BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
B. Organisasi Perusahaan
Organisasi pada perusahaan harus mampu mengolah manajemennya untuk memenagkan persaingan dan dapat tumbuh dan berkembang sesuai tujuan perusahaan. Koordinasi yang tepat diharapkan mampu mencapai kesatuan tindak dalam mencapai tujuan tersebut. Struktur organisasi sangat penting peranannya dalam meningkatkan efektivitas kerja. Perusahaan CV. Dharma Putra Mandiri memiliki struktur organisasi yang
30
terstruktur dengan tugas dan tanggungjawab tersendiri. Struktur organisasi perusahaan CV. Dharma Putra Mandiri dapat dilihat pada gambar 4.1.
31
Gambar4.1 : Struktur Organisasi Sumber : CV. Dharma Putra Mandiri
Direktur Wadir Sekretaris DPM 8 Daur ulang DPM 1 Kartika DPM 2 Santika DIVISI marketing DPM 5 Developer DIVISI HRD DPM 4 Swastika DPM 3 Mustika DPM 6 Perencana DPM 7 Kontraktor DIVISI Keuangan
32
Tugas dan tanggungjawab dari masing-masing devisi adalah sebagai berikut:
1. Pimpinan Cabang
Fungsi jabatan pimpinan cabang yaitu mempimpin dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas kantor cabang baik secara operasional maupun bisnis.
Tugas Pokok:
a. Mempimpin seluruh karyawan yang ada di cabang dan
menciptakan berbagai macam kegiatan demi tercapainya target penjualan perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan perusahaan secara keseluruhan.
c. Memastikan seluruh aspek finansial dan aset di cabang berjalan dengan baik dan terkontrol dengan baik.
d. Bertanggung jawab atas kegiatan pelaporan secara berkala ke kantor pusat memberikan pelatihan dan melakukan pengarahan atas pelaksanaan rencana strategis perusahaan.
e. Memastikan seluruh karyawan di kantor cabang mematuhi seluruh
aturan dan ketentuan perusahaan.
f. Memberikan pelatihan secara komprehensif.
g. Membina dan memotivasi bawahan dalam upaya peningkatan
33
h. Memastikan seluruh karyawan di cabang bekerja secara
profesional sesuai peraturan yang berlaku.
i. Memberikan informasi kepada manajemen mengenai keadaan
pasar sekitar cabang mengenai perubahan dan perkembangan yang terjadi secara signifikan.
Tanggung Jawab:
1. Membuat Planning & Budgeting
a. Membuat perencanaan dan strategi penjualan berdasarkan
market information dan market analisis
b. Menyusun rencana kegiatan dan budget tahunan untuk
mencapai target cabang
c. Membagi target cabang ke masing-masing fungsi yang ada di
cabang dan memberikan petunjuk mengenai upaya
pencapainnya
2. Pencapaian Target Finansial Cabang
a. Melaksanakan program-program yang dibuat oleh kantor pusat
b. Melaksanakan program-program yang relevan dengan market demand di cabang, untuk meningkatkan performance cabang
c. Membina hubungan baik dengan pelanggan
d. Memonitor pelaksanaan program-program peningkatan
customer service di cabang
34
f. Membina hubungan eksternal (pemerintah dan masyarakat
setempat)
g. Mengoptimalkan produktivitas personal dan cabang melalui mekanisme pemberian tugas-tugas yang menantang
h. Melakukan kaderisasi sesuai dengan kebutuhan organisasi
i. Membangun dan menjaga “budaya kerja perusahaan” agar
tercipta tim kerja yang solid dan suasana kerja yang harmonis dan kondusif
j. Melakukan performance appraisal (antara lain mengadakan evaluasi per semester)
k. Bertanggung jawab atas pencapaian sales target dan seluruh fungsi operasional di cabang.
l. Menguasai pangsa pasar dan karakteristik area, serta menjalin hubungan yang baik dengan semua pihak ketiga yang berhubungan dengan perusahaan.
m. Memastikan kapasitas sumber daya yang memadai dan
menjaga suasana kerja yang kondusif bagi seluruh karyawan di cabang.
n. Melakukan pengawasan terhadap implementasi semua
peraturan dan prosedur yang berlaku (SOP).
2. Sekretaris
Tujuan jabatan sekretaris yaitu membantu dan melaksanakan kegiatan administrasi atas perintah langsung dari Pimpinan (Direksi).
35 Tanggung Jawab Utama :
a. Membuat Laporan Keuangan (Piutang, Buku Besar, Buku
Piutang Setting & Buku Kas)
b. Memeriksa dan membuat Laporan Absensi untuk data Payroll (Penggajian) Staf.
c. Membuat Dokumen Payroll Bank untuk Staf.
d. Membuat Proposal / Surat Penawaran atas perintah Direks via
fax atau email atau post.
e. Mengarsipkan SPK (Surat Perintah Kerja).
f. Membuat dan mengontrol seluruh tagihan/piutang perusahaan/
membuat,mencetak tagihan dan surat tagihan untuk
memastikan tagihan terkirim pada konsumen dengan benar dan tepat waktu.
g. Membuat surat menyurat / koresponden administrasi apapun atas perintah Direksi, diantaranya Surat Tagihan & Dokumen Tagihan.
h. Melakukan penagihan via televon atau email. i. Mengambil uang di bank atas perintah direksi
j. Mempersiapkanapa saja yang diperlukan jika direksi akan melakukan perjalanan dinas ke luar kota.
k. Menyusun schedule / jadwal jika Direksi akan ada meeting dengan clain / relasi di luar kantor.
36
3. Keuangan
Tujuan Jabatan kauangan yaitu merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan.
Tanggung Jawab Utama:
1. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan
informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
2. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan
dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
3. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
4. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran
perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.
37
5. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem
dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.
6. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya
7. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh
perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan
4. Desaigner
Tanggung jawab umum dari desaigner yaitu:
a. Melakukan gambar desain 3D untuk presentasi dan untuk di acc konsumen
b. Melengkapi dengan semua elemen interior yang ingin
ditampilkan diruangan tersebut
c. Dalam desain harus memperhatikan pelaksanaan di produksi
d. Warna dan material yang dipakai harus sudah ditentukan pada saat desain jadi
38
e. Desain 3D harus menyesuaikan dengan lapangan yang
sebenarnya
5. HRD (Human Resources Department)
HRD bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia Perusahaan, dimana yang ideal memiliki 8 aspek/pilar, yaitu dimulai dari:
1. Seleksi dan Rekrutmen
Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut diposisi-posisi yang tepat.
2. Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development)
Menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi
melalui berbagai aktivitas pelatihan, Pendidikan dan
pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan ketrampilan kerja.
3. Compensation and Benefit
Menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
4. Manajemen Kinerja (Performance Management)
Sebagai upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan.
39
5. Perencanaan Karir (Career Planning)
Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi, artinya setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki.
6. Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Sebagai Internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaaan.
7. Separation Management
Mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi, dimana banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration andHRIS
Biasa dikenal dengan personalia atau kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain.Secara umum bertanggung jawab terhadap employee database, payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
40
6. Kepala Produksi
Tugas Utama kepala produksi yaitu:
a. Memberikan tugas kepada seluruh tukang &kepala tukang b. Cek/control seluruh tugas yang dikerjakan oleh tukang-tukang. c. Cek/control ketertiban seluruh tukang.
d. Cek posisi/jumlah barang produksi dari awal sampai akhir. e. Cek seluruh barang yang akan dikirim.
f. Siap menjalani Koordinator Setting, bila diperlukan
7. Marketing
Tujuan jabatan marketing yaitu merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran untuk mencapai target penjualan dan pengembangan pasar secara efektif dan efisien.
Merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi pengelolaaan
pemasaran sesuai dengan prosedur.
8. Kepala Devisi Non Produksi
Tugas Jabatan :
a. Melaksanakan fungsi control dalam divisi dan antar divisi.
b. Melaksanakan analisis, pemeriksaan,cross check dan control keuangan perusahaan, untuk menjamin kelancaran, keakuratan serta ketertiban administrasi keuangan.
41
c. Melaksanakan analisis, pemeriksaan, cross check dan control pembelian serta penggunaan bahan.
