i
M
Mo
o
du
d
ul
l
3
3
T
T
a
a
t
t
a
a
K
K
e
e
a
a
r
r
s
s
i
i
p
p
a
a
n
n
D
D
i
i
k
k
l
l
a
a
t
t
T
T
e
e
k
k
n
n
i
i
s
s
A
A
d
d
m
m
i
i
n
n
i
i
s
s
t
t
r
r
a
a
s
s
i
i
U
U
m
m
u
u
m
m
(
(
G
G
e
e
n
n
e
e
r
r
a
a
l
l
A
A
d
d
m
m
i
i
n
n
i
i
s
s
t
t
r
r
a
a
t
t
i
i
o
o
n
n
)
)
E
E
s
s
e
e
l
l
o
o
n
n
I
I
I
I
I
I
i
SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat, standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat, pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja, kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat.
Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan (SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan, perencanaan berkelanjutan dan sebagainya.
Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based
training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang
cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor, perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung dalam anggota Technical Review Panel (TRP).
Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer.
Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelatihan di daerah masing-masing.
ii
Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai sumber daya di daerahnya masing-masing.
Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara berkelanjutan.
Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.
iii
KATA PENGANTAR
DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH
Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004, telah terjadi perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah, yang semula lebih berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi seluas-luasnya. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat, dan meningkatkan daya saing daerah.
Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara, salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang relevan. Dengan demikian, dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai.
Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah, pada tahun 2002 Pemerintah telah menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem, kelembagaan, dan individu, yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi dan berorientasi jangka panjang, menengah, dan pendek, serta mencakup multistakeholder, bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan masing-masing daerah, dan mengacu pada kebijakan nasional.
Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah, Departemen Dalam Negeri, dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda, Bank Pembangunan Asia (ADB), dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan kontribusi masing-masing daerah. Proyek SCBD ini secara umum memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem, kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas (Capacity Building Action Plan/CBAP).
iv
Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Dalam memenuhi kurikulum serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS.
Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan sesuai dengan kebutuhan daerah, dalam tahapan proses pengembangannya telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot test), juga melibatkan pejabat daerah, agar diperoleh kesesuaian/ relevansi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri. Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini, selain untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri, dapat juga digunakan di daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspek-aspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber.
Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat, maka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah, khususnya untuk peningkatan kapasitas individu SDM aparatur daerah, telah siap untuk dilaksanakan. Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada masyarakat semakin meningkat pula, yang pada akhirnya kesejahteraan masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi.
v
DAFTAR ISI
Sambutan Deputy IV - LAN ... i
Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah - Depdagri ...iii
Daftar Isi ... v
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Deskripsi Singkat... 1
B. Hasil Belajar ... 2
C. Indikator Hasil Belajar... 3
D. Pokok Bahasan ... 3
BAB II PROSES PENGURUSAN SURAT ... 5
A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat ... 5
B. Prosedur Pengurusan Surat... 10
C. Latihan ... 22
D. Rangkuman ... 23
BAB III PENGERTIAN, TIPOLOGI, FUNGSI ARSIP DINAMIS, DAN SIKLUS ARSIP ... 25
A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip... 25
B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis... 27
C. Sistem Arsip ... 29
D. Latihan ... 31
E. Rangkuman ... 32
BAB IV PENATAAN BERKAS (FILING) ... 33
A. Organisasi dan Filing... 33
B. Penataan Berkas (Filing) ... 34
C. Peralatan Filing... 42
D. Penyimpanan (filing) dan Temu Balik Arsip ... 46
E. Latihan ... 49
vi
BAB V PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL ... 51
A. Pengertian Arsip Vital ... 51
B. Identifikasi Arsip Vital ... 52
C. Bencana Alam dan Bencana Disebabkan oleh Manusia ... 54
D. Pemeiiharaan Arsip Vital... 55
E. Metode Perlindungan... 57
F. Perlengkapan Tempat Penyimpanan Arsip Vital... 58
G. Pencegahan terhadap Bencana... 59
H. Latihan ... 60
I. Ringkasan ... 61
BAB VI PENYUSUTAN ARSIP ... 62
A. Konsep Penyusutan Arsip... 62
B. Jadwal Retensi dan Inventarisasi Arsip ... 63
C. Penilaian dan Nilai Guna Arsip ... 64
D. Penetapan Jangka Simpan ... 66
E. Latihan ... 66
F. Rangkuman ... 67
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Deskripsi Singkat
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di lingkungan instansi pemerintah, seperti sekretariat lembaga tinggi negara, kementerian, dan lembaga pemerintah nondepartemen serta lembaga pemerintah lainnya di pusat dan daerah.
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemeritnah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum berdasarkan surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36/M.PAN/2/2002, tanggal 8 Februari 2002 tentang Pokok-pokok Materi Tata Laksana Administrasi Umum di Lingkungan Aparatur Negara, Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, tata kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik itu organisasi pemerintah pusat, daerah maupun bisnis. Keseluruhan organisiasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi menjadi bagian sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif dan pelaksnanaan fungsi-fungsi manajemen birokrasi dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Menurut Schwartz dan Hemon (1993), informasi pada saat sekarang merupakan sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value and a cost of
production). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi,
sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjualbelikan. Di samping itu, proses pengolahan yang tepat, dan penemuan kembali informasi dengan cepat, akurat dan lengkap memiliki kuantitatif yang dapat dikukur secara ekonomi.
Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam (recorded
information) memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses
kegiatan administrasi negara dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif, sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi. Masalah yang kemudian timbul dari kondisi dan keadaan ini adalah semakin menumpuknya arsip-arsip secara tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan cara pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpan di dalam suatu sistem. Akibatnya, apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan keputusan (decision making), arsip jadi sulit atau memerlukan waktu relatif lama untuk menemukan kembali (retrival). Dalam konteks inilah sesungguhnya arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management) yang tepat, sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan
2 produktivitas bagi organisiasi. Untuk itu, diperlukan suatu Tata Kearsipan. Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor 36/M.PAN/02/2002, tanggal 8 Februari 2002, tentang Tata Laksana Administrasi Umum di Lingkungan Aparatur Negara, menegaskan bahwa dalam rangka menunjang kelancaran penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna, serta kelancaran komunikasi tertulis antarinstansi pemerintah, maka ditetapkan Pokok-pokok Materi Tata Laksana Administrasi Umum di Lingkungan aparatur Negara. Pada butir 4 menyatakan bahwa Tata Kearsipan adalah pengelolaan naskah/catatan yang dibuat dan diterima dalam bentuk corak apapun oleh Aparatur Negara dalam pelaksanaan kegiatan administrasi, bukti transaksi, serta penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara. Surat Mmenpan tersebut mengimperasikan bahwa pengololaan arsip (arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif, arsip statis) di lingkungnan Instansi Pemerintah, baik pusat maupun daerah, Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, dan lembaga negara lainnya mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Selama ini, penyelenggaraan tata kearsipan, di lingkungan instansi pemerintah baik di pusat maupun di daerah kurang ditata dengan baik dan benar. Keterpaduan tata kearsipan di berbagai instansi pemerintah sangat diperlukan, dalam menyelenggarakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna. Untuk itu, mengingat pentingnya peranan arsip untuk meningkatkan kapasitas pemda, dalam angka peningkatan efisiensi dan perwujudan administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan, serta pelayanan publik inilah yang menjadi dasar pertimbangan diselenggarakannya Diklat Teknis Administrasi Umum sebagai bagian dari sejumlah Diklat lainnya dalam Paket C.1 (Curriculum Development, Training of Trainers, and Training of
Training Managers). Paket C.1 merupakan salah satu kegiatan dari serangkaian
kegiatan dengan menggunakan dana loan dari Asian Development Bank (ADB) dengan Loan No. 1964-IN, yang ditujukan guna membiayai proyek Membangun Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Projek Desentralisasi atau Sustainable
Capacity Building for Decentralization Project (SCB-DP).
Diklat Administrasi Umum untuk Eselon III dan IV, khususnya mata Diklat Tata Kearsipan ini, dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap para pejabat Eselon III dan IV tentang tata kearsipan, yang ruang lingkupnya terdiri atas pengurusan surat baik surat masuk mapun surat keluar; pengertian, tipologi dan fungsi arsip, penataan arsip (filing), pengamanan dan pemeliharaan, sera penyusutan arsip.
B. Hasil Belajar
Setelah mempelajari Modul Tata Kearsipan ini, peserta diharapkan mampu untuk menata arsip sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
3 C. Indikator Hasil Belajar
Setelah pembelajaran selesai, peserta dapat:
1. Mengurus atau menangani surat masuk maupun surat keluar
2. Menjelaskan pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus
arsip.
3. Menjelaskan hubungan antara organisasi dan filing; 4. Menjelaskan bebagai macam sistem filing,
5. Melaksanakan prosedur filing,
6. Menjelaskan serta menggunakan peralatan filing,
7. Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip, 8. Mengamankan dan memelihara arsip
9. Menyusutkan arsip D. Pokok Bahasan
Setelah mempelajari Tata Kearsipan ini, peserta diharapkan dapat: 1. Proses surat masuk maupun keluar ; dan siklus (daur hidup) arsip; 2. Pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip. 3. Hubungan antara organisasi dan filing;
4. Bebagai macam sistem filing, 5. Prosedur filing,
6. Peralatan filing dan penggunaannya
7. Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip, 8. Penangamanan dan pemeliharaan arsip,
9. Penyusutan arsip
Anda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses pembelajaran mata Diklat ”Tata Persuratan Dinas” dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil belajar tercapai secara baik, Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
A. Bacalah secara cermat, dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab.
B. Pelajari setiap bab secara berurutan, mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab IV.
C. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab. D. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada
4 berkelompok secara seksama. Untuk belajar mandiri, Anda dapat melakukan seorang diri, berdua atau berkelompok dengan peserta lain yang memiliki paradigma yang sama, atau berbeda dengan Anda dalam hal kearsipan.
E. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain, seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini, dan jangan segan-segan bertanya kepada kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam bidang kearsipan. Baiklah, selamat belajar!, semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon III dan IV.
5 BAB II
PROSES PENGURUSAN SURAT
Selamat! Anda telah mempelajari Modul – 2 tentang Tata Persuratan Dinas dengan baik, sejak mengonsep surat sampai surat ditandatangani dan diberi cap, kemudian dikirim ke alamat dituju. Di samping instansi Anda mengirim surat dinas, juga menerima surat dari instansi lain harus ditangani sesuai dengan tata kerja dan prosedur yang baik dan benar.
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/P.PAN/07/2003 Tanggal 24 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinasdisebutkan bahwa yang disebut dengan surat dinas adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain diluarinstansi/ organisasi yang bersangkutan. Jadi dengan demikian, surat itu meliputi surat dinas antar organisasi, memorandum, nota dinas, telegram, faksimile, bahan-bahan publikasi dan komunikasi tertulis. Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.
A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat
Kegiatan pengurusan surat menyangkut kegiatan organisasi untuk meneruskan informasi tertulis dari tempat yang satu ke tempat yang lain. Adapun tujuan pengurusan surat menurut Boedi Martono dalam bukunya yang berjudul "Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyimpanan" mengatakan bahwa tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat, aman, serta dengan biaya yang sekecil mungkin. Dengan perkataan lain, agar tercapai efisiensi dan penghematan.
Pengalaman menunjukkan, bahwa permasalahan-permasalahan yang sering timbul dalam pengurusan surat adalah sebagai berikut :
1. Keterlambatan penyampaian surat
2. Lokasi surat tidak diketahui, bahkan kadang-kadang hilang 3. Kekeliruan dalam pengarahan surat ke meja kerja
4. Terjadi kebocoran informasi yang dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi
Setelah Anda mempelajari Proses Pengurusan Surat, Anda diharapkan dapat : menjelaskan pengertian surat dan pengurusan surat, menjelaskan tujuan pengurusan surat, permasalahan dalam pengurusan surat, pertimbangan asas dalam pengurusan surat, dan menjelaskan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar
6 1. Pengorganisasian dalam pengurusan surat
Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu diatur sistem pengendalian yang tepat. Untuk itu, mengingat bahwa pada dasarnya kegiatan pengurusan surat tidak dapat sama dilaksanakan pada semua instansi, ada beberapa asas pengurusan surat yang dapat dipertimbangkan untuk diterapkan pada organisasi yang bersangkutan. Penentuan asas tersebut, tentu saja harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
a. Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan b. Beban kerja serta volume surat
c. Jumlah pegawai
d. Bangunan fisik (satu atap/terpencar)
Yang dimaksud dengan asas pengurusan surat adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengurusan surat secara baku pada suatu instansi. Pada prinsipnya, ada dua asas dalam pengendalian surat, yaitu :
a. Asas Sentralisasi
Yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi. Keuntungan dari asas ini adalah :
1) Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya;
2) Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja. Dengan asas sentralisasi ini maka :
1) Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan;
2) Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien, baik kartu kendali maupun lembar pengantar karena cukup dengan rangkap dua.
Pengendalian surat dengan asas sentralisasi hanya akan tepat apabila dilaksanakan oleh suatu organisasi yang lingkup kerjanya sempit dan unit-unit kerjanya ada pada satu lokasi (satu atap), dan volume suratnya relatif kecil. Mengapa? karena kecenderungan bahwa organisasi kecil memiliki struktur organisasi yang sederhana, jumlah pegawainya sedikit,
7 serta volume suratnya sedikit. Organisasi semacam ini cocok untuk menerapkan asas sentralisasi dalam pengendalian surat-suratnya.
Organisasi yang ruang lingkupnya luas, dan struktur organisasinya kompleks, asas tersebut kurang tepat untuk diterapkan. Penerapan asas sentralisasi pada organisasi yang besar akan menimbulkan berbagai masalah, di antaranya adalah surat akan lambat sampai ke unit kerja serta kesulitan dalam pengendalian pekerjaan.
b. Asas Desentralisasi
Asas desentraliasi yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk, maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing-masing unit kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan suratnya masing-masing, dari penerimaan, pencatatan sampai dengan pengiriman surat keluar. Asas desentralisasi dapat dilaksanakan pada instansi yang mempunyai ruang lingkup dan volume kerja yang besar.
Dengan asas desentralisasi ini, maka:
1) Pengelolaan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolah;
2) Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat keluar dan pengelolaan, serta penyimpanan arsip inaktif;
3) Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali maupun lembar pengantar surat, cukup dengan rangkap dua.
Keuntungan dari diterapkannya asas ini adalah, penyampaian surat ke meja-meja kerja semakin cepat, dan kecepatan pemrosesan surat juga akan semakin meningkat. Kekurangan dari asas ini adalah kemungkinan terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur, termasuk peralatannya, akan semakin besar.
Dengan demikian, asas desentralisasi hanya akan dapat berjalan secara baik, apabila terdapat satu kebijakan pengelolaan surat yang tunggal. Dengan cara demikian, keseragaman dapat diusahakan/ dimungkinkan dengan pengawasan yang dilaksanakan secara terpusat. Untuk melaksanakan hal tersebut, perlu adanya unit kerja yang diberi tugas untuk melaksanakannya.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa untuk menetapkan asas kebijakaan tersebut sangat bergantung pada kondisi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan asas ini adalah :
8 1) Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan;
2) Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi; 3) Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar; 4) Jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi; 5) Jumlah surat yang dikelola.
Karena kedua asas tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, maka sebuah organisasi yang besar dapat menerapkan asas desentralisasi terkendali. Asas ini merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi, di mana masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengurusan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Dengan cara demikian, sungguh pun masing-masing unit kerja melaksanakan pengurusan suratnya sendiri, namun masih dimungkinkan adanya keseragaman prosedur dan tata kerja, serta lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
2. Prosedur Kerja dan Tata Kerja
Sesuai dengan tujuan pengurusan surat, yaitu agar surat sampai ke alamat yang dituju dengan cepat, tepat dan aman, maka harus dibuat suatu rencana prosedur kerja yang baku, sehingga apabila terjadi pergantian pimpinan atau staf, tidak terjadi perubahan prosedur dalam pengurusan surat.
Untuk menyusun prosedur kerja yang baik, perlu dipertimbangkan beberapa faktor sebagai berikut :
a. Pengelompokan surat
Merupakan cara seleksi surat guna memperoleh surat-surat penting saja yang perlu dicatat dan dikendalikan. Surat yang bersifat rutin hanya sekedar untuk diketahui, tidak perlu dicatat
b. Pencatatan surat
Maksud dilakukan pencatatan surat adalah dalam rangka pengendalian informasi. Dengan demikian, surat yang perlu dicatat adalah surat yang dikategorikan sebagai surat penting saja, sedangkan surat yang informasinya tidak penting dan bersifat rutin, tidak perlu dicatat. Hal yang demikian dengan pertimbangan bahwa surat yang informasinya tidak penting, jika terlambat atau hilang tidak akan mengganggu aktivitas organisasi. Dengan cara demikian, efisiensi dapat dicapai.
9 c. Penanganan surat keluar
Di muka telah diuraikan, bahwa pemilihan asas pengurusan surat dapat dilakukan dengan mempertimbangkan kondisi dan karakteristik masing-masing organisasi.
Dengan pertimbangan bahwa jumlah surat keluar relatif banyak, maka suatu organisasi besar dapat juga menerapkan asas desentralisasi dalam pengelolaan dan pencatatan surat keluarnya. Dengan demikian, pencatatan surat keluar dan penyiapan kelengkapan lain, dapat dilakukan oleh masing-masing unit kerja sedang untuk pengiriman dapat dilakukan bersama-sama (satu pintu). Dengan asas desentralisasi dalam pengelolaan surat keluar, suatu organisasi yang besar dengan volume surat keluar yang relatif banyak, dapat mengurangi kemungkinan terjadi keterlambatan dalam pemrosesannya.
Dalam pengurusan surat keluar, penyiapan kelengkapan seperti misalnya : penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang penandatanganan dan sebagainya dilakukan sesuai dengan standar Tata Persuratan Dinas (Correspondence Management)
d. Pendisposisian
Adakalanya, sebuah surat harus disampaikan kepada lebih d satu unit kerja atau pejabat. Dalam keadaan demikian, perlu dipertimbangkan prosedur pendisposisian yang akan digunakan. Apakah semua surat beserta disposisi perlu difotokopi atau tidak. Pertimbangan yang demikian perlu dilakukan mengingat penggandaan melalui fotokopi akan berakibat bertambahnya duplikasi serta kurang terjaminnya keamanan informasi yang terdapat dalam surat tersebut.
3. Pedoman Kerja
Agar semua yang diuraikan tersebut di atas dapat terlaksana dengan baik, maka suatu organisasi memerlukan suatu pedoman kerja yang di dalamnya memuat penjelasan mengenai prosedur kerja dan tata kerja yang diterapkan pada instansi/ organisasi tersebut.
Pedoman kerja tersebut akan memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi Penjelasan yang lengkap dan tererinci, mengenai asas pengorganisasian, prosedur kerja dan tata kerja.
b. Tugas dan tanggung jawab pengorganisasain surat
Sesuai dengan asas yang telah ditetapkan untuk dipergunakan pada organisasi yang bersangkutan, maka tanggung jawab pengorganisasian dan tanggung jawab dan tugas dari unit kerja harus jelas.
10 Keterangan yang terperinci mengenai prosedur pengurusan surat , termasuk didalamnya mengenai tata cara pencatatan, pengarahan dan sebagainya.
4. Sumber Daya Manusia
Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam upaya meningkatkan kemampuan kerja dapat dilakukan dengan mengikutsertakan pegawai yang bertugas dalam Diklat-diklat Kerasipan. Hal ini perlu dilakukan untuk mendudkung efektifitas dan keberhasilan pekerjaan.
B. Prosedur Pengurusan Surat
1. Prosedur Surat Masuk
Sebelumnya telah dibahas bahwa tujuan pengurusan surat masuk adalah agar surat masuk dapat sampai pada alamat yang dituju dengan cepat, tepat, aman dan lengkap.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka perlu disusun perencanaan rancangan surat masuk, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
a. Asas yang akan dianut dalam prosedur surat masuk
b. Cara/prosedur apa yang akan diterapkan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan penghematan
c. Jenis surat-surat apa saja yang harus dikendalikan dan prosedur apa yang harus ditempuh untuk mengendalikannya
d. Cara apa yang akan ditempuh untuk mengurangi resiko hilangnya surat ketika sedang diproses
Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus surat masuk; yang mencakup penetapan penyaluran surat masuk dan pengarahan surat masuk pada unit kerja yang tepat, akan mewujudkan tujuan pengurusan surat. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, beberapa prinsip dasar dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam merencanakan prosedur pengurusan surat masuk.
Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut : a. Penerimaan surat masuk
Telah diuraikan pada pembahasan sebelumnya, bahwa pemilihan asas pengurusan surat harus mempertimbangkan kondisi dan karateristik organisasi yang bersangkutan. Hal ini penting dilakukan, mengingat masing-masing organisasi memiliki fungsi dan tugas serta kompleksitas masing-masing.
11 Dengan pertimbangan di atas, sebuah organisasi kecil dengan struktur organisasi yang sederhana, beban kerja dan volume surat relatif sedikit, dan pada umumnya hanya memiliki sejumlah kecil pegawai, bisa menerapkan asas sentralisasi. Dengan pertimbangan yang sama, sebuah organisasi besar dapat menerapkan asas desentralisasi dalam pengelolaan surat masuknya. Hal ini dilakukan mengingat organisasi yang besar, pada umumnya memiliki beban kerja dan volume surat yang cukup banyak, serta kemungkinan unit kerjanya juga tidak berada dalam satu lokasi. b. Penyampaian surat secara langsung
Yang dimaksud dengan penyampaian surat secara langsung adalah surat disampaiakan kepada alamat yang dituju dalam keadaan masih terutup (belum dibuka lebih dahulu). Surat yang dapat disampaikan secara langsung kepada unit-unit kerja tersebut adalah surat yang tidak memerlukan pengendalian (pencatatan) dan tidak memerlukan proses lebih lanjut. Surat-surat semacam ini, bisa dlihat dari sampulnya. Surat yang dapat digolongkan dalam jenis ini antara lain adalah surat-surat pribadi yang tidak mengatasnamakan jabatan dan surat-surat rutin. Surat yang bersifat rutin biasanya informasinya sekedar untuk diketahui dan resiko keterlambatan penyampaian, atau apabila surat hilang, tidak mengganggu jalannya organisasi atau pribadi pejabat.
Pengecualian dilakukan atas surat yang bersifat terbatas dan rahasia. Surat jenis ini, disampaikan dalam keadaan tertutup, tetapi perlu pengendalian.
c. Penyampaian surat secara terkendali
Apabila surat-surat rutin dan surat-surat pribadi dapat disampaikan langsung kepada alamat yang dituju tanpa perlu dikendalikan, hal ini tidak dapat dilakukan terhadap surat-surat yang informasinya penting , serta memerlukan tindak lanjut. Surat semacam ini, misalnya: surat-surat yang menyangkut masalah keuangan, hukum atau kebijakan organisasi perlu dilakukan pengendalian.
Ada dua jenis surat yang dapat dikendalikan, yaitu : 1) Surat yang langsung disampaikan kepada pimpinan
Meskipun tidak semua surat harus disampaikan kepada pimpinan secara langsung, namun ada beberapa surat yang harus secara langsung disampaikan kepada pimpinan. Surat semacam ini biasanya adalah surat-surat yang menyangkut tentang kebijakan dan memiliki resiko tinggi, serta berpengaruh terhadap pejabat atau organisasi.
12 2) Surat yang langsung ke unit kerja
Surat yang secara langsung diserahkan ke unit kerja adalah surat yang informasinya menyangkut teknik operasional, Surat semacam ini diproses oleh unit kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing serta informasinya disampaikan kepada pimpinan dalam keadaan sudah diolah.
d. Penyampaian surat atas dasar derajat pengiriman dan sifatnya Berdasarkan pada derajat pengirimannya, surat dapat dibagi dalam tiga kelompok, yaitu : surat biasa, surat yang bersifat segera dan kilat. Surat Segera dan Kilat harus lebih diutamakan dalam pengirimannya daripada surat biasa. Surat yang dikelompokkan rahasia dan terbatas, pengirimannya dalam kondisi tertutup, dan sesegera mungkin.
e. Pendisposisian Surat
Pendisposisian dilakukan oleh pimpinan dengan maksud memberikan wewenang dan tugas kepada bawahannya sesuai dengan instruksi yang simuat di dalamnya. Instruksi dari atasan tersebut dapat berupa perintah untuk melaksanakan suatu kegiatan, untuk menjadi perhatian, dan sebagainya. Untuk itu, agar tugas dan wewenang yang diberikan kepada bawahannya dapat diterima dengan jelas, diperlukan formulir (lembar) disposisi. Tujuan lain adanya lembar disposisi adalah untuk menjaga agar surat terhindar dari corat-coret.
Surat yang memerlukan koordinasi dengan unit kerja lain tidak harus selalu menggunakan lembar disposisi, tetapi cukup dengan mengkopi surat tersebut, dan memberikan stempel disposisi. Yang perlu diperhatikan dalam pembuatan fotokopi, harus ada pembatasan jumlah fotokopi, sebab akan terjadi penggandaan yang cukup banyak, biaya fotokopi cukup mahal dan juga kemungkinan kebocoran informasi akan lebih besar. Contoh Format Lembar Disposisi dapat dilihat pada halaman selanjutnya.
13 Gambar 2-1. Lembar Disposisi
NAMA INSTANSI ... ...Unit Kerja ... ...alamat ... LEMBAR DISPOSISI Agno : Tkt. Keamanan : SR / R / K / B
Tanggal Penerimaan : Tgl. Penyelesaian :
Tanggal dan Nomor Surat : ... Dari : ... Ringkasan Isi : ... ... ... Lampiran : ...
DISPOSISI Diteruskan Kepada Paraf
1... 2. ... 3. ... 4. ... 5. ... 6. ... 7. ... 8. ... 9. ...
14 Cara Pengisian Lembar Disposisi :
01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09.
Kolom masalah disisi dengan masalah pokok isi surat sesuai dengan kode klasifikasi
Kolom kode diisi dengan kode klasifikasi masalah dari surat Sifat rahasia, penting, biasa diisi dengan tanda cek (v) sesuai dengan klasifikasi surat.
Tanggal/Nomor, diberi tanggal dan nomor yang terdapat dalam
surat
Asal diisi dengan instansi/pengirim surat.
Isi Ringkas diisi sesuai dengan maksud dalam surat
Kolom tanggal penyelesaian diisi dengan tanggal yang merupakan batas waktu pelaksanaan disposisi.
Lampiran-lampiran dari surat yang didisposisi.
Kolom instruksi/informasi diisi dengan disposisi itu sendiri Kolom diteruskan kepada, diisi dengan nama pejabat (dan jabatannya) yang ditugasi melaksanakan disposisi
Selanjutnya, lembar disposisi yang kedua disimpan ke dalam kotak lembar disposisi sesuai dengan batas waktu penyelesaiannya.
15 f. Mildex
Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam menetapkan arah surat serta kesalahan dalam penggolongan surat, perlu disusun Mildex.
Mildex merupakan pedoman yang dipakai oleh petugas untuk
menetapkan surat mana yang perlu dikendalikan, surat yang perlu formulir/lembar disposisi, dan sebagainya. Sebuah Mildex yang sederhana dapat dibuat dengan mencantumkan sebuah daftar subjek yang disusun secara abjad. Subjek tersebut akan memberikan gambaran fungsi unit kerja masing-masing organisasi. Daftar subjek tersebut sekurang-kurangnya berisi nama subjek, nama unit kerja yang mengelola serta perlu atau tidaknya surat tersebut dikendalikan.
Contoh Mildex
No Subjek Unit Kerja Dikendalikan Disposisi
Ya Tidak Ya Tidak
Bantuan mengajar UPT.Diklat V V Kunjungan V V Lamaran Humas V V
Kepeg.
Dari uraian yang telah disampaikan di atas , maka dapat disimpulkan secara singkat bahwa Prosedur surat masuk dilakukan sebagai berikut : 1) Penerimaan surat masuk melalui pos atau kurir
2) Memeriksa kemungkinan surat salah alamat.
3) Menyortir surat. Kegiatan ini dilakukan untuk membedakan surat dinas dengan bahan penerbitan, majalah, leaflet, dan sebagainya. 4) Menggolongkan surat menjadi surat tertutup (rahasia,terbatas) dan
surat terbuka (surat yang dapat dibuka).
5) Surat terbuka penggolongannya didasarkan atas derajat pengirimannya, seperti kilat, segera, biasa.
2. Prosedur Surat Keluar
Agar surat keluar dapat disampaikan kepada yang dituju dengan cepat, perlu disusun sebuah prosedur surat keluar yang harus dirancang secara cermat. Untuk keperluan itu, maka perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut
16 a. Asas yang akan diterapkan
Untuk sebuah organisasi kecil, asas satu pintu yang relatif lebih sederhana untuk dapat diterapkan. Dengan perrtimbangan volume surat yang lebih banyak, sebuah organisasi besar sebaiknya menggunakan asas desentralisasi untuk menghindari keterlambatan dalam pengurusan surat keluar. Untuk mencapai hasil yang maksimal, perlu diatur kewenangan masing-masing terminal surat yang berada di unit kerja maupun terminal pusat.Pembagian tugas tersebut dapat dilakukan sebagai berikut
1) Terminal surat di unit kerja
2) Menyiapkan surat, yaitu sejak dari konsep sampai surat itu diketik, pemberian nomor dan tanda tangan
3) Pencatatan surat dan penyampulan 4) Terminal Pusat
a) Menerima surat dari unit kerja
b) Memeriksa kelengkapan surat seperti tanggal dan tanda tangan c) Menggolongkan surat berdasarkan sifat clan derajat
pengirimannya. Misalnya Surat rahasia, terbatas, biasa, segera, kilat clan sebagainya.
d) Menstempel surat clan mengirimkannya. b. Batas waktu dalam menjawab surat
Penetapan batas waktu dalam menjawab surat sangat mebantu dalam kecepatan proses surat keluar. Unsur-unsur yang terkait langsung dengan kegiatan ini adalah :
1) Keterlibatan unit kerja yang meproses surat. 2) Sifat surat : kilat, biasa
3) Tingkat penting tidaknya informasi yang ada c. Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat selayaknya dilakukan pimpinan kepada bawahannya. Dengan cara demikian pimpinan tidak perlu menandatangani semua surat keluar. Surat-surat keluar yang bersifat tehnis operasional, penandatanganannya dapat didelegasikan kepada bawahannya. Pimpinan dapat menandatangani surat-surat yang informasinya berisi kebijaksanaan an hal-hal penting lainnya. Dengan cara demikian, kesibukan pimpinan untuk menandatangani surat-surat keluar dapat dikurangi.
17 d. Penulisan tanggal surat
Yang harus diperhatikan dalam penulisan tanggal surat adalah jangan menuliskan tanggal surat lebih awal daripada tanggal penandatanganannya. Tanggal surat harus ditentukan sesuai dengan tanggal penandatanganannya. Hal ini dimaksudkan, agar ketika surat tersebut sampai kepada alamat yang dituju, waktu yang ditempuh surat tersebut dari saat pengiriman sampai dengan yang berhak adalah "waktu yang sebenarnya". Cara yang demikian untuk menghindari kesalahpahaman, bahwa surat tersebut sampai kepada alamat yang dituju jauh lebih lama daripada waktu yang seharusnya.
e. Faktor pengamanan
Faktor pengamanan perlu diperhatikan mengingat sering terjadi kebocoran informasi karena kurangnya kehati-hatian petugas. Untuk mengatasi masalah tersebut maka pengamanan surat, sejak dari pembuatan kosep sampai pengetikannya harus diperlakukan dengan hati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi surat-surat yang bersifat rahasia dan terbatas. Untuk keperluan tersebut , pimpinan dapat memproses surat itu sendiri atau mempercayakan kepada seorang sta` yang dapat dipercaya.
f. Pengiriman surat
Dalam merancang pengelolaan surat keluar, pengiriman surat perlu mendapat perhatian yang besar. Masalah- masalah dalam pengiriman surat yang memerlukan pertimbangan adalah yang berkaitan dengan volume surat keluar, tenaga yang harus disediakan dan sarana serta prasarana yang diperlukan.
Untuk organisasi yang lokasinya satu atap, pengiriman surat dapat dilakukan secara terpusat. Hal ini akan lebih efisien dan efektif karena 3. Sarana Dan Prasarana
Dalam kegiatan pengurusan surat ada beberapa sarana yang digunakan dalam pencatatan, yaitu buku agenda, formulir (takah) dan kartu (kartu kendali). Ketiga bentuk sarana pencatatan ini satu sama lain ada keuntungan dan kerugiannya serta dapat digunakan sesuai dengan kepentingan instansi yang bersangkutan.
a. Buku Agenda
Buku Agenda adalah suatu daftar yang berisi keluar masuknya surat secara urut nomor. Pencatatan yang pertama baik surat masuk atau pun surat keluar ada di dalam buku ini.
18 1) Dengan penggunaan buku agenda akan terjadi pencatatan yang
berulang-ulang.
2) Buku agenda sukar untuk dilakukan penataan.
3) Buku agenda tidak dapat membantu da'am penelusuran lokasi penyimpanan dan penemuan kembali.
4) Buku agenda tidak dapat digunakan untuk instansi yang volume surat serta organisasinya besar.
5) Buku agenda dapat digunakan untuk instansi yang volume surat serta organisasinya kecil.
b. Formulir (Takah)
Pengurusan surat yang prasarana dan sarananya menggunakan formulir takah, adalah bila organisasi tersebut menggunakan sistem tata naskah
(takah) di dalam kegiatan administrasinya. Sistem ini dipakai oleh Mabes
ABRI.
Sarana takah adalah : 1) Map Takah
Dipakai untuk memberkaskan dan memproses suatu persoalan tertentu. Map takah memiliki dua penjepit naskah. Di bagian kanan untuk menjepit naskah, sedangkan di bagian kiri dipakai untuk lembar catatan.
2) Buku Indeks Persoalan
Bentuk buku ini adalah semacam pola klasifikasi dan disusun berdasarkan fungsi-fungsi organisasi, tidak berdaarkan struktur organisasi.
3) Buku Takah
Digunakan sebagai tempat untuk mencatat tulisan dinas yang sedang diproses dengan takah, baik untuk tulisan dinas yang masuk maupun keluar.
4) Lembar Catatan
Dipakai untuk mencatat disposisi, pengarahan pimpinan, tanggapan/saran dari staf, mencatat pembicaraan mengenai penyetesaian suatu tulisan dinas.
5) Buku Harian Takah
Digunakan untuk membuat catatan harian atas semua takah yang dibuka, diedarkan dan dikendalikan oleh sekretaris/tata
19 usaha/pembuka takah serta tanggal pengembaliannya. Oleh sebab itu, jumlah buku harian takah disesuaikan dengan hari kerja yang ada
6) Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah (KPPT)
Digunakan untuk mencatat dan mengenda(ikan peredaran takah. 7) Buku Ekspedisi Takah
Dipakai sebagai sarana untuk mengirimkan takah 8) Buku Daftar Pembukaan Takah
Digunakan untuk mencatat pembukaan takah setiap harinya. 9) Sampul Takah Rahasia
Dipakai ssebagai sampul pertama pengiriman takah rahasia. Selanjutnya sampul takah rahasia dimasukkan lagi kedalam suatu map, sehingga ciri-ciri rahasia tidak terlihat lagi.
Keuntungan dan kekurangan menggunakan
1) Digunakan untuk surat-surat yang mempunyai informasi tinggi serta berkesinambungan
2) Terlalu banyak formulir pengendalian yang meliputi buku takah, lembar pengendalian takah sampai dengan lembar catatan takah. c. Kartu Kendali
Sistem kartu kendali diperkenalkan oleh Arsip Nas;onal RI (ANRI) dan-Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sarana yang digunakan adalah : 1) Kartu kendali rangkap 3 (tiga)
Dipakai untuk mencatat surat-surat penting. baik saat masuk maupun keluar. Kartu ini berfungsi sebagai pengganti buku agenda atau kartu korespondensi, pengganti surat yang sedang diproses di unit pengolah, sehingga ada pengendalian di unit kearsipan. Kartu Kendali dapat berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai sarana kontrol untuk unit kearsipan dimana surat sedang diproses.
20 Gambar 2-3. Kartu Kendali
INDEKS : Tgl. No. Urut M/K Kode Isi Ringkas : Lampiran :
Dari : Kepada : Tanggal : No. Surat : Pengolah : Paraf : Catatan : 15 cm
Keuntungan dan kekurangan menggunakan kartu kendali
a) Mudah ditata sesuai dengan tipe dan kegunaan karena bentuknya kecil dan luwes
b) Pemberkasan tidak tergantung pada nomor agenda c) Mengurangi pencatatan yang berulang-ulang
d) Membantu dalam penelusuran lokasi penyimpanan surat e) Dapat berfungsi sebagai arsip pengganti
f) Apabila kurang hati-hati, bisa hilang. 2) Lembar Pengantar
Surat biasa dan rahasia dicatat pada lembar pengantar surat biasa dan rahasia rangkap dua, baik untuk surat masuk maupun surat keluar.
10 cm
21 Gambar 2-4 Lembar Pengantar Surat Biasa
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
Unit Pengolah : Disampaikan pukul :
Tanggal : No. Urut Asal Surat/ Ditujukan Kepada Tanggal/ Nomor Perihal Keterangan
Diterima Pukul :……….. Tanggal ……… Tanda Tangan Penerima : ……….
Nama Terang : ……….
Pengurusan surat tertutup (surat rahasia) berbeda dengan penanganan surat penting terbuka. Surat tertutup harus tetap tertutup sampai pada yang berhak menerimanya. Dengan demikian, juga tidak meungkin mencatat berdasarkan informasi yang terkandung di dalam surat. Yang paling utama ialah agar surat-surat tertutup tersebut penyampaiannya dapat dipertanggungjawabkan
Surat tertutup pad aumumnya surat-surat rahasia, dan biasanya teridriatas dua sampul (amplop). Yang pertama ( di luar) tidak terdapat tanda-tanda kerahasiannya. Tanda-tanda tersebut lazimnya terdapapt pada sampul yang kedua (dalam), yang dibubuhi stempel dengan tulisian “Rahasia” (RHS) yang dibubuhkan pada ujung kiri atas sampul dalam. Pengurusan sekanjutnya seperti pdalam pengurusan surat biasa.
22 Gambar 2-5 Lembar Pengantar Surat Rahasia.
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
Unit Pengolah : Disampaikan pukul : Tanggal : No. Urut Asal Surat/ Ditujukan Kepada Tanggal/ Nomor Perihal Keterangan
Diterima Pukul :……….. Tanggal ……… Tanda Tangan Penerima : ……….
Nama Terang : ……….
C. Latihan
1. Surat dinas adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar instansi/ organisasi yang bersangkutan. Pengertian surat di atas tertuang/ terdapat dalam :
a. UU No. 7 Tahun 1971
b. Keputusan Menpan No. 72 Tahun 2003 c. Keputusan Ka. ANRI No. 26 Tahun 1974 d. Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1974 e. Surat Edaran No. SE/01/Tahun 1981
2. Kegiatan-kegiatan dalam pengurusan surat, kecuali : a. Menerima surat
b. Menyortir surat
c. Menetapkan dan menentukan arah surat d. Mencatat surat keluar
23 3. Dalam daur hidup arsip pengurusan surat termasuk mengelola :
a. Penciptaan (Creation)
b. Penggunaan dan Pemeliharaan (Maintenance & Use) c. Penyusutan (Disposal)
d. Referensi e. a dan b. benar
4. Pada umumny,a ada dua asas dalam pengendalian surat, yaitu : a. Asas Sentralisasi
b. Asas Dekosenralisasi c. Asas Desen:ralisasi d. Asas Otomatisasi e. a dan c. benar
5. Penerimaan. pengarahan, pencatatan serta pengelolaan adalah merupakan kegiatan prosedur pengurusan surat :
a. Surat masuk b. Surat penting c. Surat keluar d. Surat biasa e. Surat rahasia D. Rangkuman
1. Surat merupakan pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang dibuat oleh organisasi sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan infomrasi kedinasan kepada pihak lain.
2. Surat-surat yang berisi informasi kedinasan ini harus dikelola secara efektif dan tepat.
3. Pengurusan surat adalah merupakan kegiatan menerima dan mengirimkan surat masuk dan surat keluar serta juga mengarahkan serta menyalurkan surat ke unit-unit dalam lingkungan suatu organisasi.
4. Asas Sentralisasi yaitu asas pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi.
5. Asas Desentralisasi yaitu suatu asas pengendalian pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.
6. Selain itu, pengurusan surat harus dirancang sedemikian rupa sehingga memberi kemungkinan untuk mempercepat proses pendistribusian informasi.
24 Hal yang penting dalam proses ini adalah memperhatikan bobot informasi yang ada dalam surat dinas, sehingga kegiatan pengurusan surat juga meliputi pengarahan serta menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi.
25 BAB III
PENGERTIAN, TIPOLOGI, FUNGSI ARSIP DINAMIS, DAN SIKLUS ARSIP
Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan, dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal, arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan, karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan.
Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, yang fungsinya mengelola informasi. Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan informasi yang tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat untuk kepentingan organisasi tersebut. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang efektif. Sistem penyimpanan dan penyimpanan informasi tersebut disebut pula filing.
A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip
Banyak konsep dasar diberikan tentang arsip atau records. Dalam subbab ini akan dikemukakan tiga pendapat tentang pengetian arsip (records) ialh dari Lundgren dan Lundgren dan Milburn D. Smith III, serta Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan.
Baiklah kita bahan terlebih dahulu pengertian arsip menurut Ludgren dan Lundgren (1989), dalam bukunya Record Management in The Computer Age, arsip merupakan buti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk nyata atau bersifat tangible , sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali. Dari pengertian ini dapat diambil beberapa kesimpulan dasar.
Pertama, arsip itu merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi bukti
tersebut merupakan bukti bagi lebih dari satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip harus berisi data yang mempunyai arti sesara sosial. Dalam konteks ini, arsip seringkali diartikan sebagai dasar untuk pegambilan keputusan, pengukuran dan penghitungan. Data yang telah diproses sehingga lebih bermakna dapat diartikan sebagai informasi.
Kedua, arsip harus disimpan dalam bentuk yang nyata. Tiga bentuk atau media
secara umum terdiri atas kertas (paper), film dan media magnetik (magnetic
media). Arsip berbasis kertas berupa data, gambar atau teks yang disimpan dalam
sesuatu yang tekomposisi kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau beerat kertas. Arsip film merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dalam film, termasuk Setelah Anda mempelajari Bab III ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip
26 pula bentuk khusus film, seperti microfilm. Sementara arsip media magnetik merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemubalikkan (retrival) melalui penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer.
Ketiga, adalah bahwa arsip dapat ditemubalikkan (retrievable). Setiap bentuk arsip
baikapakah berbasis kertas, film, maupun media magnetik harus dapat ditemubalikkan secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan nonarsip (nonrecord), karena nonarsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Salah satu contoh nonarsip adalah percakapan biasa. Nonarsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi “arsip”
Milburn D. Smith III (1986) memberikan pengertian arsip hampir sama seperti Lundgren, dia menyatakan bahwa arsip (record) merupakan keseluruhan bentuk informamsi terekam. Media arsip yang menurut Smith III dapat berupa kertas, mikrofilm, media magnetik atau disk optic. Pendapat Smith III ini agak berbeda dengan Lundgern dan Lundgern, mengapa? Karena media optik telah dimasukkan sebagai salah satu media arsip.
Lebih lanjut, Smith III membagi media arsip ke dalam beberapa kategori.
Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media) yang meliputi
disk magnetik, diskettes, pita magnetik dan disk optik. Umumnya, media elektronik digunakan untuk meyimpan informasi arsip dalam jenis dan jumlah yang besar. Kedua, media mikrofotografik (microphotographic media) yang meliputi mikrofilm atau microfiche dan computer output microforms (COM). Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang membutuhkan akses cepat atau penyimpanan yang sangat lama.
Bentuk media yang ketiga, adalah arsip-arsip dengan basis kertas. Arsip ini Umumnya berbentuk hard-copy seperti memo-memo, surat, kontrak-kontrak dan berkas projek. Keuntungan bentuk ini adalah dapat menyediakan informasi untuk referensi jangka pendek dan sering digunakan untuk arsip vital (vital records). Bentuk media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal sebagai
audio-visual media. Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar
bergerak dan suara seperti kaset, audio kaset, dan video tape. Kecenderungan terakhir mengarah kea media digital seperti laser disk, video compact disk (VCD) yang menyimpan arsip-arsip multi data, teks, gambar, grafik dan suara.
Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun jenis arsip harus memiliki unsur-unsur (1), arsip merupakan informasi terekam, (2), memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar, dan yang terakhir (3) arsip memiliki fungsi dan kegunaan. Kegunaan ini dapat merupakan evidence atau memiliki suatu legalitas tertentu yang dapat digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi pemerintahan dan juga bisnis.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan memberikan batasan : Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang
27 digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971).
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang.
B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis
Informasi yang terekam pada dasarnya merupakan darah kehidupan bagi organisasi (Smith III, 1986). Karena keseluruhan aktivitas di dalam organisasi, baik itu pemerintahan atau bisnis, membutuhkan informasi. Tanpa informasi sebagai masukan, suatu oorganisasi tidak dapat beradaptasi dengan lingkungan, maka pada gilirannya organisasi tersebut akan cenderung menuju ke negative
entrophy atau kematian, atau tidak akan berfungsi secara optimal.
Di Indonesia, dilihat dari segi fungsinya, arsip sebagai informasi terekam, mempunyai pengertian peranan yang dapat dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis (Undang-undang No.7 tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan). Hal ini agak berbeda dengan pengertian arsip dinamis di Amerika yang disebut sebagai records, sedangkan arsip statis merupakan pengalihan arti dari archives. Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung di dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sementara itu, arsip statis tidak lagi dipergunakan dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi pencipta, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.
Arsip dinamis, berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan inaktif (inactive
records). Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus
menerus dibutuhkan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan, arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip di mana frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah semakin berkurang atau berkurang.
Menurut Betty R. Ricks (1992), suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi arsip inaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun. Frekuensi penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasi masing-masing. Setiap organisasi dapat memiliki tingkat frekuensi penggunaan terhadap arsip berbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya sama.
Serara umum, setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun perusahaan memiliki arsip aktif dan inaktif. Persentase kuantitas arsip dinamis yang disimpan atau dimusnahkan, secara umum terdiri atas:
28 2. 30% arsip disimpan dalam berkas arsip inaktif.
3. 35% arsip dinamis dapat dimusnahkan.
4. Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat disimpan di Arsip Nasional sebagai arsip statis.
Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan organisasi, kelompok atau individu. Tanpa adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka arsip tidak akan tercipta. Arsip dinamis dengan demikian dapat merupakan informasi keseluruhan proses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip dinamis ini memiliki beberapa fungsi yang dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi. Fungsi arsip ialah:
1. Mendukung proses pengambilan keputusan
Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial manapun pasti membutuhkan informasi. Informasi yang dibutuhkan merupakan rekaman proses kegiatan yang telah dilakukan. 1nformasi ini sesungguhnya berasal dari arsip dinamis.
2. Menunjang proses perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang yang akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam rencana-rencana. Untuk menyusun perencanaan dibutuhkan banyak informasi yang mendukung perkiraan yang akan dicapai. Informasi ini dapat diperoleh dari arsip dinamis. 3. Mendukung pengawasan
Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan apa yang belum dilaksanakan. Kesemua ini dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis.
4. Sebagai alat pembuktian
Dalam proses pengadilan, banyak dibutuhkan informasi yang mendukung pembuktian. Kegiatan di dalam pengadilan itu sendiri akan banyak menghasilkan informasi terekam, yang nantinya dapat digunakan kembali oleh pengadilan. Seluruh informasi ini merupakan arsip dinamis yang dapat digunakan dalam proses pembuktian.
5. Memori organisasi/perusahaan
Keseluruhan kegiatan organisasi atau perusahaan, baik itu berupa transaksi, aktifitas internal organisiasi/perusahaan atau keluaran yang dibuat oleh organisiasi/perusahaan dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis. Informasi terekam ini nantinya dapat digunakan oleh organisasi/ perusahaan dalam menjalankan kegiatannya di masa yang akan datang.
29 6. Arsip untuk kepentingan Politik dan Ekonomi
Kegiatan politik dan ekonomi akan banyak menghasilkan dan membutuhkan informasi. Beragam informasi ini dapat diperoleh dari berbagai sumber, dan salah satunya adalah berasal dari arsip dinamis.
C. Sistem Arsip
1. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien.
2. Siklus Hidup Arsip
Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut:
a. Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan, pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya.
Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan
c. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing)
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip
30 dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari.
d. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find.
e. Tahap pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor
f. Tahap pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal.
Gambar 3.1. Siklus Hidup Arsip
Keempat tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa:
1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan; 2) Hilangnya arsip yang penting;
TAHAP PENCIPTAAN TAHAP PEMANFAATAN TAHAP PENYIMPANAN TAHAP PENYUSUTAN
