Ringkasan Eksekutif. Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

(1)

Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

1

Ringkasan Eksekutif

Visi-Misi, Grand Strategy, serta Program-Program Utama untuk mencapai standar internasional dalam Renstra FKUB 2007-2011 disusun berdasarkan analisis diri yang dirumuskan seluruh stakeholders FKUB melalui Lokakarya Penyusunan Renstra yang mencerminkan tingginya komitmen dan kebersamaan dalam menyelenggarakan PSPD FKUB. Renstra mengacu kepada : 1) Isu-isu strategis Ditjendikti (HELTS), 2) Renstra Universitas Brawijaya, dan 3) Basic Medical Education Global Standards for Quality Improvement dari World Federation of Medical Education (WFME). Implementasi Renstra secara konsisten telah membuahkan Akreditasi A pada tahun 2008, dan FKUB telah berupaya memenuhi sebagian standar WFME tidak saja untuk Basic Standards-nya tetapi juga sebagian dari Standard for Quality Improvement-nya. Target FKUB melalui Skema A PHK PKPD akan dapat berakselerasi mewujudkan visi dan misinya serta berkembang menjadi institusi dengan kualitas internasional dengan daya saing kompetitif yang dimiliki.

Implementasi program pada tahun 2011 ini meliputi Program-1 aktivitas 1 untuk peningkatan kualitas staf akademik dan mahasiswa pada tahun ini sudah dimulai dengan pengiriman staf ke luar negeri untuk seminar dan pelatihan. Hasil dari pengiriman staf ini telah memenuhi target indikator kinerja berupa proceeding di Internasional dan dilanjutkan dengan kerjasama dengan institusi kedokteran di luar negeri. Pelatihan non gelar di luar negeri tentang Geriatric Emergency Medicine dengan berbagai pertimbangan terpaksa mengalami perubahan jadwal dan perencanaan ulang yaitu dialihkan ke University of Malaya Medical Center, Malaysia dan keberangkatan baru pada 1 Desember 2011 selama 3 bulan. Untuk Program-1 aktivitas-2 diawali dengan kegiatan lokakarya dan policy study untuk pengembangan struktur dan manajemen kurikulum, serta pengembangan best evidence dalam isi kurikulum, pembelajaran dan asesmen hasil belajar. Lokakarya telah berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan, sedangkan Policy Study mengalami penjadwalan ulang, namun sudah berjalan 100%.

Pada aktivitas yang ke tiga dari Program 1 yaitu Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Pendidikan dan Penelitian sesuai dengan Standar Internasional menuju Rekognisi Internasional berupa kegiatan Pengembangan Manajemen Evaluasi Diri berstandar Internasional melalui kegiatan policy study mengalami perubahan jadwal. Demikian juga dengan pelatihan staf untuk Quality Assurance berstandard Internasional ke London ditunda keberangkatannya menjadi bulan September 2011.

Implementasi Program-2 aktivitas-1 tentang Peningkatan Kapasitas Institusi Melalui Pengembangan Sistem Kelembagaan untuk Meningkatkan Perolehan HAKI dan Publikasi Internasional. Pada tahun 2011 target publikasi Internasional sudah melampaui indikator kinerja yang ditetapkan yaitu ada 1 penambahan, ternyata sampai dengan bulan Desember ini ada 8 publikasi Internasional. Selain itu peningkatan standar laboratorium penelitian ke standar internasional dimulai dengan kegiatan sertifikasi tenaga laboran, alat laboratorium dan penambahan alat laboratorium Biomedik.

Sertifikasi tenaga laboran sudah berjalan tapi baru mencapai indikator 75%. Sertifikasi alat laboratorium belum dimulai, tapi pengadaan alat laboratorium sudah masuk proses pengadaan dan menunggu penetapan pemenang oleh World Bank. Hibah penelitian yang merupakan aktivitas 1 pada program 2 juga telah dilaksanakan dan akan segera disampaikan laporannya pada awal 2012 karena adanya keterlambatan penandatanganan kontrak. Sedangkan untuk program-2 aktivitas-2 tentang Pengembangan Kerjasama

(2)

2

Melalui Penelitian Bersama terkait dengan Community Development dalam Agenda UN Millennium Development Goals dengan kegiatan in house training yang hasilnya akan mengawali kerja sama berupa penelitian bersama dengan institusi kedokteran di luar negeri telah berjalan sesuai dengan rencana.

Implementasi Program-3 dengan aktivitas Pengembangan Kapasitas Akademik &

Kapasitas Manajemen Institusi Mitra pada tahun 2011 dimulai dengan Pengembangan Kurikulum KBK di UNISMA dan UNIMAL dengan kegiatan berupa Lokakarya, Pendampingan tehnis Tenaga Ahli, dan Policy Study. Pada tahun ini pula sudah mulai dilakukan Pengembangan Kualitas pembelajaran KBK melalui peningkatan mutu dosen dengan mengikuti Pendidikan bergelar. Namun sayangnya pelaksanaan program banyak mengalami perubahan ataupun perubahan penjadwalan. Khusus untuk FK UNIMAL karena lokasi yang jauh dari UB maka komunikasi dan koordinasi yang dilakukan mengalami banyak kendala.

Implementasi Program-4 dengan aktivitas Peningkatan Layanan Beasiswa untuk Pendidikan Dokter dimulai pada tahun 2011 berupa kegiatan Pengembangan sistem pemberian beasiswa dan implementasi pemberian beasiswa bagi calon mahasiswa yang kurang mampu namun dengan kemampuan akademik tinggi.

Dari analisis kegiatan per program didapatkan bahwa program 1, program 2 memiliki kinerja yang baik, diikuti oleh program 3 (kemitraan) dan program 4.

Pelaksanaan program kemitraan secara internal terutama disebabkan karena adanya pergantian kepemimpinan dan restrukturisasi anggota PIC namun demikian aspek eksternal baik dari segi efektifitas komunikasi antar PIC, model implementasi program dan monevin kemitraan sudah mulai menunjukkan kinerja yang baik khususnya untuk FK UNISMA.

Pada tahun 2011, ditargetkan proyeksi serapan dana hingga akhir tahun daapt mencapai 100%. Namun demikian, setelah negiosiasi dengan keuangan Dikti dan CPCU, ada beberapa kegiatan yang harus diluncurkan pada tahun 2012 demi efisiensi.

Rencana pengeluaran anggaran sampai dengan Desember 2011 (Lampiran L3) sebesar Rp.3.123.000.000,- terdiri dari dana HPEQ Rp.2.310.444.000,- dan dana non comitted dari fakultas sebesar Rp. 812.556.000,-. Adapun realisasi pengeluaran sampai 31 Desember adalah sebesar Rp 2.299.356.000,- (73,63%) yang terdiri dari Rp 1.978.151.000,- (85,61%) dari dana committed dan Rp 321.205.000,- dari dana non committed. Pencapaian ini didapatkan dari penyelenggaraan 17 dari 20 (85%) kegiatan yang direncanakan pada RIP 2011. Tiga kegiatan diluncurkan pada tahun 2012 demi efisiensi dan optimalisasi dari hasil yang diharapkan.

.

(3)

3 BAB I.

PENDAHULUAN 1.1. Umum

Universitas Brawijaya (UB), yang merupakan salah satu universitas negeri terkemuka di Indonesia, didirikan pada tahun 1963 dan kampusnya terletak di kota Malang. Universitas Brawijaya telah berperan aktif dalam mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, serta mempunyai andil besar dalam mencerdaskan kehidupan bangsa, mengatasi berbagai persoalan bangsa, meningkatkan kesejahteraan masyarakat, dan memelihara kelestarian lingkungan dan budaya. Telah banyak jalinan kerjasama yang telah dibangun UB dengan berbagai institusi di dalam maupun luar negeri dalam upaya mewujudkan visi dan misi yang diembannya. Demikian pula, prestasi tingkat nasional dan tingkat internasional telah diraih UB selama ini. Namun demikian, UB dituntut untuk selalu memperbaiki kualitas proses pendidikannya disertai dengan upaya peningkatan relevansinya dalam rangka persaingan global. Saat ini secara nasional, UB telah mampu memenuhi standar kualitas masyarakat Indonesia untuk suatu perguruan tinggi sehinga pada tahun 2009 UB telah terakreditasi A oleh BAN-PT.

Isu pengembangan Cross Border Higher Education yang diinisiasi UNESCO menjadi platform bagi pengembangan pendidikan tinggi di dunia untuk menaruh perhatian pada pendidikan berbasis kompetensi profesi di masyarakat, sharing resources dan pembentukan jaringan pendidikan lintas negara, serta perhatian pada masyarakat ekonomi lemah. Seiring dengan berjalannya waktu, UB berjuang keras untuk mewujudkan keunggulan kompetitif institusi di ketiga hal ini sebagaimana yang telah dituangkan dalam HELTS DIKTI.

Untuk mewujudkan visi dan misinya, UB telah membuat rencana pengembangan jangka panjang 15 tahun yang dijabarkan dalam tiga tahap (Gambar 1).

Gambar 1. Tonggak-tonggak Capaian (milestones) Tujuan Pengembangan UB Dengan menggunakan tolok ukur LRAISE (leadership, relevance, academic atmosphere, internal management, sustainability, efficiency and productivity), UB terus berproses untuk menjadi institusi unggul yang dapat lebih berperan dalam kancah internasional sebagai pengejawantahan kualitas yang terus meningkat mewujudkan World Class University.

2006 - 2010

Transisi Kelembagaan dan Pemantapan Daya Saing Tingkat

Nasional

2011 - 2014

Pencapaian Daya Saing Asia-Pasifik

2015 - 2020

Pencapaian Daya Saing Global

Organisasi Harus Sehat, Efisien dan Efektif (Continuous Improvement)

PHK, BHP-MN, PPK-BLU, TPSDP, I-MHERE, INHERENT, JBIC, UK

(4)

4

1.2. Rancangan Global Program Pengembangan PSPD FKUB

Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya (FKUB) merupakan salah satu dari 12 fakultas yang ada di UB. Dalam usianya yang relatif muda, Program Studi Pendidikan Dokter (PSPD) FKUB telah mampu berakselarasi untuk mensejajarkan diri dengan fakultas kedokteran yang sudah lebih lama berdiri, dengan dua kali berturut-turut terakreditasi oleh BAN-PT dengan nilai A sejak tahun 2000. Hal ini menunjukkan bahwa PSPD FKUB telah dipercaya pemerintah dan masyarakat sebagai institusi pendidikan dokter yang memiliki kapasitas dan kualitas mutu serta akuntabilitas dalam menghasilkan lulusan yang berkualitas.

Hasil evaluasi diri institusi menunjukkan bahwa dalam rangka peningkatan kualitas yang berkesinambungan (continous quality improvement), standar global konsensus pendidikan kedokteran sedunia yang dikeluarkan WFME (2003) dan telah diadopsi KKI (2006), menjadi acuan penting dalam pengembangan kualitas FKUB di masa depan.

Terkait dengan standar global ini, capaian Akreditasi BAN-PT oleh PSPD FKUB secara sinergis mendukung pencapaian hampir semua standar dasar (basic standard), dan bahkan sebagian standar pengembangan (Quality Improvement Standard) WFME.

Standar WFME/WHO yang berimplikasi pada munculnya pendidikan dokter lintas batas (cross border medical education) yang merupakan implementasi tahap lanjut dari pendidikan tinggi lintas batas dari resolusi UNESCO. Pendidikan dokter lintas batas menjadikan isu peningkatan kualitas berkelanjutan melalui akreditasi dengan standard internasional merupakan tantangan utama bagi PSPD FKUB. Mengingat akreditasi nasional harus diperbarui tahun 2014 maka PHK-PKPD merupakan peluang bagi FKUB untuk melakukan sinergi dan akselerasi sehingga standar yang diterapkan tidak lagi berkualitas nasional, namun juga memenuhi standar Internasional. Dengan demikian diharapkan cita-cita yang tertuang dalam Renstra 2007-2012 dapat diwujudkan.

Berdasarkan Portofolio FKUB 2009, dua kata kunci dalam pernyataan Visi-Misi PSPD FKUB adalah: 1) Menuju Standar Internasional, dan 2) Unggulan Biomedik dan Kedaruratan Medik. Kedua kata kunci ini diimplementasikan kedalam seluruh dharma pendidikan tinggi: pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Melalui stimulus PHK PKPD fokus penyusunan program pengembangan untuk masing-masing dharma tersebut diarahkan kepada: 1) Pengembangan Cross Border Medical Education, 2) Pengembangan Penelitian inovatif berbasis unggulan Kedaruratan Medik dan Biomedik, dan 3) Pengabdian kepada Masyarakat dalam konteks peningkatan tanggungjawab sosial institusi PSPD FKUB.

Dalam kaitan dengan Renstra FKUB, program pengembangan yang diusulkan melalui PHK-PKPD merupakan program penguatan capaian implementasi RENSTRA yang berjalan beriringan mendukung program kerja institusi. Program peningkatan capaian standar global WFME melalui pendidikan dokter lintas batas diusulkan untuk meningkatkan kualitas pendidikan dokter dan pencitraan diri sebagai institusi berafiliasi internasional (international outlook) serta peningkatan kerjasama dalam dan luar negeri dibidang pendidikan yang berstandar internasional. Program Peningkatan Daya Saing Internasional melalui Penelitian Inovatif merupakan elaborasi misi FKUB untuk meningkatkan kualitas riset unggulan dan integrasinya dalam kurikulum pendidikan dokter serta pemanfaatan hasil riset dalam pengabdian kepada masyarakat dibidang kedokteran dan kesehatan terkini dan bermutu. Program Pemerataan dan perluasan akses pendidikan dokter bagi masyarakat kurang mampu merupakan implementasi isu strategis pemerataan dan perluasan kesempatan belajar sebagai wujud tanggung jawab sosial institusi dan dalam pencapaian standar global. Program Kemitraan melalui Pendampingan FK UNISMA dan FK UNIMAL merupakan

(5)

5

program khusus yang diajukan sesuai dengan pedoman PHK-PKPD sebagai perwujudan tanggung jawab sosial FKUB sebagai institusi unggul yang diharapkan mampu secara simultan mendukung peningkatan kapasitas. Program Akreditasi Internasional merupakan upaya puncak untuk mendapatkan pengakuan kualitas dunia internasional terhadap eksistensi FKUB yang menjadi target program 1.3.

Pengembangan Cross Border Medical Education diselenggarakan dalam pencapaian kualitas pendidikan dokter yang diakui oleh dunia internasional baik dalam pengakuan kualitas staf dan lulusan maupun produk riset unggulan institusi dengan meningkatkan: 1) Kualitas Staf Akademik, 2) Kualitas Mahasiswa, 3) Kualitas Kurikulum, 4) Kualitas kerjasama institusi dan 5) Penjaminan Mutu institusi.

Peningkatan kualitas Staf Akademik dilaksanakan melalui aktivitas peningkatan daya saing akademik, dan peningkatan kapasitas kepemimpinan akademik. Peningkatan kualitas mahasiswa dilakukan melalui aktivitas distance learning dan student exchange yang ditujukan pada pengakuan kredit (transfer kredit) pembelajaran. Peningkatan kualitas kurikulum dilakukan melalui aktivitas penelusuran dan kajian Best Evidence menyangkut isi kurikulum, model pembelajaran dan asesmen proses dan hasil belajar, serta kerjasama pendidikan. Pengembangan penelitian berbasis unggulan dilaksanakan melalui aktivitas pengembangan sistim kelembagaan penelitian biomedik-biomolekuler yang integrative di FKUB khususnya dalam rangka mendukung peningkatan jumlah perolehan HAKI dan publikasi internasional, peningkatan jumlah dan kualitas penelitian berbasis unggulan Biomedik dan Kedaruratan medik, serta peningkatan kerjasama penelitian untuk memperkuat kapasitas unggulan tersebut, termasuk didalamnya peningkatan perolehan competitive research grant. Peningkatan kualitas penjaminan mutu dilakukan dengan sinkronisasi standar pelayanan dan penyelenggaraan institusi dengan standar pendidikan dokter internasional WFME untuk mendapatkan rekognisi internasional baik dalam bentuk peer review mitra bestari luar negeri maupun proses akreditasi oleh lembaga internasional.

Pengembangan Tanggung jawab Sosial diselenggarakan melalui program pemberian beasiswa dan Program Pendampingan/Kemitraan. Pemberian beasiswa dalam konteks tanggungjawab sosial PSPD FKUB bagi mahasiswa potensial yang kurang mampu dan dalam jangka panjang untuk memfasilitasi mahasiswa belajar ke luar negeri maupun mahasiswa asing yang belajar ke PSPD-FKUB. Selain itu program beasiswa FKUB ini memiliki keunikan karena selain merupakan bagian dari upaya menyukseskan program pemerataan kesempatan dan perluasan akses pendidikan, program ini dikembangkan dalam bentuk kerjasama dengan corporate social responsibility perusahaan yang berkomitmen melakukan pembangunan sumber daya manusia dan daerah tertinggal. Diharapkan nantinya para penerima beasiswa dapat kembali ke daerah asal untuk membangun daerahnya. Program Pendampingan /Kemitraan dengan PSPD Universitas Malahayati dan Universitas Islam Malang merupakan bentuk tanggung jawab PSPD FKUB untuk menularkan praktik baik penyelenggaraan institusi pendidikan dokter pada institusi pendidikan dokter yang lemah. Sejalan dengan tujuan PHK PKPD, program kemitraan ini ditujukan pada peningkatan/perbaikan status akreditasi dan hasil kelulusan UKDI. Dalam konteks tersebut, program dilaksanakan melalui aktivitas peningkatan kapasitas akademik dan peningkatan kapasitas manajemen institusi masing-masing PSPD mitra.

(6)

6

Gambar 2. Skema Outline Pengembangan Program PHK PKPD FKUB

Implementasi PHK PKPD PSPD FKUB pada tahun 2011 merupakan bagian dari rencana strategis pengembangan insitusi untuk meningkatkan kualitas dengan mencapai kembali akreditasi A BAN PT pada tahun 2013 Akreditasi dari BAN PT untuk PSPD FKUB pada tahun 2012 dengan menggunakan borang baru yang telah disesuaikan dengan Standar Pendidikan Dokter dan Standar Nasional Pendidikan, serta Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi diharapkan membuka jalan bagi institusi untuk terus berkembang mencapai kualifikasi pendidikan dokter berkelas Internasional dengan adanya rekognisi dari insitusi di luar negeri terhadap PSPD FKUB di akhir pelaksanaan proyek PHK PKPD. Tujuan akhir dari PHK PKPD, yang menghendaki agar institusi yang masuk dalam skema A menjadi institusi unggul ini, sejalan dengan apa yang tertuang dalam sasaran RENSTRA UB dan FKUB. Dengan demikian ada keterkaitan erat bahwa tahapan-tahapan program dalam PHK PKPD FKUB merupakan bagian strategis dalam pengembangan institusi menjadi Institusi pendidikan dokter berkelas Internasional.

(7)

7 BAB II

IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1 Organisasi Pelaksanaan Kegiatan

Mekanisme pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD UB disusun berdasarkan pola yang telah dirumuskan oleh Tim Koordinasi di tingkat universitas, Task Force dan Tim Pelaksana PHK-PKPD UB, Pusat Jaminan Mutu (PJM) dan Satuan Pengendalian Internal (SPI). Tugas utama Tim Koordinasi tingkat Universitas adalah untuk mendukung kelancaran pelaksanaan program, khususnya dalam menjamin efisiensi, evaluasi, dan efektifitas penggunaan dana. Karena program ini merupakan program institusi, penanggung jawab kegiatan (PIC) ditetapkan dengan melibatkan langsung beberapa pejabat struktural (Pembantu Dekan dan Ketua Jurusan/PS). Struktur organisasi pelaksanaan PHK-PKPD UB (Gambar 1.), tugas dan tanggungjawabnya serta hubungannya dengan struktur formal di UB adalah sebagai berikut:

1. Penanggung Jawab: Penanggung jawab kegiatan adalah Rektor sebagai ”Quality Control and Quality Assurance” semua kegiatan yang diusulkan, berkoordinasi dengan PJM dan SPI UB.

2. Ketua Pelaksana: Dalam hal ini adalah Dekan FKUB yang melaksanakan koordinasi dengan Direktur Eksekutif tentang pelaksanaan PHK-PKPD serta melakukan pengawasan terhadap operasionalnya.

3. Direktur Eksekutif:

o Mengatur dan mengkoordinasi pelaksanaan semua tahapan kegiatan PHK-PKPD dan secara langsung bertanggung jawab kepada Dekan. Dalam melaksanakan tugasnya, Direktur Eksekutif dibantu oleh seorang Sekretaris Akademik, Bendahara, Koordinator Monitoring Program dan Koordinator Pengadaan Barang.

o Menyiapkan laporan secara rutin perihal kemajuan pekerjaan baik kepada Rektor, Tim PHK-PKPD, PJM-SPI, DIKTI, maupun lembaga/stakeholders terkait (misal forum rapat pimpinan dan Senat Fakultas terkait, dosen, lembaga kemahasiswaan/serta alumni).

4. Sekretaris Eksekutif : Membantu Direktur Eksekutif untuk mengatur semua pekerjaan administratif pelaksanaan kegiatan dan pengarsipannya. Bersama dengan Kordinator Monitoring Program membantu Direktur Eksekutif untuk menata tahapan semua kegiatan PHK-PKPD.

5. Koordinator Pengelola Keuangan :

o Membantu Direktur Eksekutif PHK-PKPD untuk mengatur semua urusan administrasi keuangan program.

o Bertanggung jawab terhadap semua pembayaran dan pencairan dana program.

6. Koordinator Pengelola Pengadaan Barang & Jasa : Mengatur dan menjalankan sistem pengadaan barang dan jasa yang berlaku untuk setiap komponen biaya pengadaan barang & jasa dalam Proyek PHK-PKPD

7. Koordinator Program:

o Bertanggungjawab dalam mengkoordinasikan serta sinkronisasi aktivitas yang dilakukan PIC sekaligus sebagai penanggung jawab dalam pemecahan masalah saat implementasi suatu program pengembangan.

o Memberikan masukan/usulan kepada Direktur Eksekutif PHK-PKPD tentang prioritas kegiatan yang diperlukan

(8)

8 8. Penanggung Jawab Kegiatan (PIC):

o Bertanggungjawab dalam pelaksanaan aktivitas dan sub-aktitivitasnya, memonitor serta mengevaluasi jalannya kegiatan dan investasi yang dilakukan serta melaporkannya pada Ketua Monitoring/Evaluasi program.

o Bertanggung jawab dalam melakukan seleksi dan pemantauan (berkenaan dengan hibah, insentif dan pendidikan tak bergelar) yang didasarkan pada aturan umum mekanisme seleksi.

o Membuat laporan jalannya kegiatan, hasil dan dampak dari aktivitas/sub- aktivitas yang telah dilaksanakan serta progresifitas ketercapaian tujuan dan indikator keberhasilan

o Memberikan masukan kepada manajemen Unit Pelaksana PHK-PKPD (Direktur Eksekutif dan Kordinator) berkaitan dengan kegiatan di bawah tanggungjawabnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

o Khusus PIC Kemitraan, bertanggung jawab pada mekanisme koordinasi, monitoring dan evaluasi implementasi program kemitraan dalam PHK PKPD mitra.

Koordinasi pelaksanaan PHK PKPD di FKUB antara Direktur Eksekutif dan PIC serta elemen pelaksana terkait telah dilakukan sebagaimana jadwal berikut:

No. Tanggal Tempat Topik Koordinasi

4 Pebruari 2011 FKUB  Mekanisme /SOP pembinaan Kemitraan

 Mekanisme pemilihan Expert

 Nara Sumber

 Bench Fee, Personal Fee

 Rekomendasi Untuk Aktivitas terdekat

 TA Pengembangan sistem seleksi MABA UNISMA (Maret)

 TA Pengembangan SCL UNISMA (Maret)

 Nara Sumber Pengembangan RENSTRA UNIMAL

(Februari)

 Penggantian Pak Dekan sebagai PIC Kemitraan

28 Februari 2011 FKUB Rakor Pimpinan FKUB, PIU dengan Pimpinan FK UNISMA membahas Persetujuan Adendum KSO

7 Maret 2011 FKUB Rakor Kemitraan PIC Kemitraan FK dengan PIC Kemitraan FK UNISMA

- Perumusan Rencana aksi teknis implementasi kegiatan TA seleksi

(9)

9

maahsiswa dan pengembangan SCL serta penggunaan dana

- Mekanisme pelaporan kegiatan - Mekanisme monitoring rutin

10 April 2011 FKUB • Koordinasi initial kemitraan dengan FK UNISMA dengan agenda utama

– Consensus of activity road map – Scheduling

– Aim, intended output & controlling mechanism

– KPI agreement

18 Mei 2011 Ruang Senat Sosialisasi Policy Study manajemen Akademik

1 Juni 2011 FKUB desiminasi hasil Lokaakrya MOnevin CPCU dan kesepakatan modifikasi metode Monevin Aktivitas PHk FKUB dan Kemitraan

11 Juni 2011 FKUB Rapat Pembahasan progress aktivitas antara PIU dengan PIC Program 1

24 Juni 2011 Ruang

Sekretariat PHK PKPD

- Diskusi SE dan DE untuk follow up aktivitas

26 Juli 2011 GPP lantai 6 Ruang Senat

Persiapan pembuatan laporan interim 2011 untuk monevin (Universitas)

6 September 2011 Rakor PIU-PIC Koordinasi persiapan RIP 2012 25 November

2011

Rakor PIU-PIC Koordinasi MONEV akhir tahun 2 Desember 2011 Rakor PIU-

Kemitraan

Koordinasi Kemitraan

2.2 Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Internal 2.2.1 Monitoring dan Evaluasi Akademik

Agar mutu pelaksanaan PHK PKPD terjamin dan sesuai dengan rencana, Rektor menugaskan Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB melakukan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) PHK, yang meliputi Monevin PHK on going (dilakukan pada tengah tahun, akhir tahun, akhir program) sesuai Manual Prosedur MP-ISO.PJM-UB.10 dan Monevin pasca pelaksanaan PHK yang diatur dalam MP-ISO.PJM-UB.11.

Mengacu pada MP-ISO.PJM-UB.10 maka tujuan dari Monevin PHK PKPD adalah 1) Memastikan bahwa penerima hibah dalam hal ini FKUB telah melaksanakan berbagai tahapan aktifitas yang diusulkannya dan memastikan bahwa keluaran dan dampak pelaksanaan aktifitas tersebut sesuai (atau mendekati) indikator kinerja yang dirumuskan dalam proposal, 2). Memastikan bahwa pengeluaran dana hibah telah sesuai dengan yang direncanakan dan dilakukan secara akuntabel mengiringi aktifitas yang telah dilaksanakan sesuai proposal, 3) Membantu unit penerima hibah dengan memberikan masukan-masukan dalam menghadapi berbagai permasalahan yang dijumpai dalam rangka pelaksanaan rencana pengembangannya, 3). Menentukan kelayakan pelaksanaan tahun kedua dari Rencana Implementasi Tahun berikutnya, 4).

(10)

10

Memberikan laporan dan rekomendasi kepada Rektor dan Penanggungjawab Kegiatan mengenai tindak lanjut pelaksanaan pemberian hibah dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi pada unit penerima hibah tersebut. Kriteria Penilaian Monevin PHK meliputi Kepemimpinan & Komitmen (20), Kemampuan Melaksanakan Program (20), Dampak & Keberlanjutan Program (30), Keberhasilan Indikator Target (20), Kemajuan Fisik Kegiatan (10).

Sementara itu, tujuan Monevin Pasca PHK difokuskan untuk memantau dan memelihara perbaikan kinerja unit penerima hibah secara berkelanjutan melalui Monevin Pasca PHK. Monev Pasca PHK dilakukan sejak akhir tahun implementasi PHK-nya selesai. Monev dilakukan dengan desk evaluation didasarkan pada Laporan Program Keberlanjutan PHK dari pimpinan penerima hibah. Kriteria penilaiannya adalah Kepemimpinan dan Komitmen Insitusi (40), Dampak dan Keberlanjutan Program (30) dan Keberlanjutan Program secara keseluruhan (30).

4.2.1 Monitoring dan Evaluasi non Akademik

Kegiatan monitoring dan evaluasi untuk yang non akademik dilakukan oleh Satuan Pengendalian Internal (SPI). Kegiatan monevin dilakukan untuk aspek keuangan, pengadaan barang, aset, sistem informasi dan SDM. Audit yang telah dilakukan adalah aspek keuangan sesuai dengan permintaan Rektor. SPI memiliki beberapa auditor bersertifikat untuk aspek keuangan, pengadaan barang dan sistem informasi

Cara pelaksanaan Monitoring & Evaluasi dalam PHK PKPD sebagai berikut:1) Pembuatan Pedoman (Guidelines), 2) Pembuatan prosedur dan aturan, 3) Evaluasi meja (desk monev), merupakan kegiatan untuk mendeteksi penyimpangan dini (Early error detection monev) terutama untuk melihat performance indicators, misal apakah baseline cukup dapat dipercaya, apakah cara pengumpulan data sudah tepat (feasibility and reliability) dan apakah indikator yang ditetapkan cukup untuk mengukur kinerja dan apakah realistis (ambitious vs modest), 3) Evaluasi lapangan (Factual monev) merupakan kegiatan untuk feedback dan Corrective actions agar semua aktivitas program berjalan sesuai rencana (keep track of progresses on plans of track ) terutama untuk aspek terkait dengan LRAISE+. Kegiatan dalam evaluasi lapangan dapat mencakup feedback atas proposal dan jalannya kegiatan, monitoring kesesuaian antara pelaksanaan dan penjadwalan, capaian keberhasilan terhadap indikator, keterlibatan seluruh elemen, transparansi pelaksanaan, ownership dari civitas akademika, dukungan dan awareness manajemen struktural, efektivitas dan efficiency pemanfaatan resourcess dan konfirmasi antara laporan dan kondisi riil.4) Analisis dan pengambilan kesimpulan 2.3 Mekanisme dan Sistem Pengelolaan Keuangan

Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan untuk program PHK-PKPD ini terintegrasi dengan manajemen keuangan yang ada di Universitas. Pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan keuangan akan diaudit oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) yang telah dibentuk di UB. Pada sistem pengelolaan keuangan ini telah ditetapkan kebijakan sebagai berikut:

 Keuangan program masuk dalam DIPA Universitas Brawijaya dan pencairannya melalui KPPN dengan pengajuan berdasar RIP tahun berjalan yang telah disepakati oleh DIKTI.

 Pengelolaan keuangan dilakukan oleh Koordinator Pengelola Keuangan yang ditetapkan melalui SK Rektor.

 Pencairan anggaran masing-masing program oleh PIU dilakukan sesuai standar pencairan dana dari DIPA. Prinsipnya pencairan dana terdiri dari (1) Uang muka

(11)

11

kerja (UP) dengan jumlah tertentu untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari perkantoran yang tidak dapat dibayarkan melalui pembayaran langsung (LS), dan (2) Pembayaran langsung kepada pihak ketiga yang diterbitkan oleh PA/KPA atas dasar perjanjian kontrak kerja atau Surat Perintah Kerja.

 Laporan keuangan berupa pengiriman SP2D dan SPM setiap bulan

 Evaluasi dan laporan keuangan dilakukan setiap 3 bulan

 Laporan audit keuangan setiap akhir tahun

 Tidak ada uang tunai tersedia pada manajemen internal progam PHK-PKPD FKUB

 Transaksi tunai sebisa mungkin dihindari, bila perlu transaksi harus dilakukan melalui mekanisme transfer bank.

Mekanisme pengelolaan keuangan pada PHK-PKPD di FKUB dikelola sebagai berikut :

 Koordinator Pengelola Keuangan dibantu oleh staf administratif untuk pekerjaan tata buku dan kesekretariatan

 Koordinator Pengelola Keuangan akan melaksanakan sistem keuangan elektronik on line dan sistem keuangan yang berbasis kegiatan akan diimplementasikan.

 Setiap usulan pembiayaan akan dimonitor menurut kegiatan yang diusulkan dan dicairkan berdasarkan permintaan dan tanggung jawab PIC

 Semua pembayaran harus melalui persetujuan Direktur Eksekutif, Penanggungjawab Kegiatan (PIC) dan sepengetahuan Pelaksana PHK-PKPD FKUB.

 Output kegiatan harus segera dilaporkan setelah investasi/kegiatan dilaksanakan 2.4 Mekanisme dan Sistem Pengadaan Barang dan Jasa

Mekanisme dan sistem pengadaan barang dan jasa untuk program PHK-PKPD ini masuk ke manajemen pengadaan barang dan jasa yang ada di Universitas. Pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan barang dan jasa akan diaudit oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) yang telah dibentuk di UB. Pada sistem pengadaan barang dan jasa ini telah ditetapkan kebijakan sebagai berikut :

 Koordinator Pengadaan barang dan Jasa (Procurment Officer) yang ditetapkan dengan SK Rektor membuat usulan Pengadaan Barang dan Jasa (procurment plan) untuk dimintakan persetujuan ke World Bank (NOL WB)

 Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh Panitia yang ditetapkan dengan SK Rektor yang merupakan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa yang ada di Universitas Brawijaya.

 Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilaksanakan mengikuti mekanisme yang telah ditetapkan oleh World Bank.

 Mekanisme yang terbuka, adil dan tegas ditegakkan untuk menjaga kepercayaan di antara peserta lelang saat pelaksanaan lelang.

 Bagian pengadaan barang dan jasa melaksanakan pengecekan usulan pengadaan dilihat dari kesesuaian dengan kegiatan yang diusulkan dan pencairannya

 Panitia pengadaan barang dan jasa bertugas menyelenggarakan proses pengadaan (competitive bidding atau shoping) setelah procurment plan mendapat NOL WB

 Pengumuman lelang untuk proses tender akan dimuat di koran nasional dan homepage UB.

 Barang yang diadakan terutama berupa alat dan instrumen harus disertai surat jaminan berfungsi dengan baik dan pihak penyedia barang harus memberikan pelatihan kepada pengguna

 Pemenang akan ditentukan melalui mekanisme yang kompetitif menurut peraturan yang ada

(12)

12

 Pemeriksaan barang yang dikirim akan dilakukan oleh panitia yang berbeda.

 Penanganan keluhan terhadap pengumuman hasil lelang atau bila terjadi ketidak cocokan spesifikasi barang antara yang dikirim dengan dokumen pengadaan, atau segala sesuatu yang terkait dengan complaint handling mechanisme akan diselesaikan oleh Satuan Pengendali Internal.

2.5 Mekanisme dan Rancangan Pengelolaan Program Kemitraan

Sesuai dengan ketentuan PHK-PKPD, Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang mendapatkan dana hibah dalam skema A akan melakukan program kerjasama dengan dua mitra dari skema B yaitu F Universitas Islam Malang dan Fakultas Kedokteran Universitas Malahayati. Untuk kelancaran pelaksanaan program kerjasama tersebut perlu direncanakan suatu mekanisme pengelolaan program yang disepakati bersama.

Pada tahap awal dari kerjasama tersebut dibuat suatu Memorandum of Understanding (MoU) dan Kerjasama Operasional (KSO) yang disepakati oleh ketiga institusi. Di dalam KSO yang disepakati tertuang mengenai mekanisme kerjasama secara detail, termasuk mengenai ruang lingkup, maksud dan tujuan kerjasama, hak dan wewenang tiap pihak, serta pembiayaan kegiatan. Kedua bentuk kesepakatan institusinal telah ditandatangani oleh ketiga pihak.

Sebagai bagian dari KSO, telah ditetapkan struktur organisasi pengelola khusus untuk bidang kerja kemitraan yang pusat koordinasinya disebut sebagai Sekretariat Bersama yang beranggotakan Direktur Eksekutif dari tiap institusi, dan dibawahnya terdapat struktur pengelola internal. Dalam perjalanannya PIC Kemitraan FKUB yang kebetulan sebelumnya menjabat Ketua Program Studi, pada awal Maret 2011 dilantik menjadi Dekan FKUB. Dengan demikian dibutuhkan pergantian PIC untuk Kemitraan dan penambahan staf sebagai pelaksana dan menajemen program kemitraan.

Meskipun telah dilakukan beberapa kali koordinasi formal, implementasi program kemitraan secara umum berjalan kurang memuaskan dan membutuhkan perhatian yang lebih, khususnya terkait koordinasi dengan UNIMAL. Hal ini selain disebabkan oleh jarak yang cukup jauh dengan UB, program FK UNIMAL mengalami revisi dari apa yang tertuang dalam RIP. Pada acara Workshop kemitraan di Surabaya disepakati bahwa mekanisme teleconference dapat menjadi salah satu cara untuk berkoordinasi, namun demikian kesepakatan ini belum dapat ditindaklanjuti secara nyata.

2.6 Hambatan dan Kendala

Hambatan dan kendala pada implementasi dan pengelolaan program khususnya pada awal tahun utamanya adalah mundurnya pencairan dana karena mundurnya ketetapan DIPA Universitas dan persetujuan TOR dari CPCU. Akibatnya ada kegiatan yang tetap dilaksanakan namun dengan menggunakan dana talangan dari Fakultas. Dari aspek organisasi, dengan adanya pergantian kepemimpinan maka organisasi pelaksanan (PIU) PHK PKPD mengalami penyesuaian terutama pada PIC kemitraan karena PIC sebelumnya menjabat sebagai dekan periode 2011-2014. Selain itu untuk meningkatkan efektifitas pelaksanaan kemitraan, PIC kemitraan dibantu oleh beberapa staf dosen yang melakukan pendampingan khusus pada masing-masing institusi pada kedua institusi secara lebih baik. Selain itu pada tahun 2011 dilakukan revitalisasi sumber daya pelaksana aktivitas karena beberapa staf yang tugas belajar dan pergantian jabatan structural. Oleh karena itu pada implementasi PHK PKPD FKUB tahun 2011 ini, PIU mengusulkan kepada rektor untuk merevisi SK Rektor tentang pelaksana PHK PKPD.

Belum sesuainya standar waktu evaluasi TOR di tingkat CPCU mengharuskan adanya penjadwalan ulang beberapa kegiatan yang berdampak pada perubahan waktu

(13)

13

capaian indikator keberhasilan. Pada laporan interim kuartal 4 (Laporan akhir tahun) tahun 2011 ini tidak banyak perubahan capaian indikator keberhasilan karena karakter indikator yang baru bisa tercapai pada tingkat implementasi program. Penjadwalan ulang juga dilakukan untuk aktivitas pengadaan. Pengadaan alat laboratorium yang semula direncanakan Januari 2011, karena proses NOL World Bank (WB) baik Nol bidding document yang mengalami revisi maupun NOL penetapan pemenang, maka pelaksanaan NCB baru dimulai bulan Juni. Revisi bidding document dilakukan karena spesifikasi alat elektronik yang ditetapkan pada awal tahun 2010 saat penyusunan RIP, saat ini (2011) sudah tidak diproduksi lagi, sehingga diperlukan penyesuaian pada spesifikasi alat tanpa merubah proyeksi kebutuhan maupun besaran harga. Hal ini telah dilakukan sesuai dengan panduan pengadaan dari World Bank.

Birokrasi untuk izin dinas luar negeri membutuhkan koordinasi lintas kelembagaan internal di Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan antara Direktorat Pendidik dan tenaga kependidikan (Ditendik) dan biro kerjasama luar negeri PKLN.

Disiminasi pemahaman mekanisme keuangan PHK PKPD kepada PPK lebih intensif. Karena pada laporan interim tengah tahun FKUB menemui masalah pada koordinasi pencairan keuangan. Namun akhirnya masalah ini dapat diselesaikan.

2.7 Lesson Learned dan Best Practice

Komitmen pimpinan dan sumber daya pelaksana PHK PKPD menjadi kekuatan utama pelaksanaan PHK PKPD FKUB di tahun 2011. Diantara wujud komitmen ini adalah komitmen institusi untuk menyediakan pendanaan (dana talangan) agar aktivitas tetap berjalan sesuai dengan target dan tujuan. Selain itu komitmen juga terwujud dari keikutsertaan staf FKUB baik sebagai panitia penyelenggara maupun sebagai peserta terbukti dari tingkat kehadiran lokakarya, respon rate policy study maupun peserta hibah penelitian di tengah padatnya aktivitas staf menjalankan tri dharma perguruan tinggi.

Kekuatan lain dari implementasi program PHK PKPD adalah integrasi aktivitas PHK PKPD sebagai bagian dari program pengembangan institusi. Dengan demikian hasil dari pelaksanaan aktivitas PHK PKPD benar-benar mendukung performa kinerja institusi baik dari aspek akademik maupun manajemen.

Gambar 3 Struktur Organisasi Manajemen PHK PKPD FKUB 2011-2013

(14)

14 BAB III.

HASIL CAPAIAN PHK PKPD FKUB 2011 3.1 Hasil Dicapai

Secara umum pelaksanaan program PHK PKPD tahun 2011 ini berjalan cukup baik. Dari 7 aktivitas dalam 4 program yang terdiri dari 20 kegiatan (sub-aktivitas), sampai bulan DesemberNovember 2011, telah direalisasikan 17 atau 86% kegiatan.

Kegiatan yang telah dijalankan tersebut adalah: pelaksanaan seminar Internasional di bidang Pendidikan Kedokteran (6^th AMEA conference) dan seminar di bidang emergensi (WCEM), ONDT konstruksi dan manajemen kurikulum klinik serta penjamianan mutu, ONDT emergensi geriartri medicine, pelaksanaan Lokakarya revisi pedoman akademik, lokakarya rotasi klinik, pelaksanaan policy study manajemen akademik, pelaksanaan in house training dalam Konferensi Internasional yang menjadi trade mark FKUB, hibah kompetisi penelitian unggulan, pengadaan alat laboratorium, penyaluran beasiswa calon dokter serta program kemitraan.

Aktivitas-aktivitas PHK PKPD pada tahun 2011 telah terintegrasi dengan program pengembangan institusi. Dengan demikian hasil-hasil implementasi aktivitas meskipun minimal telah memberikan kontribusi bagi performa kinerja institusi. Dari 10 indikator kinerja utama (IKU), … telah yang tercapai. Bahkan dua indikator melampaui target yaitu jumlah publikasi Internasional dan prosentase mahasiswa penerima beasiswa. Hasil PHK PKPD ini juga memberikan kontribusi positif bagi persiapan akreditasi BAN PT yang kemungkinan akan digantikan oleh LAM PT pada tahun 2013.

Kegiatan yang telah selesai adalah sebagai peserta seminar Internasional 2 kali, dan menyelenggarakan Seminar Internasional/ in House training. Ketercapaian ini disebabkan karena jadwal seminar internasional sudah tertentu walaupun menggunakan anggaran talangan dari Fakultas. Demikian juga dengan penyelenggaraan Seminar Internasional karena selain jadwal sudah ditetapkan juga narasumber dari luar negeri tidak bisa ditunda lagi, oleh karena itu acara ini juga diselenggarakan dengan dana talangan dari fakultas.

Kegiatan ONDT ke London berhasil dilaksanakan setelah mendapatkan izin dari Direktorat tenaga Pendidik dan kependidikan (Ditendik) DIKTI untuk persyaratan pengurusan paspor biru dan visanya. Jadwal keberangkatan mengalami penundaan yang mestinya bulan Juli menjadi September 2011. Penundaan ini selain karena menunggu persetujuan TOR, juga karena LOA tidak segera dikeluarkan, walaupun sebelumnya sudah ada persetujuan dengan fihak Universitas mitra di London.

Sementara ONDT geriatric emergency medicine sedang dalam pelaksanaan karena institusi mitra penyelenggara bisa menyetujui dilaksanakan dalam kurun waktu desember hingga februari.

Hibah penelitian walaupun terjadi penundaan waktu pelaksanaan, sudah berjalan dan capaian kinerjanya mencapai 50% karena adanya keterlambatan penandatanganan kontrak dan pencairan dana. Hibah penelitian ini sebetulnya tidak ada kendala yang berarti. Penjadwalan ulang karena menunggu persetujuan TOR dan persetujuan pemenang hibah dari CPCU

Pengadaan barang alat laboratorium telah dilakukan melalui proses NCB, penetapan pemenang oleh WB dan barang sudah datang dan sudah uji fungsi, proses pembayaran sudah selesai sementara NOL pemenang baru didapatkan desember 2011.

Penjadwalan ulang NCB karena menunggu NOL WB dari procurement plan yang telah dikirimkan ke CPCU. Pengadaan barang elektronik untuk menunjang IT mengalami penundaan dan harus ada perubahan spesifikasi alat, hal ini dikarenakan spesifikasi alat

(15)

15

pada saat TOR dibuat sudah tidak sesuai lagi untuk saat ini karena sudah tidak diproduksi lagi. Hasil konsultasi dengan CPCU / WB diperkenankan merubah spesifikasi alat asal harga dan peruntukan alat tetap seperti pada TOR sebelumnya.

Pengadaan alat elektronik ini diluncurkan ke 2012 atas rekomendasi tim ahli keuangan CPCU dan menyesuaikan timing turunnya NOL (BER) WB yang baru diterima pada bulan Desember 2011. Untuk kegiatan non fisik, saat ini hibah penelitian sedang dalam tahap pelaksanaan penelitian oleh masing-masing peneliti. Proses seleksi diikuti sebanyak 11 proposal dan proposal yang dinyatakan sebagai pemenang sebanyak 3 proposal. Tim reviewer melibatkan ekspertise dari PS lain.

3.1.1 Status Indikator Kinerja

Adapun pencapaian kinerja PHK PKPD FKUB dapat dilaporkan dalam tabel capaian indikator kinerja sebagai berikut:

Tabel 1 : Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara Indikator Kinerja Base

line

2011 Target 2012

Target 2013 Target Capaian

INDIKATOR KINERJA UTAMA

 Prosentase Kelulusan UKDI 97,9 98 98,6 98,5 98,8

 Akreditasi BAN PT A A A A A

 Prosentase mahasiswa yang mendapat beasiswa penuh hingga program profesi

1,1 1,5 4,2 4.8 5,0

 Reputasi Internasional

o Jumlah HAKI 1 2 1 3 5

o Jumlah Publikasi Jurnal Internasional

18 19 27 30 45

o Akreditasi Internasional

Akredita si BAN

PT

Akreditas i BAN

PT Dokumen

Sistem Penjamin

an Mutu Baru

Akredita si BAN

PT Dokume n Sistem Penjami

nan Mutu

Baru berbasis

ISO Dokume n AIMA Universi

tas Nilai A

External (Exchang

e) Recogniti

on oleh Peer Reviewer dari Luar

Negeri

Members hip IAOMC sebagai regkognis i lembaga akreditasi Internasio

nal

o Peer Partner Luar Negeri dalam Penjaminan Mutu

0 2 0 4 5

a. Pendidikan 0 1 0 2 2

(16)

16

(MOU) (MOU+

Action)

(MOU+

Action)

b. Riset 0 1

(MOU)

0 1(MOU+

Action)

2 (MOU+

Action) c. Manajemen

Institusi

0 0 0 1(MOU+

Action)

1 (MOU+

Action) INDIKATOR KINERJA UTAMA KEMITRAAN (Program 3)

FK UNIMAL

 Akreditasi FK UNIMAL C C C B B

 Rerata Prosentase Lulusan UKDI ()

20 25 20 30 65

 Rerata Nilai UKDI 39,95 42 39,95 45 51 FK UNISMA

 Akreditasi FK UNISMA na C B B B

 Rerata Prosentase Lulusan UKDI

na na na 50 65

 Rerata Nilai UKDI - - 45 52

INDIKATOR KINERJA TAMBAHAN Aktivitas 1.1

1. Jumlah publikasi di Buku Proceeding Seminar di luar negeri

NA 2 4 8 16

2. Jumlah partner kerjasama distance learning

- - 0 2 5

3. Jumlah mahasiswa transfer kredit (out recognition)

26 26 26 34 38

4. Jumlah inviting lecture 0 0 3 1 3

5. Terbentuknya

Kelompok Studi Bidang Biomedik Terintegrasi (Riset-akademik-

pengabdian masyarakat)

0 0 0 1 6

6. Publikasi Pedoman Prosedur/

Teknik/Metode/ Artikel ilmiah terkini

0 1 0 7 9

7. Jumlah kerjasama (MOU) dengan institusi di LN (internasional)

1 3 1 7 8

8. SK tentang Perbaikan Cetak biru &

Implementasi

Kebijakan Kerjasama Internasional

SK Internasi

onal Section

Naskah SK Kebijaka

n Kerjasa

SK Internasi

onal Section

Rapor Tahunan – Usulan Program Kerjasam

Rapor Tahunan – Usulan Program Kerjasa

(17)

17 ma Internasi

onal Baru

a baru ma baru

Indikator Aktivitas 1.2

9. Dokumen revisi Log Book Rotasi Klinik untuk Mahasiswa dan Dosen

Dokume n lama pada 14

bagian

Log Book Revisi berdasar

BEME (1 dari

14)

BEME (1 dari

14)

BEME (4 dari 14)

BEME (8 dari

14) 10. Prosentase Aplikasi

BEME dan Evidence- based Medicine dalam isi kurikulum, model pembelajaran dan asesmen, serta keterampilan klinik

50 50 60 80 100

11. Prosentase

keterlaksanaan Standar Akademik WFME

55 55 75 90 100

12. Peraturan Akademik &

Dokumen

Impelementasinya yang berdasar WFME

Pedoma n Akade

mik Lama (2007)

Pedoma n Akadem

ik Baru (2011)

Pedoma n Akade

mik (2011)

Pedoman Akademi

k Baru (2011)

Pedoma n Akademi

k Baru (2013) 13. Sertifikat keahlian atau

rekognisi sebagai ahli BEME dan EBM

0 6 6 6 6

14. Prosentase keterlibatan stakeholder dalam pengembangan

kurikulum

30 45 45 100 100

Indikator Aktivitas 1.3 15. Prosentase

keterlaksanaan Standar Internasional

60 60 60 90 100

Indikator Aktivitas 2.1

16. Standarisasi Instrumen Laboratorium

Peralatan laborator

ium terkalibra

si (70%

alat)

Peralatan laborator

ium terkalibr

asi (100%

alat)

Terkalib rasi 70%

Peralatan laboratori

um terkalibra

si (100 alat)

Peralatan laborator

ium terkalibr

asi (100 alat) 17. Dokumen baru Prosedur 0 Dokume Dokume Impeleme Impleme

(18)

18 Mutu dan Teknis

berdasar standar internasional

n jadi n jadi ntasi Metode

yang sudah teruji 50

ntasi penuh Metode

yang teruji (100) 18. Prosentase Teknisi

tersertifikasi 50% 100% 75% 100% 100%

19. Sertifikasi laboratorium

bertaraf internasional 0 0 0

Audit internal &

evaluasi diri laboratori

um

Pendaftar an laboratori

um ISO/SNI Indikator Aktivitas 2.2

20. Terbentuknya Pusat Kajian Biomedik- Biomolekular Regional

0 0 0 0 1

21. Jumlah Kerjasama penelitian bersama dengan institusi Luar negeri

3 4 4 6 8

22. Jumlah Research Grant

internasional 0 1 0 1 10

23. Jumlah Keterlibatan dosen dalam overseas join research

10 10 10 14 18

24. Jumlah pusat penelitian (HIV/AIDS,TBC, malaria) bertaraf internasional

2 2 - 4 4

Indikator Aktivitas 4 25. Rerata Nilai IPK

mahasiswa yang mendapatkan beasiswa

IPK >

2,75

IPK >

2,8

- IPK >

3,00

IPK >

3,00 26. Posentase penyelesaian

dokumen SOP pemberian beasiswa spesifik PSPD FKUB

50% 100% 100% 100 100

27. Jumlah institusi yang memberi beasiswa hingga program profesi

4 7 4 9 11

3.1.2 Status kemajuan Fisik

Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya (Lampiran L1) sampai tanggal 31 Desember 2011 mencapai 71%. Capaian ini berasal dari komponen biaya pengembangan staf ONDT (4 paket kegiatan), pengembangan program ( 5 paket

(19)

19

kegiatan) dan lokakarya sinkronisasi (2 kegiatan), hibah penelitian, beasiswa dan Seminar Internasional yang masing masing mencapai kemajuan fisik 100%. Sementara pengadaan barang berupa pembelian alat laboratorium dan IT mencapai 65% karena sesuai dengan petunjuk CPCU dianjurkan untuk direalisasikan pada tahun 2012.

Sementara aktivitas HAKI pada tahun 2011 dilaksanakan dalam bentuk lokakarya untuk menyiapkan kelembagaan pengurusan HAKI.

Gambar 3.1 Diagram Capaian Fisik PHK PKPD tahun 2011 3.1.3 Status Penyerapan Keuangan

Rencana pengeluaran anggaran sampai dengan Desember 2011 (Lampiran L1-L6) sebesar Rp.3.123.000.000,- terdiri dari dana HPEQ Rp.2.310.444.000,- dan dana non comitted dari fakultas sebesar Rp. 812.556.000,-. Adapun realisasi pengeluaran sampai 31 Desember adalah sebesar Rp 2.299.356.000,- (73,63%) yang terdiri dari Rp 1.978.151.000,- (85,61%) dari dana committed dan Rp 321.205.000,- dari dana non committed. Pencapaian ini didapatkan dari penyelenggaraan 17 dari 20 (85%) kegiatan yang direncanakan pada RIP 2011. Tiga kegiatan diluncurkan pada tahun 2012 demi efisiensi dan optimalisasi dari hasil yang diharapkan.

3.1.4 Analisis Capaian per Aktivitas

Adapun laporan progresifitas pelaksanaan program sebagaimana tertuang dalam RIP adalah sebagai berikut:

1. PROGRAM PENINGKATAN CAPAIAN STANDAR GLOBAL PENDIDIKAN DOKTER MELALUI PENDIDIKAN DOKTER LINTAS BATAS (CROSS BORDER MEDICAL EDUCATION/CBME)

1.1 Peningkatan Daya Saing Internasional Staf Akademik serta Mahasiswa dalam Skema Kerjasama Internasional untuk Pencapaian Kompetensi Unggulan di Bidang Biomedik-Biomolekular dan Kegawatdaruraan Medik

0 20 40 60 80 100

Pengadaan barang dan Jasa

Pengembangan Staf

Hibah Penelitian

Pengembangan Program … Beasiswa

K.Khusus : HKI K.Khusus : Sem

Intl In K.Khusus : Sem

Int Go

Total

Prosentase Capaian Fisik

(20)

20

1.1.1 Peningkatan Kualitas Akademik Staf ONDT a. Tujuan

 Meningkatkan (up-lifting) kemampuan staf dalam bidang biomedik- biomolekuler terkini.

 Meningkatkan track record/reputasi internasional staf dalam pendidikan kedokteran dengan unggulan kedokteran emergensi dan biomedik

 Meningkatkan daya guna biomedik-biomolekuler dalam menunjang pelayanan medis integratif pada lahan pendidikan klinik (Rumah sakit pendidikan)

b. Pelaksanaan Kegiatan

Karena penerimaan NOL TOR dari CPCU yang mendekati pelaksanaan kedua aktivitas, maka kegiatan seminar 6^th AMEA conference dan The 17th World Congress on Disaster and Emergency Medicine (WCDEM) dilaksanakan dengan dana talangan dan tanpa proses sebagaimana tertuang dalam panduan (yang kemudian direvisi kembali pada bulan Juni 2011). Namun secara umum dua kegiatan ini berjalan dengan baik.

Namun demikian, sesuai dengan RIP 2011, ada satu kegiatan pelatihan non gelar di luar negeri yang harus mengalami perubahan jadwal dan perencanaan ulang. Kegiatan yang sedianya akan mengirim 1 (satu) orang staf medik, dokter spesialis penyakit dalam ke Department of Geriatry and Rehabilitation Medicine, Royal Hospital, Adelaide, Australia dialihkan ke Departemen Geriatric Emergency Medicine, University of Malaya Medical Centre, Kuala Lumpur, Malaysia disebabkan lamanya waktu yang disediakan untuk training di Australia yang tidak sesuai dengan skema proyek. Institusi partner di Australia menghendaki waktu minimal training 1 tahun.

Setelah melalui berbagai pertimbangan, skema pelatihan di Malaysia selama 3 bulan dinilai lebih feasible untuk dilaksanakan. Oleh karena itu jadwal pelaksanaan ONDT untuk aktivitas ini disesuaikan menjadi bulan Desember 2011 dan berakhir bulan Juni 2012. Dengan demikian juga berubah pada pengurusan NOL, jadwal keberangkatan, jadwal monevin dan pelaporan. Sesuai dengan perencanaan dan Seleksi, maka staf yang berangkat adalah: dr. Sri Sunarti, SpPD

c. Hasil Pelaksanaan

Dari pelaksanaan 6^th AMEA Conference delegasi FKUB telah berhasil membuat jejaring dengan mendaftarkan FKUB sebagai anggota AMEA. Diharapkan dengan keterlibatan dalam AMEA, FKUB mendapatkan pengetahuan dari praktik baik pendidikan kedokteran modern terutama aplikasi Problem Based Learning dan Kurikulum berbasis kompetensi antar institusi pendidikan kedokteran di Asia.

Selain itu dengan keanggotaan ini diharapkan FKUB dapat terpacu untuk meningkatkan kualitas sehingga dapat bersaing dan kedepan menjadi institusi unggul di bidang penyelenggaraan praktik baik pendidikan kedokteran.

Melalui The 17th World Congress on Disaster and Emergency Medicine (WCDEM) ada beberapa hasil yang membanggakan sebagai berikut:

1). Staf kedokteran emergensi ditawari undangan untuk menghadiri 8^th Seminar on Developing and Organizing A Trauma System and MCS di Tel Aviv dengan biaya registrasi akomodasi dan tiket PP ditanggung oleh host.

2). Tawaran kerjasama penelitian dalam forum Pan-Asian Resuscitation Outcomes Study (PAROS) yang saat ini beranggotakan Australia, Jepang, Korea, Malaysia, Singapore, Taiwan, Thailand, Turkey dan Uni Emirat Arab. Saat ini PAROS sedang

(21)

21

melakukan penelitian mengenai out-of hospital cardiac arrest, diharapkan Indonesia yang diwakili Universitas Brawijaya dapat berpartisipasi aktif dalam penelitian ini.

3) Mendapatkan tawaran bantuan dari Prof. Colin Graham, Emergency Medicine Physician dari The Chinese University of Hong Kong, yang juga sebagai editor dari European Journal of Emergency Medicine. Prof Colin menawarkan program fellowship terutama dalam bidang emergency traumatology dan membantu Brawijaya untuk publikasi di jurnal dimana beliau jadi editor.

d. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Secara umum tidak ada hambatan berarti dalam penyelenggaraan seminar internasional tersebut diatas. Namun demikian delegasi pada kedua seminar ini tidak dapat memenuhi prosedur sesuai dengan pedoman karena jadwal pelaksanaan kegiatan tidak bisa menunggu proses administrasi sesuai pedoman, oleh karena itu delegasi pada kedua seminar menggunakan paspor hijau. PIU berharap hasil yang didapatkan dari pelaksanaan kedua seminar tersebut yang bernilai positif bagi institusi dapat menjadi bahan pertimbangan bagi CPCU untuk penyelesaian laporan pertanggungjawaban. Demikian pula dengan implementasi ONDT untuk Geriartric Medicine. Aktivitas ini harus mengalami penjadwalan ulang karena berdasarkan pertimbangan biaya, efektifitas dan efisiensi, pelatihan baru dilaksanakan pada tanggal 27 Desember 2011 dan berakhir pada bulan Juni 2012. Sesuai dengan saran Pak Kharisun penyerapan dana untuk kegiatan ini tetap menggunakan anggaran 2011 untuk memudahkan peserta ONDT dan meningkatkan performa fisik dari proyek.

e. Rencana perbaikan Jadwal

Rencana Aktivitas tahun 2011

Tahun 2011

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

TOR 

Nol CPCU   x

SK DEKAN

persiapan pemberangkatan   x

pelaksanaan training  x

monitoring  x

pembuatan laporan akhir dan diseminasi hasil training

 x

: rencana kegiatan; x: perubahan pelaksanaan kegiatan

Person in charge: Dr.dr.Retty Ratnawati, Msc; Prof.Dr.dr. Edi Widjajanto, SpPK;

dr.Ali Haedar, SpEM

1.2 Aktivitas Pengembangan Kurikulum dan Best Evidence dalam Pendidikan Dokter FKUB (BEME-FKUB) serta unggulannya menuju Rekognisi sebagai Pendidikan Dokter Internasional

(22)

22 1.2.1 Review Pedoman Akademik KBK FKUB

a. Tujuan

1. Review Pedoman Akademik Penyelenggaraan KBK FKUB yang telah terselenggara.

2. Mengidentifikasi standar-standar internasional pendidikan dokter, terutama terkait dengan isi kurikulum dan pembelajarannya dalam konteks rekognisi internasional.

3. Mengkaji langkah-langkah strategis mempersempit kesenjangan kualitas isi kurikulum dengan tuntutan Best Evidence Medical Education

b. Pelaksanaan Kegiatan

Seluruh kegiatan telah terselenggara sesuai dengan rencana 1. Kesepakatan Rencana dan Kepanitiaan.

Minggu I Desember 2010 dilakukan pembentukan Panitia Pelaksana dibawah koordinasi PIC terkait bersama Medical Education FKUB, kesepakatan tentang jadwal kegiatan, narasumber, SOP Panitia Pelaksana.

2. Penyusunan TOR oleh PIC.

Minggu ke II-III Desember sesuai Kesepakatan dengan Diretur PIU, PIC menyusun TOR Lokakarya bersama TOR-TOR lainnya.

3. Persetujuan Dir PIU/Dekan.

Pada akhir Minggu III Desember 2010 TOR disampaikan kepada Direktur PIU dan Dekan FKUB untuk diketahui, dikoreksi, disetujui, dan diajukan ke CPCU

4. Pengajuan ke CPCU.

TOR diajukan ke CPCU dalam tenggang waktu yang dipandang cukup bagi CPCU untuk mempelajari, memperbaiki, dan memberikan persetujuan.

Sesuai kesepakatan Direktur PIU, seluruh TOR diupayakan dikirimkan bersama untuk mempermudah CPCU mengamati benang merah antar TOR yang saling terkait dalam konteks pencapaian Tujuan PHK-PKPD FKUB secara menyeluruh.

5. Persetujuan CPCU.

Koreksi dan Persetujuan CPCU diharapkan diperoleh secepatnya yakni pada Minggu I Januari 2011 agar rencana pelaksanaan dapat direalisasikan tepat waktu mengingat waktu pelaksanaan bersamaan dengan kegiatan akademik fakultas. Sampai saat kegiatan diadakan Persetujuan CPCU belum diperoleh.

6. Pencairan anggaran.

TOR yang disampaikan kepada Dir PIU disertai kopi kepada Bendahara PIU untuk sinkronisasi pencairan anggaran.

7. Pelaksanaan Lokakarya.

 Sekalipun Persetujuan CPCU belum diperoleh, Dekan selaku Penanggungjawab dan Direktur Eksekutif PIU menyetujui dilaksanakannya Lokakarya pada hari Kamis 20 Januari 2011 dan Jum’at 21 Januari 2011, dengan mempertimbangkan kaitan kegiatan dengan kegiatan-kegiatan yang apabila ditunda akan berpengaruh pada tertundanya kegiatan-kegiatan tersebut.

(23)

23

 Memperhatikan bahwa Kegiatan Lokakarya ini merupakan Kegiatan Pertama/Perdana mengawali rangkaian kegiatan PIU-PHK-PKPD-FKUB, dipandang perlu melakukan sosialisasi lagi kepada seluruh staf dosen, mahasiswa, karyawan, seputar PHK-PKPD-FKUB dan kaitannya dengan Kegiatan awal ini.

 Pra-Lokakarya diadakan serangkaian pertemuan Tim Pengarah untuk menyusun Instrumen Lokakarya berupa Format Diskusi untuk mengarahkan Diskusi pada penajaman materi terkait dengan Indikator Keberhasilan yang harus dicapai

 Peserta terdiri dari : 1 Narasumber yaitu Dr. dr. Samsul Islam, SpMK (K), Mkes. sebagai Ketua AIPKI, 1 Pembicara dari Tim Pengarah Struktur & Isi Kurikulum, 1 Pembicara dari Tim Pengarah Penyelenggaraan Pembelajaran, 1 Pembicara dari Tim Pengarah Asesmen Hasil Belajar, Representasi Pimpinan Fakultas/Jurusan, 1 dari RS Pendidikan, 2 dari Medical Education Unit, 1 dari PJM, 2 Staf Administrasi Akademik, 4 wakil mahasiswa, 2 staf dosen dari setiap Laboratorium termasuk dari Lab Sentral Biomedik, Lab. Kedaruratan Medik, dan Skill Lab.

8. Acara : Meliputi Seminar yang diikuti Lokakarya yang terdiri dari Diskusi Kelompok dan Paripurna Penyusunan Hasil.

Hasil Lokakarya berupa 3 dokumen tersebut di atas, disusun oleh Tim Perumus yang dibentuk pada akhir Lokakarya. Penyusunan hasil dilakukan pada Minggu IV Januari sampai dengan Minggu II Februari 2011

9. Laporan ke Dir PIU/Dekan.

Pada Minggu ke III Februari 2011 Tim Perumus menyerahkan Hasil kepada PIC untuk menjadi lampiran Laporan PIC kepada Direktur PIU dan Dekan FKUB.

10. Laporan ke CPCU.

Direktur PIU maupun Dekan FKUB dapat memberikan catatan penyempurnaan kepada PIC dan hasil akhir dikirimkan Direktur PIU sebagai Lampiran Laporan Direktur PIU kepada CPCU pada Minggu IV Februari 2011 atau pada Minggu I Maret 2011.

11. Monitoring dan Evaluasi Internal.

TOR ditembuskan pula kepada Tim Monevin PHK-PKPD FKUB untuk dapat melakukan monitoring sejak dari perencanaan sampai rancangan tindak lanjut disusun. Selama pelaksanaan kegiatan, Tim Monevin diharapkan melakukan pendampingan yang dianggap perlu agar kegiatan terlaksana dalam konteks akuntabilitas dan penjaminan mutu.

c. Hasil Pelaksanaan ( Output )

Sesuai dengan TOR Kegiatan serta Indikator Keberhasilannya, hasil Lokakarya dikompilasi dan dirumuskan kembali oleh Tim Perumus Lokakarya ke dalam 3 kelompok : 1) Hasil Review dan Usulan Penyempurnaan bagi Pedoman Akademik KBK berikutnya, 2) Hasil Review Kesenjangan keadaan sekarang terhadap Standar WFME, dan 3) Hasil Review terkait butir-butir yang akan

(24)

24

disampaikan kepada St George’s University of London sebagai bahan pokok penyusunan Tailor-made Training dalam rangka Overseas Non Degree Training kesana.

d. Hambatan Pelaksanaan & Upaya Mengatasinya

Kegiatan ini merupakan kegiatan pertama dari seluruh rencana kegiatan PHK- PKPD-FKUB Tahun 2011. Keterlambatan pelaksanaan dapat berakibat pada keterlambatan seluruh program khususnya Program 1. Oleh karena itu meskipun sampai pada jadawal pelaksanaannya, seluruh Program PHK-PKPD-FKUB belum menerima NOL Agreement dari CPIU-HPEQ di Jakarta, PIC dan Direktur Eksekutif serta Dekan memutuskan tetap melaksanakan kegiatan sesuai kontrak yang ditandatangani dan dengan menggunakan dana talangan dari FKUB.

e. Rencana Perbaikan

Tidak ada perbaikan dalam kegiatan ini. Yang ada adalah rencana tindak lanjut kegiatan. Lokakarya merekomendasikan kepada :

1. Jurusan/Ketua Program Studi Pendidikan Dokter FKUB, untuk menyusun Pedoman Akademik Penyelenggaraan Kurikulum Berbasis Kompetensi 2011- 2012 sesuai dengan hasil dan usulan dalam Lokakarya.

2. Medical Education Unit FKUB dan Direktur PHK-PKPD-FKUB untuk menindaklanjuti review kesenjangan terhadap The Basic Standard of Medical Education WFME, mengsinergikan dan mengkoordinasikan kegiatan Prodi Pendidikan Dokter dan Program PHK-PKPD lainnya untuk mensukseskan Rekognisi Internasional yang ingin dicapai FKUB berdasarkan standar tersebut.

3. Person In Charge TOR Kegiatan ONDT PHK-PKPD-FKUB bersama Tim Kerjasama Luar Negeri FKUB untuk segera mengirimkan Points of Interest kebutuhan ONDT sebagai dasar penyusunan Tailor-made Overseas Training ke St.George’s University of London,sambil mempersiapkan peserta ONDT berserta kelengkapan dokumennya.

1.2.2 Policy Study Manajemen Akademik KBK FKUB a. Tujuan

1. Menyusun Kebijakan Pengembangan Organisasi dan Manajemen Akademik penyelenggaraan pendidikan kedokteran berbasis kompetensi dengan pendekatan Best evidence in Medical Education (BEME) serta Evidence Based Medicine (EBM)

2. Mempersiapkan rancangan instrumen ONDT menyangkut struktur organisasi dan penyelenggaraan kurikulum, isi kurikulum, model pembelajaran terutama Rotasi Klinik, dan Asesmen Hasil Belajar, lebih- lebih yang terkait dengan pengembangan Biomedik dan Kedaruratan Medik sebagai unggulan. Instrumen ini akan menjadi bahan utama overseas training ke St George’s University of London sebagai salah satu Fakultas Kedokteran luar negeri yang terkemuka dan memiliki International Center for Medical Education Development.