No. Register: 3211/D3/2021
TINJAUAN PROSES ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG DAN PELAKSANAAN INVENTARISASI BARANG MILIK
NEGARA (BMN) DI BALAI BESAR PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KESEJAHTERAAN SOSIAL (BBPPKS) BANDUNG
Oleh:
RAHMAWATI TRI ANDINI NPM 1803019
LAPORAN KERJA PRAKTIK
Untuk memenuhi salah satu syarat ujian guna memproleh gelar Diploma III Program Studi Sekretari
AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN TARUNA BAKTI BANDUNG
2021
ii
iii
iv
v
BALAI BESAR PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KESEJAHTERAAN SOSIAL (BBPPKS) BANDUNG
Mengesahkan, Mengetahui,
Arsiparis
Dani Setiawan
NIP. 196107051993031006
vi
vii
viii
ix ABSTRAK
Dalam suatu organisasi atau perusahaan setiap orang dituntut untuk memiliki wawasan yang luas, memiliki keterampilan, dan juga mampu mengelola administrasi, khususnya pada administrasi pengadaan barang/jasa. Sebab, pengadaan barang/jasa oleh pemerintahan melibatkan APBN/APBD yang sangat besar. Fokus penelitian ini adalah bagaimana proses administrasi pengadaan barang dan pelaksanaan inventarisasi BMN di BBPPKS Bandung. Adapun tujuan penelitian ini untuk mengetahui bagaimana proses administrasi pengadaan barang dan pelaksanaan inventarisasi BMN di BBPPKS Bandung. Penelitian ini bersifat lapangan yang dilakukan pada BBPPKS Bandung selama 300 jam. Data primer diperoleh dari pengamatan langsung di BBPPKS Bandung, sedangkan data sekunder penulis menggunakan studi pustaka, dokumentasi, dan juga wawancara yang dilakukan pada bagian Sub Bag Umum BBPPKS Bandung yang berlokasi di Jalan Panorama 1 Lembang, Kabupaten Bandung Barat, Jawa Barat. Selama pelaksanaan praktik kerja lapangan, penulis akan membahas mengenai tugas pada saat melaksanakan praktik kerja lapangan yaitu proses administrasi pengadaan barang, lalu pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil inventarisasi BMN (barang persediaan). Pada Proses Administrasi Pengadaan Barang, langkah-langkahnya masih banyak yang dilakukan secara manual akan tetapi sejauh ini proses pengadaan barang itu bisa berjalan dengan baik. Selain itu dibutuhkan SOP yang jelas dari perusahaan karena masih minimnya penggunaan SOP tersebut. Sehingga barang keluar masuk dapat dipertanggungjawabkan. Pada Pelaksanaan Inventarisasi BMN (barang persediaan), terjadi kurang tertibnya pengambilan barang masuk dan barang keluar, terbukti dengan kurang cocok antara catatan barang dan pengeluaran barang. Akhirnya penulis dapat memberikan saran, untuk meningkatkan proses administrasi pengadaan barang diperlukan SOP yang jelas.
Sedangkan pelaksanaan inventarisasi BMN, perlu ditingkatkan pengawasan pengambilan barangnya kembali.
Kata Kunci: Proses Administrasi Pengadaan Barang, Pelaksanaan Inventarisasi, BMN
x ABSTRACT
In an organization or company, everyone is required to have broad insight, have skills, and also be able to manage administration, especially in the administration of goods/services procurement. This is because the procurement of goods/services by the government involves a very large APBN/APBD. The focus of this research is how the administrative process of procurement of goods and the implementation of the BMN inventory at BBPPKS Bandung. The purpose of this study is to find out how the administrative process of procurement of goods and the implementation of the BMN inventory at BBPPKS Bandung. This research is a field research conducted at BBPPKS Bandung for 300 hours. Primary data was obtained from direct observation at BBPPKS Bandung, while secondary data was used by the author using literature study, documentation, and also interviews conducted at the General Sub Division of BBPPKS Bandung, which is located on Jalan Panorama 1 Lembang, West Bandung Regency, West Java. During the implementation of field work practices, the author will discuss the tasks when carrying out field work practices, namely the administrative process of procurement of goods, then data collection, recording, and reporting of the results of the BMN inventory (inventory). In the Procurement Administration Process, there are still many steps that are done manually, but so far the procurement process has been going well. In addition, a clear SOP is needed from the company because the use of the SOP is still minimal. So that the goods in and out can be accounted for. In the Implementation of the BMN Inventory (inventory), there was a lack of order in taking incoming and outgoing goods, as evidenced by the lack of a match between the records of goods and the release of goods. Finally, the author can provide suggestions, to improve the administrative process of procurement of goods, a clear SOP is needed.
While the implementation of the BMN inventory, it is necessary to improve supervision of the retrieval of goods.
Keywords: Procurement Administration Process, Inventory Implementation, BMN
xi
xii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan kesehatan dan nikmat lainnya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul “Tinjauan Proses Administrasi Pengadaan Barang dan Pelaksanaan Inventarisasi Barang Milik Negara (BMN) di Balai Besar Pendidikan dan Penelitian Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung” tepat pada waktu yang telah ditentukan.
Laporan ini disusun sebagai salah satu syarat untuk kelulusan menyelesaikan Program Studi Diploma III jurusan Sekretari di Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti Bandung. Penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan membina serta membimbing Penulis khususnya kepada Bapak, Ibu, Saudara/i:
1. Dr. Chandra Hendriyani, M.Si., CHCM., selaku Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti.
2. T. Sitti Rochmah, M.Si., selaku Wakil Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti.
3. Drs. Agus Garnida M.M, selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing penulis dalam penulisan laporan ini, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik dan tepat waktu.
xiii
4. T. Sitti Rochmah M,Si., selaku Dosen Pembimbing Pendamping juga yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing penulis dalam penulisan laporan ini, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik dan tepat waktu.
5. Seluruh dosen dan staf Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti, penulis mengucapkan terima kasih telah memberikan ilmu dan pengetahuan serta membantu penulis selama perkuliahan ini.
6. Seluruh pegawai dan staf Sub Bagian Umum BBPPKS Bandung, penulis mengucapkan terima kasih telah memberikan kesempatan dan ilmunya selama penulis melakukan Praktik Kerja Lapangan di sana.
7. Teruntuk yang tersayang yaitu suami penulis Rizky Ramadhani yang selalu memberikan support selama ini, memberikan waktu dan tenaganya serta yang selalu menemani setiap hari untuk penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
8. Teruntuk yang tercinta, Ibu penulis Rini Sumyati dan juga Ayah penulis Achmad Suhanda yang telah memberikan support, doa yang tidak ada hentinya, dan tenaganya untuk penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
9. Teruntuk keluargaku, yang telah memberikan semangat, doa, dan ucapan- ucapan yang positif sehingga penulis menjadi semangat dalam penyusunan tugas akhir ini.
10. Teruntuk sahabatku, Sandra, Indah, Demelza, Natasya, Nadya yang telah memberikan support, canda dan tawa, keluhan yang akhirnya kita dapat menyelesaikan tugas akhir ini bersama-sama.
xiv
11. Teruntuk teman-teman ASMTB angkatan 2021 yang telah saling memberikan dukungan dan membantu terselesaikan tugas akhir ini, terutama untuk kelas 3A.
12. Seluruh pihak yang telah membantu penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu-satu disini, yang telah membantu dan mendukung tugas akhir ini,
Penulis telah berupaya semaksimal mungkin, namun penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan. oleh karena itu, saran dan kritik penulis terima dalam tugas akhir ini untuk perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini.
Akhir kata dengan segala kerendahan hati penulis berharap agar tugas akhir ini dapat memberikan banyak manfaat untuk pembaca dan pihak-pihak lainnya.
Bandung, 17 Juli 2021 Penulis,
Rahmawati Tri Andini
xv
xvi DAFTAR ISI
ABSTRAK ... ix
ABSTRACT ... x
KATA PENGANTAR ... xi
DAFTAR ISI ... xv
DAFTAR TABEL ... xx
DAFTAR GAMBAR ... xxii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 2
1.2 Identifikasi Masalah ... 5
1.3 Tujuan dan Manfaat ... 5
1.4 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 6
BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 7
2.1 Peran Administrasi dalam Organisasi ... 8
2.1.1 Pengertian Administrasi ... 8
2.1.2 Ruang Lingkup Administrasi ... 10
2.1.3 Fungsi Administrasi ... 11
xvii
2.1.4 Ciri dan Tugas Administrasi ... 13
2.1.5 Fungsi dalam Melaksanakan Langkah Prosedur Administrasi... 13
2.2 Pengertian Pengadaan Barang/Jasa ... 14
2.2.1 Prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa ... 15
2.2.3 Alur Proses Pengadaan Barang ... 15
2.2.4 Metode Pengadaan ... 16
2.2.5 Jenis-jenis Pengadaan Barang/Jasa ... 18
2.3 Pengadaan Barang Secara Elektronik atau E-procurement ... 19
2.3.1 Tujuan E-procurement ... 20
2.3.2 Manfaat E-procurement ... 21
2.3 Inventarisasi ... 21
2.3.1 Manfaat Inventarisasi ... 22
2.3.2 Tujuan Inventarisasi ... 23
2.4 Barang Milik Negara (BMN) ... 23
2.4.1 Tahapan Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) ... 24
2.4.2 Prinsip Dasar Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) ... 25
BAB III TINJAUAN PROSES ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG DAN PELAKSANAAN INVENTARISASI BARANG MILIK NEGARA (BMN) DI BALAI BESAR PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KESEJAHTERAAN SOSIAL (BBPPKS) BANDUNG ... 23
xviii
3.1 Sejarah Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS)
Bandung ... 24
3.2 Struktur Organisasi dan Tata Kerja BBPPKS Regional II Bandung ... 25
3.2.1 Visi dan Misi Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung ... 29
3.2.2 Logo Perusahaan ... 30
3.2.3 Tujuan ... 33
3.2.4 Sasaran ... 34
3.2.5 Sumber Daya Manusia ... 34
3.2.6 Sarana dan Prasarana ... 35
3.2 Unit Tempat Kerja Praktik ... 35
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 37
BAB IV HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 39
4.1 Tinjauan Proses Administrasi Pengadaan Barang dan Pelaksanaan Inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung. ... 40
4.1.1 Proses Administrasi Pengadaan Barang di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung. ... 40
4.1.2 Pelaksanaan Inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung. ... 47
xix
4.2 Analisis Tinjauan Proses Administrasi Pengadaan Barang dan Pelaksanaan Inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan
Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung. ... 52
4.2.1 Proses Administrasi Pengadaan Barang di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung Berdasarkan Teori ... 53
4.2.2 Pelaksanaan Inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung. ... 54
4.3 Pembahasan ... 55
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 51
5.1 Simpulan ... 52
5.2 Saran ... 52
DAFTAR PUSTAKA ... 53
RIWAYAT HIDUP ... 56
xx
xxi
DAFTAR TABEL
Tabel 1. 1 Jadwal Kerja Praktik ... 7
Tabel 4. 1 Contoh Barang Persediaan Habis Pakai ... 47
xxii
xxiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi BBPPKS Bandung ... 27 Gambar 3. 2 Logo BBPPKS Bandung ... 30 Gambar 3. 3 Struktur Organisasi Sub Bag Umum BBPPKS Bandung ... 36 Gambar 3. 4 Unit Tempat Kerja Praktik BBPPKS Bandung ... 37
Gambar 4. 1 Barang Persediaan di BBPPKS Bandung... 41 Gambar 4. 2 Contoh List Barang... 42 Gambar 4. 3 Contoh Nota Barang ... 43 Gambar 4. 4 Surat Permohonan Permintaan Barang ... 44 Gambar 4. 5 Contoh Laporan Opname Fisik Barang ... 45 Gambar 4. 6 Flowchart Pengadaan Barang ... 46 Gambar 4. 7 Pencatatan Data Barang Persediaan ... 48 Gambar 4. 8 Bon Barang Keluar ... 50 Gambar 4. 9 Flowchart Pelaksanaan Inventarisasi BMN ... 51
1
2
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kementerian Sosial Republik Indonesia (KEMENSOS RI) adalah kementerian yang mempunyai tugas menyelenggarakan dan membidangi urusan dalam negeri dalam pemerintahan untuk membantu Presiden dalam penyelenggaraan pemerintahan negara di bidang sosial. Kementerian Sosial mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang rehabilitasi sosial, jaminan sosial, pemberdayaan sosial, perlindungan sosial, dan penanganan fakir miskin untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. Dalam menyelenggarakan tugas, Kementerian Sosial menyelenggarakan beberapa fungsi, salah satunya yaitu pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Sosial.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai, oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.
Untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari kantor diperlukan adanya proses administrasi pengadaan barang/jasa. Pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya, dapat dipertanggungawabkan, menggunakan sumber daya yang
3
optimal dapat diperoleh barang/jasa dalam jumlah, kualitas, waktu sebagaimana yang direncanakan.
Selain itu, dalam suatu organisasi atau perusahaan setiap orang dituntut untuk memiliki wawasan yang luas, memiliki keterampilan, dan juga mampu mengelola administrasi, khususnya pada administrasi pengadaan barang/jasa. Sebab, pengadaan barang/jasa oleh pemerintahan melibatkan APBN/APBD yang sangat besar. Dalam mengatur dan menjalankan kegiatan pengadaan barang/jasa tersebut, diperlukan tata cara yang baik, agar administrasi pengadaan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
Lalu, berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, Barang Milik Negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah meliputi perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, pemindahtanganan, pemusnahan, penghapusan, penatausahaan, dan pembinaan, pengawasan dan pengendalian.
Tata cara pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) dimulai dari penginventarisasian barang milik negara tersebut. Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan dan pelaporan hasil pendataan BMN. Maksud dari inventarisasi adalah untuk mengetahui jumlah dan nilai serta kondisi BMN yang sebenarnya, baik yang berada dalam penguasaan, pengguna barang maupun yang berada dalam pengelolaan pengelola barang.
Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Reg.II Bandung merupakan salah satu perwujudan dari program reformasi birokrasi di Kementerian Sosial
4
RI dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat maupun para stakeholder. Selain itu, Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) merupakan Unit Pelaksana Teknis di Bidang Pendidikan dan Pelatihan kesejahteraan sosial di lingkungan Departmen Sosial yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Badan Pelatihan dan Pengembangan Sosial. BBPPKS mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pelatihan kesejahteraan sosial bagi tenaga kesejahteraan sosial pemerintah dan masyarakat, pengkajian dan penyiapan standarisasi pendidikan dan pelatihan, pemberian informasi serta koordinasi dengan instansi terkait sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (Kepmensos No.53 Tahun 2003)
BBPPKS menyelenggarakan beberapa fungsi, salah satunya adalah pengadaan barang dan pengelolaan urusan tata usaha. Tata usaha termasuk ke dalam subbag umum, yang mempunyai tugas melakukan urusan surat-menyurat, perlengkapan dan rumah tangga serta kehumasan. Tugas tata usaha tersebut berkaitan dengan inventarisasi barang milik negara yang merupakan proses pencatatan barang-barang yang masuk, yang berada di kantor tersebut, yang rusak, yang hilang, dan yang harus dimusnahkan.
Pada kesempatan ini, penulis melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan dalam waktu 300 jam yang sudah ditetapkan Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti (ASMTB) untuk mahasiswanya. Program Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini, memberikan penulis wawasan baru, lingkungan baru, ilmu dan pengetahuan baru, serta membuat pribadi yang siap untuk memasuki dunia kerja. Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini juga merupakan salah satu syarat sidang dalam menempuh gelar Diploma III studi Sekretari di Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti (ASMTB).
5
Dalam hal ini, penulis melaksanakan program Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung yang ditempatkan di Bidang Subbag Umum. Dalam bidang ini, penulis sering melakukan salah satu tugas yaitu proses administrasi barang dan pendataan Barang Milik Negara (BMN).
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk mengambil judul “Tinjauan Proses Administrasi Pengadaan Barang dan Pelaksanaan Invetarisasi Barang Milik Negara (BMN) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarakan uraian latar belakang di atas, penulis ingin untuk menjadikan pembahasan laporan ini lebih tersusun dan terarah, maka penulis mengidentifikasi beberapa
permasalahan diantaranya:
1. Bagaimana proses administrasi pengadaan barang di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung?
2. Bagaimana pelaksanaan inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung?
1.3 Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan penulisan laporan tugas akhir ini adalah:
1) Mengetahui proses administrasi pengadaan barang di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung
6
2) Mengetahui pelaksanaan inventarisasi BMN (barang persediaan) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung
Adapun manfaat penelitian adalah sebagai berikut:
1) Bagi Mahasiswa
Menambah ilmu pengetahuan dalam proses administrasi pengadaan barang dan pelaksanaan inventarisasi barang milik negara (BMN) sebagai wawawasan atau pengetahuan yang sangat bergunan nantinya untuk bekal langsung di dunia kerja.
2) Bagi Perusahaan
Hasil kerja praktik diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan bahan pertimbangan yang bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan proses pengadaan barang dan pelaksanaan inventarisasi barang milik negara (BMN) di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung.
3) Bagi Ilmu Pengetahuan
Menambah ilmu pengetahuan mengenai proses administrasi pengadaan barang dan pelaksanaan inventarisasi barang milik negara (BMN) sebagai bahan untuk praktik kerja langsung.
1.4 Lokasi dan Waktu Penelitian
Untuk memperoleh data-data serta informasi yang diperlukan dalam penyusunan laporan kerja praktik, penulis melakukan penelitian secara langsung di lokasi tempat penulis melaksanakan kerja praktik. Penulis melaksanakan kerja praktik di Balai Besar Pendidikan
7
dan Pelatihan Kerja Sosial (BBPPKS) Bandung yang berlokasi di Jalan Panorama 1 Lembang, Kabupaten Bandung Barat, Jawa Barat. Selama kerja praktik penulis ditempatkan di bagian tata usaha, sub bagian umum, waktu pelaksanaan kerja dimulai pada 01 Februari 2021 sampai dengan 16 April 2021 yang telah terhitung selama 300 jam kerja. Dalam pelaksanaannya, kerja praktik disesuaikan dengan jam kerja kantor. Untuk lebih jelasnya, bisa dilihat dalam tabel 1.1.
Tabel 1. 1 Jadwal Kerja Praktik
Hari Senin Selasa Rabu Kamis Jumat
Masuk 08.00 08.00 08.00 08.00 08.00
Pulang 16.00 16.00 16.00 16.00 16.30
Sumber: BBPPKS Bandung 2021
7
8
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Peran Administrasi dalam Organisasi 2.1.1 Pengertian Administrasi
Administrasi merupakan usaha dan kegiatan yang bekaitan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan dan sebagai seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Adapun definisi administrasi secara luas yang penulis kutip dari beberapa pendapat menurut ahli sebagai berikut:
1. Menurut Suranta (2017), administrasi adalah upaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan orang-orang dalam suatu pola kerja sama.
2. Sedangkan menurut Sondang P.Siagian (Syafri 2012:9), administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam satu tujuan yang telah ditentukan.
3. Kemudian menurut Dimock dan Dimock (Priansa dan Damayanti 2015:4), administrasi adalah suatu ilmu yang mempelajari apa yang dikehendaki rakyat melalui pemerintah, dan cara mereka memperolehnya. Administrasi juga mementingkan aspek-aspek konkret dari metode-metode dan prosedur-prosedur manajemen.
4. Lalu, menurut Sedarmayanti (2014:5), administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
9
Dari pendapat di atas, penulis menyimpulkan bahwa administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya.
Menurut Syafri (2012:3), administrasi secara sempit adalah dalam bahasa Indonesia disebut tata usaha atau administrasi dalam arti sempit.
Sedangkan menurut Silalahi (Hamali dan Budhiastuti 2012:5), administrasi secara sempit yaitu penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperoleh kembali secara keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain.
Kemudian menurut Handayaningrat (Feriyanti dan Triana 2015:1), administrasi secara sempit berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat- menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik agenda yang bersifat teknis ketatausahaan.
Dari pendapat ahli di atas, penulis menyimpulkam bahwa administrasi secara sempit yaitu kegiatan tata usaha kantor meliputi catat-mencatat, mengetik, penyusunan data dan informasi secara sistematis untuk memudahkan urusan organisasi.
Dengan adanya administrasi, dapat memberikan kemudahan serta kelancaran suatu kegiatan dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan bersama. Oleh karena itu, administrasi di dalam organisasi memiliki peranan penting, seperti yang dikemukakan oleh beberapa ahli berikut:
1. Menurut Kamaluddin (2017:5), peran utama administrasi adalah untuk membantu memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya. Pada dasarnya sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data atau informasi yang diperlukan oleh
10
pimpinan perusahaan dan memudahkan pimpinan untuk pengambilan keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya.
2. Sedangkan menurut The Liang Gie (2012:20) peranan administrasi memiliki 3 peranan pokok yaitu:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari organisasi;
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi yang digunakan sebagai dasar keputusan atau melakukan tindakan yang tepat;
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara menyeluruh.
Berdasarkan pendapat ahli di atas, penulis menyimpulkan bahwa peranan administrasi dalam organisasi sangatlah penting dalam membantu jalannya pekerjaan-pekerjaan administratif yang berada di dalam suatu organisasi.
2.1.2 Ruang Lingkup Administrasi
Administrasi merupakan kegiatan yang tidak bisa jauh dari sebuah organisasi, maksudnya adalah administrasi mengandung arti dalam pelayanan organisasi agar bisa tercapainya suatu tujuan. Menurut KBBI, administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan kegiatan kantor dan tata usaha.
Administrasi merupakan kesatuan aktivitas dalam suatu organisasi. Menurut The Liang Gie, ruang lingkup administrasi adalah:
1. Menghimpun, yaitu suatu kegiatan untuk mencari dan mengumpulkan informasi atau keterangan secara detail kemudian disimpan dengan tujuan agar nanti bisa digunakan jika diperlukan.
11
2. Mencatat, yaitu kegiatan lanjutan dari menghimpun data agar dapat disimpan, dibaca, atau dikirim. Selain itu, era perkembangan teknologi yang modern saat ini memungkinkan keterangan-keterangan menggunakan alat perekam suara sehingga dapat didengar.
3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan mengamankan dokumen atau mendokumentasikan data dengan berbagai cara untuk digunakan kembali jika diperlukan.
2.1.3 Fungsi Administrasi
Dalam suatu organisasi, administrasi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting dalam proses pencapaian tujuan organisasi. Adapun fungsi administrasi menurut Luther M.
Gullick (Siagian 2014:84) adalah:
1. Perencanaan (Planning), fungsi perencanaan adalah proses penyusunan rencana kegiatan organisasi memerlukan kegiatan administrasi, yang didahului dengan proses pengumpulan data dan pengolahan data. Dengan demikian adinistrasi sangat diperlukan dalam kegiatan tersebut.
12
2. Pengorganisasian (Organizing), fungsi pengorganisasian adalah kegiatan penyusunan dan pembentukan hubungan kerja antara satu pihak dengan pihak lain sehingga terwujud suatu kesatuan.
3. Pelaporan (Reporting), fungsi pelaporan adalah proses penyampaian perkembangan hasil dari kegiatan organisasi, baik lisan maupun tulisan dari tingkat bawah ke tingkat yang lebih tinggi, sehingga penerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan dan hasil pelaksanaan tugas anggota yang memberikan laporan.
4. Penyusunan Anggaran (Budgeting), fungsi penyusunan anggaran adalah bagaimana merencanakan keuangan, pembiayaan perhitungan yang keluar masuk serta pengawasan yang dilaksanakan, membantu mengaitkan dan mengelola beberapa bidang atau perencanaan yang berhubungan dengan administrasi itu sendiri. Hal ini tentunya meliputi tentang sistem anggaran dan perencanaan anggaran itu sendiri.
5. Koordinasi (Coordinating), fungsi koordinasi adalah suatu usaha atau kegiatan yang dilakukan oleh anggota organisasi untuk menghindari terjadinya kekacauan, keributan, atau kekosongan kegiatan yaitu dengan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terjadi kerja sama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
6. Pengarahan (Directing), fungsi pengarahan adalah usaha untuk memberikan bimbingan, saran, dan perintah-perintah, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
7. Penempatan (Staffing), fungsi penempatan adalah kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam organisasi, mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan, hingga perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
13
2.1.4 Ciri dan Tugas Administrasi
Kegiatan administrasi memiliki ciri khusus dalam pelaksanaan tugasnya. Seperti yang dikemukakan oleh Silalahi (2013:10), ciri-ciri administrasi adalah:
1. Sekelompok orang, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Kerja sama, aritnya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama.
3. Pembagian tugas pokok, artinya administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
5. Tujuan, artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kerja sama.
2.1.5 Fungsi dalam Melaksanakan Langkah Prosedur Administrasi
Menurut Hartatik (2014:35) menyebutkan bahwa fungsi dalam melaksanakan langkah prosedur administrasi adalah:
1. Memperlancar tugas petugas atau pegawai atau tim unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas atau pegaawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
14
6. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
7. Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakt sebagai konsumen jika dilihat dari kesederhanaan alur pelayanan.
8. Mengurangi beban kerja dan dapat meningkatkan comparability, credibility, dan defensibility.
9. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
10. Menghindari tumpeng tindih pelaksanaan tugas.
11. Memberikan efisiensi waktu karena semua proses kerja sudah terstruktur dalam sebuah dokumen tertulis.
12. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga dapat memberikan informasi yang jelas bagi kinerja pelayanan.
2.2 Pengertian Pengadaan Barang/Jasa
Menurut KBBI, pengadaan barang dan jasa yaitu berarti tawaran untuk mengajukan harga dan memborong pekerjaan dalam penyediaan barang atau jasa. Disinilah tumbuh pengertian bahwa ada dua pihak yang berkepentingan.
Menurut Mustafa (I Putu Jati Arsana:2016), pengadaan barang/jasa pemerintah yang selanjutnya disebut dengan pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/insitusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa.
15
Menurut Marbun (2010:35) dalam I Putu Jati Arsana, mengemukakan bahwa filosofi pengadaan barang/jasa adalah upaya mendapatkan barang/jasa dibutuhkan oleh pengguna barang/jasa yang dilakukan atas pemikiran yang logis dan sistematis, mengikuti norma dan etika yang berlaku berdasarkan metode dan proses pengadaan barang yang berlaku.
Pengadaan barang/jasa pada intinya adalah upaya pihak pengguna barang/jasa untuk mendapatkan atau mewujudkan barang/jasa yang dibutuhkan dengan menggunakan metode dan proses tertentu untuk dicapai kesepakatan harga, kualitas, kuantitas, tempat, waktu dan kesepakatan lainnya.
Dari uraian pendapat di atas, penulis menyimpulkan bahwa pengadaan barang/jasa adalah kegiatan pengadaan barang/jasa untuk memenuhi kegiatan sehari-hari di kantor yang dilakukan dengan beberapa tahapan pengadaan dengan pengunaan dana yang efektif dan efisien.
2.2.1 Prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa
Menurut Bahagia (2011:22-23) dalam I Putu Jati Arsana, prinsip dasar pengadaan yaitu kehati- hatian, kemandirian, integritas dan good corporate governance. Lalu, menurut Siahaya (2013:11- 12) dalam I Putu Jati Arsana, menambahkan bahwa disamping itu ada beberapa prinsip pengadaan (procurement principle) yaitu berpihak kepada produksi dalam negeri dan berwawasan lingkungan.
2.2.2 Alur Proses Pengadaan Barang
Menurut Taulia (2021) dalam Supriyanto dan Masruchah, setiap proses manajemen pengadaan melibatkan beberapa elemen. Berikut adalah Langkah penting dalam siklus hidup pengadaan:
1. Mengidentifikasi barang/jasa yang dibutuhkan
16
2. Memilih pemasok
3. Bernegosiasi persyaratan kontrak dengan pemasok terpilih 4. Menyelesaikan pesanan pembelian
5. Menerima invoice dan memproses pembayaran 6. Pengiriman dan audit
7. Menjaga faktur akurat untuk audit di masa mendatang.
2.2.3 Metode Pengadaan
Menurut Siahaya (2013:213) dalam (Ambarwati & Supardi, 2021) disebutkan beberapa metode pengadaan dalam pemilihan pemasok, diantaranya adalah:
a) Pelelangan umum
Metode pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa (cetak, elektronik, internet) dan papan pengumuman resmi sehingga masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat berpartisipasi.
b) Pelelangan Terbatas
Metode Pelelangan terbatas, mengikut-sertakan penyedia barang dan jasa yang telah diyakini mampu dan jumlahnya terbatas.
• Dilaksanakan untuk pekerjaan yang kompleks serta terdaftar dalam 10 daftar pemasok (short list)
• Diumumkan secara luas untuk memberi kesempatan kepada peserta lain yang memenuhi kualifikasi.
c) Pemilihan Langsung
17
Metode Pemilihan Langsung, dilaksanakan dengan cara mengundang calon peserta pengadaan barang dan jasa yang telah lulus prakualifikasi.
• Diketahui secara luas bahwa penyedia barang dan jasa yang mampu menyediakan barang atau melaksanakan pekerjaan hanya ada 2 (dua).
• Merupakan kelanjutan dari proses pelelangan umum atau pelelangan terbatas.
• Merupakan kelanjutan dari proses pelelangan gagal karena peserta mendaftar atau yang memasuki penawaran hanya ada 2 (dua) dan diketahui secara luas bahwa hanya terdapat 2 (dua) penyedia barang dan jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut.
• Merupakan kelanjutan proses dari pelelangan ulang yang gagal karena peserta yang mendaftar atau yang memasukkan penawaran hanya ada dua 2 (dua).
• Pekerjaan yang tidak dapat ditunda-tunda lagi sehubungan dengan telah terjadinya keadaan darurat (emergency).
• Sebagai proses lanjut atas pemilihan langsung gagal karena hanya ada 1 (satu) peserta yang memasukkan penawaran.
d) Penunjukan Langsung
Metode Penunjukkan Langsung hanya dapat dilaksanakan bila memenuhi kriteria:
• Dilaksanakan terhadap 1 (satu) penyedia barang dan jasa dengan cara melakukan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang wajar dan memenuhi persyaratan teknis.
• Dilaksanakan pada saat keadaan darurat (bencana alam, pertahanan dan keamanan negara, keselamatan masayarakat) yang pekerjaannya tidak dapat ditunda.
• Pekerjaan berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah.
• Pekerjaan spesifik (produsen/pabrikan, hak paten, teknologi khusus)
18
e) Swakelola merupakan pekerjaan yang pelaksanannya direncanakan, dikerjakan dengan menggunakan tenaga dan peralatan sendiri dan diawasi sendiri atau pelaksanaannya dikuasakan kepada pihak lain.
• Pelaksanaan swakelola yang dilakukan sendiri secara langsung yaitu penyelenggaran pendidikan dan latihan, kursus, penataran, seminar, dan lokakarya.
• Pelaksanan swakelola dapat dikuasakan kepada instansi terkait yang melaksanakan pekerjaan dimaksud, yaitu pemetaan lokasi, pengawalan bahan peledak, pengelolaan menara kontrol bandara, pengamanan wilayah kerja, sertifikasi dan verifikasi.
• Pelaksanaan swakelola dapat dikuasakan kepada Lembaga Pemerintah, Lembaga Ilmiah dan perguruan tinggi, yaitu seleksi penerimaan pekerja, penelitian, studi, pengembangan dan sertifikasi.
• Pelaksanaan swakelola dapat dikuasakan kepada kelompok masyarakat, yaitu pelaksanaan pekerjaan tertentu dalam rangka pemberdayaan masyarakat setempat.
• Pelaksanaan swakelola dapat dikuasakan kepada Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) nasional yaitu pelaksanaan jasa peningkatan partisipasi masyarakat dalam kegiatan pembangunan di bidang pendidikan, penyuluhan, penerapan dan penyebarluasan teknologi sederhana yang tepat guna untuk kepentingan masyarakat.
2.2.4 Jenis-jenis Pengadaan Barang/Jasa Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah meliputi:
1. Pengadaan barang, adalah pengadaan setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna barang.
19
2. Pengadaan pekerja konstruksi, adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.
3. Pengadaan jasa konsultasi, adalah jasa pelayanan professional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir.
4. Pengadaan jasa lainnya, adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan atau penyedia jasa selain jasa konsultasi, pelaksanaan pekerja konstruksi dan pengadaan barang.
2.3 Pengadaan Barang Secara Elektronik atau E-procurement
E-procurement adalah proses pengadan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang diselenggarakan oleh layanan pengadaan secara elektronik. E- procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan
berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement merupakan inovasi pemerintah dalam bidang pengadaan barang/jasa yang menggunakan transaparansi dan akuntabilitas. Menurut Rosen (2012), mengungkapkan bahwa e-procurement pada pemerintahan dapat membantu untuk memajukan dan menegakkan transparansi dalam proses tender dengan tujuan untuk mewujudkan tata cara pengadaan yang lebih baik dan harus didukung oleh monitoring berkelanjutan.
20
2.3.1 Tujuan E-procurement
E-procurement adalah suatu proses pengadaan barang dan jasa secara online melalui internet,
proses ini akan menjadi transparan dan dapat mudah diawasi oleh masyarakat sehingga proses pengadaan barang dan jasa Pemerintah akan adil (fair). Pemilihan penyedia barang dan jasa dengan menggunakan sistem e-procurement diaplikasikan untuk mewujudkan tujuan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah, berikut terdapat beberapa tujuan dari implentasi e- procurement:
a. Meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalam pengadaan barang/jasa b. Meningkatkan transparansi dan akutanbilitas
c. Memudahkan sourching dalam memperoleh data dan informasi tentang pengadaan barang/jasa
d. Menjamin persamaan kesempatan, akses dan hak yang sama bagi para pihak pelaku pengadaan barang/jasa
e. Menciptakan situasi yang kondusif agar terjadi persaingan yang sehat antar penyedia barang/jasa
f. Menciptakan situasi yang kondusif bagi aparatur pemerintah dan menjamin terselenggaranya komunikasi secara online untuk mengurangi intensitas pertemuan langsung antara penyedia barang/jasa.
21
2.3.2 Manfaat E-procurement
Berikut manfaat dari e-procurement:
a. Pelaksanaan pengadaan barang atau jasa dapat berjalan secara transparan adil dan persaingan sehat
b. Masyarakat luas dapat berperan aktif dalam pelaksanaan pelelangan dan mempermudah masyarakat dalam memperoleh informasi
c. Tidak terjadi pengadaan barang/jasa yang bernuansa KKN, karena semua peserta pengadaan barang/jasa dapat saling mengawasi
d. Tercapainya mutu produk, waktu pelaksanaan, pemanfaatan dana, sumber daya manusia, teknologi dalam pelaksanaannya
e. Mereduksi tenaga sumber daya manusia, menghemat biaya penyelenggaraan pelelangan dan mengoptimalkan waktu pelaksanaan.
2.3 Inventarisasi
Menurut KBBI, inventarisasi adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, sekolah, rumah tangga, dan lain sebagainya yang dipakai dalam melaksanakan tugas. Inventarisasi juga diartikan sebagai pencatatan atau pengumpulan data tentang kegiatan, hasil yang dicapai, pendapat umum, persuratkabaran, kebudayaan, dan sebagainya.
Menurut A. Gima Sugiama (2013:173), inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu. Inventarisasi aset dilakukan untuk mendapatkan data seluruh aset yang dimiliki, dikuasai sebuah organisasi
22
perusahaan atau instansi pemerintah. Seluruh aset perlu diinventarisasi baik yang diperoleh berdasarkan beban dana sendiri (inventarisasi), hibah ataupun dari cara lainnya.
Sedangkan menurut M. Arifin dan Barnawi (2012), menerangkan bahwa inventarisasi adalah kegiatan pencatatan atau pendaftaran barang-barang secara tertib dan teratur untuk keperluan pengurusan dan pencatatan ini harus disediakan instrument administrasi antara lain buku penerimaan barang, buku pembelian barang, buku induk inventaris, buku golongan inventaris, buku bukan inventaris, buku stok barang.
Lalu menurut Bafadal Ibrahim yang dikutip oleh M. Arifin dan Banawi (2012), inventarisasi merupakan pencatatan dan penyusunan daftar barang milik negara secara sistematis, tertib dan teratur menurut ketentuan-ketentuan dan pedoman yang berlaku.
Dari pengertian di atas, penulis menyimpulkan bahwa inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pencatatan, pengamanan, pendokumentasian dan pelaporan hasil pencatatan kepemilikan suatu aset secara sistematis dan tertib sesuai peraturan yang berlaku.
2.3.1 Manfaat Inventarisasi
Menurut Sanderson (2000), inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:
1. Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasai unit organisasi/departemen
2. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengolaan aset organisasi/negara
3. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara 4. Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang dikuasai depertemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen
23
5. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
2.3.2 Tujuan Inventarisasi
Tujuan dari inventarisasi ini yaitu agar semua aset dapat terdata dengan baik dalam upaya mewujudkan tertib administrasi dan mempermudah pelaksanaan pengelolaan aset. Seluruh BMN merupakan sasaran inventarisasi yaitu semua barang yang diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) atau berasal dari perolehan lainnya yang sah, baik yang berada dalam penguasaan Kuasa Pengguma Barang/Pengguna Barang maupun yang berada dalam pengelolaan Pengelola Barang.
2.4 Barang Milik Negara (BMN)
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Barang Milik Negara (BMN), BMN merupakan barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) atau berasal dari perolehan lain yang sah. Barang yang diperoleh atas beban APBN meliputi baik melalui pembelian maupun pembangunan. Barang yang berasal dari perolehan lain yang sah meliputi:
1. Barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan atau yang sejenis 2. Barang yang diperoleh sebagai pelaksanaan dari perjanjian/kontrak
3. Barang yang diperoleh sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan 4. Barang yang diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah berkekuatan
hukum tetap.
24
2.4.1 Tahapan Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)
Berikut pengertian beberapa tahapan dalam pengelolaan BMN sesuai dengan Peraturan Pemerintahan Nomor 27 Tahun 2014:
1. Perencanaan kebutuhan, adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan BMN untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang.
2. Penggunaan, adalah kegiatan yang dilakukan oleh Pengguna Barang dalam mengelola dan menatausahakan BMN yang sesuai dengan tugas dan fungsi instansi yang bersangkutan.
3. Pemanfaatan, adalah pendayagunaan BMN yang tidak digunakan untuk penyelenggaraan tugas dan fungsi Kementerian/Lembaga/satuan kerja perangkat daerah dan/atau optimalisasi BMN dengan tidak mengubah status kepemilikan.
4. Pemindahtanganan, adalah pengalihan kepemilikan BMN
5. Pemusnahan, adalah tindakan memusnahkan fisik dan/atau kegunaan BMN
6. Penghapusan, adalah tindakan menghapus BMN dari daftar barang dengan menerbitkan keputusan dari pejabat yang berwenang untuk membebaskan Pengelola Barang, Pengguna Barang, dan/atau Kuasa Pengguna Barang dari tanggung jawab administrasi dan fisik atas barang yang berada dalam penguasaannya.
7. Penatausahaan, adalah rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan BMN sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan.
25
2.4.2 Prinsip Dasar Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)
Menurut Mardiasmo (2002), terdapat tiga prinsip dasar pengelolaan kekayaan aset negara yaitu:
(1) adanya perencanaan yang tepat, (2) pelaksanaan/pemanfaatan serta efisiensi dan efektif, dan (3) pengawasan (monitoring).
1. Perencanaan, adalah suatu kegiatan untuk merumuskan rincian kebutuhan BMN untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang.
Perencanaan kebutuhan barang milik negara disusun dalam rencana kerja dan anggaran kementerian negara/lembaga/satuan kerja perangkat daerah setelah memperhatikan ketersediaan barang milik negara yang ada. Perencanaan kebutuhan barang milik negara berpedoman pada standar barang, standar kebutuhan, dan standar harga.
2. Pelaksanaan, merupakan seluruh rangkaian proses mulai dari pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, dan penatausahaan.
3. Pengawasan, perlu dilakukan sejak tahap perencanaan hingga penghapusan aset.
Keterlibatan auditor internal dalam proses pengawasan ini sangat penting untuk menilai konsistensi antara praktik yang dilakukan dengan standar yang berlaku.
23
24
BAB III
TINJAUAN PROSES ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG DAN PELAKSANAAN INVENTARISASI BARANG MILIK NEGARA (BMN) DI BALAI BESAR PENDIDIKAN
DAN PELATIHAN KESEJAHTERAAN SOSIAL (BBPPKS) BANDUNG
3.1 Sejarah Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung
Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung sebagai unit pelaksana teknis kediklatan Kementerian Sosial yang melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial bagi tenaga Kesejahteraan Sosial Pemerintah dan Masyarakat, Pengkajian, Penyiapan Standarisasi Pendidikan dan Pelatihan, Pemberian Informasi serta Koordinasi dengan Instansi terkait sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
Unit pelaksana teknis ini, diawali pada tahun 1964 di Yogyakarta dengan nama Balai Pendidikan Tenaga Sosial (BPTS). Pada tahun 1974 pindah ke Bandung, berganti nama menjadi National Training Course (NTC) dan tahun 1975 terjadi perubahan nomenklatur, menjadi Balai Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Sosial (BPLTS). Selanjutnya pada tahun 1996 berganti nama lagi, menjadi Balai Diklat Profesi Pekerja Sosial (BDPPS). Pada tahun 2000 sampai sekarang, menjadi Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS), sesuai dengan keputusan Menteri Sosial No 54/HUK/2003 Tanggal 23 Juli 2003 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial.
Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung ini, mencakup enam wilayah kerja yaitu :
25
1. Kepulauan Bangka Belitung 2. Lampung
3. Banten 4. DKI Jakarta 5. Jawa Barat 6. Kalimantan Barat
Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial juga menjalin kemitraan dengan:
1. Perguruan Tinggi.
2. Pemerintah daerah Khususnya di wilayah kerja BBPPKS Bandung.
3. Badan / Lembaga Diklat Non pemerintah 4. Lembaga lainnya.
3.2 Struktur Organisasi dan Tata Kerja BBPPKS Regional II Bandung
Susunan organisasi Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung berdasarkan surat keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 53/HUK/2003 Tanggal 23 Juli 2003,yang terdiri dari:
1. Kepala Balai
2. Kepala Bagian Tata Usaha a. Kepala Sub Bagian Umun b. Kepala Sub Bagian Keuangan 3. Kepala Badan Program dan Evaluasi
26
a. Kepala Seksi Penyusunan Program b. Kepala Seksi Pemantauan dan Evaluasi
4. Kepala Badan Penyelenggaraan Diklat dan Kerjasama
a. Kepala Seksi Diklat Tenaga Kesejahteraan Sosial Pemerintah b. Kepala Seksi Diklat Tenaga Kesejahteraan Sosial Masyarakat 5. Kelompok Jabatan Fungsional
6. Instalasi Lab. Praktikum Profesi Pekerjaan Sosial dan Media 7. Instalasi Perpustakaan
Uraian Tugas BBPPKS Bandung
BBPPKS Bandung mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pelatihan kesejahteraan sosial bagi tenaga kesejahteraan sosial pemerintah dan masyarakat, pengkajian dan penyiapan standarisasi pendidikan dan pelatihan, pemberian informasi serta koordinasi dengan intansi terkait sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1. Kepala Balai Memiliki tugas :
a. Melakukan pengawasan kepada bawahan masing-masing sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan, serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahan.
c. Mengikuti dan mematuhi petunjuk dan bertanggung jawab serta menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
27
Sumber: BBPPKS Bandung 2021
d. Melakukan kerja sama dengan instansi pemerintah dan instansi terkait.
e. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh unit organisasi (Bagian TU, Bidang
Struktur Organisasi BBPPKS Bandung 1
Gambar 3. 1
Struktur Organisasi BBPPKS Bandung
28
Program dan Evaluasi, Bidang Diklat dan Kerjasama) dibawahnya dan dalam rangka memberikan bimbingan kepada bawahan wajib mengadakan rapat berkala.
2. Kepala Bagian Tata Usaha
Dalam pelaksanaan tugas dibantu oleh :
a. Kepala Sub Bagian Umum, mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, kepegawaian, perlengkapan dan rumah tangga serta kehumasan
b. Kepala Sub Bagian Keuangan, mempunyai tugas melakukan urusan keuangan, penyusunan anggaran rutin, dan pembangunan, serta sumber-sumber lain dan penyiapan bahan pembinaan kebendaharaan, verifikasi dan akutansi
3. Kepala Badan Program dan Evaluasi Dalam pelaksanaan tugas dibantu oleh :
a. Kepala Seksi Penyusunan Program, mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pengelolaan dan penyajian data serta penyiapan penyusunan rencana dan program, pelayanan pemberian informasi dan advokasi
b. Kepala Seksi Pemantauan dan Evaluasi, mempunyai tugas melakukan pemantauan dan evaluasi serta penyusunan laporan
4. Kepala Badan Penyelenggaraan Diklat dan Kerjasama Dalam pelaksanaan tugas dibantu oleh :
a. Kepala Seksi Diklat Tenaga Kesejahteraan Sosial Pemerintah (TKSP), mempunyai tugas melakukan fasilitasi penyelenggaraan, pengkajian dan penyiapan standarisasi pendidikan dan pelatihan kesejahteraan sosial bagi tenaga kesejahteraan sosial pemerintah dan pelaksanaan urusan kerjasama dengan instansi terkait.
b. Kepala Seksi Diklat Tenaga Kesejahteraan Sosial Masyarakat (TKSM),
29
mempunyai tugas melakukan fasilitasi penyelenggaraan, pengkajian dan penyiapan standarisasi pendidikan dan pelatihan kesejahteraan sosial bagi tenaga kesejahteraan sosial pemerintah dan pelaksanaan urusan kerjasama dengan instansi terkait.
5. Kelompok Jabatan Fungsional, mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6. Instalasi Laboratorium Praktikum Profesi Pekerjaan Sosial dan Media, mempunyai tugas melakukan kegiatan praktik profesi pekerjaan sosial dan media untuk penunjang pelaksanaan tugas Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) dan informasi diklat
7. Instalasi Perpustakaan, mempunyai tugas melakukan urusan perpustakaan
3.2.1 Visi dan Misi Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung
Visi:
“Mewujudkan SDM KESSOS yang unggul dan berkreatif”
Misi:
1. Melaksanakan pengkajian Diklat Kesejahteraan Sosial
2. Menyelenggarakan pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial 3. Melaksanakan Pengembangan Laboraturium Praktik Diklat
4. Melaksanakan Pengembangan Sumber Daya Manusia
30
5. Mengembangkan Sistem Informasi dan Advokasi Diklat Kesejahteraan Sosial 6. Melaksanakan Kegiatan Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan Diklat
3.2.2 Logo Perusahaan
Gambar 3. 2 Logo BBPPKS Bandung
Sumber: BBPPKS Bandung 2021
1. Filosofi Lambang/Logo
Teratai merupakan simbol kesetiakawanan yang berlandaskan pada kesucian.
31
Teratai hidup dengan bunga yang mekar di atas air, daun yang mengambang di permukaan dan akar melayang di dalam air. Teratai melambangkan kelengkapan dasar-dasar sumber penghidupan, yakni air, bumi (permukaan), dan udara.
Daun yang mengambang di permukaan memberikan keteduhan bagi satwa air dari terpaan panas di siang hari dan menjadi tempat bermain yang aman di malam hari.
Teratai juga membantu mekanisme pertukaran udara bebas dengan udara dalam air yang beguna bagi satwa air, ini melambnagkan sifat pengayoman.
Air melambangkan sesuatu yang luwes (bentuk selalu mengikuti wadahnya), mengalir, dan sejati (tidak dapat dipatahkan, dirobek atau dimusnahkan). Apabila air dibakar, maka ia akan menguap dan pada gilirannya menjadi air kembali. Melambangkan kesucian yang sejati, yang diperkuat dengan asosiasi teratai yang tetap putih walaupun hidup di air keruh dan sifatnya yang tak basah kendati hidupnya di air.
2. Keterangan Lambang/Logo :
1. Bentuk teratai dengan lima kelopak yang menjadi satu kesatuan menggambarkan Pancasila dengan makna bahwa Departemen Sosial bersikukuh mempertahankan nilai-nilai Pancasila dalam bingkai Negara Kesatuan Republik Indonesia.
2. Bentuk grafis persegi dengan empat sayap burung garuda menggambarkan kandungan filosofis pelayanan sosial melalui empat pilar yaitu : rehabilitasi sosial, pemberdayaan sosial, jaminan sosial, dan perlindungan sosial.
3. Bentuk manusia mengandung arti pemanusiaan itu sendiri, yang merupakan subjek dan objek dari pelayanan sosial, dan mengusung kredibilitas dan jati diri untuk memanusiakan manusia.
32
3. Tipografi
Typografy menggunakan jenis huruf Roman untuk menimbulkan kesan elegan, klasik, anggun dan eksklusif. Font Cambria sangat mewakili jenis huruf Roman, tapi kelebihan huruf Cambria juga mempunyai ketebalan huruf seperti jenis Sans Serif yang memberikan kesan efisien dan tingkat keterpercayaan yang tegas. Untuk kepentingan cetak dan publishing font Cambria sangat disarankan oleh para pakar percetakan di dunia, karena font ini mempunyai kelebihan tidak melelahkan mata saat kita membacanya. Jika tidak memungkinkan diaplikasikan font tersebut, direkomendasikan sebagai substitusi font adalah memakai font Arial dengan ketebalan huruf yang sama atau hampir sama dengan Sans Serif untuk memberikan kesan efisien dan tingkat keterbacaan yang masih bisa terjangkau.
4. Konfigurasi dan Arti Warna 1. Konfigurasi Warna
Warna Biru : Cyan : 91; Magenta : 63; Yellow : 9; K : 0 Warna Hijau : Cyan : 79; Magenta : 7; Yelow : 99, K : 0 Warna Kuning : Cyan : 0; Magenta : 20; Yellow : 100; K : 0 Warna Hitam : Cyan : 0; Magenta : 0; Yellow : 0; K : 100 5. Arti Warna
Warna kuning
Tetap mengusung arti harapan dan wawasan kedepan secara menyeluruh, andal, dinamis dan dapat dipercaya dengan nilai – nilai kemanusiaan yang mendasarinya sebagai departemen yang profesional.
33
Warna Hijau
Warna yang mengandung arti sehat, alami, keberuntungan dan pembaharuan, menggambarkan evolusi pembaharuan kepada kemajuan yang progresif kearah yang lebih baik, selain itu mendefinisikan kesungguhan hati nurani dalam berkomitmen.
Warna Biru
Biru bermakna secara filosofis kepercayaan, konservatif, keamanan, teknologi, kebersihan, dan keteraturan. Melambangkan sifat kepercayaan, kehandalan dan bertanggung jawab sebagai citra baru dari Departemen Sosial RI di masa mendatang.
3.2.3 Tujuan
Tujuan Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan kegiatan diklat kesejahteraan sosial secara terencana, terarah, dan sistematik
2. Meningkatkan kompetensi SDM kesejahteraan sosial yang unggul dan kreatif dalam penyelenggaraan kesejahteraan sosial
3. Mengembangkan laboraturium praktik sebagai wahana dan sarana praktik diklat kesejahteraan sosial
4. Meningkatkan kualitas kapasitas sumber daya kediklatan sesuai kebutuhan, dan perkembangan ilmu pengetahuan serta teknologi diklat
5. Mengembangkan kerjasama dan kemitraan diklat kesejahteraan sosial 6. Mengembangkan sistem data dan informasi hasil monitoring&evaluasi
34
3.2.4 Sasaran
Sasaran Balai Besar Pendidikan Dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung adalah sebagai berikut:
1. Terselenggaranya kegiatan diklat kesejahteraan sosial berbasis kajian
2. Tersedianya sumber daya manusia kesejahteraan yang unggul dan kreatif dalam penyelenggaraan kesejahteraan sosial
3. Tersedianya laboraturium praktik diklat kesejahteraan sosial sesuai kebutuhan 4. Tersedianya sumber daya kediklatan sesuai kebutuhan dan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi diklat
5. Terselenggaranya kerja sama dan kemitraan diklat kesejahteraan sosial
6. Tersedianya sistem data dan informasi hasil monitoring, evaluasi dan sebagai landasan kebijakan perbaikan dan pengembangan diklat
3.2.5 Sumber Daya Manusia
Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejateraan Sosial (BBPPKS) Regional II bandung memiliki sumber daya manusia yang kompeten, dengan jumlah:
1. Berdasarkan Jenis Kelamin
Pria : 44 orang
Wanita : 37 orang
2. Berdasarkan Pendidikan
S3 : 7 orang
35
S2 : 27 orang
S1/D4 : 32 orang
DIII : 6 orang
SME/SMA/SMK : 8 orang
SD : 1 orang
3.2.6 Sarana dan Prasarana
Sarana dan Prasarana yang dimiliki oleh Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Regional II Bandung antara lain: ruang kantor, ruang kelas, ruang aula, perpustakaan, wisma, ruang makan, masjid, ruang koperasi, laboraturium komputer dengan kelengkapan termasuk internet, laboraturium profesi pekerjaan sosial dan media, radio komunitas, fasilitas hiburan, ruang fitness dan outbond.
3.3 Unit Tempat Kerja Praktik
Suatu organisasi memerlukan sebuah deskripsi pekerjaan agar setiap kegiatannya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Begitu pula dengan kegiatan yang terjadi di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Bandung, di mana terdapat deskripsi pekerjaan dari masing-masing jabatan yang ada. Bidang Sub Bagian Umum mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Pelaksanaan surat-menyurat, kepegawaian, perlengkapan dan rumah tangga serta kehumasan;
2. Pelaksanaan pembinaan kepegawaian;
36
Figure
Sumber: BBPPKS Bandung 2021
3. Penyusunan rencana dan program kegiatan Sub Bagian Umum;
4. Pengelolaan urusan kegiatan lembaga BBPPKS;
5. Memfasilitasi semua kegiatan yang ada di BBPPKS.
Adapun tugas dari Sub Bagian Umum sebagai berikut:
1. Pelaksanaan urusan surat-menyurat, perlengkapan dan rumah tangga serta kehumasan;
2. Melakukan urusan penyusunan anggaran rutin dan pembangunan serta sumber-sumber lain dan penyiapan bahan pembinaan kepegawaian, verifikasi dan akuntansi.
Kepala Bag.Tata Usaha Drs. Hasanudin Emka,
M.Si Kepala Bagian Tata
Usaha
Kepala Sub.Bag Umum Dra. Suliana, M.Pd
Pengelola Barang Persediaan
& BMN Yessi Rosita, MPS. Sp
Analisis Pengelola
BMN Sri Esti Suciati, A.KS. M.P
Pengelola Administrasi Kepegawaian Dra. Dian Listyastuti
Pengelola Asrama Surani.
S.ST
Administrasi Umum
Dono
Tekhnisi Listrik&
Bangunan Moh.
Zamal
Pemelihara Sarana Prasarana
Kantor Ohim Sumarna
Gambar 3. 3
Struktur Organisasi Sub Bag Umum BBPPKS Bandung
37
Gambar 3. 4
Unit Tempat Kerja Praktik BBPPKS Bandung
Sumber: BBPPKS Bandung 2021
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Dalam penyusunan praktik kerja lapangan ini, penulis melakukan beberapa teknik pengolahan data dalam menyelesaikan kerja praktik yaitu:
1. Wawancara
Menurut Sugiyono (2018:140), wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu yang dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara (interview) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewe) untuk memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan.
Penulis melakukan wawancara dengan staf di sub bagian umum.
