PELAKSANAAN MAGANG
Kuliah Kerja Media merupakan kesempatan dimana mahasiswa dapat mengetahui , melihat , dan sekaligus ikut terjun secara langsung di dunia kerja yang mungkin belum pernah dialami. Banyak pengalaman dan pengetahuan baru yang didapat selama mengikutin Kuliah Kerja Media yang nantinya bisa menjadi bekal memasuki dunia kerja.
A. Humas dalam Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta.
Melihat perkembangan jaman yang semakin maju dan persaingan kerja di dalam rumah sakit yang semakin meningkat, Maka pengelolaan manajemen rumah sakit harus dijalankan dengan baik. Membutuhkan kegiatan-kegiatan yang terencana dan terarah supaya publik dapat mengetahui dan memahami nilai plus dari perusahaan. Maka dari itu melihat kenyataan yang ada saat ini keberadaan fungsi Public Relations di rumah sakit sangatlah penting. Keberadaan Public Relations sangat penting dan mempunyai tugas yang tidak ringan. Seorang praktisi Public Relations harus dapat berhubungan dengan masyarakat luar , karyawan , lingkingan dan relasi kerja.
Defisi humas dalam Rumah Sakit Kasih Ibu dipimpin oleh manajer keuangan yang membawahi staff humas dan marketing , informasi (recepsionis & operator) dan bagian administrasi lainnya.
1. Staff humas dan marketing di RS. Kasih Ibu.
A. Reward.
adalah kegiatan mengantar ucapan terimakasih ke alamat dokter, bidan dan perawat yang merujuk pasien untuk dirawat inap di RS. Kasih Ibu.
Yang harus dilakukan :
1) Membuat daftar dokter, perawat dan bidan yang telah merujuk pasien dengan merekap data dari medical record. 2) Setelah daftar jadi dan ditandatangani oleh manager
marketing & humas serta direktur, kemudian diajukan ke kasir untuk mengambil uang di Bank BPD.
3) Membagi ucapan terimakasih sesuai daftar pengajuan kedalam amplop, membuat tanda terima dan bukti kunjungan , reward siap disampaikan ke alamat masing- masing.
4) Setelah semua selesai disampaikan, kemudian membuat laporan dan diserahkan ke bagian akuntansi.
B. Survei Kepuasan Pelanggan.
Survei rawat inap : kegiatan menyampaikan blangko kuesioner kepada pasien rawat inap oleh perawat diruang rawat pada visite pasien.
Yang harus dilakukan :
1) Menyediakan blangko kuesioner dan didistribusikan ke setiap ruang rawat.
2) Mengambil blangko hasil kuesioner di setiap ruang rawat setiap akhir bulan.
3) Merekap kritik atau saran hasil kuesioner dan mengevaluasi sesuai bagian dan kemudian diserahkan kebagian tersebut untuk ditindak lanjuti.
4) Setiap hari petugas humas & marketing melakukan sidak untuk mensurvei langsung kepada pasien dan dijadwal untuk setiap ruangan.
Survei rawat jalan : kegiatan menyampaikan blangko kuesioner kepada pasien rawat jalan yang dilakukan dengan cara mewawancara pelanggan.
Yang harus dilakukan :
1) Mewawancara pelanggan dan meminta untuk mengisi kuesioner.
2) Merekap kritik atau saran hasil kuesioner dan mengevaluasi sesuai bagian dan kemudian diserahkan kebagian tersebut untuk ditindak lanjuti.
C. Menelepone Pasien Pasca Rawat Inap.
Adalah kegiatan menelepone pasien pasca rawat inap untuk menanyakan perkembangan kesehatan dan mengingatkan
pasien untuk kontrol kembali sesuai jadwal tanggal kontrol atau apabila masih ada keluhan.
Yang harus dilakukan :
1) Membuat daftar nama pasien yang harus ditelpone dengan mengambil data dari bagian medical record.
2) Menelpone pasien dilakukan di bagian operator dan dilakukan pagi hari.
D. Memberi Souvenir untuk Pasien Ibu Melahirkan dan Pasien Anak yang Berulang Tahun.
Agar pasien mendapat perhatian khusus dari RSKI pada hari spesialnya sehingga pasien merasa senang dan dapat mempercepat kesembuhannya.
Yang harus dilakukan :
1) Berkoordinasi dengan ruang bersalin untuk memperoleh data pasien yang sedang melahirkan pada hari itu di kelas I, II, Vip & Svip.
2) Selain memberikan sovenir juga memberikan brosur petunjuk perawatan pasca melahirkan normal atau caesar dan petunjuk memandikan bayi.
3) Berkoordinasi dengan ruang anak untuk mendapatkan data pasien anak yang pada hari itu berulang tahun untuk diberi souvenir, saat menyerahkan souvenir petugas humas
bekerjasama dengan bagian sekretariat untuk mengambil foto dan kemudian diberikan pada pasien.
E. Memperluas Kerjasama.
Adalah kegiatan untuk menjalin kerjasama pelayanan kesehatan baik dengan instansi, perusahaan dan asuransi dalam upaya untuk meningkatkan jumlah pelanggan rumah sakit.
Yang harus dilakukan :
1) Membuat surat penawaran yang dilampiri dengan draff perjanjian kerjasama untuk dipelajari.
2) Kemudian follow up penawaran yang sudah dikirim. 3) Mensosialisasikan kerjasama baru ke bagian terkait.
F . Membuat Program Promosi.
Kegiatan menyampaikan informasi kepada masyarakat mengenai pelayanan rumah sakit melalui brosur, spanduk, dan seminar. Agar masyarakat mengetahui pelayanan yang ada di dalam rumah sakit dan jika masyarakat mengalami keluhan kesehatan bisa datang ke RSKI.
1) Membuat brosur pelayanan
2) Membuat spanduk pelayanan (setiap bulan) 3) Sosialisasi pelayanan kesehatan ke puskesmas 4) Seminar awam
G. Membuat Laporan Piutang Asuransi (rawat jalan & rawat inap)
1) Mengambil data dari bagian akuntansi kemudian direkap dan dibuat urutan dari yang terbesar sampai yang terkecil piutangnya.
2) Dibuat untuk laporan triwulan.
H. Membuat Stock Brosur. I. Membuat Stock Souvenir. J. Bercerita Di Ruang Anak.
1) Agar pasien anak-anak merasa terhibur dan bermanfaat untuk psikologi anak.
2) Prosedur :
a) Staff humas setiap hari selasa dan jumat bercerita di tempat bermain anak, diruang pediatri.
b) Staff humas mempersiapkan tempat untuk bercerita dengan karpet dan boneka di area bermain anak. c) Staff humas bercerita dengan durasi 30 menit sampai
1 jam.
K. Mengelola Permintaan Sumbangan.
Memberikan sejumlah uang dengan adanya permintaan sumbangan dari pihak luar. Sebagai suatu bentuk solidaritas terhadap lingkungan sekitar RSKI.
L. Mengelola Surat Masuk & Surat Keluar. 2. Informasi (recepsionis & operator)
1) Recepsionis
Bertugas memberikan pelayanan informasi yang berhubungan dengan Rumah Sakit Kasih Ibu, baik informasi jadwal praktek dokter ; jenis layanan rumah sakit ; tarif kamar dan dokter.
2) Operator
Bertugas mengelola telepone masuk dan telepone keluar baik dari eksternal rumah sakit ataupun internal rumah sakit.
B. Tugas Yang Dilakukan Penulis Di Rumah Sakit Kasih Ibu.
Selama melakukan Kuliah Kerja Media di Rumah Sakit Kasih Ibu ( kurang lebih dua bulan ), penulis berinteraksi dengan seluruh karyawan Rumah Sakit Kasih Ibu. Kegiatan penulis pada minggu pertama adalah perkenalan pada bagian-bagian yang berkaitan dengan humas dan marketing. Di minggu-minggu berikutnya , penulis sudah mulai terlibat langsung dengan pekerjaan-pekerjaan di divisi humas dan marketing.
Untuk lebih terperinci , Kuliah Kerja Media yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut :
I. Antara tanggal 1 Februari – 9 Februari 2010.
Kebetulan pada saat minggu pertama penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media di Rumah Sakit Kasih Ibu , rumah sakit tersebut sedang mempersiapkan acara HUTnya yang ke 29th .
1) Perkenalan dengan bagian-bagian yang berhubungan dengan marketing.
2) Persiapan acara peringatan HUT RS.Kasih Ibu yang ke 29th.
3) Membungkus dan membagikan hadiah lomba dan doorprize untuk acara HUT RSKI.
4) Mencatat data pasien dibagian rekam medis. 5) Mencatat data bayi yang baru lahir.
6) Memberikan bingkisan pada ibu yang telah melahirkan sesuai dengan ketentuan.
7) Menelpon pasien pasca rawat inap untuk mengingatkan waktu kontrol.
8) Memberikan cerita pada pasien anak-anak pada hari selasa dan jumat.
9) Menanyakan pada pasien rawat inap dan rawat jalan tentang pelayanan RSKI , dengan cara memberikan kuisioner.
II. Antara tanggal 12 Februari – 23 Februari 2010. 1) Mencatat data pasien dibagian rekam medis. 2) Mencatat data bayi yang baru lahir.
3) Memberikan bingkisan pada ibu yang telah melahirkan sesuai dengan ketentuan.
4) Menelpon pasien pasca rawat inap dan rawat jalan untuk mengingatkan waktu kontrol.
5) Menanyakan pada pasien rawat inap dan rawat jalan tentang pelayanan RSKI , dengan cara memberikan kuisioner.
6) Menginput surat keluar dan masuk.
7) Melakukan sidak pada narasumber dokter Benny , dengan tema “ Flu Babi “ .
8) Memberikan brosur-brosur pada bangsal-bangsal.
9) Membungkus bingkisan-bingkisan yang akan diberikan pada ibu yang telah melahirkan.
10) Menyampaikan kritik dan saran pada bagian yang bersangkutan. 11) Menginput bingkisan-bingkisan yang akan diberikan pada ibu yang
telah melahirkan selama bulan Oktober – Desember 2009 dan Januari – Februari 2010.
III. Antara tanggal 24 Februari – 10 Maret 2010. 1) Mencatat data pasien dibagian rekam medis. 2) Mencatat data bayi yang baru lahir.
3) Memberikan bingkisan pada ibu yang telah melahirkan sesuai dengan ketentuan.
4) Menelpon pasien pasca rawat inap dan rawat jalan untuk mengingatkan waktu kontrol.
5) Menanyakan pada pasien rawat inap dan rawat jalan tentang pelayanan RSKI , dengan cara memberikan kuisioner.
6) Menginput surat keluar dan masuk.
7) Melakukan sidak pada pasien rawat inap yang telah dirawat ± 3 hari. 8) Melakukan Talk Show di Radio Ria fm dengan nara sumber dokter
Putry , dengan tema “ Penyakit LUPUS “ .
9) Memberikan brosur-brosur pada bangsal-bangsal.
10) Membungkus bingkisan-bingkisan yang akan diberikan pada ibu yang telah melahirkan.
11) Menyampaikan kritik dan saran pada bagian yang bersangkutan. 12) Menginput data rujukan pasien.
13) Mengikuti rapat marketing yang membahas tentang program rencana kerja marketing :
a) Melakukan sosialisasi ke rumah sakit dan ke puskesmas- puskesmas luar kota ataupun dalam kota.
b) Menentukan topik seminar bidan dan persiapan- persiapanya.
c) Membahas bingkisan untuk ibu melahirkan di kelas III. d) Mengevaluasi program kerja marketing pada bulan lalu.
IV. Antara tanggal 18 Maret – 30 Maret 2010. 1) Mencatat data pasien dibagian rekam medis. 2) Mencatat data bayi yang baru lahir.
3) Memberikan bingkisan pada ibu yang telah melahirkan sesuai dengan ketentuan.
4) Menelpon pasien pasca rawat inap dan rawat jalan untuk mengingatkan waktu kontrol.
5) Menanyakan pada pasien rawat inap dan rawat jalan tentang pelayanan RSKI , dengan cara memberikan kuisioner.
6) Melakukan sidak pada pasien rawat inap yang telah dirawat ± 3 hari. 7) Melakukan Talk Show di Radio Ria fm dengan narasumber dokter Drg.
Hj. Sri Supartini, SpKG dan Drg. CH. Inawati dengan tema “ Caries Gigi “ .
8) Menyampaikan kritik dan saran pada bagian yang bersangkutan. 9) Menginput data rujukan pasien.
10) Menginput kuisioner pasien rawat inap dan rawat jalan.
11) Memberikan cerita anak di lantai 4 pada hari selasa dan jum’at.
12) Selama 1 minggu saya ditugaskan dibagian informasi, dan tugasnya meliputi :
a) Mencatat surat-surat yang masuk pada RSKI.
b) Memberikan informasi kepada pengunjung yang ingin mengetahui tempat kamar pasien yang akan dijenguk. c) Mencatat jadwal dokter yang cuti.
d) Memberikan informasi kepada pengunjung yang ingin mengetahui seputar administrasi RS, Seperti : pendaftaran pasien rawat inap, rawat jalan, dll.
Kesulitan dan Cara Yang Telah Di Lakukan Penulis Selama KKM.
Selama melaksanakan Kuliah Kerja Media di Rumah Sakit Kasih Ibu, penulis hanya menemukan sedikit kesulitan pada minggu-minggu pertama yaitu dalam penyesuaian diri terhadap tugas-tugas yang diberikan oleh pemimpin.pada saat penulis mengalami kesulitan tersebut, penulis langsung bertanya dan meminta bimbingan pada staff humas dan marketing. Tapi pada minggu-minggu selanjutnya penulis sudah dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
Kemajuan Yang Telah Dicapai Oleh Penulis Selama KKM.
1) Lebih paham tentang tugas dan cara kerja sebagai public relation. 2) Menambah percaya diri dalam menghadapi klien.
3) Lebih mudah bersosialisasi dengan banyak orang.
4) Sudah dapat mengerjakan tugas dengan baik yang diberikan oleh pimpinan.
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan
1) Humas dalam RS. Kasih Ibu Surakarta tidak hanya menarik para calon pasien untuk mempercayakan kebutuhan kesehatannya tetapi juga harus memberikan rasa kenyamanan ketika pasien tersebut sedang dirawat atau sedang berobat.
2) Public Relation dalam rumah sakit juga bertanggung jawab dalam merencanakan , melaksanakan dan mengevaluasi program-progaram yang akan dibuat atau yang sudah dilaksanakan.
3) Seorang Humas di rumah sakit sangatlah penting adanya , karena selain harus mempertahankan citra rumah sakit , seorang humas juga bertugas untuk dapat menjalin hubungan yang baik dengan masyarakat , karyawan , lingkungan dan relasi kerja.
4) Selama penulis melakukan kegiatan KKM di divisi humas & marketing, penulis mengalami sedikit kesulitan pada minggu-minggu pertama dalam penyesuaikan diri terhadap tuga-tugas yang diberikan pemimpin dan terhadap lingkungan rumah sakit.
5) Public Relation dalam rumah sakit juga bertanggung jawab dalam merencanakan , melaksanakan dan mengevaluasi sistem pelayanan rumah sakit kepada para costumernya.
6) Seorang humas harus bertindak cepat dan dapat menjelaskan dengan singkat, dan jelas apabila ada kesalahpahaman atau permasalahan yang terjadi di rumah sakit , baik antara pihak rumah sakit dengan karyawan , rumah sakit dengan costumernya dan rumah sakit dengan kliennya.
B. Saran
Dengan segala kerendahan hati , penulis mengakjukan saran kepada pihak manajemen RS. Kasih Ibu Surakarta , yaitu :
1) Staff Public Relation sebaiknnya dikepalai oleh manajer dan tidak disatuka dengan marketing, karena melihat banyaknya tugas yang harus dilakukan ditambah lagi dengan fungsi Public Relation Di RS. Kasih Ibu.
2) Devisi Humas Di Rumah Sakit harus mampu melihat situasi yang berkembang di masyarakat terutama yang berhubungan dengan RS. Kasih Ibu. Setiap event yang terjadi dilingkungan eksternal rumah sakit yang mana dapat dimanfaatkan oleh RS. Kasih Ibu untuk berpartisipasi didalamnya. Melalui humas ini pihak manajemen rumah sakit dapat terus memantau perkembangan yang terjadi di masyarakat dan juga dapat membentuk citra positif bagi RS. Kasih Ibu sendiri.
3) Pelayanan kepada pasien yang ramah , sopan dan santun bukan hanya menjadi tanggung jawab bagian humas maupu
recepsionis saja melainkan semua karyawan terutama yang berhubungan langsung denagn costumer.