LAPORAN IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Tahun 2012

(1)

Laporan Interim PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

13

Skema:  Skema A,  Skema B,  Skema C Jenis Laporan: Tengah Tahunan,  Tahunan

LAPORAN IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI

PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER

(PHK PKPD) Tahun 2012

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional

2012

(2)

14

(3)

15

Ringkasan Eksekutif

Visi-Misi, Grand Strategy, serta Program-Program Utama untuk mencapai standar internasional dalam Renstra FKUB 2007-2011 disusun berdasarkan analisis diri yang dirumuskan seluruh stakeholders FKUB melalui Lokakarya Penyusunan Renstra yang mencerminkan tingginya komitmen dan kebersamaan dalam menyelenggarakan PSPD FKUB. Renstra FKUB mengacu kepada : 1) Isu-isu strategis Ditjen Dikti (HELTS), 2) Renstra Universitas Brawijaya, dan 3) Basic Medical Education Global Standards for Quality Improvement dari World Federation of Medical Education (WFME). Implementasi Renstra secara konsisten telah membuahkan Akreditasi A pada tahun 2008, dan FKUB telah berupaya memenuhi sebagian standar WFME tidak saja untuk Basic Standards-nya tetapi juga sebagian dari Standard for Quality Improvement- nya. Target FKUB melalui Skema A PHK PKPD akan dapat berakselerasi mewujudkan visi dan misinya serta berkembang menjadi institusi dengan kualitas internasional dengan daya saing kompetitif yang dimiliki.

Implementasi program pada tahun 2012 ini meliputi Program-1 aktivitas 1 untuk peningkatan kualitas staf akademik dan mahasiswa, pada tahun ini dimulai dengan pengiriman 9 mahasiswa PSPD mengikuti aktivitas Student Exchange ke luar negeri selama 1 bulan. Sebanyak 6 mahasiswa mengikuti kegiatan research exchange yaitu mengerjakan penelitian kedokteran yang sedang dikerjakan pada institusi kedokteran di Negara tujuan. 3 mahasiswa yang lainnya melakukan kegiatan professional exchange dengan mendalami profesi kedokteran pada bagian klinik tertentu di rumah sakit negara tujuan. Hasil dari pengiriman mahasiswa ini berupa laporan penelitian dan laporan peningkatan professionalism. Untuk Program-1 aktivitas-2 diawali dengan memberikan hibah penelitian BEME, yang hasilnya akan dijadikan acuan dalam pengembangan struktur dan manajemen kurikulum, serta pengembangan best evidence dalam isi kurikulum, pembelajaran dan asesmen hasil belajar. Hibah penelitian pada saat ini sedang dalam proses review oleh reviewer. Pada aktivitas-3 yaitu Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Pendidikan dan Penelitian sesuai dengan Standar Internasional menuju Rekognisi Internasional melanjutkan dari program sebelumnya.

Dari standard penjaminan mutu berstandart internasional yang sudah dihasilkan, pada tahun 2012 ini dilakukan implementasi dalam bidang akademik di blok yang ada di pendidikan dokter. Harapannya pada akhir tahun 2012 ini sistem pengajaran yang ada di PSPD sudah berstandart internasional. Disamping itu sudah mulai dilakukan komunikasi terkait pendampingan peer reviewer yang pada kesempatan ini memilih Prof Lesley dari St. George University London untuk mendampingi FKUB dalam menyiapkan penjaminan mutu berstandart internasional. Pada tahun 2012 direncanakan sudah ada rekomendasi dari peer review untuk perbaikan FKUB.

Implementasi Program-2 aktivitas-1 tentang Peningkatan Kapasitas Institusi Melalui Pengembangan Sistem Kelembagaan untuk Meningkatkan Perolehan HAKI dan Publikasi Internasional. Sertifikasi alat laboratorium belum dimulai, tapi pada tahun ini dilakukan pengkalibrasian alat-alat laboratorium, sedangkan pengadaan alat laboratorium sudah masuk proses pengadaan. Hibah penelitian yang merupakan aktivitas 1 pada program 2 masih dalam proses dan pada tahun 2012 ini telah sampai pada review oleh reviewer. Apabila hasil dari reviewer sudah diproses dilakukan penetapan pemenang dan akan segera dilaksanakan penandatanganan kontrak.

Sedangkan untuk program-2 aktivitas-2 tentang Pengembangan Kerjasama Melalui Penelitian Bersama terkait dengan Community Development dalam Agenda UN

(4)

16

Millennium Development Goals pada tahun ini sudah dilakukan kerjasama dengan Munich University Jerman dalam bidang Malaria dan HIV-AIDS. Proses sudah berjalan pada saat ini sampai pada proses analisis hasil.

Implementasi Program-3 dengan aktivitas Pengembangan Kapasitas Akademik &

Kapasitas Manajemen Institusi Mitra pada tahun 2012 hampir sama dengan tahun sebelumnya. Pada tahun 2012 pendampingan yang telah dilakukan adalah di UNISMA dan UNIMAL dengan kegiatan berupa Pendampingan tehnis Tenaga Ahli yakni dalam hal implementasi kurikulum community diagnosis pada semester 2,4, dan 6. Output yang sudah dihasilkan adalah perbaikan modul community diagnosis dalam proses pembelajaran mahasiswa semester 2, dan 4.

Implementasi Program-4 melanjutkan program sebelumnya yaitu pemberian beasiswa n=bagi mahasiswa berprestasi yang kurang mampu. Pada tahun 2012 sudah diberikan beasiswa bagi mahasiwa lama, dan untuk perekrutan mahasiswa baru sedang dalam proses terkait jadwal penerimaan mahasiswa baru yang baru dilaksankan pada akhir bulan Juli 2012.

Serapan dana sampai dengan Desember 2012 diperkirakan mencapai 77 %. Hal ini karena ada beberapa kegiatan yang terpaksa ditunda pada tahun 2013 dan adanya efisiensi. Rencana pengeluaran anggaran sampai dengan Desember 2012 (Lampiran) sebesar Rp.4.046.420,- terdiri dari dana HPEQ Rp.3.431.759.000,- dan dana PT sebesar Rp. 614.661.000,-.

(5)

17 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Umum

Universitas Brawijaya (UB), yang merupakan salah satu universitas negeri terkemuka di Indonesia, didirikan pada tahun 1963 dan kampusnya terletak di kota Malang. Universitas Brawijaya telah berperan aktif dalam mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, serta mempunyai andil besar dalam mencerdaskan kehidupan bangsa, mengatasi berbagai persoalan bangsa, meningkatkan kesejahteraan masyarakat, dan memelihara kelestarian lingkungan dan budaya. Telah banyak jalinan kerjasama yang telah dibangun UB dengan berbagai institusi di dalam maupun luar negeri dalam upaya mewujudkan visi dan misi yang diembannya. Demikian pula, prestasi tingkat nasional dan tingkat internasional telah diraih UB selama ini. Namun demikian, UB dituntut untuk selalu memperbaiki kualitas proses pendidikannya disertai dengan upaya peningkatan relevansinya dalam rangka persaingan global. Saat ini secara nasional, UB telah mampu memenuhi standar kualitas masyarakat Indonesia untuk suatu perguruan tinggi sehinga pada tahun 2009 UB telah terakreditasi A oleh BAN-PT.

Isu pengembangan Cross Border Higher Education yang diinisiasi UNESCO menjadi platform bagi pengembangan pendidikan tinggi di dunia untuk menaruh perhatian pada pendidikan berbasis kompetensi profesi di masyarakat, sharing resources dan pembentukan jaringan pendidikan lintas negara, serta perhatian pada masyarakat ekonomi lemah. Seiring dengan berjalannya waktu, UB berjuang keras untuk mewujudkan keunggulan kompetitif institusi di ketiga hal ini sebagaimana yang telah dituangkan dalam HELTS DIKTI.

Untuk mewujudkan visi dan misinya, UB telah membuat rencana pengembangan jangka panjang 15 tahun yang dijabarkan dalam tiga tahap (Gambar 1).

Gambar 1. Tonggak-tonggak Capaian (milestones) Tujuan Pengembangan UB Dengan menggunakan tolok ukur LRAISE (leadership, relevance, academic atmosphere, internal management, sustainability, efficiency and productivity), UB terus berproses untuk menjadi institusi unggul yang dapat lebih berperan dalam kancah internasional sebagai pengejawantahan kualitas yang terus meningkat mewujudkan World Class University.

2006 - 2010

Transisi Kelembagaan dan Pemantapan Daya Saing Tingkat

Nasional

2011 - 2014

Pencapaian Daya Saing Asia-Pasifik

2015 - 2020

Pencapaian Daya Saing Global

Organisasi Harus Sehat, Efisien dan Efektif (Continuous Improvement)

PHK, BHP-MN, PPK-BLU, TPSDP, I-MHERE, INHERENT, JBIC, UK

(6)

18

(7)

19

1.2. Rancangan Global Program Pengembangan PSPD FKUB

Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya (FKUB) merupakan salah satu dari 12 Fakultas yang ada di UB. Dalam usianya yang relatif muda, Program Studi Pendidikan Dokter (PSPD) FKUB telah mampu berakselarasi untuk mensejajarkan diri dengan Fakultas Kedokteran yang sudah lebih lama berdiri, dengan dua kali berturut-turut terakreditasi oleh BAN-PT dengan nilai A sejak tahun 2000. Hal ini menunjukkan bahwa PSPD FKUB telah dipercaya pemerintah dan masyarakat sebagai institusi pendidikan dokter yang memiliki kapasitas dan kualitas mutu serta akuntabilitas dalam menghasilkan lulusan yang berkualitas.

Hasil evaluasi diri institusi menunjukkan bahwa dalam rangka peningkatan kualitas yang berkesinambungan (continous quality improvement), standar global konsensus pendidikan kedokteran sedunia yang dikeluarkan WFME (2003) dan telah diadopsi KKI (2006), menjadi acuan penting dalam pengembangan kualitas FKUB di masa depan.

Terkait dengan standar global ini, capaian Akreditasi BAN-PT oleh PSPD FKUB secara sinergis mendukung pencapaian hampir semua standar dasar (basic standard), dan bahkan sebagian standar pengembangan (Quality Improvement Standard) WFME.

Standar WFME/WHO yang berimplikasi pada munculnya pendidikan dokter lintas batas (cross border medical education) yang merupakan implementasi tahap lanjut dari pendidikan tinggi lintas batas dari resolusi UNESCO. Pendidikan dokter lintas batas menjadikan isu peningkatan kualitas berkelanjutan melalui akreditasi dengan standard internasional merupakan tantangan utama bagi PSPD FKUB. Mengingat akreditasi nasional harus diperbarui tahun 2013 maka PHK-PKPD merupakan peluang bagi FKUB untuk melakukan sinergi dan akselerasi sehingga standar yang diterapkan tidak lagi berkualitas nasional, namun juga memenuhi standar Internasional. Dengan demikian diharapkan cita-cita yang tertuang dalam Renstra 2007-2012 dapat diwujudkan.

Berdasarkan Portfolio FKUB 2009, dua kata kunci dalam pernyataan Visi-Misi PSPD FKUB adalah: 1) Menuju Standar Internasional, dan 2) Unggulan Biomedik dan Kedaruratan Medik. Kedua kata kunci ini diimplementasikan kedalam seluruh dharma pendidikan tinggi: pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Melalui stimulus PHK PKPD fokus penyusunan program pengembangan untuk masing-masing dharma tersebut diarahkan kepada: 1) Pengembangan Cross Border Medical Education, 2) Pengembangan Penelitian inovatif berbasis unggulan Kedaruratan Medik dan Biomedik, dan 3) Pengabdian kepada Masyarakat dalam konteks peningkatan tanggungjawab sosial institusi PSPD FKUB.

Dalam kaitan dengan Renstra FKUB, program pengembangan yang diusulkan melalui PHK-PKPD merupakan program penguatan capaian implementasi RENSTRA yang berjalan beriringan mendukung program kerja institusi. Program peningkatan capaian standar global WFME melalui pendidikan dokter lintas batas diusulkan untuk meningkatkan kualitas pendidikan dokter dan pencitraan diri sebagai institusi berafiliasi internasional (international outlook) serta peningkatan kerjasama dalam dan luar negeri dibidang pendidikan yang berstandar internasional. Program Peningkatan Daya Saing Internasional melalui Penelitian Inovatif merupakan elaborasi misi FKUB untuk meningkatkan kualitas riset unggulan dan integrasinya dalam kurikulum pendidikan dokter serta pemanfaatan hasil riset dalam pengabdian kepada masyarakat dibidang kedokteran dan kesehatan terkini dan bermutu. Program Pemerataan dan perluasan akses pendidikan dokter bagi masyarakat kurang mampu merupakan implementasi isu strategis pemerataan dan perluasan kesempatan belajar sebagai wujud tanggung jawab sosial institusi dan dalam pencapaian standar global. Program Kemitraan melalui Pendampingan Program studi pendidikan dokter UNISMA

(8)

20

dan FK UNIMAL merupakan program khusus yang diajukan sesuai dengan pedoman PHK-PKPD sebagai perwujudan tanggung jawab sosial FKUB sebagai institusi unggul yang diharapkan mampu secara simultan mendukung peningkatan kapasitas. Program Akreditasi Internasional merupakan upaya puncak untuk mendapatkan pengakuan kualitas dunia internasional terhadap eksistensi FKUB.

Pengembangan Cross Border Medical Education diselenggarakan dalam pencapaian kualitas pendidikan dokter yang diakui oleh dunia internasional baik dalam pengakuan kualitas staf dan lulusan maupun produk riset unggulan institusi dengan meningkatkan: 1) Kualitas Staf Akademik, 2) Kualitas Mahasiswa, 3) Kualitas Kurikulum, 4) Kualitas kerjasama institusi dan 5) Penjaminan Mutu institusi.

Peningkatan kualitas Staf Akademik dilaksanakan melalui aktivitas peningkatan daya saing akademik, dan peningkatan kapasitas kepemimpinan akademik. Peningkatan kualitas mahasiswa dilakukan melalui aktivitas distance learning dan student exchange yang ditujukan pada pengakuan kredit (transfer kredit) pembelajaran. Peningkatan kualitas kurikulum dilakukan melalui aktivitas penelusuran dan kajian Best Evidence menyangkut isi kurikulum, model pembelajaran dan asesmen proses dan hasil belajar, serta kerjasama pendidikan. Pengembangan penelitian berbasis unggulan dilaksanakan melalui aktivitas pengembangan sistim kelembagaan penelitian biomedik-biomolekuler yang integrative di FKUB khususnya dalam rangka mendukung peningkatan jumlah perolehan HAKI dan publikasi internasional, peningkatan jumlah dan kualitas penelitian berbasis unggulan Biomedik dan Kedaruratan medik, serta peningkatan kerjasama penelitian untuk memperkuat kapasitas unggulan tersebut, termasuk didalamnya peningkatan perolehan competitive research grant. Peningkatan kualitas penjaminan mutu dilakukan dengan sinkronisasi standar pelayanan dan penyelenggaraan institusi dengan standar pendidikan dokter internasional WFME untuk mendapatkan rekognisi internasional baik dalam bentuk peer review mitra bestari luar negeri maupun proses akreditasi oleh lembaga internasional.

Pengembangan Tanggung jawab Sosial diselenggarakan melalui program pemberian beasiswa dan Program Pendampinagan/Kemitraan. Pemberian beasiswa dalam konteks tanggungjawab sosial PSPD FKUB bagi mahasiswa potensial yang kurang mampu dan dalam jangka panjang untuk memfasilitasi mahasiswa belajar ke luar negeri maupun mahasiswa asing yang belajar ke PSPD-FKUB. Selain itu program beasiswa FKUB ini memiliki keunikan karena selain merupakan bagian dari upaya menyukseskan program pemerataan kesempatan dan perluasan akses pendidikan, program ini dikembangkan dalam bentuk kerjasama dengan corporate social responsibility perusahaan yang berkomitmen melakukan pembangunan sumber daya manusia dan daerah tertinggal. Diharapkan nantinya para penerima beasiswa dapat kembali ke daerah asal untuk membangun daerahnya. Program Pendampingan /Kemitraan dengan PSPD Universitas Malahayati dan Universitas Islam Malang merupakan bentuk tanggung jawab PSPD FKUB untuk menularkan praktik baik penyelenggaraan institusi pendidikan dokter pada institusi pendidikan dokter yang lemah. Sejalan dengan tujuan PHK PKPD, program kemitraan ini ditujukan pada peningkatan/perbaikan status akreditasi dan hasil kelulusan UKDI. Dalam konteks tersebut, program dilaksanakan melalui aktivitas peningkatan kapasitas akademik dan peningkatan kapasitas manajemen institusi masing-masing PSPD mitra.

Iimplementasi program sampai dengan 31 Juli tidak semuanya sesuai dengan RIP yang sudah dirancang pada tahun 2012 misalnya invited lecture terpaksa ditunda tahun depan, kedatangan Peer reviewer juga ditunda tahun depan dan pada tahun ini lebih ditekankan pada persiapan2 dan pendampingan reviewer melalui komunikasi

(9)

21

email dan skype.Jumlah hibah penelitian tidak terpenuhi karena waktu sosialisasi yang sempit dan banyaknya pendanaan penelitian dari berbagai fihak. Sosialisasi penyandang dana beasiswa tidak membuahkan hasil seperti yang diharapkan di RIP 2012.

Gambar 2. Skema Outline Pengembangan Program PHK PKPD FKUB

(10)

22 BAB II

IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1 Organisasi Pelaksanaan Kegiatan

Mekanisme pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD UB disusun berdasarkan pola yang telah dirumuskan oleh Tim Koordinasi di tingkat universitas, Task Force dan Tim Pelaksana PHK-PKPD UB, Pusat Jaminan Mutu (PJM) dan Satuan Pengendalian Internal (SPI). Tugas utama Tim kordinasi tingkat Universitas adalah untuk mendukung kelancaran pelaksanaan program, khususnya dalam menjamin efisiensi, evaluasi, dan efektifitas penggunaan dana. Karena program ini merupakan program institusi, penanggung jawab kegiatan (PIC) ditetapkan dengan melibatkan langsung beberapa pejabat struktural (Pembantu Dekan dan Ketua Jurusan/PS). Struktur organisasi pelaksanaan PHK-PKPD UB (Gambar 1.), tugas dan tanggungjawabnya serta hubungannya dengan struktur formal di UB adalah sebagai berikut:

1. Penanggung Jawab: Penanggung jawab kegiatan adalah Rektor sebagai ”Quality Control and Quality Assurance” semua kegiatan yang diusulkan, berkoordinasi dengan PJM dan SPI UB.

2. Ketua Pelaksana: Dalam hal ini adalah Dekan FKUB yang melaksanakan koordinasi dengan direktur eksekutif tentang pelaksanaan PHK-PKPD serta melakukan pengawasan terhadap operasionalnya.

3. Direktur Eksekutif:

o Mengatur dan mengkoordinasi pelaksanaan semua tahapan kegiatan PHK-PKPD dan secara langsung bertanggung jawab kepada dekan. Dalam melaksanakan tugasnya, Direktur Eksekutif dibantu oleh seorang Sekretaris Akademik, Bendahara, Koordinator Monitoring Program dan Koordinator Pengadaan Barang.

o Menyiapkan laporan secara rutin perihal kemajuan pekerjaan baik kepada Rektor, Tim PHK-PKPD, PJM-SPI, DIKTI, maupun lembaga/stakeholders terkait (misal forum rapat pimpinan dan Senat Fakultas terkait, dosen, lembaga kemahasiswaan/serta alumni).

4. Sekretaris Eksekutif : Membantu Direktur Eksekutif untuk mengatur semua pekerjaan administratif pelaksanaan kegiatan dan pengarsipannya. Bersama dengan Kordinator Monitoring Program membantu Direktur Eksekutif untuk menata tahapan semua kegiatan PHK-PKPD.

5. Koordinator Pengelola Keuangan :

o Membantu Direktur Eksekutif PHK-PKPD untuk mengatur semua urusan administrasi keuangan program.

o Bertanggung jawab terhadap semua pembayaran dan pencairan dana program.

6. Koordinator Pengelola Pengadaan Barang & Jasa : Mengatur dan menjalankan sistem pengadaan barang dan jasa yang berlaku untuk setiap komponen biaya pengadaan barang & jasa dalam Proyek PHK-PKPD

7. Koordinator Program:

o Bertanggungjawab dalam mengkoordinasikan serta sinkronisasi aktivitas yang dilakukan PIC sekaligus sebagai penanggung jawab dalam pemecahan masalah saat implementasi suatu program pengembangan.

o Memberikan masukan/usulan kepada Direktur Eksekutif PHK-PKPD tentang prioritas kegiatan yang diperlukan

(11)

23 8. Penanggung Jawab Kegiatan (PIC):

o Bertanggungjawab dalam pelaksanaan aktivitas dan sub-aktitivitasnya, memonitor serta mengevaluasi jalannya kegiatan dan investasi yang dilakukan serta melaporkannya pada Ketua Monitoring/Evaluasi program.

o Bertanggung jawab dalam melakukan seleksi dan pemantauan (berkenaan dengan hibah, insentif dan pendidikan tak bergelar) yang didasarkan pada aturan umum mekanisme seleksi.

o Membuat laporan jalannya kegiatan, hasil dan dampak dari aktivitas/sub- aktivitas yang telah dilaksanakan serta progresifitas ketercapaian tujuan dan indikator keberhasilan

o Memberikan masukan kepada manajemen Unit Pelaksana PHK-PKPD (Direktur Eksekutif dan Kordinator) berkaitan dengan kegiatan di bawah tanggungjawabnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

o Khusus PIC Kemitraan, bertanggung jawab pada mekanisme koordinasi, moitoring dan evaluasi implementasi program kemitraan dalam PHK PKPD mitra.

Koordinasi pelaksanaan PHK PKPD di FKUB antara Direktur Eksekutif dan PIC serta elemen pelaksana terkait telah dilakukan sebagaimana jadwal berikut:

NO TANGGAL KEGIATAN RAPAT

1 06 Januari 2012

Koordinasi Lokakarya Internasional Rotasi Klinik 2 17 Januari

2012

Koordinasi Teknis PHK PKPD 3 31 Januari

2012

Koordinasi Segenap PIC 4 13 Februari

2012

Pelatihan Mengenai Langkah-langkah menuju Dokumen PATEN 5 13 Maret 2012 Brainstorming KBK Profesi (kemitraan dengan FK Univ. Malahayati) 6 20 Maret 2012 Brainstorming Grand Design Technical Assistance (kemitraan dengan

FK Univ. Malahayati)

7 27 Maret 2012 Penyampaian temuan BPKP dan solusi tindak lanjut 8 13 April 2012 Rapat Kemitraan Universitas Malahayati

9 9 Mei 2012 Progress report PHK PKPD dan Sinkronisasi Program dengan Pimpinan untuk Persiapan Akreditasi

10 15 Mei 2012 Laporan dan Rekomendasi Technical Assistance Recruitmen mahasiswa 11 21 Mei 2012 Sosialisasi penelitian dana HPEQ & Pengajuan Paten

12 28 Mei 2012 Koordinasi Pelaksanaan Program Tahun 2012

13 06 Juni 2012 Penyiapan Proposal penelitian BEME Rotasi Klinik & Asesmen Kompetensi Kllinik

14 20 Juni 2012 Lanjutan tukar pikiran Penyusunan proposal penelitian BEME Rotasi Klinik & Assesmen Kompetisi Klinik

15 26 Juni 2012 Lanjutan tukar pikiran Penyusunan proposal penelitian BEME Rotasi Klinik & Assesmen Kompetisi Klinik

16 27 Juni 2012 Rapat Pleno Koordinasi Tengah Tahun

17 04 Juli 2012 Lanjutan tukar pikiran Penyusunan proposal penelitian BEME Rotasi Klinik & Assesmen Kompetisi Klinik

18 19 Juli 2012 Finalisasi Penyusunan Proposal Penelitian BEME Rotasi Klinik &

(12)

24 Assesmen Kompetisi Klinik

19 24 Juli 2012 Koordinasi Penyusunan Laporan Tengah Tahun 2012

2.2 Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Internal 2.2.1 Monitoring dan Evaluasi Akademik

Agar mutu pelaksanaan PHKPKPD terjamin dan sesuai dengan rencana, Rektor menugaskan Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB melakukan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) PHK, yang meliputi Monevin PHK on going (dilakukan pada tengah tahun, akhir tahun, akhir program) sesuai Manual Prosedur MP-ISO.PJM-UB.10 dan Monevin pasca pelaksanaan PHK yang diatur dalam MP-ISO.PJM-UB.11.

Mengacu pada MP-ISO.PJM-UB.10 maka tujuan dari Monevin PHK PKPD adalah 1) Memastikan bahwa penerima hibah dalam hal ini FKUB telah melaksanakan berbagai tahapan aktifitas yang diusulkannya dan memastikan bahwa keluaran dan dampak pelaksanaan aktifitas tersebut sesuai (atau mendekati) indikator kinerja yang dirumuskan dalam proposal, 2). Memastikan bahwa pengeluaran dana hibah telah sesuai dengan yang direncanakan dan dilakukan secara akuntabel mengiringi aktifitas yang telah dilaksanakan sesuai proposal, 3) Membantu unit penerima hibah dengan memberikan masukan-masukan dalam menghadapi berbagai permasalahan yang dijumpai dalam rangka pelaksanaan rencana pengembangannya, 3). Menentukan kelayakan pelaksanaan tahun kedua dari Rencana Implementasi Tahun berikutnya, 4).

Memberikan laporan dan rekomendasi kepada Rektor dan Penanggungjawab Kegiatan mengenai tindak lanjut pelaksanaan pemberian hibah dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi pada unit penerima hibah tersebut. Kriteria Penilaian Monevin PHK meliputi Kepemimpinan & Komitmen (20), Kemampuan Melaksanakan Program (20), Dampak & Keberlanjutan Program (30), Keberhasilan Indikator Target (20), Kemajuan Fisik Kegiatan (10).

Sementara itu, tujuan Monevin Pasca PHK difokuskan untuk memantau dan memelihara perbaikan kinerja unit penerima hibah secara berkelanjutan melalui Monevin Pasca PHK. Monev Pasca PHK dilakukan hsejak akhir tahun implementasi PHK-nya selesai. Monev dilakukan dengan desk evaluation didasarkan pada Laporan Program Keberlanjutan PHK dari pimpinan penerima hibah. Kriteria penilaiannya adalah Kepemimpinan dan Komitmen Insitusi (40), Dampak dan Keberlanjutan Program (30) dan Keberlanjutan Program secara keseluruhan (30).

2.2.2 Monitoring dan Evaluasi non Akademik

Kegiatan monitoring dan evaluasi untuk yang non akademik dilakukan oleh Satuan Pengendalian Internal (SPI). Kegiatan monevin dilakukan untuk aspek keuangan, pengadaan barang, aset, sistem informasi dan SDM. Audit yang telah dilakukan adalah aspek keuangan sesuai dengan permintaan Rektor. SPI memiliki beberapa auditor bersertifikat untuk aspek keuangan, pengadaan barang dan sistem informasi

Cara pelaksanaan Monitoring & Evaluasi dalam PHK PKPD sebagai berikut:1) Pembuatan Pedoman (Guidelines), 2) Pembuatan prosedur dan aturan, 3) Evaluasi meja (desk monev), merupakan kegiatan untuk mendeteksi penyimpangan dini (Early error detection monev) terutama untuk melihat performance indicators, misal apakah baseline cukup dapat dipercaya, apakah cara pengumpulan data sudah tepat (feasibility and reliability) dan apakah indikator yang ditetapkan cukup untuk mengukur kinerja dan apakah realistis (ambitious vs modest), 3) Evaluasi lapangan (Factual monev) merupakan kegiatan untuk feedback dan Corrective actions agar semua aktivitas

(13)

25

program berjalan sesuai rencana (keep track of progresses on plans of track ) terutama untuk aspek terkait dengan LRAISE+. Kegiatan dalam evaluasi lapangan dapat mencakup feedback atas proposal dan jalannya kegiatan, monitoring kesesuaian antara pelaksanaan dan penjadwalan, capaian keberhasilan terhadap indikator, keterlibatan seluruh elemen, transparansi pelaksanaan, ownership dari civitas akademika, dukungan dan awareness manajemen struktural, efektivitas dan efficiency pemanfaatan resourcess dan konfirmasi antara laporan dan kondisi riil.4) Analisis dan pengambilan kesimpulan 2.3 Mekanisme dan Sistem Pengelolaan Keuangan

Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan untuk program PHK-PKPD ini terintegrasi dengan manajemen keuangan yang ada di Universitas. Pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan keuangan akan diaudit oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) yang telah dibentuk di UB. Pada sistem pengelolaan keuangan ini telah ditetapkan kebijakan sebagai berikut:

 Keuangan program masuk dalam DIPA Universitas Brawijaya dan pencairannya melalui KPPN dengan pengajuan berdasar RIP tahun berjalan yang telah disepakati oleh DIKTI.

 Pengelolaan keuangan dilakukan oleh Koordinator Pengelola Keuangan yang ditetapkan melalui SK Rektor.

 Pencairan anggaran masing-masing program oleh PIU dilakukan sesuai standar pencairan dana dari DIPA. Prinsipnya pencairan dana terdiri dari (1) Uang muka kerja (UP) dengan jumlah tertentu untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari perkantoran yang tidak dapat dibayarkan melalui pembayaran langsung (LS), dan (2) Pembayaran langsung kepada pihak ketiga yang diterbitkan oleh PA/KPA atas dasar Perjanjian Kontrak Kerja antara PPK UB dengan Direktur Eksekutif PHKPKPD UB atau Surat Perintah Kerja.

 Laporan keuangan berupa pengiriman SP2D dan SPM setiap bulan

 Evaluasi dan laporan keuangan dilakukan setiap 3 bulan

 Laporan audit keuangan setiap akhir tahun

 Tidak ada uang tunai tersedia pada manajemen internal progam PHK-PKPD FKUB

 Transaksi tunai sebisa mungkin dihindari, bila perlu transaksi harus dilakukan melalui mekanisme transfer bank.

Mekanisme pengelolaan keuangan pada PHK-PKPD di FKUB dikelola sebagai berikut

 Koordinator Pengelola Keuangan dibantu oleh staf administratif untuk pekerjaan tata buku dan kesekretariatan

 Koordinator Pengelola Keuangan akan melaksanakan sistem keuangan elektronik online dan sistem keuangan yang berbasis kegiatan akan diimplementasikan.

 Setiap usulan pembiayaan akan dimonitor menurut kegiatan yang diusulkan dan dicairkan berdasarkan permintaan dan tanggung jawab PIC

 Semua pembayaran harus melalui persetujuan Direktur Eksekutif, Penanggungjawab Kegiatan (PIC) dan sepengetahuan Pelaksana PHK-PKPD FKUB.

 Output kegiatan harus segera dilaporkan setelah investasi/kegiatan dilaksanakan 2.4 Mekanisme dan Sistem Pengadaan Barang dan Jasa

Mekanisme dan sistem pengadaan barang dan jasa untuk program PHK-PKPD ini masuk ke manajemen pengadaan barang dan jasa yang ada di Universitas. Pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan barang dan jasa akan diaudit oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) yang telah dibentuk di UB. Pada sistem pengadaan barang dan jasa ini telah ditetapkan kebijakan sebagai berikut :

(14)

26

 Koordinator Pengadaan barang dan Jasa (Procurment Officer) yang ditetapkan dengan SK Rektor membuat usulan Pengadaan Barang dan Jasa (procurment plan) untuk dimintakan persetujuan ke World Bank (NOL WB)

 Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh Panitia yang ditetapkan dengan SK Rektor yang merupakan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa yang ada di Universitas Brawijaya.

 Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilaksanakan mengikuti mekanisme yang telah ditetapkan oleh Worl Bank.

 Mekanisme yang terbuka, adil dan tegas ditegakkan untuk menjaga kepercayaan di antara peserta lelang saat pelaksanaan lelang.

 Bagian pengadaan barang dan jasa melaksanakan pengecekan usulan pengadaan dilihat dari kesesuaian dengan kegiatan yang diusulkan dan pencairannya

 Panitia pengadaan barang dan jasa bertugas menyelenggarakan proses pengadaan (competitive bidding atau shoping) setelah procurment plan mendapat NOL WB

 Pengumuman lelang untuk proses tender akan dimuat di koran nasional dan homepage UB.

 Barang yang diadakan terutama berupa alat dan instrumen harus disertai surat jaminan berfungsi dengan baik dan pihak penyedia barang harus memberikan pelatihan kepada pengguna

 Pemenang akan ditentukan melalui mekanisme yang kompetitif menurut peraturan yang ada

 Pemeriksaan barang yang dikirim akan dilakukan oleh panitia yang berbeda.

 Penanganan keluhan terhadap pengumuman hasil lelang atau bila terjadi ketidak cocokan spesifikasi barang antara yang dikirim dengan dokumen pengadaan, atau segala sesuatu yang terkait dengan complaint handling mechanisme akan diselesaikan oleh Satuan Pengendali Internal.

2.5 Mekanisme dan Rancangan Pengelolaan Program Kemitraan

Sesuai dengan ketentuan PHK-PKPD, Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang mendapatkan dana hibah dalam skema A akan melakukan program kerjasama dengan dua mitra dari skema B yaitu PPD Universitas Islam Malang dan Fakultas Kedokteran Universitas Malahayati. Untuk kelancaran pelaksanaan program kerjasama tersebut perlu direncanakan suatu mekanisme pengelolaan program yang disepakati bersama.

Pada tahap awal dari kerjasama tersebut dibuat suatu Memorandum of Understanding (MoU) dan Kerjasama Operasional (KSO) yang disepakati oleh ketiga institusi. Di dalam KSO yang disepakati tertuang mengenai mekanisme kerjasama secara detail, termasuk mengenai ruang lingkup, maksud dan tujuan kerjasama, hak dan wewenang tiap pihak, serta pembiayaan kegiatan. Kedua bentuk kesepakatan institusinal telah ditandatangani oleh ketiga pihak.

Sebagai bagian dari KSO telah ditetapkan struktur organisasi pengelola khusus untuk bidang kerja kemitraan yang pusat koordinasinya disebut sebagai Sekretariat Bersama yang beranggotakan direktur eksekutif dari tiap institusi, dan dibawahnya terdapat struktur pengelola internal. Dalam perjalanannya PIC Kemitraan FKUB yang kebetulan sebelumnya menjabat Ketua Program Studi, pada awal Mei 2011 dilantik menjadi Dekan FKUB. Dengan demikian dibutuhkan pergantian PIC untuk Kemitraan dan penambahan staf sebagai pelaksana dan menajemen program kemitraan.

Meskipun telah dilakukan beebrapa kali koordinasi formal, implementasi program kemitraan secara umum berjalan kurang memuaskan dan membutuhkan perhatian yang

(15)

27

lebih, khususnya terkait koordinasi dengan UNIMAL. Hal ini selain disebabkan oleh jarak jarak yang cukup jauh dengan UB, program FK UNIMAL mengalami revisi dari apa yang tertuan dalam RIP. Pada acara Workshop kemitraan di Surabaya disepakati bahwa mekanisme teleconference dapat menjadi salah satu cara untuk berkoordinasi, namun demikian kesepakatan ini belum dapat ditindaklanjuti secara nyata.

2.6 Hambatan dan Kendala

Hambatan dan kendala pada implementasi dan pengelolaan program khususnya pada awal tahun utamanya adalah mundurnya persetujuan TOR dari CPCU yang baru dikirim pada pertengahan Juni 2012, juga mundurnya ketetapan DIPA Universitas sehingga menyebabkan pencairan dana juga mundur. Akibatnya kegiatan-kegiatan mengalami penundaan walaupun ada yang mulai dengan persiapan. Untuk mengatasi permasalahan ini khususnya persiapan student exchange menggunakan dana talangan dari Fakultas.

Gambar 3 Struktur Organisasi Manajemen PHK PKPD FKUB 2011-2013

(16)

28 BAB III.

HASIL CAPAIAN PHK PKPD FKUB 2011 3.1 Hasil Dicapai

Secara umum Pelaksanaan program PHK PKPD tahun 2012 ini berjalan cukup baik. Dari 7aktivitas dalam 4 program yang terdiri dari 27 kegiatan (sub-aktivitas), sampai bulan Juli 2011, telah direalisasikan 4 kegiatan, dan ada 9 kegiatan sedang dalam proses persiapan. Kegiatan yang telah dijalankan tersebut adalah:pengiriman staff pada seminar luar negeri, student exchange, dan pemberian beasiswa pada mahasiswa kurang mampu, serta program-program kemitraan. Sedangkan 9 program yang lain yang masih dalam proses adalah : Penelitian BEME yang pada saat ini sudah sampai proses penilaian oleh reviewer, pengembangan sistem akademik berbasis internasional, penguatan pangkalan data, pendampingan peer eview, implementasi dan monitoring penjaminan mutu berstandart internasional, hibah penelitian, pengadaan alat laboratorium , join research dan pengadaan pustaka.Sementara program yang lainnya masih terus berjalan.

Implementasi PHK PKPD tengah tahun kedua (2012) ini secara umum belum memberikan dampak secara signifikan dalam peningkatan relevansi, efisiensi dan produktivitas maupun aktivitas pelayanan akademik (pengajaran dan penelitian) kepada mahasiswa, dosen maupun masyarakat dari tahun sebelumnya. Hal tersebut terutama karena capaian indikator keberhasilan masih belum dapat terpenuhi sesuai perencanaan, meskipun beberapa diantaranya melampaui target. Dari 10 indikator kinerja utama (IKU), baru 2 yang tercapai, dimana jumlah publikasi Internasional telah mencapai target yakni ada 26 Publikasi Internasional yang dhasilkan oleh staf FKUB.

Ketercapaian target publikasi internasional ini tidak lepas dari peran Fakultas melalui Unit Pengembangan Penelitian (UPP) yang telah memfasilitasi penulisan pada Jurnal Internasional. Kegiatan yang telah selesai adalah pendampingan fakultas kedokteran, yakni FK UNISMA yang awalnya terakreditasi C sekarang menjadi akreditasi B.

Kegiatan Student exchange sudah berjalan dengan mengirimkan 9 mahasiswa ke berbagai Negara yaitu : Polandia, Mesir, Meksiko, dan Ceko. Sampai pada saat ini sudah memberangkatkan 8 mahasiswa. Hanya tertinggal 1 mahasiswa yang belum diberangkatkan dengan tujuan Polandia yang akan diberangkatkan pada 2 September 2012. Pemberian beasiswa mahasiwa yang kurang mampu sudah dilakukan pencairan dana untuk mahasiswa lama, sedangkan untuk pemilihan mahasiswa baru yang akan mendapatkan beasiswa sejumlah 11 mahasiswa, dalam tahap proses. Pengiriman staf ke luar negeri sudah direalisasikan walaupun belum 100 %. Sudah dilakukan pengiriman 1 orang staf ke Lyon Prancis, sedangkan pengiriman 3 staf lainnya akan direalisasikan hingga Desember 2012. Kegiatan dengan universitas mitra terus berjalan mulai awal tahun 2012 ini. Beberapa kegiatan yang sedang dalam proses persiapan adalah hibah penelitian yang sudah berjalan mulai dari sosialisasi dan sekarang sudah pada proses review proposal. Tim reviewer melibatkan ekspertise dari PS lain. Hibah penelitian ini akan dibuka seleksi dalam 2 batch. Pada saat ini sedang berlangsung proses pada batch 1.

Pengadaan alat elektronik yang merupakan luncuran dari 2011 sudah dilaksanakan pada bulan Februari 2012, dengan kontrak keseluruhan senilai Rp. 156.910.000,-. Selain itu masih terdapat 3 pengadaan yaitu: pengadaan peralatan laboratorium dengan pagu Rp. 1.262.000.000,-, pengadaan peralatan elektronik dengan pagu Rp. 98.307.980,-dan pengadaan buku dengan pagu Rp. 56.315.040,-. Ketiga paket pengadaan sedang dalam

(17)

29 proses pengadaan.

3.1.1 Status Indikator Kinerja

Adapun pencapaian kinerja PHK PKPD FKUB dapat dilaporkan dalam tabel capaian indikator kinerja sebagai berikut:

Tabel 1 : Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara Indikator Kinerja Base

line

2011 2012 Target

2013 Target Capaia

n

Target Capaia n INDIKATOR KINERJA

UTAMA

 Prosentase Kelulusan UKDI

96,52 98 95,18 98 94,14 98

 Akreditasi BAN PT A A A A A A

 Prosentase mahasiswa yang mendapat

beasiswa penuh hingga program profesi

1,1 1,5 1,1 1,88 1,2 2,02

 Reputasi Internasional

o Jumlah HAKI 1 2 1 3 1 5

o Jumlah Publikasi Jurnal

Internasional

18 19 24 26 26 28

o Akreditasi Internasional

Akre ditasi BAN PT

Doku men Sistem

Penja minan

Mutu Baru

Doku men AIMA Nilai A

External (Exchan

ge) Recognit

ion oleh Peer Reviewe

r dari Luar Negeri

Dokume n AIMA

Member ship IAOMC

sebagai regkogni

si lembaga

akredita si Internasi

onal o Peer Partner

Luar Negeri dalam

Penjaminan Mutu

0 2 0 2 1 2

a. Pendidik an

0 1

(MOU )

0 2

(MOU+

Action)

0 2

(MOU+

Action)

b. Riset 0 1

(MOU )

0 1(MOU

+ Action)

1(MOU + Action)

2 (MOU+

Action)

c. Manajem 0 0 0 1(MOU 0 1

(18)

30 en

Institusi

+ Action)

(MOU+

Action) INDIKATOR KINERJA UTAMA KEMITRAAN (Program 3)

FK UNIMAL

 Akreditasi FK UNIMAL

C C C B C B

 Rerata Prosentase Lulusan UKDI ()

20 25 20 30 65

 Rerata Nilai UKDI 39,95 42 39,95 45 51 PPD UNISMA

 Akreditasi PPD UNISMA

na C C C B B

 Rerata Prosentase Lulusan UKDI

na Na na 50% 84% 65%

 Rerata Nilai UKDI - - 45 52

INDIKATOR KINERJA TAMBAHAN Aktivitas 1.1

1. Jumlah publikasi di Buku Proceeding Seminar di luar negeri

NA 2 2 8 7 16

2. Jumlah partner kerjasama distance learning

- - 0 2 0 5

3. Jumlah mahasiswa transfer kredit (out recognition)

26 26 26 34 36 38

4. Jumlah inviting

lecture 0 0 2 2

2 3

5. Terbentuknya Kelompok Studi Bidang Biomedik Terintegrasi (Riset- akademik-

pengabdian masyarakat)

0 0 0 1 0 6

6. Publikasi Pedoman Prosedur/

Teknik/Metode/

Artikel ilmiah terkini

0 1 0 7 0 9

7. Jumlah kerjasama (MOU) dengan institusi di LN (internasional)

1 3 1

7 3 8

8. SK tentang SK Naskah SK Rapor

(19)

31 Perbaikan Cetak

biru & Implementasi Kebijakan

Kerjasama Internasional

Interna sional Sectio

n

SK Kebijak

an Kerjasa

ma Internas

ional Baru

Internas ional Section

Rapor Tahunan

– Usulan Program

Kerjasa ma baru

Tahunan – Usulan Program Kerjasa ma baru

Indikator Aktivitas 1.2

9. Dokumen Log Book Rotasi Klinik untuk Mahasiswa dan Dosen

Doku men lama pada 14 bagian

Log Book Revisi berdasa

r BEME (1 dari

14)

Dokum en Lama

Log Book Revisi berdasar

BEME (4 dari 14)

Dokumen lama

Log Book Revisi berdasar

BEME (8 dari

14) 10. Aplikasi BEME dan

Evidence-based Medicine dalam isi kurikulum, model pembelajaran dan asesmen, serta keterampilan klinik

50% 60% 50% 80% 50% 100%

11. Prosentase keterlaksanaan Standar Akademik WFME

55% 75% 55% 90% 55% 100%

12. Peraturan Akademik

& Dokumen Impelementasinya yang berdasar WFME

Pedo man Akad emik Lama (2007

)

Pedom an Akade

mik Baru (2011)

Pedom an Akade

mik Lama (2010)

Pedoma n Akadem

ik Baru (2011)

Pedoma n Akadem

ik (2011)

Pedoma n Akadem

ik Baru (2013)

13. Sertifikat keahlian atau rekognisi sebagai ahli BEME dan EBM

0 6 6

6 6 6

14. Prosentase keterlibatan

stakeholder dalam pengembangan kurikulum

30 75 30 100 50 100

Indikator Aktivitas 1.3 15. Prosentase

keterlaksanaan Standar

Internasional

60 75 60 90 70 100

(20)

32 Indikator Aktivitas 2.1

16. Standarisasi Instrumen Laboratorium

Peralat an laborat

orium terkali

brasi (70%

alat)

Peralata n laborat

orium terkalib rasi (100%

alat)

Terkali brasi 70%

Peralata n laborato

rium terkalibr

asi (100%

alat)

Terkalib rasi 80%

Peralata n laborator

ium terkalibr

asi (100 alat)

17. Dokumen baru Prosedur Mutu dan Teknis berdasar standar internasional

0 Dokum

en jadi 0

Impelem entasi Metode

yang sudah teruji 50

0

Impleme ntasi penuh Metode

yang teruji (100) 18. Prosentase Teknisi

tersertifikasi 50 100 50

100 100 100

19. Sertifikasi laboratorium bertaraf internasional

0 0 0

Audit internal

&

evaluasi diri laboratori

um

0

Pendaftar an laboratori

um ISO/SNI Indikator Aktivitas 2.2

20. Terbentuknya Pusat Kajian Biomedik- Biomolekular Regional

0 0 0 0

0 1

21. Jumlah Kerjasama penelitian bersama dengan institusi Luar negeri

3 4 3 6

4 8

22. Jumlah Research

Grant internasional 0 1 0

1 0 10

23. Jumlah Keterlibatan dosen dalam overseas join research

10 10 10

14 12 18

24. Jumlah pusat penelitian

(HIV/AIDS,TBC, malaria) bertaraf internasional

2 2 - 4 - 4

Indikator Aktivitas 4 25. Rerata Nilai IPK

mahasiswa yang

IPK >

2,75

IPK >

2,8

- IPK >

3,00

IPK>

3,00

IPK >

3,00

(21)

33 mendapatkan

beasiswa 26. SOP pemberian

beasiswa spesifik PSPD FKUB

50 100 80% 100% 100% 100%

27. Jumlah institusi yang memberi beasiswa hingga program profesi

4 7 4 9 1 11

3.1.2 Status kemajuan Fisik

Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya (Lampiran 1) sampai tanggal 31 Juli 2012 masih belum banyak. Capaian ini berasal dari komponen biaya Pengadaan alat elektronik dan beasiswa sebanyak 4 mahasiswa.

3.1.3 Status Penyerapan Keuangan

Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya (Lampiran 2) sampai tanggal 31 Juli 2012 masih belum banyak. Demikian juga dengan status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas (Lampiran 1), masih belum banyak terserap. Penyerapan keuangan untuk implementasi aktivitas program baru Rp.456.250.000,- dari total Rp.

5.306.441.000,- Hal ini dikarenakan banyak program/ kegiatan masih dalam proses sehingga anggaran belum bisa dibayarkan, misalnya pengadaan barang, pengiriman staf ke seminar luar negeri, in House Training, Pendampingan peer reviewer, implementasi program penjaminan mutu berstandar internasional dan Hibah penelitian yang sedang dalam tahap review oleh reviewer. Ada 3 kegiatan yang akan diluncurkan pada tahun 2013 yaitu invited lecture yang akan diselenggarakan di Manila, Filipina pada Januari 2013, dan juga kerjasama dengan FK luar negeri.

3.1.4 Analisis Capaian per Aktivitas

Adapun laporan progresifitas pelaksanaan program sebagaimana tertuang dalam RIP adaalah sebagai berikut:

1. PROGRAM PENINGKATAN CAPAIAN STANDAR GLOBAL

PENDIDIKAN DOKTER MELALUI PENDIDIKAN DOKTER LINTAS BATAS (CROSS BORDER MEDICAL EDUCATION/CBME)

1.1. Peningkatan Daya Saing Internasional Staf Akademik serta Mahasiswa dalam Skema Kerjasama Internasional untuk pencapaian Kompetensi Unggulan di bidang Biomedik-Biomolekuler dan Kegawatdaruratan Medik

1.1.1. Student Exchange A. Tujuan

a. Mahasiswa memiliki wawasan dan pengetahuan yang mendalam terhadap bidang kedokteran yang diminatinya.

(22)

34

b. Mahasiswa yang mengikuti Research Exchange dapat mengambil bagian dalam penelitian-penelitian yang sedang dilaksanakan di negara tujuan exchange, sehingga mampu memperdalam ilmu kedokteran sesuai bidang yang diminati serta mengenal beragam pendekatan yang dilakukan saat investigasi klinis, mengenal standar etik penelitian yang berlaku, mengenal sistem pendidikan kedokteran dan sistem kesehatan di negara tersebut.

c. Mahasiswa yang mengikuti Professional Exchange dapat memperdalam ilmu kedokteran sesuai bidang yang diminati melalui clerkship yang dilakukan di rumah sakit di negara tujuan exchange, berinteraksi dengan pasien, tenaga medis dan staff rumah sakit, serta mengenal sistem pendidikan kedokteran dan sistem kesehatan di negara tersebut.

B. Pelaksanaan Kegiatan 1) Kegiatan Promosi

Kegiatan promosi tentang “Goes to Poland & Egypt” dilakukan dari tanggal 1 Maret sampai 4 Maret 2012. “Goes to Poland & Egypt” ini adalah sepenuhnya free (Institutional Fee, Biaya tunjangan hidup, Tiket pesawat, dll). Promosi ini ditujukan kepada mahasiswa Pendidikan Dokter preklinis. Promosi disebar luaskan dengan beberapa media seperti :

 poster,

 X-banner,

 pengumuman di website MSCIA,

 serta jejaring social seperti facebook dan twitter.

Kegiatan promosi juga dilakukan dengan membuka stand di Lobby GPP lt. 1 dari jam 15.00-17.00 untuk tempat pendaftaran, pengambilan formulir, atau sekedar bertanya-tanya tentang apa itu exchange dan lainnya. Promosi selama 4 hari ini, walaupun dengan waktu yang singkat, dapat menarik perhatian sekitar 50 orang dari mahasiswa Pendidikan Dokter angkatan 2009, 2010, dan 2011 (preklinik) untuk mendaftar menjadi peserta dan mengikuti rangkaian seleksi.

Kegiatan “Research and Professional Exchange in Emergency Medicine and Biomedical Science” ini merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan riset dan meningkatkan profesionalisme mahasiswa yang pada akhirnya diharapkan akan meningkatkan kualitas lulusan dari Program Studi Pendidikan Dokter FKUB.

Outgoing exchange dan incoming exchange merupakan inti dari kegiatan ini, di mana masing-masing mahasiswa yang mendapatkan kesempatan exchange akan memperoleh ilmu pengetahuan di bidang Kedokteran Emergensi dan juga biomedik. Negara tujuan outgoing exchange dalam kegiatan ini adalah Poland, Egypt, Meksiko, dan Cheko.

2) Seleksi Program Exchange

1. Publikasi awal dilakukan ke seluruh mahasiswa Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya (FKUB) jurusan Pendidikan Dokter angkatan 2008-2011. Publikasi dilakukan dengan menggunakan Poster dan X-Banner yang disebar dan menggunakan jarkom sms ke setiap Mahasiswa tersebut.

2. Syarat dan Ketentuan sebagai berikut:

a. Mahasiswa kedokteran preklinis FKUB ( Pendidikan Dokter)

(23)

35

b. Mahasiswa yang bersangkutan memiliki track record yang baik: dilihat dari nilai akademik, prestasi yang pernah diraih, keaktifan sebagai mahasiswa di bidang non- akademik, serta karya tulis yang pernah dibuat selama menjadi mahasiswa.

c. Mahasiswa yang bersangkutan memiliki pengalaman yang sesuai/cocok untuk mengikuti Exchange dengan topik yang telah dipilihnya

d. Mahasiswa yang bersangkutan mampu menunjukkan komitmen untuk memberikan kontribusi pada FKUB sebagai tindak lanjut dari Exchange yang akan dilakukan, sesuai dengan tipe Exchange yang dipilih (Lab. Biomedik)

e. Lengkapi berkas-berkas persyaratan program.

i. Formulir pendaftaran (Application Form, Curriculum Vitae, Motivation Letter) ii. Scan transkrip nilai (IPK > 3.00)*

iii. Scan sertifikat TOEFL (min.500)*

iv. Fotokopi Halaman depan Passport v. Pas foto sopan ukuran 3x4

f. Kumpulkan formulir pendaftaran dan berkas – berkas persyaratan ke stand tempat pengambilan formulir pendaftaran.

3. Tes Tahap Pertama adalah Seleksi Berkas. Dimana kita melihat berdasarkan IPK

& TOEFL peserta. Untuk IPK adalah > 3, dan untuk Skor TOEFL adalah > 500.

4. Tes Tahap Kedua adalah pembuatan Essay yang berisi tentang : a. Penjelasan Biomedical Science / Emergency Medicine secara umum

b. Perkembangan Biomedical Science / Emergency Medicine di Indonesia & Luar Negri

c. Feedback apa yang akan diberikan kepada FKUB seandainya kalian terpilih sebagai Peserta Student Exchange

Essay dinilai oleh Tim Juri sebagai berikut :

- Dr. Ali Haedar, Sp. EM (Lecturer & Emergency Medicine Specialist | International Representative of Indonesian Society for Emergency Medicine (ISEM) | Board Member of the Asian EMS Council)

- Dr. Harun Al Rasyid, MPH (Postgraduate: Master Public Health, Curtin University |Member of International Section of FKUB | alumni of IFMSA Professional Exchange to Nijmegen, Netherland)

- Dr. dr. Retty Ratnawati, M.Sc (Lecturer Department of Physiology - Medical Faculty Brawijaya University)

5. Tes Tahap Ketiga adalah wawancara. Dimana wawancara bertujuan untuk mengetahui seberapa besar Minat dan Kemampuan yang dimiliki peserta sebagai Calon Peserta Exchange. Wawancara secara langsung melibatkan 3 Juri seperti tersebut di atas.

4) Pelaksanaan Exchange

Pada Tes Tahap Ketiga terpilih 9 orang sebagai Peserta Exchange. : A. Goes to Poland (Research Exchange) :

1. Makhyan Jibril Al Farabi – PD 2008 2. Durrotul Ikrimah – PD 2009

3. Ayu Pramitha Wulandari – PD 2010 4. Karina Survival – PD 2010

B. Goes to Egypt (Research Exchange) :

(24)

36 1. Ervina Rosmarwati – PD 2010 2. Nydya Parahita – PD 2009

C. Goes to Poland (Professional Exchange) : 1. Vidi Prasetyo Utomo – PD 2009

D. Goes to Czech (Professional Exchange) : 1. Najwa Amalia – PD 2010

E. Goes to Mexico (Professinal Exchange) : 1. Theodorus U. R. Depamede – PD 2009 C. Hasil Pelaksanaan

Sampai dengan tgl 31 Juli 2012 telah diberangkatkan 8 mahasiswa untuk student exchange ke Egypt, Czech, Poland, dan Mexico. Pada awal September akan berangkat lagi 1 mahasiswa dengan tujuan negara Poland. Laporan kegiatan setiap mahasiswa masih dalam proses penyelesaian.

Daftar Mahasiswa peserta student exchange dengan tujuan Negara dan jadwal pemberangkatan :

1. Ervina Rosmarwati (Tujuan : CAIRO - MESIR) 1 bulan, Juli 2012

2. Nydya Parahita (Tujuan : CAIRO - MESIR) 1 bulan, Juli 2012

3. NAJWA AMALIA (Tujuan : PRAGUE - CZECH) 1 bulan, 1 Juli 2012 - 2 Agustus 2012

4. DURROTUL IKRIMAH (Tujuan: WARSAW- Poland) 1 bulan, 28 Juli 2012 - 2 sept 2012

5. AYU PRAMITHA WULANDARI (Tujuan : WARSAW - Poland) 1 bulan, 28 Juli 2012 - 2 Sept 2012

6. VIDI PRASETYO UTOMO (Tujuan: Szczecin - Poland) 1 bulan, 28 Juli 2012 - 2Sept 2012

7. KARINA SURVIVAL ROFIQ (Tujuan : Gdansk-Poland) 1 bulan, 28 Juli 2012 - 2 sept 2012

8. THEODORUS UMBU REZI DAPAMEDE (Tujuan : Tuxtla Gutierrez- MEXICO)

1 bulan, 29 Juli 2012 - 2 September 2011

9. MAKHYAN JIBRIL AL FARABI (Tujuan : Krakow -Poland) 1 bulan, 2 September 2012 - 22 September 2012

D. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Pengurusan visa yang bervariasi di masing-masing Negara, dan biaya pengurusan visa tidak termasuk cost component di HPEQ. Upaya mengatasi keadaan ini adalah dengan menggunakan jasa travel agent untuk pengurusan visa, sedang pembiayaan dari dana non committed fakultas.

1.1.2. In-House Training untuk Pengajar Ilmu Kedokteran Emergensi di FKUB oleh Pakar Kedokteran Emergensi dari Malaysia

A. Tujuan

Memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada para staf pengajar dalam menjalankan kegiatan mengajar-mengajarIlmu Kedokteran Emergensi untuk mahasiswa PSPD, sehingga mutu lulusan FKUB dapat meningkat.

B. Pelaksanaan Kegiatan

(25)

37

Kegiatan ini akan dilaksanakan pada bulan September 2012 di FKUB, selama 1 minggu, 28 Sept – 2 Oktober 2012.

C. Hasil Pelaksanaan

Belum terlaksana karena harus menyesuaikan jadwal dari instruktur 4 institusi yang berbeda. Persiapan sudah dilaksanakan sejak bulan Januari 2012, dan disepakati untuk pelaksanaannya pada tanggal 28 September 2012-2 Oktober 2012.

Menjadwal para instruktur dari 4 institusi yang berbeda. Upaya mengatasinya dengan menyesuaikan jadwal pada saat sebagaian dari instruktur berada di Indonesia

E. Rencana Perbaikan Jadwal

No Aktivitas

Tahun 2012

Q1 Q2 Q3 Q4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Korespondensi dan

Persiapan kenerangkatan  

2

Pelaksanaan training  

3 Monitoring 

4. Pembuatan laporan akhir dan diseminasi hasil training



1.1.3. Staf Exchange ke Luar Negeri (Invited Lecture) A. Tujuan

Memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada mahasiswa kedokteran di luar Negeri dalam bidang kedokteran bencana.

Kegiatan Invited lecture akan diluncurkan untuk dilaksanakan pada bulan Januari 2013 di Philipina. Hal ini karena kesulitan untuk mendapatkan tempat yang sesuai antara materi dengan insitusi di LN. Pada saat ini masih pada tahap korespondensi dengan Spesialis Emergensi di Manila.

Pelaksanaan invited lecture belum bisa terlaksana pada tahun ini, dan harus diluncurkan pada tahun 2013.

Sulitnya mendapatkan kesesuaian Institusi di luar negeri sebagai tempat tujuan dengan materi yang akan diberikan. Upaya untuk mengatasi hal ini adalah dengan melakukan komunikasi yang intensive dengan fihak luar.

Kegiatan ini akan dilaksanakan pada bulan januari 2013 di Philipina, selama 7hari.

No Aktivitas Tahun 2012 Tahun 2013

(26)

38

Q3 Q4 Q3 Q4

7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 1. Korespondensi dan

permohonan 

2. Persiapan

pemberangkatan 

3. Pelaksanaan 

4 Monitoring 

5 Pembuatan laporan akhir dan diseminasi hasil training



1.1.4. Kerjasama dengan FK di Luar Negeri A. Tujuan

1) Meningkatkan kerjasama dengan institusi di luar negeri pada bidang akademik tertentu, penelitian, pendidikan (pendidikan kedokteran).

2) Pertukaran perkembangan ilmiah dan edukasi yang terakhir dengan institusi di luar negeri

3) Meningkatkan kualitas staf dan mahasiswa dalam bidang akademik maupun edukasi.

4) Meningkatkan wawasan internasional dari staf dan mahasiswa.

Kegiatan-kegiatan kerjasama dengan institusi di luar negeri telah beberapa dlakukan. Kegiatan antara lain untuk meningkatkan Pendididkan Emergensi yang ditindak lanjuti dengan akreditasi Program Studi Ilmu Kedokteran Emergensi oleh Prof Dato Abu Hassan Asaari Abdullah, Asian Post-graduate School on Emergency Medicine. Selain di bidang emergensi juga dilakukan beberapa kerjasama dengan universitas di luar negeri dalam bidang biomedik, yaitu dengan Universitas Miyazaki Jepang, dan juga dengan Universitas Pingtong Taiwan. Namun kegiatan-kegiatan ini tidak menggunakan dana PHKPKFD FKUB, sepenuhnya dibiayai oleh FKUB.

Hasil yang telah dicapai adlah berupa kesepakatan kerjasama dengan Institusi Pendidikan di luar negeri yang akan ditindak lanjuti dengan pengiriman staf baik untuk pendidikan bergelar ataupun pelatihan-pelatihan, serta merencanakan kegiatan seminar bersama. Keseluruhan kegiatan menggunakan dana dari non commited FKUB.

Sehingga dana WB akan dijadikan dana efisiensi yang akan diluncurkan pada tahun 2013.

(27)

39

Tidak ada hamabtan yang berarti pada implementasi kegiatan ini. Bahkan dari kegiatan Kerjasama dengan Luar negeri ini telah mampu menstimuli FKUB untuk meningkatkat kerjasamanya dengan menggunakan dana Fakultas.

No Tahap

Tahun 2012

Q1 Q2 Q3 Q4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Persiapan

1.1. Review Kerjasama Internasional yang sudah ada dan penentuan institusi LN yang akan diajak kerjasama

√

1.2.

Penjadwalan kontak

kerjasama √ √ √

2.

Pelaksanaan 2.1 Kontak dengan ke

institusi di LN yang diajak kerjasama

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ 2.2. Kunjungan ke institusi

yang diajak kerjasama dan penandatanganan MOU

√ √

2.3.

Monitoring √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

2.4.

Presentasi hasil

kerjasama √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

1.1.4. Pengiriman Staf ke Seminar ke Luar Negeri A. Tujuan

o Meningkatnya pengakuan internasional terhadap kemampuan staf baik dalam kualitas akademik dan organisasi profesi

o Meningkatkan track record staf.

Pengiriman 1 staf FKUB pada seminar luar negeri pada tanggal 22-30 Agustus 2012, dengan berperan aktif pada “oral presentation AMEE Conference 2012” pada Internasional Seminar/Conference in Medical Unit di Lyon, Prancis.

Dilaporkan pada laporan akhir tahun

(28)

40

Sulitnya pengurusan administrasi sebagai persyaratan dari PHKPKPD, seperti paspor biru dan surat tugas dari setneg yang membutuhkan waktu cukup lama.

Sedangkan, pengumuman diterimanya abstrak sebagai presentasi oral biasanya hanya 2 bulan sebelum kegiatan dilaksanakan. Upaya mengatasi dengan melancarkan komunikasi yang intens dengan fihak2 terkait dan selalu memantau perjalanan surat/

dokumen yang sudah dikirimkan.

2012

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Persiapan

review dan memperkuat sistem data dasar

 Penentuan jenis seminar serta waktu dan lokasinya



Seleksi partisipan seminar       

Penjadwalan seminar       

Pelaksanaan

Pelaksanaan Pengiriman ke seminar di LN

   

Monitoring   

Presentasi hasil seminar   

Pembuatan laporan akhir   

1.2. Aktivitas Pengembangan Kurikulum dan Best Evidence dalam Pendidikan Dokter FKUB(BEME-FKUB) serta unggulannya menuju Rekognisi sebagai Pendidikan Dokter Internasional

1.2.1. Penelitian BEME A. Tujuan

Sesuai dengan pedoman Hibah Penelitian HPEQ-PKPD, tujuan yang akan dicapai :

a. Meningkatkan jumlah dan kualitas staf dosen FKUB sebagai peneliti khususnya dalam penelitian kependidikan kedokteran.

b. Mengidentifikasi Best Evidence penyelenggaraan/manajemen akademik KBK FKUB melalui kajian komprehensif sehingga pendidikan dan pembelajaran di FKUB dapat dikelola sesuai standar nasional (KKI dan KKNI) dan internasional ( WFME/GMC ) dalam batas-2 kemampuan nyata ( evidence ) FKUB dalam menyelenggarakan pendidikan dokter.

c. Menindaklanjuti hasil Policy Study Manajemen Akademik dengan merumuskan rancangan Manajemen Akademik berwawasan internasional d. Bersama-sama hasil yang dicapai pada tahun 2011 ( Review Pedoman

Akademik, ONDT Rotasi Klinik /Asesmen Keterampilan Klinik ), hasil 1) dan 2) menjadi acuan utama penyusunan Pedoman Akademik pada tahun 2013 yang diharapkan lebih memiliki karakteristik kurikulum l dan manajemennya yang mendekati secara maksimal standar kurikulum dan pengelolaan kurikulum internasional.

(29)

41 B. Pelaksanaan

Pelaksanaan tidak bisa berjalan sesuai jadwal awal seperti yang dijelaskan pada bab hambatan. Pada saat ini pelaksanaan sudah sampai pada tahap pengumpulan proposal yang akan ditindak lanjuti dengan penilaian reviewer.

C. Hasil

a. Sosialisasi Grant dilaksanakan 2 kali masing-2 selama 1 bulan sesuai jadwal. Sosialisasi berupa Edaran dengan pengantar dari Direktur Eksekutif dengan persetujuan Dekan, dikirimkan ke seluruh bagian di lingkungan Program Studi Pendidikan Dokter

b. Pembentukan Tim Reviewer berdasarkan Surat Tugas Dekan FKUB terdiri dari :

a. Ketua : Dr.dr.Setyawati Soeharto K, MKes (Ketua MEU-FKUB) b. Sekretaris : dr. Andi Ansharullah ( PIC Penelitian BEME )

c. Anggota : Prof.Dr.Ir. Hendrawan Soetanto MappSc ( Staf Ahli Pembantu Rektor I Universitas Brawijaya )

c. 3 Proposal masing-masing atas nama dr. Putra Suryana SpPD , dr Nursamsu SpPD dan dr.Nurrahma Fitriyani

D. Hambatan dan Cara Mengatasi

Pelaksanaan tidak berjalan sesuai dengan jadwal karena beberapa sebab dan faktor :

a. Penyebab klasik adalah terlambatnya persetujuan dari CPCU atas TOR Kegiatan

Persetujuan prinsip baru diterima pada bulan Juni 2012.

b. Dalam statusnya sebagai Program Studi yang terakreditasi A, jumlah peneliti dan penelitian yang dilakukan telah sangat memadai. Walaupun demikian jumlah peneliti dan penelitian kependidikan kedokteran masih sangat minim. Sesuai Tujuan Grant HPEQ, kegiatan ini bermaksud untuk menambah jumlah peneliti dan penelitian kependidikan kedokteran. Namun terkendala oleh rendahnya penguasaan metodologi penelitian kependidikan, sehingga sosialisasi yang dilakukan sampai 2 kali tidak mampu meningkatkan stimulus untuk melakukan penelitian kependidikan, terbukti dari hanya 2 proposal yang diterima PIC, itupun dari review awal ternyata masih perlu dikembangkan lebih lanjut.

c. Penelitian dalam kegiatan ini bukanlah Penelitian bebas melainkan penelitian yang temanya telah di tetapkan terlebih dahulu. Sebagaimana ditentukan, penelitian BEME ini merupakan bagian dari kegiatan HPEQ- PHK-PKPD-FKUB yang bertujuan mencapai rekognisi internasional bagi Prodi Pendidikan Dokter FKUB pada 2015. Sebagai bagian dari proyek itu, maka tema penelitian juga dikaitkan dengan pencapaian tujuan itu.

Penetapan tema berbasis penelitian kependidikan tahap klinik berbasis evidence mengakibatkan ruang lingkup penelitian lebih sempit untuk diikuti peneliti-2 atau calon peneliti yang dimiliki.

d. Penjadwalan ulang hibah penelitian BEME dapat mengganggu time line proses belajar mengajar klinik karena siklus rotasi klinik harus berjalan