Kegiatan pencatatan rekam medis dilakukan setelah pasien menerima pelayanan medis.Rekam medis harus segera dibuat dan dilengkapi oleh dokter, perawat, bidan dan tenaga medis. Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap pasien, diisi pada rekam medis dalam waktu 1 X 24 jam. Semua pencatatan harus diberi tanda tangan oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya dan menuliskan nama lengkap dan diberi tanggal.
Pengolahan rekam medis. Semua bentuk catatan, lembaran-lembaran
formulir rekam medis merupakan bahan yang perlu diolah, untuk selanjutnya dipakai sebagai bahan laporan rumah sakit. Berkas-berkas rekam medis tersebut diteliti kelengkapannya baik isi maupun jumlahnya. Formulir rekam medis diolah untuk laporan yang menyangkut morbiditas dan mortalitas, sedangkan rekapitulasi dari sensus harian diolah untuk laporan yang menyangkut kegiatan rumah sakit.
Kegiatan pengolahan yang dilakukan yaitu:
1. Assembling (perakitan)
Assembling merupakan perakitan dokumen rekam medis dengan menganalisis kelengkapan berkas rekam medis. Pendapat lain mengenai assembling ialah pengorganisasian formulir yang menggambarkan siapa, apa, kapan dan bagaimana pelayanan kesehatan pasien yang merupakan bukti tertulis tentang dokumen resmi rumah sakit secara kronologis.
Menyusun kembali lembaran rekam medis sesuai pedoman merupakan sebagai assembling yang dilakukan oleh petugas rekam medis setelah pasien pulang dan sebelum rekam medis disimpan. Hal tersebut dilakukan untuk mempermudah dalam mencari lembaran rekam medis yang diperlukan.
2. Coding (Pengkodean)
Coding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dan angka yang mewakili komponen data. Pembedahan berdasarkan coding dimaksudkan agar mempermudah pengelompokan penyakit yang dapat dituangkan dalam bentuk kode. Tenaga medis harus mengisi diagnosis pasien dengan lengkap dan jelas sehingga petugas rekam medis dapat memberi kode sesuai dengan petujuk/arahan yang ada pada buku ICD-10.
3. Indeksing
Indeksing ialah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat kedalam indeks-indeks. Jenis indeks yang dibuat antara lain indeks pasien, indeks penyakit atau diagnosis, indeks operasi, indeks obat-obatan, indeks dokter dan indeks kematian. Semua hasil pengelolaan dari rekam medis dipersiapkan untuk membuat laporan serta statistik rumah sakit.
4. Filling (penyimpanan)
1. Cara penyimpanan rekam medis berdasarkan jenis pasien a. Sentralisasi
Sentralisasi yaitu penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien dirawat.
b. Desentralisasi
18
Pada desentralisasi penyimpanan rekam medis pasien terjadi pemisahaan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis rawat inap.
2. Cara penyimpanan rekam medis berdasarkan nomor rekam medis a. Sistem Nomor Langsung ( Straight Numeral Filling System)
Penyimpanan dengan sistem nomor langsung merupakan penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan nomornya.
b. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)
Sistem angka akhir digunakan nomor dengan enam angka, yang dikelompokkan menjadi tiga kelompok masing-masing terdiri dari dua angka.
Angka pertama adalah kelompok dua angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah angka yang ditengah dan angka ketiga adalah kelompok dua angka yang terletak paling kiri.
c. Sistem Angka Tengah
Penyimpanan rekam medis diurut dengan pasangan angka-angka, sama dengan sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga.
5. Penyusutan atau Retensi
Retensi adalah pengurangan formulir berkas rekam medis dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir.
Tujuan Retensi:
1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas rekam medis aktif
2. Memudahkan dalam retrieval berkas rekam medis aktif 3. Menjaga informasi medis yang masih aktif
4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas aktif dan in-aktif Tujuan rekam medis. Pembuatan rekam medis di rumah sakit bertujuan untuk mendapatkan catatan atau dokumen yang akurat dari pasien mengenai riwayat penyakit dimasa lalu dan sekarang, juga pengobatan yang telah diberikan sebagai upaya meningkatkan pelayanan kesehatan.Menurut Rustiyanto (2009) rekam medis dibuat untuk tertib administrasi di rumah sakit yang merupakan salah satu faktor penentu dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan.
Kegunaan rekam medis. Kegunaan rekam medis secara umum sebagai berikut:
1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya.
2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan.
3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit, dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat dirumah sakit.
4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
6. Menyediakan data-data khususnya untuk penelitian dan pendidikan.
7. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medis pasien.
8. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan (Rustiyanto, 2009).
20
Menurut Sadi (2015), kegunaan rekam medis sering disebut dengan ALFRED (Administration, Legal, Financial, Research, Education, and Documentation):
a. Administration (Aspek Administrasi) ialah data dan informasi yang dihasilkan rekam medis digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsinya dalam pengelolaan berbagai sumber daya.
b. Legal (Aspek Hukum) sebagai alat bukti hukum yang dapat melindungi hukum terhadap pasien dan provider kesehatan.
c. Financial (Aspek Keuangan) merupakan setiap yang diterima pasien bila dicatat dengan lengkap dan benar, digunakan untuk menghitung biaya yang harus dibayar pasien, jenis dan jumlah kegiatan pelayanan yang tercatat dalam formulir digunakan untuk memprediksi biaya sarana pelayanan kesehatan.
d. Research (Aspek Penelitian) ialah melakukan penelusuran berbagai macam penyakit yang telah dicatat ke dalam dokumen rekam medis untuk kepentingan penelitian.
e. Education (Aspek pendidikan) ialah rekam medis dapat digunakan para mahasiswa atau pendidik atau peneliti untuk belajar dan mengembangkan ilmunya.
f. Documentation (Aspek Dokumentasi) merupakan rekam medis sebagai dokumen karena memiliki sejarah medis seseorang.
Manfaat rekam medis dalam Konsil Kedokteran Indonesia (2006) yaitu:
1. Pengobatan Pasien
Rekam Medis bermanfaat sebagai dasar untuk menganalisis penyakit serta merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikan kepada pasien.
2. Peningkatan Kualitas Pelayanan
Membuat rekam medis bagi penyelengaraan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga medis dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.
3. Pendidikan dan Penelitian
Rekam medis yang merupakan informasi perkembangan kronologis penyakit, pelayanan medis, pengobatan dan tindakan medis, bermanfaat untuk bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian.
4. Pembiayaan
Berkas medis dapat dijadikan dan bahan untuk menentukan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaan kepada pasien.
5. Statistik Kesehatan
Rekam medis dapat digunakan sebagai untuk mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan untuk menentukan jumlah penderita pada penyakit-penyakit tertentu.
6. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik
Rekam medis merupakan alat bukti tertulis, yang bermanfaat dalam penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik.
22
Isi rekam medis. Secara garis besar isi data rekam medis di rumah sakit ialah data administrasi dan data klinis (penyakit dan pengobatannya) dari pasien yang dilayani. Menurut Guwandi (1992) isi rekam medis yang lengkap mencakup 4 macam data, yaitu :
1. Data pribadi : meliputi identitas penderita (nama lengkap, No. KTP, alamat, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, pekerjaan, keluarga dekat, nomor register, dokter yang merawat, asal rujukan, tanggal masuk, dan tanggal keluar).
2. Data finansial merupakan data dari penanggung jawab, alamat, perusahaan, perusahaan asuransi yang menanggung, tipe asuransi dan nomor polis.
3. Data sosial merupakan data mengenai kewarganegaraan, kebangsaan, hubungan keluarga, penghidupan, kegiatan masyarakat, dan data kedudukan sosial penderita
4. Data medis antara lain : data medis penderita dari anamnesis, pemeriksaan fisik, keadaan umum/ nadi, tensi, diagnosis waktu masuk, catatan pengobatan, kemajuan/ kemunduran penderita, instruksi dokter, pemeriksaan penunjang, laboratorium, rontgent foto, EKG, laporan perawat, konsultasi, operasi, dan catatan tindakan lainnya selama penderita keluar dari rumah sakit dan nama dokter yang menangani pasien serta tanggalnya.
Dalam menentukan isi rekam medis para petugas medis memerlukan standar yang benar sehingga tidak ada kesalahan mengenai data atau keterangan yang menyangkut kepentingan perawatan pasien. Menurut pasal 3 ayat (1) PERMENKES RI Nomor 269/MENKES/Per/III/2008, isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan kesehatan memuat:
a. Identitas pasien;
b. Tanggal dan waktu;
c. Hasil anamnesis, mencakup keluhan dan riwayat penyakit;
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis;
e. Diagnosis;
f. Rencana penatalaksanaan;
g. Pengobatan dan/atau tindakan;
h. Pelayanan lain yang telah diberikan;
i. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik; dan j. Persetujuan tindakan bila diperlukan.
Pasal 3 ayat (2) PERMENKES RI Nomor 269/MENKES/Per/III/2008, isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari memuat :
a. Identitas;
b. Tanggal dan waktu;
c. Hasil anamnesis, mencakup keluhan dan riwayat penyakit;
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
e. Diagnosis;
f. Rencana penatalaksanaan;
g. Pengobatan dan/atau tindakan;
h. Persetujuan tindakan bila diperlukan;
i. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan;
j. Ringkasan pulang ;
24
k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan;
l. Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan; dan m. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.
Pasal 3 ayat (2) PERMENKES RI Nomor 269/MENKES/Per/III/2008, Isi Rekam medis untuk pasien gawat darurat memuat :
a. Identitas pasien;
b. Kondisi saat pasien tiba;
c. Identitas pengantar pasien;
d. Tanggal dan waktu;
e. Hasil anamnesis, mencakup keluhan dan riwayat penyakit;
f. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis;
g. Diagnosis;
h. Pengobatan dan/atau tindakan;
i. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat darurat dan rencana tindak lanjut;
j. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga pelayanan yang memberikan pelayanan kesehatan;
k. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain; dan
l. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Adapun lembaran–lembaran yang ditandatangani dokter adalah sebagai berikut : surat pengantar rawat inap, catatan medis, lembar instruksi dokter, surat
rujukan dan balasannya, pemeriksaan laboratorium, radiologi, histopatologik, resep, permintaan darah, surat persetujuan atau penolakan tindakan operasi, surat persetujuan pembiusan, laporan operasi, surat laporan pasien positif HIV/AIDS, resume medis, surat laporan sebab kematian, dan surat izin membawa mayat.
Rekam medis harus memiliki nama dan tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan. Pengisian rekam medis harus dilakukan secara lengkap dan langsung pada waktunya dan tidak ditunda-tunda karena mutu pelayanan yang diberikan di rumah akan tercermin pada berkas rekam medisnya.
Tanggung jawab terhadap rekam medis.Rekam medis merupakan dokumen paling penting di rumah sakit,sehingga setiap petugas yang berwenang memiliki peran dan tanggung jawab terhadap rekam medis.Berikut rincian tanggung jawab petugas terhadap rekam medis :
1. Tanggung jawab dokter yang merawat
Dokter mengemban tanggung jawab terakhir akan kelengkapan dan kebenaran isi rekam medis dan khususnya resume medis.
Disamping itu untuk mencatat beberapa keterangan medis seperti riwayat penyakit, pemeriksaan fisik, pemeriksaan penyakit dan ringkasan pulang (resume), harus dipelajari kembali dan dikoreksi kemudian di beri tandatangan oleh dokter yang merawat.
2. Tanggung jawab petugas rekam medis
Petugas rekam medis membantu dokter yang merawat dalam mempelajari kembali rekam medis. Analisa dari kelangkapan isi dimaksudkan untuk mencari
26
hal-hal yang kurang, dan menjamin bahwa rekam medis telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit.
Dalam proses pengevaluasian, petugas rekam medis berpedoman pada : a. Semua diagnosis ditulis dengan benar, sesuai dengan terminologi yang
dipergunakan, simbol dan singkatan jangan dipergunakan.
b. Dokter yang merawat menulis tanggal, nama dan tanda tangannya.
c. Laporan riwayat penyakit dan pemeriksaan fisik dalam keadaan lengkap dan berisi.
d. Catatan perkembangan memberikan gambaran kronologis dan analisa klinis.
e. Hasil laboratorium dan X-Ray dicatat tanggalnya serta ditanda tangani oleh pemeriksa.
f. Semua tindakan pengobatan medis ataupun tindakan pembedahan harus dicantumkan tanggal serta ditanda tangani.
g. Semua konsultasi harus dilaksanakan sesuai peraturan staf medis dan diberi tanggal dan ditanda tangani.
h. Catatan perawat tentang observasi dan pengobatan yang diberikan harus lengkap.
i. Resume medis telah ditulis saat pasien pulang 3. Tanggung Jawab Pimpinan Rumah Sakit
Pempinan rumah sakit bertanggung menyediakan fasilitas unit rekam medis yang meliputi : ruangan rekam medis, peralatan dan tenaga yang memadai.
Sehingga tenaga rekam medis dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan
memeriksa kembali, membuat indeks, penyimpanan dari semua sistem medis dalam waktu singkat.
4. Tanggung jawab staff medik
Staff medik Terdiri dari dokter, perawat, dan tenaga kesehatan professional lainnya. Mempunyai peranan penting di rumah sakit dan agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, maka dibuatlah peraturan-peraturan yang akan mengatur para anggota staff medis dan membentuk komisi khusus.
5. Tanggung jawab komite rekam medis
Komite rekam medis bertanggung jawab untuk meninjau ulang rekam medis dalam hal penyelesaian tepat waktu, ketepatan klinis, ketepatan dan kecukupan pelayanan pasien, pengajaran, evaluasi, penelitian, dan berdiskusi secara legal. Dan menentukan format kelengkapan rekam medis, formulir yang digunakan dan setiap masalah yang berhubungan dengan penyimpanan dan pengembalian.
Kegiatan dari komite rekam medis adalah memberikan perhatian atas kelangkapan rekam medis dan peningkatan dokumentasi pelayanan pasien, dan memonitor kualitas rekam medis, meninjau kembali formulir rekam medis untuk mengurangi duplikasi informasi yang tidak penting dan memiliki keseragaman isi, bentuk dan ukuran (Huffman, 1994)
Identitas Pasien
Pengertian identitas. Secara garis besar, isi rekam medis menyatakan tentang siapa (who), apa (what), mengapa (why), kapan (when), dan bagaimana (how) seorang pasien mendapatkan pelayanan medis selama berhubungan dengan rumah sakit (Depkes RI, 1997).
28
Identitas pasien merupakan komponen paling penting dalam rekam medis.
Berkas rekam medis tidak akan memiliki nilai jika tidak diketahui identitas kepemilikanya. Oleh sebab itu setiap berkas rekam medis diidentifikasi melalui identitas pasien dan nomor rekam medis.
Menurut kamus besar bahasa Indonesia, identitas ialah ciri-ciri atau keadaan khusus seseorang yang menunjukkan jati diri. Oleh karena itu identitas pasien dapat diartikan sebagai data-data khusus mengenai pasien (Depkes RI, 1997).
Kebijakan yang berhubungan dengan identitas pasien.Dalam pengisian identitas diperlukan kebijakan yang mengatur perlunya kelengkapan pengisian data identitas pasien.Kebijakan ini diperlukan sebagai panduan pengisian identitas pasien.
Standar rekam medis. Melalui kebijakan ini,dikutip beberapa isi standar
rekam medis yang mengacu kepada identitas pasien.Berikut adalah standar rekam medis yang memuat tentang identitas pasien :
a. Standar 1. 1 Rekam medis harus informasi yang akurat tentang identitas pasien, diagnosis, perjalanan penyakit, proses pengobatan, dan tindakan medis serta dokumentasi hasil pelayanan.
b. Standar 5. 2 Harus ada sistem identifikasi, indeks induk, sistem dokumen yang memudahkan pencarian rekam medis dengan pelayanan selama 24 jam.
c. Standar 5. 13 Identifikasi pasien dalam rekam medis harus melingkupi hal-hal berikut : nomor rekam medis pada setiap lembar, nama lengkap pasien pada
setiap lembar, alamat dan jenis kelamin serta orang yang terkait pada pelayanan gawat darurat.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia no. 749a. Dalam
peraturan menteri kesehatan republik Indonesia tentang rekam medis, dalam bab IV menjelaskan tentang isi rekam medis melalui pasal dibawah ini :
a. Pasal 15 bahwa isi rekam medis untuk pasien rawat jalan memuat : identitas, anamnese, diagnosis dari tindakan/pengobatan.
b. Pasal 16 bahwa isi rekam medis untuk pasien rawat inap memuat hal-hal berikut : identitas pasien, anamnese, riwayat penyakit, hasil pemeriksaan, diagnosis, persetujuan tindakan medis, catatan perawatan, catatan observasi klinis, hasil pengobatan, resume akhir dan evaluasi pengobatan.
Isi identitas pasien. Menurut Depkes RI (1997) identitas pasien adalah data sosial tentang pasien yang terdiri dari : nama pasien, nomor rekam medis, umur, pendidikan, jenis kelamin, pekerjaan, alamat lengkap, status perkawinan, agama, nama orangtua/penanggung jawab, nama/alamat keluarga terdekat.
Menurut Guwandi, 1992, data pribadi (personal), meliputi identitas penderita yaitu nama, nomor kartu tanda pengenal, alamat tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, status perkawinan, pekerjaan, keluarga terdekat, nomor register, dokter yang merawat, asal rujukan, tanggal masuk dan tanggal keluar rumah sakit.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkam identitas pasien terdiri dari : nama pasien, nomor rekam medis, umur, pendidikan, jenis kelamin, pekerjaan, alamat lengkap, status perkawinan, agama, nama orangtua/wali, alamat keluarga/wali, dokter yang merawat, asal rujukan, tanggal masuk rumah sakit.
30
Google Form
Google Form merupakan salah satu komponen layanan Google Docs.
Untuk dapat menggunakan Google Form maka kita disyaratkan untuk memiliki akun universal Google. Aplikasi ini berbasis web maka setiap petugas rekam medis dapat melakukan pengisian data identitas pasien secara cepat dimanapun ia berada dengan menggunakan aplikasi internet komputer/ laptop ataupun Handphone. Karena itu, dengan menggunakan aplikasi ini maka petugas rekam medis tidak memerlukan kertas lagi untuk menulis data identitas pasien. Waktu yang diperlukannya juga akan semakin hemat dalam mengisi data identitas pasien.
Dengan demikian, aplikasi ini sangat cocok digunakan untuk mengelola pengisian data identitas pasien.
Microsoft Excel
Microsoft Excel merupakan aplikasi spreadsheet yang dapat membantu membuat lembar kerja. Microsoft Excel dirancang untuk membantu menghitung dan menganalisis data yang berupa angka (numerik). Selain itu juga memudahkan untuk mendapatkan informasi data berupa angka dan menampilkan data tersebut dalam berbagai jenis bagan, bahkan dapat ditambahkan grafik dan objek lainnya pada lembar kerja untuk membuat hasil cetakan dan laporan (Santoso, 2003).
Di dalam Microsoft Excel terdapat beberapa komponen penting yang menjalankan aplikasi ini antara lain :
1. Bar
Bar atau batang di dalam Microsoft Excel dapat berupa :
a. Tittle bar, berada pada bagian atas jendela utama yang menampilkan nama workbook yang sedang aktif.
b. Menu bar, berisi perintah-perintah pada Microsoft Excel, terdiri dari sembilan menu yang mencakup semua aktivitas operasional Microsoft Excel, seperti menginput data, mengolah data, menyajikan hasil pengolahan, mengatur menu itu sendiri dan sebagainya.
c. Toolbar, berfungsi untuk mempersingkat operasi-operasi yang bersifat rutin (seperti mengcopy, menghapus dan lainnya).
d. Formula bar, berfungsi untuk menunjukkan isi sel atau formula (rumus) yang diinput ke sel tertentu.
e. Status bar, berada pada paling bawah dari tampilan Microsoft Excel yang berfungsi untuk menunjukkan status dari sebuah sel, apakah ready (siap untuk di input suatu data), edit (sedang ada pemasukan suatu formula) dan lain sebagainya.
2. Worksheet
Worksheet berfungsi sebagai tempat input dan pengolahan data menjadi informasi, serta penayangan hasil informasi tersebut. Tiap Worksheet terdiri dari 256 kolom dan 65. 536 baris. Worksheet atau lembar kerja merupakan komponen yang menempati sebagian besar tempat di layar. Worksheet terdapat beberapa bagian yaitu :
a. Column header atau petunjuk kolom, berfungsi untuk menunjukkan di kolom mana pointer berada.
32
b. Row header atau petunjuk baris, berfungsi untuk menunjukkan di baris mana pointer berada.
c. Sel, adalah hasil interaksi (pertemuan antara baris dan kolom). Sebuah sel mewakili pertemuan sebuah kolom dan baris tertentu.
2. Workspace
Workspace berfungsi untuk menyimpan satu atau lebih workbook dengan kriteria-kriteria yang diinginkan user, seperti ukuran Window, lokasi workbook dan sebagainya.
Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Menurut Hoffler dkk dalam Kadir (2002) untuk mengembangkan suatu sistem informasi, perusahaan menggunakan suatu metodologi yang disebut metodologi pengembangan sistem.Metodologi ini adalah suatu proses standar yang diikuti oleh organisasi untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang, mengimplementasikan, dan memelihara sistem informasi.
SDLC (System development life cycle). SDLC merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan menggunakan sistem informasi. Metodologi ini mencakup sejumlah fase atau tahapan (Kadir, 2002).
Daur hidup pengembangan sistem atau SDLC (System Development Life Cycle) adalah suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama
atau langkah-langkah didalam proses pengembangan sistem. Pengembangan sistem terdiri dari lima tahapan, yaitu perencanaan, analisis, perancangan, implementasi, dan penggunaan (Sutanta, 2003). Sementara itu, dalam setiap tahap dilakukan proses pendokumentasian atas segala yang telah dilakukan atau disepakati dalam setiap tahap tersebut.
Gambar 2. Siklus hidup pengembangan sistem informasi 1. Perencanaan Sistem (planning phase)
Perencanaan merupakam langkah paling awal yang memberikan pedoman dalam langkah selanjutnya. Tahap perencanaan meliputi identifikasi masalah, menentukan masalah, menentukan tujuan, mengenali kendala, studi kelayakan, dan laporan ke manajemen (Sutanta, 2003).
2. Analisis sistem (analysis phase)
Analisis sistem merupakan kegiatan yang berorientasi pada manusia dan bersifat tidak terstruktur, yang mengkaitkan perkiraan (estimates) dan negosiasi.
Analisis sistem memerlukan keterampilan antar individu yang tinggi (Scoot, 2001).
34
Menurut Sutanta (2003), pendekatan umum yang dapat dilakukan pada analisis kelayakan pengembangan sistem antara lain sebagai berikut:
a. Studi Kelayakan
Studi kelayakan diselesaikan selama fase rancangan sistem, dilakukan dalam rangka menemukan pertimbangan kelayakan ekonomi, teknis, dan operasional dari tiap alternatif, serta apakah proyek ini layak atau tidak apabila ditinjau dari faktor politis dan konteks lingkungan institusional.
b. Kelayakan teknis
Kelayakan teknis ditujukan untuk mengevaluasi apakah perlengkapan dan perangkat yang dikembangkan memiliki kemampuan teknis yang diperlukan oleh tiap alternatif rancangan yang sedang dipertimbangkan.
Kelayakan teknis ditujukan untuk mengevaluasi apakah perlengkapan dan perangkat yang dikembangkan memiliki kemampuan teknis yang diperlukan oleh tiap alternatif rancangan yang sedang dipertimbangkan.