BAB IV HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Tinjauan Proses Administrasi Pengadaan Barang dan Pelaksanaan
4.1.2 Pelaksanaan Inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar
Inventarisasi sebagai suatu bentuk kegiatan pencatatan atas barang milik negara harus dilakukan dengan sebaik-baiknya. Inventarisasi merupakan bentuk pertanggungjawaban instansi atas jalannya kegiatan manajerial.
Barang persediaan terdiri dari barang persediaan habis pakai dan barang persediaan berulang/tidak habis pakai. Berikut adalah contoh barang persediaan habis pakai yang disajikan dalam bentuk tabel:
Tabel 4. 1
Contoh Barang Persediaan Habis Pakai
Kertas Buku Agenda Isi Stapler
Amplop Pulpen Penjepit Kertas
Baterai Alkalin A2 Lem Stabilo
Plastik Penghapus Tip X
Pensil Snelhecter Penggaris
Paper Clip Lakban Bening Map Polio
Kwitansi Tinta Printer Map Plastik
Ordner Bindex Lakban Hitam Bak Stampel
Spidol Isi Spidol Post It Warna
Sumber: BBPPKS Bandung 2021
48
Inventarisasi barang yang dilakukan di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung yaitu:
1. Pencatatan Barang Milik/Kekayaan Negara
Pencatatan peralatan kantor, informasinya mencakup kode, nama, no.aset, tanggal perolehan, asal, rupiah aset. Sedangkan informasi yang ada di dalam pencatatan barang habis pakai, mencakup tanggal, kode barang, nama barang, uraian barang masuk dan keluar, jumlah saldo, dan harga beli serta keterangan.
Gambar 4. 7
Pencatatan Data Barang Persediaan
Sumber: BBPPKS Bandung 2021
49
2. Pencatatan Kartu Stock Barang
Pencatatan barang non inventaris menggunakan kartu stock barang untuk mengetahui keluar masuknya barang. Pencatatan tersebut sebagai pemantauan terhadap barang. Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang kemudian kartu stock barang disimpan dalam kotak atau file khusus, dan diurutkan sesuai dengan nama barang.
Pencatatan dilakukan supaya barang mudah dipantau saldonya. Setiap ada pemasukan barang disertai bukti pemasukan barang yang berupa kuitansi, nota, surat pengantar barang, tanda terima, ataupun berita acara penyerahan atau serah terima barang. Sementara untuk pengeluaran barang, juga disertai bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat penyerahan barang atau bon gudang. Berikut adalah bukti bon keluar dari setiap barang persediaan yang diambil oleh karyawan atau tiap divisi sebagai tanda bukti atau serah terima
Berikut adalah contoh bon barang keluar:
50
Gambar 4. 8 Bon Barang Keluar
Sumber: BBPPKS Bandung 2021
Selain itu setiap terjadi pengeluaran barang dicatat tanggal pengeluaran, jumlah barang yang dikeluarkan, dan penggunaan barang, serta jumlah sisa barang. Pencatatan menggunakan kartu stock barang sebagai pencatatan manualnya, kemudian setelah satu bulan berakhir maka pencatatan kembali dilakukan menggunakan aplikasi persediaan.
Hasil penelitian juga menunjukkan bahwa pencatatan menggunakan kartu stock barang dilakukan setiap hari, jika ada pengeluaran barang sebagai bentuk manualnya, akan tetapi pencatatan tidak sepenuhnya dilakukan karena jika pegawai mengambil satu kertas HVS, pegawai tidak melakukan pencatatan. Hal ini akan mempengaruhi keterangan pencatatan jumlah dengan
51
jumlah saldo yang sebenarnya. Kemudian dari hasil seluruh pencatatan manual pegawai melakukan rekonsiliasi setiap bulannya.
3. Pelaporan Barang Milik/Kekayaan Negara
Pelaksanaan pelaporan merupakan akhir dari pelaksanaan inventarisasi. Pelaksanaan pelaporan inventarisasi dilakukan terus menerus dan inventarisasi tahunan. Inventarisasi terus-menerus adalah inventarisasi, dimana bagian persediaan diperiksa pada waktu-waktu tertentu, sehingga selama satu tahun persediaan telah diperiksa. Setiap perbedaan yang diketemukan harus dilaporkan. Sedangkan inventarisasi tahunan adalah inventarisasi dimana semua barang yang dimiliki pada akhir tahun anggaran dihitung, didaftar, dan dinilai.
Adapun flowchart nya sebagai berikut:
Gambar 4. 9
Flowchart Pelaksanaan Inventarisasi BMN
Sumber: BBPPKS Bandung 2021
Pada intinya, pelaksanaan inventarisasi BMN (barang persediaan) perlu memerhatikan hal berikut:
52
1. Penyimpanan
Penyimpanan barang habis pakai dan tidak habis pakai perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dengan memperhatikan persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan, sifat penyimpanan barang, sifat barang yang disimpan, jangka waktu penyimpanan, dan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.
2. Pemeliharaan
Pemeliharaan barang habis pakai dan tidak habis pakai merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemeliharaan barang inventaris kantor tersebut harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dibuat sebelumnya.
3. Administrasi Perlengkapan
Administrasi inventaris peralatan kantor dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan kantor yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Selain pencatatan, kegiatan administrasi ini adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.
4.2 Analisis Tinjauan Proses Administrasi Pengadaan Barang dan Pelaksanaan Inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung.
Setelah penulis melaksanakan penelitian dengan melaksanakan kerja praktik, maka penulis dapat menganalisis antara teori dengan praktik mengenai proses administrasi pengadaan barang di BBPPKS Bandung.
53
4.2.1 Proses Administrasi Pengadaan Barang di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung Berdasarkan Teori
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan staf di Sub Bagian Umum di sana dan melakukan pengamatan secara langsung. Penulis dapat menganalisis bahwa Proses Administrasi Pengadaan Barang yang ada disana sesuai dengan peraturan yang berlaku, yaitu:
1. Mengidentifikasi barang/jasa yang dibutuhkan, dengan menyusun atau mencatat daftar barang yang akan dibeli.
2. Memilih pemasok atau rekanan, dengan adanya rekanan yang menjadi pemasok pengadaan barang.
3. Bernegosiasi persyaratan kontrak dengan pemasok terpilih, pemasok yang terpilih yaitu Hasna Stationary dengan melakukan supply barang sesuai kontrak dan juga kebutuhan.
4. Menyelesaikan pesanan pembelian, melakukan pemesanan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan (pengguna barang).
5. Menerima invoice dan memproses pembayaran, perusahaan (pengguna barang) menerima nota dan membayarnya sesuai dengan barang yang sudah dipesan.
6. Pengiriman dan audit, setelah barang datang di perusahaan kemudian dicocokan antara pesanan barang dengan barang yang datang.
7. Menjaga faktur akurat untuk audit di masa mendatang, menyimpan nota sebagai bukti fisik untuk proses pelaporan nantinya.
Menurut analisa penulis, proses pengadaan barang telah sesuai dengan teori menurut Taulia (2021) dalam Supriyanto dan Masruchah yang menjelaskan alur proses pengadaan barang mulai dari : 1) Mengidentifikasi barang/jasa yang dibutuhkan, 2) Memilih pemasok,
54
3) Bernegosiasi persyaratan kontrak dengan pemasok terpilih, 4) Menyelesaikan pesanan pembelian, 5) Menerima invoice dan memproses pembayaran, 6) Pengiriman dan audit, & 7) Menjaga faktur akurat untuk audit di masa mendatang. Alur proses tersebut dapat dijalankan dengan baik, sehingga proses administrasi pengadaan barang dapat berjalan dengan lancar.
Sesuai dengan Perpres No.12 Tahun 2021 Pasal 1 Angka 1, bahwa pengadaan barang/jasa dalam konteks pemerintah adalah kegiatan yang dilakukan dengan sumber pendanaan dari anggaran negara atau anggaran daerah (APBN/APBD), yang prosesnya diawali dari identifikasi kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa.
4.2.2 Pelaksanaan Inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung.
Berdasarkan hasil kerja praktik di sana, pelaksanaan inventarisasi BMN (barang persediaan) ini dilakukan sesuai dengan PP No.27 Tahun 2014 yaitu inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan Barang Milik Negara/Daerah.
Pelaksanaan inventarisasi BMN di BBPPKS Bandung sesuai dengan teori M. Arifin dan Barnawi (2012), menerangkan bahwa inventarisasi adalah kegiatan pencatatan atau pendaftaran barang-barang secara tertib dan teratur untuk keperluan pengurusan dan pencatatan ini harus disediakan instrument administrasi antara lain buku penerimaan barang, buku pembelian barang, buku induk inventaris, buku golongan inventaris, buku bukan inventaris, buku stok barang.
Menurut analisa penulis, pelaksanaan inventarisasi BMN (barang persediaan) ini sudah sesuai dengan tata cara pengelolaan BMN sehingga semua proses inventarisasi ini dapat berjalan dengan lancar, karena didukung oleh para pegawai dan petugas bersangkutan yang berkoordinasi.
55