BAB 4 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.4 Pengelompokan Aktivitas (Activity Pool)
4.4.2 Order Fulfillment
Order fulfillment merupakan inti dari kegiatan proses bisnis PT. APL Logistic yaitu yang bertujuan untuk pemenuhan kebutuhan konsumen P&G. Order fulfillment dimulai setelah picking list release dari customer service. Selain itu, picking dilakukan merujuk pada surat perintah loading schedule dari departemen Transportation Management System.
Dalam melakukan pemenuhan order, pihak PT. APL Logistics melakukan pemberitahuan kepada CS P&G bahwa barang yang di order siap untuk dikirimkan kepada distributor. Terdapat beberapa jenis order yang dilakukan oleh pihak P&G antara lain:
- Normal Order. Normal order merupakan proses order dengan pengiriman regular kepada customer
- Promo Order. Yaitu permintaan pihak P&G terkait pengiriman produk-produk promosi, contohnya produk shampoo buy 1 get 1.
- Non Revenue Order (NRO). NRO merupakan permintaan marketing P&G untuk
pengiriman bonus atau hadiah untuk customer tertentu.
- Make to Order (MTO). MTO merupakan order khusus dari customer yang membutuhkan
69 - Make to Stock (MTS). MTS merupakan permintaan dari P&G untuk pengepakan ulang
berkenaan dengan project tertentu.
Untuk melakukan order diatas, pihak PT. APL Logistics perlu mengeluatkan dokumen pick list yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh WMSp (Warehouse Management System) sebagai informasi dan referensi pengambilan barang (picking) untuk memenuhi order yang diminta oleh P&G yang dikirimkan dari sistem SAP. Sebelum melakukan order, pihak P&G mengeluarkan dokumen order (DO) yang berisikan tentang informasi detail suatu order, baik jenis produk, jumlah produk, dan tanggal pengiriman. Berikut ini work instruction untuk order fulfillment.
70
71
72
73
74 Berdasarkan Gambar 4.6 dapat kita lihat bahwa pemenuhan order dilakukan mulai dari departemen Transportation Management System membuat surat perintah shipment yang sesuai dengan DO dari CS P&G. Lalu departemen TMS mengirim dan menginformasikan surat yang beisikan loading schedule. Informasi tersebut disampaikan TMS kepada admin outbound yaitu pihak warehouse. Selanjutnya pihak TMS memilih truk apa yang cocok untuk pengiriman pada saat itu sesuai dengan kapasitas dari order P&G. Pihak trucker yang telah disewa oleh PT. APL Logistic mempersiapkan armada truk menuju depo.
Di perusahaan, Jalan Kalianak no. 66, armada truk yang telah datang akan dipersiapkan untuk loading produk dengan posisi yang telah ditentukan untuk mempermudah proses pemindahan produk dari warehouse ke dalam truk. Ketika proses stuffing tersebut, admin outbound memeriksa kelayakan dari truk dengan menggunakan list kelayakan yang telah ditentukan. Jika truk tersebut dinyatakan layak, maka pemindahan barang dapat dilakukan.
Di dalam warehouse, admin outbound mempersiapkan apa saja produk yang harus dipicking dan sesuai dengan picking list merujuk pada batch number dan SKU produk. Batch number merupakan kode produksi yang menjelaskan kapan dan dimana barang tersebut dibuat. Kebijakan PT. APL Logistic dengan P&G menggunakan system FIFO (First In First Out) yaitu barang yang masuk ke dalam gudang terlebih dahulu akan dikeluarkan terlebih dahulu, dalam arti lain batch number yang awal akan keluar terlebih dahulu untuk pengiriman. Dan SKU (Stock Keeping Unit) adalah satuan yang dipakai untuk mengidentifikasi suatu produk dengan menggunakan nomor atau kode tertentu. Setelah proses pemilihan produk tersebut, dilakukan proses pick and put produk pada staging pallet dengan maksimal 6 SKU varian di dalam satu pallet dan ditandai dengan label good issue yang menandakan produk tersebut siap dan layak untuk dimuat di dalam peti kemas.
Setelah dilakukan picking tersebut, selanjutnya melakukan konfirmasi receipt kepada departemen QA (Quality Assurance). Lalu pengecekan barang yang akan diloading oleh checker dan departemen IRA. Hal tersebut bertujuan untuk menyelaraskan antara barang yang keluar dengan update yang akan dilakukan di dalam sotware WMSp. Kemudian, loading ke dalam truk dilakukan secara palletize yang diinformasikan kepada departemen Transportation Managemen System. Selanjutnya departemen Transportation Management System memberikan berita acara pengiriman kepada Admin untuk konfirmasi Reloc pada software WMSp yang bertujuan untuk menginformasikan NPI/overstock di main DC dari P&G. Kedua Admin IRA dan TMS menyelaraskan produk apa saja yang keluar dalam berita acara masing-masing departemen.
75 Setelah mengetahui alur pengiriman barang dari awal hingga akhir, tahapan selanjutnya adalah membuat resource matrix. Pada resource matrix dapat kita lihat terkait aktivitas yang ada di proses pengiriman beserta jabatan yang bertanggung jawab.
76
Tabel 4.8 Resource Matrix PT. APL Logistic
No. Keterangan Customer
Service TMS Checker
Admin Inbound
Admin
Outbound IRA QA Trucker
1 Print out ZTPL dari SAP R
2 Membuat dokumen DMP R
3 Membuat Shipment Order Plan (Loading
schedule) S R
4 Konfirmasi jumlah order (by phone) R
5 Print out Loading Schedule R S
6 Membuat shipment number pada SAP R S
7 Mengirim loading schedule ke WHS R S
8 Print out picking list R S
9 Print out label GOOD ISSUE R S
10 Picking kuantiti sesuai dengan pick list
(by forklift) R
11 Pengambilan blank shipper (karton
kosong) R
12 Penempelan identitas produk dalam blank
shipper R
13 Konfirmasi picking complete R
77
Tabel 4.8 Resource Matrix PT. APL Logistic (Lanjutan)
No. Keterangan Customer
Service TMS Checker
Admin Inbound
Admin
Outbound IRA QA Trucker
15 Pengisian dokumen stock change form R
16 Menyandarkan kontainer pada Loading Bay S R
17 Memasang penahan roda (keck) minimal
satu R
18 Print out checklist kondisi kontainer R
19 Mengisi dan memeriksa kontainer sesuai
checklist S R
20 Melapor ke shift supervisor jika terjadi
kerusakan R
21 Mengambil pallet kosong dalam kondisi
good (layak pakai) R S
22 Melakukan proses bongkar muat ke
kontainer R
23 Print out OSD form R
24 Menyusun produk dalam 1 pallet sesuai 1
SKU dan 1 batch R
25 Meletakkang product full pallet ke dalam
lokasi staging R
78
Tabel 4.8 Resource Matrix PT. APL Logistic (Lanjutan)
No. Keterangan Customer
Service TMS Checker
Admin Inbound
Admin
Outbound IRA QA Trucker
27 Pencopotan dan penggantian ID baru R
28 Print out label untuk pallet R
29 Picker melakukan penempelan label R
30 Memindahkan produk ke lokasi kosong
dan menjaga produk R
31
Melakukan proses receiving dan put away S R
33 Print out checklist pencatatan R
34
Mencatat receipt number, SKU, no batch S R
35 Print out checklist kondisi produk R S
36 Memeriksa kondisi produk R
37
Update hasil pengecekan pada log book R
38 Put away lokasi yang available
39 Menginformasikan kepada IRA lokasi put
away R S
79
Tabel 4.8 Resource Matrix PT. APL Logistic (Lanjutan)
No. Keterangan Customer
Service TMS Checker
Admin Inbound
Admin
Outbound IRA QA Trucker
41 Laporan overstock di main DC dari
P&G S R
42 Membuat picking list berdasarkan order
(via email) S R
45 Picking sesuai lokasi R
46 Konfirmasi receipt R S
47 Mengisi berita acara R
48 Mengkonfirmasi jika terdapat kerusakan
barang R S
49
Loading barang ke truk secara palletize R
50
Konfirmasi reloc di WMSp oleh admin R S
51 Pengiriman barang ke main DC S R
52 Proses Unloading R
53 Konfirmasi receipt R
54 Proses put away ke lokasi R
55 Print out inbound stock (ASN label) R
80 Berdasarkan Tabel 4.8 dapat kita ketahui bahwa terdapat delapan jabatan untuk menjalankan proses bisnis di PT. APL Logistic. Kesembilan jabatan tersebut adalah Customer Service, TMS, Checker, Admin Inbound, Admin Outbound (Warehousing), IRA, QA, dan Trucker. Dapat kita lihat pada Tabel 4.8 bahwa setiap jabatan masing-masing memiliki tanggung jawab (responsible) atau mendukung (support) dalam menjalankan setiap aktivitas pengiriman barang di PT. APL Logistic.
Setelah membuat resource matrix, tahap selanjutnya adalah membuat activity pool berdasarkan tanggung jawab (responsible) setiap jabatan. Aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh jabatan yang sama, akan dikelompokkan menjadi satu activity pool. Berikut ini merupakan contoh activity pool pada jabatan Transportation Management System:
Tabel 4.9 Activity Pool Jabatan Transportation Management System
Jabatan TMS Activity Pool
Print out Loading Schedule R
Shipment Scheduling Membuat shipment number pada
SAP R
Mengirim loading schedule ke
WHS R
Print out picking list R
Mengisi dan memeriksa kontainer
sesuai checklist R
Melapor ke shift supervisor jika
terjadi kerusakan R
Membuat picking list berdasarkan
order (via email) R
Berdasarkan Tabel 4.9 dapat kita ketahui bahwa jabatan Transportation Management System bertanggung jawaab untuk memastikan beberapa aktivitas tersebut dapat berjalan dengan lancar. Activity pool untuk jabatan Transportation Management System adalah shipment scheduling. Berikut merupakan activity pool untuk jabatan yang lain.
81
Tabel 4.10 Activity Pool per Jabatan
Activity Pool Tanggung Jawab Jabatan
Loading
Order Creating Customer Service
Transportation and Shipment Scheduling Transportation Management System
Checking Good Product Checker
Handle Monitoring Admin Inbound
Picking Admin Outbound
Shipping Trucker
Monitoring IRA
Controlling QA