Prinsip Dasar Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)

BAB II KAJIAN PUSTAKA

2.4 Barang Milik Negara (BMN)

2.4.2 Prinsip Dasar Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)

Menurut Mardiasmo (2002), terdapat tiga prinsip dasar pengelolaan kekayaan aset negara yaitu:

(1) adanya perencanaan yang tepat, (2) pelaksanaan/pemanfaatan serta efisiensi dan efektif, dan (3) pengawasan (monitoring).

1. Perencanaan, adalah suatu kegiatan untuk merumuskan rincian kebutuhan BMN untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang.

Perencanaan kebutuhan barang milik negara disusun dalam rencana kerja dan anggaran kementerian negara/lembaga/satuan kerja perangkat daerah setelah memperhatikan ketersediaan barang milik negara yang ada. Perencanaan kebutuhan barang milik negara berpedoman pada standar barang, standar kebutuhan, dan standar harga.

2. Pelaksanaan, merupakan seluruh rangkaian proses mulai dari pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, dan penatausahaan.

3. Pengawasan, perlu dilakukan sejak tahap perencanaan hingga penghapusan aset.

Keterlibatan auditor internal dalam proses pengawasan ini sangat penting untuk menilai konsistensi antara praktik yang dilakukan dengan standar yang berlaku.

BAB III

TINJAUAN PROSES ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG DAN PELAKSANAAN INVENTARISASI BARANG MILIK NEGARA (BMN) DI BALAI BESAR PENDIDIKAN

DAN PELATIHAN KESEJAHTERAAN SOSIAL (BBPPKS) BANDUNG

3.1 Sejarah Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung

Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung sebagai unit pelaksana teknis kediklatan Kementerian Sosial yang melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial bagi tenaga Kesejahteraan Sosial Pemerintah dan Masyarakat, Pengkajian, Penyiapan Standarisasi Pendidikan dan Pelatihan, Pemberian Informasi serta Koordinasi dengan Instansi terkait sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

Unit pelaksana teknis ini, diawali pada tahun 1964 di Yogyakarta dengan nama Balai Pendidikan Tenaga Sosial (BPTS). Pada tahun 1974 pindah ke Bandung, berganti nama menjadi National Training Course (NTC) dan tahun 1975 terjadi perubahan nomenklatur, menjadi Balai Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Sosial (BPLTS). Selanjutnya pada tahun 1996 berganti nama lagi, menjadi Balai Diklat Profesi Pekerja Sosial (BDPPS). Pada tahun 2000 sampai sekarang, menjadi Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS), sesuai dengan keputusan Menteri Sosial No 54/HUK/2003 Tanggal 23 Juli 2003 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial.

Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung ini, mencakup enam wilayah kerja yaitu :

Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial juga menjalin kemitraan dengan:

1. Perguruan Tinggi.

2. Pemerintah daerah Khususnya di wilayah kerja BBPPKS Bandung.

3. Badan / Lembaga Diklat Non pemerintah 4. Lembaga lainnya.

3.2 Struktur Organisasi dan Tata Kerja BBPPKS Regional II Bandung

Susunan organisasi Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung berdasarkan surat keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 53/HUK/2003 Tanggal 23 Juli 2003,yang terdiri dari:

1. Kepala Balai

2. Kepala Bagian Tata Usaha a. Kepala Sub Bagian Umun b. Kepala Sub Bagian Keuangan 3. Kepala Badan Program dan Evaluasi

a. Kepala Seksi Penyusunan Program b. Kepala Seksi Pemantauan dan Evaluasi

4. Kepala Badan Penyelenggaraan Diklat dan Kerjasama

a. Kepala Seksi Diklat Tenaga Kesejahteraan Sosial Pemerintah b. Kepala Seksi Diklat Tenaga Kesejahteraan Sosial Masyarakat 5. Kelompok Jabatan Fungsional

6. Instalasi Lab. Praktikum Profesi Pekerjaan Sosial dan Media 7. Instalasi Perpustakaan

Uraian Tugas BBPPKS Bandung

BBPPKS Bandung mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pelatihan kesejahteraan sosial bagi tenaga kesejahteraan sosial pemerintah dan masyarakat, pengkajian dan penyiapan standarisasi pendidikan dan pelatihan, pemberian informasi serta koordinasi dengan intansi terkait sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1. Kepala Balai Memiliki tugas :

a. Melakukan pengawasan kepada bawahan masing-masing sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b. Bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan, serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahan.

c. Mengikuti dan mematuhi petunjuk dan bertanggung jawab serta menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

d. Melakukan kerja sama dengan instansi pemerintah dan instansi terkait.

e. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh unit organisasi (Bagian TU, Bidang

Struktur Organisasi BBPPKS Bandung 1

Gambar 3. 1

Struktur Organisasi BBPPKS Bandung

Program dan Evaluasi, Bidang Diklat dan Kerjasama) dibawahnya dan dalam rangka memberikan bimbingan kepada bawahan wajib mengadakan rapat berkala.

2. Kepala Bagian Tata Usaha

Dalam pelaksanaan tugas dibantu oleh :

a. Kepala Sub Bagian Umum, mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, kepegawaian, perlengkapan dan rumah tangga serta kehumasan

b. Kepala Sub Bagian Keuangan, mempunyai tugas melakukan urusan keuangan, penyusunan anggaran rutin, dan pembangunan, serta sumber-sumber lain dan penyiapan bahan pembinaan kebendaharaan, verifikasi dan akutansi

3. Kepala Badan Program dan Evaluasi Dalam pelaksanaan tugas dibantu oleh :

a. Kepala Seksi Penyusunan Program, mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pengelolaan dan penyajian data serta penyiapan penyusunan rencana dan program, pelayanan pemberian informasi dan advokasi

b. Kepala Seksi Pemantauan dan Evaluasi, mempunyai tugas melakukan pemantauan dan evaluasi serta penyusunan laporan

4. Kepala Badan Penyelenggaraan Diklat dan Kerjasama Dalam pelaksanaan tugas dibantu oleh :

a. Kepala Seksi Diklat Tenaga Kesejahteraan Sosial Pemerintah (TKSP), mempunyai tugas melakukan fasilitasi penyelenggaraan, pengkajian dan penyiapan standarisasi pendidikan dan pelatihan kesejahteraan sosial bagi tenaga kesejahteraan sosial pemerintah dan pelaksanaan urusan kerjasama dengan instansi terkait.

b. Kepala Seksi Diklat Tenaga Kesejahteraan Sosial Masyarakat (TKSM),

mempunyai tugas melakukan fasilitasi penyelenggaraan, pengkajian dan penyiapan standarisasi pendidikan dan pelatihan kesejahteraan sosial bagi tenaga kesejahteraan sosial pemerintah dan pelaksanaan urusan kerjasama dengan instansi terkait.

5. Kelompok Jabatan Fungsional, mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6. Instalasi Laboratorium Praktikum Profesi Pekerjaan Sosial dan Media, mempunyai tugas melakukan kegiatan praktik profesi pekerjaan sosial dan media untuk penunjang pelaksanaan tugas Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) dan informasi diklat

7. Instalasi Perpustakaan, mempunyai tugas melakukan urusan perpustakaan

3.2.1 Visi dan Misi Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung

Visi:

“Mewujudkan SDM KESSOS yang unggul dan berkreatif”

Misi:

1. Melaksanakan pengkajian Diklat Kesejahteraan Sosial

2. Menyelenggarakan pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial 3. Melaksanakan Pengembangan Laboraturium Praktik Diklat

4. Melaksanakan Pengembangan Sumber Daya Manusia

5. Mengembangkan Sistem Informasi dan Advokasi Diklat Kesejahteraan Sosial 6. Melaksanakan Kegiatan Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan Diklat

3.2.2 Logo Perusahaan

Gambar 3. 2 Logo BBPPKS Bandung

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

1. Filosofi Lambang/Logo

Teratai merupakan simbol kesetiakawanan yang berlandaskan pada kesucian.

Teratai hidup dengan bunga yang mekar di atas air, daun yang mengambang di permukaan dan akar melayang di dalam air. Teratai melambangkan kelengkapan dasar-dasar sumber penghidupan, yakni air, bumi (permukaan), dan udara.

Daun yang mengambang di permukaan memberikan keteduhan bagi satwa air dari terpaan panas di siang hari dan menjadi tempat bermain yang aman di malam hari.

Teratai juga membantu mekanisme pertukaran udara bebas dengan udara dalam air yang beguna bagi satwa air, ini melambnagkan sifat pengayoman.

Air melambangkan sesuatu yang luwes (bentuk selalu mengikuti wadahnya), mengalir, dan sejati (tidak dapat dipatahkan, dirobek atau dimusnahkan). Apabila air dibakar, maka ia akan menguap dan pada gilirannya menjadi air kembali. Melambangkan kesucian yang sejati, yang diperkuat dengan asosiasi teratai yang tetap putih walaupun hidup di air keruh dan sifatnya yang tak basah kendati hidupnya di air.

2. Keterangan Lambang/Logo :

1. Bentuk teratai dengan lima kelopak yang menjadi satu kesatuan menggambarkan Pancasila dengan makna bahwa Departemen Sosial bersikukuh mempertahankan nilai-nilai Pancasila dalam bingkai Negara Kesatuan Republik Indonesia.

2. Bentuk grafis persegi dengan empat sayap burung garuda menggambarkan kandungan filosofis pelayanan sosial melalui empat pilar yaitu : rehabilitasi sosial, pemberdayaan sosial, jaminan sosial, dan perlindungan sosial.

3. Bentuk manusia mengandung arti pemanusiaan itu sendiri, yang merupakan subjek dan objek dari pelayanan sosial, dan mengusung kredibilitas dan jati diri untuk memanusiakan manusia.

3. Tipografi

Typografy menggunakan jenis huruf Roman untuk menimbulkan kesan elegan, klasik, anggun dan eksklusif. Font Cambria sangat mewakili jenis huruf Roman, tapi kelebihan huruf Cambria juga mempunyai ketebalan huruf seperti jenis Sans Serif yang memberikan kesan efisien dan tingkat keterpercayaan yang tegas. Untuk kepentingan cetak dan publishing font Cambria sangat disarankan oleh para pakar percetakan di dunia, karena font ini mempunyai kelebihan tidak melelahkan mata saat kita membacanya. Jika tidak memungkinkan diaplikasikan font tersebut, direkomendasikan sebagai substitusi font adalah memakai font Arial dengan ketebalan huruf yang sama atau hampir sama dengan Sans Serif untuk memberikan kesan efisien dan tingkat keterbacaan yang masih bisa terjangkau.

4. Konfigurasi dan Arti Warna 1. Konfigurasi Warna

Tetap mengusung arti harapan dan wawasan kedepan secara menyeluruh, andal, dinamis dan dapat dipercaya dengan nilai – nilai kemanusiaan yang mendasarinya sebagai departemen yang profesional.

Warna Hijau

Warna yang mengandung arti sehat, alami, keberuntungan dan pembaharuan, menggambarkan evolusi pembaharuan kepada kemajuan yang progresif kearah yang lebih baik, selain itu mendefinisikan kesungguhan hati nurani dalam berkomitmen.

Warna Biru

Biru bermakna secara filosofis kepercayaan, konservatif, keamanan, teknologi, kebersihan, dan keteraturan. Melambangkan sifat kepercayaan, kehandalan dan bertanggung jawab sebagai citra baru dari Departemen Sosial RI di masa mendatang.

3.2.3 Tujuan

Tujuan Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan kegiatan diklat kesejahteraan sosial secara terencana, terarah, dan sistematik

2. Meningkatkan kompetensi SDM kesejahteraan sosial yang unggul dan kreatif dalam penyelenggaraan kesejahteraan sosial

3. Mengembangkan laboraturium praktik sebagai wahana dan sarana praktik diklat kesejahteraan sosial

4. Meningkatkan kualitas kapasitas sumber daya kediklatan sesuai kebutuhan, dan perkembangan ilmu pengetahuan serta teknologi diklat

5. Mengembangkan kerjasama dan kemitraan diklat kesejahteraan sosial 6. Mengembangkan sistem data dan informasi hasil monitoring&evaluasi

3.2.4 Sasaran

Sasaran Balai Besar Pendidikan Dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung adalah sebagai berikut:

1. Terselenggaranya kegiatan diklat kesejahteraan sosial berbasis kajian

2. Tersedianya sumber daya manusia kesejahteraan yang unggul dan kreatif dalam penyelenggaraan kesejahteraan sosial

3. Tersedianya laboraturium praktik diklat kesejahteraan sosial sesuai kebutuhan 4. Tersedianya sumber daya kediklatan sesuai kebutuhan dan perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi diklat

5. Terselenggaranya kerja sama dan kemitraan diklat kesejahteraan sosial

6. Tersedianya sistem data dan informasi hasil monitoring, evaluasi dan sebagai landasan kebijakan perbaikan dan pengembangan diklat

3.2.5 Sumber Daya Manusia

Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejateraan Sosial (BBPPKS) Regional II bandung memiliki sumber daya manusia yang kompeten, dengan jumlah:

1. Berdasarkan Jenis Kelamin

Pria : 44 orang

Wanita : 37 orang

2. Berdasarkan Pendidikan

S3 : 7 orang

Sarana dan Prasarana yang dimiliki oleh Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung antara lain: ruang kantor, ruang kelas, ruang aula, perpustakaan, wisma, ruang makan, masjid, ruang koperasi, laboraturium komputer dengan kelengkapan termasuk internet, laboraturium profesi pekerjaan sosial dan media, radio komunitas, fasilitas hiburan, ruang fitness dan outbond.

3.3 Unit Tempat Kerja Praktik

Suatu organisasi memerlukan sebuah deskripsi pekerjaan agar setiap kegiatannya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Begitu pula dengan kegiatan yang terjadi di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung, di mana terdapat deskripsi pekerjaan dari masing-masing jabatan yang ada. Bidang Sub Bagian Umum mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. Pelaksanaan surat-menyurat, kepegawaian, perlengkapan dan rumah tangga serta kehumasan;

2. Pelaksanaan pembinaan kepegawaian;

Figure

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

3. Penyusunan rencana dan program kegiatan Sub Bagian Umum;

4. Pengelolaan urusan kegiatan lembaga BBPPKS;

5. Memfasilitasi semua kegiatan yang ada di BBPPKS.

Adapun tugas dari Sub Bagian Umum sebagai berikut:

1. Pelaksanaan urusan surat-menyurat, perlengkapan dan rumah tangga serta kehumasan;

2. Melakukan urusan penyusunan anggaran rutin dan pembangunan serta sumber-sumber lain dan penyiapan bahan pembinaan kepegawaian, verifikasi dan akuntansi.

Kepala Bag.Tata Usaha

Struktur Organisasi Sub Bag Umum BBPPKS Bandung

Gambar 3. 4

Unit Tempat Kerja Praktik BBPPKS Bandung

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Dalam penyusunan praktik kerja lapangan ini, penulis melakukan beberapa teknik pengolahan data dalam menyelesaikan kerja praktik yaitu:

1. Wawancara

Menurut Sugiyono (2018:140), wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu yang dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara (interview) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewe) untuk memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan.

Penulis melakukan wawancara dengan staf di sub bagian umum.

2. Observasi

Menurut Sugiyono (2016:203), observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain. Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan melihat langsung di lapangan. Digunakan bila penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam, serta bila responden yang diamati tidak terlalu besar. Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan selama melaksanakan praktik kerja lapangan di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung.

3. Dokumentasi

Menurut Sugiyono (2013:240), dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu.

Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seseorang.

Penulis mempelajari dokumen-dokumen yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas oleh penulis.

4. Studi Pustaka

Penulis melakukan pencarian informasi yang dapat dilakukan di perpustakaan atau pun ditempat lainnya yang mendukung dengan mencari berbagai sumber buku, literatur, catatan-catatan, maupun laporan-laporan yang berkaitan dengan dasar teori ataupun bahan penunjang untuk menyusun laporan kerja praktik. Menurut Muharto (2016:58),

“menyatakan bahwa studi kepustakaan merupakan kegiatan guna mencari teori-teori dan bukti-bukti atau penelitian ilmiah sebagai salah satu pendukung suatu penelitian yang akan dilakukan”.

BAB IV

HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Tinjauan Proses Administrasi Pengadaan Barang dan Pelaksanaan Inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung.

4.1.1 Proses Administrasi Pengadaan Barang di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung.

Proses pengadaan barang persediaan (habis pakai) di BBPPKS Bandung dimulai dari mengajukan permohonan permintaan barang persediaan hingga melakukan stok opname. Proses pengadaan barang persediaan merupakan kegiatan rutin dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan harian kantor.

Berikut adalah proses pengadaan barang (habis pakai) di BBPPKS Bandung:

1. Menghitung, dan mengecek kembali barang persediaan yang masih ada. Lalu mengidentifikasi barang kebutuhan.

Gambar 4. 1

Barang Persediaan di BBPPKS Bandung

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

2. Menyusun nama barang dan jumlah yang akan dibeli.

Gambar 4. 2

Contoh List Barang

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

3. Melakukan pemesanan kepada pihak ke tiga (rekanan), sebagai penyedia barang.

4. Lalu, penyedia barang mengirimkan barang kepada pengguna barang.

5. Pengguna barang mencocokan antara pemesanan barang dengan jumlah barang yang datang.

Gambar 4. 3

Contoh Nota Barang

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

6. Lalu, barang persediaan masuk ke gudang dan petugas gudang menyimpan barang tersebut.

7. Setelah itu, petugas gudang menerima permintaan barang dari tiap-tiap bidang atau unit dengan dilengkapi surat permintaan permohonan barang.

Gambar 4. 4

Surat Permohonan Permintaan Barang

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

8. Petugas gudang mendistribusikan ke tiap bidang atau unit yang membutuhkannya.

9. Membuat laporan stok opname mengenai pengeluaran barang.

Gambar 4. 5

Contoh Laporan Opname Fisik Barang

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

Adapun flowchart nya sebagai berikut:

Gambar

Sumber:BBPPKS Bandung 2021

4.1.2 Pelaksanaan Inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung.

Inventarisasi sebagai suatu bentuk kegiatan pencatatan atas barang milik negara harus dilakukan dengan sebaik-baiknya. Inventarisasi merupakan bentuk pertanggungjawaban instansi atas jalannya kegiatan manajerial.

Barang persediaan terdiri dari barang persediaan habis pakai dan barang persediaan berulang/tidak habis pakai. Berikut adalah contoh barang persediaan habis pakai yang disajikan dalam bentuk tabel:

Tabel 4. 1

Contoh Barang Persediaan Habis Pakai

Kertas Buku Agenda Isi Stapler

Amplop Pulpen Penjepit Kertas

Baterai Alkalin A2 Lem Stabilo

Plastik Penghapus Tip X

Pensil Snelhecter Penggaris

Paper Clip Lakban Bening Map Polio

Kwitansi Tinta Printer Map Plastik

Ordner Bindex Lakban Hitam Bak Stampel

Spidol Isi Spidol Post It Warna

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

Inventarisasi barang yang dilakukan di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung yaitu:

1. Pencatatan Barang Milik/Kekayaan Negara

Pencatatan peralatan kantor, informasinya mencakup kode, nama, no.aset, tanggal perolehan, asal, rupiah aset. Sedangkan informasi yang ada di dalam pencatatan barang habis pakai, mencakup tanggal, kode barang, nama barang, uraian barang masuk dan keluar, jumlah saldo, dan harga beli serta keterangan.

Gambar 4. 7

Pencatatan Data Barang Persediaan

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

2. Pencatatan Kartu Stock Barang

Pencatatan barang non inventaris menggunakan kartu stock barang untuk mengetahui keluar masuknya barang. Pencatatan tersebut sebagai pemantauan terhadap barang. Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang kemudian kartu stock barang disimpan dalam kotak atau file khusus, dan diurutkan sesuai dengan nama barang.

Pencatatan dilakukan supaya barang mudah dipantau saldonya. Setiap ada pemasukan barang disertai bukti pemasukan barang yang berupa kuitansi, nota, surat pengantar barang, tanda terima, ataupun berita acara penyerahan atau serah terima barang. Sementara untuk pengeluaran barang, juga disertai bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat penyerahan barang atau bon gudang. Berikut adalah bukti bon keluar dari setiap barang persediaan yang diambil oleh karyawan atau tiap divisi sebagai tanda bukti atau serah terima

Berikut adalah contoh bon barang keluar:

Gambar 4. 8 Bon Barang Keluar

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

Selain itu setiap terjadi pengeluaran barang dicatat tanggal pengeluaran, jumlah barang yang dikeluarkan, dan penggunaan barang, serta jumlah sisa barang. Pencatatan menggunakan kartu stock barang sebagai pencatatan manualnya, kemudian setelah satu bulan berakhir maka pencatatan kembali dilakukan menggunakan aplikasi persediaan.

Hasil penelitian juga menunjukkan bahwa pencatatan menggunakan kartu stock barang dilakukan setiap hari, jika ada pengeluaran barang sebagai bentuk manualnya, akan tetapi pencatatan tidak sepenuhnya dilakukan karena jika pegawai mengambil satu kertas HVS, pegawai tidak melakukan pencatatan. Hal ini akan mempengaruhi keterangan pencatatan jumlah dengan

jumlah saldo yang sebenarnya. Kemudian dari hasil seluruh pencatatan manual pegawai melakukan rekonsiliasi setiap bulannya.

3. Pelaporan Barang Milik/Kekayaan Negara

Pelaksanaan pelaporan merupakan akhir dari pelaksanaan inventarisasi. Pelaksanaan pelaporan inventarisasi dilakukan terus menerus dan inventarisasi tahunan. Inventarisasi terus-menerus adalah inventarisasi, dimana bagian persediaan diperiksa pada waktu-waktu tertentu, sehingga selama satu tahun persediaan telah diperiksa. Setiap perbedaan yang diketemukan harus dilaporkan. Sedangkan inventarisasi tahunan adalah inventarisasi dimana semua barang yang dimiliki pada akhir tahun anggaran dihitung, didaftar, dan dinilai.

Adapun flowchart nya sebagai berikut:

Gambar 4. 9

Flowchart Pelaksanaan Inventarisasi BMN

Sumber: BBPPKS Bandung 2021

Pada intinya, pelaksanaan inventarisasi BMN (barang persediaan) perlu memerhatikan hal berikut:

1. Penyimpanan

Penyimpanan barang habis pakai dan tidak habis pakai perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dengan memperhatikan persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan, sifat penyimpanan barang, sifat barang yang disimpan, jangka waktu penyimpanan, dan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

2. Pemeliharaan

Pemeliharaan barang habis pakai dan tidak habis pakai merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemeliharaan barang inventaris kantor tersebut harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dibuat sebelumnya.

3. Administrasi Perlengkapan

Administrasi inventaris peralatan kantor dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan kantor yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Selain pencatatan, kegiatan administrasi ini adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

4.2 Analisis Tinjauan Proses Administrasi Pengadaan Barang dan Pelaksanaan Inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung.

Setelah penulis melaksanakan penelitian dengan melaksanakan kerja praktik, maka penulis dapat menganalisis antara teori dengan praktik mengenai proses administrasi pengadaan barang di BBPPKS Bandung.

4.2.1 Proses Administrasi Pengadaan Barang di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung Berdasarkan Teori

Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan staf di Sub Bagian Umum di sana dan melakukan pengamatan secara langsung. Penulis dapat menganalisis bahwa Proses Administrasi Pengadaan Barang yang ada disana sesuai dengan peraturan yang berlaku, yaitu:

1. Mengidentifikasi barang/jasa yang dibutuhkan, dengan menyusun atau mencatat daftar barang yang akan dibeli.

2. Memilih pemasok atau rekanan, dengan adanya rekanan yang menjadi pemasok pengadaan barang.

3. Bernegosiasi persyaratan kontrak dengan pemasok terpilih, pemasok yang terpilih yaitu Hasna Stationary dengan melakukan supply barang sesuai kontrak dan juga kebutuhan.

4. Menyelesaikan pesanan pembelian, melakukan pemesanan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan (pengguna barang).

5. Menerima invoice dan memproses pembayaran, perusahaan (pengguna barang) menerima nota dan membayarnya sesuai dengan barang yang sudah dipesan.

6. Pengiriman dan audit, setelah barang datang di perusahaan kemudian dicocokan antara pesanan barang dengan barang yang datang.

7. Menjaga faktur akurat untuk audit di masa mendatang, menyimpan nota sebagai bukti fisik untuk proses pelaporan nantinya.

Menurut analisa penulis, proses pengadaan barang telah sesuai dengan teori menurut Taulia (2021) dalam Supriyanto dan Masruchah yang menjelaskan alur proses pengadaan barang mulai dari : 1) Mengidentifikasi barang/jasa yang dibutuhkan, 2) Memilih pemasok,

3) Bernegosiasi persyaratan kontrak dengan pemasok terpilih, 4) Menyelesaikan pesanan pembelian, 5) Menerima invoice dan memproses pembayaran, 6) Pengiriman dan audit, & 7)

Dalam dokumen AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN TARUNA BAKTI BANDUNG 2021 (Halaman 49-0)