ADMINISTRASI IPNU IPPNU
A. PEDOMAN SURAT MENYURAT IPNU
c. Perencanaan kegiatan dan evaluasi
( proposal dan LPJ ) d. Pelaporan
e. Inventarisasi f. Notulensi
Administrasi secara luas mencakup : a. Organisasi b. Manajenem c. Komunikasi d. Keanggotaan e. Keuangan f. Inventarisasi g. Tata usaha h. Humas
II. ADMINISTRASI IPNU IPPNU
Dalam sebuah organisasi administrasi dan surat-menyurat memegang peranan yang sangat penting. IPNU IPPNU sebagai organisasi profesional mempunyai pedoman tersendiri dalam hal administrasi. Berikut ini beberapa pedoman administrasi IPNU IPPNU sebagaimana tertuang dalam Peraturan Organisasi dan Administrasi (POA) yang kami sesuaikan dengan poin-poin perubahan hasil RAKERNAS IPNU di Samarinda Kalimantan Timur pada tanggal 22 – 25 Agustus 2007. RAKERNAS tersebut merubah istilah POA menjadi POPA (peraturan organisasi dan pedoman administrasi). Sampai sekarang hasil RAKERNAS tersebut masih dalam tahap pencetakan oleh Pimpinan Pusat IPNU.
A. PEDOMAN SURAT MENYURAT IPNU
1. Ukuran, warna dan jenis surat
Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPNU adalah 33 X 22 cm ( ukuran folio ).
Warna kertas putih.
Jenis kertas HVS antara 60 – 80 gram. Surat diketik dengan font Arial.
2. Kepala
surat Setiap surat dari PP, PW, PC, PAC dan PR / PK harus menggunakan kepala surat yang tercetak.
Kepala surat memuat :
a. Lambang IPNU.
b. Tingkat kepengurusan organisasi. (Font Garamond)
e. Alamat sekretariat lengkap (Font Times New Roman Italic/miring).
Kepala surat dicetak dengan dasar putih dan huruf warna hitam, kecuali tulisan IPNU, dicetak dengan warna hijau. Tulisan kepala surat tercetak disebelah kanan
lambang semua ( kecuali alamat sekretariat ) dan dengan posisi simetris dan bergaris bawah atau format indonesia baru.
3. Nomor
, lampiran dan hal surat Nomor surat terdiri dari 7 ( tujuh ) kolom, masing – masing dipisah dengan garis miring sebagai berikut : a/b/c/d/e/f/g
a. Nomor urut surat keluar pada buku agenda. b. Kode tingkat kepengurusan, dengan ketentuan :
b.1. Untuk surat-surat yang bersifat keputusan memakai kode : KPP untuk Pimpinan Pusat, KPW untuk Pimpinan Wilayah, KPC untuk Pimpinan Cabang, KPAC untuk Pimpinan Anak Cabang, KPR/KPK untuk Pimpinan Ranting/Pimpinan Komisariat.
b.2. Selain surat-surat yang bersifat keputusan memakai kode PP, PW, PC, PAC, PR/PK, masing – masing dipergunakan sebagaimana ketentuan surat yang bersifat keputusan. c. Kode indeks surat, dengan ketentuan sebagai berikut :
c.1. Kode indeks umum :
A. Surat untuk lingkungan internal IPNU B. Surat untuk lingkungan eksternal IPNU
C. Surat untuk NU, banom lain, lembaga atau lajnah di lingkungan NU
c.2. Kode indeks keputusan :
SK : Surat Keputusan SP : Surat Pengesahan
SR : Surat Rekomendasi
Sp : Surat Pengangkatan / pemberhentian SM : Surat Mandat
Spt : Surat Pengantar
PPP : Peraturan Pimpinan Pusat PPW : Peraturan Pimpinan Wilayah PPC : Peraturan Pimpinan Cabang IPP : Instruksi Pimpinan Pusat IPW : Instruksi Pimpinan Wilayah IPC : Instruksi Pimpinan Cabang SPP : Siaran Pimpinan Pusat SPW : Siaran Pimpinan Wilayah
romawi.
e. Dua angka terakhir tahun kelahiran IPNU : 73 ( 1373 ) H dan 54 ( 1954 ) H.
f. Bulan pembuatan surat dengan angka romawi. g. Dua angka terakhir tahun pembuatan surat.
Lampiran disingkat lamp : diisi apabila pada surat itu disertakan surat – surat lain.
h. Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka.
i. Angka tersebut menunjukkan beberapa macam lampiran bukan berapa jumlah lembar halaman.
j. Bila jumlah halaman ingin disebutkan, maka ditambah angka di dalam kurung.
Hal : diisi dengan initi persoalan surat secara singkat dan mudah dimengerti, ditulis dengan dengan huruf besar tanpa garis bawah dan tidak diakhiri dengan tanda titik.
Untuk nomor surat kepanitiaan tertentu yang dibuat olah tingkat kepengurusan, pengaturannya disesuaikan dengan tingkat kepengurusan.
4.
Alamat surat Alamat adalah kepada siapa surat itu ditujukan dan harus ditulis dengan lengkap dan jelas, kecuali surat – surat yang bersifat masal.
Alamat surat yang bersifat massal, jika diperlukan dapat disebutkan pada lampiran berikutnya.
Penulisan alamat cukup mempergunakan kata yang sopan.
a. Bila surat dikirim menggunakan amplop, penulisan alamat surat adalah Yang terhormat atau disingkat Yth dengan diakhiri tanda titik dua.
b. Bila surat dikirim tanpa memakai amplop, maka penulisannya adalah Kepada yang terhormat atau disingkat Kepada yth dengan diakhiri tanda titik dua.
Pengetikan tujuan / alamat adalah tiga spasi di bawah hal surat
Misal :
Di bawah kepala surat, berturut- turut dicantumkan : Nomor : 001 / PC/ A / XV / 7354 / VI / 10
Lamp : 2 ( 6 ) artinya lampiran dua macam, jumlah lembarannya enam macam Hal : UNDANGAN
5.
Pembuka dan penutup surat Kalimat pembuka surat-surat IPNU adalah
Assalamu’alaikum Wr. Wb., dan dibawahnya
Bismillahirrahmanirrahim dengan diberi garis bawah diantara kedua kalimat tersebut.
Contoh :
Assalamu’alaikum Wr. Wb Bismillahirrahmanirahim
Kalimat penutup untuk surat-surat IPNU adalah Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq, dan di bawahnya Wassalamu’alaikum Wr.Wb., dengan diberi garis diantara kedua kalimat tersebut.
Contoh :
Wallahulmuwafiq ila aqwamitthariq Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Kata pembuka dan penutup untuk dipakai pada setiap surat IPNU, kecuali pada surat keputusan tanpa menggunakan salam.
Kata pembuka dan penutup terletak digaris tepi sebelah kiri.
6. Isi surat
Isi surat adalah uraian daripada isi / pokok hal surat Isi surat agar dijaga tetap hormat dan sopan tidak
berlebihan
Isi surat menggunakan bahasa Indonesia yang jelas dan mudah dimengerti serta tidak meragukan dari isi dan bobot surat.
Bila memakai singkatan kata-kata, hendaknya yang lazim dipakai umum
7. Tanggal surat
Setiap penutup surat, dibagian bawah sebelah kanan ditulis tanggal pembuatan surat
Tanggal surat harus disesuaikan dengan tempat / kedudukan organisasi
Selain tanggal pembuatan, surat – surat IPNU memuat bulan dan tahun hijriah dan masehi.
Letak kalender hijriah dibagian atas, sedang dibagian bawahnya kalender masehi, dengan dipisah garis.
Pimpinan Cabang Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
Kabupaten Pekalongan
Ketua,
ABRAHAM USMAN
NIA : XI.13.07.7354.90.001
Sekretaris,
MUHAMMAD RIFDA UJZA
NIA : XI.13.06.7354.88.002
Pimpinan Anak Cabang Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
Kecamatan Bojong
ABRAHAM USMAN
Ketua MUHAMMAD RIFDA UJZASekretaris
14 Desember 2007 M 8. Pengirim dan tanda tangan
Setiap surat harus menyebut dengan jelas pengirim dan penanggungjawabnya;
Penyebutan pengirim tidak boleh disingkat, dengan formasi centering.
Nama struktur/tingkatan IPNU dan nama daerah ditulis dengan karakter kecil, kecuali awal kata harus ditulis karakter kapital. Ketua berada disebelah kiri dan sekretaris berada disebelah
kanan, ditulis dengan huruf besar dan garis bawah serta memakai sistem Indonesia baru.
Adapun bila pimpinan setempat sudah memiliki nomor dan Kartu Tanda Anggota, harus dicantumkan nomor KTA di bawah jabatan dan nama penanggung jawab surat.
Contoh :
Adapun bila pimpinan setempat belum mempunyai nomor sekaligus KTA, maka penulisan nama dengan huruf besar dan tebal, bergaris bawah dengan tulisan jabatan ketua dan sekretaris di bawah dengan tulisan miring.
Stempel dibubuhkan pada ruang antara nama dan jabatan sekretaris, dengan menutup sebagian dari tanda tangan sebelah kiri sekretaris dan berlaku bagi semua jenis surat IPNU.
9. Sandi
Sandi adalah inisial nama orang yang mengonsep dan membuat/mengetik surat, yang terdiri atas dua huruf masing – masing inisial nama yang bersangkutan.
Penulisan inisial nama pengonsep adalah dengan huruf kapital yang kemudian dipisahkan dengan garis miring inisial pengetik dengan huruf kecil.
Letak atau penempatan sandi dipojok bawah sebelah kiri pengirim ( jabatan ) dan tanda tangan.
Bila surat ada tembusannya, penulisan sandi di atas sebelah kiri tembusan.
Contoh :
