BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
B. Pelaksanaan Magang
Selama melaksanakan magang di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta, penulis melakukan tugas-tugas sebagai berikut :
1. Monitoring media massa dan membuat kliping
Monitoring media massa dilakukan untuk mengetahui pemberitaan dan penilaian tentang perusahaan yang dibuat oleh media massa. Pemberitaan yang ada setiap harinya dianalisis satu per satu dan dinilai apakah berita tersebut mendapat penilaian positif, negatif atau netral dari media. Analisis ini merupakan kegiatan evaluasi terhadap fakta, opini, sikap dan reaksi dari stakeholders eksternal terhadap kinerja PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta.
commit to user Dasar penilaian berita adalah sebagai berikut :
a. Berita dinilai positif bila isi pesan secara keseluruhan mendukung
tumbuhnya citra positif perusahaan, sudut pemberitaan
mempertimbangkan kaidah pemberitaan (antara lain cover both side)
dan perspektif yang diangkat dalam pemberitaan cenderung memberikan dukungan terhadap pengembangan reputasi perusahaan.
b. Berita dinilai netral bila isi pesan hanya berisi fakta semata, tetap
dilakukan penggalian berita secara both side namun belum mampu
memberika dukungan positif dalam upaya peningkatan citra perusahaan.
c. Berita dinilai negatif bila penyajian tidak cover both side, tendensius
menyerang image perusahaan serta tidak melihat sama sekali upaya-upaya yang telah dilakukan oleh perusahaan. Dengan demikian tentu tidak ada sama sekali dukungannya terhadap upaya perusahaan dalam meningkatkan citra perusahaan.
Berita yang sudah dinilai kemudian dikliping sesuai dengan hariannya masing-masing. Kliping harian kemudian di fotokopi dan dibagikan kepada masing-masing manager dan juga EVP. Tetapi mulai pertengahan bulan Februari kliping tidak lagi dibagikan ke masing-masing divisi, melainkan kliping dikirimkan melalui online lewat email. Setiap bulan penulis juga bertugas merekap kliping-kliping harian tersebut dan menghitung prosentase penilaian media (positif, netral dan negatif). Kemuadian penulis bersama Manger Humas membuat laporan
commit to user
analisis media perbulan yang diserahkan pada EVP dan VP Public Relations di kantor pusat.
Monitoring dan kliping media massa ini dilakukan oleh penulis setiap pagi. Adapun media massa yang dimonitoring yaitu 10 koran harian setiap harinya dan 1 majalah bulanan. Koran Harian tersebut antara lain : a. Kedaulatan Rakyat b. Kompas c. Koran Tempo d. Solopos e. Harian Jogja f. Jawa Pos g. Suara Merdeka h. Seputar Indonesia i. Joglosemar j. Tribun Jogja
Sedangkan majalah yang dimonitoring setiap bulannya adalah majalah Tempo.
2. Layanan Informasi Publik
Penulis setiap harinya membantu Manager Humas melayani tamu yang membutuhkan informasi dan data-data tentang PT. KAI Daop 6 Yogyakarta. Tamu-tamu tersebut biasanya datang untuk menanyakan tentang prosedur perijinan tempat, penelitian dan permohonan kerjasama.
commit to user
3. Mengarsip Surat
Penulis bertugas mencatat nomor surat masuk dan surat keluar kemudian mengarsipnya dalam file sesuai dengan nomor urut dan sesuai jenisnya. Surat Keputusan dipisahkan dengan surat permohonan penelitian dan surat umum lainnya. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pencarian karena setiap harinya banyak tamu yang datang dan membutuhkan data-data tentang PT. KAI (Persero).
Selain itu, penulis juga mengarsip telegram yang diterima oleh Manager Humas. Telegram juga dipisahkan dalam dua box file yaitu telegram dinas dan telegram tarif.
4. Membuat Notulen Rapat dan Materi Sosialisasi Aturan Dinas
Selama melakukan magang di Kantor Daop 6, penulis telah membuat notulen rapat. Hal ini dilakukan bertujuan untuk memudahkan Manager Humas dalam mengetahui secara runtut acara rapat yang diadakan di Kantor Daop 6, jika dihari selanjutnya diadakan rapat susulan kembali.
Salah satu notulen yang dibuat penulis adalah Notulen Rapat Koordinasi Kepala Daop 6 dengan Para Manager Yogyakarta pada 17 Februari 2012. Selain itu, penulis juga membuat materi sosialisasi aturan dinas sebagai bahan dalam mensosialisasikan aturan dinas baru kepada pegawai yang berlaku di wilayah Daop 6 Yogyakarta.
5. Meliput dan mendokumentasikan event-event yang diadakan di
wilayah Kantor PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta. Salah satu kegiatan yang sering penulis lakukan selama magang di PT. KAI
commit to user
(Persero) Daop 6 Yogyakarta yaitu meliput dan mendokumentasikan event-event di Daop 6 Yogyakarta. Event yang telah penulis liput antara lain sebagai berikut :
a. Tap Izy yang dilaksanakan pada tanggal 30 Januari 2012.
b. Talkshow di Radio Star Jogya bersama Manager Humas PT.
KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta pada tanggal 13 Februari 2012.
c. Mengikuti pengajian rutin satu bulan sekali yang diadakan di
Masjid Baiturrahman Kantor Daop 6 Yogyakarta, pada tanggal 15 Februari 2012.
d. Menganalisa siaran berita secara langsung (live) di Jogja TV,
pada hari 22 Februari 2012.
e. Pelantikan EVP baru PT. KAI Daop 6 Yogyakarta, yaitu Bapak
Sinung Tri Nugroho pada tanggal 28 Februari 2012.
f. Meliput dan mengikuti acara peluncuran dan perpanjangan KA
Bogowonto di Stasiun Tugu pada tanggal 1 Maret 2012.
g. Mengadakan Jumpa Pers (Pers Conference) di Bimaloka Kantor
Daop 6 Yogyakarta mengenai peluncuran ATP (Automatic Train Protection) pada tanggal 6 Maret 2012.
h. Meliput acara Peraturan Dinas 19 Jilid I-II yang diadakan di
commit to user
i. Meliput dan mengikuti Forum Komunikasi Unit Kesehatan Area
Daop 6 Yogyakarta yang diadakan di Bimaloka pada tanggal 30 Maret 2012.
Penulis biasanya menggunakan alat perekam untuk melakukan liputan dan mencatat bagian-bagian yang dirasa penting. Selain meliput, penulis juga ditugaskan untuk mendokumentasikan acara tersebut dengan kamera. Dokumentasi acara-acara internal Daop 6 Yogyakarta ini setiap bulannya dikumpulkan dan disusun dalam album foto untuk diserahkan pada EVP Daop 6 Yogyakarta. Selain itu, beberapa foto pilihan dikirimkan ke redaksi KONTAK untuk diterbitkan dalam rubrik album.
6. Membuat berita kegiatan-kegiatan di Daop 6 Yogyakarta
Setelah melakukan peliputan pada sebuah acara internal PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta, penulis menganalisis hasil liputan tersebut lalu membuat berita tentang kegiatan tersebut. Dalam membuat berita, penulis selalu mengedepankan unsur berita yaitu 5W+1H (what, where, when, why, who dan how). Berita yang sudah jadi kemudian dikirimkan ke redaksi tabloid KONTAK (media internal PT. KAI) di kantor pusat untuk diterbitkan di tabloid KONTAK ataupun website PT. KAI (Persero), tentunya setelah melalui proses pengeditan.
7. Mengikuti acara talkshow di Radio Star Jogja
Untuk lebih mengenalkan dunia perkeretaapian kepada media dan juga untuk menjalin hubungan baik dengan media, Humas PT. KAI Daop 6 Yogyakarta bekerja sama dengan pihak Radio Star Jogja
commit to user
mengadakan acara talkshow pada tanggal 13 Februari 2012. Acara talkshow ini disiarkan langsung melalui radio Star Jogja Fm. Selama talkshow hal yang disampaikan oleh Humas PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta adalah mengenai kebijakan larangan merokok di KA. Tema tersebut menarik perhatian pendengar radio Star Jogja Fm yang mana mereka ikut aktif dalam sesi diskusi dan tanya jawab.
8. Mengikuti acara peluncuran dan perpanjangan KA Bogowonto
Peluncuran KA Bogowonto yang diadakan di Staiun Tugu Yogyakarta pada tanggal 1 Maret 2012 pada pukul 07.00 WIB ini dihadiri oleh EVP, Deputy, Para Manager, wartawan dan sekaligus masinis KA Bogowonto. Rangkaian acara ini diawali dengan acara Tauziah bersama yang dipimpin oleh Ustad Habib Abdullah, kemudian dilanjutkan acara kedua yaitu sambutan dari Bp. Sinung Tri Nugroho selaku EVP Daop 6 Yogyakarta dan acara yang ketiga pemotongan tumpeng oleh EVP Daop 6 Yogyakarta yang diserahkan kepada Kondektur kereta api sebagai symbol. Acara diakhiri dengan launching KA-Bogowonto dari stasiun Tugu Yogyakarta.
Sebelumnya KA-Bogowonto ini sudah berjalan dari Daop 5 yaitu kota Kutoarjo. Untuk merespon kebutuhan masyarakat maka KA-Bogowonto ini diluncurkan dari Jogja. Selain itu, peluncuran ini bertujuan untuk meningkatkan pendapatan perusahaan dan peningkatan pelayanan yang prima sesuai dengan 5 nilai utama PT KAI Daop 6 Yogyakarta. Peluncuran perdana KA-Bogowonto diberangkatkan oleh KSB Pramono. Diharapkan dengan peluncuran KA-Bogowonto ini
commit to user
pihak PT KAI (Persero) dapat meningkatkan kualitas kerja pegawai yang selama ini diharapkan masyarakat. Serta kedua belah saling menguntungkan.
9. Mengadakan Jumpa Pers (Pers Conference) Peluncuran ATP
(Automatic Train Protection)
Diadakannya jumpa pers oleh Humas PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta pada tanggal 6 Maret 2012 kepada wartawan media massa ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai akan dipasangnya alat ATP (Automatic Train Protection) pada KA Madiun Jaya dan Prameks. ATP adalah peralatan keselamatan yang dapat mengatur pergerakan kereta api secara otomatis dengan memberhentikan kecepatan kereta api sesuai dengan kondisi jalan rel apabila kecepatan kereta api melebihi batas kecepatan yang dijinkan atau masinis lalai (melanggar sinyal).
Progam strategis di tahun 2012 ini meliputi : pilot project sistem ATP di lintas Solo – Yogyakarta – Kutoarjo, sistem Simulator untuk PPKA (Simulator untuk masinis sudah ada) dalam rangka sertifikasi SDM operator, SOP K3 untuk pelaksanan pembangunan prasarana perkeretaapian, Diklat penyegaran SDM operator dan regulator. Diharapkan dengan adanya alat ini dapat meminimalkan angka kecelakaan pada KA.
10.Meliput dan mengikuti Forum Komunikasi Unit Kesehatan Area
commit to user
Acara yang diadakan di Bimaloka pada tanggal 30 Maret 2012 ini bertujuan untuk membuka diskusi antara PT KAI , pegawai dan pesiunan selaku pengguna dan provider atau penyedia layanan kesehatan yang di tunjuk oleh PT KAI. Penyelenggara acara ini adalah General Manager Unit Kesehatan Pusat dan Unit Kesehatan Daop 6 Yogyakarta. Dan kegiatan ini dihadiri oleh Para Manager Daop 6 Yogyakarta, KUPT Klaten-Jenar , SPKA, Pensiunan pegawai PT KAI (Persero) dan perwakilan RS Provider.
Dalam acara Evaluasi dan Forum Komunikasi yang berlangsung ini dibuka Manager Unit Kesehatan Bp. Gatot Rahenrda kemudian dilanjut oleh GM Unit Kesehatan Pusat Dr Rahadi. Forum Komunikasi ini membahas tentang pelayanan yang diberikan dari RS Provider kepada konsumennya yaitu pegawai PT KAI dan pensiunan PT KAI. Diskusi ini sangat bermanfaat bagi pihak internal PT KAI dan juga pihak RS Provider. Karena dengan adanya diskusi dapat membantu kedua belah pihak dalam menyelesaikan permasalahan mengenai pelayanan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) selama ini. Acara Evaluasi dan Forum Komunikasi Pelayanan JPK dilaksanakan setiap satu tahun sekali. Diharapkan dengan adanya evaluasi dan forum komunikasi ini pegawai dan pensiunan PT KAI (Persero) yang menggunakan jasa Jaminan Kesehatan dapat merasakan kenyamanan dan memanfaatkan kualitas secara bijak dan sesuai kebutuhan.
commit to user
C. Proses Penulisan Press Release oleh Humas PT. KAI (Persero)