BAB IV PENATAAN BERKAS (FILING)
A. Organisasi dan Filing
5. Melaksanakan prosedur filing,
6. Menjelaskan serta menggunakan peralatan filing,
7. Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip, 8. Mengamankan dan memelihara arsip
9. Menyusutkan arsip
D. Pokok Bahasan
Setelah mempelajari Tata Kearsipan ini, peserta diharapkan dapat: 1. Proses surat masuk maupun keluar ; dan siklus (daur hidup) arsip; 2. Pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip. 3. Hubungan antara organisasi dan filing;
4. Bebagai macam sistem filing, 5. Prosedur filing,
6. Peralatan filing dan penggunaannya
7. Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip, 8. Penangamanan dan pemeliharaan arsip,
9. Penyusutan arsip
Anda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses pembelajaran mata Diklat ”Tata Persuratan Dinas” dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil belajar tercapai secara baik, Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
A. Bacalah secara cermat, dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab.
B. Pelajari setiap bab secara berurutan, mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab IV.
C. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab. D. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada
4 berkelompok secara seksama. Untuk belajar mandiri, Anda dapat melakukan seorang diri, berdua atau berkelompok dengan peserta lain yang memiliki paradigma yang sama, atau berbeda dengan Anda dalam hal kearsipan.
E. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain, seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini, dan jangan segan-segan bertanya kepada kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam bidang kearsipan. Baiklah, selamat belajar!, semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon III dan IV.
5 BAB II
PROSES PENGURUSAN SURAT
Selamat! Anda telah mempelajari Modul – 2 tentang Tata Persuratan Dinas dengan baik, sejak mengonsep surat sampai surat ditandatangani dan diberi cap, kemudian dikirim ke alamat dituju. Di samping instansi Anda mengirim surat dinas, juga menerima surat dari instansi lain harus ditangani sesuai dengan tata kerja dan prosedur yang baik dan benar.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/P.PAN/07/2003 Tanggal 24 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinasdisebutkan bahwa yang disebut dengan surat dinas adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain diluarinstansi/ organisasi yang bersangkutan. Jadi dengan demikian, surat itu meliputi surat dinas antar organisasi, memorandum, nota dinas, telegram, faksimile, bahan-bahan publikasi dan komunikasi tertulis. Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.
A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat
Kegiatan pengurusan surat menyangkut kegiatan organisasi untuk meneruskan informasi tertulis dari tempat yang satu ke tempat yang lain. Adapun tujuan pengurusan surat menurut Boedi Martono dalam bukunya yang berjudul "Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyimpanan" mengatakan bahwa tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat, aman, serta dengan biaya yang sekecil mungkin. Dengan perkataan lain, agar tercapai efisiensi dan penghematan.
Pengalaman menunjukkan, bahwa permasalahan-permasalahan yang sering timbul dalam pengurusan surat adalah sebagai berikut :
1. Keterlambatan penyampaian surat
2. Lokasi surat tidak diketahui, bahkan kadang-kadang hilang 3. Kekeliruan dalam pengarahan surat ke meja kerja
4. Terjadi kebocoran informasi yang dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi
Setelah Anda mempelajari Proses Pengurusan Surat, Anda diharapkan dapat : menjelaskan pengertian surat dan pengurusan surat, menjelaskan tujuan pengurusan surat, permasalahan dalam pengurusan surat, pertimbangan asas dalam pengurusan surat, dan menjelaskan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar
6 1. Pengorganisasian dalam pengurusan surat
Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu diatur sistem pengendalian yang tepat. Untuk itu, mengingat bahwa pada dasarnya kegiatan pengurusan surat tidak dapat sama dilaksanakan pada semua instansi, ada beberapa asas pengurusan surat yang dapat dipertimbangkan untuk diterapkan pada organisasi yang bersangkutan. Penentuan asas tersebut, tentu saja harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
a. Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan b. Beban kerja serta volume surat
c. Jumlah pegawai
d. Bangunan fisik (satu atap/terpencar)
Yang dimaksud dengan asas pengurusan surat adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengurusan surat secara baku pada suatu instansi. Pada prinsipnya, ada dua asas dalam pengendalian surat, yaitu :
a. Asas Sentralisasi
Yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi. Keuntungan dari asas ini adalah :
1) Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya;
2) Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja. Dengan asas sentralisasi ini maka :
1) Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan;
2) Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien, baik kartu kendali maupun lembar pengantar karena cukup dengan rangkap dua.
Pengendalian surat dengan asas sentralisasi hanya akan tepat apabila dilaksanakan oleh suatu organisasi yang lingkup kerjanya sempit dan unit-unit kerjanya ada pada satu lokasi (satu atap), dan volume suratnya relatif kecil. Mengapa? karena kecenderungan bahwa organisasi kecil memiliki struktur organisasi yang sederhana, jumlah pegawainya sedikit,
7 serta volume suratnya sedikit. Organisasi semacam ini cocok untuk menerapkan asas sentralisasi dalam pengendalian surat-suratnya.
Organisasi yang ruang lingkupnya luas, dan struktur organisasinya kompleks, asas tersebut kurang tepat untuk diterapkan. Penerapan asas sentralisasi pada organisasi yang besar akan menimbulkan berbagai masalah, di antaranya adalah surat akan lambat sampai ke unit kerja serta kesulitan dalam pengendalian pekerjaan.
b. Asas Desentralisasi
Asas desentraliasi yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk, maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing-masing unit kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan suratnya masing-masing, dari penerimaan, pencatatan sampai dengan pengiriman surat keluar. Asas desentralisasi dapat dilaksanakan pada instansi yang mempunyai ruang lingkup dan volume kerja yang besar.
Dengan asas desentralisasi ini, maka:
1) Pengelolaan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolah;
2) Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat keluar dan pengelolaan, serta penyimpanan arsip inaktif;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali maupun lembar pengantar surat, cukup dengan rangkap dua.
Keuntungan dari diterapkannya asas ini adalah, penyampaian surat ke meja-meja kerja semakin cepat, dan kecepatan pemrosesan surat juga akan semakin meningkat. Kekurangan dari asas ini adalah kemungkinan terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur, termasuk peralatannya, akan semakin besar.
Dengan demikian, asas desentralisasi hanya akan dapat berjalan secara baik, apabila terdapat satu kebijakan pengelolaan surat yang tunggal. Dengan cara demikian, keseragaman dapat diusahakan/ dimungkinkan dengan pengawasan yang dilaksanakan secara terpusat. Untuk melaksanakan hal tersebut, perlu adanya unit kerja yang diberi tugas untuk melaksanakannya.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa untuk menetapkan asas kebijakaan tersebut sangat bergantung pada kondisi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan asas ini adalah :
8 1) Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan;
2) Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi; 3) Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar; 4) Jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi; 5) Jumlah surat yang dikelola.
Karena kedua asas tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, maka sebuah organisasi yang besar dapat menerapkan asas desentralisasi terkendali. Asas ini merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi, di mana masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengurusan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Dengan cara demikian, sungguh pun masing-masing unit kerja melaksanakan pengurusan suratnya sendiri, namun masih dimungkinkan adanya keseragaman prosedur dan tata kerja, serta lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
2. Prosedur Kerja dan Tata Kerja
Sesuai dengan tujuan pengurusan surat, yaitu agar surat sampai ke alamat yang dituju dengan cepat, tepat dan aman, maka harus dibuat suatu rencana prosedur kerja yang baku, sehingga apabila terjadi pergantian pimpinan atau staf, tidak terjadi perubahan prosedur dalam pengurusan surat.
Untuk menyusun prosedur kerja yang baik, perlu dipertimbangkan beberapa faktor sebagai berikut :
a. Pengelompokan surat
Merupakan cara seleksi surat guna memperoleh surat-surat penting saja yang perlu dicatat dan dikendalikan. Surat yang bersifat rutin hanya sekedar untuk diketahui, tidak perlu dicatat
b. Pencatatan surat
Maksud dilakukan pencatatan surat adalah dalam rangka pengendalian informasi. Dengan demikian, surat yang perlu dicatat adalah surat yang dikategorikan sebagai surat penting saja, sedangkan surat yang informasinya tidak penting dan bersifat rutin, tidak perlu dicatat. Hal yang demikian dengan pertimbangan bahwa surat yang informasinya tidak penting, jika terlambat atau hilang tidak akan mengganggu aktivitas organisasi. Dengan cara demikian, efisiensi dapat dicapai.
9 c. Penanganan surat keluar
Di muka telah diuraikan, bahwa pemilihan asas pengurusan surat dapat dilakukan dengan mempertimbangkan kondisi dan karakteristik masing-masing organisasi.
Dengan pertimbangan bahwa jumlah surat keluar relatif banyak, maka suatu organisasi besar dapat juga menerapkan asas desentralisasi dalam pengelolaan dan pencatatan surat keluarnya. Dengan demikian, pencatatan surat keluar dan penyiapan kelengkapan lain, dapat dilakukan oleh masing-masing unit kerja sedang untuk pengiriman dapat dilakukan bersama-sama (satu pintu). Dengan asas desentralisasi dalam pengelolaan surat keluar, suatu organisasi yang besar dengan volume surat keluar yang relatif banyak, dapat mengurangi kemungkinan terjadi keterlambatan dalam pemrosesannya.
Dalam pengurusan surat keluar, penyiapan kelengkapan seperti misalnya : penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang penandatanganan dan sebagainya dilakukan sesuai dengan standar Tata Persuratan Dinas (Correspondence Management)
d. Pendisposisian
Adakalanya, sebuah surat harus disampaikan kepada lebih d satu unit kerja atau pejabat. Dalam keadaan demikian, perlu dipertimbangkan prosedur pendisposisian yang akan digunakan. Apakah semua surat beserta disposisi perlu difotokopi atau tidak. Pertimbangan yang demikian perlu dilakukan mengingat penggandaan melalui fotokopi akan berakibat bertambahnya duplikasi serta kurang terjaminnya keamanan informasi yang terdapat dalam surat tersebut.
3. Pedoman Kerja
Agar semua yang diuraikan tersebut di atas dapat terlaksana dengan baik, maka suatu organisasi memerlukan suatu pedoman kerja yang di dalamnya memuat penjelasan mengenai prosedur kerja dan tata kerja yang diterapkan pada instansi/ organisasi tersebut.
Pedoman kerja tersebut akan memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi Penjelasan yang lengkap dan tererinci, mengenai asas pengorganisasian, prosedur kerja dan tata kerja.
b. Tugas dan tanggung jawab pengorganisasain surat
Sesuai dengan asas yang telah ditetapkan untuk dipergunakan pada organisasi yang bersangkutan, maka tanggung jawab pengorganisasian dan tanggung jawab dan tugas dari unit kerja harus jelas.
10 Keterangan yang terperinci mengenai prosedur pengurusan surat , termasuk didalamnya mengenai tata cara pencatatan, pengarahan dan sebagainya.
4. Sumber Daya Manusia
Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam upaya meningkatkan kemampuan kerja dapat dilakukan dengan mengikutsertakan pegawai yang bertugas dalam Diklat-diklat Kerasipan. Hal ini perlu dilakukan untuk mendudkung efektifitas dan keberhasilan pekerjaan.
B. Prosedur Pengurusan Surat
1. Prosedur Surat Masuk
Sebelumnya telah dibahas bahwa tujuan pengurusan surat masuk adalah agar surat masuk dapat sampai pada alamat yang dituju dengan cepat, tepat, aman dan lengkap.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka perlu disusun perencanaan rancangan surat masuk, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
a. Asas yang akan dianut dalam prosedur surat masuk
b. Cara/prosedur apa yang akan diterapkan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan penghematan
c. Jenis surat-surat apa saja yang harus dikendalikan dan prosedur apa yang harus ditempuh untuk mengendalikannya
d. Cara apa yang akan ditempuh untuk mengurangi resiko hilangnya surat ketika sedang diproses
Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus surat masuk; yang mencakup penetapan penyaluran surat masuk dan pengarahan surat masuk pada unit kerja yang tepat, akan mewujudkan tujuan pengurusan surat. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, beberapa prinsip dasar dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam merencanakan prosedur pengurusan surat masuk.
Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut : a. Penerimaan surat masuk
Telah diuraikan pada pembahasan sebelumnya, bahwa pemilihan asas pengurusan surat harus mempertimbangkan kondisi dan karateristik organisasi yang bersangkutan. Hal ini penting dilakukan, mengingat masing-masing organisasi memiliki fungsi dan tugas serta kompleksitas masing-masing.
11 Dengan pertimbangan di atas, sebuah organisasi kecil dengan struktur organisasi yang sederhana, beban kerja dan volume surat relatif sedikit, dan pada umumnya hanya memiliki sejumlah kecil pegawai, bisa menerapkan asas sentralisasi. Dengan pertimbangan yang sama, sebuah organisasi besar dapat menerapkan asas desentralisasi dalam pengelolaan surat masuknya. Hal ini dilakukan mengingat organisasi yang besar, pada umumnya memiliki beban kerja dan volume surat yang cukup banyak, serta kemungkinan unit kerjanya juga tidak berada dalam satu lokasi. b. Penyampaian surat secara langsung
Yang dimaksud dengan penyampaian surat secara langsung adalah surat disampaiakan kepada alamat yang dituju dalam keadaan masih terutup (belum dibuka lebih dahulu). Surat yang dapat disampaikan secara langsung kepada unit-unit kerja tersebut adalah surat yang tidak memerlukan pengendalian (pencatatan) dan tidak memerlukan proses lebih lanjut. Surat-surat semacam ini, bisa dlihat dari sampulnya. Surat yang dapat digolongkan dalam jenis ini antara lain adalah surat-surat pribadi yang tidak mengatasnamakan jabatan dan surat-surat rutin. Surat yang bersifat rutin biasanya informasinya sekedar untuk diketahui dan resiko keterlambatan penyampaian, atau apabila surat hilang, tidak mengganggu jalannya organisasi atau pribadi pejabat.
Pengecualian dilakukan atas surat yang bersifat terbatas dan rahasia. Surat jenis ini, disampaikan dalam keadaan tertutup, tetapi perlu pengendalian.
c. Penyampaian surat secara terkendali
Apabila surat-surat rutin dan surat-surat pribadi dapat disampaikan langsung kepada alamat yang dituju tanpa perlu dikendalikan, hal ini tidak dapat dilakukan terhadap surat-surat yang informasinya penting , serta memerlukan tindak lanjut. Surat semacam ini, misalnya: surat-surat yang menyangkut masalah keuangan, hukum atau kebijakan organisasi perlu dilakukan pengendalian.
Ada dua jenis surat yang dapat dikendalikan, yaitu : 1) Surat yang langsung disampaikan kepada pimpinan
Meskipun tidak semua surat harus disampaikan kepada pimpinan secara langsung, namun ada beberapa surat yang harus secara langsung disampaikan kepada pimpinan. Surat semacam ini biasanya adalah surat-surat yang menyangkut tentang kebijakan dan memiliki resiko tinggi, serta berpengaruh terhadap pejabat atau organisasi.
12 2) Surat yang langsung ke unit kerja
Surat yang secara langsung diserahkan ke unit kerja adalah surat yang informasinya menyangkut teknik operasional, Surat semacam ini diproses oleh unit kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing serta informasinya disampaikan kepada pimpinan dalam keadaan sudah diolah.
d. Penyampaian surat atas dasar derajat pengiriman dan sifatnya Berdasarkan pada derajat pengirimannya, surat dapat dibagi dalam tiga kelompok, yaitu : surat biasa, surat yang bersifat segera dan kilat. Surat Segera dan Kilat harus lebih diutamakan dalam pengirimannya daripada surat biasa. Surat yang dikelompokkan rahasia dan terbatas, pengirimannya dalam kondisi tertutup, dan sesegera mungkin.
e. Pendisposisian Surat
Pendisposisian dilakukan oleh pimpinan dengan maksud memberikan wewenang dan tugas kepada bawahannya sesuai dengan instruksi yang simuat di dalamnya. Instruksi dari atasan tersebut dapat berupa perintah untuk melaksanakan suatu kegiatan, untuk menjadi perhatian, dan sebagainya. Untuk itu, agar tugas dan wewenang yang diberikan kepada bawahannya dapat diterima dengan jelas, diperlukan formulir (lembar) disposisi. Tujuan lain adanya lembar disposisi adalah untuk menjaga agar surat terhindar dari corat-coret.
Surat yang memerlukan koordinasi dengan unit kerja lain tidak harus selalu menggunakan lembar disposisi, tetapi cukup dengan mengkopi surat tersebut, dan memberikan stempel disposisi. Yang perlu diperhatikan dalam pembuatan fotokopi, harus ada pembatasan jumlah fotokopi, sebab akan terjadi penggandaan yang cukup banyak, biaya fotokopi cukup mahal dan juga kemungkinan kebocoran informasi akan lebih besar. Contoh Format Lembar Disposisi dapat dilihat pada halaman selanjutnya.
13 Gambar 2-1. Lembar Disposisi
NAMA INSTANSI ... ...Unit Kerja ... ...alamat ... LEMBAR DISPOSISI Agno : Tkt. Keamanan : SR / R / K / B Tanggal Penerimaan : Tgl. Penyelesaian : Tanggal dan Nomor Surat : ...
Dari : ...
Ringkasan Isi : ...
...
...
Lampiran : ...
DISPOSISI Diteruskan Kepada Paraf
1... 2. ... 3. ... 4. ... 5. ... 6. ... 7. ... 8. ... 9. ...
14 Cara Pengisian Lembar Disposisi :
01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09.
Kolom masalah disisi dengan masalah pokok isi surat sesuai dengan kode klasifikasi
Kolom kode diisi dengan kode klasifikasi masalah dari surat Sifat rahasia, penting, biasa diisi dengan tanda cek (v) sesuai dengan klasifikasi surat.
Tanggal/Nomor, diberi tanggal dan nomor yang terdapat dalam
surat
Asal diisi dengan instansi/pengirim surat.
Isi Ringkas diisi sesuai dengan maksud dalam surat
Kolom tanggal penyelesaian diisi dengan tanggal yang merupakan batas waktu pelaksanaan disposisi.
Lampiran-lampiran dari surat yang didisposisi.
Kolom instruksi/informasi diisi dengan disposisi itu sendiri Kolom diteruskan kepada, diisi dengan nama pejabat (dan jabatannya) yang ditugasi melaksanakan disposisi
Selanjutnya, lembar disposisi yang kedua disimpan ke dalam kotak lembar disposisi sesuai dengan batas waktu penyelesaiannya.
15 f. Mildex
Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam menetapkan arah surat serta kesalahan dalam penggolongan surat, perlu disusun Mildex.
Mildex merupakan pedoman yang dipakai oleh petugas untuk
menetapkan surat mana yang perlu dikendalikan, surat yang perlu formulir/lembar disposisi, dan sebagainya. Sebuah Mildex yang sederhana dapat dibuat dengan mencantumkan sebuah daftar subjek yang disusun secara abjad. Subjek tersebut akan memberikan gambaran fungsi unit kerja masing-masing organisasi. Daftar subjek tersebut sekurang-kurangnya berisi nama subjek, nama unit kerja yang mengelola serta perlu atau tidaknya surat tersebut dikendalikan.
Contoh Mildex
No Subjek Unit Kerja Dikendalikan Disposisi
Ya Tidak Ya Tidak
Bantuan mengajar UPT.Diklat V V Kunjungan V V Lamaran Humas V V
Kepeg.
Dari uraian yang telah disampaikan di atas , maka dapat disimpulkan secara singkat bahwa Prosedur surat masuk dilakukan sebagai berikut : 1) Penerimaan surat masuk melalui pos atau kurir
2) Memeriksa kemungkinan surat salah alamat.
3) Menyortir surat. Kegiatan ini dilakukan untuk membedakan surat dinas dengan bahan penerbitan, majalah, leaflet, dan sebagainya. 4) Menggolongkan surat menjadi surat tertutup (rahasia,terbatas) dan
surat terbuka (surat yang dapat dibuka).
5) Surat terbuka penggolongannya didasarkan atas derajat pengirimannya, seperti kilat, segera, biasa.
2. Prosedur Surat Keluar
Agar surat keluar dapat disampaikan kepada yang dituju dengan cepat, perlu disusun sebuah prosedur surat keluar yang harus dirancang secara cermat. Untuk keperluan itu, maka perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut
16 a. Asas yang akan diterapkan
Untuk sebuah organisasi kecil, asas satu pintu yang relatif lebih sederhana untuk dapat diterapkan. Dengan perrtimbangan volume surat yang lebih banyak, sebuah organisasi besar sebaiknya menggunakan asas desentralisasi untuk menghindari keterlambatan dalam pengurusan surat keluar. Untuk mencapai hasil yang maksimal, perlu diatur kewenangan masing-masing terminal surat yang berada di unit kerja maupun terminal pusat.Pembagian tugas tersebut dapat dilakukan sebagai berikut
1) Terminal surat di unit kerja
2) Menyiapkan surat, yaitu sejak dari konsep sampai surat itu diketik, pemberian nomor dan tanda tangan
3) Pencatatan surat dan penyampulan 4) Terminal Pusat
a) Menerima surat dari unit kerja
b) Memeriksa kelengkapan surat seperti tanggal dan tanda tangan c) Menggolongkan surat berdasarkan sifat clan derajat
pengirimannya. Misalnya Surat rahasia, terbatas, biasa, segera, kilat clan sebagainya.
d) Menstempel surat clan mengirimkannya. b. Batas waktu dalam menjawab surat
Penetapan batas waktu dalam menjawab surat sangat mebantu dalam kecepatan proses surat keluar. Unsur-unsur yang terkait langsung dengan kegiatan ini adalah :
1) Keterlibatan unit kerja yang meproses surat. 2) Sifat surat : kilat, biasa
3) Tingkat penting tidaknya informasi yang ada c. Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat selayaknya dilakukan pimpinan kepada bawahannya. Dengan cara demikian pimpinan tidak perlu menandatangani semua surat keluar. Surat-surat keluar yang bersifat tehnis operasional, penandatanganannya dapat didelegasikan kepada bawahannya. Pimpinan dapat menandatangani surat-surat yang informasinya berisi kebijaksanaan an hal-hal penting lainnya. Dengan cara demikian, kesibukan pimpinan untuk menandatangani surat-surat