan Dokumen Driver staff admin masih menggunakan Microsoft Excel yang mana bisa mengakibatkan staff admin kerja dua kali bila terdapat penumpukan data yang direkap. Data tersebut diinput secara manual serta tidak otomatis bila ada pembaruan Data Driver, sehingga staff admin harus merekap ulang Data tersebut. Oleh sebab itu untuk menghindari penumpukan data serta pembaruan data yang masih manual, memberikan solusi yaitu pembuatan Form dengan menggunakan Google Form. Google Form yang dibuat oleh penulis ini akan mempermudah staff admin dalam hal Rekapan Data Driver.

4.4.1 Alur Penilaian Kinerja dan Evaluasi Driver

Gambar 5. 1Flowchart Penilaian Kinerja dan Evaluasi Driver

Pada gambar 5.1 Menunjukkan alur Penilaian Kinerja dan Evaluasi Driver yang baru. Form evaluasi yang telah dibuat pada tahun 2020 oleh Divisi HCGS berupa hardfile yang akan diisi oleh Dispacther/User, setelah pengisian form tersebut akan dikirimkan kembali ke PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport &

Logistic untuk ditindaklanjuti.

Sementara itu pendemi COVID-19 yang sudah ada di Indonesia sejak tahun 2020 membuat pelaksanaan evaluasi ini terkendala, oleh karena itu pengisian penilaian diperbarui dengan memanfaatkan Google Form. Pengunaan Google Form ini untuk mempermudah pengisian oleh Dispacther/User, dimanapun lokasi pengisian serta mempermudah pekerjaan staff admin divisi HC&GS terkait evaluasi kinerja driver.

Setiap Dispacther akan diberikan sosialisasi terkait cara pengisian Google Form penilaian tersebut. Sosialisi ini bertujuan agar Dispacther mudah untuk mengisi Form penilaian driver yang telah dibagikan melalui link. Dispacther yang sudah mengisi data tersebut akan dilihat oleh tim HC&GS untuk memutuskan penilaian Driver. Apabila terdapat driver yang mendapatkan nilai rendah dengan hasil dibawah 30 baik dari penilaian Dispacther atau Customer akan dilakukan coaching, coaching dilakukan selama 1 bulan penuh, jika driver tetap tidak ada perubahan selama 2 kali akan diberikan punishment yang berupa SP 1.

4.4.2 Driver Evaluation Form

Evaluasi Driver yang telah dibuat oleh pihak HC&GS secara manual dengan menggunakan Aplikasi Microsoft Excel. Form tersebut berisi: Nama Driver, Wilayah Kerja, Nama Dispacther atau Customer, Kriteria Penilaian, Nilai, Total Nilai, Tanda Tangan Dispacther atau Customer Dan Tanda Tangan Pihak HC&GS.

1. Driver Evaluation Form Semester 1 yang diisi oleh Dispacther

Gambar 4 14. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Dispacther

Gambar 4 15. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Dispacther 2. Driver Evaluation Form Semester 1 yang diisi oleh Customer/User

Gambar 4 16. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Customer atau User

Gambar 4 17. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Customer atau User Driver Evaluation Form tersebut dipindah atau dialihkan ke Google Form untuk mempermudah pengisian oleh penilai, dikarenakan pandemi COVID-19 ini tidak memungkinkan pihak HC&GS mendatangi ke wilayah kerja driver.

Sehingga dialihkan ke Pemanfaatan Google Form Untuk Evaluasi Driver PT Bumi Jasa Utama Project PT PLN.

4.4.3 Langkah Membuat Evaluasi Driver dengan Menggunakan Google Form

Pembuatan penilaian kinerja driver dengan menggunakan fitur yang di sediakan oleh email, yaitu Google Form. Dalam penggunaan Google Form ini dapat memudahkan penilai untuk mengisi data penilaian driver, penilaian tersebut terdapat : Nama Driver, Wilayah Kerja Driver,dan kuisioner penilaian.

3.8.1.1.1.1.1 Buka email, kemudian tekan icon kiri atas dan pilih icon formulir

Gambar 4 18. Tampilan Utama Email

3.8.1.1.1.1.2 Pilih Template yang ingin digunakan, kemudian masukkan data driver

Gambar 4 19. Tentukan Template yang diinginkan

3.8.1.1.1.1.3 Masukkan beberapa pilihan wilayah kerja

driver

Gambar 4 20. Input Wilayah Kerja Driver

4 Masukkan nama driver sesuai wilayah kerja

Gambar 4 21. Input Nama Driver 5 Gunakan icon + untuk menambahkan nama

Gambar 4 22. Icon Plus untuk menambahkan Nama Driver

6 Masukkan ketentuan atau standart penilaian kinerja driver

Gambar 4 23. Input Standart Penilaian Kinerja Driver

7 Tekan jawaban untuk lihat hasil respons atau jawaban dari penilai silahkan

Gambar 4 24. Tampilan Respons Jawaban

8 Untuk mempermudah melihat hasil penilaian dengan menggunakan diagram dapat dilihat menggunakan spreadsheet, untuk mengaplikasikannya silahkan tekan jawaban lalu, tekan icon spreadsheet akan muncul tampilan seperti digambar, kemudian silahkan pilih tujuan jawaban.

Gambar 4 25. Tampilan Pilih Tujuan Jawaban

9 Tekan icon sesuaikan tema untuk mengubah desain tema seperti warna, warna latar belakang dan gaya font sesuai keinginan

Gambar 4 26. Pilih Desain Tema agar Tampilan menjadi menarik

Dengan adanya pembuatan google form ini akan mempermudah staff admin dalam menangani pendataan atau rekapan dimanapun dan kapanpun.

Penggunaan google form ini juga lebih fleksibel serta efisien dalam pengisian data di dalam Google Form tersebut, sehingga mengurangi penggunaan kertas. Selain itu staff admin hanya perlu membuka rekapan dari Google Form agar tidak terjadi penumpukkan dokumen atau rekapan ulang dokumen.

BAB V PENUTUP

Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil Proyek Akhir yang telah dilaksanakan di PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic.

5.1 Kesimpulan

Saat ini PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic belum menerapkan evaluasi kinerja driver disebabkan Pandemi COVID-19 yang berlangsung lebih dari satu tahun telah mengubah pola kerja evaluasi driver dari offline menjadi online. Hal ini berdampak pada pola pengisian manual sehingga PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic memperbarui pengisian penilaian dengan memanfaatkan Google Form agar mempermudah pengisian oleh Dispacther/User dimanapun lokasi pengisian dan mempermudah pekerjaan staff admin. Kesimpulan yang dapat diambil dalam laporan Proyek Akhir ini adalah Pembuatan Master Data dengan mengentry data yang dikumpulkan driver pada saat melamar untuk memudahkan staff admun saat pembuatan Google Form Evaluasi Driver.

5.2 Saran

Adapun beberapa saran dapat diberikan pada Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic yang telah menjadi tempat pelaksanaan Proyek Akhir pada kurun waktu 4 (empat) bulan. Laporan Proyek Akhir ini mempunyai keterbatasan khususnya Evaluasi Driver dengan solusi yang ditawarkan Pembuatan Google Form untuk Evaluasi Driver PT Bumi Jasa Utama Project PT PLN Persero. Studi ini fokus pada Input Saat ini penulis hanya membuat Google Form dikarenakan Evaluasi ini belum dilaksanakan Penulis mengusulkan saran, yaitu Penerapan Aplikasi Google Form Untuk Evaluasi Driver dapat dikembangkan seperti penambahan lokasi kerja dan tanda tangan pengisi.

DAFTAR PUSTAKA

Ayuningtyas. (2019). Modul Pelatihan Pemanfaatan Google Form.

Azhar, Z., Hutahaean, J., Siagian, Y., & Syah, A. Z. (2019). Pelatihan Microsoft Excel 2010 Pada Siswa Lembaga Kursus Pendidikan (LKP) Mandiri.

Anadara Pengabdian Kepada Masyarakat.

Batubara, H. H. (2016). Penggunaan Google Form Sebagai Alat Penilaian Kinerja Dosen Di Prodi PGMI UNISKA MUHAMMAD ARSYAD AL

BANJARI.

Firdaus, H. M. (2021, Maret). Struktur Organisasi PT Bumi Jasa Utama Kalla Transport & Logistic. (N. Sulistyorini, Interviewer)

H. N., Indrayani, L., & Zulkarnain. (2020). Sistem Informasi Tracer Study Alumni Berbasis Website. Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika

"JJSTI".

Helmers, S. A. (2013). Step By Step Microsoft Visio 2013. Canada: Microsoft Press.

Ivancevich, J. (2005). Perilaku dan Manajemen Organisasi.

KBBI. (2020). Arti Kata Pengemudi di Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).

Mangkunegara, A. (2001). Manajemen Sumber Daya Manusia Ahli Bahasa.

Muhaemin. (2020). Survei Minat Siswa Menikuti Kegiatan Ekstrakulikuler Bola Basket SMA Negeri 2 Barru.

PT Bumi Jasa Utama. (2013). Company Profile. Retrieved Juli 2021, from Kalla Transport & Logistic: https://kallatransport.co.id/

Rizaldi. (2019). Pelatihan Pengolaan Data Administrasi Perkantoran

Menggunakan Aplikasi Microsoft Exel Pada Balai Desa Pinanggripan Kecamatan Batu Kabupaten Asahan. (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal.

Sayadi, M. (2015). Tinjauan Hukum Pungutan Liar Terhadap Pengemudi Angkutan Kota Antar Daerah Di Kabupaten Wajo.

Veithzal, R. (2005). Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan Dari Teori ke Praktik Edisi 1.

Zulkarnaen, W., Fitriani, I. D., Sudarman, B., & Yuningsih, N. (2020). Evaluasi

Kinerja Distribusi Logistik KPU Jawa Barat Sebagai Parameter Sukses Pilkada Serentak 2018. Jurnal Ilmiah MEA (Manajemen, Ekonomi, dan

Akuntansi).

Dalam dokumen PEMBUATAN GOOGLE FORM UNTUK EVALUASI DRIVER PT BUMI JASA UTAMA PROJECT PT PLN PERSERO (Halaman 29-0)