3.4.3. Proses Bisnis Pada Modul Payroll
3.4.3.1.2. Promotion – Progression – Demotion o Proses bisnis saat ini (As Is) :
Update data pada Fox-Pro terhadap karyawan Promosi – Progresi – Demosi dilakukan atas dasar dokumen PAR (Personnel Action Report) dan SK (Surat Keputusan) oleh bagian HR-Admin. Atas dasar PAR yang telah di-update maka bagian HR-Salary&Benefit akan melakukan perubahan terhadap data komponen upah. Bagian HR-Salary&Benefit akan memcetak dokumen Permintaan Pembayaran dan Dokumen Pembayaran yang kemudian akan diikutsertakan pada Payroll Process periode bulan berjalan.
Gambar 3.42 Proses bisnis Promotion – Progression – Demotion saat ini (As Is)
Analisa masalah yang dihadapi:
Dengan model proses bisnis tersebut dapat menimbulkan:
• Redudansi data diantara HR-Admin dan HR-Salary&Benefit dikarenakan data yang telah disimpan oleh bagian HR-Admin akan disimpan kembali oleh bagian HR-Salary&Benefit. Database masing-masing bagian yang tidak saling berhubungan.
• Data tidak terintegrasi. Pada kenyataannya, terkadang terjadi kesalahan dalam penulisan nama karyawan di perusahaan. Contoh: bagian HR-Admin meng-input nama karyawan berdasarkan PAR dan SK adalah ‘Mery’, akan tetapi bagian HR-Salary&Benefit meg-input nama ‘Merri’. Dengan keadaan tersebut maka seorang karyawan yang memiliki 1(satu) NIK dapat memiliki 2(dua) nama yang berbeda ketika HR-Admin dan HR-Salary&Benefit mencetak laporan bulanan dari masing-masing bagian.
o Proses bisnis yang dirancang (To be):
Update data pada SAP HR modul Personnel Administration terhadap karyawan Promosi–Progresi–Demosi dilakukan atas dasar dokumen PAR (Personnel Action Report) dan SK (Surat Keputusan) oleh bagian PA-Admin.
Atas dasar PAR yang di-update maka bagian TM-Admin akan melakukan perubahan terhadap data komponen upah.
Setiap bulannya bagian PY-Admin mendapatkan data update terkait Promosi–Progresi–Demosi untuk dapat memberikan perubahan jumlah gaji untuk karyawan. Setelah proses payroll selesai dijalankan, PY-Admin kemudian mencetak:
• Laporan yang berisi transaksi/ data gaji secara lengkap.
• Soft-copy dalam MS-Excel format, yang berisi data gaji secara lengkap.
Selanjutnya PY-Admin akan mengirimkan data tersebut ke Finance/ Accountng untuk dilakukan proses posting to SAP-FICO secara off-line.
Kemudian bagian HR-Payroll akan melakukan 2(dua) hal :
1. Generate Bank Transfer 2. Generate Payment Request
Gambar 3.43 Proses bisnis Promotion – Progression – Demotion yang dirancang (to be)
3.4.3.1.3. Allowance
o Proses bisnis saat ini (As Is) :
Bagian HR-Admin akan me-maintain data tunjangan yang terkait dengan kehadiran/ absensi di program absensi.
Setelah selesai selanjutnya akan memberikan konfirmasi dan mengirimkan data kehadiran dan uang lembur ke bagian HR-Salary&Benefit yang tebagi menjadi divisi Refinery dan divisi Plantation. Masing-masing divisi memiliki peraturan yang berbeda-beda terkait dengan tunjangannya untuk karyawannya.
Berdasarkan data kehadiran dan uang lembur tersebut, kemudian bagian HR-Salary&Benefit melakukan penarikan data (soft-copy) dari sistem, untuk dilakukan pencocokan, jika tidak cocok maka akan dikonfirmasikan ke bagian HR-Admin untuk dilakukan koreksi, jika sudah cocok maka bagian HR-Salary&Benefit akan memeriksa SPL (Surat Perintah Lembur) dari karyawan yang melakukan lembur. Jika sudah sesuai maka data (soft-copy) akan disimpan sementara di-diskette, yang nantinya akan digabung dengan data pembayaran gaji (jika proses penggajian selesai).
Setelah melakukan pencocokan maka bagian HR-Salary&Benefit akan menentukan biaya tunjangan untuk karyawan. Data tunjangan terbagi mejadi 2(dua) yaitu:
• Data tunjangan yang terkait dengan kehadiran/ absensi, terdiri dari uang kehadiran dan uang lembur.
• Data tunjangan yang tidak terkait dengan data kehadiran/ absensi, seperti Tunjangan Mutasi, Tunjangan Tempat Tinggal, Tunjangan Pembantu akan di-input secara manual kedalam program gaji (FoxPro) oleh bagian HR-Salary&Benefit.
Setelah meng-input data tunjangan, bagian HR-Salary&Benefit akan mencetak dokumen Permintaan Pembayaran dan Dokumen Pembayaran yang kemudian akan diikutsertakan pada Payroll Process periode bulan berjalan.
Analisa masalah yang dihadapi:
Dengan model proses bisnis tersebut dapat menimbulkan:
• Jika karyawan mengalami kelebihan jam kerja lembur maka sistem tidak dapat mengkalkulasi secara otomatis untuk penghitungan uang lembur, maka bagian HR-Salary&Benefit akan melakukan koreksi secara manual sehingga membutuhkan waktu lebih untuk mengkonfirmasi menggenai tunjangan yang akan didapat oleh karyawan.
• Dengan sistem pemeriksaan yang manual dapat terjadi kesalahan atau Human Error mengenai penentuan apakah seorang karyawan layak mendapat tunjangan yang dimaksudkan atau tidak.
o Proses bisnis yang dirancang (To be):
Bagian PY-Admin akan menerima laporan kehadiran secara otomatis dari hasil time evaluation dari bagian TM-Admin mengenai jumlah kehadiran baik jadwal kerja yang bersifat Shift maupun bersifat kelebihan jam kerja (lembur) dari divisi Refinery dan divisi Plantation dan berdasarkan SPL (Surat Perintah Lembur) yang telah disetujui oleh masing-masing Head of Division.
Bagian PY-Admin akan melakukan input tunjangan lain yang tidak terkait dengan data kehadiran (misalnya Tunjangan Mutasi, Tunjangan Tempat Tinggal, Tunjangan Pembantu) berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan untuk karyawannya.
Tunjangan lain yang dihitung secara otomatis oleh sistem (misalnya Tunjangan Cuti dibayarkan setiap tahun). Setiap bulannya PY-Admin akan meng-generate program yang akan mengeluarkan Laporan daftar karyawan yang berhak mendapatkan tunjangan otomatis tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan untuk karyawannya.
Setelah tunjangan selesai di proses, kemudian akan diikutsertakan pada proses payroll. Setelah proses payroll selesai dijalankan, kemudian PY-Admin akan mencetak:
• Laporan yang berisi transaksi / data gaji secara lengkap.
• Soft-copy dalam MS-Excel format, yang berisi data gaji secara lengkap .
Selanjutnya data tersebut dikirimkan ke Finance/ Accountng untuk dilakukan proses posting to SAP-FICO secara off-line. Kemudian PY-Admin akan melakukan 2(dua) hal:
1. Generate Bank Transfer 2. Generate Payment Request
Gambar 3.45 Proses bisnis Allowance yang dirancang (to be) Untuk proses bisnis ‘Allowance’ bagian PY-Admin tidak perlu lagi memeriksa data kehadiran karyawan untuk menentukan uang lembur karyawan dikarenakan data secara otomatis telah melewati time evaluation, setelah
melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting off-line ke bagian Finance/ Accounting/ Bank.
3.4.3.1.4. Deduction
o Proses bisnis saat ini (As Is) :
Bagian HR-Admin akan me-maintain data terkait kehadiran karyawan dan memberikan Surat Permohonan Potong Gaji dari karyawan yang berisi pemotongan gaji yang terkait dengan data kehadiran kepada bagian Salary&Benefit. Bedasarkan surat tersebut maka bagian HR-Salary&Benefit dapat melakukan proses pemotongan gaji (divisi Plantation tidak ada izin potong gaji).
Potongan yang diluar kehadiran (absensi) antara lain terdiri dari potongan Excess claim (Plantation tidak ada), Potongan COP (Car Ownership Program), Potongan PPh 20% yang tidak punya NPWP, Potongan Pribadi dan potongan lainnya akan di-input melalui program penggajian (Foxpro) oleh bagian HR-Salary&Benefit.
Untuk potongan Koperasi (Plantation tidak ada) akan di-upload (maksimal 30% dari Gaji Pokok), jika melebihi batas maksimal yang telah ditentukan maka akan dikembalikan ke koperasi untuk dilakukan koreksi.
Untuk potongan yang karena kelebihan biaya rawat inap (Refinery) atau pototonan lainnya (Plantation), dan tidak cukup untuk dipotong sekaligus dari gaji karyawan, akan di-input sebagai hutang karyawan.
Kemudian data pemotongan yang telah di-input akan diikut sertakan pada proses payroll yang akan mengurangi pendapatan karyawan.
Analisa masalah yang dihadapi:
Dengan model proses bisnis tersebut dapat menimbulkan:
• Jika karyawan datang terlambat maka sistem tidak dapat mengkalkulasi pemotongan gaji.
• Agar dapat memroses pemotongan gaji terkait kehadiran, bagian HR-Salary&Benefit harus mendapatkan Surat Permohonan Potong Gaji berdasarkan abensi dari bagian HR-Admin. Bagian HR-Admin harus mengkoreksi data kehadiran secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup banyak dalam mengerjakan Surat Permohonan Potong Gaji berdasarkan absensi.
o Proses bisnis yang dirancang (To be):
PY-Admin mendapatkan data hasil dari time evaluation yang dilakukan oleh TM-Admin setiap bulannya untuk menentukan potongan yang dikarenakan keterlambatan maupun ketidakhadiran.
Setelah itu PY-Admin akan melakukan koreksi terhadap pemberian tunjangan kepada karyawan setiap bulannya seperti Tunjangan Mutasi, Tunjangan Tempat Tinggal dan Tunjangan Uang Transport. Jika terdapat kelebihan tunjangan yang seharusnya didapatkan oleh karyawan, maka PY-Admin kemudian akan meng-input biaya yang akan dipotong ke gaji karyawan sesuai dengan ketentuan perusahaan. Sebagai contoh seorang karyawan yang sudah menikah dan memiliki 3(tiga) anak akan dimutasi dari DKI Jakarta ke kota lain, perusahaan telah memberikan Tunjangan Uang
Transport untuk 1(satu) istri dan 3(tiga) anak kepada karyawan tersebut. Akan tetapi salah satu anak karyawan tersebut sudah menikah (tidak termasuk dalam tunjangan mutasi karyawan) dan seharusnya perusahaan hanya memberikan tunjangan atas 1(satu) istri dan 2(dua) anak. Perusahaan akan melakukan potongan terhadap Tunjangan Uang Transport untuk 1(satu) anak karyawan tersebut.
Kemudian PY-Admin akan melakukan koreksi terhadap pemotongan diluar kehadiran (absensi) antara lain terdiri dari potongan Excess claim (Plantation tidak ada), Potongan COP (Car Ownership Program), Potongan PPh 20% yang tidak punya NPWP dan Potongan Pribadi, di-input melalui oleh bagian PY-Admin berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan.
Untuk pemotongan yang karena kelebihan anggaran rawat inap, data pemotongan upah diterima dari karyawan, sedangkan untuk kelebihan anggaran berobat diperoleh dari hasil proses payroll berupa Laporan excess claim. Jika jumlah gaji tidak memenuhi jumlah potongan maka sisa potongan akan di-input sebagai hutang.
Kemudian data pemotongan gaji yang telah di-input akan diikutsertakan pada proses payroll setiap bulan yang akan mengurangi pendapatan karyawan.
Setelah process payroll selesai dijalankan, kemudia PY-Admin akan memproduksi:
• Laporan yang berisi transaski/ data gaji secara lengkap.
• Soft-copy dalam MS-Excel format, yang berisi data gaji secara lengkap. Selanjutnya data tersebut dikirimkan ke Finance/ Accounting untuk dilakukan proses posting to SAP-FICO secara off-line. Kemudian PY-Admin akan melakukan 2(dua) hal:
1. Generate Bank Transfer
2. Generate Payment Request
Untuk proses ‘Deduction’ dihitung berdasarkan hasil time evaluation dari HR-Admin, Excess Claim dan kelebihan rawat inap. Untuk penghitungan Excess Claim dan kelebihan rawat inap, jika jumlah gaji karyawan tidak memenuhi jumlah potongan maka sisa potongan akan di-input sebagai hutang dan setelah melakukan payroll process maka bagian PY-Admin akan mencetak dokumen posting dan melakukan posting off-line ke bagian Finance/ Accounting/ Bank.
3.4.3.1.5. Termination
o Proses bisnis saat ini (As Is) :
Bagian HR-Salary&Benefit akan melakukan proses update Master data karyawan yang akan berhenti bekerja berdasarkan Surat Pemutusan Hubungan Kerja dari bagian HR-Admin.
Atas dasar Surat pemutusan Hubungan Kerja tersebut maka bagian HR-Salary&Benefit akan menghitung pesangon karyawan tersebut yang kemudian akan dibayarkan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Perhitungan pesangon dilakukan pada sistem yang terpisah dari sistem payroll saat ini, kemudian angka/ nilainya di-input kedalam sistem payroll (FoxPro) untuk dilakukan pembayaran bersamaan dengan gaji terakhir.
Setelah penghitungan pesangon selesai, bagian HR-Salary&Benefit akan mencetak Surat Perhitungan Pemutusan Hubungan Kerja(Surat PHK) dan Tanda Terima Pemutusan Hubungan Kerja(TTPHK) untuk karyawan dan perusahaan. Surat PHK akan ditandatangani oleh karyawan, HR-Admin dan Salary&Benefit sedangankan TTPHK akan ditandatangani oleh HR-Admin dan HR-Salary&Benefit.
Kemudian setelah melengkapi tanda tangan maka akan diikut sertakan pada proses payroll untuk membayar pesangon karyawan.
Analisa masalah yang dihadapi:
Dengan model proses bisnis tersebut dapat menimbulkan;
• Redudansi data diantara HR-Admin dan HR-Salary&Benefit dikarenakan data yang telah disimpan oleh bagian HR-Admin akan disimpan kembali oleh bagian HR-Salary&Benefit. Database masing-masing bagian yang tidak saling berhubungan.
• Data tidak terintegrasi. Pada kenyataannya, terkadang terjadi kesalahan dalam penulisan nama karyawan di perusahaan. Contoh nya database bagian HR-Admin meng-input nama karyawan adalah ‘Mery’, akan tetapi database bagian HR-Salary&Benefit meng-input nama ‘Merri’. Dengan keadaan tersebut maka seorang karyawan yang memiliki 1(satu) NIK dapat memiliki 2(dua) nama yang berbeda ketika HR-Admin dan HR-Salary&Benefit mencetak laporan bulanan dari masing-masing bagian.
o Proses bisnis dirancang (To be):
PY-Admin akan melakukan proses update Master data karyawan dan pembayaran karyawan yang berhenti bekerja dilakukan atas dasar Surat Pemutusan Hubungan kerja dari bagian HRD, kemudian bagian PY-Admin akan menghitung pesangon yang menjadi hak karyawan yang dilakukan dengan menjalankan additional program penghitungan pesangon, didalam sistem SAP submodul Payroll.
Hasil perhitungan pesangon kemudian akan disimpan dalam infotype yang kemudian di proses secara off cycle dan dibayarkan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Setelah penghitungan pesangon selesai, maka bagian HRD akan mencetak Surat Perhitungan Pemutusan Hubungan Kerja (Surat PHK) dan Tanda Terima Pemutusan Hubungan Kerja (TTPHK) untuk karyawan dan perusahaan. Surat PHK akan ditandatangani oleh karyawan, HRD dan PY-Admin sedangankan TTPHK akan ditandatangani oleh HRD dan PY-PY-Admin.
Kemudian setelah melengkapi tanda tangan maka akan diikut sertakan pada proses payroll untuk membayar pesangon karyawan.
Setelah proses off-cycle payroll selesai dijalankan, kemudian bagian PY-Admin akan memproduksi:
• Laporan yang berisi transaski/ data gaji secara lengkap.
• Soft-copy dalam MS-Excel format, yang berisi data gaji secara lengkap.
Selanjutnya data tersebut dikirimkan ke Finance/ Accountng untuk dilakukan proses posting to SAP-FICO secara off-line.
Kemudian HR-Payroll akan melakukan 2(dua) hal:
1. Generate Bank Transfer
3.4.3.1.6. Payroll Process