SMT dan satu perusahaan yang lebih besar lainnya diminta oleh IBM untuk memberikan penawaran 80 unit lebih produk komputer tertentu. Permintaan harga penawaran (request for quote—RFQ) mensyaratkan bahwa penawaran keseluruhannya dipecah-pecah untuk menunjukkan upah per jam, harga komponen dan bahan mentah, serta biaya yang dibebankan untuk jasa subkontrak. SMT menawarkan $1,62 juta dan menyediakan perincian biaya seperti yang diminta. Perusahaan kedua hanya menyampaikan satu nilai total, yaitu $5 juta, tanpa perincian biaya. IBM memutuskan untuk bernegosiasi dengan SMT.
Kelompok negosiasi IBM meliputi dua manajer pembelian dan dua akuntan. Seorang akuntan telah memperkirakan biaya manufaktur untuk setiap komponen, mulai dari gambar teknik dan buku data biaya yang telah ia buat dari pengalaman masa lalu dan mengandung faktor waktu, baik waktu penyetelan mesin dan produksi, bagi beragam operasi. Ia memperkirakan biaya bahan mentah dari data yang disediakan oleh staf pembelian perusahaan IBM dan dari jurnal pembelian. Ia mengunjungi fasilitas SMT untuk melihat peralatan yang tersedia sehingga ia akan mengetahui proses yang digunakan. Ia mengasumsikan terdapat kondisi dan operator terlatih yang sempurna, dan ia membuat perkiraan biaya untuk 158 unit (pesanan sebelumnya adalah untuk 25, 15, dan 38 unit). Ia menambahkan 5% untuk kerugian karena bahan dan aliran yang terbuang; 2% untuk penggunaan perkakas, alat bantu, dan alat ukur sementara; 5% untuk pengendalian mutu; dan 9% untuk biaya pembelian. Kemudian, dengan menggunakan kurva pembelajaran 85%, ia menghitung biayanya untuk mendapatkan perkiraan biaya untuk unit pertama. Selanjutnya, ia mengecek data waktu dan bahan mentah bagi unit ke-25, 15, dan 38 yang telah dibuat dan mendapati bahwa perkiraannya untuk unit pertama berkisar 4% dari harga sebenarnya. Bagaimanapun, berdasarkan hasil pengecekannya, telah diindikasikan kurva pembelajaran 90% pada jam per unit.
Dalam negosiasi, SMT diwakili oleh salah seorang dari kedua pemilik perusahaan, dua insinyur dan seorang penaksir harga. Sesi pembukaan dimulai dengan diskusi kurva pembelajaran. Penaksir biaya IBM menunjukkan bahwa pada kenyataannya SMT beroperasi pada kurva pembelajaran 90%. Namun, ia berargumentasi bahwa SMT dapat bergeser ke kurva pembelajaran 85% dengan diberikan proses produksi yang lebih panjang, mengurangi waktu penyetelan mesin, dan meningkatkan kontinuitas pekerja sedapat mungkin dengan pesanan sebesar 80 unit. Pemilik perusahaan setuju dengan analisis ini dan ingin mengurangi harganya sebesar 4%.
Bagaimanapun juga, selagi setiap operasi dalam proses manufaktur dibahas, terlihat dengan jelas bahwa beberapa perkiraan biaya yang dibuat oleh IBM terlalu rendah disebabkan terlewatnya pengeluaran pengemasan dan pengiriman. Walaupun demikian, kecerobohan ini merupakan faktor kecil karena kedua belah pihak pada pembahasan berikutnya sepakat pada sebuah pemahaman spesifi kasi yang sama dan mencapai persetujuan pada biaya setiap operasi manufaktur.
Pada posisi ini, wakil SMT menyatakan perhatiannya sakan kemungkinan infl asi pada biaya bahan mentah. Negosiator IBM mengajukan tawaran untuk memasukkan sebuah bentuk peningkatan harga dalam kontrak yang sebelumnya telah disetujui oleh mereka sendiri. Wakil IBM ini mengusulkan bahwa jika keseluruhan biaya bahan mentah berubah lebih dari 10%, maka harga dapat disesuaikan. Akan tetapi, jika satu pihak mengambil inisiatif untuk meninjau harga kembali, maka yang lain membutuhkan analisis dari semua faktur komponen dan bahan mentah yang datang dengan harga baru.
Perhatian wakil SMT yang lain adalah sejumlah besar kontrak waktu lembur dan subkontrak akan dibutuhkan untuk dapat memenuhi jadwal penyerahan yang telah ditetapkan oleh IBM. Negosiator IBM berpendapat bahwa jadwal pengiriman yang lebih santai mungkin dibuat jika potongan harga dapat diperoleh. Menanggapi hal ini, regu SMT menawarkan potongan 5%, dan diterima. Sebagai hasil negosiasi ini, harga SMT berkurang hampir 20% di bawah harga penawaran aslinya.
Pada pertemuan berikutnya yang diadakan untuk merundingkan harga pipa tertentu yang akan digunakan dalam sistem, terlihat oleh penaksir biaya IBM bahwa wakil SMT telah memperkirakan biaya yang terlalu rendah. Ia menunjukkan kesalahan yang nyata ini sebab tidak dapat memahami penyebab SMT menawarkan nilai kontrak serendah itu. Ia ingin memastikan bahwa SMT menggunakan proses manufaktur yang benar. Setidaknya, jika penaksir biaya SMT telah melakukan kesalahan, hal tersebut haruslah diperhatikan. Mencari suatu harga yang wajar baik bagi IBM sendiri dan pemasoknya merupakan kebijakan IBM. Manajer pengadaan IBM meyakini bahwa jika seorang penjual kehilangan uang pada sebuah pekerjaan, maka akan ada suatu kecenderungan untuk berhemat yang mungkin tidak memenuhi spesifi kasi. Sebagai tambahan, negosiator IBM merasa bahwa dengan menunjukkan kesalahan, ia membangun iktikad baik yang akan membantu pada sesi mendatang.
Pertanyaan untuk Diskusi
1. Apakah kerugian dan keuntungan bagi IBM dan SMT pada pendekatan ini?
2. Bagaimana tingkat pembelajaran yang diusulkan SMT jika dibandingkan dengan perusahaan lain?
3. Apakah yang merupakan keterbatasan dari kurva pembelajaran pada kasus ini?
Sumber: Dikutip dari E. Raymond Corey, Procurement Management: Strategy, Organization, and Decision Making
Daftar Pustaka
Abernathy, W. J. dan K. Wayne. “Limits of the Learning Curve”. Harvard Business Review 52 (September–Oktober 1974): 109–119.
Bailey, C.D. dan E.N. McIntyre. "Using Parameter Prediction Models to Forecast Post-interruption Learning". IIE Transactions 35 (Desember 2003): 1077.
Camm, J. “A Note on Learning Curve Parameters”. Decision Sciences (Musim Panas 1985): 325–327.
Couto, J.P. dan J.C. Teixeira. "Using Linear Model for Learning Curve Eff ect on Highrise Floor Construction". Construction Management & Economics 23 (Mei 2005): 355.
Hall, G. dan S. Howell. “Th e Experience Curve from the Economist’s Perspective”. Strategic Management Journal (Juli–September 1985): 197–210.
Lapré, Michael A., Amit Shankar Mukherjee, dan Luk N. Van Wassenhove. “Behind the Learning Curve: Linking Learning Activities to Waste Reduction”. Management Science 46, No. 5 (Mei 2000): 597–611.
McDonald, A. dan L. Schrattenholzer. "Learning Curves and Technology Assessment".
International Journal of Technology Management 23 (2002): 718.
Smith, J. 1998. Learning Curve for Cost Control. Norcross, GA: Industrial Engineering and Management Press, Institute of Industrial Engineers.
Smunt, T.L. dan C.A. Watts. "Improving Operations Planning with Learning Curves". Journal of Operations Management 21 (Januari 2003): 93.