C. Komponen Output
5. MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI SPM
Monitoring dan evaluasi (Monev) merupakan kegiatan mengikuti/memantau pelaksanaan dan sekaligus mengevaluasi efisiensi, efektivitas, dan ketercapaian program SPM. Oleh karena itu, monev perlu dikelola dengan baik dengan melibatkan berbagai pihak yang memiliki kejujuran, ketelitian, komitmen, dan kredibilitas yang tinggi dalam bidangnya masing-masing.
Terkait dengan pelaksanaan monev, setidaknya ada enam hal yang perlu diperhatikan, yaitu: (1) tujuan monev, (2) ruang lingkup monev, (3 prinsip-prinsip monev, (4) instrumen dan mekanisme monev, (5) laporan monev, dan (6) tindak lanjut. Ke-enam hal tersebut merupakan keutuhan dan diharapkan dapat memandu semua pihak dalam melaksanakan monev pelaksanaan SPM di lingkungan UNDIKSHA.
5.1 Tujuan Monev
Dengan memanfaatkan potensi sumber daya yang dimiliki UNDIKSHA, secara umum, tujuan akhir monev pelaksanaan SPM adalah meningkatkan kinerja dan pelayanan lembaga kepada masyarakat berdasarkan standar minimum yang telah ditetapkan. Selanjutnya, tujuan umum monev tersebut dijabarkan menjadi sejumlah tujuan khusus berikut:
(1) Mendorong dan mengendalikan pelaksanaan SPM sesuai dengan prinsip pelayanan prima,
(2) Memonitor pelaksanaan SPM berdasarkan rambu-rambu implementasi yang telah ditetapkan,
(3) Mengevaluasi pelaksanaan SPM berdasarkan kriteria dan instrumen evaluasi yang telah ditetapkan,
(4) memberi masukan dan saran kepada pihak yang terlibat agar pelaksanaan SPM lebih baik,
(5) Bersama dengan unsur pimpinan dan pihak lain yang terkait menetapkan kualitas kinerja unit-unit kerja di lingkungan UNDIKSHA dalam melaksanakan SPM.
5.2 Ruang Lingkup Monev
Dilihat dari prosedur kerja kelembambagaan, tim monev idealnya terlibat dalam keseluruhan tahapan pekerjaan, mulai dari penyusunan program, pelaksanaan program, sampai dengan evaluasi program dan tindak lanjutnya. Dengan keterlibatan yang menyeluruh itu diharapkan tim monev dapat memantau dan mengevaluasi program dan pelaksanaannya secara menyeluruh, lengkap, objektif, dan berkesinambungan. Itu berarti, lingkup monev mencakup: (1) monev penyusunan program di semua unit, (2) monev
pelaksanaan program di semua unit/sub unit, dan (3) monev evaluasi pelaksanaan program di semua unit.
Selanjutnya, dilihat dari cakupan bidangnya, ruang lingkup monev mencakup seluruh program dan implementasi tridharma perguruan tinggi di semua unit di lingkungan UNDIKSHA. Lingkup monev dilihat dari tridharma perguruan tinggi secara garis besar meliputi: (1) monev bidang pendidikan, (2) monev bidang penelitian, (3) monev bidang pengabdian kepada masyarakat, dan (4) monev bidang layanan administrasi. Apabila dipadukan akan ditemukan bidang-bidang monev: (1) monev penyusunan program pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan layanan administrasi, (2) monev pelaksanaan program pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan layanan administrasi, dan (3) monev evaluasi program pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan layanan administrasi.
5.3 Prinsip-Prinsip Monev
Pelaksanaan monev dipandu sejumlah prinsip. Prinsip-prinsip monev ini diharapkan dapat dipakai sebagai acuan semua pihak dalam melaksanakan tugas-tugas kemonevan. Tujuh prinsip pelaksanaan monev yang perlu diperhatikandan dilaksanakan, yakni: (1) prinsip keterbukaan (trasparansi), (2) prinsip kesinambungan (sustainability), (3) prinsip keteladanan, (4) prinsip ketegasan, (5) prinsip objektivitas, (6) prinsip akuntabilitas publik, dan (7) prinsip kemajuan bersama.
Pertama, prinsip ketebukaan. Semua pihak harus terbuka dalam pelaksanaan monev. Tim monev dan pihak yang menjadi sasaran monev keduanya harus terbuka. Demikian juga, dosen, pegawai, mahasiswa atau masyarakat atau siapapun yang dimintai keterangan dalam rangka monev harus terbuka. Kedua, prinsip kesinambungan. Monev dilakukan secara berkesinambungan. Walaupun pejabat datang dan pergi, monev harus terus dilakukan secara berkelanjutan. Ketiga, prinsip keteladanan. Semua pihak yang bisa merasa bahwa dirinya akan diteladani oleh pihak lain. Tim monev, pihak yang menjadi sasaran monev, dan sumber informasi lainnya harus mempunyai semangat ingin menjadi teladan bagi pihak lain. Keempat, prinsip ketegasan. Semua pihak harus belajar bertindak tegas. Apabila ada penyimpangan, siapapun yang melakukan, harus ditindak tegas. Tim monev yang melakukan kesalahan harus diberi sangsi tegas, demikian juga pihak-pihak lain. Semua pihak harus berada pada jalur yang lurus dan benar. Kelima, prinsip objektivitas. Semua pihak harus berpikir dan bertindak secara objektif, apa adanya, dan tidak memihak. Pemihakan hanya kepada kebenaran, bukan kepada individu atau sekelompok individu. Dalam pelaksanaan monev, semuanya dicatat, dilaporkan, dibahas, dan disimpulkan secara objektif. Keenam, prinsip akuntabilitas publik. Proses dan hasil monev harus bisa
dipertanggungjawabkan kepada publik. Oleh karena itu, proses monev, pembahasan hasil monev, dan penyimpulan hasil monev harus dilakukan secara cermat dan hati-hati mengingat semua dipertanggungjawabkan kepada publik. Ketujuh, prinsip kemajuan bersama. Semangat monev adalah mendorong tercapainya kemajuan bersama dalam suatu organisasi. Monev tidak untuk mencari-cari kesalahan, tetapi untuk meluruskan atau mengingatkan bila ada tanda-tanda penyimpangan.
5.4 Instrumen dan Mekanisme Monev
Instrumen monev penerapan SPM dibuat untuk memudahkan pelaksanaan monev di lapangan. Dengan menggunakan instrument monev, tim pelaksana monev dapat bekerja lebih cepat dan efisien. Sementara itu, bagi pihak yang menjadi sasaran monev, instrument monev akan dapat dijadikan pegangan dalam menyediakan bahan atau informasi yang diperlukan oleh tim monev. Instrumen monev tentu beragam sesuai dengan bidang dan sasaran monev di lapanga. Oleh karena itu, instrument monev harus dikembangkan dengan baik, agar mudah digunakan dan mampu merekam semua informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan monev.
Mekanisme monev penerapan SPM ditempuh secara bertahap dan berjenjang. Bertahap, artinya, pelaksanaan monev mengikuti tahapan kegiatan yang dijadikan sasaran monev, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan evaluasi dan tindaj lanjut. Berjenjang, artinya, kegiatan monev dilakukan mulai dari unit terkecil/terendah sampai unit tertinggi, atau mulai dari tingkat jurusan sampai dengan fakultas dan bahkan universitas. Selanjutnya, pelaksanaan monev ditempuh secara terjadwal. Akan tetapi dalam pelaksanaannya ada monev yang pelaksanaannya dengan pemberitahuan dan ada juga yang tidak. Untuk monev dengan pemberitahuan, ditetapkan jadwal pelaksanaannya, biasanya di awal, dan di akhir pelaksanaan kegiatan. Sementara itu, monev tanpa pemberitahuan akan dilakukan setiap saat sesuai dengan kebutuhan. Pihak-pihak terkait akan melaksanakan monev sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Data yang dibutuhkan selama monev dikumpulkan dengan menggunakan instrument yang relevan seperti angket. Data monev dapat juga diperoleh melalui wawancara langsung dengan pelanggan.
5.5 Laporan Monev
Hasil monev yang utama adalah: (a) temuan kemajuan pelaksanaan suatu program, (b) temuan kesesuaian pelaksanaan dengan program yang telah ditetapkan, (c) temuan factor-faktor pengahambat dan penunjang pelaksanaan program, (d) temuan mengenai usaha-usaha yang telah dilakukan untuk mengatasi hambatan dan bagaimana hasilnya, (e) temuan
hasil akhir pelaksanaan program, dan (f) temuan tindak lanjut dan rencana kerja untuk waktu (tahun) yang akan dating.
Hasil monev selanjutnya disajikan secara sistematis, mudah dibaca, dan dipahami oleh pihak-pihak yang membutuhkan. Untuk itu, table, grafik, diagram, atau tampilan visual lainnyadapat dimanfaatkan untuk memperjelas sajian hasil monev.
Hasil monev yang telah dianalisis dan terkonsolidasi dapat dimanfaatkan untuk: (a) mengetahui kemajuan, hambatan, dan prestasi suatu unit kerja, (b) merencanakan program baru atau lanjutan untuk waktu yang akan datang, (c) bahan perbaikan program untuk waktu yang akan datang, (d) bahan perbaikan pelaksanaan program, dan (e) menentukan tindak lanjut suatu program yang sedang atau telah dilaksanakan.
5.6 Tindak Lanjut
Tindak lanjut hasil monev berupa keputusan untuk: (a) memperbaiki/meningkatkan kualitas layanan sesuai dengan bidang layanan masing-masing, dan (b) memunculkan layanan baru atau tambahan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
6. PENUTUP
Secara garis besar ruang lingkup SPM UNDIKSHA meliputi SPM bidang utama terkait dengan tridharma perguruan tinggi dan bidang pendukung terkait dengan administrasi. SPM bidang utama terkait dengan tridharma perguruan tinggi meliputi pelayanan bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Sedangkan, SPM bidang pendukung terkait dengan administrasi meliputi pelayanan administrasi akademik, kemahasiswaan, kesejahteraan mahasiswa, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, dan administrasi umum. SPM yang telah berhasil ditetapkan merupakan acuan semua pihak dalam melayani kebutuhan masyarakat sebagai wujud pelaksanaan visi dan misi kelembagaan. Sebagai acuan semua pihak, SPM ditetapkan berdasarkan pengalaman empirik masa lalu dan prediksi kebutuhan masa depan dengan memperhatikan kecenderungan dan kebijakan yang relevan.
Dengan adanya SPM diharapkan pelaksanaan layanan di UNDIKSHA menjadi lebih baik, yakni lebih transparan, akuntabel, dan terukur sehingga tumbuh budaya mutu. Untuk itu, prinsip-prinsip pelayanan prima dan standar pelayanan publik wajib diwujudkan dalam setiap pelayanan. Lebih lanjut, komitmen semua pihak merupakan bagian sangat penting dalam pelaksanaan SPM.
SPM UNDIKSHA akan terus disempurnakan secara periodik. Berdasarkan pengalaman penerapan SPM dengan memperhatikan masukan-masukan dari berbagai pihak, SPM diharapkan semakin berkualitas. Dengan demikian semua pihak taat kepada SOP, berkomitmen tinggi dalam menjalankan tugas, dan selalu berorientasi kepada pelayanan yang bermutu.