Organizational assignment adalah proses yang digunakan untuk mencatat riwayat kerja karyawan yang mencakup:
• Promosi, yaitu perubahan status karyawan ke tingkat yang lebih tinggi. • Demosi, yaitu perubahan status karyawan ke tingkat yang lebih rendah. • Penugasan khusus untuk jangka waktu tertentu yang pernah dijalani oleh
karyawan yang bersangkutan. Jika karyawan menjalani penugasan khusus maka status perubahan akan digunakan oleh bagian payroll untuk meng-input tunjangan seperti tunjangna tiket pesawat.
o Proses bisnis saat ini pada Plantation (As Is)
Organizational assignment dimulai dengan diberikan form penilaian oleh bagian HRD untuk Head of Division (user) agar dapat dilakukan penilaian pada kinerja karyawan yang akan dipromosikan/ didemosikan/ diberikan penugasan khusus. Setelah dilakukan penilaian terhadap kinerja karyawan, maka Head of Division dapat mengisi form penilaian dan kemudian dikembalikan ke bagian HRD. Berdasarkan penilaian yang dituliskan dalam form akan ditinjau apakah karyawan lulus dari penilaian yang ada atau tidak. Apabila karyawan lulus dalam penilaian, maka bagian HRD akan mencetak SK dan mengirimkannya kepada karyawan yang bersangkutan.
Gambar 3.12 Proses bisnis Organizational Assignment saat ini (As Is) pada Plantation
o Proses bisnis saat ini pada Refinery (As Is)
Proses bisnis pada Refinery dimulai dengan Head of Division (user) menerima permohonan perubahan status karyawan yang diberikan kepada bagian Personnel Manager untuk dilakukan evaluasi terhadap PAR (Personnel Action Report) permohonan perubahan status karyawan. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, jika PAR permohonan perubahan status karyawan ditolak, maka Personnel Manager akan memberitahukan penolakan dan mengembalikan PAR kepada user. Untuk PAR permohonan perubahan status karyawan yang diterima akan dibuatkan surat keputusan dan menginformasikan penerimaan PAR tersebut ke bagian Staff Personalia agar dapat dilakukan revisi terhadap data karyawan dan mencetak SK untuk diberikan kepada karyawan.
Gambar 3.13 Proses bisnis organizational assignment saat ini (As Is) pada Refinery
Analisis masalah
Dengan menjalankan proses bisnis yang saat ini timbul beberapa masalah sebagai berikut:
• Data karyawan yang mencatat perubahan status status karyawan menjadi rancu karena tidak penyimpanan data karyawan yang dilakkukan oleh tiap orang berbeda sehingga sulit mengetahui mana sumber yang benar.
• Data perubahan status karyawan ini tidak dipebaharui secara berkelanjutan dikarenakan sulitnya mencari data karyawan yang akurat didalam sistem. • Perubahan status karyawan oleh bagian personal admin terkadang tidak
diinformasikan kepada bagian payroll sehingga data gaji karyawan tidak ter-update.
o Proses bisnis yang dirancang pada Plantation (to be)
Untuk proses bisnis yang baru pada bagian Plantation akan tetap sama seperti proses bisnis saat ini. Namun untuk proses mencetak SK akan dilakukan dengan memasukkan TCode PA40 (action organizational assignment) pada sistem SAP.
Gambar 3.14 Proses bisnis Organizational Assignment yang akan dirancang (to be)pada Plantation
o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery (to be)
Proses bisnis pada Refinery yang baru tetap akan menggunakan proses bisnis yang sama dengan saat ini, namun untuk proses merevisi data karyawan dan mencetak SK akan dilakukan dengan menggunakan TCode PA40 (Action Organizational Assignment) pada sistem SAP.
Gambar 3.15 Proses bisnis Organizational assignment yang dirancang (to be) pada Refinery
3.4.1.3. Confirmation
Confirmation adalah proses yang dimana dilakukan perubahan status karyawan kontrak menjadi karyawan tetap setelah masa kontraknya berakhir dan dinilai dapat meneruskan masa kerja sebagai karyawan tetap. Konfirmasi juga dilakukan untuk perubahan status bagi calon karyawan (karyawan probation).
o Proses bisnis saat ini pada Plantation (As Is)
Proses bisnis yang saat ini dimulai dengan diberikannya form penilaian kepada para Head of Division (user) sehingga user dapat melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan probation atau kontrak selama masa probation atau kontrak. Setelah melakukan penilaian, user dapat memasukkan hasil penilaian ke dalam form penilaian yang diberikan sebelumnya dan kemudian dikembalikan kebagian HRD. Bila karyawan dianggap lulus dari penilaian yang dilakukan maka bagian HRD akan mencetak SK yang menjelaskan perpanjangan kontrak bagi karyawan kontrak atau pengangkatan menjadi karyawan tetap bagi karyawan probation.
Gambar 3.16 Proses bisnis Confirmation saat ini (As Is) pada Plantation
o Proses bisnis saat ini pada Refinery (As Is)
Proses bisnis yang saat ini sedang berjalan pada PT. XYZ pada bagian Refinery untuk proses confirmation dimulai dengan diajukannya permohonan perubahan status karyawan oleh user kepada Personnel Manager. Kemudian Personnel Manager akan melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan yang mengajukan permohonan melalui PAR permohonan perubahan status karyawan. Apabila PAR tersebut ditolak maka Personnel Manager akan dikembalikan kepada user dan diberitahukan informasi penolakan. Sedangkan untuk PAR yang diterima oleh Personnel Manager akan dibuatkan SK dan pemberitahuan kepada bagian Staff Pesonalia untuk melakukan revisi atas data karyawan yang bersangkutan. Setelah itu bagian staff Personalia akan mencetak SK untuk diberikan kepada user.
Gambar 3.17 Proses bisnis Confirmation saat ini (As Is) pada Refinery
Analisis Masalah
• Data perubahan status karyawan ini tidak dipebaharui secara berkelanjutan dikarenakan sulitnya mencari data karyawan yang akurat didalam sistem. • Perubahan status karyawan terkadang terlambat diproses dikarenakan sistem
yang lama tidak memberikan informasi karyawan mana saja yang akan berakhir masa probation/masa kontraknya.
o Proses bisnis yang dirancang pada Plantation (to be)
Untuk proses bisnis Confirmation yang baru pada Plantation masih akan tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama, namun dengan menambahkan TCode PA40 untuk melakukan proses mencetak SK melalui sistem SAP.
Gambar 3.18 Proses bisnis Confirmation yang dirancang (to be) pada Plantation
o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery (to be)
Proses bisnis yang baru pada bagian Refinery akan tetap seperti proses bisnis yang sedang berlangsung saat ini, namun untuk proses memperbaharui data karyawan akan digunakan TCode PA40 untuk dapat melakukan transaksi pasa sistem SAP.
Gambar 3.19 Proses bisnis Confirmation yang dirancang (to be) pada Refinery
3.4.1.4. Termination
Secara garis besar, termination dapat dijelaskan sebagai proses pemberhentian masa kerja seorang karyawan dalam perusahaan dengan berbagai alasan, seperti karyawan mencapai masa pensiun, karyawan meninggal, karyawan mengundurkan diri dari pekerjaannya, karyawan diberhentikan secara terhormat, karyawan diberhentikan secara tidak terhormat maupun karyawan mencapai masa akhir kontrak. Proses ini dapat terjadi dengan pemicu yang berasal dari pihak perusahaan maupun dari pihak karyawan yang bersangkutan itu sendiri.
o Proses bisnis saat ini (As Is)
Proses bisnis saat ini dimulai dengan bagian HRD yang mengelola surat pengunduran diri karyawan, dimana pengelolaan ini dibedakan atas 2(dua) jenis yaitu adalah penerimaan surat penguduran diri yang diajukan oleh karyawan dan pembuatan surat pengunduran diri bagi karyawan yang telah meninggal setelah menerima surat keterangan kematian dari keluarga karyawan yang bersangkutan. Ketika HRD menerima surat pengunduran diri, maka karyawan yang bersangkutan akan terlebih dahulu melalui proses negosiasi dengan HRD untuk memastikan apakah karyawan tersebut benar-benar ingin mengundurkan diri atau tidak. Untuk karyawan yang tetap ingin mengundurkan diri maka HRD akan melakukan exit clearance dan memperbaharui data karyawan. Pembaharuan data karyawan juga akan dilakukan pada karyawan yang meninggal dunia. Kemudian bagian payroll akan melakukan perhitungan terhadap hak yang harus diterima oleh karyawan tersebut, sekaligus membuatkan Surat Referensi Kerja bagi karyawan yang mengundurkan diri
kemudian dikirimkan kepada karyawan yang bersangkutan. Pada saat bagian payroll telah melakukan perhitungan hak karyawan, pembayaran hak tersebut akan dibagi menjadi 2(dua) macam yaitu untuk karyawan yang mengundurkan diri, maka pembayaran akan diberikan kepada karyawan yang bersangkutan dan untuk karyawan yang meninggal, maka pembayaran akan diberikan kepada ahli waris karyawan yang telah meninggal tersebut.
Analisis Masalah
Dengan proses bisnis yang ada saat ini, terdapat beberapa masalah seperti: • Perhitungan hak dan kewajiban karyawan tidak terlalu tepat waktu dan
akurat karena proses mencatat data terminasi karyawan tidak selalu tepat pada waktunya dan tanggal untuk tiap pencatatan tidak akurat. Selain itu untuk masalah penyimpanan surat-surat keterangan pengunduran diri atau kematian tidak tersimpan ke dalam sistem dan mengakibatkan lamanya waktu pengurusan proses terminasi karyawan.
o Proses bisnis yang dirancang (to be)
Untuk proses bisnis yang baru, akan tetap sama seperti proses bisnis yang sedang berjalan saat ini. Namun untuk memperbaharui data karyawan dan menghitung hak karyawan dapat dilakukan memasukkan TCode PA40 (Action Termination) pada sistem SAP.