43 3.1. Profil Perusahaan
3.1.1. Latar Belakang P.T. Soltius Indonesia
PT. Soltius Indonesia adalah bagian dari Soltius Asia Pte Ltd yang berdiri pada tahun 1998. Pada tahun 2008, PT. Soltius Indonesia diakuisisi oleh P.T. Metrodata Electronics, Tbk.
PT. Soltius Indonesia merupakan perusahaan konsultan manajemen global yang menyediakan solusi bisnis yang inovatif kepada client, bekerja sebagai mitra yang mengkonseptualisasikan, mendefinisikan, mewujudkan, dan mendukung program transformasi bisnis.
Bisnis yang dijalankan adalah oleh perusahaan menawarkan software SAP kepada perusahaan client, melayani studi kelayakan, implementasi software SAP pada perusahaan client dan jasa maintenance dan controling terhadap sistem SAP dan proses bisnis yang dijalankan perusahaan client.
Sejak berdirinya PT. Soltius Indonesia dari tahun 1995, hingga saat ini perusahaan memiliki kantor di negara Singapura, Indonesia dan Thailand. Perusahaan memiliki lebih dari 180 karyawan di negara Indonesia. Perusahaan memiliki 67% karyawan sebagai SAP Consultant, 21% karyawan Sales and Management dan 12% SBO (SAP Business One) Consultant.
3.1.2. Visi dan Misi PT. Soltius Indonesia
Sebagai perusahaan yang melayani secara global, diakui oleh pelanggan, pesaing, investor, karyawan dan masyarakat sebagai mitra terpercaya dan dihargai. Nama perusahaan akan menjadi inovasi, inisiatif, dan pembangun kerja sama antar anggota-anggota perusahaan dan memiliki kemampuan dalam mengantisipasi sekaligus merespon dalam pengubahan dan penciptaan kesempatan secara efektif.
Visi yang diusung oleh PT. Soltius Indonesia sebagai bagian dari P.T. metrodata Electrinocs Tbk adalah memaksimalkan nilai bagi pemangku kepentingan dan membangun lingkungan yang ideal untuk bekerja.
45 3.1.3. Struktur Organisasi PT. Soltius Indonesia
Gambar 3.1 Struktur Organisasi P.T. Soltius Indonesia PT. METRODATA ELECTRONIS ,Tbk (MTDL) Jakarta ICT Consulting Singapore SOLTIUS ASIA PTE LTD (SAPL) Jakarta PT. SOLTIUS INDONESIA (SI) Bangkok SOLTIUS (THAILAND) LIMITED Bangkok PINNA COMPANY LIMITED (PCL) JV Company Jakarta Telco Support Services PT. XERINDO TEKNOLOGI ICT Retail Jakarta PT. MY ICON TECHNOLOGY (MIT) ICT Solution Jakarta PT. MITRA INTEGRASI INFORMATIKA (MMI) ICT Distribution JV Company Jakarta PT. SYNNEX METRODATA INDONESIA (SMI)
ICT Networking Solution
JV Company Jakarta PT.LOGICALIS METRODATA INDONESIA (LMI)
3.1.4. Latar Belakang PT. XYZ
PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan, produksi minyak goreng, minyak kelapa yang bersangkutan dengan minyak dan lemak nabati. Perusahaan ini mulai beroperasi sejak awal tahun 1970-an (terdiri dari divisi minyak goreng dan lemak nabati) dan pada awal tahun 1980-an (terdiri dari divisi perkebunan).
PT. XYZ mengikuti model agribisnis yang terintegrasi secara vertikal. Kegiatan utama mencakup seluruh mata rantai pasokan dari penelitian dan pengembangan, pemuliaan benih, budidaya dan pengolahan kelapa sawit, dan juga penyulingan, branding dan pemasaran minyak goreng, margarin, lemak nabati dan produk turunan kelapa sawit yang lain. Sebagai grup agribisnis yang terdiversifikasi PT. XYZ juga bergerak dalam budidaya dan pengolahan karet, tebu dan tanaman lain serta pengolahan kopra. PT.XYZ sudah menjadi pemimpin pasar minyak goreng, margarin dan lemak nabati bermerek di Indonesia.
PT. XYZ percaya bahwa operasional agribisnis yang terintegrasi memberikan bisnis model yang elastis dengan skala ekonomis yang signifikan dan biaya yang kompetitif. Hal ini akan meningkatkan nilai saing PT. XYZ
47 3.1.5. Struktur Organisasi PT. XYZ
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. XYZ Chief Operation Officer II Chief Operation Officer I Chief Operation Officer Refinery Technical Advisor Engineering Chief Financial Officer Information System Internal Audit Human Resources Legal & Corp Secretary Marketing & Transport GRD Research Audit Commitee
Chief Executive Officer Board Of Director
48 3.2.Struktur Organisasi Project
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Project The core project organization will
consist of team of PT. XYZ and Soltius. The team will work together
as a solid team which following structure W e e kl y M o n th ly Steering Committee PT. XYZ & SOLTIUS
Business Process Owner PT.XYZ
Project Manager PT.XYZ Change Management
PT.XYZ
CORE TEAM FROM SOLTIUS
CORE TEAM FROM PT. XYZ HRIS & Controller FROM PT. XYZ
BASIS, IT, QA ABAP HR PY TM OM, PA Project Sponsor PT.XYZ & SOLTIUS
3.3. Project Member’s Roles
Dari struktur organisasi pada Gambar 3.3 dapat dijabarkan tanggung jawab dari masing-masing peran yang ada sebagai berikut ini:
a) Project Steering Committee
Project Steering Committee adalah penyedia petunjuk secara keseluruhan bagi kelompok proyek dalam menyelesaikan masalah manajemen yang muncul pada proyek. Komite ini terdiri dari manajemen senior dari PT. XYZ, yang akan berkompromi dengan pihak sponsor untuk pengimplementasian SAP pada PT. XYZ. b) Project Manager
Dalam hal ini, manajer proyek berasal dari kedua perusahaan, yaitu dari PT. Soltius Indonesia dan PT. XYZ, dimana kedua pihak ini akan berkerja sama menangani aktivitas manajemen proyek sekaligus menjadi penghubung antar kedua perusahaan dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan sehari-hari. Manajer proyek dari PT. XYZ juga berperan dalam memastikan ketersediaan personil dalam kelompok proyek.
c) Quality Assurance
Quality Assurance bertanggung-jawab untuk memastikan kesuksesan proyek yang dilakukan, dimana PT. XYZ akan menugaskan sumber daya internal untuk bagian ini dalam rangka memastikan business practices yang terbaiklah yang digunakan dalam proyek dimana setiap tujuan yang dibuat oleh kelompok manajemen senior dicapai dalam setiap tahap dalam proyek.
d) Business Process Owners
Business Process Owners terdiri dari para manajer senior PT. XYZ dengan otoritas penuh atas suatu divisi dan proses fungsional yang menjadi para konsultan,
dimana BPO terlibat dalam proses implementasi dan menentukan apakah proses yang dilakukan dapat diterima atau tidak.
e) XYZ HRIS (Human Resource Information System)
HRIS bertanggung-jawab dalam menjalankan User Acceptance Testing dan membantu End Users dalam menjalankan sistem nantinya berdasarkan pengetahuan mendetail dan mendalam atas bisnis proses yang berkaitan dengan suatu area.
f) Core Team
Anggota kelompok proyek terdiri dari konsultan senior dari PT.Soltius Indonesia dan core team dari PT. XYZ yang bertanggung-jawab dalam proses merancang, mengkonfigurasi dan mengimplementasikan sistem.
Core team terdiri dari perwakilan dari suatu bagian tertentu dengan pengetahuan mendetail atas proses bisnis pada bagian yang diwakili, yang terlibat penuh dalam mendefinisikan Business Blueprint, User Acceptance Testing, dan proses konfigurasi sistem.
Sedangkan konsultan PT. Soltius Indonesia, selain berperan dalam ketiga proses yang disebutkan sebelumnya, juga berperan dalam menyediakan dokumentasi yang secara garis besar menjelaskan proses konfigurasi dan melakukan training terhadap end users.
3.4. Proses Bisnis PT. XYZ
PT. XYZ terdiri dari dua bagian yaitu bagian Refinery dan bagian Plantation, yang merupakan bagian yang akan menjalankan implementasi sistem SAP. Dari kedua bagian ini masing-masing memiliki cabang yang tersebar di beberapa wilayah, seperti Jakarta, Surabaya, Medan, dan beberapa wilayah lainnya.
Berkaitan dengan proses implementasi SAP pada PT. XYZ, maka berikut ini merupakan penjabaran dari proses bisnis pada sistem lama yang sebelumnya diterapkan dalam perusahaan dan juga rancangan sistem baru dengan menggunakan SAP sesuai dengan blueprint yang sudah disepakati.
3.4.1. Proses Bisnis Pada Modul Personnel Administration
Modul ini terdiri dari beberapa submodul didalamnya yang sudah disesuaikan dengan permintaan dari PT. XYZ, dimana proses bisnisnya adalah sebagai berikut:
3.4.1.1. Hiring
Proses ini meliputi perekrutan karyawan kontrak ataupun karyawan permanen dengan mencatat secara lengkap keseluruhan riwayat perekrutan karyawan mulai dari pertama kali direkrut sebagai calon karyawan masa percobaan (probation) maupun calon karyawan kontrak.
o Proses bisnis saat ini pada Plantantion (As Is)
Proses hiring dimulai dengan dikeluarkannya Permintaan Tenaga Kerja (PTK) dari user pada suatu unit yang kemudian dikirim kebagian HRD. Dari PTK tersebut maka bagian HRD akan melakukan pengecekan posisi kosong pada unit yang bersangkutan dengan user yang mengirimkan PTK. Jika ada
posisi yang kosong maka PTK akan dikirimkan dari bagian HRD ke bagian Recruitment.
Calon pelamar yang berhasil dikumpulkan oleh bagian Recruitment akan mengikuti tahap seleksi yang dilakukan oleh bagian HRD. Bila calon pelamar dapat melewati semua tahapan maka calon karyawan akan melakukan negosiasi gaji dengan Manager HRD.
Setelah tercapai kesepakatan oleh kedua belah pihak maka ata karyawan dapat segera dimasukkan kedalam sistem oleh bagian HR-Salary&Benefit dan diterbitkan pula SK Penawaran Karyawan Baru (berisi gaji, posisi, dan fasilitas yang diterima karyawan sebagai karyawan) dan SK Penetapan Gaji untuk calon karyawan.
o Proses bisnis saat ini pada Refinery Jakarta (As Is)
Proses ini dimulai dengan dibuatnya PTK (Permintaan Tenaga Kerja) yang diajukan ke bagian Recruitment. Dari PTK yang ada maka akan dilakukan pengecekan ketersediaan posisi, bila ada posisi yang bisa diisi maka dicari calon pelamar dan dilakukan seleksi terhadap para calon pelamar ini.
Jika pelamar tidak diterima maka bagian Recruitment akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar. Jika pelamar diterima akan dilakukan negosiasi gaji antara pelamar dengan Manager HRD. Bila tidak tercapai kesepakatan, maka bagian Recruitment akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar tersebut. Sedangkan untuk proses negosiasi gaji yang mencapai kesepakatan antara kedua belah pihak maka Manager HRD akan review kembali pelamar.
Untuk pelamar yang diterima, HR-Salary&Benefit akan mencetak SK dan kemudian akan dikirimkan kepada calon karyawan. Selanjutnya HR-Salary&Benefit akan memasukkan data karyawan ke dalam sistem.
o Proses bisnis saat ini pada Refinery Surabaya (As Is)
Untuk proses hiring pada Refinery Surabaya juga dimulai dengan dibuatnya PTK (Permintaan Tenaga Kerja) yang diajukan ke bagian HRD, kemudian bagian HRD akan melakukan pengecekan posisi pada bagian yang diajukan user dan dilakukan pencarian dan seleksi terhadap para calon pelamar. Jika pelamar tidak diterima maka bagian HRD akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar. Namun negosiasi gaji antara pelamar dengan Manager HR area dapat dilakukan bila calon pelamar diterima.
Bila tidak tercapai kesepakatan, maka bagian HRD akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar tersebut. Sedangkan untuk proses negosiasi gaji yang mencapai kesepakatan antara kedua belah pihak maka Manager HR area akan melakukan review terhadap pelamar.
Untuk pelamar yang diterima, HR-Salary&Benefit akan mencetak SK dan mengirimkan surat tersebut kepada calon karyawan. Kemudian data karyawan akan dimasukkan ke dalam sistem.
o Proses bisnis saat ini pada Refinery Medan (As Is)
Untuk proses hiring pada Refinery Medan dimulai dengan dibuatnya PTK (Permintaan Tenaga Kerja) yang diajukan ke bagian HRD, kemudian dilakukan pengecekan ketersediaan posisi dan dilakukan pencarian dan seleksi terhadap para calon pelamar.
Jika pelamar tidak diterima maka bagian HRD akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar. Namun negosiasi gaji antara pelamar dengan Manager HR area dapat dilakukan bila calon pelamar diterima.
Bila tidak tercapai kesepakatan, maka bagian Personalia akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar tersebut. Sedangkan untuk proses negosiasi gaji yang mencapai kesepakatan antara kedua belah pihak maka Manager HR area akan melakukan review terhadap pelamar.
Untuk pelamar yang diterima, bagian Personalia akan mencetak SK dan mengirimkan surat tersebut kepada calon karyawan. Kemudian staff Personalia akan memasukkan data karyawan ke dalam sistem berdasarkan level yang ditempati karyawan, dimana untuk karyawan dengan level dari 01-04 akan dimasukkan oleh HR-Salary&Benefit, sedangkan untuk level 05-06 akan dimasukkan kedalam sistem oleh Manager HRD.
Analisis Masalah
Dari proses bisnis saat ini yang masih menggunakan sistem secara terpisah setiap proses bisnis yang ada dalam perusahaan, termasuk dengan sistem perekrutan karyawan baru, maka terdapat beberapa masalah sebagai berikut:
• Data-data karyawan disimpan dalam suatu sistem tersendiri sehingga tidak terintegrasi dengan sistem dari bagian lain sehingga dalam menjalankan proses pengurusan karyawan menjadi rumit.
• Dengan sistem yang terpisah-pisah membuat kemungkinan terjadinya redundansi data menjadi sangat besar dan juga kemungkinan pencatatan data karyawan yang berbeda pada setiap sistem.
• Pada saat melakukan hiring user tidak mengetahui jumlah karyawan yang harus di-hiring dikarenakan structure organizational yang masih di-maintain secara manual.
• Data karyawan yang baru dimasukkan ke sistem terkadang tidak lengkap dikarenakan tidak adanya fasilitas yang tersedia dalam sistem yang lama.
o Proses bisnis yang dirancang pada Plantation Jakarta (to be)
Proses bisnis untuk proses hiring karyawan baru dengan menggunakan sistem SAP akan tetap sama dengan proses bisnis yang lama dan dapat digambarkan sebagai berikut:
o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery Jakarta (to be)
Untuk proses bisnis yang dirancang untuk Refinery Jakarta (to be) dimulai dengan dibuatnya PTK (Permintaan Tenaga Kerja) oleh pihak user yang berasal dari suatu divisi yang kemudian diajukan kebagian Recruitment. Setelah menerima PTK, maka bagian Recruitment akan mengecek ketersediaan posisi pada bagian yang mengajukan PTK. Bila tersedia posisi, maka akan dilakukan pencarian calon pelamar. Dari calon pelamar yang ada dilakukan seleksi untuk menentukan apakah calon pelamar diterima atau tidak. Apabila karyawan tidak diterima maka bagian Recruitment akan mengirimkan surat penolakan kepada calon pelamar, dan untuk calon pelamar yang diterima maka akan diteruskan dengan proses negosiasi gaji dengan Manager HRD. Jika tidak tercapai kesepakatan atas negosiasi gaji maka bagian Recruitment akan mengirimkan surat penolakan terhadap pelamar, sedangkan untuk negosiasi yang mencapai kesepakatan maka Manager HRD akan melakukan review terhadap pelamar. Untuk pelamar yang diterima akan dimasukkan datanya kedalam sistem dan dibuatkan SK oleh bagian Recruitment dimana SK yang sudah dibuat akan dikirimkan kepada karyawan oleh HR-Salary&Benefit. Kemudian Manager HRD juga mengirimkan data gaji calon karyawan kepada HR-Salary&Benefit untuk dilakukan update data.
o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery Surabaya (to be)
Proses bisnis yang baru akan tetap sama dengan proses bisnis yang berlaku saat ini namun untuk proses memasukkan data karyawan dan juga mencetak SK akan dilakukan melalui TCode PA40 (action Perekrutan).
Gambar 3.10 Proses bisnis hiring yang dirancang (To be) pada Refinery Surabaya
Sama seperti proses bisnis yang baru pada Medan, proses bisnis baru yang berlaku di Medan juga akan mengikuti proses bisnis yang ada saat ini. U
ntuk menjalankan proses memasukkan data karyawan dan mencetak SK akan menggunakan SAP dengan TCode PA40 (action Perekrutan).
3.4.1.2. Organizational Assignment
Organizational assignment adalah proses yang digunakan untuk mencatat riwayat kerja karyawan yang mencakup:
• Promosi, yaitu perubahan status karyawan ke tingkat yang lebih tinggi. • Demosi, yaitu perubahan status karyawan ke tingkat yang lebih rendah. • Penugasan khusus untuk jangka waktu tertentu yang pernah dijalani oleh
karyawan yang bersangkutan. Jika karyawan menjalani penugasan khusus maka status perubahan akan digunakan oleh bagian payroll untuk meng-input tunjangan seperti tunjangna tiket pesawat.
o Proses bisnis saat ini pada Plantation (As Is)
Organizational assignment dimulai dengan diberikan form penilaian oleh bagian HRD untuk Head of Division (user) agar dapat dilakukan penilaian pada kinerja karyawan yang akan dipromosikan/ didemosikan/ diberikan penugasan khusus. Setelah dilakukan penilaian terhadap kinerja karyawan, maka Head of Division dapat mengisi form penilaian dan kemudian dikembalikan ke bagian HRD. Berdasarkan penilaian yang dituliskan dalam form akan ditinjau apakah karyawan lulus dari penilaian yang ada atau tidak. Apabila karyawan lulus dalam penilaian, maka bagian HRD akan mencetak SK dan mengirimkannya kepada karyawan yang bersangkutan.
Gambar 3.12 Proses bisnis Organizational Assignment saat ini (As Is) pada Plantation
o Proses bisnis saat ini pada Refinery (As Is)
Proses bisnis pada Refinery dimulai dengan Head of Division (user) menerima permohonan perubahan status karyawan yang diberikan kepada bagian Personnel Manager untuk dilakukan evaluasi terhadap PAR (Personnel Action Report) permohonan perubahan status karyawan. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, jika PAR permohonan perubahan status karyawan ditolak, maka Personnel Manager akan memberitahukan penolakan dan mengembalikan PAR kepada user. Untuk PAR permohonan perubahan status karyawan yang diterima akan dibuatkan surat keputusan dan menginformasikan penerimaan PAR tersebut ke bagian Staff Personalia agar dapat dilakukan revisi terhadap data karyawan dan mencetak SK untuk diberikan kepada karyawan.
Gambar 3.13 Proses bisnis organizational assignment saat ini (As Is) pada Refinery
Analisis masalah
Dengan menjalankan proses bisnis yang saat ini timbul beberapa masalah sebagai berikut:
• Data karyawan yang mencatat perubahan status status karyawan menjadi rancu karena tidak penyimpanan data karyawan yang dilakkukan oleh tiap orang berbeda sehingga sulit mengetahui mana sumber yang benar.
• Data perubahan status karyawan ini tidak dipebaharui secara berkelanjutan dikarenakan sulitnya mencari data karyawan yang akurat didalam sistem. • Perubahan status karyawan oleh bagian personal admin terkadang tidak
diinformasikan kepada bagian payroll sehingga data gaji karyawan tidak ter-update.
o Proses bisnis yang dirancang pada Plantation (to be)
Untuk proses bisnis yang baru pada bagian Plantation akan tetap sama seperti proses bisnis saat ini. Namun untuk proses mencetak SK akan dilakukan dengan memasukkan TCode PA40 (action organizational assignment) pada sistem SAP.
Gambar 3.14 Proses bisnis Organizational Assignment yang akan dirancang (to be)pada Plantation
o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery (to be)
Proses bisnis pada Refinery yang baru tetap akan menggunakan proses bisnis yang sama dengan saat ini, namun untuk proses merevisi data karyawan dan mencetak SK akan dilakukan dengan menggunakan TCode PA40 (Action Organizational Assignment) pada sistem SAP.
Gambar 3.15 Proses bisnis Organizational assignment yang dirancang (to be) pada Refinery
3.4.1.3. Confirmation
Confirmation adalah proses yang dimana dilakukan perubahan status karyawan kontrak menjadi karyawan tetap setelah masa kontraknya berakhir dan dinilai dapat meneruskan masa kerja sebagai karyawan tetap. Konfirmasi juga dilakukan untuk perubahan status bagi calon karyawan (karyawan probation).
o Proses bisnis saat ini pada Plantation (As Is)
Proses bisnis yang saat ini dimulai dengan diberikannya form penilaian kepada para Head of Division (user) sehingga user dapat melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan probation atau kontrak selama masa probation atau kontrak. Setelah melakukan penilaian, user dapat memasukkan hasil penilaian ke dalam form penilaian yang diberikan sebelumnya dan kemudian dikembalikan kebagian HRD. Bila karyawan dianggap lulus dari penilaian yang dilakukan maka bagian HRD akan mencetak SK yang menjelaskan perpanjangan kontrak bagi karyawan kontrak atau pengangkatan menjadi karyawan tetap bagi karyawan probation.
Gambar 3.16 Proses bisnis Confirmation saat ini (As Is) pada Plantation
o Proses bisnis saat ini pada Refinery (As Is)
Proses bisnis yang saat ini sedang berjalan pada PT. XYZ pada bagian Refinery untuk proses confirmation dimulai dengan diajukannya permohonan perubahan status karyawan oleh user kepada Personnel Manager. Kemudian Personnel Manager akan melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan yang mengajukan permohonan melalui PAR permohonan perubahan status karyawan. Apabila PAR tersebut ditolak maka Personnel Manager akan dikembalikan kepada user dan diberitahukan informasi penolakan. Sedangkan untuk PAR yang diterima oleh Personnel Manager akan dibuatkan SK dan pemberitahuan kepada bagian Staff Pesonalia untuk melakukan revisi atas data karyawan yang bersangkutan. Setelah itu bagian staff Personalia akan mencetak SK untuk diberikan kepada user.
Gambar 3.17 Proses bisnis Confirmation saat ini (As Is) pada Refinery
Analisis Masalah
• Data perubahan status karyawan ini tidak dipebaharui secara berkelanjutan dikarenakan sulitnya mencari data karyawan yang akurat didalam sistem. • Perubahan status karyawan terkadang terlambat diproses dikarenakan sistem
yang lama tidak memberikan informasi karyawan mana saja yang akan berakhir masa probation/masa kontraknya.
o Proses bisnis yang dirancang pada Plantation (to be)
Untuk proses bisnis Confirmation yang baru pada Plantation masih akan tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama, namun dengan menambahkan TCode PA40 untuk melakukan proses mencetak SK melalui sistem SAP.
Gambar 3.18 Proses bisnis Confirmation yang dirancang (to be) pada Plantation
o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery (to be)
Proses bisnis yang baru pada bagian Refinery akan tetap seperti proses bisnis yang sedang berlangsung saat ini, namun untuk proses memperbaharui data karyawan akan digunakan TCode PA40 untuk dapat melakukan transaksi pasa sistem SAP.
Gambar 3.19 Proses bisnis Confirmation yang dirancang (to be) pada Refinery
3.4.1.4. Termination
Secara garis besar, termination dapat dijelaskan sebagai proses pemberhentian masa kerja seorang karyawan dalam perusahaan dengan berbagai alasan, seperti karyawan mencapai masa pensiun, karyawan meninggal, karyawan mengundurkan diri dari pekerjaannya, karyawan diberhentikan secara terhormat, karyawan diberhentikan secara tidak terhormat maupun karyawan mencapai masa akhir kontrak. Proses ini dapat terjadi dengan pemicu yang berasal dari pihak perusahaan maupun dari pihak karyawan yang bersangkutan itu sendiri.
o Proses bisnis saat ini (As Is)
Proses bisnis saat ini dimulai dengan bagian HRD yang mengelola surat pengunduran diri karyawan, dimana pengelolaan ini dibedakan atas 2(dua) jenis yaitu adalah penerimaan surat penguduran diri yang diajukan oleh karyawan dan pembuatan surat pengunduran diri bagi karyawan yang telah meninggal setelah menerima surat keterangan kematian dari keluarga karyawan yang bersangkutan. Ketika HRD menerima surat pengunduran diri, maka karyawan yang bersangkutan akan terlebih dahulu melalui proses negosiasi dengan HRD untuk memastikan apakah karyawan tersebut benar-benar ingin mengundurkan diri atau tidak. Untuk karyawan yang tetap ingin mengundurkan diri maka HRD akan melakukan exit clearance dan memperbaharui data karyawan. Pembaharuan data karyawan juga akan dilakukan pada karyawan yang meninggal dunia. Kemudian bagian payroll akan melakukan perhitungan terhadap hak yang harus diterima oleh karyawan tersebut, sekaligus membuatkan Surat Referensi Kerja bagi karyawan yang mengundurkan diri
kemudian dikirimkan kepada karyawan yang bersangkutan. Pada saat bagian payroll telah melakukan perhitungan hak karyawan, pembayaran hak tersebut akan dibagi menjadi 2(dua) macam yaitu untuk karyawan yang mengundurkan diri, maka pembayaran akan diberikan kepada karyawan yang bersangkutan dan untuk karyawan yang meninggal, maka pembayaran akan diberikan kepada ahli waris karyawan yang telah meninggal tersebut.
Analisis Masalah
Dengan proses bisnis yang ada saat ini, terdapat beberapa masalah seperti: • Perhitungan hak dan kewajiban karyawan tidak terlalu tepat waktu dan
akurat karena proses mencatat data terminasi karyawan tidak selalu tepat pada waktunya dan tanggal untuk tiap pencatatan tidak akurat. Selain itu untuk masalah penyimpanan surat-surat keterangan pengunduran diri atau kematian tidak tersimpan ke dalam sistem dan mengakibatkan lamanya waktu pengurusan proses terminasi karyawan.
o Proses bisnis yang dirancang (to be)
Untuk proses bisnis yang baru, akan tetap sama seperti proses bisnis yang sedang berjalan saat ini. Namun untuk memperbaharui data karyawan dan menghitung hak karyawan dapat dilakukan memasukkan TCode PA40 (Action Termination) pada sistem SAP.
3.4.2. Proses Bisnis Pada Modul Time Management
3.4.2.1. Changes in work schedule
Changes in work schedule mengatur waktu kerja karyawan, dimana diwajibkan pada waktu tertentu karyawan harus masuk bekerja maupun diperbolehkan untuk istirahat kerja, pengaturan waktu kerja ini diatur dengan sistem secara bergantian (Shift) yang dibuat dalam jadwal hari kerja, jam kerja serta hari libur karyawan, perubahan jadwal kerja pada karyawan dapat disebabkan oleh berbagai macam hal, misalnya seperti mutasi karyawan, tukar Shift/ tukar hari libur, ataupun masuk ketika pada hari libur
o Proses bisnis saat ini pada Refinery dan Plantation (As Is):
Jika ada karyawan ingin yang mengajukan perubahan jadwal kerjanya yang mungkin disebabkan oleh mutasi karyawan seperti karyawan dari Jakarta menggantikan karyawan Medan / Surabaya yang berhalangan, tukar Shift/ tukar hari libur yang sesuai dengan karyawan tersebut, maka karyawan tersebut bisa datang ke bagian HRD untuk mengambil form Perubahan Jadwal dan dapat melakukan pengisian form Perubahan Jadwal yang sudah ada, sesuai dengan jadwal yang akan diajukan oleh karyawan tersebut, lalu setelah itu karyawan harus meminta persetujuan terlebih dahulu dari atasan mengenai perubahan jadwal yang telah diajukan melalui form Perubahan Jadwal tersebut, jika tidak disetujui maka karyawan tidak dapat melakukan perubahan jadwal kerjanya, tetapi jika form Perubahan Jadwal telah disetujui maka karyawan dapat menyerahkan form Perubahan Jadwal yang sudah disetujui tersebut kepada
bagian Time-Admin, dan Time Admin dapat segera melakukan peng-input-an jadwal baru yang telah diajukan oleh karyawan yang bersangkutan ke dalam sistem.
o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery dan Plantation (To be):
Untuk proses bisnis perubahan jadwal kerja yang baru pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan TCode tertentu untuk untuk melakukan proses peng-input-an jadwal kerja yang baru yang diajukan melalui form perubahan jadwal kerja.
3.4.2.2. Submission to annual leave
Submission to annual leave mengatur untuk pengambilan hak cuti bagi setiap karyawan agar nantinya tidak akan menganggu kegiatan proses bisnis, baik produksi maupun organisasi. Hak cuti atau tidak masuk bekerja yang dimiliki oleh setiap karyawan harus sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku di perusahaan.
o Proses bisnis saat ini pada Refinery dan Plantation (As Is) :
Setiap karyawan yang ingin mengambil cuti wajib harus mengajukan permintaan cuti terlebih dahulu kepada Time-Admin, kemudian Time-Admin akan mencetak form Permintaan Cuti beserta sisa cuti tahunan dari karyawan tersebut, jika sisa cuti karyawan tersebut tidak mencukupi/ sudah habis dipakai, maka karyawan tidak dapat mengajukan cuti lagi, tetapi jika karyawan tersebut masih memiliki sisa hak cuti maka karyawan yang bersangkutan dapat meminta persetujuan Time-Admin untuk membawa form Permintaan Cuti tahunan tersebut beserta laporan sisa cuti tahunan untuk diserahkan kepada atasannya dan meminta persetujuan atas pengajuan cutinya, jika pengajuan tersebut tidak disetujui oleh atasannya maka karyawan tersebut tidak dapat mengambil cuti, jika disetujui maka karyawan tersebut dapat mengembalikan form Permintaan Cuti yang sudah disetujui kepada Time-Admin untuk nantinya akan di-input datanya ke dalam sistem.
Gambar 3.24 Proses bisnis Submission to Annual Leave of Refinery and Plantation saat ini (As Is)
o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery dan Plantation (To be):
Untuk proses bisnis pengajuan cuti tahunan yang baru pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode pada sistem SAP untuk melakukan proses peng-input-an cuti tahunan karyawan yang diajukan melalui form cuti tahunan.
Gambar 3.25 Proses bisnis Submission to Annual Leave of Refinery and Plantation yang dirancang (to be)
3.4.2.3. Submission leave non quotas, permits or pain
Submission leave non quotas, permits or pain mengatur ketidakhadiran karyawan yang tidak akan mengurangi kuota cuti tahunan. Cuti non-kuota/ izin/ sakit merupakan izin tidak masuk bekerja tanpa mengurangi hak-hak karyawan (gaji) kecuali untuk sakit berkepanjangan sebagaimana sesuai dengan undang-undang yang berlaku di perusahaan. Jika karyawan yang berhalangan masuk kerja maka karyawan wajib secepatnya untuk memberitahukan hal tersebut kepada Head Of Division, agar dapat segera diproses dan tidak dihitung sebagai alpha.
Berikut contoh jenis – jenis cuti non-kuota untuk Jakarta dan Medan
Jenis Absen Min Days Max days Working Days Deduction
Libur Bersama 1 X
Dispensasi 1 X
Ijin Perkawinan Karyawan 1 3 X
Ijin Perkawinan Anak 1 2 X
Ijin Ist melahir/guguran 1 2 X
Ijin Kel(SIA Sah) Mnggl 1 5 X
Ijin Kel(OM Kndg) Mnggl 1 2 X
Ijin Mantu/SdrKndg Mnggl 1 2 X
Ijin Khitan/Baptis Anak 1 2 X
Ijin Perkawinan Sdr Kndg 1 1 X
Ijin Waktu Kerja 1 X
Cuti Ibadah 1 40
Cuti Melahirkan 1 90
Cuti Gugur Kandungan 1 45
Ijin SIAKndg SkPrh/Opname 1 2 X
Ijin OT Kndg SkPrh/Opname 1 1 X
Ijin Pengurusan KTP/SIM 1 1 X
Cuti Haid 1 X
Ijin Kel. Sermh Meninggal 1 1 X
Ijin Force Majeur-R.Prbd 1 2 X
Ijin Force Majeur-R.Ktrk 1 1 X
Sakit Dengan Surat Dokter 1 X
Sakit Berkepanjangan 1
Mangkir 1 X
Ijin Potong Gaji 1 X X
o Proses bisnis saat ini pada Refinery dan Plantation :
Untuk setiap karyawan ingin izin tidak masuk kerja dikarenakan kondisi tertentu, seperti izin pernikahan anak kandung dan izin melahirkan maka karyawan dapat mengajukan cuti non kuota/ izin maupun sakit dengan mengajukan form Izin kepada bagian HRD. Setelah itu karyawan dapat membawa form Izin tersebut untuk meminta persetujuan dari atasannya beserta lampiran – lampiran yang dibutuhkan, contohnya: surat sakit dari dokter atau kartu undangan pernikahan anak kandungnya, jika tidak disetujui maka karyawan tidak dapat izin, jika disetujui oleh atasanya maka karyawan tersebut dapat mengembalikan form Izin yang sudah disetujui kepada bagian Time-Admin untuk nantinya di-input izin/ cuti non-kuota dari karyawan yang bersangkutan tersebut ke dalam sistem.
Gambar 3.26 Proses bisnis Submission leave non quotas, permits or pain saat ini (As Is)
o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery dan Plantation (to be):
Untuk proses bisnis pengajuan cuti non-kuota/ izin/ sakit yang dirancang pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode pada sistem SAP untuk melakukan proses peng-input-an izin karyawan yang diajukan melalui form izin/ cuti non-kuota.
Gambar 3.27 Proses bisnis Submission leave non quotas, permits or pain yang dirancang (to be)
3.4.2.4. Absence due to suspension
Absence due to suspension mengatur ketidakhadiran karyawan yang dikarenakan oleh skorsing yang diberikan oleh perusahaan. Skorsing merupakan jenis ketidakhadiran karyawan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan karena karyawan yang bersangkutan telah melanggar peraturan baik dalam perusahaan maupun undang-undang negara. Salah satu contohnya adalah ditahan oleh pihak yang berwajib atas perbuatan tindak pidana yang dilakukan oleh karyawan tersebut misalnya karyawan tersebut adalah pengedar narkoba, ataupun buronan karena kasus pembunuhan.
o Proses bisnis saat ini pada Refinery dan Plantation (As /Is):
HR-Admin akan mengidentifikasi pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan kemudian akan diberitahukan kepada Head of Division dari karyawan yang bersangkutan, lalu Head Of Division dari karyawan tersebut akan mengajukan permintaan skorsing untuk karyawan yang melanggar ke HR-Admin (HRD), HR-HR-Admin akan melakukan pencetakan Surat Peringatan (SP) yang menyatakan bahwa karyawan akan mendapatkan skorsing karena pelanggaran yang dilakukan, setelah itu Surat Peringatan (SP) akan diberikan ke karyawan yang bersangkutan dan HR-Admin akan meng-input ketidakhadiran karyawan yang dikarenakan oleh skorsing ke dalam sistem.
Gambar 3.28 Proses bisnis pada Absence due to suspension yang saat ini (As Is)
o Proses bisnis yang dirancang pada Refinery dan Plantation (To be):
Untuk proses bisnis skorsing yang dirancang pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode di sistem SAP untuk melakukan proses peng-input-an ketidakhadiran karyawan karena skorsing yang disebabkan oleh pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut.
Gambar 3.29 Proses bisnis Absence due to suspension yang dirancang untuk (to be)
3.4.2.5. Submission to official travel
Submission to official travel mengatur ketidakhadiran karyawan dikarenakan karyawan yang bersangkutan sedang melakukan perjalanan dinas. Bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas maka akan mempunyai perhitungan tersendiri terhadap tunjangan yang akan didapat tergantung dari perjalanan dinas yang dilakukan.
Untuk perjalanan dinas tersebut dibagi menjadi 2(dua) jenis :
• Submission to official travel within the city yaitu perjalanan dinas dalam kota ,dimana perjalanan dinas karyawan tetap berada di kota tempat karyawan tersebut bekerja, contoh: sesama area di kota Jakarta
• Official travel out of town yaitu perjalanan dinas luar kota, dimana karyawan melakukan perjalanan keluar kota dari tempat asal dimana karyawan tersebut bekerja, contoh: dari Jakarta ke Surabaya
o Proses bisnis saat ini untuk Submission to official travel within the city pada Refinery dan Plantation (As Is):
Submission to official travel within the city mengatur karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas, karyawan wajib mengajukan perjalanan dinasnya terlebih dahulu ke bagian HRD, karyawan yang bersangkutan dapat meminta dan mengisi form Perjalanan Dinas yang terdapat di HRD, setelah itu karyawan dapat membawa form Perjalanan Dinas tersebut dan meminta persetujuan dari Head Of Division , jika tidak disetujui maka karyawan tersebut tidak dapat melakukan perjalanan dinas, tetapi jika telah disetujui maka
karyawan tersebut dapat mengembalikan form Perjalanan Dinas kepada Time-Admin untuk nantinya akan di-input datanya ke dalam sistem.
Gambar 3.30 Proses bisnis Submission to official travel within the city saat ini pada (As Is)
o Proses bisnis yang dirancang untuk Submission to official travel within the city padaRefinery dan Plantation (to be):
Submission to official travel within the city mengatur proses bisnis pengajuan perjalanan dinas dalam kota yang dirancang pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode pada sistem SAP untuk melakukan proses peng-input-an perjalanan dinas karyawan.
Gambar 3.31 Proses bisnis Submission to official travel within the city yang dirancang untuk (to be)
o Proses bisnis saat ini untukOfficial travel out of town pada Refinery dan Plantation (As Is):
Official travel out of town mengatur perjalanan dinas ke luar kota, karyawan wajib mengajukan perjalanan dinas luar kota kepada bagian HRD, karyawan yang bersangkutan meminta dan mengisi form Otorisasi Perjalanan Dinas kepada bagian HRD setelah itu karyawan dapat membawa form Otorisasi Perjalanan Dinas dan meminta persetujuan dari Head Of Division, jika tidak disetujui makan karyawan tidak dapat melakukan perjalanan dinas ke luar kota, tetapi jika disetujui maka karyawan melanjutkan untuk meminta persetujuan dari Pejabat Setempat di daerah tujuan perjalanan dinas, jika tidak disetujui makan karyawan tersebut tidak dapat melakukan perjalanan dinas keluar kota, tetapi setelah semuanya sudah menyetujui maka karyawan bisa mengembalikan form Otorisasi Perjalanan Dinas yang sudah disetujui oleh Head Of Division dan Pejabat Setempat, dikembalikan kepada Time-Admin untuk di-input-kan perjalanan dinas keluar kota nya kedalam sistem.
o Proses bisnis yang dirancang untuk Official travel out of town Refinery dan Plantation (to be):
Official travel out of town mengatur pengajuan perjalanan dinas luar kota yang dirancang pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode pada sistem SAP untuk melakukan proses peng-input-an perjalanan dinas karyawan.
3.4.2.6. Submission to overtime
Submission to overtime berfungsi mencatat seluruh kegiatan lembur berdasarkan jam yang telah ditetapkan oleh Head Of Division yang bersangkutan. Seluruh kegiatan lembur karyawan yang telah disetujui oleh Head Of Division nantinya digunakan untuk dilakukan perhitungan lembur karyawan merupakan hasil perbandingan dari renc9ana kerja harian karyawan tersebut dengan data aktual jam kerja karyawan tersebut
Perhitungan lembur untuk karyawan yang berlaku di Refinery dan Plantation terbagi menjadi 4(empat) bagian:
• Perhitungan Lembur Hari biasa, lembur yang diberikan kepada karyawan jika keesokan harinya merupakan adalah hari libur, contohnya hari jumat keesokannya adalah hari free (Sabtu).
• Perhitungan lembur hari libur, lembur yang diberikan kepada karyawan pada saat hari tersebut adalah hari free dari karyawan (sabtu / minggu / libur nasional).
• Perhitungan lembur hari istimewa, lembur yang diberikan kepada karyawan pada saat hari libur istimewa (natal, lebaran, imlek).
• Perhitungan Rounding, lembur yang diberikan pada hari biasa menurut jam rencana kerja.
Perhitungan lembur saat ini:
I. Perhitungan lembur untuk karyawan yang berlaku di Refinery dan Plantation ada 3(tiga) perhitungan:
• Perhitungan Lembur Hari Biasa (1,5x untuk 1 jam pertama, 2x untuk jam berikutnya) :
Bila seorang karyawan mempunyai jadwal kerja mulai dari 08:00 – 17:00 di hari jumat dan aktual jam kerja karyawan tersebut adalah dari jam 08:00 – 01:00 hari sabtu, dimana jadwal karyawan pada hari sabtu adalah free (berlaku juga bila besok hari libur nasional). Perintah lembur diberikan pada jam 17:00 – 01:00.
Cara perhitungan lemburnya adalah
17:00 – 18:00 adalah 1 Jam = 1,5 * 1 Jam = 1,5
18:00 – 01:00 adalah 7 Jam = 2 * 7 Jam = 14
Maka total perhitungannya adalah 15,5 jam.
• Perhitungan Lembur Hari Libur (2x: 7 jam pertama, 3x: jam ke-8, 4x: jam ke-9 dst) :
Bila seorang karyawan bekerja lembur mulai dari 08:00 di hari minggu hingga 01:00 di hari senin, dimana jadwal karyawan pada hari minggu adalah free (berlaku juga untuk hari libur nasional kecuali hari libur istimewa) dan hari senin adalah OFC1 (08:00 – 17:00). Perintah lembur diberikan pada jam 08:00 – 01:00.
08:00 – 15:00 7 Jam = 2 * 7 Jam = 14
15:00 – 16:00 1 Jam = 3 * 1 Jam = 3
16:00 – 01:00 9 Jam = 4 * 9 Jam = 27
Maka total perhitungannya adalah 34 jam.
• Perhitungan Lembur Hari Istimewa (3x: 8 jam pertama, 4x: jam ke-9 dst) : Refinery Medan tidak mengenal lembur hari istimewa (hanya mengakui perhitungan lembur hari biasa dan lembur hari libur). Hari Istimewa antara lain Hari Lebaran, 17 Agustus, Tahun Baru, Natal, Cuti Bersama H- 1 Lebaran, Cuti Bersama H+2 Lebaran. Bila seorang karyawan bekerja lembur mulai dari 08:00 di tanggal 17 Agustus hingga 01:00 di tanggal 18 Agustus. Perintah lembur diberikan pada jam 08:00 – 01:00.
Cara perhitungan lembur adalah
08:00 – 16:00 8 Jam = 3 * 8 Jam = 24
16:00 – 01:00 9 Jam = 4 * 9 Jam = 27 Maka total perhitungannya adalah 51 jam.
II. Rounding yang berlaku • Refinery Jakarta :
Bila seorang karyawan mempunyai rencana kerja mulai dari 08:00 – 17:00 di hari jumat dan aktual jam kerja karyawan tersebut adalah dari jam 08:00 – 21:40. Perintah lembur diberikan pada jam 17:00 – 22:00.
Cara perhitungan lembur adalah
17:00 – 18:00 1 Jam = 1,5 * 1 Jam = 1,5
18:00 – 21:40 3 Jam 40 menit = 2 * 3,5 Jam (rounding) = 7
Maka total perhitungannya adalah 8,5 jam
Menit Jam 0-29 0 30-44 0,5 45-89 1 90-104 1,5 105-149 2 Dst
Tabel 3.2 Perhitungan Jakarta
• Refinery Medan :
Bila seorang karyawan mempunyai rencana kerja mulai dari 08:00 – 17:00 di hari jumat dan aktual jam kerja karyawan tersebut adalah dari jam 08:00 – 21:40. Perintah lembur diberikan pada jam 17:00 – 22:00.
Cara perhitungan lembur adalah
17:00 – 18:00 1 Jam = 1,5 * 1 Jam = 1,5
18:00 – 21:40 3 Jam 40 menit = 2 * 3,5 Jam (rounding) = 7
Maka total perhitungannya adalah 8,5 jam
Menit Jam 0-44 0 45-89 1 90-149 1,5 105-149 2 Dst
Tabel 3.3 Perhitungan Medan
• Refinery Surabaya :
Bila seorang karyawan mempunyai rencana kerja mulai dari 08:00 – 17:00 di hari jumat dan aktual jam kerja karyawan tersebut adalah dari jam 08:00 – 21:40. Perintah lembur diberikan pada jam 17:00 – 22:00.
Cara perhitungan lembur adalah
17:00 – 18:00 1 Jam = 1,5 * 1 Jam = 1,5
18:00 – 21:40 3 Jam 40 menit = 2 * 3 Jam (rounding) = 6
Menit Jam
0-59 0
60-119 1
Dst
Tabel 3.4 Perhitungan Surabaya
III. Rounding tidak berlaku untuk Plantation To be:
• Sama Seperti As Is
• Rounding lembur Refinery Jakarta dan Medan akan mengikuti aturan rounding lembur Surabaya (pembulatan 1 jam) yaitu dengan perhitungan:
Menit Jam
0-59 0
60-119 1
Dst
Tabel 3.5 Perhitungan Surabaya (to be)
o Proses bisnis saat ini untuk Submission to overtime pada Refinery dan Plantation (As Is)
Perintah lembur dibuat oleh Head Of Division dengan mengisi form Surat Perintah Lembur (SPL) yang terdapat di HRD, lalu form Surat Perintah Lembur tersebut akan diberikan kepada karyawan yang ditugaskan untuk lembur agar segera ditanda tangani, setelah itu karyawan meminta persetujuan kepada Time-Admin untuk mengisi realisasi jam lembur, setelah itu karyawan meminta persetujuan Head Of Division dari karyawan tersebut, jika tidak disetujui maka karyawan tidak dapat melaksanakan lembur dengan jam lembur yang dibuat oleh karyawan tersebut, tetapi jika telah disetujui karyawan dapat mengembalikan form Surat Perintah Lembur (SPL) tersebut ke Time-Admin untuk nantinya akan segera di-input surat perintah lemburnya ke dalam sistem, yang nantinya digunakan untuk perhitungan payroll dari lembur – lembur yang telah dilakukan karyawan.
o Proses bisnis yang dirancang untuk Submission to overtime pada Refinery dan Plantation (To be) :
Untuk proses bisnis pengajuan lembur yang dirancang pada bagian Refinery dan Plantation masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode pada sistem SAP untuk melakukan proses peng-input-an perintah lembur yang diberikan kepada karyawan yang ditugaskan untuk lembur.
Gambar 3.35 Proses bisnis Submission to overtimeyang dirancang (to be)
3.4.2.7. Upload Attendance data
Upload Attendance data mencatat informasi mengenai aktual jam kehadiran karyawan. Data yang akan di-upload adalah data absen karyawan yaitu data Clock-in dan Clock-out yang juga merupakan bagian dalam sistem untuk melakukan pencatatan kehadiran aktual karyawan dalam satu harinya. Data yang nantinya akan di-upload adalah data yang diterima dari mesin absensi karyawan ataupun dari pencatatan manual yang disebabkan hal-hal tertentu misalnya, karyawan baru yang belum didaftarkan ke mesin absensi, ataupun tidak membawa ID card ataupun kerusakan pada mesin pencatat waktu.
o Proses bisnis saat ini untuk Upload Attendance data pada Refinery dan Plantation (As Is):
Karyawan yang masuk bekerja dapat melakukan absen melalui mesin pencatat kehadiran/ mesin absensi yang sudah tersedia di masing masing kantor. Setelah melakukan absen data karyawan akan disimpan didalam server baik untuk absen datang maupun absen sebelum pulang. Time Admin akan menjalankan sebuah program yang akan menghasilkan file berupa text file yang berisikan data kehadiran karyawan yang sudah tersimpan di server melalui mesin absensi. Text file yang sudah didapat tadi akan dimasukkan kembali ke dalam program yang nantinya akan dilakukan proses validasi dan cleansing data untuk menentukan data mana yang merupakan clock-in dan data mana yang merupakan clock-out, sehingga pada akhirnya seorang karyawan hanya akan mempunyai satu pasang data Clock-in dan Clock-out.
o Proses bisnis yang dirancang untuk Upload Attendance data pada Refinery dan Plantation (To be ):
Karyawan yang masuk bekerja dapat melakukan absen melalui mesin pencatat kehadiran/ mesin absensi yang sudah tersedia di masing masing kantor. Setelah melakukan absen data karyawan akan disimpan didalam server baik untuk absen datang maupun absen sebelum pulang, kemudian Time Admin akan menjalankan sebuah program yang akan menghasilkan file berupa text file yang berisikan data kehadiran karyawan yang sudah tersimpan di server melalui mesin absensi.
Untuk memudahkan pembacaan text file yang dihasilkan, maka judul dari text file adalah XYZ_XXXXXXX-DDMMYYYYhhmm.txt, dimana:
XYZ (format pertamanya) : PT. XYZ
XXXXXXX : Nama Daerah masing-masing (Contoh : Medan, Surabaya, Pluit ,Priok)
DD : Tanggal penarikan data MM : Bulan penarikan data YYYY : Tahun penarikan data hh : Jam penarikan data mm : Menit penarikan data
Contoh: XYZ_Medan-040720121130.txt, dengan membaca judul ini diharapkan pengertian yang didapatkan adalah data kehadiran untuk PT XYZ di Medan telah dilakukan penarikan data pada tanggal 04 Juli 2012 dengan jam 11:30.
Lalu isi dari text file tersebut akan mempunyai format yaitu NNNNNNNNYYYYMMDDhhmmZZzz, dimana:
NNNNNNNN : NIK SAP (8 char)
YYYY : Tahun (4 char) MM : Bulan (2 char) DD : Tanggal (2 char) hh : Jam (2 char)
mm : Menit (2 char)
ZZzz: Terminal ID (4 char) ZZ (2 digit depan) adalah 2 digit terakhir dari kode plan (Medan: 73, Surabaya: 72, Pluit: 71, Priok: 75, Belawan: 83, Plantation Pekanbaru: 12) dan zz (2 digit terakhir) adalah nomer urut dari masing-masing time device yang dimiliki. Contoh Medan: 7301, 7302, 7303, dan seterusnya.
Contoh : 212100132012070307500102, dengan membaca data ini diharapkan pengertian yang didapatkan adalah data kehadiran untuk karyawan dengan NIK 21210013 melakukan pencatatan data kehadiran (masih belum diketahui ini adalah data Clock-In atau Clock-Out) pada tanggal 03 Juli 2012 dengan jam 07:50 pada Terminal ID (Mesin ID) 0102.
Text file yang sudah dihasilkan tersebut dimasukkan kembali ke dalam sistem SAP untuk dilakukan validasi dan cleansing data untuk menentukan data clock-in dan clock-out untuk setiap karyawan, dan biasanya karyawan hanya akan memiliki sepasang data clock-in dan clock-out, setelah itu data akan disimpan didalam sistem.
3.4.2.8. Correction attendance
Correction attendance mengatur proses koreksi data kehadiran di luar data yang dihasilkan oleh mesin absensi ataupun pencatatan informasi alasan dari ketidakhadiran karyawan, koreksi kehadiran yang tidak tercatat melalui mesin absensi dan input alasan mengapa ketidakhadirannya yang akan nantinya berakibat untuk perhitungan dan proses pembayaran uang makan, serta tunjangan kehadiran, tunjangan lembur maupun gaji pokok. Biasanya alasan umum ketidakhadiran karyawan adalah kesalahan pada penggunaan mesin absensi, mesin absensi rusak, karyawan tersebut melakukan perjalanan dinas, karyawan mengambil cuti, dan karyawan tersebut mangkir.
o Proses bisnis Correction attendance saat ini (As Is):
Time Admin akan melakukan pengecekan terhadap rekap kehadiran karyawan, kemudian Time Admin akan melakukan klarifikasi ke karyawan yang bersangkutan mengenai data kehadirannya pada tanggal tersebut. Lalu karyawan akan mengisikan form koreksi kehadiran yang terdapat di HRD, setelah itu karyawan meminta persetujuan dari Head Of Division, jika tidak disetujui maka karyawan dianggap tidak hadir, dan jika disetujui maka karyawan dianggap hadir dan wajib mengembalikan form Koreksi Kehadiran tersebut kepada Time Admin untuk nantinya akan di-input datanya ke dalam sistem.
o Proses bisnis yang dirancang untuk Correction attendance:
Untuk proses Correction attendance yang dirancang masih tetap menggunakan proses bisnis yang sama dengan proses bisnis yang lama namun dengan menambahkan Tcode PA61 untuk melakukan pengecekan dan proses peng-input-an hasil dari form Koreksi Kehadiran yang sudah diiisi dan di klarifikasi kepada karyawan yang bersangkutan.
Gambar 3.39 Proses bisnis Correction attendance yang dirancang (to be)
3.4.3. Proses Bisnis Pada Modul Payroll
3.4.3.1. Bases
Payroll yang dijalankan di PT. XYZ saat ini dilakukan melalui aplikasi yang dikembangkan oleh perusahaan sendiri (in-house) dengan menggunakan bahasa pemrograman FoxPro. Dimana didalamnya juga termasuk proses perhitungan pajak penghasilan secara nett. Namun demikian saat ini, dalam perhitungan pendapatan karyawan ada komponen-komponen yang dihitung diluar payroll seperti final payment (misalnya: pesangon).
Dengan digunakannya sistem SAP sebagai sistem baru yang akan dijalankan, diharapkan agar:
1. Proses pengupahan (payroll) dapat dijalankan tepat waktu dan nilai yang tertera dapat dipertanggung-jawabkan dimana master data karyawan dan transaksi yang dilakukan terhubung dengan master data, time data, dan organisasi.
2. Data terkait payroll tersimpan dengan baik dalam sistem dan dapat dikeluarkan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan.
3. Proses penghitungan pajak untuk SPT akhir tahun dapat di-generate dengan mudah.
4. Jika take home pay karyawan lebih kecil dari 50%, maka akan dimunculkan warning pada saat payroll process dan HR-admin (HR-Salary&Benefit) akan melakukan pengecekan ke report, untuk dilakukan koreksi seperlunya sehingga dapat melewati batas minimum.
Berikut ini merupakan lingkup yang menjadi batasan proses payroll yng dilakukan untuk PT. XYZ, yaitu:
1) Refinery:
• Asisten Manager (Sub Dep Head) kebawah atau Grade: 07 kebawah. • Sopir Tangki (Medan):
• Upah sopir dibayarkan mingguan, namun untuk keperluan perhitungan pajak akan di-input jumlah upah yang sudah dibayarkan dalam bulan berjalan, kemudian baru dihitung pajaknya.
• Perhitungan premi Jamsostek didasarkan pada UMR (Upah Minimum Regional).
• Gaji dibayarkan secara terpisah oleh bagian Transport (yang mengurusi masalah Sopir Tangki) dan HR-Payroll hanya menghitung pajak penghasilannya saja.
• Berhak mendapatkan THR (Tunjangan Hari Raya). 2) Plantation:
• Asisten Manager kebawah atau Grade: F kebawah.
• Untuk Level Manager (Grade: E keatas) tidak diproses melalui SAP Payroll.
Secara umum komponen upah dasar melingkupi seluruh jenis tunjangan yang diberikan kepada karyawan baik yang bersifat Permanen maupun tidak.
Apabila ada karyawan yang mutasi, maka perlu dilakukan suatu action mutasi sehingga data entreprise structure dapat diubah sesuai dengan tempat kerja yang baru, selain itu posisi juga perlu diubah dengan yang baru. Data
karyawan selama ditempat yang lama masih tersimpan dan begitu pula dengan data yang baru. Apabila SPT (Surat Pemberitahuan Pajak) tahunan dikeluarkan maka sistem SAP secara otomatis akan mengeluarkan laporannya sesuai dengan kantor pajaknya.
Yang dimaksud dengan upah di sini adalah Upah Pokok dan tunjangan-tunjangan dalam bentuk uang yang diberikan kepada karyawan yang bekerja di perusahaan.
Komponen upah akan diidentifikasi berdasarkan pertimbangan-pertimbangan antara lain:
1) Komponen Fix dan Variable. 2) Komponen regular dan irregular. 3) Komponen pendapatan dan potongan. 4) Komponen Nett.
5) Persyaratan apa saja yang harus dimiliki karyawan (Grade, Positionl) (Lihat L-2).
a. Earnings
Earnings didefinisikan sebagai komponen pendapatan yang dihitung dan dibayarkan pada saat regular payroll run. (Lihat L-1).
i. Gaji Pokok - Bersifat Nett.
- Take home pay minimum adalah 40%.
- Diberikan kepada seluruh karyawan baik Kontrak maupun Permanen. - Proporsional terhadap hari kalender untuk: karyawan bila karyawan
masuk maupun keluar tengah bulan dan cuti diluar tanggungan. - Ditampilkan dalam slip gaji.
- Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 1.
- Di-input berupa amount pada infotype 0008-Basic Pay.
ii. Upah Sopir - Bersifat Nett.
- Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 1.
- Digunakan untuk membayarkan gaji sopir tangki Refinery-Medan. - Ditampilkan dalam slip gaji.
- Di-input berupa amount pada infotype 0015 - Additional Payments. - Perhitungan premi Jamsostek didasarkan pada UMR.
iii. Tunjangan Cuti - Bersifat Nett.
- Berlaku untuk karyawan Permanen dan kontrak: Refinery : Grade 05 - 10
Plantation : Level D – H.
- Dibayarkan setiap tahun sesuai TMK (tanggal mulai bekerja), bagi karyawan yang terminasi sebelum tanggal jatuh tempo cuti, maka tunjangan ini tidak dibayarkan.
- Dibayarkan bersama gaji sesuai bulan TMK (tanggal mulai bekerja). - Besarnya 1(satu) kali Gaji Pokok.
- Merupakan Fix Income (diberikan tidak berdasarkan kehadiran). - Ditampilkan dalam slip upah.
- Dilaporkan dalam SPT pada posisi 3.
- Dihitung secara otomatis oleh sistem (program), pada waktu Payroll Process bertepatan bulan jatuh tempo cuti (IT-0041 - Date Specification.
iv. Tunjangan Perjalanan Cuti - Pesawat - Bersifat Nett.
- Berlaku untuk karyawan Permanen dan kontrak: * Plantation : Level D – H.
- Merupakan Fix Income (diberikan tidak berdasarkan kehadiran). - Besarnya tunjangan tergantung harga tiket pesawat (sesuai tabel). - Ditampilkan dalam slip upah.
- Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 3.
- Di-input di IT-0015 - Additional Payments dengan fungsi kontrol hanya bagi karyawan yang tempat/ lokasi penugasannya berbeda dengan lokasi point of hire.
- Tabel harga Tiket Pesawat sebagai berikut: (Lihat L-3).
v. Tunjangan Perjalanan Cuti - Bus - Bersifat Nett.
- Berlaku untuk karyawan Permanen dan kontrak: *Plantation : Level D – H.
- Merupakan Fix Income (diberikan tidak berdasarkan kehadiran). - Besarnya tunjangan tergantung harga tiket bus (sesuai tabel). - Ditampilkan dalam slip upah.
- Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 3.
- Di-input di IT-0015 - Additional Payments dengan fungsi kontrol hanya bagi karyawan yang tempat / lokasi penugasannya berbeda dengan lokasi point of hire.
- Harga Tiket Bus sebagai berikut: (Lihat L-4).
vi. Bantuan Kelahiran - Bersifat Nett.
- Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 8. - Berlaku hanya untuk karyawan Permanen:
Plantation : Grade D – H.
- Dibayarkan bila karyawan/ istri karyawan melahirkan (Anak 1-3). - Dibayarkan setelah menerima akte kelahiran.
- Besarnya bantuan Rp. 2.000.000.
- Di-input di IT-0015 - Additional Payments, dengan fungsi kontrol jika dalam 1 tahun terjadi lebih dari 1 transaksi, maka ditampilkan pesan (warning) namun tetap disimpan jika memang harus disimpan.
vii. Bantuan Dukacita - Bersifat Nett.
- Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 8.
- Dibayarkan bila istri / suami / anak meninggal dunia. - Dibayarkan setelah menerima akte Kematian.
- Berlaku hanya untuk karyawan Permanen (khusus Plantation ditambahkan karyawan Kontrak dengan jabatan Asisten sampai dengan Manager).
- Di-input di IT-0015 - Additional Payments, dengan fungsi kontrol jika sudah pernah mendapatkan, maka ditampilkan pesan (warning) namun tetap disimpan jika memang harus disimpan.
Kematian Refinery Plantation Grade 01-04 (Rp.) Grade 05-10 (Rp.) Level D - H
Keluarga yang Meninggal 2.300.000,- 4.000.000,- 1 x Gaji Pokok
Table 3.6 Bantuan Dukacita viii. Bantuan Musibah Kebakaran
- Tidak kena pajak (tidak dikenakan pajak pengahasilan). - Berlaku untuk semua jenis karyawan Permanen:
Khusus Refinery.
- Besarnya bantuan Rp.550.000,-.
- Dibayarkan melalui voucher, tidak melalui payroll, fungsi sistem payroll hanya mencatat saja.
- Tidak ditampilkan dalam slip upah. - Medan tidak ada.
- Di-input di IT-0015 - Additional Payments, dengan fungsi kontrol jika sudah pernah mendapatkan, maka ditampilkan pesan (warning) namun tetap disimpan jika memang harus disimpan.
ix. Tunjangan Luar Daerah - Bersifat Nett.
- Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 3. - Dibayarkan bersamaan dengan gaji bulanan.
- Berlaku untuk semua jenis karyawan (Permanen /kontrak): Khusus Refinery
- Di-input di IT-0015 - Additional Payments. x. Tunjangan Pembantu
- Bersifat Nett.
Khusus Plantation.
- Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 3.
- Hanya untuk di area Kalimantan Barat (Estate/PKS). - Diberikan kepada staff yang tinggal di rumah dinas/ sewa. - Pembayaran tergantung dari informasi dari estate.
- Besarnya tunjangan Rp.280.000,- / per bulan.
- Hitung Pro-rate bagi karyawan yang masuk atau keluar dari rumah dinas di pertengahan bulan, contoh:
*Masuk rumah dinas 10.05.2012 --> 22/31 x Rp. 280.000 *Keluar rumah dinas 10.05.2012 --> 9/31 x Rp. 280.000. - Di-input di IT-0014 - Recurring Payments.
xi. Tunjangan Mutasi - Bersifat Nett.
- Berlaku untuk semua jenis karyawan (Permanen/ kontrak) yang terkena mutasi (lokasi).
- Tampil dalam slip upah.
- Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 8.
- Besarnya tunjangan tergantung kebijakan perusahaan (tergantung jabatan dan lokasi).
- Di-input di IT-0015 - Additional Payments. xii. Tunjangan Uang Transport
- Bersifat Nett.
*Refinery : Grade 01-06 *Plantation : Level G-T dan Z .
- Merupakan variable Income (diberikan berdasarkan kehadiran).
- Diberikan berdasarkan rule pada Time Management (sesuai dengan jumlah hari kehadiran).
- Ditampilkan dalam slip upah.
- Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 3.
- Pada existing system namanya Bantuan Transport, namun mulai 01 Januari 2013 akan diganti menjadi Tunjangan Uang Transport.
- Tarif per hari :
Refinery Grade 01-06 (Rp.) Priok - Tank Yard 20.000,-
Medan 15.000,-
Surabaya 13.000,-
Priok – Industri 21.000,-
Pluit 18.000,-
Table 3.7 Tunjangan Uang Transport untuk Refinery
Plantation Level G - T dan Z (Rp.)
Pekanbaru 12.000,-
Palembang 15.000,-
Pontianak 16.000,-
Table 3.8 Tunjangan Uang Transport untuk Plantation
xiii. Tunjangan Uang Makan - Bersifat Nett.
- Diberikan kepada karyawan baik Kontrak maupun Permanen. - Merupakan variable Income (diberikan berdasarkan kehadiran).
- Diberikan berdasarkan rule pada Time Management (sesuai dengan jumlah hari kehadiran).
- Khusus karyawan kebun (Plantation) mendapatkan tunjangan uang makan, dan diberikan dalam bentuk lump sum, data absensi karyawan tidak mempengaruhi pemberian tunjangan uang makan. Jika ditempat tinggal karyawan disediakan makan, maka karyawan tidak akan mendapatkan tunjangan uang makan. Untuk mengakomodasi kebutuhan ini maka akan di-input di infotype 2010 - Employee Remuneration Info. - Ditampilkan dalam slip upah.
- Dilaporkan dalam SPT pada Posisi 3 - Tarif per hari :
Refinery Grade 01-09 (Rp.)
Sudirman (SPIT) 20.000,-
Pluit - Shift 1 & 2 5.000,-
