Ringkasan Eksekutif. Laporan Midtermm PHK-PKPD Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

(1)

Laporan Midtermm PHK-PKPD 2011-2013 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

13

Ringkasan Eksekutif

Visi-Misi, Grand Strategy, serta Program-Program Utama untuk mencapai standar internasional dalam Renstra FKUB 2007-2011 disusun berdasarkan analisis diri yang dirumuskan seluruh stakeholders FKUB melalui Lokakarya Penyusunan Renstra yang mencerminkan tingginya komitmen dan kebersamaan dalam menyelenggarakan PSPD FKUB. Renstra mengacu kepada : 1) Isu-isu strategis Ditjendikti (HELTS), 2) Renstra Universitas Brawijaya, dan 3) Basic Medical Education Global Standards for Quality Improvement dari World Federation of Medical Education (WFME). Implementasi Renstra secara konsisten telah membuahkan Akreditasi A pada tahun 2008, dan FKUB telah berupaya memenuhi sebagian standar WFME tidak saja untuk Basic Standards- nya tetapi juga sebagian dari Standard for Quality Improvement-nya. Target FKUB melalui Skema A PHK PKPD akan dapat berakselerasi mewujudkan visi dan misinya serta berkembang menjadi institusi dengan kualitas internasional dengan daya saing kompetitif yang dimiliki.

Implementasi PHK PKPD sejak 1 Januari 2011 sampai dengan 31 Juli 2013 yang meliputi 4 Program dan 7 aktivitas ditujukan untuk meningkatkan kualitas institusi untuk menjadi institusi pendidikan dokter yang unggul dan berkapasitas internasional.

Secara umum pelaksanaan PHK PKPD FKUB di tahun ketiga sesuai dengan RIP dan disain umum pada Proposal Lengkap. Meskipun sempat mengalami penurunan serapan pada penghujung tahun 2012 karena mundurnya pembayaran Alat laboratorium, dan penyesuaian kegiatan, namun pada tahun 2013 ini meskipun mengalami krisis di awal tahun karena mundurnya persetujuan DIPA Universitas, namun capaian indikator kinerja utama proyek memenuhi target yang diharapkan, bahkan sebagian telah melampaui target.

Dari analisis kegiatan per program didapatkan bahwa rata-rata kegiatan di masing- masing program berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Sebagian kegiatan pelaksanaannya terpaksa mundur dikarenakan review TOR yang mundur dan persetujuan DIPA Universitas terlambat dan karena masalah teknis pengadaan. Perlu kebijakan CPCU untuk mengijinkan pengalihan kegiatan HAKI yang sulit terserap untuk kegiatan lain yang mampu meningkatkan daya dukung bagi ketercapaian peningkatan kualitas internasional, yaitu dengan workshop penulisan buku ajar/teks berbahasa asing. Pelaksanaan program kemitraan telah menunjukkan keberhasilan indikator kinerja khususnya dari FK UNISMA, sedangkan kemitraan dengan FK UNIMALAA mengalami kesulitan dalam pelaksanaan kegiatannya dikarenakan tidak sinkronnya persepsi. Upaya perbaikan dilakukan dengan memberikan technical assistance dan MONEV secara pro aktif, namun demikian sampai implementasi tahun III proyek belum terlihat komitmen yang memuaskan dari mitra untuk memanfaatkan PHK PKPD sebagai stimulus peningkatan kualitas penyelenggaraan institusi.

Selain ketercapaian IKU, progresifitas keberhasilan proyek juga dapat dilihat dari kemajuan fisik kegiatan proyek yang telah mencapai 43,026%. Serapan berjalan (per tanggal 31 Juli 2013) sebesar 53,97 % yang terdiri dari serapan keuangan pada tahun 2011 mencapai Rp1.952.220.543,00, tahun 2012 mencapai Rp1.632,458.690,00, dan serapan tahun 2013 sampai 31 Juli telah mencapai Rp 1.358.173.009,00 (24% dari anggaran 2013) sehingga serapan total mencapai Rp 4.942.852.242,00 (53,97%), dari total dana WB. Sampai akhir Desember 2013 diperkirakan akan terserap sebesar Rp 3.594.447.991,00 untuk membiayai staf exchange (reimburse talangan), ONDT, seminar Internasional (reimburse talangan), pendampingan Peer Reviewer, Publikasi

(2)

14

Internasional, Hibah Penelitian, pengadaan buku dan pengadaan alat lab dari dana efesiensi. Selain itu ada dana yang akan diluncurkan ke tahun 2014 berupa sisa kontrak hibah penelitian 30%, dana beasiswa (sesuai kontrak) terakhir yaitu untuk bulan Januari 2014, insentif HAKI yang dialih ke kegiatan lain, invited lecture dengan total sebesar Rp 621.246.000,00 (6,78% dari total anggaran 3 tahun, atau 11,14% dari anggaran tahun ke-3).

.

(3)

15 BAB I.

PENDAHULUAN 1.1. Umum

Universitas Brawijaya (UB), yang merupakan salah satu universitas negeri terkemuka di Indonesia, didirikan pada tahun 1963 dan kampusnya terletak di kota Malang. Universitas Brawijaya telah berperan aktif dalam mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, serta mempunyai andil besar dalam mencerdaskan kehidupan bangsa, mengatasi berbagai persoalan bangsa, meningkatkan kesejahteraan masyarakat, dan memelihara kelestarian lingkungan dan budaya. Telah banyak jalinan kerjasama yang telah dibangun UB dengan berbagai institusi di dalam maupun luar negeri dalam upaya mewujudkan visi dan misi yang diembannya. Demikian pula, prestasi tingkat nasional dan tingkat internasional telah diraih UB selama ini. Namun demikian, UB dituntut untuk selalu memperbaiki kualitas proses pendidikannya disertai dengan upaya peningkatan relevansinya dalam rangka persaingan global. Saat ini secara nasional, UB telah mampu memenuhi standar kualitas masyarakat Indonesia untuk suatu perguruan tinggi sehinga pada tahun 2009 UB telah terakreditasi A oleh BAN-PT.

Isu pengembangan Cross Border Higher Education yang diinisiasi UNESCO menjadi platform bagi pengembangan pendidikan tinggi di dunia untuk menaruh perhatian pada pendidikan berbasis kompetensi profesi di masyarakat, sharing resources dan pembentukan jaringan pendidikan lintas negara, serta perhatian pada masyarakat ekonomi lemah.Seiring dengan berjalannya waktu, UB berjuang keras untuk mewujudkan keunggulan kompetitif institusi di ketiga hal ini sebagaimana yang telah dituangkan dalam HELTS DIKTI.

Untuk mewujudkan visi dan misinya, UB telah membuat rencana pengembangan jangka panjang 15 tahun yang dijabarkan dalam tiga tahap (Gambar 1).

Gambar 1. Tonggak-tonggak Capaian (milestones) Tujuan Pengembangan UB Dengan menggunakan tolok ukur LRAISE (leadership, relevance, academic atmosphere, internal management, sustainability, efficiency and productivity), UB terus berproses untuk menjadi institusi unggul yang dapat lebih berperan dalam kancah internasional sebagai pengejawantahan kualitas yang terus meningkat mewujudkan World Class University.

2006 - 2010

Transisi Kelembagaan dan Pemantapan Daya Saing Tingkat

Nasional

2011 - 2014

Pencapaian Daya Saing Asia-Pasifik

2015 - 2020

Pencapaian Daya Saing Global

Organisasi Harus Sehat, Efisien dan Efektif (Continuous Improvement)

PHK, BHP-MN, PPK-BLU, TPSDP, I-MHERE, INHERENT, JBIC, UK

(4)

16

1.2. RancanganGlobal Program Pengembangan PSPD FKUB

Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya (FKUB) merupakan salah satu dari 12 fakultas yang ada di UB. Dalam usianya yang relatif muda, Program Studi Pendidikan Dokter (PSPD) FKUB telah mampu berakselarasi untuk mensejajarkan diri dengan fakultas kedokteran yang sudah lebih lama berdiri, dengan dua kali berturut-turut terakreditasi oleh BAN-PT dengan nilai A sejak tahun 2000. Hal ini menunjukkan bahwa PSPD FKUB telah dipercaya pemerintah dan masyarakat sebagai institusi pendidikan dokter yang memiliki kapasitas dan kualitas mutu serta akuntabilitas dalam menghasilkan lulusan yang berkualitas.

Hasil evaluasi diri institusi menunjukkan bahwa dalam rangka peningkatan kualitas yang berkesinambungan (continous quality improvement), standar global konsensus pendidikan kedokteran sedunia yang dikeluarkan WFME (2003), direvisi tahun 2012 dan telah diadopsi KKI (2006), menjadi acuan penting dalam pengembangan kualitas FKUB di masa depan. Terkait dengan standar global ini, capaian Akreditasi BAN-PT oleh PSPD FKUB secara sinergis mendukung pencapaian hampir semua standar dasar (basic standard), dan bahkan sebagian standar pengembangan (Quality Improvement Standard) WFME. Standar WFME merupakan consensus internasional dari standar minimal Institusi pendidikan kedokteran agar dapat bersaing dalam pasar global pelayanan medis. Melalui upaya untuk mencapai standar internasional diharapkan kedepan FKUB menjadi pendidikan dokter yang kualitasnya melewati batas nasional atau Crossing Border Medical Education. Pendidikan dokter lintas batas meletakkanupaya peningkatan kualitas berkelanjutan sebagai dasar aktivitas penyelenggaraan pendidikan dokter. Oleh karena itu terakreditasi secara internasional merupakan salah satu strategi untuk mencapai rekognisi kualitas lintas batas tersebut.

Mengingat akreditasi nasional harus diperbarui tahun 2014 maka PHK-PKPD merupakan stimulus yang datang pada waktu yang tepat (timely) bagi FKUB untuk melakukan sinergi dan akselerasi sehingga standar yang diterapkan tidak hanya berkualitas secara nasional, namun juga memenuhi standar Internasional. Dengan demikian diharapkan cita-cita yang tertuang dalam Renstra 2007-2012 untuk berkiprah dalam meningkatkan martabat bangsa dalam persaingan global dapat diwujudkan.

Berdasarkan Portofolio FKUB 2009, dua kata kunci dalam pernyataan Visi-Misi PSPD FKUB adalah: 1) Menuju Standar Internasional, dan 2) Unggulan Biomedik dan Kedaruratan Medik. Kedua kata kunci ini diimplementasikan kedalam seluruh dharma pendidikan tinggi: pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Melalui stimulus PHK PKPD fokus penyusunan program pengembangan untuk masing-masing dharma tersebut diarahkan kepada: 1) Pengembangan Cross Border Medical Education, 2) Pengembangan Penelitian inovatif berbasis unggulan Kedaruratan Medik dan Biomedik, dan 3) Pengabdian kepada Masyarakat dalam konteks peningkatan tanggungjawab sosial institusi PSPD FKUB.

Dalam kaitan dengan Renstra FKUB, program pengembangan yang diusulkan melalui PHK-PKPD merupakan program penguatan capaian implementasi RENSTRA yang berjalan beriringan mendukung program kerja institusi. Program peningkatan capaian standar global WFME melalui pendidikan dokter lintasbatas diusulkan untuk meningkatkan kualitas pendidikan dokter dan pencitraan diri sebagai institusi berafiliasi internasional (international outlook) serta peningkatan kerjasama dalam dan luar negeri dibidang pendidikan yang berstandar internasional. Program Peningkatan Daya Saing Internasional melalui Penelitian Inovatifmerupakan elaborasi misi FKUB untuk meningkatkan kualitas riset unggulan dan integrasinya dalam kurikulum pendidikan dokter sertapemanfaatan hasil riset dalam pengabdian kepada masyarakat

(5)

17

dibidang kedokteran dan kesehatan terkini dan bermutu. Program Pemerataan dan perluasan akses pendidikan dokter bagi masyarakat kurang mampu merupakan implementasi isu strategis pemerataan dan perluasan kesempatan belajar sebagai wujud tanggung jawab sosial institusi dan dalam pencapaian standar global. Program Kemitraan melalui Pendampingan FK UNISMA dan FK UNIMALA merupakan program khusus yang diajukan sesuai dengan pedoman PHK-PKPD sebagai perwujudan tanggung jawab sosial FKUB sebagai institusi unggul yang diharapkan mampu secara simultan mendukung peningkatan kapasitas. Program Akreditasi Internasional merupakan upaya puncak untuk mendapatkan pengakuan kualitas dunia internasional terhadap eksistensi FKUB yang menjadi target program 1.3.

Pengembangan Cross Border Medical Education diselenggarakan dalam pencapaian kualitas pendidikan dokter yang diakui oleh dunia internasional baik dalam pengakuan kualitas staf dan lulusan maupun produk riset unggulan institusi dengan meningkatkan: 1) Kualitas Staf Akademik, 2) Kualitas Mahasiswa, 3) Kualitas Kurikulum, 4) Kualitas kerjasama institusi dan 5) Penjaminan Mutu institusi.

Peningkatan kualitas Staf Akademik dilaksanakan melalui aktivitas peningkatan daya saing akademik, dan peningkatan kapasitas kepemimpinan akademik. Peningkatan kualitas mahasiswa dilakukan melalui aktivitas distance learning dan student exchange yang ditujukan pada pengakuan kredit (transfer kredit) pembelajaran. Peningkatan kualitas kurikulum dilakukan melalui aktivitas penelusuran dan kajian Best Evidence menyangkut isi kurikulum, model pembelajaran dan asesmen proses dan hasil belajar, serta kerjasama pendidikan. Pengembangan penelitian berbasis unggulan dilaksanakan melalui aktivitas pengembangan sistim kelembagaan penelitian biomedik-biomolekuler yang integrative di FKUB khususnya dalam rangka mendukung peningkatan jumlah perolehan HAKI dan publikasi internasional, peningkatan jumlah dan kualitas penelitian berbasis unggulan Biomedik dan Kedaruratan medik, serta peningkatan kerjasama penelitian untuk memperkuat kapasitas unggulan tersebut, termasuk didalamnya peningkatan perolehan competitive research grant. Peningkatan kualitas penjaminan mutu dilakukan dengan sinkronisasi standar pelayanan dan penyelenggaraan institusi dengan standar pendidikan dokter internasional WFME untuk mendapatkan rekognisi internasional baik dalam bentuk peer review mitra bestari luar negeri maupun proses akreditasi oleh lembaga internasional.

Pengembangan Tanggung jawab Sosial diselenggarakan melalui program pemberian beasiswa dan Program Pendampingan/Kemitraan. Pemberian beasiswa dalam konteks tanggungjawab sosial PSPD FKUB bagi mahasiswa potensial yang kurang mampu dan dalam jangka panjang untuk memfasilitasi mahasiswa belajar ke luar negeri maupun mahasiswa asing yang belajar ke PSPD-FKUB. Selain itu program beasiswa FKUB ini memiliki keunikan karena selain merupakan bagian dari upaya menyukseskan program pemerataan kesempatan dan perluasan akses pendidikan, program ini dikembangkan dalam bentuk kerjasama dengan corporate social responsibility perusahaan yang berkomitmen melakukan pembangunan sumber daya manusia dan daerah tertinggal. Diharapkan nantinya para penerima beasiswa dapat kembali ke daerah asal untuk membangun daerahnya. Program Pendampingan /Kemitraan dengan PSPD Universitas Malahayati dan Universitas Islam Malang merupakan bentuk tanggung jawab PSPD FKUB untuk menularkan praktik baik penyelenggaraan institusi pendidikan dokter pada institusi pendidikan dokter yang lemah. Sejalan dengan tujuan PHK PKPD, program kemitraan ini ditujukan pada peningkatan/perbaikan status akreditasi dan hasil kelulusan UKDI. Dalam konteks

(6)

18

tersebut, program dilaksanakan melalui aktivitas peningkatan kapasitas akademik dan peningkatan kapasitas manajemen institusi masing-masing PSPD mitra.

Gambar2.Skema Outline Pengembangan Program PHK PKPD FKUB

Implementasi PHK PKPD PSPD FKUB selama tahun 2011- tengah tahun 2013 secara umum telah tepat sasaran. Hal ini dapat ditunjukkan dengan capaian indikator kinerja yang progressif. Bahkan diantara capaian indikator kinerka menunjukkan akselerasi yang memuaskan. Sebagai bagian tidak terpisahkan dari kebijakan pengemabangan institusi, implementasi aktivitas PHK PKPDtelah mampu pula mendorong indikator dalam rencana strategis insitusi untuk meningkatkan kualitas dengan mencapai kembali akreditasi A BAN PT pada tahun 2013.

(7)

19 BAB II

IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1 Organisasi Pelaksanaan Kegiatan

Mekanisme pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD UB disusun berdasarkan pola yang telah dirumuskan oleh Tim Koordinasi di tingkat universitas, Task Force dan Tim Pelaksana PHK-PKPD UB, Pusat Jaminan Mutu (PJM) dan Satuan Pengendalian Internal (SPI). Tugas utama Tim Koordinasi tingkat Universitas adalah untuk mendukung kelancaran pelaksanaan program, khususnya dalam menjamin efisiensi, evaluasi, dan efektifitas penggunaan dana. Karena program ini merupakan program institusi, penanggung jawab kegiatan (PIC) ditetapkan dengan melibatkan langsung beberapa pejabat struktural (Pembantu Dekan dan Ketua Jurusan/PS). Struktur organisasi pelaksanaan PHK-PKPD FKUB (Gambar 1.), tugas dan tanggungjawabnya serta hubungannya dengan struktur formal di UBtetap seperti implementasi pada tahun 2011 dengan beberapa perubahan pada personalia disebabkan oleh adanya pergantian posisi pimpinan FKUB, staf yang tugas belajar serta meninggal dunia dengan rincian sebagai berikut:

1. Penanggung Jawab: Penanggung jawab kegiatan adalah Rektor sebagai ”Quality Control and Quality Assurance” semua kegiatan yang diusulkan, berkoordinasi dengan PJM dan SPI UB.

2. Ketua Pelaksana: Dalam hal ini adalah Dekan FKUB yang melaksanakan koordinasi dengan Direktur Eksekutif tentang pelaksanaan PHK-PKPD serta melakukan pengawasan terhadap operasionalnya.

3. Direktur Eksekutif:

o Mengatur dan mengkoordinasi pelaksanaan semua tahapan kegiatan PHK-PKPD dan secara langsung bertanggung jawab kepada Dekan. Dalam melaksanakan tugasnya, Direktur Eksekutif dibantu oleh seorang Sekretaris Akademik, Bendahara, Koordinator Monitoring Program dan Koordinator Pengadaan Barang.

o Menyiapkan laporan secara rutin perihal kemajuan pekerjaan baik kepada Rektor, Tim PHK-PKPD, PJM-SPI, DIKTI, maupun lembaga/stakeholders terkait (misal forum rapat pimpinan dan Senat Fakultas terkait, dosen, lembaga kemahasiswaan/serta alumni).

4. Sekretaris Eksekutif : Membantu Direktur Eksekutif untuk mengatur semua pekerjaan administratif pelaksanaan kegiatan dan pengarsipannya. Bersama dengan Kordinator Monitoring Program membantu Direktur Eksekutif untuk menata tahapan semua kegiatan PHK-PKPD.

5. Koordinator Pengelola Keuangan :

o Membantu Direktur Eksekutif PHK-PKPD untuk mengatur semua urusan administrasi keuangan program.

o Bertanggung jawab terhadap semua pembayaran dan pencairan dana program.

6. Koordinator Pengelola Pengadaan Barang & Jasa : Mengatur dan menjalankan sistem pengadaan barang dan jasa yang berlaku untuk setiap komponen biaya pengadaan barang & jasa dalam Proyek PHK-PKPD

7. Koordinator Program:

o Bertanggungjawab dalam mengkoordinasikan serta sinkronisasi aktivitas yang dilakukan PIC sekaligus sebagai penanggung jawab dalam pemecahan masalah saat implementasi suatu program pengembangan.

(8)

20

o Memberikan masukan/usulan kepada Direktur Eksekutif PHK-PKPD tentang prioritas kegiatan yang diperlukan

8. Penanggung Jawab Kegiatan (PIC):

o Bertanggungjawab dalam pelaksanaan aktivitas dan sub-aktitivitasnya, memonitor serta mengevaluasi jalannya kegiatan dan investasi yang dilakukan serta melaporkannya pada Ketua Monitoring/Evaluasi program.

o Bertanggung jawab dalam melakukan seleksi dan pemantauan (berkenaan dengan hibah, insentif dan pendidikan tak bergelar) yang didasarkan pada aturan umum mekanisme seleksi.

o Membuat laporan jalannya kegiatan, hasil dan dampak dari aktivitas/sub- aktivitas yang telah dilaksanakan serta progresifitas ketercapaian tujuan dan indikator keberhasilan

o Memberikan masukan kepada manajemen Unit Pelaksana PHK-PKPD (Direktur Eksekutif dan Kordinator) berkaitan dengan kegiatan di bawah tanggungjawabnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

o Khusus PIC Kemitraan, bertanggung jawab pada mekanisme koordinasi, monitoring dan evaluasi implementasi program kemitraan dalam PHK PKPD mitra.

Koordinasi pelaksanaan PHK PKPD FKUB antara Direktur Eksekutif dan PIC serta elemen pelaksana terkait selama tahun 2011-2013telah dilakukan dengam jadwal berikut:

No. Tanggal Tempat Topik Koordinasi

1 4 Pebruari 2011

FKUB  Mekanisme /SOP pembinaan Kemitraan

 Mekanisme pemilihan Expert

 Nara Sumber

 Bench Fee, Personal Fee

 Rekomendasi Untuk Aktivitas terdekat

 TA Pengembangan sistem seleksi MABA UNISMA (Maret)

 TA Pengembangan SCL UNISMA (Maret)

 Nara Sumber Pengembangan RENSTRA UNIMALA (Februari)

 Penggantian Pak Dekan sebagai PIC Kemitraan

2 28 Februari 2011

FKUB Rakor Pimpinan FKUB, PIU dengan Pimpinan FK UNISMA membahas Persetujuan Adendum KSO 3 7 Maret

2011

FKUB Rakor Kemitraan PIC Kemitraan FK dengan PIC Kemitraan FK UNISMA

- Perumusan Rencana aksi teknis implementasi kegiatan TA seleksi maahsiswa dan pengembangan SCL serta penggunaan dana

- Mekanisme pelaporan kegiatan

(9)

21

- Mekanisme monitoring rutin 4 10 April

2011

FKUB • Koordinasi initial kemitraan dengan FK UNISMA dengan agenda utama

– Consensus of activity road map – Scheduling

– Aim, intended output & controlling mechanism

– KPI agreement 5 18 Mei

2011

Ruang Senat Sosialisasi Policy Study manajemen Akademik 6 1 Juni 2011 FKUB desiminasi hasil Lokaakrya MOnevin CPCU dan

kesepakatan modifikasi metode Monevin Aktivitas PHk FKUB dan Kemitraan

7 11 Juni 2011

FKUB Rapat Pembahasan progress aktivitas antara PIU dengan PIC Program 1

8 24 Juni 2011

Ruang Sekretariat PHK PKPD

- Diskusi SE dan DE untuk follow up aktivitas

9 26 Juli 2011

GPP lantai 6 Ruang Senat

Persiapan pembuatan laporan interim 2011 untuk monevin (Universitas)

10 6

September 2011

Rakor PIU- PIC

Koordinasi persiapan RIP 2012

11 25

November 2011

Rakor PIU- PIC

Koordinasi MONEV akhir tahun

12 2

Desember 2011

Rakor PIU- Kemitraan

Koordinasi Kemitraan

Implementasi 2012

1 Maret 2012 FKUB Konsolidasi pelaksnaan program, menyikapi keterlambatan persetujuan TOR

2 25 April 2012

FKUB Sosialisasi hasil rapat dengan CPCU kepada PIC 3 28 Mei

2012

FKUB Koordinasi pelaksanaan menjelang persetujuan TOR, kemungkinan penggunaan talangan.

4 20 Juni 2012

FKUB Pembahasan permintaan CPCU untuk pengisian boring kapasitas grantee 2012

5 10 Juli 2012

FKUB Koordinasi dengan PIC 1.1 mengenai revisi TOR seminar Internasional, ONDT, Lecture exchange dan student exchange

6 11 Juli 2012

Guest House UB

Koordinasi Implementasi program 2012

Koordinasi khusus dengan PIC 1.3 tentang implementasi aktivitas 1.3. Pembahasan hasil feedback dari Peer partner LN

7 12 Juli 2012

Guest House UB

Koordinasi Implementasi program 2012, problem solving program berjalan dan yang akan berjalan

(10)

22 8 10

September 2012

FKUB Konsolidasi dengan tim Penyusunan RENSTRA PSPD & FK terkait capaian PHK PKPD.

9 1 Oktober 2012

FKUB Pembahasan IFR Q3 dengan Bendahara dan PIC 10 4-5

Oktober 2012

Jakarta Laporan IFR Q3 dan pembahasan dengan CPCU

Implementasi 2013 1 20 April

2013

GPP lantai 6 FKUB

Koordinasi implementasi RIP 2013 dan strategi mengatasi keterlambatan persetujuan DIPA 2 April 2013 Rektorat

lantai 3

RApat Koordinasi dengan Tim TPHK UB untuk trouble shooting

3 13 Mei 2013

Rakor Keberlanjutan Beasiswa 4 27-28 Mei

2013

GPP lantai 6

& Lantai 5

Koordinasi Monev PHLN 5 11 Juni

2013

Rektorat lantai 8

Sosialisasi Monevin tengah tahun PJM UB

2.2 Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Internal

2.2.1 Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan PHK PKPD

Agar mutu pelaksanaan PHKPKPD terjamin dan sesuai dengan rencana, Rektor menugaskan Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB melakukan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) PHK, yang meliputi Monevin PHK on going (dilakukan pada tengah tahun, akhir tahun, akhir program) sesuai Manual Prosedur MP-ISO.PJM-UB.10 dan Monevin pasca pelaksanaan PHK yang diatur dalam MP-ISO.PJM-UB.11.

Mengacu pada MP-ISO.PJM-UB.10 maka tujuan dari Monevin PHK PKPD adalah 1) Memastikan bahwa penerima hibah dalam hal ini FKUB telah melaksanakan berbagai tahapan aktifitas yang diusulkannya dan memastikan bahwa keluaran dan dampak pelaksanaan aktifitas tersebut sesuai (atau mendekati) indikator kinerja yang dirumuskan dalam proposal, 2). Memastikan bahwa pengeluaran dana hibah telah sesuai dengan yang direncanakan dan dilakukan secara akuntabel mengiringi aktifitas yang telah dilaksanakan sesuai proposal, 3) Membantu unit penerima hibah dengan memberikan masukan-masukan dalam menghadapi berbagai permasalahan yang dijumpai dalam rangka pelaksanaan rencana pengembangannya, 3). Menentukan kelayakan pelaksanaan tahun kedua dari Rencana Implementasi Tahun berikutnya, 4).

Memberikan laporan dan rekomendasi kepada Rektor dan Penanggungjawab Kegiatan mengenai tindak lanjut pelaksanaan pemberian hibah dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi pada unit penerima hibah tersebut. Kriteria Penilaian Monevin PHK meliputi Kepemimpinan & Komitmen (20), Kemampuan Melaksanakan Program (20), Dampak & Keberlanjutan Program (30), Keberhasilan Indikator Target (20), Kemajuan Fisik Kegiatan (10).Monevin tengah tahun 2013 dijadwalkan dilakukan pada bulan Juni-juli 2013 sebelum PIU PHK PKPD mengumpulkan laporan tengah tahun.

Sementara itu, tujuan Monevin Pasca PHK difokuskan untuk memantau dan memelihara perbaikan kinerja unit penerima hibah secara berkelanjutan melalui Monevin Pasca PHK. Monev Pasca PHK dilakukan sejak akhir tahun implementasi PHK-nya selesai. Monev dilakukan dengan desk evaluation didasarkan pada Laporan

(11)

23

Program Keberlanjutan PHK dari pimpinan penerima hibah. Kriteria penilaiannya adalah Kepemimpinan dan Komitmen Insitusi (40), Dampak dan Keberlanjutan Program (30) dan Keberlanjutan Program secara keseluruhan (30).

4.2.1 Monitoring dan Evaluasi non Akademik

Kegiatan monitoring dan evaluasi untuk yang non akademik dilakukan oleh Satuan Pengendalian Internal (SPI). Kegiatan monevin dilakukan untuk aspek keuangan, pengadaan barang, aset, sistem informasi dan SDM. Audit yang telah dilakukan adalah aspek keuangan sesuai dengan permintaan Rektor. SPI memiliki beberapa auditor bersertifikat untuk aspek keuangan, pengadaan barang dan sistem informasi

Cara pelaksanaan Monitoring & Evaluasi dalam PHK PKPD sebagai berikut:1) Pembuatan Pedoman (Guidelines), 2) Pembuatan prosedur dan aturan, 3) Evaluasi meja (desk monev), merupakan kegiatan untuk mendeteksi penyimpangan dini (Early error detection monev) terutama untuk melihat performance indicators, misal apakah baseline cukup dapat dipercaya, apakah cara pengumpulan data sudah tepat (feasibility and reliability) dan apakah indikator yang ditetapkan cukup untuk mengukur kinerja dan apakah realistis (ambitious vs modest), 3) Evaluasi lapangan (Factual monev) merupakan kegiatan untukfeedback dan Corrective actions agar semua aktivitas program berjalan sesuai rencana (keep track of progresses on plans of track ) terutama untuk aspek terkait dengan LRAISE+. Kegiatan dalam evaluasi lapangan dapat mencakup feedback atas proposal dan jalannya kegiatan, monitoring kesesuaian antara pelaksanaan dan penjadwalan, capaian keberhasilan terhadap indikator, keterlibatan seluruh elemen, transparansi pelaksanaan, ownership dari civitas akademika, dukungan dan awareness manajemen struktural, efektivitas dan efficiency pemanfaatan resourcess dan konfirmasi antara laporan dan kondisi riil.4) Analisis dan pengambilan kesimpulan 2.3 Mekanisme dan Sistem Pengelolaan Keuangan

Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan untuk program PHK-PKPD ini terintegrasi dengan manajemen keuangan yang ada di Universitas. Pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan keuangan akan diaudit oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) yang telah dibentuk di UB. Pada sistem pengelolaan keuangan ini telah ditetapkan kebijakan sebagai berikut:

 Keuangan program masuk dalam DIPA Universitas Brawijaya dan pencairannya melalui KPPN dengan pengajuan berdasar RIP tahun berjalan yang telah disepakati oleh DIKTI.

 Pengelolaan keuangan dilakukan oleh Koordinator Pengelola Keuangan yang ditetapkan melalui SK Rektor.

 Pencairan anggaran masing-masing program oleh PIU dilakukan sesuai standar pencairan dana dari DIPA. Prinsipnya pencairan dana terdiri dari (1) Uang muka kerja (UP) dengan jumlah tertentu untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari perkantoran yang tidak dapat dibayarkan melalui pembayaran langsung (LS), dan (2) Pembayaran langsung kepada pihak ketiga yang diterbitkan oleh PA/KPA atas dasar perjanjian kontrak kerja atau Surat Perintah Kerja.

 Laporan keuangan berupa pengiriman SP2D dan SPM setiap bulan

 Evaluasi dan laporan keuangan dilakukan setiap 3 bulan

 Laporan audit keuangan setiap akhir tahun

 Tidak ada uang tunai tersedia pada manajemen internal progam PHK-PKPD FKUB

 Transaksi tunai sebisa mungkin dihindari, bila perlu transaksi harus dilakukan melalui mekanisme transfer bank.

(12)

24

Mekanisme pengelolaan keuangan pada PHK-PKPD di FKUB dikelola sebagai berikut :

 Koordinator Pengelola Keuangan dibantu oleh staf administratif untuk pekerjaan tata buku dan kesekretariatan

 Koordinator Pengelola Keuangan akan melaksanakan sistem keuangan elektronik online dan sistem keuangan yang berbasis kegiatan akan diimplementasikan.

 Setiap usulan pembiayaan akan dimonitor menurut kegiatan yang diusulkan dan dicairkan berdasarkan permintaan dan tanggung jawab PIC

 Semua pembayaran harus melalui persetujuan Direktur Eksekutif, Penanggungjawab Kegiatan (PIC) dan sepengetahuan Pelaksana PHK-PKPD FKUB.

 Output kegiatan harus segera dilaporkan setelah investasi/kegiatan dilaksanakan 2.4 Mekanisme dan Sistem Pengadaan Barang dan Jasa

Mekanisme dan sistem pengadaan barang dan jasa untuk program PHK-PKPD ini masuk ke manajemen pengadaan barang dan jasa yang ada di Universitas. Pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan barang dan jasa akan diaudit oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) yang telah dibentuk di UB. Pada sistem pengadaan barang dan jasa ini telah ditetapkan kebijakan sebagai berikut :

 Koordinator Pengadaan barang dan Jasa (Procurment Officer) yang ditetapkan dengan SK Rektor membuat usulan Pengadaan Barang dan Jasa (procurment plan) untuk dimintakan persetujuan ke World Bank (NOL WB)

 Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh Panitia yang ditetapkan dengan SK Rektor yang merupakan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa yang ada di Universitas Brawijaya.

 Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilaksanakan mengikuti mekanisme yang telah ditetapkan oleh World Bank.

 Mekanisme yang terbuka, adil dan tegas ditegakkan untuk menjaga kepercayaan di antara peserta lelang saat pelaksanaan lelang.

 Bagian pengadaan barang dan jasa melaksanakan pengecekan usulan pengadaan dilihat dari kesesuaian dengan kegiatan yang diusulkan dan pencairannya

 Panitia pengadaan barang dan jasa bertugas menyelenggarakan proses pengadaan (competitive bidding atau shoping) setelah procurment plan mendapat NOL WB

 Pengumuman lelang untuk proses tender akan dimuat di koran nasional dan homepage UB.

 Barang yang diadakan terutama berupa alat dan instrumen harus disertai surat jaminan berfungsi dengan baik dan pihak penyedia barang harus memberikan pelatihankepada pengguna

 Pemenang akan ditentukan melalui mekanisme yang kompetitif menurut peraturan yang ada

 Pemeriksaan barang yang dikirim akan dilakukan oleh panitia yang berbeda.

 Penanganan keluhan terhadap pengumuman hasil lelang atau bila terjadi ketidak cocokan spesifikasi barang antara yang dikirim dengan dokumen pengadaan, atau segala sesuatu yang terkait dengan complaint handling mechanisme akan diselesaikan oleh Satuan Pengendali Internal.

2.5 Mekanisme dan Rancangan Pengelolaan Program Kemitraan

Sesuai dengan ketentuan PHK-PKPD, Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang mendapatkan dana hibah dalam skema A akan melakukan program kerjasama dengan dua mitra dari skema B yaitu Fakultas Kedokteran Universitas Islam Malang

(13)

25

dan Fakultas Kedokteran Universitas Malahayati. Untuk kelancaran pelaksanaan program kerjasama tersebut perlu direncanakan suatu mekanisme pengelolaan program yang disepakati bersama.

Pada tahap awal dari kerjasama tersebut dibuat suatu Memorandum of Understanding (MoU) dan Kerjasama Operasional (KSO) yang disepakati oleh ketiga institusi. Di dalam KSO yang disepakati tertuang mengenai mekanisme kerjasama secara detail, termasuk mengenai ruang lingkup, maksud dan tujuan kerjasama, hak dan wewenang tiap pihak, serta pembiayaan kegiatan. Kedua bentuk kesepakatan institusinal telah ditandatangani oleh ketiga pihak.

Sebagai bagian dari KSO,telah ditetapkan struktur organisasi pengelola khusus untuk bidang kerja kemitraan yang pusat koordinasinya disebut sebagai Sekretariat Bersama yang beranggotakan Direktur Eksekutif dari tiap institusi, dan dibawahnya terdapat struktur pengelola internal. Dalam perjalanannya PIC Kemitraan FKUB yang kebetulan sebelumnya menjabat Ketua Program Studi, pada awal Maret 2011 dilantik menjadi Dekan FKUB. Dengan demikian dibutuhkan pergantian PIC untuk Kemitraan dan penambahan staf sebagai pelaksana dan menajemen program kemitraan.

Meskipun telah dilakukan beberapa kali koordinasi formal, implementasi program kemitraan secara umum berjalan kurang memuaskan dan membutuhkan perhatian yang lebih, khususnya terkait koordinasi dengan UNIMALA. Hal ini selain disebabkan oleh jarak yang cukup jauh dengan UB, program FK UNIMALA mengalami revisi dari apa yang tertuang dalam RIP. Pada acara Workshop kemitraan di Surabaya disepakati bahwa mekanisme teleconference dapat menjadi salah satu cara untuk berkoordinasi, namun demikian kesepakatan ini belum dapat ditindaklanjuti secara nyata.

2.6 Hambatan dan Kendala

Hambatan dan kendala pada implementasi dan pengelolaan program khususnya pada awal tahun 2013 ini masalah yang hampir sama dengan masalah yang terjadi pada tahun 2012, yaitu mundurnya pengesahan DIPA Universitasdi Kementerian Keuangan.

Namun demikian, kegiatan PHK PKPD tetap bisa dilaksanakan meskipun dengan skala prioritas karena persetujuan TOR oleh CPCU telah dilakukan pada bulan Desember 2012. Pelaksanaan kegiatan pada kuartal pertama tahun 2013 kembali menggunakan dana talangan, terutama untuk beasiswa dan seminat Internasional.

Dari aspek manajemen organisasi, pelaksanaan kegiatan PHK PKPD pada tengah tahun pertama 2013 ini sedikit mengalami tantangan karena bersamaan dengan kegiatan institusi untuk melaksanakan Akreditasi BAN PT. Karena keterkaitan PHK PKPD dengan pengembangan institusi, banyak personel PIC dari PIU PHK PKPD yang menjadi anggota dari Tim Akreditasi BAN PT. Hal ini dilakukan untuk memudahkan terjadinya sinkronisasi hasil yang diperoleh PHK PKPD dengan data-data yang dibutuhkan untuk keperluan Akreditasi, karena salah satu Indikator Kinerja Utama PHK PKPD adalah mempertahankan perolehan akreditasi A BAN PT. Selain itu pada tahun 2013 juga bersamaan dengan Dies Natalis 50 tahun FKUB yang melibatkan segenap civitas FKUB cukup membuat beban pekerjaan para PIC menjadi padat, namun dengen segala upaya aktivitas PHK PKPD tetap dapat dilakukan. Diantara kegiatan yang membutuhkan perhatian adalah aktivitas rekognisi internasional yang merupakan luncuran aktivitas 2013 karena penyesuaian dengan agenda penyusunan Rencana Strategis dan evaluasi diri lima tahun fakultas yang juga merupakan persiapan Akreditasi BAN PT. Pelaksanaan rekognisi yang secara teknis memiliki proses sama dengan akreditasi diundur dengan harapan hasil evaluasi diri dan sinkronisasi rencana strategis dengan IKU PHK PKPD dapat menjadi dokumen untuk evaluasi bagi peer

(14)

26

partner sebelum melakukan kunjungan lapangan dan saran perbaikan bagi FKUB.

2.7 Lesson Learned dan Best Practice

Komitmen pimpinan dan sumber daya pelaksana PHK PKPD menjadi kekuatan utama pelaksanaan PHK PKPD FKUB di tahun 2011 dan 2012. Diantara wujud komitmen ini adalah komitmen institusi untuk menyediakan pendanaan (dana talangan) agar aktivitas tetap berjalan sesuai dengan target dan tujuan. Selain itu komitmen juga terwujud dari partisipasi staf FKUB dalam kegiatan PHK PKPD, baik sebagai panitia penyelenggara maupun sebagai peserta terbukti dari tingkat kehadiran lokakarya, respon rate policy study maupun peserta hibah penelitian di tengah padatnya aktivitas staf menjalankan tri dharma perguruan tinggi.

PHK PKPD menjadi pelajaran berharga bagi FKUB terutama dalam melakukan pengelolaan proyek dan income generating mengingat tidak banyak proyek pengembangan institusi yang didapatkan institusi dalam 5-10 tahun terakhir. Berlakunya kebijakan BOPTN Ditjen Dikti, membuat PHK PKPD menjadi suatu warming up dan sekaligus best practice dari model pengelolaan hibah pengembangan institusi di FKUB yang dapat menjadi modal untuk dilanjutkan pada tahun sesudah masa proyek PHK PKPD berakhir.

Kekuatan lain dari implementasi program PHK PKPD adalah integrasi aktivitas PHK PKPD sebagai bagian dari program pengembangan institusi. Dengan demikian hasil dari pelaksanaan aktivitas PHK PKPD benar-benar mendukung performa kinerja institusi baik dari aspek akademik maupun manajemen. Diharapkan kedepan institusi telah terbiasa untuk memanfaatkan dana proyek sebagai sumber dana alternatif untuk pembiayaan pengembangan institusi sebagaimana dilakukan oleh institusi terkemuka di dunia pendidikan tinggi internasional.

Gambar 3 Struktur Organisasi Manajemen PHK PKPD FKUB 2011-2013

(15)

27 BAB III.

HASIL CAPAIAN PHK PKPD FKUB 2011 3.1 Hasil Dicapai

Secara umum pelaksanaan program PHK PKPD hingga 31 Juli 2013 ini telah berjalan sesuai dengan tujuan dan target Indikator Kinerja Utama (IKU). PHK PKPD FKUB 2011-2013 yang terdiri dari 4 program terbagi kedalam 7 aktivitas dan 16 kegiatan (sub-aktivitas). Total kegiatan terlaksana hingga bulan Juli2013 adalah 6 dari 16 TOR yang direncanakan, dengan tingkat kemajuan fisik mencapai 43,87%, dengan serapan dana mencapai Rp 1.358.173.009,00 dan terus berjalan progresif hingga saat laporan ini disusun. Capaian sementara penggunaan dana total hibah sebesar Rp 4.942.852.242,00 (53,97%) dari total anggaran kontrak PHK PKPD 3 tahun sebesar Rp 9.158.548.000,00.

Progresifitas pencapaian target IKU sebagaimana disajikan pada tabel pencapaian IKU (Tabel 1) menunjukkan perubahan parameter kuantitatif dari pengembangan institusi sebagaimana dimandatkan oleh Pengelola Proyek (Dirjen Dikti). Bahkan sebagian diantaranya telah melampaui target yang ditetapkan saat penyusunan proposal lengkap. Dari 10 indikator kinerja utama (IKU), 8 telah tercapai, bahkan dua indikator melampaui target yaitu jumlah publikasi Internasional dan prosentase mahasiswa penerima beasiswa. Hasil PHK PKPD ini juga memberikan kontribusi positif bagi persiapan akreditasi BAN PT yang kemungkinan akan digantikan oleh LAM PT pada tahun 2013.

Capaian PHK PKPD dalam pengembangan kapasitas institusi menuju kualitas internasional dapat dilihat dengan melalui hasil sebagai berikut:

1. PROGRAM PENINGKATAN CAPAIAN STANDAR GLOBAL PENDIDIKAN DOKTER MELALUI PENDIDIKAN DOKTER LINTAS BATAS (CROSS BORDER MEDICAL EDUCATION/CBME)

Implementasi Program-1 aktivitas 1 yaitu “Peningkatan Daya Saing Internasional Staf Akademik dan Mahasiswa dalam Skema Kerjasama Internasional untuk Pencapaian Kompetensi Unggulan di Bidang Biomedik dan Kegawatdaruratan Medik”.

Program ini pada dasarnya merupakan Program peningkatan kapasitas dosen dan mahasiswa yang secara umum dilakukan dengan fasilitasi untuk mengikuti Seminar Internasional, ONDT, Pertukaran Dosen dan Mahasiswa yang diproyeksikan menjadi dosen, pemberian insentif publikasi internasional, pemberian insentif HAKI. Dengan PHK PKPD, FKUB dapat melakukan ekstensifikasi pembiayaan program outgoingstudent exchange bagi mahasiswa berpotensi untuk menjadi dosen ke institusi mitra yang eksplorasi potensi kerjasamanya telah dilakukan pada awal tahun 2013 dengan program institusi (non PHK). Dari student exchange ini didapatkan peluang studi lanjut dari mahasiswa berprestasi dan dapat diproyeksikan untuk menjadi tenaga dosen dimasa mendatang dengan harapan produktifitas riset dan publikasi yang tinggi.

Selain itu beberapa mahasiswa dapat menjadi penghubung dengan professor supervisor untuk dikembangkan menjadi kerjasama institusional antara universitas di masa mendatang. Hal ini dibuktikan pada pelaksanaan student exchange tahun 2012 dan Agustus 2013, dimana para mahasiswa berprestasi ini mampu menjalin hubungan yang baik dengan supervisornya sehingga terbuka peluang untuk MOU antar Institusi terutama dalam bidang pengembangan staff (studi lanjut) dan riset bersama. Kedudukan

(16)

28

PIC kegiatan ini sebagai Ketua Unit Pengembangan Kerjasama Internasional diharapkan menjadi modal untuk menjamin sustainabilitas program ini.

Diantara kegiatan pengembangan kapasistas staf dan dosen adalah: pada tahun 2011 telah mengirimkan 2 staf untuk mengikuti dan mempresentasikan hasil penelitiannya ke World Congress on Disaster and Emergency Medicine (WDCEM) di Beijing. Selain itu juga telah mengirim untuk pelatihan tidak bergelar tentang Geriatic Emergency Medicine ke University of Malaya Medical Center, Malaysia selama 3 bulan. Pada tahun 2012 ada 3 Seminar Internasional yang diikuti untuk presentasi oral yaitu Pan- Pacific Emergency Medicine Congress 2012 di Seoul Korea, AMEE Conference 2012 di Lyon Perancis dan 2nd International Anatomica Sciences and Cell Biology Conference di Chiang Mai Thailand. Dalam rangka Pengembangan Staf FKUB khususnya Emergency Medicine telah diselenggarakan “In House Training” dengan mendatangkan 3 (tiga) pakar Emergency Medicine dari Malaysia selama 4 hari.

Kegiatan ini telah menghasilkan penandatanganan MOU untuk kerjasama pendidikan dan penelitian di bidang Emergengy Medicine. Kegiatan lainnya adalah Student Exchange telah dilaksanakan dengan mengirim 9 (Sembilan) mahasiswa ke Polandia (5 mahasiswa), Egypt (2 mahasiswa), Mexico (1 mahasiswa), dan Czech (1 mahasiswa).

Kegiatan student exchange ini terdiri dari Research Exchange dan Professional Exchange. Pada tahun 2013 sampai dengan 31 Juli telah mengirim staf untuk presentasi dan mengikuti Seminar The 7th International Technology Education and Development Conference di Valencia Spanyol, The 18th World Congress on Disaster and Emegency Medicine 2013 di Manchester Inggris, International Digestive Disease Forum di Hongkong dan The 20th IAGG World Congress Gerontology & Geriatrics 2013 di Seoul Korea.

Program-1 aktivitas-2 yaitu “Pengembangan Kurikulum dan Best Evidence dalam Pendidikan Dokter FKUB serta Unggulannya Menuju Rekognisi Sebagai Pendidikan Dokter Internasional” pada tahun 2011 diawali dengan Lokakarya “Review Pedoman Akademik KBK FKUB”, kemudian dilanjutkan dengan Policy Study “Manajemen Akademik KBK FKUB”. Selain itu juga telah mengirimkan 6 staf dari staf klinik dan MEU untuk mengikuti pelatihan tidak bergelar di St George University of London tentang Management of Clinal Rotation, Placement and Clinical Assesssment selama 12 hari. Kegiatan pelatihan ini dilanjutkan dengan Lokakarya. Pada tahun 2012 dilaksanankan Pengembangan Sistem Manajemen Akademik Rotasi Klinik yang terdiri dari 7 kali Miniloka dan 1 kali Lokakarya. Pada kegiatan ini melibatkan Rumah Sakit Pendidikan Utama dan Jejaring. Dari kegiatan ini telah dihasilkan rekomendasi Penataan Rotasi Klinik ke PSPD FKUB untuk ditindaklanjuti. Melalui aktivitas 1.2 ini juga direncanakan Hibah Penelitian BEME, namun kegiatnnya ditunda pada tahun 2013 karena peminat yang tidak memenuhi target. Pada tahun 2013 sampai dengan 31 Juli proses review Hibah Penelitian BEME masih berjalan, sedang Penyusunan Pedoman Akademik berbasis WFME telah mulai dengan persiapan antara lain sosialisasi dan menyiapkan hasil-hasil dan rekomendasi yang telah diperoleh dari kegiatan sebelumnya pada 2011 dan 2012, diharapkan kegiatan ini selesai pada bulan November 2013.

Program 1 aktivitas 3 yaitu “Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Pendidikan dan Penelitian sesuai dengan Standar Internasional menuju Rekognisi Internasional” pada tahun 2011 telah menyelenggarakan Policy Study dan mengirim staf untuk mengikuti pelatihan tidak bergelar tentang Penjaminan Mutu di St George University of London selama 12 hari. Pada tahun 2012 dilakukan kegiatan Pengembangan Sistem Implementasi dan Monitoring Pendidikan dan Penelitian

(17)

29

berstandar Internasional dan kegiatam Partnership dengan peer review dari London.

Sebagian kegiatan ini masih dilanjutkan pada tahun 2013.

2. PROGRAM PENINGKATAN DAYA SAING INTERNASIONAL MELALUI PENELITIAN UNGGULAN INOVATIF.

Program ini dilaksanakan dalam dua aktivitas utama, yaitu aktivitas 2.1 tentang

“Peningkatan Kapasitas Institusi Melalui Pengembangan Sistem Kelembagaan untuk Meningkatkan Perolehan HAKI dan Publikasi Internasional” dan aktivitas 2.2

“Pengembangan Kerjasama Melalui Penelitian Bersama terkait dengan Community Development dalam Agenda UN Millennium Development Goals”.

Pelaksanaan aktivitas 2.1 pada tahun 2011 berupa Hibah Penelitian sebanyak 3 penelitian yang ketiganya baru selesai pada awal 2012, hal ini disebabkan karena keterlambatan persetujuan kontrak penelitian. Untuk peningkatan perolehan HAKI telah dilaksanakan Lokakarya Pedoman Perolehan HAKI. Publikasi Internasional telah melampaui indikator kinerja yang ditetapkan yaitu 1 penambahan, ternyata sampai dengan bulan Desember 2011 ada 8 publikasi Internasional. Selain itu peningkatan standar laboratorium penelitian ke standar internasional dimulai dengan kegiatan sertifikasi tenaga laboran, alat laboratorium dan penambahan alat laboratorium Biomedik berupa HPLC. Pada tahun 2012 Hibah Penelitian telah dilaksanakan namun di bawah target yaitu hanya 4 penelitian, hal ini dikarenakan banyaknya tawaran dana penelitian dari berbagai Institusi termasuk dari FKUB sendiri. Untuk meningkatkan sertifikasi teknisi laboratorium maka sebanyak 4 orang telah mengikuti pelatihan kromatografi dan spektrofotometri (level 1,2 dan metode) di RC CHEM LIPI Bandung.

Sertifikasi alat laboratorium sudah dimulai khususnya pada semua peralatan dasar, HPLC dan Flowcytometri. Saat ini telah disusun dokumen terkait ISO dan persiapan pembuatan dokumen ISO 15189 serta sudah dilakukan audit internal oleh PJM UB.

Pengadaan alat laboratorium biomedik terpaksa ditunda dan diluncurkan ke tahun 2013 karena pada proses evaluasi tehnis terdapat spesifikasi alat yang di bawah standar pada semua penawar. Pada tahun 2013 sampai dengan 31 Juli, empat Hibah Penelitian tahun 2012 sudah selesai semua pada awal tahun, sedang yang khusus untuk tahun 2013 masuk proses final seleksi pemenang dan akan ditetapkan sebanyak 7 penelitian.

Pengadaan alat-alat laboratorium biomedik yang merupakan luncuran tahun sebelumnya sudah selesai dan karena ada efisiensi sudah diajukan procurement untuk pengadaan alat labratorium yang lain. Sertifikasi Laboratorium Biomedik …..Dokumen ISO ………

Program-2 aktivitas-2 tentang ”Pengembangan Kerjasama Melalui Penelitian Bersama terkait dengan Community Development dalam Agenda UN Millennium Development Goals” pada tahun 2011 telah diselenggarakan in house training dengan mendatangkan pakar dari Australia dan Jerman untuk pelatihan laboratrium dalam bidang penelitian HIV/AIDS, Malaria dan TBC. Kegiatan in house training ini telah menghasilkan kerjasama penelitian malaria berupa Join Research yang dilaksankan th 2012. Pada th 2012 dilaksanakan Join Research dengan Munich University Germany, dan pengadaan buku literature yang menunjang dilakukannya penelitian MDGs pada tahun 2013. Pada tahun 2013 sampai dengan Juli 2013 direncanakan Join Research namun belum ada kesepakatan tertulis. Hibah Penelitian terkait dengan MDGs direncanakan ada 2 penelitian masih proses seleksi. Demikian juga dengan pelatihan tidak bergelar ke Germany baru akan berangkat bulan Oktober.

3. Pengelolaan Beasiswa

Program dengan aktivitas utama Peningkatan Layanan Beasiswa untuk

(18)

30

Pendidikan Dokter dimulai pada tahun 2011 berupa kegiatan Lokakarya Pengembangan sistem pemberian beasiswa dan telah dihasilkan buku Pedoman Penyelenggaraan Beasiswa Dokter. Implementasi pemberian beasiswa telah dilaksanakan untuk 4 mahasiswa baru yang kurang mampu namun dengan kemampuan akademik tinggi. Pada tahun 2012 bulan Agustus penerima beasiswa di tambah 10 mahasiswa baru. Pada tahun 2013 sampai dengan Juli telah dibayarkan beasiswa kepada 14 penerima beasiswa dan dilakukan persiapan seleksi beasiswa untuk mahasiswa baru tahun 2013.

4. Implementasi Tanggung Jawab Sosial Pembinaan Institusi Mitra

Program ini merupakan Program Kemitraan dengan Institusi pendidikan dokter yang baru berdiri yaitu Universitas Islam Malang (UNISMA) dan institusi pendidikan dokter yang masih terakreditasi yaitu Universitas Malahayati (UNIMALA).

Aktivitasnya terdiri dari Pengembangan Kapasitas Akademik dan Pengembangan Kapasitas Manajemen Institusi Mitra. Pada tahun 2011 dimulai dengan Pengembangan Kurikulum KBK di UNISMA dan UNIMALA dengan kegiatan berupa Lokakarya, Pendampingan tehnis Tenaga Ahli, dan Policy Study. Pada tahun ini pula sudah mulai dilakukan Pengembangan Kualitas pembelajaran KBK melalui peningkatan mutu dosen dengan mengikuti Pendidikan bergelar. Namun sayangnya pelaksanaan program banyak mengalami perubahan ataupun perubahan penjadwalan. Khusus untuk FK UNIMALA karena lokasi yang jauh dari UB maka komunikasi dan koordinasi yang dilakukan mengalami banyak kendala dan disertai banyak ketidaksiapan dari fihak mitra.

3.1.1 Status Indikator Kinerja

Adapun pencapaian kinerja PHK PKPD FKUB disajikan pada tabel 3.1 berikut:

Tabel 1 : Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara Indikator Kinerja Base

line

Capaia n 2011

Capaian 2012

2013 Target Capaia

n INDIKATOR KINERJA

UTAMA

 Prosentase Kelulusan UKDI 97,9 98,6 98,5 98,8 96,8

 Akreditasi BAN PT A A A A A

 Prosentase mahasiswa yang mendapat beasiswa penuh hingga program profesi

1,1 4,2 4,7 5,0 3,36

 Reputasi Internasional

o Jumlah HAKI 1 1 3 5 1

o Jumlah Publikasi Jurnal Internasional

18 27 36 45 50

o Akreditasi Internasional

Akredita si BAN

PT

Akredita si BAN

PT Dokume n Sistem Penjamin an Mutu Baru

Proses Rekognisi

dari Peer Partner Internasio

nal

Members hip IAOMC sebagai regkogni

si lembaga akreditasi

 Proses Pendaft aran Akredit asi Ke AUN Networ k

(19)

31

berbasis ISO Dokume n AIMA Universit

as Nilai A

Internasi onal

 Proses Rekogn isi dari Peer Partner Interna sional o Peer Partner Luar

Negeri dalam Penjaminan Mutu

0 0 4 5 6

a. Pendidikan 0 0 2 2

(MOU+

Action)

2

b. Riset 0 0 1 2

(MOU+

Action)

3

c. Manajemen Institusi

0 0 1 1

(MOU+

Action)

2

FK UNIMALA

 Akreditasi FK UNIMALA C C C B C

 Rerata Prosentase Lulusan UKDI ()

20 20 33,91 65 33,91

 Rerata Nilai UKDI 39,95 39,95 55,6 51 55,6 FK UNISMA

 Akreditasi FK UNISMA na B B B B

 Rerata Prosentase Lulusan UKDI

na na 83,3 65

 Rerata Nilai UKDI - 52 60

Aktivitas 1.1

1. Jumlah publikasi di Buku Proceeding Seminar di luar negeri

NA 4 16 16

2. Jumlah partner kerjasama distance learning

- 0 1 5 1

3. Jumlah mahasiswa transfer kredit (out recognition)

26 26 35 38 35

4. Jumlah inviting lecture 0 3 4 3 5

5. Terbentuknya

Kelompok Studi Bidang Biomedik Terintegrasi (Riset-akademik-

pengabdian masyarakat)

0 0 1 6 2

6. Publikasi Pedoman Prosedur/

Teknik/Metode/ Artikel ilmiah terkini

0 0 0 9 0

(20)

32 7. Jumlah kerjasama

(MOU) dengan institusi di LN (internasional)

1 1 1 8 4

8. SK tentang Perbaikan Cetak biru &

Implementasi

Kebijakan Kerjasama Internasional

SK Internasi

onal Section

SK Internasi

onal Section

Program Kerjasam

a (Resntra

2012- 2017)

Laporan Tahunan – Usulan Program Kerjasa ma baru

9. Dokumen revisi Log Book Rotasi Klinik untuk Mahasiswa dan Dosen

Dokume n lama pada 14

bagian

Log Book Revisi berdasar

BEME (1 dari

14)

BEME (1 dari

14)

BEME (8 dari

14)

Buku Panduan

Pedoma n Rotasi

Klinik

10. Prosentase Aplikasi BEME dan Evidence- based Medicine dalam isi kurikulum, model pembelajaran dan asesmen, serta keterampilan klinik

50 60 70 100 80

11. Prosentase

keterlaksanaan Standar Akademik WFME

55 75 75 100 80

12. Peraturan Akademik &

Dokumen

Impelementasinya yang berdasar WFME

Pedoma n Akade

mik Lama (2007)

Pedoma n Akadem

ik (2011)

Pedoman Akademi

k (2011)

Pedoma n Akadem

ik Baru (2013)

Pedoma n Akadem

ik Baru (2014) 13. Sertifikat keahlian atau

rekognisi sebagai ahli BEME dan EBM

0 6 6 6 6

14. Prosentase keterlibatan stakeholder dalam pengembangan

kurikulum

30 45 100 100 100

15. Prosentase

keterlaksanaan Standar Internasional

60 60 70 100 100

16. Standarisasi Instrumen Laboratorium

Peralatan laborator

ium terkalibr

asi (70%

alat)

Terkalib rasi 70%

Terkalibr asi 70%

Peralata n laborator

ium terkalibr

asi (100 alat)

Terkalib rasi 70%

(21)

33 17. Dokumen baru Prosedur

Mutu dan Teknis berdasar standar internasional

0 Dokume

n Jadi

Dokumen Jadi

Impleme ntasi penuh Metode

yang teruji (100)

Dokume n Jadi

18. Prosentase Teknisi

tersertifikasi 50% 75% 75% 100% 75%

19. Sertifikasi laboratorium

bertaraf internasional 0 0

Audit internal &

evaluasi diri laboratori

um

Pendaftar an laboratori

um ISO/SNI

Audit internal

&

evaluasi diri laborator

ium 20. Terbentuknya Pusat

Kajian Biomedik- Biomolekular Regional

0 0

1 (SLE Asia Pacific)

1 1

21. Jumlah Kerjasama penelitian bersama dengan institusi Luar negeri

3 4 4 8 4

22. Jumlah Research Grant

internasional 0 0 0 10 0

23. Jumlah Keterlibatan dosen dalam overseas join research

10 10 10 18 12

24. Jumlah pusat penelitian (HIV/AIDS,TBC,

malaria) bertaraf internasional

2 - 0 4 1

Indikator Aktivitas 4 25. Rerata Nilai IPK

mahasiswa yang mendapatkan beasiswa

IPK >

2,75 - IPK >

3,00

IPK >

3,00

IPK >

3,00 26. Posentase penyelesaian

dokumen SOP pemberian beasiswa spesifik PSPD FKUB

50% 100% 100% 100 100%

27. Jumlah institusi yang memberi beasiswa hingga program profesi

4 4 4 11 4

3.1.2 Status kemajuan Fisik

Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya (Lampiran L1) sampai tanggal 31Juli 2013mencapai 43.87%Capaian ini berasal dari komponen biaya pada

(22)

34 tabel 2 dan gambar 3.1.

Tabel 2 Serapan Fisik PHK PKPD hingga 31 Juli 2013

ONDT 50

Pengadaan 91

Research Grant 30

Kom Khusus: Sem Internations 43.46 Host Seminar Internasional 35.40

Student Exchange 45

Beasiswa 100

Kom Khusus: Invited Lecture 35.4

Kom Khusus:HAKI 0

Kom Khusus: Publikasi Internasional 0

Rerata Serapan 43.026

Gambar 3.1 Diagram Capaian Fisik PHK PKPD tahun 2013 3.1.3 Status Penyerapan Keuangan

Jumlah total serapan anggaran WB PHK PKPD sampai dengan 31 Juli 2013 (Lampiran 4) sebesar Rp 4.942.852.242,00,- terbagi dalam serapan 2011 sebesar Rp1.952.220.543,00, tahun 2012 mencapai Rp1.632,458.690,00, dan sampai 31 Juli 2013 serapan mencapai Rp 1.358.173.009,00 (24% dari anggaran 2013 atau 6 dari 16 aktivitas). Total serapan sebesar Rp 4.942.852.242,00,- merupakan 53,97 % dari total kontrak 3 tahun PHK PKPD yaitu Rp 9.158.548,00. Diperkirakan sampai akhir Desember 2013 akan terserap Rp 3.594.447.991,00 sehingga serapan total akan menjadi Rp 8.537.300.233,00 (93,22% dari total kontrak), sementara sebesar Rp 621.246.000,00 (6,78% dari total anggaran 3 tahun, atau 11,14% dari anggaran tahun ke-3) akan diluncurkan ke tahun 2014 berupa pemberian sisa kontrak hibah penelitian 30%, sisa dana beasiswa (sesuai kontrak), aktivitas invited lecture dan HAKI yang akan dialihkan ke kegiatan lain.

0 20 40 60 80 100ONDT

Pengadaan

Research Grant

Kom Khusus: Sem Internations

Student Exchange Beasiswa

Kom Khusus: Invited Lecture Kom Khusus:HAKI Kom Khusus: Publikasi

Internasional

Rerata Serapan

(23)

35 3.1.4 Analisis Capaian per Aktivitas

Adapun laporan progresifitas pelaksanaan program sebagaimana tertuang dalam RIP adalah sebagai berikut:

3.1.4.1 PROGRAM PENINGKATAN CAPAIAN STANDAR GLOBAL PENDIDIKAN DOKTER MELALUI PENDIDIKAN DOKTER LINTAS BATAS (CROSS BORDER MEDICAL EDUCATION/CBME)

3.1.4.1.1Peningkatan Daya SaingInternasional Staf Akademik serta Mahasiswa dalam Skema Kerjasama Internasional untuk Pencapaian Kompetensi Unggulan di Bidang Biomedik-Biomolekular dan Kegawatdaruraan Medik

3.1.4.1.1.1 Inhouse Training a. Tujuan

Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kepada para staf pengajar dalam menjalankan kegiatan mengajar-mengajar Ilmu Kedokteran Emergensi untuk mahasiswa PSPD untuk memberikan kompetensi unggul spesifik pada lulusan FKUB.

b. Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan dilaksanakan pada selama empat hari, mulai tanggal 28 September sampai dengan 1 Oktober 2012. (Laporan Kegiatan terlampir)

c. Hasil Pelaksanaan

Kegiatan program in-house training bagi pengajar IKE fakultas kedokteran Universitas Brawijaya oleh para pakar ilmu kedokteran emergensi di Malaysia telah selesai dilaksanakan, dua hasil signifikan telah diperoleh, yaitu: 1. Telah berhasilnya ditanda tangani perjanjian kerja sama dengan Kolegium Dokter Spesialis Emergensi Malaysia (College of Emergency Physician Malaysia) dengan Dekan FKUB untuk bersama mengembangkan pendidikan dan penelitian dibidang kedokteran emergensi, dan 2. Pengajaran akan penyusunan kurikulum, pembuatan silabus dan modul serta bagaimana pengajar IKE FKUB dapat melaksanakan evaluasi/ujian bagi mahasiswa program pendidikan dokter oleh para guru besar terkemuka di beberapa Universitas di Malaysia. Sehingga dirasakan perlu untuk melanjutkan kegiatan ini dengan melihat langsung prosesi ujian board di Malaysia yang diadakan oleh Conjoint Board in Emergency Medicine Malaysia.

d. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Di awal perencanaan, cukup sulit untuk mempertemukan jadwal para instruktur dari 4 institusi yang berbeda. Namun demikian dengan upaya komunikasi intensif akhirnya jadwal kompromi berhasil disepakati.

(24)

36

3.1.4.1.1.2 Staff Exchange di bidang Disaster Medicine a. Tujuan

Memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada mahasiswa kedokteran di luar Negeri dalam bidang kedokteran bencana.

b. Pelaksanaan Kegiatan

Invited lecture dilaksanakan di Philipina pada bulan Januari 2012. Pada saat ini masih pada tahap korespondensi dengan Spesialis Emergensi di Manila.

c. Hasil Pelaksanaan

Belum terlaknsana, dan dipindahkan ke tahun anggaran 2013.

d. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Pada saat ini, kami belum mendapat undangan sebagai pemateri dalam kuliah pakar mengenai bencana selain dari negara Taiwan.Sayangnya, Indonesia tidak memiliki hubungan diplomatic dengan Taiwan.Sehingga belum memungkinkan untuk dilaksanakan.

Upaya: Kami menawarkan diri pada beberapa fakultas kedokteran di negara Asia Tenggara.

3.1.4 StudentExchange a. Tujuan

1. Mahasiswa memiliki wawasan dan pengetahuan yang mendalam terhadap bidang kedokteran yang diminatinya.

2. Mahasiswa yang mengikuti Research Exchange dapat mengambil bagian dalam penelitian-penelitian yang sedang dilaksanakan di negara tujuan exchange, sehingga mampu memperdalam ilmu kedokteran sesuai bidang yang diminati serta mengenal beragam pendekatan yang dilakukan saat investigasi klinis, mengenal standar etik penelitian yang berlaku, mengenal sistem pendidikan kedokteran dan sistem kesehatan di negara tersebut.

3. Mahasiswa yang mengikuti Professional Exchange dapat memperdalam ilmu kedokteran sesuai bidang yang diminati melalui clerkship yang dilakukan di rumah sakit di negara tujuan exchange, berinteraksi dengan pasien, tenaga medis dan staff rumah sakit, serta mengenal sistem pendidikan kedokteran dan sistem kesehatan di negara tersebut.

b.Penyeleksian Program Exchange

1. Publikasi awal dilakukan ke seluruh mahasiswa Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya (FKUB) jurusan Pendidikan Dokter angkatan 2008-2011. Publikasi dilakukan dengan menggunakan Poster dan X- Banner yang disebar dan menggunakan jarkom sms ke setiap Mahasiswa tersebut.

2. Syarat dan Ketentuan kami buat sebagai berikut:

a. Mahasiswa kedokteran preklinis FKUB ( Pendidikan Dokter)

(25)

37

b. Mahasiswa yang bersangkutan memiliki track record yang baik: dilihat dari nilai akademik, prestasi yang pernah diraih, keaktifan sebagai mahasiswa di bidang non-akademik, serta karya tulis yang pernah dibuat selama menjadi mahasiswa.

c. Mahasiswa yang bersangkutan memiliki pengalaman yang sesuai/cocok untuk mengikuti Exchange dengan topik yang telah dipilihnya

d. Mahasiswa yang bersangkutan mampu menunjukkan komitmen untuk memberikan kontribusi pada FKUB sebagai tindak lanjut dari Exchange yang akan dilakukan, sesuai dengan tipe Exchange yang dipilih (Lab.

Biomedik)

e. Lengkapi berkas-berkas persyaratan program.

i. Formulir pendaftaran (Application Form, Curriculum Vitae, Motivation Letter)

ii. Scan transkrip nilai (IPK > 3.00)*

iii. Scan sertifikat TOEFL (min.500)*

iv. Fotokopi Halaman depan Passport v. Pas foto sopan ukuran 3x4

f. Kumpulkan formulir pendaftaran dan berkas – berkas persyaratan ke stand tempat pengambilan formulir pendaftaran.

3. Tes Tahap Pertama adalah Seleksi Berkas. Dimana kita melihat berdasarkan IPK & TOEFL peserta. Untuk IPK adalah > 3, dan untuk Skor TOEFL adalah > 500.

4. Tes Tahap Kedua adalah pembuatan Essay yang berisi tentang :

a. Penjelasan Biomedical Science / Emergency Medicine secara umum b. Perkembangan Biomedical Science / Emergency Medicine di

Indonesia & Luar Negri

c. Feedback apa yang akan diberikan kepada FKUB & MSCIA seandainya kalian terpilih sebagai Peserta Student Exchange

Essay dinilai oleh Tim Juri sebagai berikut :

- Dr. Ali Haedar, Sp. EM (Lecturer & Emergency Medicine Specialist | International Representative of Indonesian Society for Emergency Medicine (ISEM) | Board Member of the Asian EMS Council)

- Dr. Harun Al Rasyid, MPH (Postgraduate: Master Public Health, Curtin University |Member of International Section of FKUB | alumni of IFMSA Professional Exchange to Nijmegen, Netherland)

- Dr. dr. Retty Ratnawati, M.Sc (Lecturer Department of Physiology - Medical Faculty Brawijaya University)

5. Tes Tahap Ketiga adalah wawancara. Dimana wawancara bertujuan untuk mengetahui seberapa besar Minat dan Kemampuan yang dimiliki peserta sebagai Calon Peserta Exchange. Wawancara secara langsung melibatkan 3 Juri sebagai berikut: