OBJEKTIF PELAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN

i. Sebagai dokumen rujukan bagi operasi semasa situasi kecemasan di Universiti dan kawasan sekitarnya.

ii. Mewujudkan sistem yang membolehkan semua warga Universiti memainkan peranan dalam membantu mangsa dan menguruskan aset atau harta semasa situasi kecemasan.

iii. Mengenal pasti semua risiko dan ancaman yang terdapat di dalam kawasan kampus dan kawasan sekitarnya.

iv. Mengenal pasti semua sumber dan kapasiti yang ada di dalam kampus untuk membantu ketika situasi kecemasan.

v. Sebagai asas untuk penambahbaikan bagi melancarkan semua aktiviti berkaitan bagi menangani situasi kecemasan.

5 3.0 KONSEP & FALSAFAH

Rajah 1: Fasa-Fasa Kecemasan

Fasa-fasa dalam kecemasan adalah mengikut kitaran sepertimana Rajah 1.

i. Pencegahan (Prevention)

Untuk mengelakkan kejadian kecemasan atau mengambil langkah-langkah untuk mengurangkan kesan kecemasan sekiranya tidak dapat dielakkan. Sebagai contoh adalah larangan merokok di kawasan kampus, menutup suis sebelum meninggalkan pejabat, pembersihan dan pelebaran sistem perparitan dan sebagainya.

ii. Persediaan (Preparation)

Untuk membuat persediaan dengan mengambil kira penglibatan semua pihak yang terlibat secara menyeluruh dalam respon terhadap kecemasan yang akan dihadapi kelak.

Sehubungan itu, latihan dan simulasi kecemasan perlu diadakan secara berkala bagi membiasakan pihak terlibat dengan PKP yang disediakan.

iii. Respon (Response)

Pihak yang terlibat akan bertindak menangani situasi kecemasan yang berlaku berdasarkan PKP yang ada. PKP yang baik dan sistematik akan membolehkan tindak balas yang diambil lebih terancang, teratur, jelas dan berkesan. Selain itu, ia juga akan dapat mengelakkan berlakunya pertindihan tugas-tugas yang boleh menjejaskan operasi semasa kecemasan.

PEMULIHAN (RECOVERY)

PENCEGAHAN (PREVENTION)

PERSEDIAAN (PREPARATION)

RESPON (RESPONSE)

6 iv. Pemulihan (Recovery)

Fasa ini merupakan usaha untuk mengembalikan semula semua kerosakan kepada keadaan asal. Dalam fasa ini juga, beberapa gejala yang berpanjangan dikenal pasti misalnya trauma (post-traumatic stress disorder) dan sebagainya yang memerlukan tindakan pemulihan segera. Setelah selesai fasa ini, kitaran ini akan kembali semula ke fasa permulaan (pencegahan).

7 4.0 JAWATANKUASA

4.1 Jawatankuasa Kecemasan Dan Bencana UMT

4.1.1 Carta Organisasi Jawatankuasa Kecemasan dan Bencana UMT

Rajah 2: Carta Organisasi Jawatankuasa Kecemasan dan Bencana UMT Rajah 2 menunjukkan keahlian dan penerangan terperinci mengenai keanggotaan JKKB UMT.

Sekretariat

Seksyen Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Universiti

Jawatankuasa Kecemasan dan Bencana UMT (JKKB UMT)

2 kali setahun * tertakluk kepada kecemasan/bencana

Jawatankuasa Induk Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

(JKKP) 4 kali setahun

Jawatankuasa Bilik Gerakan (JKBG)

2 kali setahun *tertakluk kepada kecemasan/bencana

SENARAI AHLI JKKB UMT/ JKKP/ JKBG JKKB (2 kali setahun* tertakluk

kepada kecemasan/bencana) Pengerusi: Naib Canselor Timbalan Pengerusi: TNC A&A

Setiausaha: Pendaftar

Sekretariat: Seksyen Keselamatan &

Kesihatan Pekerjaan Universiti (di PPPL)

1. Timbalan Naib Canselor (TNC) Akademik dan Antarabangsa (A&A) 2. TNC Penyelidikan dan Inovasi (PI) 3. TNC Hal Ehwal Pelajar Alumni (HEPA) 4. Pro Naib Canselor (Pro NC) Hal Ehwal

Korporat dan Jaringan Industri (HEKJI)

5. Pengarah, Pusat Pembangunan dan Harta (PPH)

6. Bendahari

7. Pengarah,Pusat Transformasi, Perancangan Strategik dan Risiko (TSR)

8. Pengarah Institut 9. Dekan Fakulti

10. Ketua Pustakawan, Perpustakaan Sultanah Nur Zahirah (PSNZ) 11. Pegawai, Bahagian Keselamatan 12. Pengarah, Pusat Pembangunan

Holistik dan Kokurikulum

13. Pengarah, Badan- Badan Beruniform 14. Pengarah, Pusat Pengurusan

Pengetahuan dan Teknologi Komunikasi (PPPTK)

15. Pengarah, Pusat Komunikasi dan Korporat (PKK)

16. Pengarah, Pusat Islam Sultan Mahmud (PISM)

17. Pengetua, Kolej Kediaman

18. Pengarah,Pusat Kesihatan Universiti (PKU)

19. Pengarah,Pusat Perkhidmatan Penyelidikan dan Lapangan

JKKP (4 kali setahun) Pengerusi : TNC PI

Setiausaha: Pegawai Keselamatan &

Kesihatan (SHO)

Sekretariat: Seksyen Keselamatan &

Kesihatan Pekerjaan Universiti (di PPPL)

1. Pengerusi Jk Kecil KKP PTj/Wakil 2. Pengarah Sumber Manusia, Pejabat

Pendaftar

3. Ketua Bahagian Keselamatan 4. Presiden Persatuan/ Kesatuan

berdaftar di UMT

5. Orang Kompeten dlm KKP 6. Pengarah Pusat TSR

7. Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) 8. Pengarah, Pusat Pembangunan dan

Harta (PPH) 9. Ahli Jemputan khas 10. Asrama Pelajar

JKBG (2 kali setahun* tertakluk kepada kecemasan/bencana)

Pengerusi: TNC HEPA

Setiausaha: Ketua Penolong Pendaftar HEPA 1. Timbalan Pengarah (Pengurusan) (Pengarah

Jabatan Sumber Manusia)

2. Timb. Pengarah (Operasi) (Ketua Pentadbiran HEPA)

3. Bendahari (Pegawai Kewangan)

4. Akademik (Pengarah/Timbalan Pengarah Pusat Pengurusan Akademik dan Kualiti) 5. Logistik & Pengangkutan (Ketua Bahagian

Fasiliti & Kenderaan serta Timb. Pengarah Pusat Perkhidmatan Penyelidikan dan Lapangan)

6. ICT/ Komunikasi Luar (Timb. Pengarah PPPTM dan Timb. Pengarah PKK)

7. Kebajikan & Kerohanian (Timbalan Pengarah PISM)

8. Pengurusan Harta (Timbalan Pengarah PPH) 9. Hal Ehwal Pelajar (Bahagian Pembangunan

Holistik Pelajar)

10. Pasukan Tindakan Pelajar (MPP, Majlis Kolej SISWA (MKS), Majlis Pelajar Luar Kampus (MPLK))

11. Pasukan Tindakan Kecemasan (Ketua Bahagian Keselamatan)

12. Pusat Penempatan/ Pemindahan Sementara (Pengetua Kolej Kediaman)

13. Perkhidmatan Kesihatan (Pegawai Perubatan) 14. Keperluan Asas (Pengarah/ Timbalan

Pengarah Pusat Pembangunan Holistik dan Kokurikulum (PPHK)

15. Keselamatan Aset/ Harta Universiti (Bahagian Pengurusan Aset)

16. Tanggungjawab USR (Timbalan Pengarah Pusat Pemindahan Ilmu dan Jaringan Industri (PPIJI))

Nota: *Tertakluk kepada perubahan dari semasa ke semasa

4.1.2 Bidang Tugas dan Tanggungjawab Jawatankuasa Kecemasan dan Bencana (JKKB)

Bidang tugas dan tanggungjawab JKKB adalah seperti berikut;

1. Menyelaras pengurusan bencana di peringkat UMT dan bertanggungjawab mewujudkan mekanisme pengurusan bencana seperti menubuhkan jawatankuasa kerja (atau pasukan bertindak), garis panduan, pelan tindakan dan lain-lain. Secara umumnya, ia memastikan mekanisme pengurusan bencana dipatuhi dan dilaksanakan sewajarnya.

2. Membuat pengisytiharan bencana dan seterusnya memberi arahan untuk mengaktifkan pelan tindakan kecemasan dan bencana UMT.

3. Menentukan bantuan yang komprehensif seperti kebajikan, kesihatan, perlindungan dan keselamatan kepada warga UMT.

4. Menilai laporan mengenai pengendalian dan pengurusan bencana yang berlaku meliputi aspek operasi menyelamat, bantuan kecemasan dan pemulihan yang diberikan kepada mangsa untuk tujuan penambahbaikan.

5. Menyelaras keperluan pengurusan bencana di Peringkat UMT seperti menentukan bantuan logistik dan mengambil alih (requisition) peralatan/jentera yang diperlukan.

4.2 Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

4.2.1 Carta Organisasi Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

Nota: *Tertakluk kepada perubahan dari semasa ke semasa

4.2.2 Bidang Tugas dan Tanggungjawab Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (JKKP)

Bidang tugas dan tanggungjawab JKKP adalah seperti berikut:

1. Menyelaras dan memantau segala aktiviti/program berkaitan Keselamatan dan Kesihatan Pekerja (KKP) di peringkat PTj.

2. Mewujud, melaksana dan mengkaji semula dasar keselamatan dan kesihatan pekerjaan UMT dan membuat cadangan penambahbaikan kepada pengurusan universiti.

3. Membantu PTj dalam pembuatan kaedah-kaedah keselamatan dan kesihatan serta sistem kerja yang selamat di tempat kerja.

4. Berperanan dalam menjalankan kajian trend kemalangan, kemalangan nyaris², kejadian berbahaya, keracunan pekerjaan atau penyakit pekerjaan di tempat kerja (pemeriksaan, penyiasatan dan pembaikan).

5. Menjalankan pemeriksaan tempat kerja, membincangkannya dan mencadangkan langkah-langkah penambahbaikan yang perlu.

6. Melaporkan kepada pengurusan universiti apa-apa keadaan atau amalan atau kejadian yang tidak selamat dan tidak sihat di tempat kerja bersama-sama cadangan pembaikan.

7. Menyelaras pelan persediaan, tindakan kecemasan, mitigasi dan pemulihan dalam memperanankan Jawatankuasa Kecemasan & Bencana (JKKB) UMT.

2 Kemalangan nyaris ertinya apa-apa kemalangan di tempat kerja yang berpotensi untuk menyebabkan kecederaan kepada mana-mana orang atau kerosakan kepada apa-apa harta (rujuk Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994, Akta 514)

12 4.3 Jawatankuasa Bilik Gerakan

4.3.1 Carta Organisasi Jawatankuasa Bilik Gerakan

LOKASI BILIK GERAKAN/ OPERASI Dalam Kampus

Bilik Mesyuarat Kolej Sheikh Abdul Malek, Kolej Siswa, HEPA

No Telefon: 09 – 6684255

Luar Kampus 1. Bukit Kor No Telefon: 09-617 5432

4.3.2 Bidang Tugas dan Tanggungjawab Jawatankuasa Bilik Gerakan

Bidang tugas dan tanggungjawab JKBG adalah seperti Jadual 3 di bawah:

Jadual 3: Bidang Tugas dan Tanggungjawab JKBG Bil. Jawatankuasa Aktiviti dan Tugas

1. Pengarah (a) Menyelaras aktiviti yang berkaitan dengan bencana.

(b) Menubuhkan JKBG 2. Timbalan Pengarah

(Pengurusan) (a) Merancang dan mengurus tugas-tugas pengurusan bencana bagi aspek pentadbiran, rekod, mesyuarat, hebahan, kebajikan, komunikasi, pengurusan akademik, pelajar dan staf, kewangan dan harta.

3. Timbalan Pengarah

(Operasi) (a) Merancang dan mengurus tugas-tugas bagi operasi memantau, menyelamat dan mengagihkan bantuan.

4. Bendahari (a) Merancang dan menguruskan wang pendahuluan.

(b) Mengumpul maklumat dan membuat penilaian kerosakan.

5. Setiausaha (a) Mencatat minit mesyuarat.

(b) Mengumpul laporan.

(d) Memaklumkan dan merancang mesyuarat penyelarasan.

6. Pentadbiran (a) Mengerakkan JKBG.

(b) Mengenal pasti dan menganjurkan latihan/simulasi bencana.

(d) Membuka dan mengaktifkan operasi bilik gerakan.

(e) Bertindak sebagai sekretariat mesyuarat.

(f) Menyimpan rekod dan data penting.

(g) Membuat hebahan.

7. Akademik (a) Menyediakan jadual kuliah alternatif.

(b) Hebahan tangguh kuliah.

(d) Pelaksanaan lokasi alternatif.

(e) Draf jadual akademik baru.

(f) Hebahan kuliah gantian.

(g) Hebahan jadual baru peperiksaan.

8. Logistik &

Pengangkutan (a) Menyediakan perkhidmatan pengangkutan.

(b) Mengenal pasti jenis kenderaan yang bersesuaian.

9. Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)dan Hubungan Luar

(a) Merancang fungsi komunikasi dalaman dan luaran.

(b) Menyediakan medium hebahan.

10. Pasukan Tindakan

Kecemasan ^(a) Membuat lantikan ahli pasukan tindakan kecemasan.

(b) Menjalankan latihan yang berkaitan dengan tindakan kecemasan.

(d) Menjalankan kerja-kerja pemantauan di premis UMT.

(e) Membantu memindah dan menyelamat peralatan dan

Bil. Jawatankuasa Aktiviti dan Tugas harta Universiti.

(f) Membantu memindah dan menyelamat staf dan pelajar jika terperangkap dalam bencana.

(g) Membantu menyalurkan bantuan asas kepada staf dan pelajar yang menjadi mangsa.

(h) Membantu pihak berkuasa bagi mengawal situasi sebelum, semasa dan selepas kehadiran pihak berkuasa.

(a) Melaksanakan pemeriksaan kesihatan di tempat kejadian.

11. Pusat Penempatan/

Pemindahan Sementara

(a) Mengenalpasti kawasan dan bangunan yang sesuai untuk dijadikan pusat pemindahan.

(b) Mengenalpasti dan membuka pusat pemindahan/

penempatan bagi staf dan keluarga yang terlibat dalam bencana.

(d) Merancang dan menyediakan serta mengagihkan bantuan asas kepada staf dan pelajar yang menjadi mangsa di pusat pemindahan/penempatan.

(e) Membantu dan memantau tahap kesihatan di pusat pemindahan/ penempatan.

(f) Membuat pemeriksaan harta dan peralatan universiti.

(b) Mengadakan gotong-royang bagi membersihkan kawasan dan bangunan yang diduduki.

12. Perkhidmatan Kesihatan dan keperluan asas

(a) Persediaan tempat dan setor penyimpanan bekalan.

(b) Menyediakan peralatan memasak.

(d) Penyediaan menu makanan bersesuaian.

(e) Membuka operasi klinik/klinik bergerak 24 jam.

(f) Memastikan bekalan makanan mencukupi.

(g) Kempen kesihatan penyakit berjangkit.

(h) Menyediakan Laporan Liputan Perubatan.

(i) Menyedia dan menguruskan barang keperluan makanan dan keperluan asas

(j) Bekerjasama dengan pasukan USR untuk mengagihkan makanan dan bekalan asas.

(k) Melaksanakan pemeriksaan kesihatan.

(l) Mengadakan sesi kaunseling kepada mangsa yang trauma.

13. Keselamatan dan pengurusan aset/harta universiti

(a) Mengenal pasti tempat atau premis yang hendak disewa berdasarkan aktiviti/tujuan.

(b) Menyediakan dan menyenggara sistem amaran awal bencana dan pencegahan kebakaran.

(d) Mewujudkan lokasi backup untuk perkhidmatan ICT yang penting.

(e) Mewujudkan dana khas pembelian aset/harta universiti untuk keperluan bencana.

Bil. Jawatankuasa Aktiviti dan Tugas

(f) Menginsuranskan aset/harta universiti.Tindakan menyelamatkan harta – system racking , susunan, penyimpanan (dalaman).

(g) Melaksanakan pemindahan yang teratur dan mengikut jadual berdasarkan senarai semak yang telah disediakan.

(h) Membuat semakan senarai harta universiti yang dipindahkan.

(i) Memastikan semua harta universiti yang dipindahkan ditempatkan kembali ke kedudukan asal.

(j) Mengumpul dan membuat laporan dan penilaian mengenai kerosakan asset/harta universiti akibat bencana tersebut.

(k) Membuat tuntutan insurans aset/harta universiti yang rosak.

(l) Membuat penyelenggaraan bagi kerosakan yang dialami.

(m) Membuat tindakan penambahbaikan/ cadangan pencegahan (post-mortem).

14. Tanggungjawab Sosial

Universiti (USR) (a) Mengadakan aktiviti USR.

(b) Memberikan khidmat bantuan ‘tangible’ dan ‘intangible’.

5.0 CARTA ALIR KESIAPSIAGAAN MENGHADAPI KECEMASAN

KECEMASAN

Maklumat diterima oleh JKKB UMT Pengerusi JKKB UMT Mengisytiharkan Bencana

Peringkat Universiti

Penentuan Tahap Pengurusan Bencana (Rujuk Jadual 2)

Pengarah Bilik Gerakan Menubuhkan JKBG Mengikut

Tahap

Jawatankuasa yang Terlibat Melapor Diri di Bilik Gerakan

Taklimat Pengarah JKBG di Bilik

Gerakan

Menerangkan bidang tugas yang perlu dilaksanakan oleh setiap

jawatankuasa

Bilik Gerakan Bermula

17 6.0 PELAKSANAAN PELAN OPERASI KECEMASAN BILIK GERAKAN

6.1 Jawatankuasa Pentadbiran

A. Perancangan Sebelum Bencana

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir 1. Mengerakkan

Jawatankuasa Bilik Gerakan

 Mengenal pasti staf

sebagai Ahli Jawatankuasa Billik Gerakan.

 Mendapatkan perakuan dan kelulusan JKKB UMT.

 Mengeluar dan merekodkan surat pelantikan.

 Merangka dan

membentangkan pelan tindakan dan perincian tugas

 Sekretariat JKKB

 Ketua Penolong Pendaftar HEPA

 Semua PTj – setiap PTj perlu ada wakil dalam Jawatankuasa

 Menyediakan modul kursus/latihan

 Mendapatkan kelulusan dan pertimbangan JKKB UMT

 Mengeluarkan surat jemputan kursus/latihan

 Menjalankan kursus/latihan berkala kepada setiap ahli

 Pejabat Pendaftar (Unit Latihan)

 JKBG  Modul kursus/

latihan

 Rekod latihan

 (Carta Alir 2)

18 Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai

Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir jawatankuasa yang

dilantik.

 Menyedia dan

membentangkan laporan penilaian kursus/latihan 3. Simulasi  Mengenal pasti jenis

simulasi yang ingin dilaksanakan.

 Menyediakan kertas cadangan simulasi dan jadual pelaksanaan

 Menyerahkan kertas cadangan dan jadual simulasi untuk pertimbangan dan kelulusan

 Berhubung dengan

pihak/agensi luar jika perlu

 Menjalankan simulasi secara berkala kepada semua staf

 Membuat Post-Mortem simulasi

 Menyedia dan

membentangkan laporan simulasi kepada JKKB UMT

 Pejabat Pendaftar (Unit Latihan) &

Sekretariat JKKB &

Ketua Penolong Pendaftar HEPA

 JKBG  Modul simulasi

 Rekod simulasi

 Laporan simulasi

 (Carta Alir 3)

4. Hubungan Kerjasama dengan agensi luar

 Membuat perancangan bentuk kerjasama dengan pihak atau agensi luar- Polis Diraja Malaysia,

 JKKP

19 Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai

Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir Bomba, Pos Malaysia,

Telekom Malaysia, Tenaga Nasional Berhad, Jabatan Kebajikan Masyrakat, Jabatan Meteorologi, Rejimen 504

 Menyediakan kertas cadangan program kerjasama

 Menyerahkan kertas cadangan kepada JKKB UMT untuk pertimbangan/

kelulusan

 Berhubung dengan agensi luar yang berkaitan

 Melaksanakan program kerjasama yang dirancang

 Membuat post-mortem pelaksanaan program kerjasama

 Menyedia dan

membentangkan laporan kerjasama

Agensi luar berkaitan

mesyuarat

 Laporan kerjasama

20 B. Tindakan Semasa Bencana

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir 1. Operasi Bilik

Gerakan ^ Membuka dan

mengoperasikan Bilik Gerakan berdasarkan tahap kecemasan (Rujuk Jadual 1 dan 2)

 Membuat hebahan operasi Bilik Gerakan

 Mengadakan mesyuarat penyelarasan bagi:

o Memastikan semua persiapan oleh setiap jawatankuasa/

petugas berjalan lancar o Memastikan semua

peralatan dalam bilik gerakan berfungsi dengan sempurna o Memastikan semua

borang dan jadual sedia diguna

o Memberikan arahan kepada setiap PTj menghantar sukarelawan

o Menyediakan pelan alternatif sekiranya pelan tindakan awal tidak dapat yang dilantik

 Surat hebahan

 Rekod minit

21 Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai

Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir

 Bekerjasama dengan Bilik Gerakan Negeri

 Menerima, menyalur dan menyelaras maklumat kepada semua

Jawatankuasa atau jabatan /agensi berkaitan

 Menyelaras taklimat kepada JKKB UMT atau pihak berkuasa berkaitan status operasi Bilik Gerakan dan status bencana

 Menyediakan laporan harian dan semasa kepada JKBG, JKKB UMT, LPU dan Kementerian

2. Tugas Am  Membuat hebahan

penangguhan aktiviti universiti. (e.g. seminar, latihan/kursus, temuduga, peperiksaan)

 Menyedia dan

mengeluarkan arahan perubahan pejabat sementara bagi staf yang tak terlibat dengan bencana

 Membuat hebahan tempoh bencana dan prosedur cuti

 Pejabat Pendaftar  Semua

22 Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai

Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir

 Memaklumkan kepada Pos Malaysia perubahan lokasi operasi sementara

 Menyelaras pemindahan sementara talian telefon utama ke lokasi selamat

 Menyedia dan

mengedarkan senarai nombor dan cara

perhubungan sementara kepada pihak berkaitan

C. Tindakan Selepas Bencana

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir 1. Operasi Bilik

Gerakan

 Mengadakan mesyuarat post-mortem

 Menyelaras penghantaran laporan oleh setiap jawatankuasa

 Menyediakan laporan keseluruhan

 Menghantar laporan kepada Pihak berkenaan – JKKB UMT, Naib Canselor, Pengerusi LPU dan

 Pengarah Jk Bilik

23 Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai

Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir Kementerian

 Menerima maklumat mangsa bencana daripada jawatankuasa berkaitan untuk disalurkan kepada pihak Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM) bagi bantuan bencana

 Menyelaras proses bantuan bencana kepada mangsa bagi peringkat Universiti

 Membuat hebahan Penutupan Bilik Gerakan

2. Tugas Am  Membuat hebahan kepada

warga universiti (staf dan pelajar) serta

jabatan/agensi luar yang berkaitan bahawa

pengurusan pentadbiran dan operasi universiti berjalan seperti sedia kala.

 Membuat hebahan pengisian Borang Cuti Bencana kepada staf yang berkenaan.

 Mengeluarkan sijil

penghargaan kepada Ahli Jawatankuasa (AJK) yang terlibat.

24 6.2 Jawatankuasa Akademik

A. Perancangan Sebelum Bencana

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/ Unit

Hakiki

Output Carta Alir

1. Pembentukan

 Membentuk jawatankuasa pelan kontingensi akademik melalui permohonan

pencalonan daripada PTj akademik

 Menyediakan senarai calon dan menyerahkan kertas pencalonan untuk pertimbangan/

kelulusan TNC A&A

 Mengeluar dan merekodkan surat pelantikan

 Membentuk pelan kontingensi:

o jadual kuliah alternatif o jadual peperiksaan

alternatif

o lokasi bilik/makmal alternatif

 Membentangkan pelan kontingensi akademik

 Pelan kontingensi akademik

 (Carta Alir 9)

25 B. Tindakan Semasa Bencana

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir 1. Pelaksanaan

Pelan Kontingensi Akademik

 Membuat hebahan tangguh kuliah

 Menyediakan draf jadual kuliah/ peperiksaan alternatif

 Menyerahkan draf jadual kuliah/ peperiksaan alternatif untuk

pertimbangan/ kelulusan

 Membuat Hebahan mengenai jadual kuliah/

peperiksaan alternatif

 Melaksanakan kuliah/

peperiksaan alternatif berdasarkan jadual peperiksaan alternatif di lokasi alternatif

 Pelan kontingensi akademik

 Jadual kuliah/

peperiksaan alternatif

 (Carta Alir 10)

26 C. Tindakan Selepas Bencana

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir 1. Pelaksanaan

Pelan Kontingensi Akademik

 Menyediakan draf jadual kuliah/peperiksaan gantian

 Menyerahkan jadual kuliah/peperiksaan gantian kepada Senat untuk pertimbangan/

kelulusan

 Membuat hebahan kuliah gantian

 Pejabat TNC A&A  Pendaftar

 HEPA

 Kolej Kediaman

 PPPL

 PPH

 Senat

 Jadual kuliah/

peperiksaan gantian

 (Carta Alir 11)

27 6.3 Jawatankuasa Logistik Dan Pengangkutan

A. Perancangan Sebelum Bencana

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir 1. Menyediakan

kedudukan dan keperluan Bilik Gerakan

 Mengenal pasti kedudukan Bilik Gerakan dengan mengkaji tapak/premis sesuai untuk mewujudkan Bilik Gerakan

 Senarai keperluan Bilik Gerakan

 (Carta Alir 12)

 Menyediakan dan

mengenal pasti keperluan di Bilik Gerakan

sepertimana berikut:

o bilik gerakan o pusat penempatan

sementara o pos kawalan o bilik rehat petugas o surau

o pengangkutan o alatan keselamatan o keperluan teknikal dan

siaraya

o senarai nombor telefon hospital, polis, Bomba, Jabatan Pertahanan Awam dan lain-lain

 Mendapatkan bantuan daripada Kerajaan Negeri/

Pusat sekiranya perlu (Carta Alir 5)

28 Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai

Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir 2. Menyediakan

keperluan pengangkutan bagi kegunaan Bilik Gerakan

 Menyediakan keperluan pengangkutan bagi kegunaan Bilik Gerakan dengan mengenal pasti jenis dan jumlah

kenderaan yang diperlukan

oleh:-o Sekretariat

o Operasi pemantauan o Operasi menyelamat

 Mengenal pasti kenderaan UMT sedia ada dan sesuai untuk digunakan

 Menyediakan senarai syarikat sewaan kenderaan sekiranya kenderaan yang boleh digunakan tidak mencukupi (Carta Alir 14)

 Menyediakan senarai lengkap kenderaan UMT yang boleh digunakan dan senarai syarikat sewaan kenderaan

 PPH

 PPPL

 JKBG  Senarai Kenderaan

 Senarai syarikat sewaan kenderaan

 (Carta Alir 13)

29 B. Tindakan Semasa Bencana

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/ Pegawai Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir 1. Pewujudan

pusat

penempatan/

pemindahan sementara

 Mendapatkan senarai keperluan fizikal dari Bilik Gerakan

 Mengumpul dan

menyemak keperluan fizikal

 Membuat pembelian keperluan fizikal sekiranya perlu

 Menghantar keperluan fizikal ke pusat penempatan sementara

 Menyediakan senarai semak dan laporan keperluan fizikal yang dibekalkan

 PPH

 Bahagian Keselamatan

 Pusat Pembangunan Holistik dan

Kokurikulum (PPHK)

 PKU

 Menyediakan kenderaan tambahan/ sewaan bagi kegunaan Bilik Gerakan (Carta Alir 14)

 PPH

 PPPL  JKBG

 Syarikat sewaan

 Senarai kenderaan sewa

 (Carta Alir 14)

30 C. Tindakan Selepas Bencana

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/Pegawai Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir 1. Pengumpulan

semula

keperluan fizikal di bilik gerakan atau pusat penempatan/

pemindahan sementara

 Mendapatkan senarai keperluan fizikal yang telah dibekalkan

 Mengatur jenis kenderaan yang akan digunakan dan jumlah petugas

 Mengumpul semula keperluan fizikal

 Membandingkan keperluan fizikal yang dikumpul dengan senarai semak keperluan fizikal

 Menghantar keperluan fizikal ke stor pusat

 Bahagian

 Memeriksa dan membaiki bangunan dan kenderaan yang digunakan dan terlibat sewaktu bencana

 Membuat tafsiran jumlah kerugian

 Menyemak dan melaksanakan proses pembaikan atau pelupusan harta

 Semua bekalan elektrik di kawasan terlibat

dihidupkan/

diputuskan semula

 Mengadakan gotong

 PPH

 Bahagian Keselamatan

 Pejabat Pendaftar

 Pejabat Bendahari

 Rekod kerosakan

 Daftar harta untuk pelupusan

 (Carta Alir 17)

31 Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/Pegawai

Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir royong pembersihan di

kawasan bencana 3. Penyediaan

laporan status penempatan, logistik dan kenderaan

 Menyediakan laporan kepada Pengarah Bilik

Gerakan yang

mengandungi:

o Status pusat

penempatan sementara yang dibuka

o Senaraikan jumlah tafsiran kerosakan peralatan logistik dan kenderaan yang

 Bantuan tenaga kerja

 Rekod pergerakan.

 (Carta Alir 18)

32 6.4 Jawatankuasa Teknologi Maklumat Dan Hubungan Luar A. Perancangan Sebelum Bencana

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj/

Pegawai Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/

Unit Hakiki Output Carta Alir 1. Penubuhan

jawatankuasa dan

pengumpulan maklumat

 Menubuhkan Jawatankuasa Media dan Komunikasi Bencana(JKMKB) melalui pelantikan wakil daripada setiap PTj/ Pusat

Pengajian/ Institut

 Membuat perancangan, fungsi dan peranan setiap ahli jawatankuasa

termasuklah menjalinkan hubungan baik dengan pihak media

 Membuat direktori nombor telefon penting (kerajaan negeri, pusat, pihak berkuasa, MKN & agensi berkaitan)

 Penyediaan risalah dan info

Dalam dokumen 10.1 Prosedur Pengungsian Bangunan Dan Menyelamatkan Diri (Umum) Tindakan-Tindakan Yang Perlu Diambil Oleh Pihak Yang Terlibat Dalam (Halaman 10-0)