1.2 Aktivitas Pengembangan Kurikulum dan Best Evidence dalam Pendidikan Dokter FKUB (BEME-FKUB) serta unggulannya menuju Rekognisi sebagai
1.2.3 Overseas Non Degree Training Clinical Rotation, Placement, and Clinical Asessment
a. Tujuan
1. Meningkatkan kemampuan staf dalam:
1) Mengorganisasikan dan mengelola Kurikulum Berbasis Kompetensi khususnya pada konteks pendidikan klinik;
2) Merancang dan mengimplementasikan Isi Kurikulum ke dalam proses pembelajaran khususnya di klinik dan di unit kedaruratan medik;
Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
28
3) Merancang dan mengelola Rotasi Klinik (Spiral Curriculum) diseluruh Jejaring Lahan Pendidikan baik di rumah sakit maupun dalam komunitas;
4) Memahami model asesmen hasil belajar yang komprehensif dan mengintegrasikan asesmen kognitif, keterampilan klinik, dan perilaku profesional dokter;
5) Melakukan penelitian Evidence –based Medical Education;
2. Meningkatkan kaderisasi staf akademik PSPD-FKUB dalam perancangan, pengelolaan, dan evaluasi kurikulum.
3. Meningkatkan rekam jejak staf dosen dalam kompetensi mendidik dalam pendidikan dokter di PSPD-FKUB.
b. Pelaksanaan Kegiatan
Tahap rancangan kegiatan pelaksanaan adalah sebagai berikut : 1. Kesepakatan Rencana dan Penyiapan Awal ONDT
Pada tanggal 13-14 Oktober 2010 FKUB mengadakan penjajagan ke St. George’s University of London, UK Penjajagan ini dilakukan dengan memperhatikan bahwa institusi pendidikan dokter ini dipandang memenuhi kriteria efektivitas dan kriteria yang dipersyaratkan HPEQ untuk program ONDT, antara lain sebagai berikut :
1) Institusi penyelenggara luar negeri yang memiliki kompetensi, reputasi internasional dalam menawarkan dan menyelenggarakan pelatihan pendidikan dokter, serta memiliki prasarana/sarana pelatihan internasional pendidikan dokter;
2) Institusi penyelenggara berorientasi pada pendidikan dokter negara-negara commonwealth mengingat Indonesia dikitari negara-negara-negara-negara commonwealth seperti Malaysia, Singapura, Brunei, Australia, dan New Zealand. Orientasi ini akan mempermudah upaya rekognisi internasional PSPD-FKUB dan peluang cross border medical education.
2. Penyusunan TOR
Berdasarkan kesepakatan, awal minggu pertama Maret 2011 PIC menyusun TOR
3. Persetujuan Dir PIU/Dekan
Pada akhir minggu ketiga Maret 2011, diharapkan TOR telah mendapat Persetujuan Direktur PIU/Dekan untuk diajukan kepada CPCU
4. Sosialisasi, Seleksi, Penetapan Calon Peserta ONDT :
a. Sebelum diajukan ke CPCU, sesuai Pedoman HPEQ, pada Minggu IV Maret, PIC melalui Direktur Eksekutif menyampaikan kepada Dekan draft Panduan, Sosialisasi dan Permintaan Calon staf dosen yang berminat dan akan mengikuti ONDT.
b. Persurat tanggal 1 Mei 2011, Dekan mengirimkan Panduan, Sosialisasi dan Permintaan Calon keseluruh bagian Klinik
c. Minggu ke 3 Mei 2011, nama calon diterima Dekan dan diteruskan kepada Panitia Seleksi Internal yang terdiri dari Direktur Eksekutif dan PIC dengan berkonsultasi pada Dekan.
d. Minggu ke 4 Mei 2011, nama calon diumumkan. Selanjutnya calon peserta diminta mengirim Curriculum Vitae sesuai format yang ditentukan PIC.
Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
29
e. Nama, Keahlian, Jenis Training, dan Sumber Dana ditetapkan Dekan berdasarkan hasil seleksi internal sebagai berikut :
Tabel 3.2 Daftar Peserta ONDT
No Nama Peserta Bidang Keahlian Topik ONDT Sumber Dana
1 Dr.BagusPutu Putra
6 Dr.RachmadSarwobekti, Pathology-Anatomy 7 Dr.Istan Irmansyah menanti persetujuan CPCU, beberapa kegiatan secara simultan dilakukan yaitu :
a. Pendekatan lanjutan ke St George’s University of London terkait kesepakatan biaya, alokasi waktu, jadwal, dan materi training.
b. Minggu III Juni 2011, dikirimkan Point of Interests yang berisikan daftar materi yang diinginkan untuk disusun kedalam suatu Tailor-made Training Material. Materi terlebih dahulu sudah dilokakaryakan pada bulan Januari 2011 dalam Lokakarya Review Pedoman Akademik.
c. Minggu ke IV Juni, dikirimkan Curriculum Vitae seluruh peserta ONDT untuk memperoleh Letter of Acceptance.
6. Persetujuan CPCU
Diharapkan persetujuan CPCU paling lambat diperoleh pada minggu II Bulan Juli 2011
7. PeluncuranAnggaran
Begitu persetujuan CPCU diperoleh, kopi nota persetujuan diteruskan ke Tim Bendahara untuk peluncuran anggaran. Biaya ONDT dikirimkan sesuai prosedur.
8. Pelaksanaan ONDT
Langkah-langkah formal kegiatan ONDT dimulai, berturut-turut : a. Letter of Acceptance
Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
30
Letter of Acceptance diharapkan telah diterima paling lambat minggu II Bulan Juli termasuk Jadwal Kegiatan ONDT di Inggris.
b. Proses Administrasi Dalam Negeri
Begitu Letter of Acceptance diterima, maka dilakukan proses adminitrasi ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Luar Negeri, Sekretariat Negara, dan Kedutaan Besar Inggris sesuai dengan prosedur yang berlaku.
c. PengirimanStaf
Pada bulan September akan dikirimkan 7 staf mengikuti training ke St. George’s University of London selama 2 minggu ditambah 1 peserta dari PIC Quality Assurance
d. Laporan Peserta
Peserta diharapkan sudah menyampaikan laporan hasil ONDT pada minggu I Oktober 2011
9. Monitoring/Evaluasi Internal
Monevin dan Pendampingan diharapkan dimulai sejak dari turunnya persetujuan CPCU sampai selesainya kegiatan ONDT.
10. LaporanKegiatan
PIC melaporkan hasil kegiatan kepada Dir PIU/Dekan pada Minggu ke 3 Oktober 2011. Jika disetujui Laporan diteruskan ke CPCU.
d. Hasil Pelaksanaan ( Output )
Sampai dengan penyusunan Laporan interim ini, kegiatan yang telah terlaksana berturut-turut adalah :
1. Kesepakatan rencana dan persiapan awal ONDT 2. Penyusunan TOR
3. Persetujuan Dekan dan Direktur Eksekutif 4. Sosialisasi Program ONDT
5. Seleksi dan Penetapan Peserta ONDT
6. Pembicaraan dengan Simon Fitch dan Prof Sean dari SGUL di Malang termasuk rencana tindak lanjut penyiapan ONDT.
7. Proses surat menyurat yang intensif lewat email kepada SGUL meliputi : a) Letter of Application
b) Pengiriman Rancangan Kebutuhan Materi Training ( Tailor-made ) sesuai rekomendasi Lokakarya Review Pedoman Akademik.
c) SGUL TOR ONDT
d) Pengiriman Curriculum Vitae Peserta e) Permintaan Letter of Acceptance f) Pengiriman Course Fee
8. Sesuai kebutuhan , pihak Fakultas menyetujui penambahan 1 orang staf mengikuti program ini atas pembiayaan fakultas.
e. Hambatan Pelaksanaan & Upaya Mengatasinya
1. Seperti halnya kegiatan lainnya, karena dokumen NOL belum turun saat kegiatan ini seharusnya sudah dimulai maka dilakukan penjadwalan
Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
31
ulang. Meskipun demikian karena proses komunikasi dengan pihak SGUL telah berlangsung sejak akhir 2010, proses ini tetap dilanjutkan.
2. Dalam diskusi dan surat menyurat dengan SGUL jadwal training perlu disesuaikan dengan kegiatan SGUL sendiri hingga ONDT yang direncanakan pada bulan Juli harus dimundurkan menjadi tanggal 12 September s/d 24 September 2011. Para peserta telah diinformasikan mengenai pengunduran ini untuk rescheduling kegiatan masing-2.
3. Belum diterimanya letter of Acceptance , belum turunnya anggaran, serta kemugkinan padatnya penumpang penerbangan ke Inggris sekitar keberangkatan peserta, dapat mengancam kelancaran processing dalam negeri yang berpotensi ONDT tak dapat dilakukan sesuai jadwal. Untuk itu diupayakan melakukan reservasi tiket perjalanan yang sampai saat ini belum dapat juga dilakukan karena tidak adanya paspor dinas. Karena itu komunikasi dengan SGUL semakin ditingkatkan.
e. Rencana Perbaikan
Dengan training yang hanya 2 minggu, dilakukan penajaman dan refocusing materi terutama terhadap kebutuhan mendesak implementasi KBK yakni pengembangan sistim rotasi klinik dan clinical assessment, serta penjaminan mutu akademik( yang merupakan kagiatan dari PIC lain tentang Pengembangan Penjaminan Mutu )
Sesuai dengan kebutuhan itu pula Pimpinan Fakultas dan Program Studi menyetujui penambahan seorang staf atas biaya fakultas untuk memperkuat tim Rotasi Klinik dan Rotasi di bagian unggulan Kedaruratan medik.
1.2.4 Lokakarya Hasil Policy Study Manajemen Akademik & ONDT a. Tujuan
1. Sosialisasihasil Policy study dan ONDT kepada stakeholder unit kerja, jejaring lahan pendidikan klinik dan universitas
2. Konsolidasi rencana pentahapan implementasi hasil policy study ke stakeholder unit kerja dan pembentukan tim monitoring dan evaluasi implementasi kebijakan baru. Selain itu hasil lokakarya akan menjadi cetak biru Rencana Strategis FKUB 2012- 2017 khusus terkait Pengembangan Kurikulum dan manajemen akademiknya.
b. Pelaksanaan Kegiatan
Lokakarya pada mulanya akan dilaksanakan melalui pentahapan berikut : 1. Kesepakatan Rencana
Minggu I dan II Desember 2010, bersamaan dengan penyusunan TOR keseluruhan kegiatan PHK-PKPD-FKUB, dilakukan pembentukan Panitia Pelaksana di bawah koordinasi PIC terkait bersama Medical Education FKUB, kesepakatan tentang jadwal kegiatan, narasumber, SOP Panitia Pelaksana.
2. Penyusunan TOR oleh PIC
Minggu III Desember 2010 Kesepakatan Rencana dan Kepanitiaan dituangkan dalam Tor Of Reference yang disusun oleh PIC bersama seluruh TOR lainnya.
Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
32 3. Persetujuan Dir PIU/Dekan
Minggu III Desember 2010, seluruh TOR disampaikan kepada Direktur PIU dan Dekan FKUB untuk diketahui, dikoreksi, disetujui, dan diajukan ke CPCU
4. Pengajuan ke CPCU
Diharapkan TOR sudah dapat diajukan bersama-sama ke CPCU dalam tenggang waktu yang cukup bagi CPCU untuk mempelajari, memperbaiki, melihat dan mengamati seluruh konteks TOR yang saling terkait satu dengan lain dalam sistimatika kegiatan akademik PHK-PKPD-FKUB secara menyeluruh, dan untuk memberikan persetujuan.
5. Persetujuan CPCU
Koreksi dan Persetujuan CPCU diharapkan diperoleh paling lambat pada minggu I September 2011 agar rencana pelaksanaan dapat direalisasikan tepat waktu mengingat waktu pelaksanaan akan bersamaan dengan kegiatan akademik fakultas.
6. Peluncuran anggaran
Kopi persetujuan CPCU disampaikan kepada Bendahara PIU untuk sinkronisasi peluncuran anggaran selambat-lambatnya pada minggu II September 2011.
7. Pelaksanaan Lokakarya
Sambil menunggu persetujuan CPCU, pada Minggu I September dipersiapkan rekompilasi hasil Policy Study dan ONDT. Lokakarya dilaksanakan pada Minggu III Desember dalam kampus FKUB.
8. Lokakarya akan di supervisi oleh Narasumber internal Dekan FKUB, dan Narasumber eksternal dari Komisi Internsip Dokter Indonesia (KIDI) Prof.DR.dr.Mulyohadi Ali,PhD dan pakar dr St.George’s University of London
9. Penyusunan Hasil
Hasil Lokakarya berupa 2 dokumen tersebut diatas, disusun oleh Tim Perumus yang dibentuk pada akhir Lokakarya. Penyusunan hasil dilakukan pada minggu IV September sampai dengan Minggu I Oktober 2011.
10. Laporan ke Dir PIU/Dekan
Pada Minggu II Oktober 2011, Tim Perumus menyerahkan Hasil kepada PIC untuk menjadi lampiran Laporan PIC kepada Direktur PIU dan Dekan FKUB.
11. Laporan ke CPCU
Direktur PIU maupun Dekan FKUB dapat memberikan catatan penyempurnaan kepada PIC dan hasil akhir dikirimkan Direktur PIU sebagai Lampiran Laporan Direktur PIU kepada CPCU selambat-lambatnya Minggu ke III Oktober 2010.
12. Monevin
TOR ditembuskan pula kepada Tim Monevin PHK-PKPD FKUB untuk dapat melakukan monitoring sejak dari perencanaan sampai rancangan tindak lanjut disusun. Selama pelaksanaan kegiatan, Tim Monevin diharapkan melakukan pendampingan yang dianggap perlu agar kegiatan terlaksana dalam konteks akuntabilitas dan penjaminan mutu.
Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
33 c. Hasil Pelaksanaan ( Output )
Lokakarya ini akan menjadi wadah sosialisasi dari konsep rotasi klinik yang akan dilakukan di wahana pendidikan klinik FKUB, baik RUmah Sakit Pendidikan Utama yaitu RSSA maupun rumah sakit jejaringnya. Konsep baru yang ditawarkan adalah adanya standarisasi pelaksanaan pendidikan dan meningkatkan kompetensi profesionalisme bagi calon dokter. Selain itu disampaikan pula rencana penguatan pendidikan klinik dengan didukung oleh hasil kajian berbasis bukti terbaik.
d. Hambatan Pelaksanaan & Upaya Mengatasinya
Sejauh ini belum ditemukan hambatan. Meskipun demikian baik tidaknya penyelenggaraan Policy Study dan ONDT akan berpengaruh langsung pada penyelenggaraan kegiatan ini mengingat hasil kedua kegiatan itu merupakan input utama dalam lokakarya ini. Untuk itu diupayakan agar kedua kegiatan itu dapat diselesaikan dengan baik paling lambat minggu II Oktober sesudah laporan ONDT diterima.
e. Rencana Perbaikan
Meskipun secara keseluruhan Proyek PHK-PKPD-FKUB sebagaimana proyek sejenis dilingkungan Proyek HPEQ Bank Dunia-Ditjen Dikti yang mundur pelaksanaannya, kegiatan ini tetap harus selesai pada tahun anggaran 2011. Oleh karena itu akan dilakukan penyiapan dini sesuai langkah-2 dalam TOR.
1.3 Peningkatan Penyelenggaraan Penjaminan Mutu (Quality Assurance)