PANDUAN SISTEM KENDALI INTERNAL/ INTERNAL CONTROL SYSTEM (ICS)
TITIK KRITIS CARA PENANGANAN RESIKO
5. Organisasi dan Staf ICS 1. Bagan Organisasi
POSISI NAMA TUGAS DAN TANGGUNG
JAWAB Proyek
Manager /
Koordinator ICS
……… Melakukan supervisi terhadap
ICS secara keseluruhan
Mengalokasikan sumberdaya dan staf yang memadai untuk menjalankan ICS
Menjalin kerjasama dengan semua pihak untuk kelancaran ICS.
Menyusun ICS Manual.
Menjalin komunikasi dengan LSO
Wakil Koordinator ICS/
Supervisor
……… Melakukan supervisi terhadap
Staf Lapang (Internal
Inspektur dan Petugas
Lapang)
Mensosialisasikan ICS Manual
dan mengkoordinasi
penerapan Kontrol Internal.
Mengorganisir dan
mendampingi pelaksanaan
inspeksi eksternal dari LSO Staf Lapang (Internal Inspektur) Dusun I: ……….. ………... ………... Dusun II: ……… ………... Dusun III: ……….. ………... Dusun IV: ……….. ………
Melakukan registrasi petani dan meminta kontrak petani. Melakukan inspeksi internal
sesuai dengan pembagian wilayah kerja.
Menginformasikan kepada
petani tentang standar
internal organik
Staf Lapang (Penyuluh Teknis)
……… Memberikan pelatihan dan
penyuluhan tentang
Menyusun peta umum dan peta lokasi lahan organik dan non-organik
Administrasi ………
………
Mengelola file-file di dalam ICS
Melakukan pengolahan data
dan mengirimkannya ke
LSO Staf
Pembelian
……… Menjaga agar hanya
... organik yang dibeli.
Menjaga agar gudang
terbebas dan terhindar dari pencemaran
Menandatangani kuitansi
penerimaan produk. Pengawas
Pemrosesan
……… Menjaga agar hanya
... organik yang dibeli dan diolah
Menjaga agar proses
pengolahan ...
terhindar dari pencemaran. Menjaga agar produk yang
telah diolah disimpan
dengan baik dan terhindar dari pencemaran
5.2. Koordinator ICS
Tugas Koordinator ICS
1. Melakukan koordinasi pelaksanaan/penerapan ICS (Internal Control
System/ Sistem Kontrol Internal).
2. Mengorganisir pelaksanaan registrasi dan inspeksi internal (Siapa yang akan melakukan registrasi, inspeksi internal dan kapan akan dilakukan?, mempersiapkan sarana agar petugas registrasi dan inspeksi bisa menjalankan tugas dengan baik, memastikan bahwa setiap petani telah diregistrasi dan diinspeksi).
3. Melakukan koordinasi di antara staf lapang (Internal Inspektur, Penyuluh Lapang) dan staf-staf lain seperti: Staf Administrasi, Staf Pembelian dan Staf Pemrosesan.
4. Melakukan koordinasi dalam pelaksanaan Inspeksi Eksternal dengan LSO, berperan sebagai kontak person bagi lembaga sertifikasi.
5.3. Inspektur Internal
Syarat Inspektur Internal:
1. Lancar berbahasa lokal dan memahami istilah-istilah yang digunakan petani.
2. Bisa baca-tulis
3. Mengenal pola pertanian dan teknis budidaya ... di wilayah kerjanya
4. Memahami prinsip-prinsip pertanian organik, prosedur-prosedur dalam
sistem kontrol internal (ICS Procedures) dan memahami standar internal organik dan kontrak petani.
5. Tidak mempunyai konflik kepentingan yang bisa mempengaruhi
tugasnya.
Tugas Inspektur Internal:
1. Membuat peta umum, peta lokasi lahan petani organik dan sketsa lahan petani.
2. Melakukan pendaftaran/registrasi petani.
3. Melaksanakan inspeksi internal minimal 1 kali dalam setahun dan melakukan dokumentasi terhadap hasil inspeksi dalam Formulir Inspeksi Internal.
4. Melakukan kunjungan secara rutin ke tempat-tempat
pooling/pembelian selama musim panen untuk memastikan prosedur
5.4. Pembuat Keputusan Organik
Syarat Anggota Panitia Pengambil Keputusan:
1. Orang yang memahami prinsip-prinsip pertanian organik.
2. Orang yang memahami standar internal organik.
3. Orang yang dihormati dan disegani oleh petani dan pengurus
kelompok.
4. Orang yang tidak mempunyai konflik kepentingan (bersedia membuat dan menandatangani Pernyataan tentang Konflik Kepentingan).
Tugas Panitia Pengambil Keputusan:
1. Melakukan perbaikan yang diperlukan terhadap data-data hasil
inspeksi internal.
2. Melakukan seleksi terhadap data-data atau laporan yang perlu
didiskusikan lebih lanjut oleh Panitia.
3. Melakukan pertemuan minimal 1 kali dalam setahun pada waktu
setelah inspeksi internal dilakukan dan sebelum dimulai pembelian.
4. Mengambil keputusan organik sesuai Prosedur Pengambilan
Keputusan Organik (lihat 4.4) dalam pertemuan tersebut.
5. Melakukan dokumentasi terhadap semua keputusan tentang petani
yang memperoleh persetujuan maupun petani yang memperoleh sangsi.
6. Menandatangani hasil keputusan untuk diajukan/dikirim ke lembaga sertifikasi ( LSO).
Anggota Panitia Pengambilan Keputusan Organik Kelompok ……… Desa
... Kec. …………. Kab. ... terdiri dari:
1. Koordinator ICS: ………..
2. Kepala Desa ... : ………
3. Ketua Kelompok ………: ………
4. Petugas Penyuluh Lapangan: ………
5.5. Petugas Penyuluh Lapang
Syarat Petugas Penyuluh Lapang:
1. Orang yang memahami prinsip-prinsip pertanian organik.
2. Orang yang memahami teknis budidaya ... .
3. Orang yang memahami teknis penanganan pasca-panen komoditi
Tugas Petugas Penyuluh Lapang:
1. Melakukan kunjungan secara teratur kepada petani untuk memberikan
saran-saran guna peningkatan produksi dan kualitas produk serta memberikan bantuan jika ada permasalahan dalam produksi.
2. Melakukan penyuluhan dan pelatihan kepada petani dalam rangka
pertanian organik, peningkatan produksi dan kualitas produk.
3. Mengkoordinasi dan melakukan pembuatan peta umum dan peta
lokasi lahan organik dan non-organik.
4. Mengkoordinasi pembelian input-input pertanian yang diijinkan untuk pertanian organik.
5. Membantu petani melakukan pendataan untuk keperluan pengisian
Buku Harian Petani.
5.6. Pertentangan Kepentingan
Kebijakan: Petugas-petugas dalam ICS (terutama Koordinator ICS, Anggota Panitia Pengambil Keputusan, Internal Inspektur dan Petugas Pembelian) tidak boleh mempunyai konflik kepentingan agar dapat menjalankan tugas dan kewajibannya dengan baik (netral dan obyektif). Untuk itu, mereka harus menandatangani Surat Pernyataan Konflik Kepentingan (Lampiran 7: Surat Pernyataan Konflik Kepentingan dan
Rahasia Tugas).
Koordinator ICS bertanggung jawab menjaga agar tidak terjadi konflik kepentingan dengan cara tidak menugaskan staf yang mempunyai konflik kepentingan dalam aktivitas tertentu. Inspektur Internal tidak boleh melakukan inspeksi terhadap lahan milik sendiri, lahan tetangga (lahan yang berdekatan dengan lahan miliknya), lahan teman dan lahan milik keluarganya. Inspektur Internal tidak boleh merangkap sebagai petugas pembelian untuk menjaga obyektifitas dalam inspeksi jika dibayar oleh pembeli berdasarkan jumlah yang berhasil dia setorkan ke pihak pembeli.
6. Pelatihan
6.1. Pelatihan Staf ICS
Kebijakan: Inspektur Internal adalah Staf ICS yang harus menerima pelatihan sekali setahun. Adapun Staf ICS lain tidak harus menerima pelatihan tiap tahun tetapi harus memperoleh pelatihan sesuai dengan tugas-tugasnya dalam ICS.
Pelatihan Staf ICS:
1. Pelatihan tentang Sertifikasi Organik bagi Koordinator ICS dan Internal Inspektur.
2. Pelatihan tentang Manual ICS bagi Staf ICS (Internal Inspektur, Petugas Lapang dan Panitia Pengambil Keputusan Organik).
3. Pelatihan tentang Prosedur Registrasi dan Internal Inspeksi bagi Internal Inspektur.
4. Pelatihan tentang Prosedur Pembelian dan Penjual bagi Petugas
Pembelian-Penjualan.
5. Pelatihan tentang Prosedur Pengolahan Pasca-Panen bagi Petugas
Pengolahan, Petugas Penyimpanan.
Pelatihan-pelatihan itu harus disertai praktek langsung dengan
pendampingan oleh Fasilitator dari ICS Provider (CCC). Jika ada perubahan-perubahan dalam prosedur, standar, format maka Staf ICS akan dilatih/minimal diberikan informasi tentang perubahan-perubahan yang terjadi.
6.2. Pelatihan Petani ( Bila di perlukan)
Kebijakan: Dalam program sertifikasi organik tidak sekedar memperoleh sertifikat dan ... organik. Akan tetapi yang lebih penting adalah “memperoleh” petani organik, artinya program harus mampu meningkatkan kesadaran petani akan arti penting pertanian organik dan petani bersedia menerapkan pertanian organik dengan motivasi menjaga kelestarian lingkungan, menjaga kesehatan diri dan kesehatan lingkungannya. Untuk itu perlu dilakukan pelatihan-pelatihan yang berkelanjutan bagi petani tentang bagaimana melakukan pertanian organik yang baik dan bukan hanya pertanian tanpa bahan-bahan kimia.
Pelatihan Petani Organik:
1. Pelatihan/Penyuluhan tentang Prinsip-Prinsip dan Metode Pertanian Organik.
2. Pelatihan/Penyuluhan tentang Penanggulangan Hama-Penyakit
... Organik.
3. Pelatihan/Penyuluhan tentang Pemupukan ... Organik.
4. Pelatihan/Penyuluhan tentang Penanggulangan Resiko dalam
Pertanian ... Organik.
5. Pelatihan/Penyuluhan tentang Penanganan Pasca-Panen ... Organik.
Pelatihan-pelatihan baik untuk Staf ICS maupun Petani Organik dilakukan secara terus-menerus sesuai perkembangan yang terjadi (on-going training).
7. Pembelian, Penanganan, Pengolahan, Ekspor 7.1. Prosedur Pembelian
Pembelian gelondongan ... organik dari anggota kelompok/peserta program organik ole pengurus kelompok puna Liput/pengurus ICS bagian pembelian yang ditempatkan dimasing-masing dusun.
Dalam proses pembelian gelondongan ... organik dari petani peserta program, belum melalui proses sortasi. Sortasi dilakukan ditingkat pengurus kelompok / ICS.
Waktu pembalian ditetapkan: hari selasa dan jumat setiap minggu selama musim panen.
Penanganan dan pengawasan hasil pembelian dimasing-masing dusun merupakan tanggung jawab pengurus kelompok /ICS di dusun masing-masing.
Hal-hal yang perlu di perhatikan oleh staff pembelian dimasing-masing dusun:
a. Pembelian gelondongan ... organik hanya berlaku bagi produk yang berasal dari anggota peserta program organik, dengan memperhatikan perkiraan hasil dari masing-masing anggota peserta program.
b. Mencatat hasil penimbangan/pembelian dikartu anggota dan formulir pembelian yang dipegang oleh ICS bagian pembalian di masing-masing dusun.
c. Pembayaran sesai dengan harga yang telah disepakati, dan kepada anggota diberikan kuitansi tanda terima.
7.2. Prosedur Penyimpanan
Yang diperhatikan oleh staff ICS bagian pembelian di masing-masing dusun adalah, wadah (karung) dan gudang, penyimpanan wadah harus bebas dari Bahan kimia, dan keadaan gedung pun harus memnuhi syarat organik. Dalam pengepakan di karung diberi label
... Organik ...
Kelompok Tani: Puna Liput - ... - Tanjung Bunga Jumlah: . . . Kg
7.3. Pengolahan ... Organik di Kelompok………..
Produk ... organik kelompok tani Puna Liput di kelola dalam 2 bentuk yakni:
1. ... Gelondongan
Produk ... gelondongan yang sudah dibeli oleh pengurus kelompok/ICS dijemur 1hari tanpa disortir, dikarungkan dan ditimbang dengan pemberian label, kemudian disimpan pada gedung di dusun amsing-masing sambil menunggu jadwal penjualan ke CCC Ende. 2. Kacang ... Berkulit Ari
Gelondong ... organik yang dibeli dari peserta program organik dijemur dan disortir oleh pengurus kelompok kemidian dilakukan pengacipan terpusat pada sub kelompok yang ada di dusun masing-masing yang dikoordinir atau diawasi ole staaf ICS bagian pemrosesan. Kacang ... berkulit ari ditimbang dan dikemas dalam kemasan (dos karton bebas bahan kimia) di beri label:
Kacang ... organik ... Produk ½ jadi
Produksi: Kelompok usaha bersama agribisnis ………Desa
... – ……… Berat: . . . .Kg
Tanggal Pembelian: . . .
Kacang ... berkulit ari siap dijual ke CCC Ende. 7.4. Penjualan ... Organik ke ………..
Dalam kesepakatan kelompok bahwa 2 bentu produk ... organik yaitu: ... gelondongan dan kacang ... berkulit ari di jual ke CCC Ende. Untuk itu perlu dibuat dengan menandatangani surat kontrak kerjasama antara CCC dengan pengurus kelompok Tani Puna Liput, tentang segala sesuatu berkaitan dengan penjualan ... organik, termasuk biaya transportasi, harga dan lain-lain.
PRODUSEN PENGUMPUL EKSPORTIR