BAB VI PENYUSUTAN ARSIP
D. Penetapan Jangka Simpan
Penetapan jangka simpan berkaitan erat dengan penetapan simpan permanen atau musnah terhadap seri berkas yang merupakan khasanah organisasi. Penetapan jangka simpan arsip perlu memperhatikan hal-hal berikut
1. Penetapan jangka simpan berdasarkan seri berkas
2. Faktor yang mempengaruhi penetapan jangka simpan seperti biaya, kegunaan, akumulasi berkas yang tercipta, jenis fisik arsip, peraturan perundang-undangan.
3. Menyatakan jangka simpan, seperti tigapululuh tahun untuk seri berkas personal, enam tahun untuk berkas pasien.
4. Penetapan musnah clan simpan permanen
E. Latihan
Jawablah pertanyaan ini secara singkat, namun jelas!
1. Berikan pengertian apa yang disebut dengan penyusutan arsip?
2. Diskusikan secara berkelompok yang beranggotakan lima orang tentang pelaksanaan penyusutan, dengan memperhatian instansi Anda : Unit Arsip, Unit Pengolah dan Badan/Kantor Arsip Daerah, kemudian secara bergilir tiap=tiap kelompok menyajikan hasil diskusi, dan kelompok lain memberikan tanggapan.
3. Mengapa perlu dibuat Jadwal Retensi Arsip? Apakah di instansi Anda sudah ada JRA? Kalau belum Ada apa saran Anda. Kalau sudah ada bagaimana pelaksanaannya?
4. Apa saja persyaratan agar inventarisasi arsip dapat berjalan dengan baik? Sebutkan! Dan Mengapa? Berikan alasan Anda!
5. Apa saja nilai guna arsip dan berikan contoh-contohnya! 6. Rancanglah sebuah JRA yang memenuhi syarat!
67 F. Rangkuman
1. Penyusutan arsip adalah pemindahan arsip inaktip dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dan menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI 2. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berupa tabel yang terdiri atas
jalur-jalur yang digunakan untuk menuliskan subjek utama, nomor urut, judul seri berkas, deskripsi singkat atas seri berkas, keterangan.
3. Penilaian arsip adalah menganalisis seri berkas berdasarkan nilai gunanya. Penilaian dilakukan dalam rngka penetapan jangka simpan serta menentukan sempan permanen dan musnah.
4. Arsip primer adalah arsip yang hanya memiliki nilai guna bagi organisasi yang bersangkutan, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang memiliki nilai guna bagi orang banyak di luar organisasi yang menciptakannya.
DAFTAR PUSTAKA
A. Buku
Amansyah, Zulkifli. (1990), Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia:Jakarta Bassett, Ernest D. And David G. Goodman, (1974), Business Filing and Records
Control, Cincinnati, Ohio : South-Western Publising and Co.
Basuki, Sulistyono, (2003) Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
Diamond, Susan Z, (1983), Records Management, A Practical Guide New York :Amacom
Gunarto, Imam."Sekilas tentang Pengelolaan Arsip Vital," dalam BeritaArsip
Nasional Rl.
Ham, F Gerald, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts, Chicago : The Society of American Archivist.
Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru. Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office
Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc.
Lundgren, Terry D and Carol A. Lundgren, (1989), Record Management in The
Computer Age, Boston: Kent Publishing.
Ma’moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Martono, Boedi. (1997), Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyiapan,; Jakarta, Sinar Harapam
Martono, Boedi. , (1994) Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital, Dalam
Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Penn, Ira A et.all (1992), Record Management Hand Book, London: British Library Cataloging in Publication Data.
Ramelan, Latar Belakang Lahirnya Sistem Kartu Kendali. Berita Arsip Nasional RI No. 11 Juni 1982.
Ricks, Betty R, Swafford, Ann, J., and Gow, Kay E. (1992), Information and
Image Management, Ohio: South-Western Publishing.
Schwartz, Candy and Peter Hernon, (1993) Records Management and Library :
Issues and Practices, New-Jersey : Ablex Publish.
Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems, McGraw-Hill Book Co.
Smith III, Milburn D., (1986) Information and Record Management, New-York: Greenwood Press Inc.
Soetrisno, (2005) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara
The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Liberty dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.
Wallace, Patricia E. dkk (1992), Records Management, Integrated Information
System. Englewood Cliffs, New Jersey : Prentice Hall,
B. Dokumen
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Pokok-pokok Kearsipan
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan arsip
SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 Tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilaiguna Arsip
LAMPIRAN : KASUS-KASUS DI BIDANG KEARSIPAN
KASUS I
SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP
Semua arsip dalam suatu organisasi didesentralisasikan sebagaimana yang telah dilakukan selama beberapa tahun. Akhir-akhir ini, dengan padatnya tempat dan menggelembungnya biaya, menyebabkan manajemen menggali beberapa macam kemungkinan. Salah satu cara yang dipertimbangkan adalah sentralisasi sejumlah pelayanan kantor, di antaranya ialah penyimpanan arsip.
Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagian-bagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga dibuat.
Penemuan-penemuan tentatif berikut dilaporkan dalam pertemuan tim yang kedua. Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen
file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah
ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang penyimpanan.
Penilaian kasar tentang kebutuhan pegawai menunjukkan bahwa dalam bidang/bagian yang tugasnya beraneka ragam dibebaskan dari tanggung jawab menyimpan arsip. Kebutuhan pegawai yang semakin meningkat untuk menangani meningkatnya volume pekerjaan akan menyebabkan sulit melepaskan mereka untuk ditempatkan ke bagian penyimpanan arsip baru yang diusulkan.
Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan arsip tersebut.
Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian.
Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para anggota tim peneliti.
PERTANYAAN
1. Berdasarkan analisis pendahuluan oleh tim peneliti tersebut, apakah sentralisasi arsip akan menjamin?
2. Haruskah tim peneliti mencoba mencari lebih jauh informasi?
3. Jika Anda mempunyai pemikiran demikian, tunjukkan jenis informasi apa yang dibutuhkan tersebut?
KASUS II
KASUS DI BIDANG KEARSIPAN
Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan penertiban dalam kearsipannya, baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya.
Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya, sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Keadaan yang tidak baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya sistem penataan arsip yang baik dan efisien. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya, pada umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik, tetapi tidak memikirkan berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa ditemukan dengan mudah. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal harganya, tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan alat-alat tersebut, akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan hasilnya. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri maupun dalam negeri, hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan pentingnya sistem kearsipan yang baik. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masing-masing dengan sebaik-baiknya. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha perbaikan belum memuaskan hasilnya.
Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut:
1. Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan, akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain. Ada pula peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya, dan daripada menggangur, orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran.
2. Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang yang disingkirkan atau di-“arsip”-kan. Dengan adanya anggapan ini banyak orang-orang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan di Bagian Arsip.
Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu, mereka akan mengerjakannya dengan rasa enggan.
3. Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif. Dengan sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah, seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. Akan tetapi kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri.
4. Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang, maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di mana Bagian Arsip itu berada. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan bertambah terus dan makin banyak, hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip.
5. Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
PERTANYAAN:
1. Berikan penjelasan apa yang dimaksud dengan: a. Sistem Sentralisasi untuk Arsip-arsip in Aktif b. Sistem Desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif
2. Apakah keuntungan dan kerugiannya apabila Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan peralatan modern seperti Komputer dan Micro Film dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip? Coba jelaskan jawaban Anda.
3. Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi tersebut.
KASUS III
“KEJUARAAN SEMU”
Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu program motivasi, maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. Perlombaan semacam ini diadakan secara teratur, sekali setiap tahun, yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita 17 Agustus. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian, bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. Dengan harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan nilai kedisiplinannya di mata pimpinan, maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut.
Demikianlah, untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: ”pokoknya ruangan bersih dan
rapi!” Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: “Bagaimanapun caranya, pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!”
Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. Beban kerja operasional maupun administratif kian hari kian meningkat. Namun penambahan pegawai belum dapat dilakukan, karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat Bagian, Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta perabotan kerja lainnya. Pegawainya pada duduk berdempetan, bahkan ada pula yang berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat. Gang-gangpun dipergunakan sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai.
Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun. Karena terlalu sempitnya ruangan, maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat, dokumen-dokumen dan sebagainya) juga tidak disetujui. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat, baik yang masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar meja kerja pegawai. Bukan tidak mungkin, kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus, maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut. Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus, yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan “kebersihan dan kerapihan ruangan
kerja” maka segala tumpukan-tumpukan dokumen, warkat ataupun arsip-arsip tadi
dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan tersebut. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan bersih dan rapi. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi, kecuali apabila ada yang diperlukan. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang 17 Agustus.
Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepat-cepatnya, namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta dokumennya tidak dapat diketemukan. Selidik punya selidik ternyata reference dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat dalam rangka memenangkan “lomba 17 Agustus” tadi. Bundel tersebut di mana, siapa yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas. Demikianlah maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi terbengkalai karenanya.
PERTANYAAN:
1. Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut, apa pula sub-sub masalahnya. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi masalah pokok dan sub-sub masalah
2. Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut. Jelaskan penyebab masalah tersebut.
3. Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam menghadapi kasus seperti itu.
KASUS IV
TERDAMPAR DI AMBANG KARANG
Kabupaten “X” atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan setempat. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. Pembagian tingkat penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan sub-submasalah. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di dalam masing-masing unit. Nama golongan utama diambil dari nama unit tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut, Klasifikasi semcam itu disebut klasifikasi struktural.
Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Bagian terbesar dari kode menggunakan tiga (3) huruf. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. Cara ini ditetapkan dengan alasan bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di lingkungan Kabupaten X, dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus menciptakan baru. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta sistematikanya tidak konsisten, namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. Kode angkanya menggunakan sistem tiga (3) digit.
Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain.
Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. Penyebaran serta pembinaan baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran beberapa kali, lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. Di samping tenaga-tenaga Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep “Administrasi” dan Lembaga Non Dep “Kearsipan” untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan.
Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya. Kepribadiannya keras, kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. Dalam langkah tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus diterima dan benar. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa dialah yang berperan utama dan berjasa. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. Sepak terjangnya dinamis, lincah, gesit, rajin, tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik, pintar bicara.
Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana), tetapi tidak/belum pernah memperoleh pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. Tetapi karena ia adalah seorang
yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari segala sumber.
Di samping itu salah satu unit utama lainnya, yakni “BADAN DL”, secara terbatas sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. Usaha tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan, tetapi merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri terhadap unitnya. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. Pejabat bersangkutan telah memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta berkepribadian kuat dan berkemauan keras. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya.
Sementara itu, sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan.Keanggotaan tim terdiri atas semua unit utama (Dinas, Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep yang membidangi kearsipan. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi & Tatalaksana Kabupaten X. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan.
Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan menyeluruh di Kabupaten X. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu. Kesulitan-kesulitannya antara lain:
Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota secara lengkap. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh tugas-tugas pokoknya di kantornya. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran yang jaraknya berjauhan. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi kelancaran kerja Tim.
Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan beberapa pokok sebagai berikut:
1. Tata Kearsipan dikelola/diorganisasi dengan prinsip kebijakaan terpusat dengan
pelaksanaan fisik terpisah (centralized policy and decentralized physical operation), yakni bahwa pengembangan sistem pembinaan umum berada di tangan
Kabupaten dalam hal ini Biro Umum.
Dengan pertimbangan praktis serta pengaruh geografis dan kebutuhan unit-unit Pengolah dapat mengolah kearsipannya sendiri dengan pola pusat seragam dengan unit-unit lain dalam lingkungan Kabupaten X. Arsip-arsip/berkas in-aktif harus
disalurkan ke kearsipan Pusat di bawah Biro Umum/TU yang sekaligus berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip Kabupaten X.
2. Pola klasifikasi didasarkan atas masalah (subyek) sebagai penjabaran fungsi, kegiatan serta transaksi dengan berorientasikan Kabupaten X. Klasifikasi sedemikian akan lebih menjamin ketangguhannya dan tidak akan terpengaruh oleh