Bab ini berisi tentang kesimpulan dari kegiatan yang dilakukan pada PT Bumi Jasa Utama Cabang Surabaya serta saran kepada bagian yang dibahas dan menjadi solusi agar dapat dikembangkan dengan lebih baik dan diharapkan pula dapat bermanfaat bagi pembaca.
5
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic Pada tahun 1952 Hadji Kalla dan Hajjah Athirah Kalla memulai bisnis dibidang transportasi yang menyediakan bus antar kota. Bisnis tersebut bernama Cahaya Bone. NV Hadji Kalla Trading Company, sejak saat perusahaan mulai menjadi importir mobil Toyota serta meraih pangsa pasar tertinggi di Indonesia. PT Bumi Jasa Utama adalah salah satu unit bisnis yang ada di Kalla Group, berdiri sejak tahun 2003 dengan nama brand Kalla Rent kemudian pada tahun 2013 PT Bumi Jasa Utama menambah sub bisnis seperti Pre Delivery Center (PDC), PO Cahaya Bone dan Logistis. Brand yang semula memiliki nama Kalla Rent di ubah menjadi Kalla Transport & Logistic yang memiliki kantor pusat yang berada di Makassar.
PT Bumi Jasa Utama-Kalla Transport & Logistic merupakan salah satu bisnis dalam Kalla Group yang mengelola penyediaan penyewaan kebutuhan transportasi, baik untuk operasional perusahaan keperluan pribadi maupun kebutuhan travel. Bersinergi dengan seluruh bisnis unit Kalla Group pengalaman dalam pelayanan transportasi selama 18 tahun akan memberikan kenyamanan dan meningkatkan kepercayaan pelanggan. PT Bumi Jasa Utama-Kalla Transport &
Logistic menawarkan unit kendaraan yang prima dengan paket pelayanan dan harga yang kompetitif di pasarnya guna memenuhi kebutuhan transportasi.
Kalla Group ialah satu bisnis terbesar di kawasan timur Indonesia yang memiliki kantor pusat di Makassar, Sulawesi Selatan. Salah satu bisnis Kalla Group yang mengelola kebutuhan transportasi, baik berupa penjualan unit maupun penyedia jasa service dan penyewaan kendaraan. Kalla Group merupakan leader dalam penjualan unit transportasi merk Toyota di Indonesia Timur. Kalla Group sudah merintis keberhasilan sejak tahun 1952, kini bisnis di bawah koordinasi Kalla Group semakin berkembang tidak hanya terbatas pada penjualan unit Toyota, tetapi menambah ke penjual unit merk KIA, Chrysler, Jeep, Dodge, Fiat dan Alfa Romeo.
6
Selain itu menambah peluang bisnis untuk kebutuhan operasional pribadi hingga keperluan travel (PT Bumi Jasa Utama, 2013).
2.2 Visi dan Misi
PT Bumi Jasa Utama-Kalla Transport & Logistic, sebagai berikut :
Visi
Menjadi Provider yang berkualitas dan terkemuka dalam penyewaaan transportasi dan logistic.
Misi
Solusi transport dan logistic yang terintegrasi melalui pengembangan karyawan dan kepuasan pelanggan untuk mencapai pertumbuhan perusahaan secara berkesinambungan. (PT Bumi Jasa Utama, 2013)
2.3 Logo PT Bumi Jasa Utama-Kalla Transport & Logistic
Berikut adalah Logo PT Bumi Jasa Utama-Kalla Transport & Logistic yang terdapat pada Gambar dibawah
(PT Bumi Jasa Utama, 2013) Gambar 2 1. Logo PT Bumi Jasa Utama - Kalla Transport & Logistic
7
2.4 Struktur Organisasi PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic Pelaksanakan organisasi di PT Bumi Jasa Utama Cabang Surabaya – Kalla Transport & Logistic dipimpin oleh Kepala Cabang, Logistic, Kepala HC&GS, Kepala Keuangan dan Kepala Marketing. Masing-masing bagian akan bertanggungjawab terhadap spesifikasi pekerjaan tertentu, bagian meliputi :
a. Branch Head
b. HCGS Sect Head, Staff HC, Staff GS, Driver, Security dan OB
c. Administrasi Head, Accounting, Kasir, Revenue Control dan Account Payable
d. SPV Marketing, Admin Marketing dan Staff Marketing e. SPV Logistik, Admin Logistik dan Dispacther Logistic
f. Operational Head, Service, Teknisi, Admin Stok & Distribusi, Admin Asuransi, Admin Gudang, Admin Surat Kendaraan dan Pre Delivery Inspection.
8
(Firdaus, 2021) Gambar 2 2. Struktur Organisasi PT Bumi Jasa Utama
BRANCH HEAD
HCGS SECT. HEAD ADMINISTRATION HEAD SPV MARKETING SPV LOGISTIK OPERATIONAL HEAD
STAFF HC
9
2.5 Gambaran Umum HC&GS pada PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic
HC&GS bertempat di Lantai 2 sebelah kiri ruangan rapat, HC&GS memiliki berbagai fasilitas penunjang dalam memudahkan pekerjaan, antara lain 3 (tiga) unit Laptop, 1 (satu) unit Komputer, 1 (satu) Air Conditioner (AC), 1 (satu) unit printer-scanner, 1 (satu) buah telepon, 3 (tiga) kursi kerja, 2 (dua) set rak dokumen dan fasilitas penunjang lainnya.
2.5.1 Tugas dan Tanggung Jawab HC&GS
Tugas dan tanggung jawab HC&GS, adalah sebagaimana melakukan rutinitas dalam pekerjaan yang harus dilakukan oleh HC&GS, antara lain:
a. Mengelola Sumber Daya Manusia atau Karyawan agar sesuai dengan tujuan perusahaan.
b. Membuat surat ijin cuti karyawan
c. Memberikan data kepegawaian kepada pihak internal maupun eksternal.
d. Mengelola Arsip surat-surat yang berhubungan dengan kepegawaian secara tepat guna.
e. Melaksanakan penilaian kinerja karyawan.
f. Mengelola penggajian karyawan dan mengajukan ke pimpinan.
g. Membuat rekap kehadiran karyawan.
2.5.2 Struktur Organisasi HC&GS
Struktur Organisasi pada HC&GS adalah sebagai berikut:
(Firdaus, 2021) Gambar 2 3. Struktur Organisasi Human Capital General
10
2.5.3 Lokasi Dan Tempat Kepegawaian HC&GS
HC&GS berada di Lantai 2. Dapat dilihat ada denah ruangan Kepegawaian pada Gambar 2.4.
Gambar 2 4. Layout Ruang Kepegawaian HC&GS
Keterangan:
1. Meja Kerja Head
2. Meja Kerja Staff HC&GS 3. Meja Kerja Staff HC&GS
11
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Pengertian Kinerja
Menurut Mangkunegara (Mangkunegara, 2001) kinerja merupakan dari hasil kerja yang secara kualitas dan kuantitas yang telah dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
Kinerja merupakan hasil dari suatu proses tingkat keberhasilan seseorang dalam periode tertentu dalam melaksanakan tugasnya. Oleh karena itu kinerja selalu diukur dari spek hasilnya bukan dari upaya yang dilakukan individu.maka dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa kinerja seorang pegawai adalah hasil kerja pegawai secara keseluruhan atau selama periode tertentu baik secara kualitas maupun kuantitas berdasarkan kriteria yang telah ditentukan dan disepakati terlebih dahulu.
Menurut (Veithzal, 2005) Kinerja ialah suatu hasil dari seseorang secara keseluruhan selama periode yang telah ditentukan dalam melaksanakan tugas, seperti standar hasil kerja, target dan sasaran kriteria yang telah ditentukan dan telah disepakati bersama. Isi dari kinerja tersebut tidak hanya berisi infromasi yang dapat dilakukannnya untuk promosi atau penetapan gaji bagi lembaga. Akan tetapi bagaimana suatu perusahaan dapat memotivasi para pegawai untuk mengembangkan sistem kinerja yang menurun sehingga pegawai dapat memperbaiki kinerja.
3.2 Tujuan Kinerja
Menurut (Ivancevich, 2005) evaluasi Kinerja ialah suatu sistem formal yang dapat digunakan untuk membantu mengevaluasi kinerja pegawai secara periodik, beberapa tujuan dari evaluasi kinerja antara lain :
12
a. Pengembangan
Pengembangan dapat digunakan menentukan pegawai yang perlu ditraining dan membanyu evaluasi training
b. Pemberian reward
Dapat dimanfaatkan lembaga atau perusahaan seperti memberikan insentif pegawai, kenaikan gaji pegawai , promosi dan juga dapat digunakan untuk memberhentikan karyawan
c. Perencanaan SDM
Dapat bermanfaat bagi pengembangan keahlian dan keterampilan serta perencanaan SDM
d. Motivasi
Dapat dipergunakan untuk memberikan motvasi kepada pegawai da;am mengembangkan inovasi, kreatifikasi, dan tanggung jawab terhadap pekerjaan mereka sehingga pegawai memiliki semangat untuk meningkatkan kinerjanya.
e. Kompensasi
Dapat digunakan untuk menambah pemasukan pegawai yang berkinerja tinggi atau rendah dan bagaimana prinsip pemberian kompensasi yang adil.
f. Komunikasi
Evaluasi ialah suatu dasar dari komunikasi yang berkelanjutan antara atasan dan bawahan yang menyangkut kinerja pegawai
3.3 Pengertian Evaluasi Kinerja
Evaluasi kinerja (Zulkarnaen, Fitriani, Sudarman, & Yuningsih, 2020) juga dikenal sebagai tinjauan kinerja. Rating berasal dari kata latin “Assesstiare”
yang berarti memberi nilai atau harga Performance rating berarti menambahkan nilai pada suatu penghargaan, pembayaran atau pekerjaan yang dilakukan seseorang untuk mendapatkan hadiah. Penilaian Kinerja adalah cara paling adil untuk memberi penghargaan atau penghargaan kepada karyawan. Secara umum, setiap orang ingin menjadi baik dan ingin hasil mereka diketahui dan dihargai oleh orang lain.
13
3.4 Pengertian Driver
Menurut (Sayadi, 2015) Pengemudi atau driver ialah orang yang dapat mengemudikan kendaraan bermotor seperti angkutan kota yang dapat mengangkut baik orang ataupun barang, mulai dari antar kota dan antar daerah. Driver wajib memiliki Surat Izin Mengemudi (SIM) sesuai dengan kebutuhan, seperti SIM A digunakan untuk kendaraan roda 4 dan SIM BI untuk kendaraan mobil penumpang dan barang yang beratnya 3,500 kg.
Sedangkan menurut (KBBI, 2020) Pengemudi adalah seorang yang membawa langsung kendaraan yang dikemudikan olehnya, Kendaraan yang dibawa bisa seperti motor, mobil, truk dan lain-lain. Pengemudi bisa disebut sebagai sopir, dalam melaksanakan pekerjaannya pengemudi tidak terlepas dari peraturan lalu lintas dijalan ataupun retribusi yang dipenuhi sesuai aturan hukum yang berlaku sehingga pengemudi wajib memiliki surat izin mengemudi.
3.5 Pengertian Survei
Menurut (Muhaemin, 2020) ialah salah satu cara pengumpulan berbagai data dari setiap unit atau individu dalam kurun waktu yang bersamaan. Tujuan dari survei adalah untuk memaparkan data dari objek penelitian dan menginterprestasikan serta menganalisis secara sistematis.
3.6 Google Forms
Google Forms menurut (Batubara, 2016) ialah salah satu komponen layanan yang dimiliki Google Docs. Fitur ini sangat cocok untuk mahasiswa, guru, dosen, pegawai kantor dan professional yang sering membuat form, quiz dan survey online. Keuntungan dari fitur ini ialah dapat berbagi ke orang lain secara terbuka atau secara khusus dengan beberapa pilihan aksesbilitas, seperti:
orang lain dapat mengedit dokumen atau orang lain hanya bisa membaca dokumen.
14
Menurut (Ayuningtyas, 2019) Google Forms ialah salah satu fitur yang disediakan oleh Google untuk mempermudah pengguna untuk mendapatkan data secara online. Penggunaan Google Forms sangat mudah diakses, sehingga survei dan formulir dapat dibuat oleh siapa saja termasuk dalam penyebaran link Google Form.
3.7 Microsoft Excel
Menurut (Azhar, Hutahaean, Siagian, & Syah, 2019) Microsoft Excel ialah suatu program aplikasi yang disediakan oleh Microsoft Office sehingga dapat digunakan untuk pengolahan data (Aritmatika). Dengan adanya Microsoft Excel dapat mempermudah pegawai perkantoran dalam menyelesaikan permasalahan yang mudah sampi dengan permasalahan yang rumit khususnya dalam bidang administratif perkantoran.
Menurut (Rizaldi, 2019) Microsoft Excel ialah aplikasi yang dikenal dengan penggunaan rumus-rumus atau formula yang dugunakan dalam lembar kerjanya. Penggunaan rumus yang efektif dapat mempermudah para pegawai perkantoran untuk pembuatan laporan kerja dengan menggunakan Microsoft Excel. Adapun Kelebihan Microsoft Excel antara lain:
a. Memiliki kemampuan dalam menampung data yang besar dengan 1 (satu) juta baris dan 16.000 kolom dalam 1 sheet.
b. Microsoft Excel mempunyai format yang fleksibel, jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca oleh excel.
c. Microsoft Excel mempunyai program penggunaan rumus yang sangat lengkap sehingga mempermudah dalam pengolahan angka untuk menghasilkan dokumen yang lebih canggih.
3.8 Microsoft Visio
Menurut (Helmers, 2013) Microsoft visio adalah aplikasi yang diciptakan oleh microsoft untuk membuat suatu model perencanaan, model ini digunakan untuk kebutuhan developer maupun engineering dalam membantu pembuatan diagram seperti: flowchart, gantt chart, dokumen flow, gambar jaringan, gambar denah bangunan.
15
Microsoft visio yaitu suatu aplikasi untuk membuat gambar diagram yang dapat membantu pekerjaan pekerja IT untuk memvisualkan informasi yang kompleks. Microsoft visio merupakan sebuah tools yang digunakan untuk membuat berbagai jenis diagram seperti jaringan, flowchart,gantt chart dan workflow.
Menurut (Hendrika, Indrayani, & Zulkarnain, 2020) Microsoft Visio ialah suatu program aplikasi Microsoft Office yang sering digunakan untuk membuat diagram, diagram alir, brainstorm, dan skema jaringan yang dirilis oleh Microsoft Corporation.
16
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan Proyek Akhir berlangsung selama 120 (seratus dua puluh) hari kerja. Dalam kurun waktu 4 (empat) bulan ini, program Proyek Akhir yang
Peserta : Nensy Sulistyorini
NIM : 18390150005
Dalam pelaksanaan Proyek Akhir yang berlangsung dalam kurun waktu 4 (empat) bulan di yang dilakukan selama Proyek Akhir tertulis dalam tabel 4.1
No Tugas Umum Harian Tugas Khusus
1.
Input Rincian Perhitungan Piket PT PLN (Persero) Transmisi JBTB-UPT Malang Periode Piket: Maret 2021
Pembuatan Sistem Evaluasi Kinerja Driver dengan Menggunakan Google Forms
2.
Pembuatan Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya dengan Menggunakan Microsoft Excel
3.
Pembuatan Struktur Organisasi Divisi
HC&GS dengan Menggunakan
Microsoft Visio
4.
Input Data Driver (Master Data PT PLN
(Persero) dengan Menggunakan
Microsoft Excel
Tabel 4 1. Tabel Kegiatan Tugas Umum dan Tugas Khusus
17
4.2 Metode Penulisan
Berikut ini merupakan metode penulisan yang digunakan dalam menyelesaikan laporan Proyek Akhir pada PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport
& Logistic
1. Studi Observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan dan mempelajari secara langsung proses bisnis pada PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport &
Logistic
2. Wawancara, yaitu melakukan tanya jawab penentuan Judul yang tepat untuk membuat Laporan Proyek Akhir dan menentukan tugas-tugas dengan Dosen Pembimbing dan Penyelia dari Pihak Perusahaan.
3. Studi Literature, yaitu mencari referensi dan membaca literature dan buku- buku yang mendukung penyelesaian laporan Proyek Akhir yang tersedia di perpustakaan.
4. Penyusunan laporan, yaitu membuat laporan setelah melakuakan Proyek Akhir yang menjadi prasyarat untuk kelulusan.
5. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang telah dilaksanakan.
4.3 Deskripsi Tugas Umum
Dalam kegiatan Proyek Akhir di PT. BUMI JASA UTAMA – Kalla Transport & Logistic, mahasiswa berperan aktif dalam pengelolaan dokumen - dokumen yang dibutuhkan antara lain: Input Rincian Perhitungan Piket Driver, Pembuatan Form Pengadaan Seragam.
4.3.1 Input Rincian Perhitungan Piket Driver PT PLN (Persero) Transmisi JBTB UPT Malang
Rincian Perhitungan Piket Driver ialah rincian dokumen yang berisi jadwal dinas agar di kirikan ke masing masing dispatcher sesuai dengan wilayah kerja driver masing – masing. Dokumen tersebut dikirimkan berupa hardfile kepada staff admin yang akan direkap melalui Microsoft Excel untuk mempermudah perhitungan gaji driver tersebut.
18
Pemanfaatan aplikasi Microsoft Excel ini dikarenakan dokumen yang dikirimkan masih berupa hardfile, maka staff admin mendata dokumen tersebut menggunakan fitur Microsoft Excel yang memuat : Nama, Tanggal dan Hari Piket, Biaya ke Pengemudi (Honor), Sub Total yang dibayarkan, Biaya yang ditagihkan.
Sub Total yang ditagihkan, nomor rekening dan nama bank. Setelah Rincian yang telah diperhitungkan, file rincian akan di print untuk mendapatkan tanda tangan persetujuan dari Staff HC&GS, HC&GS Sect Head, Plt.
Administrasi dan Branch Head.
Kemudian akan diberikan kepada pihak keuangan untuk proses Pencairan Upah Driver. Berikut langkah-langkah mendata Rincian Perhitungan Piket Driver PT PLN (Persero) Transmisi JBTB-UPT Malang:
1. Buat file dengan nama LHD PLN_UPT MALANG MARET 2021 yang berisi Nama Karyawan, dan Bulan Periode sebagai sumber data di Microsoft Excel. Kemudian untuk sheet pertama beri nama Piket Driver.
Gambar 4 1. Pembuatan Data di Microsoft Excel
2. Buka sheet baru dengan nama sheet Rincian Piket yang bertujuan untu menjumlah piket driver yang sudah diselesaikan
Gambar 4 2. Tambah Sheet Rincian Piket
19
3. Kemudian buka sheet baru untuk membuat Rekapitulasi Penagihan Upah Driver Project PT PLN (Persero) Kemudian Save Dokumen.
Gambar 4 3. Sheet Rekapitulasi Penagihan Upah Driver
Setelah Rincian Perhitungan Piket PT. PLN (Persero) Transmisi JBTB – UPT Malang tersebut selesai dibuat maka staff admin akan mencetak dan menyerahkan kepada HR&GA Staff, HCGS Sect Head, Plt. Administrasi Head dan Branch Head untuk di tanda tangani.
4.3.2 Pembuatan Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya Dengan Menggunakan Fitur Microsoft Excel
Pembuatan Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya tersebut memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel. Menggunakan aplikasi Microsoft Excel ini dikarenakan dapat mempermudah dalam pembuatan data karyawan untuk pengajuan pengadaan seragam. Form tersebut berisi : Nama Pegawai, Unit Kerja, Ukuran Seragam, Keterangan Baju Panjang atau Pendek.
Gambar 4 4. Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya
20
Setelah Form pengadaan Seragam branch Surabaya selesai dibuat, kemudian dicetak/print, kemudian staff yang bertugas keliling untuk menanyakan kepada setiap pegawai terkait ukuran seragam yang digunakan. Setelah data lengkap kemudian di input kembali ke Microsoft Excel sesuai dengan data karyawan dan di save pdf, lalu dikirimkan kepada HCGS Head dan HO di Makassar.
4.3.3 Pembuatan Struktur Organisasi Divisi HC&GS Menggunakan Microsoft Visio
Proses pembuatan Struktur Organisasi Divisi HC&GS tersebut menggunakan bantuan aplikasi Microsoft Visio. Aplikasi ini mempunyai fitur yang memungkinkan pengguna berkreasi membuat desain berbasis diagram seperti flowchart, gantt chart, dokumen flow, gambar jaringan, gambar denah bangunan sehingga dapat memudahkan dalam hal pembuatan sebuah struktur organisasi.
Beberapa kolom yang terdapat pada struktur organisasi tersebut berisikan tentang nama, jabatan pegawai, dan Logo PT. BUMI JASA UTAMA – Kalla Transport & Logistic. Struktur organisasi HC&&GS Head, dan Staff HC&GS.
Gambar 4 5. Struktur Organisasi Human Capital General Service
21
Berikut adalah langkah-langkah Pembuatan Struktur Organisasi Menggunakan Microsoft Visio:
1. Klik Microsoft Visio, klik New kemudian klik Organization Chart
Gambar 4 6. Tampilan Utama Microsoft Visio 2. Kemudian pilih Organization Chart kemudian klik Create
Gambar 4 7. Organization Chart Wizard
3. Pilih Organization Chart Shape lalu tentukan design yang diinginkan
Gambar 4 8. Pilih Excutive Belt
22
4. Pilih Insert klik Connector untuk menggabungkan Chart Shape
Gambar 4 9. Connector untuk menggabungkan antar Chart Shap
5. Klik kanan pada Chart kemudian pilih Picture dan Change Picture
Gambar 4 10. Memasukkan Foto Pegawai
6. Lalu klik Insert klik Draw Text Box untuk memasukkan keterangan Nama dan Jabatan
Gambar 4 11. memasukkan Keterangan Nama dan Jabatan Pegawai
7. Setelah selesai klik save.
23
4.3.4 Pembuatan Master Data dengan Menggunakan Aplikasi Microsoft Excel
Pembuatan master data driver tersebut memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel. Staff Admin menggunakan aplikasi Microsoft Excel dikarenakan dapat mempermudah dalam pembuatan data driver, bisa di simpan beberapa data dalam satu file sehingga mempermudah staff admin jika ingin melihat atau melaporkan data driver kepada atasan atau customer. Data yang diinput tersebut diperoleh dari data yang dikumpulkan oleh driver pada saat melamar sebagai driver, kemudian dimasukkan dalam tabel Microsoft Excel.
Berikut adalah Langkah – Langkah Master Data menggunakan Microsoft Excel:
1. Buka Aplikasi Microsoft Excel, klik New – Blank Workbook
2. Buatlah tabel dan isi tabel tersebut sesuai yang diperlukan seperti : Nama Driver, Nomor NIK, Jabatan, Wilayah Kerja, Tempat Tanggal Lahir, Usia, Jenis Sim,Nomor Kartu Keluarga, Nomor BPJS dan Nomor Rekening.
3. Kemudian isi tabel dengan Data Driver yang Valid (Cocokkan Dengan Dokumen Driver Saat Melamar)
Gambar 4 12. Master Data Sheet Pertama 4. Buatlah sheet 2 untuk membuat Form Evaluasi Driver
Gambar 4 13. Driver Evaluation Form
24
4.4 Deskripsi Tugas Khusus
Proses pendataan serta Rekapan Dokumen Driver staff admin masih menggunakan Microsoft Excel yang mana bisa mengakibatkan staff admin kerja dua kali bila terdapat penumpukan data yang direkap. Data tersebut diinput secara manual serta tidak otomatis bila ada pembaruan Data Driver, sehingga staff admin harus merekap ulang Data tersebut. Oleh sebab itu untuk menghindari penumpukan data serta pembaruan data yang masih manual, memberikan solusi yaitu pembuatan Form dengan menggunakan Google Form. Google Form yang dibuat oleh penulis ini akan mempermudah staff admin dalam hal Rekapan Data Driver.
4.4.1 Alur Penilaian Kinerja dan Evaluasi Driver
Gambar 5. 1Flowchart Penilaian Kinerja dan Evaluasi Driver
Pada gambar 5.1 Menunjukkan alur Penilaian Kinerja dan Evaluasi Driver yang baru. Form evaluasi yang telah dibuat pada tahun 2020 oleh Divisi HCGS berupa hardfile yang akan diisi oleh Dispacther/User, setelah pengisian form tersebut akan dikirimkan kembali ke PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport &
Logistic untuk ditindaklanjuti.
25
Sementara itu pendemi COVID-19 yang sudah ada di Indonesia sejak tahun 2020 membuat pelaksanaan evaluasi ini terkendala, oleh karena itu pengisian penilaian diperbarui dengan memanfaatkan Google Form. Pengunaan Google Form ini untuk mempermudah pengisian oleh Dispacther/User, dimanapun lokasi pengisian serta mempermudah pekerjaan staff admin divisi HC&GS terkait evaluasi kinerja driver.
Setiap Dispacther akan diberikan sosialisasi terkait cara pengisian Google Form penilaian tersebut. Sosialisi ini bertujuan agar Dispacther mudah untuk mengisi Form penilaian driver yang telah dibagikan melalui link. Dispacther yang sudah mengisi data tersebut akan dilihat oleh tim HC&GS untuk memutuskan penilaian Driver. Apabila terdapat driver yang mendapatkan nilai rendah dengan hasil dibawah 30 baik dari penilaian Dispacther atau Customer akan dilakukan coaching, coaching dilakukan selama 1 bulan penuh, jika driver tetap tidak ada perubahan selama 2 kali akan diberikan punishment yang berupa SP 1.
4.4.2 Driver Evaluation Form
Evaluasi Driver yang telah dibuat oleh pihak HC&GS secara manual dengan menggunakan Aplikasi Microsoft Excel. Form tersebut berisi: Nama Driver, Wilayah Kerja, Nama Dispacther atau Customer, Kriteria Penilaian, Nilai, Total Nilai, Tanda Tangan Dispacther atau Customer Dan Tanda Tangan Pihak HC&GS.
1. Driver Evaluation Form Semester 1 yang diisi oleh Dispacther
Gambar 4 14. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Dispacther
26
Gambar 4 15. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Dispacther 2. Driver Evaluation Form Semester 1 yang diisi oleh Customer/User
Gambar 4 16. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Customer atau User
27
Gambar 4 17. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Customer atau User Driver Evaluation Form tersebut dipindah atau dialihkan ke Google Form
Gambar 4 17. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Customer atau User Driver Evaluation Form tersebut dipindah atau dialihkan ke Google Form