BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media
A.Pelaksanaan Kuliah Kerja Media
1. Kegiatan Selama Kuliah Kerja Media (KKM)
Selama melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di PMI Kota Surakarta, penulis ditempatkan di bagian Humas. Penulis diberi beberapa pekerjaan atau tugas oleh pembimbing dari instansi terkait yang beberapa diantaranya merupakan kegiatan rutin bagian Humas. Berikut beberapa pekerjaan tersebut :
1. Kliping Pers Tentang PMI
Setiap pagi penulis dihadapkan dengan beberapa surat kabar yang menjadi media partner PMI Kota Surakarta antara lain, Solopos, Kompas, Joglosemar, Jitu, dan Suara Merdeka. Pembuatan kliping ini digunakan sebagai arsip PMI, hal ini dilakukan sebagai dokumentasi kegiatan-kegiatan yang telah dipublikasikan PMI.
2. Update Stok darah
Kegiatan rutin pagi hari selain kliping pers, penulis juga mengupdate stok darah PMI Kota Surakarta ke pengurus daerah di Semarang
melalui SMS serta mengupdatenya ke website PMI,
www.pmisolo.or.id. Dengan kegiatan ini, diharapkan mempermudah informasi stok darah terkini kepada masyarakat. Update stok darah juga dilakukan pada siang hari sebelum jam kerja usai, namun update
commit to user 44
stok darah siang hari dikirim melalui email kepada media setempat untuk dipublikasikan pada keesokan harinya beberapa media tersebut yaitu : Solopos, TATV, Radar Solo, Joglosemar, Suara Merdeka.
3. Menerima Telepon Masuk
Dalam melaksanakan tugas, penulis juga harus dapat menerima telepon. Mulai dari cara menyapa, cara berbicara dengan sopan sehingga lawan bicara merasa dihargai meskipun dengan sesama karyawan. Karena telepon merupakan media yang sering digunakan antar staf dan divisi untuk menyampaikan tugas-tugas ataupun hal-hal yang penting.
4. Menghubungi Instansi-instansi Untuk Mengikuti Pelatihan PPGD
Penulis membantu bagian PPSDM menghubungi instansi-instansi yang telah melakukan donor darah untuk mengikuti kegiatan pelatihan PPGD. Dalam kegiatan ini penulis mendapatkan pengalaman bagaimana menyusun kata-kata yang sesuai untuk menyampaikan informasi tersebut secara sopan dan mudah dimengerti.
5. Membantu Persiapan Pelaksanaan Rapat koordinasi Kepala Sekolah
Dalam hal ini penulis membantu dalam menyiapkan form dan brosur yang akan diberikan kepada Kepala Sekolah yang hadir serta menjadi penerima tamu dalam kegiatan tersebut. Dengan kegiatan tersebut, penulis dapat belajar berkomunikasi langsung dan bagaimana bersikap ramah dengan semua orang.
commit to user 45
6. Dokumentasi dan membuat laporan assesment Pasien Dompet
Kemanusiaan
Kegiatan assessment digunakan untuk mengetahui kondisi pasien yang akan dibantu. Melalui kegiatan ini penulis dapat mengetahui riwayat penyakit, kondisi ekonomi dan bantuan yang dibutuhkan bagi pasien. Selain mendokumentasikan selama mengikuti assesment, penulis juga membuat laporan pasien yang telah dikunjungi dan laporan ini nantinya akan dibahas dalam rapat pengurus untuk menentukan bantuan yang akan diberikan.
7. Dokumentasi Pemberian Bantuan
Dari assessment yang telah dilakukan dan kemudian dibahas di rapat pengurus, beberapa pasien menerima bantuan sesuai dengan yang dibutuhkan. Selain sebagai pelengkap laporan atas bantuan yang telah diberikan, dokumentasi ini juga sebagai bahan untuk membuat press release dan bulletin Dompet Kemanusiaan.
8. Membuat Press Release
Kegiatan-kegiatan PMI baik penyerahan bantuan, pelatihan maupun kegiatan lainnya selalu dirilis kepada khalayak melaui media, website, dan jejaring sosial. Dalam membuat press release penulis dituntut lebih kreatif dalam mengolah kata-kata. Meskipun kelihatan mudah, pada awalnya penulis sempat bingung tentang apa dan bagaimana harus membuatnya, namun lama kelamaan penulis belajar dan mulai terbiasa dalam menulis release.
commit to user 46
9. Mendokumentasikan Pengobatan Gratis
Pengobatan gratis merupakan salah satu program Dompet Kemanusiaan yang dilakukan di pasar-pasar tradisional setiap hari Sabtu pagi pk. 09.00 – 11.00 WIB. Dengan kegiatan ini, diharapkan dapat memberikan layanan kesehatan gratis bagi pedagang-pedagang di pasar tradisional dan masyarakat sekitarnya.
10.Membantu mengoreksi seleksi staf
Penulis membantu bagian Sie. Kepegawaian mengoreksi dan membuat daftar calon staf yang lolos seleksi dan mempersiapkan beberapa keperluan yang dibutuhkan untuk wawancara seperti, format pertanyaan wawancara, tempat, dan alat pendukung.
11.Dokumentasi Pelaksanaan Musyawarah Kota PMI Kota Surakarta
Musyawarah Kota dilaksanakan setiap 5 tahun sekali, dalam Muskot dibahas mengenai laporan pertanggung jawaban selama 5 tahun terakhir serta rencana 5 tahun ke depan. Selain itu dalam Muskot juga dipilih kepengurusan yang baru. Acara ini dihadiri pengurus PMI Kota Surakarta, perwakilan PMI Jawa Tengah, perwakilan PMI Ranting, dan perwakilan relawan.
12.Dokumentasi Pelantikan Pengurus PMI Kota Surakarta Periode 2011 –
2016
Dari hasil Musyawarah Kota ditentukan kepengurusan PMI Kota Surakarta yang baru, yang dilantik di Baletawangarum di Balaikota Surakarta. Selain bertugas mendokumetasikan acara tersebut, penulis
commit to user 47
juga membuat release yang diperuntukkan bagi wartawan yang telah diundang. Selain dihadiri seluruh staf PMI Kota Surakarta dan ranting, acara ini juga dihadiri Wakil Walikota Surakarta, Ketua PMI Jawa Tengah, dan pengusaha-pengusaha Soloraya.
13.Menyusun Agenda Mingguan
Agenda mingguan yang disusun penulis berupa kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh P2D2S (Kegiatan Donor Darah), PPSDM (Pelatihan), YANSOSKESMAS (Penjagaan Ambulan dan Pengobatan Gratis). Kegiatan-kegiatan tersebut kemudian disusun dalam agenda mingguan yang kemudian diserahkan pada bagian customer service
dan humas. Agenda mingguan juga diupdate di website PMI.
14.Membuat dan mengirmkan bahan berita untuk majalah PMI Jawa Tengah
Penulis mengirimkan beberapa bahan berita untuk majalah PMI Jawa Tengah via email. Berita yang dikirim berupa beberapa kegiatan PMI yang sebelumnya telah dibuat rilisnya oleh penulis.
2. Kendala Kuliah Kerja Media
Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) bertempat di PMI Kota Surakarta. PMI Kota Surakarta bertempat di Jl.Kol. Sutarto 58 Surakarta atau lebih tepatnya berada di depan RSUD dr. Moewardi Surakarta. Penulis melaksanakan KKM selama 1,5 bulan. Mulai dari tanggal 1 April 2011 – 15 Mei 2011. Selama magang penulis ditempatkan
commit to user 48
di bagian Humas PMI Kota Surakarta. Dalam melaksanakan kegiatan kuliah kerja media, penulis tidak terlalu menemukan kesulitan yang berarti. Namun penulis menyadari dalam setiap kegiatan yang dijalani terdapat kendala yang menghambat. Adapun kendala-kendala tersebut antara lain :
1. Pada awal-awal pelaksanaan KKM penulis sempat bingung dengan bagian-bagian kerja di PMI Kota Surakarta. Seperti letak ruangan P2D2S, YANSOSKESMAS sehingga penulis sering bingung ketika diberi tugas yang berkaitan dengan bagian-bagian kerja lain.
2. Masih terasa kaku dalam beradaptasi dengan karyawan dan
lingkungan pekerjaan.
3. Pada beberapa pekerjaan public relations di PMI Kota Surakarta, penulis sering menggunakan beberapa alat bantu dalam membuat laporan atau proposal seperti alat penjilid spiral. Penulis cukup kesulitan dalam menggunakan alat tersebut karena belum pernah menggunakan sebelumnya sehingga hasilnya pun terkesan tidak rapi.
4. Pekerjaan yang banyak namun tidak diimbangi dengan peralatan yang
commit to user 49
3. Cara Mengatasi Kendala KKM
Penulis mengatasi kendala-kendala tersebut dengan cara sebagai berikut :
1. Beradaptasi dengan lingkungan yang baru dan berusaha menjalin keakraban dengan karyawan lainnya.
2. Berusaha lebih santai dalam melaksanakan pekerjaan dan berusaha yang terbaik agar hasil dari pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan yang diharapkan.
3. Tidak malu-malu bertanya kepada instruktur/pembimbing dan
karyawan lain ketika belum memahami pekerjaan yang dilakukan maupun dalam penggunaan alat pendukung.
4. Konsultasi yang efektif dan sharing dengan pembimbing memudahkan
penulis untuk mengatasi hambatan-hambatan yang ada.
5. Membekali diri dengan pengetahuan seputar PMI sehingga
mempermudah penulis dalam penyampaian informasi baik internal
maupun eksternal.
6. Berkoordinasi dan membagi tugas dengan rekan lain agar pekerjaan cepat teratasi dengan baik.
commit to user 50
4. Kemajuan yang Dicapai Selama Kuliah Kerja Media
Kemajuan yang telah dicapai penulis selama melaksanakan kuliah kerja media di PMI Kota Surakarta antara lain :
1. Mampu beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan dan karyawan
lainnya.
2. Memahami dan mengerti program-program kerja public relations di PMI dalam mensosialisasikan, menyusun, serta menginformasikan kegiatan-kegiatan yang akan maupun telah dilaksanakan.
3. Mengetahui dan dapat melaksanakan salah satu tugas utama PR di PMI
Kota Surakarta, yaitu menulis press release dan merilisnya ke media, website, jejaring sosial dan media internal.
4. Memahami cara bersosialisasi yang baik, serta berhadapan langsung dengan masyarakat pada saat melakukan sosialisasi maupun ketika
assessment pasien.
5. Mengerti dan memahami tugas-tugas rutin yang penulis kerjakan.
6. Mampu menggunakan beberapa alat pendukung pekerjaan seperti alat
commit to user 51