PEMBUATAN GOOGLE FORM UNTUK EVALUASI DRIVER PT BUMI JASA UTAMA PROJECT PT PLN PERSERO

(1)

PEMBUATAN GOOGLE FORM UNTUK EVALUASI DRIVER PT BUMI JASA UTAMA PROJECT PT PLN PERSERO

PROYEK AKHIR

Program Studi

DIII ADMINISTRASI PERKANTORAN

Oleh:

Nensy Sulistyorini 18.39015.0005

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS DINAMIKA

2021 .

(2)

PEMBUATAN GOOGLE FORM UNTUK EVALUASI DRIVER PT BUMI JASA UTAMA PROJECT PT PLN PERSERO

PROYEK AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat

untuk memperoleh Gelar Ahli Madya Administrasi Bisnis

Oleh:

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS DINAMIKA

2021

Nama : Nensy Sulistyorini NIM : 18.39015.0005 Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Administrasi Perkantoran

(3)

(4)

”Jika Tidak Pandai Dalam Akademik, Setidaknya Baluti Dirimu Dengan Kebaikan”

-Nensy Sulistyorini-

(5)

(6)

i ABSTRAK

PT Bumi Jasa Utama - Kalla Transport & Logistic merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa, selain menyediakan jasa kendaraan juga menyediakan jasa driver. Dikarenakan wilayah kerja yang cukup jauh dengan perusahaan menjadi salah satu faktor kurangnya komunikasi pihak perusahaan dengan driver yang sedang bertugas. Saat ini perusahaan tersebut sedang bekerjasama dengan PT PLN (Persero) yang tersebar di seluruh Indonesia (Jatim-BaliNusa). Sistem evaluasi driver masih menggunakan metode secara manual atau dengan penilaian secara langsung oleh Dispatcher setiap Unit Kerja, sehingga menjadikan penilaian kurang efektif. Solusi yang ditawarkan ialah Pembuatan Google Form Untuk Evaluasi Driver PT Bumi Jasa Utama Project PT PLN Persero. Google Forms ini akan mempermudah dalam kegiatan penilaian dikarenakan mudah diakses dimanapun. Penilaian akan diisi oleh Dispatcher (Leader) setiap unit wilayah kerja dan Customer PT PLN (Persero). Dengan adanya aplikasi Google Forms Evaluasi driver dapat mempermudah pekerjaan staff admin dalam merekap evaluasi driver. Hanya dengan alamat link tersebut Dispacther dan Customer dapat mengisi penilaian dan mengirimkan kembali kepada HC&GS untuk ditindak selanjutnya.

Kata Kunci: Google Form, Evaluasi Kinerja, Microsoft Excel

(7)

ii

ABSTRACT

PT Bumi Jasa Utama - Kalla Transport & Logistic is a company engaged in delivering services. In addition to providing vehicle services, it also assigns driver services. Due to the work area being quite far from the main office, it becomes one of the factors of lack of communication between the company and the Driver on duty. Currently, the company is collaborating with PT PLN (Persero), which is spread throughout Indonesia (Jati-BaliNusa). The driver evaluation system still uses the manual method or with a direct assessment by the Dispatcher of each Work Unit, thus making the assessment less effective. The Solution offered is the Google Form Application for Performance Assessment of PT Bumi Jasa Utama Project Drivers, PT PLN Persero. This Google Form will facilitate assessment activities because it is easily accessible anywhere, The form will be filled out by the Dispatcher (Leader) of each work area unit and PT PLN (Persero) Customers. With the Google Forms application, driver evaluation can simplify the work of admin staff in evaluating driver recapitulation. Only with this link address Dispacther and Customer can assess and send back to HC&GS for further action

Keyword: Google Forms, Performance Evaluation, Microsoft Excel

(8)

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah saya panjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat serta Inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Proyek Akhir yang merupakan salah satu persyaratan untuk bisa mengikuti Proyek Akhir Program Studi DIII Administrasi Perkantoran Universitas Dinamika Surabaya.

Laporan ini penulis susun berdasarkan hasil Proyek Akhir pada PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic yang dilaksanakan pada tanggal 02 Febuari 2021 sampai dengan 31 Mei 2021. Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besanya kepada:

1. Rahma Widyastuti, kakak dan orang tua wali, yang selalu berdoa, memberikan motivasi, dukungan dan materi untuk kelancaran penulisan laporan Proyek Akhir ini.

2. Seluruh keluarga besar yang memberikan motivasi, dukungan, dan doa sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Proyek Akhir

3. Ibu Ayuningtyas, S.Kom., M.MT., sebagai Dosen Pembimbing dalam pelaksanaan dan pembuatan laporan Proyek Akhir.

4. Bapak Husni M. Firdaus HC&GS Sect.Head sebagai Pembimbing Penyelia dalam Pelaksanaan dan Pembuatan Laporan Proyek Akhir

5. Mbak Ade Galuh Handayani Staff HC&GS sebagai Pemberi Tugas Umum dan Khusus serta selalu mendukung Pembuatan Laporan Proyek Akhir

6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen DIII Administrasi Perkantoran yang telah membimbing serta memberikan banyak ilmu dan wawasan dalam hal tentang materi perkuliahan sehingga penulis mampu menyelesaikan Laporan Proyek Akhir dengan baik.

7. Reva Septian Eno Hanjono dan semua teman-teman terdekat yang selalu memberikan dukungan semangat serta doa untuk dapat menyelesaikan Laporan Proyek Akhir.

Semoga Allah SWT senantiasa membalas segala kebaikan kepada semua pihak yang telah berkenan memberikan waktunya untuk membimbing penulis, sehingga penulis dapat mendapatkan tambahan ilmu dan informasi

(9)

iv

Besar harapan penulis agar laporan ini dapat bermanfaat untuk pembaca sebagai tambahan ilmu dalam memperlajari bagaimana tambahan ilmu dalam mempelajari bagaimana penulisan Laporan Proyek Akhir.

Surabaya, 15 Juli 2021

Penulis

(10)

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah...1

1.2 Rumusan Masalah ...3

1.3 Batasan Masalah ...3

1.4 Tujuan ...3

1.5 Sistematika Penulisan ...3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.1 Sejarah Singkat PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic 5 2.2 Visi dan Misi ...6

2.3 Logo PT Bumi Jasa Utama-Kalla Transport & Logistic ...6

2.4 Struktur Organisasi PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic ...7

2.5 Gambaran Umum HC&GS pada PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic ...9

2.5.1 Tugas dan Tanggung Jawab HC&GS ...9

2.5.2 Struktur Organisasi HC&GS ...9

2.5.3 Lokasi Dan Tempat Kepegawaian HC&GS ...10

BAB III LANDASAN TEORI ... 11

3.1 Pengertian Kinerja ...11

3.2 Tujuan Kinerja ...11

3.3 Pengertian Evaluasi Kinerja ...12

(11)

vi

3.4 Pengertian Driver ...13

3.5 Pengertian Survei ...13

3.6 Google Forms ...13

3.7 Microsoft Excel ...14

3.8 Microsoft Visio ...14

BAB IV PEMBAHASAN ... 16

4.1 Pelaksanaan Kegiatan ...16

4.2 Metode Penulisan ...17

4.3 Deskripsi Tugas Umum ...17

4.3.1 Input Rincian Perhitungan Piket Driver PT PLN (Persero) Transmisi JBTB UPT Malang ...17

4.3.2 Pembuatan Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya Dengan Menggunakan Fitur Microsoft Excel ...19

4.3.3 Pembuatan Struktur Organisasi Divisi HC&GS Menggunakan Microsoft Visio ...20

4.3.4 Pembuatan Master Data dengan Menggunakan Aplikasi Microsoft Excel ...23

4.4 Deskripsi Tugas Khusus ...24

4.4.1 Alur Penilaian Kinerja dan Evaluasi Driver ... 24

4.4.2 Driver Evaluation Form ... 25

4.4.3 Langkah Membuat Evaluasi Driver dengan Menggunakan Google Form ... 27

BAB V PENUTUP... 32

5.1 Kesimpulan ...32

5.2 Saran ...32

DAFTAR PUSTAKA ... 33

DAFTAR LAMPIRAN ... 35

BIODATA MAHASISWA ... 73

(12)

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2 1. Logo PT Bumi Jasa Utama - Kalla Transport & Logistic ... 6

Gambar 2 2. Struktur Organisasi PT Bumi Jasa Utama ... 8

Gambar 2 3. Struktur Organisasi Human Capital General ... 9

Gambar 2 4. Layout Ruang Kepegawaian HC&GS... 10

Gambar 4 1. Pembuatan Data di Microsoft Excel... 18

Gambar 4 2. Tambah Sheet Rincian Piket ... 18

Gambar 4 3. Sheet Rekapitulasi Penagihan Upah Driver ... 19

Gambar 4 4. Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya ... 19

Gambar 4 5. Struktur Organisasi Human Capital General Service ... 20

Gambar 4 6. Tampilan Utama Microsoft Visio ... 21

Gambar 4 7. Organization Chart Wizard ... 21

Gambar 4 8. Pilih Excutive Belt ... 21

Gambar 4 9. Connector untuk menggabungkan antar Chart Shap ... 22

Gambar 4 10. Memasukkan Foto Pegawai ... 22

Gambar 4 11. memasukkan Keterangan Nama dan Jabatan Pegawai... 22

Gambar 4 12. Master Data Sheet Pertama ... 23

Gambar 4 13. Driver Evaluation Form ... 23

Gambar 4 14. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Dispacther ... 25

Gambar 4 15. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Dispacther ... 26

Gambar 4 16. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Customer atau User ... 26

Gambar 4 17. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Customer atau User ... 27

Gambar 4 18. Tampilan Utama Email ... 27

Gambar 4 19. Tentukan Template yang diinginkan ... 28

Gambar 4 20. Input Wilayah Kerja Driver ... 28

Gambar 4 21. Input Nama Driver ... 29

Gambar 4 22. Icon Plus untuk menambahkan Nama Driver ... 29

Gambar 4 23. Input Standart Penilaian Kinerja Driver ... 29

Gambar 4 24. Tampilan Respons Jawaban ... 30

Gambar 4 25. Tampilan Pilih Tujuan Jawaban ... 30

Gambar 4 26. Pilih Desain Tema agar Tampilan menjadi menarik ... 31

(13)

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 4 1. Tabel Kegiatan Tugas Umum dan Tugas Khusus ... 16

(14)

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 5. 1: Surat Balasan Magang PT Bumi Jasa Utama ... 35

Lampiran 5. 2: Ruang Kerja PT Bumi Jasa Utama Divisi HC&GS ... 36

Lampiran 5. 3: Cek Kendaraan Sebelum Beroperasi ... 37

Lampiran 5. 4: Briefing Driver Sebelum Mulai Bekerja ... 38

Lampiran 5. 5: Acuan Kerja Rangkap 3 ... 39

Lampiran 5. 6: Kartu Bimbingan Proyek Akhir ... 40

Lampiran 5. 7: Log Harian Bulan Febuari ... 41

Lampiran 5. 11: Garis Besar Rancangan Mingguan Bulan Febuari ... 45

Lampiran 5. 12: Kehadiran Magang Bulan Febuari... 46

Lampiran 5. 13: Log Harian Bulan Maret ... 47

Lampiran 5. 15:Log Harian Bulan Maret ... 49

Lampiran 5. 17: Garis Besar Rancangan Mingguan Bulan Maret ... 51

Lampiran 5. 18: Kehadiran Magang Bulan Maret ... 52

Lampiran 5. 19: Log Harian Bulan April ... 53

Lampiran 5. 25: Kehadiran Magang Bulan April ... 59

Lampiran 5. 26: Garis Besar Rencana Kerja Mingguan Bulan April ... 60

Lampiran 5. 27: Log Harian Bulan Mei ... 61

Lampiran 5. 30: Kehadiran Magang Bulan Mei ... 64

Lampiran 5. 31: Kehadiran Magang Bulan Mei ... 65

(15)

x

Lampiran 5. 32: Garis Besar Rencana Mingguan Bulan Mei ... 66

Lampiran 5. 33: Hasil Plagiasi Proyek Akhir 1 ... 67

(16)

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT Bumi Jasa Utama berdiri pada tahun 1952, Hadji Kalla dan Athirah Kalla mengawali bisnis dibidang perdagangan tekstil hingga bisnis meluas menjadi beberapa anak cabang salah satunya Kalla Transport & Logistic.Kalla Transport &

Logisitic bergerak pada bidang jasa penyewaan transportasi dan driver yang berdiri pada tahun 2003 terhitung sudah berdiri selama 18 tahun, kantor pusat PT Bumi Jasa Utama berlokasi di Makassar.

Sumber Daya Manusia (SDM) atau Human Capital General Service (HC&GS) merupakan salah satu komponen utama dari Intellectual Capital (Intangibel Assets). Human Capital adalah Departemen yang memiliki fungsi pada perusahaan untuk bertanggung jawab mengelola Sumber Daya Manusia agar sesuai dengan tujuan perusahaan. General Affair (GA) dan General Service (GS) adalah bagian pendukung yang ditugaskan untuk membantu kegiatan bisnis pada perusahaan, seperti penggajian, kebersihan dan pengadaan kebutuhan peralatan kantor, perawatan gedung dan bertanggung jawab penyediaan dan pengelolaan karyawan, dan lain-lain.

Menurut wawancara yang telah dilakukan dengan Head HC&GS, saat ini PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic bekerjasama dengan PT PLN (Persero). Pada tahun 2015 PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic memenangkan tender project dengan PT PLN UIP JBTB (Unit Induk Pembangunan), sedangkan Pada tahun 2017 PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport

& Logistic memenangkan tender project dengan PT PLN (Persero UIT JBTB Unit Induk Transmisi). PT Bumi Jasa Utama menyediakan jasa sewa Kendaraan dan Driver yang dibutuhkan oleh pihak PT PLN (Persero). Selain itu PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic juga bekerjasama dengan PT J&T pada tahun 2021, namun pembahasan dalam Proyek Akhir ini akan lebih fokus pada evaluasi

(17)

2

driver PT PLN (Persero) untuk pengembangan kerjasama antara PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic dengan PT PLN (Persero).

PT PLN (Persero) memiliki 20 wilayah unit kerja terbagi (Jatim-Balinusa).

Terdapat 4 Wilayah Unit Kerja pada UIP JBTB yaitu Kantor Induk Surabaya, UPP Kitring 1 Surabaya, UPP Kitring 2 Malang, dan UPP Kitring 3 Bali dan ada 14 wilayah unit kerja pada UIT JBTB yaitu Kantor Induk Waru, UPT Surabaya, ULTG Surabaya, UPT Gresik, ULTG Sampang, UPT Malang, ULTG Mojokerto, ULTG Krian, UPT Madiun, ULTG Babat, ULTG Kediri, UPT Probolinggo, ULTG Bangil dan ULTG Jember, untuk saat ini jumlah keseluruhan driver ada 179 orang .

Evalusi dilakukan untuk memantau kinerja driver selain itu untuk meningkatkan kinerja driver, sehingga kebutuhan dan kenyamanan customer menjadi terpenuhi. Oleh sebab itu, jika tidak dilakukan evaluasi maka kinerja driver tidak terpantau yang menyebabkan kemungkinan besar customer tidak memperpanjang kontrak. Pada tahun 2020 Divisi HCGS merencanakan untuk melakukan evaluasi pada driver dengan mengirimkan dokumen atau form penilaian berupa hardfile yang akan diisi oleh Dispacther/User. Setelah dilakukan pengisian dokumen tersebut akan dikirimkan kembali ke PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic untuk ditindak lanjuti. Pandemi COVID-19 yang berlangsung lebih dari satu tahun telah mengubah pola kerja evaluasi driver dari offline menjadi online. Hal ini berdampak pada pola pengisian manual sehingga PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic memperbarui pengisian penilaian dengan memanfaatkan Google Form agar mempermudah pengisian oleh Dispacther/User dimanapun lokasi pengisian dan mempermudah pekerjaan staff admin.

Pengisian form tersebut terdapat beberapa pertanyaan yang dapat diisi seperti, nama driver, unit kerja, evaluasi dan nama penilai. Kemudian hasil evaluasi dapat dimasukkan ke dalam master data driver project PT PLN (Persero) dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel. Master data tersebut terdapat 2 sheet, pada sheet 1 terdapat data diri driver dan pada sheet 2 terdapat form evaluasi driver.

(18)

3

Penerapan aplikasi Google Form untuk evaluasi driver ini dapat meringankan pekerjaan staff admin, yang bertugas menginput dan menginformasikan terkait evaluasi driver. Divisi HCGS mengirimkan link pada Dispacther dan customer sehingga dapat mengisi form di manapun berada cukup dengan menggunakan jaringan internet.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu Pembuatan Google Form Untuk Evaluasi Driver PT Bumi Jasa Utama Project PT PLN Persero.

1.3 Batasan Masalah

Batasan Masalah dalam Proyek Akhir ini ialah :

1. Pembuatan Google Form Kuisioner Untuk Evaluasi Driver PT Bumi Jasa Utama Project PT PLN Persero UIT dan UIP JBTB

2. Input Data Data Diri Driver

1.4 Tujuan

Tujuan dalam penulisan Proyek Akhir tersebut adalah Pembuatan Google Form Evaluasi Driver PT Bumi Jasa Utama Project PT PLN Persero.

1.5 Sistematika Penulisan

Laporan Proyek Akhir ini terdiri dari beberapa bab, yang terdiri dari judul dan sub-sub bab yang bertujuan untuk memperjelas pokok-pokok bahasan berdasarkan apa yang telah dilaksanakan selama melakukan Proyek Akhir pada PT Bumi Jasa Utama Cabang Utama. Penulisan dari hasil Proyek Akhir ini terdiri atas:

(19)

4

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang Latar Belakang permasalahan selama proses pelaksanaan magang yang ditulis dalam laporan Proyek Akhir di PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic, rumusan masalah, batasan masalah dan sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini membahas tentang gambaran umum, sejarah singkat PT Bumi Jasa Utama Cabang Surabaya, visi dan misi, struktur organisasi, dan gambaran umum tempat pelaksanaan Proyek Akhir.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini membahas tentang Landasan Teori yang digunakan sebagai penunjang dan pendukung seperti metode penilaian driver, pemanfaatan aplikasi Google Form, pemanfaatan Micrososft Excel untuk master data driver dan pemanfaatan Microsoft Visio untuk pembuatan struktur organisasi Departemen HC&GS dalam menyelesaikan tugas selama Proyek Akhir hingga menyelesaikan Laporan Proyek Akhir.

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Bab ini membahas tentang uraian tugas-tugas yang dilakukan selama Proyek Akhir, serta pemecahan masalah dan cara alternatif untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi serta pembahasan pekerjaan yang dilakukan selama Proyek Akhir pada PT Bumi Jasa Utama Cabang Surabaya.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari kegiatan yang dilakukan pada PT Bumi Jasa Utama Cabang Surabaya serta saran kepada bagian yang dibahas dan menjadi solusi agar dapat dikembangkan dengan lebih baik dan diharapkan pula dapat bermanfaat bagi pembaca.

(20)

5

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic Pada tahun 1952 Hadji Kalla dan Hajjah Athirah Kalla memulai bisnis dibidang transportasi yang menyediakan bus antar kota. Bisnis tersebut bernama Cahaya Bone. NV Hadji Kalla Trading Company, sejak saat perusahaan mulai menjadi importir mobil Toyota serta meraih pangsa pasar tertinggi di Indonesia. PT Bumi Jasa Utama adalah salah satu unit bisnis yang ada di Kalla Group, berdiri sejak tahun 2003 dengan nama brand Kalla Rent kemudian pada tahun 2013 PT Bumi Jasa Utama menambah sub bisnis seperti Pre Delivery Center (PDC), PO Cahaya Bone dan Logistis. Brand yang semula memiliki nama Kalla Rent di ubah menjadi Kalla Transport & Logistic yang memiliki kantor pusat yang berada di Makassar.

PT Bumi Jasa Utama-Kalla Transport & Logistic merupakan salah satu bisnis dalam Kalla Group yang mengelola penyediaan penyewaan kebutuhan transportasi, baik untuk operasional perusahaan keperluan pribadi maupun kebutuhan travel. Bersinergi dengan seluruh bisnis unit Kalla Group pengalaman dalam pelayanan transportasi selama 18 tahun akan memberikan kenyamanan dan meningkatkan kepercayaan pelanggan. PT Bumi Jasa Utama-Kalla Transport &

Logistic menawarkan unit kendaraan yang prima dengan paket pelayanan dan harga yang kompetitif di pasarnya guna memenuhi kebutuhan transportasi.

Kalla Group ialah satu bisnis terbesar di kawasan timur Indonesia yang memiliki kantor pusat di Makassar, Sulawesi Selatan. Salah satu bisnis Kalla Group yang mengelola kebutuhan transportasi, baik berupa penjualan unit maupun penyedia jasa service dan penyewaan kendaraan. Kalla Group merupakan leader dalam penjualan unit transportasi merk Toyota di Indonesia Timur. Kalla Group sudah merintis keberhasilan sejak tahun 1952, kini bisnis di bawah koordinasi Kalla Group semakin berkembang tidak hanya terbatas pada penjualan unit Toyota, tetapi menambah ke penjual unit merk KIA, Chrysler, Jeep, Dodge, Fiat dan Alfa Romeo.

(21)

6

Selain itu menambah peluang bisnis untuk kebutuhan operasional pribadi hingga keperluan travel (PT Bumi Jasa Utama, 2013).

2.2 Visi dan Misi

PT Bumi Jasa Utama-Kalla Transport & Logistic, sebagai berikut :

Visi

Menjadi Provider yang berkualitas dan terkemuka dalam penyewaaan transportasi dan logistic.

Misi

Solusi transport dan logistic yang terintegrasi melalui pengembangan karyawan dan kepuasan pelanggan untuk mencapai pertumbuhan perusahaan secara berkesinambungan. (PT Bumi Jasa Utama, 2013)

2.3 Logo PT Bumi Jasa Utama-Kalla Transport & Logistic

Berikut adalah Logo PT Bumi Jasa Utama-Kalla Transport & Logistic yang terdapat pada Gambar dibawah

(PT Bumi Jasa Utama, 2013) Gambar 2 1. Logo PT Bumi Jasa Utama - Kalla Transport & Logistic

(22)

7

2.4 Struktur Organisasi PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic Pelaksanakan organisasi di PT Bumi Jasa Utama Cabang Surabaya – Kalla Transport & Logistic dipimpin oleh Kepala Cabang, Logistic, Kepala HC&GS, Kepala Keuangan dan Kepala Marketing. Masing-masing bagian akan bertanggungjawab terhadap spesifikasi pekerjaan tertentu, bagian meliputi :

a. Branch Head

b. HCGS Sect Head, Staff HC, Staff GS, Driver, Security dan OB

c. Administrasi Head, Accounting, Kasir, Revenue Control dan Account Payable

d. SPV Marketing, Admin Marketing dan Staff Marketing e. SPV Logistik, Admin Logistik dan Dispacther Logistic

f. Operational Head, Service, Teknisi, Admin Stok & Distribusi, Admin Asuransi, Admin Gudang, Admin Surat Kendaraan dan Pre Delivery Inspection.

(23)

8

(Firdaus, 2021) Gambar 2 2. Struktur Organisasi PT Bumi Jasa Utama

BRANCH HEAD

HCGS SECT. HEAD ADMINISTRATION HEAD SPV MARKETING SPV LOGISTIK OPERATIONAL HEAD

STAFF HC

DRIVER

ACCOUNTING

REVENUE CONTROL

ACCOUNT PAYABLE KASIR

ADMIN MARKETING

STAFF MARKETING

ADMIN LOGISTIK SERVICE

ADVISOR

ADMIN STOK & DISTRIBUSI

ADMIN ASURANSI TEKNISI STAFF GS

SECURITY

OB

DISPATCHER LOGISTIK

ADMIN GUDANG

ADMIN SURAT KENDARAAN

PRE DELIVERY INSPECTION

(24)

9

2.5 Gambaran Umum HC&GS pada PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic

HC&GS bertempat di Lantai 2 sebelah kiri ruangan rapat, HC&GS memiliki berbagai fasilitas penunjang dalam memudahkan pekerjaan, antara lain 3 (tiga) unit Laptop, 1 (satu) unit Komputer, 1 (satu) Air Conditioner (AC), 1 (satu) unit printer-scanner, 1 (satu) buah telepon, 3 (tiga) kursi kerja, 2 (dua) set rak dokumen dan fasilitas penunjang lainnya.

2.5.1 Tugas dan Tanggung Jawab HC&GS

Tugas dan tanggung jawab HC&GS, adalah sebagaimana melakukan rutinitas dalam pekerjaan yang harus dilakukan oleh HC&GS, antara lain:

a. Mengelola Sumber Daya Manusia atau Karyawan agar sesuai dengan tujuan perusahaan.

b. Membuat surat ijin cuti karyawan

c. Memberikan data kepegawaian kepada pihak internal maupun eksternal.

d. Mengelola Arsip surat-surat yang berhubungan dengan kepegawaian secara tepat guna.

e. Melaksanakan penilaian kinerja karyawan.

f. Mengelola penggajian karyawan dan mengajukan ke pimpinan.

g. Membuat rekap kehadiran karyawan.

2.5.2 Struktur Organisasi HC&GS

Struktur Organisasi pada HC&GS adalah sebagai berikut:

(Firdaus, 2021) Gambar 2 3. Struktur Organisasi Human Capital General

(25)

10

2.5.3 Lokasi Dan Tempat Kepegawaian HC&GS

HC&GS berada di Lantai 2. Dapat dilihat ada denah ruangan Kepegawaian pada Gambar 2.4.

Gambar 2 4. Layout Ruang Kepegawaian HC&GS

Keterangan:

1. Meja Kerja Head

2. Meja Kerja Staff HC&GS 3. Meja Kerja Staff HC&GS

(26)

11

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Kinerja

Menurut Mangkunegara (Mangkunegara, 2001) kinerja merupakan dari hasil kerja yang secara kualitas dan kuantitas yang telah dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

Kinerja merupakan hasil dari suatu proses tingkat keberhasilan seseorang dalam periode tertentu dalam melaksanakan tugasnya. Oleh karena itu kinerja selalu diukur dari spek hasilnya bukan dari upaya yang dilakukan individu.maka dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa kinerja seorang pegawai adalah hasil kerja pegawai secara keseluruhan atau selama periode tertentu baik secara kualitas maupun kuantitas berdasarkan kriteria yang telah ditentukan dan disepakati terlebih dahulu.

Menurut (Veithzal, 2005) Kinerja ialah suatu hasil dari seseorang secara keseluruhan selama periode yang telah ditentukan dalam melaksanakan tugas, seperti standar hasil kerja, target dan sasaran kriteria yang telah ditentukan dan telah disepakati bersama. Isi dari kinerja tersebut tidak hanya berisi infromasi yang dapat dilakukannnya untuk promosi atau penetapan gaji bagi lembaga. Akan tetapi bagaimana suatu perusahaan dapat memotivasi para pegawai untuk mengembangkan sistem kinerja yang menurun sehingga pegawai dapat memperbaiki kinerja.

3.2 Tujuan Kinerja

Menurut (Ivancevich, 2005) evaluasi Kinerja ialah suatu sistem formal yang dapat digunakan untuk membantu mengevaluasi kinerja pegawai secara periodik, beberapa tujuan dari evaluasi kinerja antara lain :

(27)

12

a. Pengembangan

Pengembangan dapat digunakan menentukan pegawai yang perlu ditraining dan membanyu evaluasi training

b. Pemberian reward

Dapat dimanfaatkan lembaga atau perusahaan seperti memberikan insentif pegawai, kenaikan gaji pegawai , promosi dan juga dapat digunakan untuk memberhentikan karyawan

c. Perencanaan SDM

Dapat bermanfaat bagi pengembangan keahlian dan keterampilan serta perencanaan SDM

d. Motivasi

Dapat dipergunakan untuk memberikan motvasi kepada pegawai da;am mengembangkan inovasi, kreatifikasi, dan tanggung jawab terhadap pekerjaan mereka sehingga pegawai memiliki semangat untuk meningkatkan kinerjanya.

e. Kompensasi

Dapat digunakan untuk menambah pemasukan pegawai yang berkinerja tinggi atau rendah dan bagaimana prinsip pemberian kompensasi yang adil.

f. Komunikasi

Evaluasi ialah suatu dasar dari komunikasi yang berkelanjutan antara atasan dan bawahan yang menyangkut kinerja pegawai

3.3 Pengertian Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja (Zulkarnaen, Fitriani, Sudarman, & Yuningsih, 2020) juga dikenal sebagai tinjauan kinerja. Rating berasal dari kata latin “Assesstiare”

yang berarti memberi nilai atau harga Performance rating berarti menambahkan nilai pada suatu penghargaan, pembayaran atau pekerjaan yang dilakukan seseorang untuk mendapatkan hadiah. Penilaian Kinerja adalah cara paling adil untuk memberi penghargaan atau penghargaan kepada karyawan. Secara umum, setiap orang ingin menjadi baik dan ingin hasil mereka diketahui dan dihargai oleh orang lain.

(28)

13

3.4 Pengertian Driver

Menurut (Sayadi, 2015) Pengemudi atau driver ialah orang yang dapat mengemudikan kendaraan bermotor seperti angkutan kota yang dapat mengangkut baik orang ataupun barang, mulai dari antar kota dan antar daerah. Driver wajib memiliki Surat Izin Mengemudi (SIM) sesuai dengan kebutuhan, seperti SIM A digunakan untuk kendaraan roda 4 dan SIM BI untuk kendaraan mobil penumpang dan barang yang beratnya 3,500 kg.

Sedangkan menurut (KBBI, 2020) Pengemudi adalah seorang yang membawa langsung kendaraan yang dikemudikan olehnya, Kendaraan yang dibawa bisa seperti motor, mobil, truk dan lain-lain. Pengemudi bisa disebut sebagai sopir, dalam melaksanakan pekerjaannya pengemudi tidak terlepas dari peraturan lalu lintas dijalan ataupun retribusi yang dipenuhi sesuai aturan hukum yang berlaku sehingga pengemudi wajib memiliki surat izin mengemudi.

3.5 Pengertian Survei

Menurut (Muhaemin, 2020) ialah salah satu cara pengumpulan berbagai data dari setiap unit atau individu dalam kurun waktu yang bersamaan. Tujuan dari survei adalah untuk memaparkan data dari objek penelitian dan menginterprestasikan serta menganalisis secara sistematis.

3.6 Google Forms

Google Forms menurut (Batubara, 2016) ialah salah satu komponen layanan yang dimiliki Google Docs. Fitur ini sangat cocok untuk mahasiswa, guru, dosen, pegawai kantor dan professional yang sering membuat form, quiz dan survey online. Keuntungan dari fitur ini ialah dapat berbagi ke orang lain secara terbuka atau secara khusus dengan beberapa pilihan aksesbilitas, seperti:

orang lain dapat mengedit dokumen atau orang lain hanya bisa membaca dokumen.

(29)

14

Menurut (Ayuningtyas, 2019) Google Forms ialah salah satu fitur yang disediakan oleh Google untuk mempermudah pengguna untuk mendapatkan data secara online. Penggunaan Google Forms sangat mudah diakses, sehingga survei dan formulir dapat dibuat oleh siapa saja termasuk dalam penyebaran link Google Form.

3.7 Microsoft Excel

Menurut (Azhar, Hutahaean, Siagian, & Syah, 2019) Microsoft Excel ialah suatu program aplikasi yang disediakan oleh Microsoft Office sehingga dapat digunakan untuk pengolahan data (Aritmatika). Dengan adanya Microsoft Excel dapat mempermudah pegawai perkantoran dalam menyelesaikan permasalahan yang mudah sampi dengan permasalahan yang rumit khususnya dalam bidang administratif perkantoran.

Menurut (Rizaldi, 2019) Microsoft Excel ialah aplikasi yang dikenal dengan penggunaan rumus-rumus atau formula yang dugunakan dalam lembar kerjanya. Penggunaan rumus yang efektif dapat mempermudah para pegawai perkantoran untuk pembuatan laporan kerja dengan menggunakan Microsoft Excel. Adapun Kelebihan Microsoft Excel antara lain:

a. Memiliki kemampuan dalam menampung data yang besar dengan 1 (satu) juta baris dan 16.000 kolom dalam 1 sheet.

b. Microsoft Excel mempunyai format yang fleksibel, jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca oleh excel.

c. Microsoft Excel mempunyai program penggunaan rumus yang sangat lengkap sehingga mempermudah dalam pengolahan angka untuk menghasilkan dokumen yang lebih canggih.

3.8 Microsoft Visio

Menurut (Helmers, 2013) Microsoft visio adalah aplikasi yang diciptakan oleh microsoft untuk membuat suatu model perencanaan, model ini digunakan untuk kebutuhan developer maupun engineering dalam membantu pembuatan diagram seperti: flowchart, gantt chart, dokumen flow, gambar jaringan, gambar denah bangunan.

(30)

15

Microsoft visio yaitu suatu aplikasi untuk membuat gambar diagram yang dapat membantu pekerjaan pekerja IT untuk memvisualkan informasi yang kompleks. Microsoft visio merupakan sebuah tools yang digunakan untuk membuat berbagai jenis diagram seperti jaringan, flowchart,gantt chart dan workflow.

Menurut (Hendrika, Indrayani, & Zulkarnain, 2020) Microsoft Visio ialah suatu program aplikasi Microsoft Office yang sering digunakan untuk membuat diagram, diagram alir, brainstorm, dan skema jaringan yang dirilis oleh Microsoft Corporation.

(31)

16

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan Proyek Akhir berlangsung selama 120 (seratus dua puluh) hari kerja. Dalam kurun waktu 4 (empat) bulan ini, program Proyek Akhir yang dilaksanakan pada PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic yang dilaksanakan pada:

Tanggal : 2 Februari 2021 – 31 Mei 2021

Tempat : PT. BUMI JASA UTAMA – Kalla Transport &

Logistic

Peserta : Nensy Sulistyorini

NIM : 18390150005

Dalam pelaksanaan Proyek Akhir yang berlangsung dalam kurun waktu 4 (empat) bulan di yang dilakukan selama Proyek Akhir tertulis dalam tabel 4.1

No Tugas Umum Harian Tugas Khusus

1.

Input Rincian Perhitungan Piket PT PLN (Persero) Transmisi JBTB-UPT Malang Periode Piket: Maret 2021

Pembuatan Sistem Evaluasi Kinerja Driver dengan Menggunakan Google Forms

2.

Pembuatan Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya dengan Menggunakan Microsoft Excel

3.

Pembuatan Struktur Organisasi Divisi

HC&GS dengan Menggunakan

Microsoft Visio

4.

Input Data Driver (Master Data PT PLN

(Persero) dengan Menggunakan

Microsoft Excel

Tabel 4 1. Tabel Kegiatan Tugas Umum dan Tugas Khusus

(32)

17

4.2 Metode Penulisan

Berikut ini merupakan metode penulisan yang digunakan dalam menyelesaikan laporan Proyek Akhir pada PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport

& Logistic

1. Studi Observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan dan mempelajari secara langsung proses bisnis pada PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport &

Logistic

2. Wawancara, yaitu melakukan tanya jawab penentuan Judul yang tepat untuk membuat Laporan Proyek Akhir dan menentukan tugas-tugas dengan Dosen Pembimbing dan Penyelia dari Pihak Perusahaan.

3. Studi Literature, yaitu mencari referensi dan membaca literature dan buku- buku yang mendukung penyelesaian laporan Proyek Akhir yang tersedia di perpustakaan.

4. Penyusunan laporan, yaitu membuat laporan setelah melakuakan Proyek Akhir yang menjadi prasyarat untuk kelulusan.

5. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang telah dilaksanakan.

4.3 Deskripsi Tugas Umum

Dalam kegiatan Proyek Akhir di PT. BUMI JASA UTAMA – Kalla Transport & Logistic, mahasiswa berperan aktif dalam pengelolaan dokumen - dokumen yang dibutuhkan antara lain: Input Rincian Perhitungan Piket Driver, Pembuatan Form Pengadaan Seragam.

4.3.1 Input Rincian Perhitungan Piket Driver PT PLN (Persero) Transmisi JBTB UPT Malang

Rincian Perhitungan Piket Driver ialah rincian dokumen yang berisi jadwal dinas agar di kirikan ke masing masing dispatcher sesuai dengan wilayah kerja driver masing – masing. Dokumen tersebut dikirimkan berupa hardfile kepada staff admin yang akan direkap melalui Microsoft Excel untuk mempermudah perhitungan gaji driver tersebut.

(33)

18

Pemanfaatan aplikasi Microsoft Excel ini dikarenakan dokumen yang dikirimkan masih berupa hardfile, maka staff admin mendata dokumen tersebut menggunakan fitur Microsoft Excel yang memuat : Nama, Tanggal dan Hari Piket, Biaya ke Pengemudi (Honor), Sub Total yang dibayarkan, Biaya yang ditagihkan.

Sub Total yang ditagihkan, nomor rekening dan nama bank. Setelah Rincian yang telah diperhitungkan, file rincian akan di print untuk mendapatkan tanda tangan persetujuan dari Staff HC&GS, HC&GS Sect Head, Plt.

Administrasi dan Branch Head.

Kemudian akan diberikan kepada pihak keuangan untuk proses Pencairan Upah Driver. Berikut langkah-langkah mendata Rincian Perhitungan Piket Driver PT PLN (Persero) Transmisi JBTB-UPT Malang:

1. Buat file dengan nama LHD PLN_UPT MALANG MARET 2021 yang berisi Nama Karyawan, dan Bulan Periode sebagai sumber data di Microsoft Excel. Kemudian untuk sheet pertama beri nama Piket Driver.

Gambar 4 1. Pembuatan Data di Microsoft Excel

2. Buka sheet baru dengan nama sheet Rincian Piket yang bertujuan untu menjumlah piket driver yang sudah diselesaikan

Gambar 4 2. Tambah Sheet Rincian Piket

(34)

19

3. Kemudian buka sheet baru untuk membuat Rekapitulasi Penagihan Upah Driver Project PT PLN (Persero) Kemudian Save Dokumen.

Gambar 4 3. Sheet Rekapitulasi Penagihan Upah Driver

Setelah Rincian Perhitungan Piket PT. PLN (Persero) Transmisi JBTB – UPT Malang tersebut selesai dibuat maka staff admin akan mencetak dan menyerahkan kepada HR&GA Staff, HCGS Sect Head, Plt. Administrasi Head dan Branch Head untuk di tanda tangani.

4.3.2 Pembuatan Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya Dengan Menggunakan Fitur Microsoft Excel

Pembuatan Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya tersebut memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel. Menggunakan aplikasi Microsoft Excel ini dikarenakan dapat mempermudah dalam pembuatan data karyawan untuk pengajuan pengadaan seragam. Form tersebut berisi : Nama Pegawai, Unit Kerja, Ukuran Seragam, Keterangan Baju Panjang atau Pendek.

Gambar 4 4. Form Pengadaan Seragam Branch Surabaya

(35)

20

Setelah Form pengadaan Seragam branch Surabaya selesai dibuat, kemudian dicetak/print, kemudian staff yang bertugas keliling untuk menanyakan kepada setiap pegawai terkait ukuran seragam yang digunakan. Setelah data lengkap kemudian di input kembali ke Microsoft Excel sesuai dengan data karyawan dan di save pdf, lalu dikirimkan kepada HCGS Head dan HO di Makassar.

4.3.3 Pembuatan Struktur Organisasi Divisi HC&GS Menggunakan Microsoft Visio

Proses pembuatan Struktur Organisasi Divisi HC&GS tersebut menggunakan bantuan aplikasi Microsoft Visio. Aplikasi ini mempunyai fitur yang memungkinkan pengguna berkreasi membuat desain berbasis diagram seperti flowchart, gantt chart, dokumen flow, gambar jaringan, gambar denah bangunan sehingga dapat memudahkan dalam hal pembuatan sebuah struktur organisasi.

Beberapa kolom yang terdapat pada struktur organisasi tersebut berisikan tentang nama, jabatan pegawai, dan Logo PT. BUMI JASA UTAMA – Kalla Transport & Logistic. Struktur organisasi HC&&GS Head, dan Staff HC&GS.

Gambar 4 5. Struktur Organisasi Human Capital General Service

(36)

21

Berikut adalah langkah-langkah Pembuatan Struktur Organisasi Menggunakan Microsoft Visio:

1. Klik Microsoft Visio, klik New kemudian klik Organization Chart

Gambar 4 6. Tampilan Utama Microsoft Visio 2. Kemudian pilih Organization Chart kemudian klik Create

Gambar 4 7. Organization Chart Wizard

3. Pilih Organization Chart Shape lalu tentukan design yang diinginkan

Gambar 4 8. Pilih Excutive Belt

(37)

22

4. Pilih Insert klik Connector untuk menggabungkan Chart Shape

Gambar 4 9. Connector untuk menggabungkan antar Chart Shap

5. Klik kanan pada Chart kemudian pilih Picture dan Change Picture

Gambar 4 10. Memasukkan Foto Pegawai

6. Lalu klik Insert klik Draw Text Box untuk memasukkan keterangan Nama dan Jabatan

Gambar 4 11. memasukkan Keterangan Nama dan Jabatan Pegawai

7. Setelah selesai klik save.

(38)

23

4.3.4 Pembuatan Master Data dengan Menggunakan Aplikasi Microsoft Excel

Pembuatan master data driver tersebut memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel. Staff Admin menggunakan aplikasi Microsoft Excel dikarenakan dapat mempermudah dalam pembuatan data driver, bisa di simpan beberapa data dalam satu file sehingga mempermudah staff admin jika ingin melihat atau melaporkan data driver kepada atasan atau customer. Data yang diinput tersebut diperoleh dari data yang dikumpulkan oleh driver pada saat melamar sebagai driver, kemudian dimasukkan dalam tabel Microsoft Excel.

Berikut adalah Langkah – Langkah Master Data menggunakan Microsoft Excel:

1. Buka Aplikasi Microsoft Excel, klik New – Blank Workbook

2. Buatlah tabel dan isi tabel tersebut sesuai yang diperlukan seperti : Nama Driver, Nomor NIK, Jabatan, Wilayah Kerja, Tempat Tanggal Lahir, Usia, Jenis Sim,Nomor Kartu Keluarga, Nomor BPJS dan Nomor Rekening.

3. Kemudian isi tabel dengan Data Driver yang Valid (Cocokkan Dengan Dokumen Driver Saat Melamar)

Gambar 4 12. Master Data Sheet Pertama 4. Buatlah sheet 2 untuk membuat Form Evaluasi Driver

Gambar 4 13. Driver Evaluation Form

(39)

24

4.4 Deskripsi Tugas Khusus

Proses pendataan serta Rekapan Dokumen Driver staff admin masih menggunakan Microsoft Excel yang mana bisa mengakibatkan staff admin kerja dua kali bila terdapat penumpukan data yang direkap. Data tersebut diinput secara manual serta tidak otomatis bila ada pembaruan Data Driver, sehingga staff admin harus merekap ulang Data tersebut. Oleh sebab itu untuk menghindari penumpukan data serta pembaruan data yang masih manual, memberikan solusi yaitu pembuatan Form dengan menggunakan Google Form. Google Form yang dibuat oleh penulis ini akan mempermudah staff admin dalam hal Rekapan Data Driver.

4.4.1 Alur Penilaian Kinerja dan Evaluasi Driver

Gambar 5. 1Flowchart Penilaian Kinerja dan Evaluasi Driver

Pada gambar 5.1 Menunjukkan alur Penilaian Kinerja dan Evaluasi Driver yang baru. Form evaluasi yang telah dibuat pada tahun 2020 oleh Divisi HCGS berupa hardfile yang akan diisi oleh Dispacther/User, setelah pengisian form tersebut akan dikirimkan kembali ke PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport &

Logistic untuk ditindaklanjuti.

(40)

25

Sementara itu pendemi COVID-19 yang sudah ada di Indonesia sejak tahun 2020 membuat pelaksanaan evaluasi ini terkendala, oleh karena itu pengisian penilaian diperbarui dengan memanfaatkan Google Form. Pengunaan Google Form ini untuk mempermudah pengisian oleh Dispacther/User, dimanapun lokasi pengisian serta mempermudah pekerjaan staff admin divisi HC&GS terkait evaluasi kinerja driver.

Setiap Dispacther akan diberikan sosialisasi terkait cara pengisian Google Form penilaian tersebut. Sosialisi ini bertujuan agar Dispacther mudah untuk mengisi Form penilaian driver yang telah dibagikan melalui link. Dispacther yang sudah mengisi data tersebut akan dilihat oleh tim HC&GS untuk memutuskan penilaian Driver. Apabila terdapat driver yang mendapatkan nilai rendah dengan hasil dibawah 30 baik dari penilaian Dispacther atau Customer akan dilakukan coaching, coaching dilakukan selama 1 bulan penuh, jika driver tetap tidak ada perubahan selama 2 kali akan diberikan punishment yang berupa SP 1.

4.4.2 Driver Evaluation Form

Evaluasi Driver yang telah dibuat oleh pihak HC&GS secara manual dengan menggunakan Aplikasi Microsoft Excel. Form tersebut berisi: Nama Driver, Wilayah Kerja, Nama Dispacther atau Customer, Kriteria Penilaian, Nilai, Total Nilai, Tanda Tangan Dispacther atau Customer Dan Tanda Tangan Pihak HC&GS.

1. Driver Evaluation Form Semester 1 yang diisi oleh Dispacther

Gambar 4 14. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Dispacther

(41)

26

Gambar 4 15. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Dispacther 2. Driver Evaluation Form Semester 1 yang diisi oleh Customer/User

Gambar 4 16. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Customer atau User

(42)

27

Gambar 4 17. Driver Evaluation Form yang diisi oleh Customer atau User Driver Evaluation Form tersebut dipindah atau dialihkan ke Google Form untuk mempermudah pengisian oleh penilai, dikarenakan pandemi COVID-19 ini tidak memungkinkan pihak HC&GS mendatangi ke wilayah kerja driver.

Sehingga dialihkan ke Pemanfaatan Google Form Untuk Evaluasi Driver PT Bumi Jasa Utama Project PT PLN.

4.4.3 Langkah Membuat Evaluasi Driver dengan Menggunakan Google Form

Pembuatan penilaian kinerja driver dengan menggunakan fitur yang di sediakan oleh email, yaitu Google Form. Dalam penggunaan Google Form ini dapat memudahkan penilai untuk mengisi data penilaian driver, penilaian tersebut terdapat : Nama Driver, Wilayah Kerja Driver,dan kuisioner penilaian.

3.8.1.1.1.1.1 Buka email, kemudian tekan icon kiri atas dan pilih icon formulir

Gambar 4 18. Tampilan Utama Email

(43)

28

3.8.1.1.1.1.2 Pilih Template yang ingin digunakan, kemudian masukkan data driver

Gambar 4 19. Tentukan Template yang diinginkan

3.8.1.1.1.1.3 Masukkan beberapa pilihan wilayah kerja

driver

Gambar 4 20. Input Wilayah Kerja Driver

(44)

29

4 Masukkan nama driver sesuai wilayah kerja

Gambar 4 21. Input Nama Driver 5 Gunakan icon + untuk menambahkan nama

Gambar 4 22. Icon Plus untuk menambahkan Nama Driver

6 Masukkan ketentuan atau standart penilaian kinerja driver

Gambar 4 23. Input Standart Penilaian Kinerja Driver

(45)

30

7 Tekan jawaban untuk lihat hasil respons atau jawaban dari penilai silahkan

Gambar 4 24. Tampilan Respons Jawaban

8 Untuk mempermudah melihat hasil penilaian dengan menggunakan diagram dapat dilihat menggunakan spreadsheet, untuk mengaplikasikannya silahkan tekan jawaban lalu, tekan icon spreadsheet akan muncul tampilan seperti digambar, kemudian silahkan pilih tujuan jawaban.

Gambar 4 25. Tampilan Pilih Tujuan Jawaban

(46)

31

9 Tekan icon sesuaikan tema untuk mengubah desain tema seperti warna, warna latar belakang dan gaya font sesuai keinginan

Gambar 4 26. Pilih Desain Tema agar Tampilan menjadi menarik

Dengan adanya pembuatan google form ini akan mempermudah staff admin dalam menangani pendataan atau rekapan dimanapun dan kapanpun.

Penggunaan google form ini juga lebih fleksibel serta efisien dalam pengisian data di dalam Google Form tersebut, sehingga mengurangi penggunaan kertas. Selain itu staff admin hanya perlu membuka rekapan dari Google Form agar tidak terjadi penumpukkan dokumen atau rekapan ulang dokumen.

.

(47)

32

BAB V PENUTUP

Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil Proyek Akhir yang telah dilaksanakan di PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic.

5.1 Kesimpulan

Saat ini PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic belum menerapkan evaluasi kinerja driver disebabkan Pandemi COVID-19 yang berlangsung lebih dari satu tahun telah mengubah pola kerja evaluasi driver dari offline menjadi online. Hal ini berdampak pada pola pengisian manual sehingga PT Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic memperbarui pengisian penilaian dengan memanfaatkan Google Form agar mempermudah pengisian oleh Dispacther/User dimanapun lokasi pengisian dan mempermudah pekerjaan staff admin. Kesimpulan yang dapat diambil dalam laporan Proyek Akhir ini adalah Pembuatan Master Data dengan mengentry data yang dikumpulkan driver pada saat melamar untuk memudahkan staff admun saat pembuatan Google Form Evaluasi Driver.

5.2 Saran

Adapun beberapa saran dapat diberikan pada Bumi Jasa Utama – Kalla Transport & Logistic yang telah menjadi tempat pelaksanaan Proyek Akhir pada kurun waktu 4 (empat) bulan. Laporan Proyek Akhir ini mempunyai keterbatasan khususnya Evaluasi Driver dengan solusi yang ditawarkan Pembuatan Google Form untuk Evaluasi Driver PT Bumi Jasa Utama Project PT PLN Persero. Studi ini fokus pada Input Saat ini penulis hanya membuat Google Form dikarenakan Evaluasi ini belum dilaksanakan Penulis mengusulkan saran, yaitu Penerapan Aplikasi Google Form Untuk Evaluasi Driver dapat dikembangkan seperti penambahan lokasi kerja dan tanda tangan pengisi.

(48)

33

DAFTAR PUSTAKA

Ayuningtyas. (2019). Modul Pelatihan Pemanfaatan Google Form.

Azhar, Z., Hutahaean, J., Siagian, Y., & Syah, A. Z. (2019). Pelatihan Microsoft Excel 2010 Pada Siswa Lembaga Kursus Pendidikan (LKP) Mandiri.

Anadara Pengabdian Kepada Masyarakat.

Batubara, H. H. (2016). Penggunaan Google Form Sebagai Alat Penilaian Kinerja Dosen Di Prodi PGMI UNISKA MUHAMMAD ARSYAD AL

BANJARI.

Firdaus, H. M. (2021, Maret). Struktur Organisasi PT Bumi Jasa Utama Kalla Transport & Logistic. (N. Sulistyorini, Interviewer)

H. N., Indrayani, L., & Zulkarnain. (2020). Sistem Informasi Tracer Study Alumni Berbasis Website. Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika

"JJSTI".

Helmers, S. A. (2013). Step By Step Microsoft Visio 2013. Canada: Microsoft Press.

Ivancevich, J. (2005). Perilaku dan Manajemen Organisasi.

KBBI. (2020). Arti Kata Pengemudi di Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).

Mangkunegara, A. (2001). Manajemen Sumber Daya Manusia Ahli Bahasa.

Muhaemin. (2020). Survei Minat Siswa Menikuti Kegiatan Ekstrakulikuler Bola Basket SMA Negeri 2 Barru.

PT Bumi Jasa Utama. (2013). Company Profile. Retrieved Juli 2021, from Kalla Transport & Logistic: https://kallatransport.co.id/

Rizaldi. (2019). Pelatihan Pengolaan Data Administrasi Perkantoran

Menggunakan Aplikasi Microsoft Exel Pada Balai Desa Pinanggripan Kecamatan Batu Kabupaten Asahan. (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal.

Sayadi, M. (2015). Tinjauan Hukum Pungutan Liar Terhadap Pengemudi Angkutan Kota Antar Daerah Di Kabupaten Wajo.

Veithzal, R. (2005). Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan Dari Teori ke Praktik Edisi 1.

Zulkarnaen, W., Fitriani, I. D., Sudarman, B., & Yuningsih, N. (2020). Evaluasi

(49)

34

Kinerja Distribusi Logistik KPU Jawa Barat Sebagai Parameter Sukses Pilkada Serentak 2018. Jurnal Ilmiah MEA (Manajemen, Ekonomi, dan

Akuntansi).