Pada saat melakukan penutupan buku mudah didapatkan jumlah yang seimbang antara Total Jumlah Penerimaan dan Total Jumlah Pengeluaran
BAB 6 PENGADAAN BARANG DAN JASA
6.2 Pelaksana Pengadaan
Proses Pengadaan akan mengikuti syarat dari petunjuk pengadaan yang telah ditentukan di
atas, sesuai dengan jenis pengadaan, kelompok pengadaan di “procurement plan”
pemeriksaan dan persetujuan dari Bank sesuai ketentuan “prior” atau “post” review dan syarat lain di bab ini.
Metoda pengadaan yang berlaku dalam Program PAMSIMAS adalah Pengadaan Konsultan (QCBS, SBCQ, Individual Consultant), Pengadaan Barang dan Jasa Konstruksi (NCB, dan
Shopping)
6.2.1 Persyaratan/Kriteria Anggota Panitia Pengadaan :
1). Kriteria Anggota Panitia Pengadaan a) Di tingkat CPMU:
Kualifikasi Personil sebagai Ketua / Anggota Panitia Pengadaan:
i ) Personil Ketua dan Anggota Panitia Pengadaan berasal dari Staf Direktorat Jenderal Cipta Karya atau Staf Sekretariat Direktorat Jenderal Cipta Karya yang berpendidikan minimal S1, dalam hal ketiadaan personil yang masuk dalam kualifikasi anggota panitia dapat menggunakan PNS Direktorat Jenderal Lain dalam lingkungan Departemen PU atau kalau diperlukan dengan persetujuan Bank Dunia me-rekruit Konsultan Spesialis Pengadaan dan atau Tenaga Ahli Profesional lainnya misalnya ahli dibidang community empowerment dan local institutional development.
ii ) Baik Ketua dan Anggota Panitia dari instansi Pemerintah maupun Tenaga Ahli Profesional harus pernah menjadi anggota panitia pengadaan dalam proyek-proyek dilingkungan Departemen Pekerjaan Umum atau Departemen lain sesuai dengan keahlian masing-masing dengan pengalaman minimal 5 (lima) tahun untuk Ketua Panitia, minimal 2 (dua) tahun untuk anggota Panitia Pengadaan Barang dan Jasa Proyek/Program, diutamakan dengan sumber dana Bank Dunia atau Badan Keuangan Internasional lainnya.
iii ) Wajib memberikan Curriculum Vitae (CV) untuk dinilai kapasitas sebagai ketua maupun anggota panitia pengadaan barang dan jasa, dan CV personil panitia pengadaan terlebih dahulu oleh Bank Dunia.
iv ) Menguasai bahasa Inggris baik lisan dan tulisan secara aktif
v ) minimal 75% dari anggota sudah mengerti mengenai Keppres 80/2003, yang dinilai dari keterlibatan anggota dalam panitia pengadaan minimal dalam 3 (tiga) pengadaan pada kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir. Dimana pengalaman tersebut diperoleh dalam NCB (National Competitive Bidding) dari kegiatan yang didanai oleh Bank Dunia lebih diprioritaskan penilaiannya.
vi ) Ketua Tim Pengadaan dan 50% dari jumlah anggota dapat
berpengalaman/turut berperan aktif dalam panitia pengadaan yang dinilai baik (satisfactory) oleh Bank untuk pengadaan konsultan (QCBS) sesuai dengan pedoman Bank untuk minimal 2(dua) pengadaan dalam kurun waktu 3(tiga) tahun.
vii )minimal 1 anggota panitia pengadaan menguasai mekanisme dan sistem pembayaran serta penganggaran APBN, dan mampu memfasilitasi penyiapan dokumen terkait penganggaran, termasuk klarifikasi dengan KPPN, Bappenas dan auditor.
viii )minimal 60% dari anggota tim pengadaan menguasai permasalahan teknis, dan mempunyai pendalaman mengenai latar belakang dan dasar pemikiran dari pengadaan barang dan jasa (pada pengadaan konsultan, anggota tersebut minimal mengetahui penugasan konsultan secara teknis), atau untuk
kasus pengadaan barang, panitia harus mengetahui substansi dari spesifikasi teknis dari barang yang diadakan yang sesuai dengan kebutuhan.
Untuk keperluan pengambilan keputusan, jumlah keseluruhan anggota Panitia Pengadaan harus ganjil. Jumlah keseluruhan Panitia Pengadaan Program Pamsimas tingkat CPMU adalah 7 orang.
b) Di tingkat PPMU/DPMU
Kualifikasi Personil Ketua/Anggota Panitia Pengadaan:
i ) Personil Ketua Panitia Pengadaan dan anggota panitia adalah Staf pada PPMU/DPMU dari unsur PNS yang berpendidikan minimal S1.
ii ) Berpengalaman dalam mengelola proyek-proyek; diutamakan dengan sumber dana Bank Dunia atau Badan Keuangan Internasional lainnya minimal 3 (tiga) tahun.
iii ) Untuk menilai kapasitas sebagai ketua maupun anggota panitia pengadaan barang dan jasa, personil ybs wajib memberikan Curriculum Vitae (CV) dan kalau diperlukan dapat dinilai oleh Bank Dunia tentang kualifikasi personil panitia pengadaan dari CV masing-masing ketua dan anggota panitia.
Jumlah keseluruhan Panitia Pengadaan Program PPMU tingkat Provinsi/Kabupaten minimal 5 orang dan berjumlah ganjil.
2). SK Pengangkatan Panitia Pengadaan
CV dari Ketua dan calon anggota panitia disampaikan kepada Bank Dunia untuk dinilai kapasitasnya, Khusus untuk Calon Ketua dan anggota panitia dari Provinsi dan Kabupaten terlebih dahulu disampaikan kepada CPMU untuk diinformasikan ke Bank Dunia.
Hasil evaluasi CV terhadap kapasitas personil Ketua dan anggota panitia yg memenuhi persyaratan, menentukan keabsahan personil ybs untuk ditetapkan sebagai Ketua / anggota Panitia Pengadaan.
SK Pengangkatan Panitia Pengadaan di tingkat Pusat ditetapkan oleh Direktur Jenderal Cipta Karya; di tingkat provinsi ditetapkan oleh Kepala Dinas Permukiman dan Prasarana Wilayah Provinsi dan di tingkat kabupaten ditetapkan oleh Kepala Dinas Prasarana dan Permukiman Kabupaten.
6.2.2 Tugas, wewenang dan tanggung jawab Panitia Pengadaan adalah :
a). Mempelajari dan memahami dokumen proyek yang terkait dengan pengadaan antara lain: Financing Agreement (FA) CR 42040 - IND,
b). Penyebarluasan Final Procurement Plan maupun pengumuman pengadaan secara umum (General Procurement Notice/GPN) yang telah disetujui oleh Bank Dunia akan diatur publikasi nya oleh Bank Dunia melalui Portal UNDB
online dan d.g. Market serta websitehttp://www.pu.go.id.
c). Memahami Procurement Plan (PP) yang telah disetujui oleh Bank Dunia, Ketua Panitia dengan dibantu oleh Konsultan Pengadaan berkewajiban untuk melaksanakan pengadaan sesuai dengan ketentuan yang disepakati di PP; menjaga agar penetapan pemenang dapat dikeluarkan sebelum jaminan penawaran kadaluarsa (“bid validity”); dapat mengambil keputusan yang tidak bertentangan dengan prosedur.
d). Menyiapkan dan membuat Dokumen Pengadaan (Barang dan Jasa Konstruksi dengan metode NCB); Request for Quotation (Barang dan Jasa Konstruksi serta jasa lainnya dengan metode shopping). Jumlah paket dokumen yang disiapkan berdasarkan pada PP yang disetujui Bank Dunia untuk setiap Tahun Anggaran.
e). Menyiapkan dan membuat dokumen Request for Proposal (RFP) untuk
QCBS/CQS untuk lembaga Konsultan. Jumlah paket RFP yang disiapkan berdasarkan pada Procurement Plan (PP) yang disetujui Bank Dunia untuk setiap Tahun Anggaran.
f). Melaksanakan pengadaan mulai dari pembuatan dan penyebaran
undangan/advertensi; pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran, evaluasi dokumen penawaran (Bid Evaluation Report) sesuai ketentuan metode pengadaan sampai dengan penandatangan kontrak dan apabila ada amandemen dan atau addendum kontrak masih menjadi tugas panitia pengadaan untuk mengevaluasi dan pembuatan amandemen dan atau addendum kontraknya.
g). Membuat Berita Acara pemasukan dan pembukaan proposal penawaran
(proposal Teknis dan proposal Biaya), Berita Acara Evaluasi Penawaran Proposal Teknis maupun Proposal Biaya lengkap dengan usulan pemenang dan membuat Kontrak maupun amandemen dan atau addendum kontrak.
h). Melakukan pemeriksaan di website http://www.pu.go.id,
http://www.worldbank.org dan atau Procurement Specialist Bank Dunia untuk mendapatkan daftar perusahaan supplier, konstruksi, dan atau konsultan, serta konsultan individu yang masuk dalam daftar hitam (blacklist); serta
menyiapkan surat pemberitahuan kepada unit pengadaan yang lain.
i). Meneliti setiap profil perusahaan supplier, konstruksi dan atau konsultan; serta CV individual konsultan yang berminat untuk berpartisipasi dalam pelelangan ataupun seleksi konsultan baik melalui perkenalan yang disampaikan langsung ke CPMU, PPMU, DPMU maupun melalui alamat Electronic mail
j). Bila ada indikasi adanya "conflict of interest", ataupun lainnya yang tidak wajar, ketua panitia harus melakukan konfirmasi sesuai dengan informasi yang disampaikan oleh peminat tersebut. Setiap temuan adanya indikasi hal yang tidak wajar, dibuat laporan tertulis dan disampaikan kepada Koordinator Kegiatan serta Penanggung Jawab Kegiatan, termasuk saran-saran yang diperlukan. Keputusan untuk menindaklanjuti hal ini atau tidak adalah tergantung dari Penanggung Jawab Kegiatan.
k). Mendokumentasikan dengan baik setiap proses pengadaan dari penyiapan dokumen lelang (NCB), permintaan untuk pengajuan proposal (Request For Proposal/RFP), pemasangan iklan, pemasukan dan pembukaan penawaran, dokumen evaluasi penawaran (bid evaluation document) sampai dengan penetapan pemenang, penandatanganan kontrak, termasuk setiap pengaduan, sanggahan yang terjadi apabila ada, termasuk korespondensi ke atau dari berbagai pihak. Harus didokumentasikan dan diberi nomer registrasi yang terkait dengan no.urut pada PP yang telah disetujui Bank Dunia untuk setiap tahun anggaran.
l). Mengumumkan pemenang lelang termasuk hasil evaluasi kepada peserta
lelang melalui websitehttp://www.pu.go.id.
m).Memantau/mengkaji pelaksanaan kontrak: pengadaan barang, jasa konstruksi dan jasa lainnya dan atau jasa konsultan, apakah kualitas barang/konstruksi yang dikirimkan/dibangun dll, apakah personil yang ditugaskan sesuai dengan lingkup penugasan, TOR, spesifikasi teknis dan jadwal kegiatan rekanan.
n). Apabila dalam tugasnya menemukan indikasi hal hal yang berkaitan dengan tindak penipuan dan atau lainnya, harus dibuat laporan kepada Pelaksana dan Ketua CPMU, maupun Penanggung Jawab Kegiatan (PJK) untuk kemudian diteruskan kepada Pejabat Pembuat Komitmen/Kuasa Pengguna Anggaran, tergantung jenis temuan. Tindak lanjut dari kondisi ini adalah menjadi tanggung jawab PJK.
o). Mencatat dan meneruskan setiap bentuk pengaduan dalam aspek
procurement yang terjadi di CPMU, PPMU dan DPMU dan meneruskan pada yang berwenang untuk ditindak-lanjuti.
telah/belum selesai ditangani termasuk waktu penyelesaian.
q). Membuat laporan pengadaan serta umpan balik berdasarkan kasus yang
terjadi apabila ada. Laporan pengadaan ini disampaikan juga ke Unit Pengadaan CPMU, guna mendukung proses peningkatan kapasitas di bidang pengadaan.
Secara rinci tugas untuk panitia pengadaan di propinsi mengacu pada tugas pokok dan fungsi panitia pengadaan tingkat pusat.