9. Penanggungjawab Aktivitas
2.4. Organisasi Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pada tingkat institusi menjadi tanggungjawab langsung Rektor Universitas Swadaya Gunung Jati yang dalam pelaksanaan manajemen dan pengawasan keseluruhan kegiatan dilaksanakan oleh Dekan Fakultas Kedokteran sebagai Direktur, dan Wakil Dekan 1 Bidang Akademik sebagai Direktur Eksekutif. Wakil Dekan 2 sebagai Bidang Keuangan dan Kepegawaian. Pelaksanaan kegiatan sehari-hari dilaksanatif dengan koordinasi Penjaminan Mutu (QA) tingkat fakultas. Secara umum, Susunan pelaksanaan PHK-PKPD Fakultas Kedokteran di Universitas Swadaya Gunung Jati adalah sebagai berikut :
Tabel 1. Manajemen Organisasi Pelaksanaan PHK-PKPD Fakultas Kedokteran Universitas Swadaya Gunung Jati Tahun 2012
1 Penangung Jawab Program : Rektor Unswagati 2. Penasehat Bidang Akademik : Wakil Rektor I
3. Penasehat Bidang Adm.
Dan Keuangan
: Wakil Rektor II
4. Direktur : Dr. H. Affandi, Sp.A
Dekan FK Unswagati
5. Direktur Eksekutif : Dr. H. Atik Sutisna, Sp.An
Wakil Dekan 1 FK
6. Direktur Keuangan : Dr, Adi Khuntoro, M.Kes
Wakil Dekan II FK
7. Sekretaris Eksekutif : Dr. Harwan Sutomo
8. Staf Sekretariat : Risnandya Primagara, S.Kom
Dudy Satyanugraha
9. Koordinator Adm Umum
dan Keuangan
: Aoliyah Firasanti, SE, MM.,
10. Staf : Eni Suhaeni, M.Kes
31
Arie Widyastuti, A.Md Nurdianah, A.Md
11. Koordinator Program : Dr. Catur Stiya Sulistiyana
12. PIC : Dr. Catur Stiya Sulistiyana
: Dr. Tissa Octavira Permatasari
: Dr. Vivi Meidianawaty
: H. Lukman Nurhakim, ST.
13.
Tim Monevin : Dr. Ricardi W. Alibasjah, Sp.OG
Anggota : Dr. Yandri Naldy
Sejalan dengan acuan yang telah ditetapkan, di dalam implementasi teknis program akan melibatkan unit internal yang relevan sesuai tugas dan tanggungjawabnya.
Tugas dan Tanggung Jawab:
Semua posisi inti pada PIU PHK-PKPD Fakultas Kedokteran dipegang pejabat struktural yang memiliki legal viability untuk menjamin akuntabilitas proyek. Penanggungjawab program adalah Rektor. Pejabat Pembuat Komitmen dan Ketua Pelaksana Program adalah Dekan Fakultas Kedokteran yang diberi kewenangan untuk menerbitkan keputusan berkaitan dengan; kepegawaian, ikatan/perjanjian/kontrak kepada pihak ketiga & pengangkatan Panitia pengadaan barang/jasa, dan surat perintah lain. Koordinator Pelaksana Proyek adalah Wakil Dekan I yang bertugas; a) memberikan petunjuk umum pada PIU dan PIC, b) menilai kemajuan (hasil pemantauan) & kualitas kegiatan secara berkala, c) melaksanakan tugas administrasi proyek, b) mengatur pelaksanaan pertemuan &hubungan koordinasi yang diperlukan, c) memberikan bimbingan & koordinasi pelaksanaan proyek, d) melakukan supervisi, pembinaan &bimbingan administrasi proyek, termasuk pengadaan barang & jasa, e) memastikan kelancaran proses perencanaan, pelaporan pelaksanaan kegiatan proyek serta penyerapandana, f) melakukan koordinasi antara Pusat & PIU untuk memastikan kebutuhan dana, g) melakukan koordinasi program dengan PIU, l) menyiapkan laporan reguler pelaksanaan program (triwulan, tengah tahunan & tahunan) bersama-sama dengan Penanggungjawab Kegiatan tiap Komponen dan Penanggung-jawab Monitoring &
32 Evaluating (Monev).
Sekretaris Eksekutif bertugas; a) membantu Direktur Eksekutif dalam pelaksanaan tugas, b) membantu mengatur pelaksanaan pertemuan & hubungan koordinasi, c)membantu memberikan bimbingan & koordinasi pelaksanaan proyek, d) membantu supervisi, pembinaan & bimbingan administrasi proyek, e)membantu memastikan kelancaran proses perencanaan & pelaporan, f)membantu Direktur Eksekutif dalam melakukan koordinasi antara Pusat dan PIU untuk memastikan kebutuhan dana yang diperlukan proyek telahtersedia dalam jumlah yang memadai, g)memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas sekretariat, h)
bertanggungjawab atas kelancaran pelaksanaan tugas sekretariat,i)
mendokumentasikan hasil pelaksanaan program, j) mengatur penyaluran & pengendalian surat dan dokumen program, k)membantu melakukan koordinasi programyang dilaksanakan oleh PIU, l) menyiapkan laporan reguler pelaksanaan program (triwulan, tengahtahunan & tahunan) bersama penanggungjawab kegiatan tiap komponen & Monev. Sekretaris Eksekutif dibantu staf sekretariat. Wakil Direktur Pengadaan Barang & Jasa mempunyai tugas; a) menjabarkan kebijakan pengadaan barang & jasa sesuai rencana & peraturan yang berlaku, b)menerapkan peraturan yang ditetapkan Bank Dunia & Pemerintah Indonesia, c)memberikan
masukan atas perencanaan,pelaksanaan, penyusunan sasaran, tujuan,
penyelenggaraan & biaya pengadaan barang & jasa per tahun, d) menelaah Petunjuk Operasional Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran yang memuat rincian kegiatan dengan batas alokasi unit cost & target yang akan dicapai dalam bidangnya per tahun selama proyek berjalan, e) membuat laporan pengadaan barang & jasa secara berkala, f) melaporkan kesulitan teknis secara berkala & mengupayakan pemecahannya, g) bekerjasama dengan sekretariat &unit keuangan dalam melaporkan kegiatan. Dalam melaksanakan tugas sehari-hari Wakil Direktur Pengadaan Barang & Jasa dibantu oleh staf bidang pengadaan barang dan jasa.Wakil Direktur Keuangaan mempunyai tugas; a)melaksanakan pengelolaan keuangan dari Bendahara Keuangan Universitas, menyimpan & mengeluarkan uang atas perintah & persetujuan Direktur Eksekutif, b) menyelenggarakan administrasi tata usaha keuangan, c) membuat pertanggungjawaban & laporan
33
keuangan sesuai ketentuan, d) membantu Direktur Eksekutif menyusun perencanaan anggaran tahunan & alokasi pada RAB per unit, e) memungut & menyetorkan pajak (PPH 21, 22, 23 & PPN) sesuai surat Sekjen Depdiknas No. 13775/A.3/B/1990 8 Maret 1990), f) bekerjasama dengan sekretariat, Pengadaan Barang & Jasa, dan Rektor dalam merencanakan pembiayaan kegiatan.Dalam melaksanakan tugas sehari-hari Wakil Direktur Keuangan dibantu oleh staf keuangan. Penanggungjawab Kegiatan Monitoring & Evaluasi (Monev) memiliki deskripsi tugas sebagai berikut; a) bertanggungjawab atas kelancaran pelaksanaan tugas monitoring & evaluasi kegiatan proyek, b)membantu Direktur Eksekutif untuk memastikan kelancaran proses perencanaan, pelaksanaan & pembuatan laporan monitoring & evaluasi kegiatan proyek, c)menyusun rencana koordinasi, d) membantu merancang & membangun sistem informasi & monitoring evaluasi
berkaitan dengan kemajuan pelaksanaan kegiatan, e)merancang &
mengkoordinasikan pelaksanaan sistem pemantauan & evaluasi kemajuan yang dicapai dalam memenuhi indikator utama & tambahan, melalui pemantauan secara regular, f)pemantauan & melaksanakan penilaian secara teratur guna mengukurkemajuan yang dicapai menuju pemenuhan sasaran hibah serta peningkatan kapasitas manajemen, g) membantu pelaksanaan & dokumentasi hasil audit (meliputi; manajemen keuangan, pengadaan barang & jasa, dan sistem penyimpanan, h) merancang & mengkordinasikan Evaluasi Dampak (impact evaluation), untuk menilai efektivitas berbagai alternatif skema pendanaan dalam mencapai tujuan mutu pendidikan, relevansi & efisiensi, i) mengevaluasi & mengkonsolidasikan hasil audit internal, j)membantu perencanaan pelaksanaan
Audit Keuangan Eksternal (ExternalFinancial Audit) oleh auditor
pemerintah(BPKP) & Irjen Depdiknas, k) melaksanakan Pengawasan Tetap (Regular Supervision) terhadap pelaksanaan hibah tiap 3 bulan melalui evaluasi terhadap dokumen(desk evaluation), laporan kemajuan fisik (tiap 3 bulan & setahun) serta merancang & mengkordinasikan kunjungan lapangan tiap tahun untuk validasi, l)melaksanakan pengelolaan pengaduan untuk mendukung penyelesaian keluhan/pengaduan melalui jalur penyelesaian yang benar.
34