commit to user
PROSES PENULISAN PRESS RELEASE UNTUK
MENDUKUNG MEDIA MASSA OLEH HUMAS PT.
KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP 6
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi Persyaratan guna Mencapai Gelar Ahli Madya Bidang Komunikasi Terapan
Program Studi Public Relation
Oleh :
Arnita Nur Novianti
NIM : D1609009
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
commit to user
ii
PERSETUJUAN
Tugas Akhir Berjudul :
PROSES PENULISAN PRESS RELEASE UNTUK MEDIA MASSA
OLEH HUMAS PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP 6
YOGYAKARTA
Karya :
Nama : Arnita Nur Novianti
NIM : D1609009
Konsentrasi : Humas
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 23 April 2012
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
Drs. A. Eko Setyanto, M.Si
commit to user
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir Ini telah Diuji dan Disahkan Oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Diploma III Komunikasi Terapan
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Hari :
Tanggal :
Panitia Ujian Tugas Akhir :
Penguji I
Drs. Kandyawan NIP. 19610413 1990031 002
Penguji II
Drs. A. Eko Setyanto, M.Si NIP. 19580617 1987021 001
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Dekan,
Prof. Drs.H.Pawito, Ph.D
commit to user
iv
MOTTO
· “Janganlah kamu bersikap lemah dan janganlah kamu bersedih hati,
kamu sekalian adalah orang – orang yang paling tinggi (derajatnya)
jika kamu orang – orang yang beriman.” (QS. Ali Imron : 139)
· “Genggam erat – erat kejujuran dan kebenaran itu, apabila engkau
melihat kejujuran dan kebenaran itu dalam bahaya, maka jalan
keluarnya adalah teguh memegang kejujuran itu, di situlah letaknya
kebahagiaan.” (HR. Ibnu Abi Durya)
· “Mintalah tolong kamu sekalian kepada Alloh dengan sabar dan
sholat, sesungguhnya Alloh beserta orang – orang yang senantiasa
sabar.” (QS. Al-Baqarah : 153)
· “Apabila Alloh mencintai suatu kaum maka Dia akan mengujinya.”
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Karya ini penulis persembahkan secara tulus kepada :
1. Allah SWT yang Maha Pemurah lagi Maha Penyayang, yang selalu
memberikan limpahan rahmat-Nya kepada penulis.
2. Ibu dan Bapak yang selalu memberikan penulis dorongan serta doa,
membimbing penulis ke jalan yang benar dengan penuh kesabaran
dan kasih sayang.
3. Keluarga dan kakak yang memberikan motivasi serta doa.
4. Keponakanku tercinta yang selalu menjadi obat penat bagi penulis.
5. Sahabat – sahabat penulis yang telah memberikan banyak doa,
motivasi dan keceriaan bagi penulis.
6. Dosen dan staff prodi komunikasi terapan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik yang telah memberikan banyak ilmu bermanfaat bagi
penulis.
7. Almamater tercinta.
8. Semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Segala puji hanya bagi Allah Rabb semesta alam, penulis panjatkan
atas segala limpahan nikmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada waktunya. Penulis menyusun
tugas akhir dengan judul “PROSES PENULISAN PRESS RELEASE
UNTUK MENDUKUNG MEDIA MASSA OLEH HUMAS PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP 6 YOGYAKARTA“ ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh
gelar Ahli Madya (A.Md) pada jurusan Diploma III Kmunikasi Terapan,
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam menyelesaikan tugas akhir ini
penulis tidak berjalan sendiri,. Banyak pihak yang telah membantu
penulis baik secara langsung maupun tidak langsung. Untuk itu, penulis
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof.Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Aryanto Budhi S.,M.Si selaku Ketua Program D III
kepada penulis hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini secara
tepat waktu.
5. Bapak / Ibu dosen beserta staff Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik yang telah bekerja sama dalam memberikan bekal ilmu
kepada penulis.
6. Bapak Sinung Tri Nugroho selaku Executive Vice President PT.
commit to user
vii
bagi penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Media di PT KAI
(Persero) Daop 6 Yogyakarta.
7. Bapak Eko Budiyanto selaku Manager Humas PT. KAI (Persero)
Daop 6 Yogyakarta yang telah memberikan bimbingan dan
pengarahan pada penulis selama melakukan Kuliah Kerja Media
di PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta.
8. Bapak Kuswardoyo, Mbak Indri dan Mas Tio selaku assistant
manager dan staff pelaksana humas yang dengan sabar
membantu penulis memberikan nasihat serta motivasi kepada
penulis.
9. Seluruh jajaran manager dan karyawan PT. KAI (Persero) Daop
6 Yogyakarta, Ibu Budi, Bapak Erry, Ibu Helena, Bapak Berlin,
Datuk, Mbak Dina yang senang hati membimbing, mendukung,
membantu, dan memberikan banyak ilmu kepada penulis selama
magang.
10.Ibu, Bapak dan kakak penulis yang selalu mendoakan dan
memberi dukungan kepada penulis tanpa henti.
11.Seluruh keluarga dan saudara yang selalu memberikan doa serta
semangat bagi penulis.
12.Sahabat – sahabat penulis yang selalu memberi doa dan saran
kepada penulis selama ini.
13.Teman-teman Public Relations angkatan 2009, terima kasih atas
dukungan kalian.
14.Kakak - kakak tingkatku, terima kasih atas semua bantuan –
bantuan kalian selama ini.
15.Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu,
yang telah banyak membantu dalam penyelesaian Laporan Tugas
commit to user
viii
Penulis menyadari, bahwa Laporan Tugas Akhir ini sangat jauh
dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik
yang bersifat membangun demi kesempurnaan Laporan Tugas Akhir
ini. Semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Surakarta, 30 Mei 2012
commit to user
x
E. Slogan PT KAI (Persero) ... 27
F. Sturktur Organisasi ... 28
1. ... S truktur Organisasi PT. KAI (Persero) Pusat... 28
2. ... S truktur Organisasi PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta ... 29
G.Daop 6 Yogyakarta ... 31
H.Lokasi PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta ... 33
I. Jobdesc Humas PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta ... 33
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG A.Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang (KKM) ... 36
B.Pelaksanaan Magang ... 36
C.Proses Penulisan Press Release ... 45
BAB V PENUTUP A.Kesimpulan ... 46
B.Saran ... 48
DAFTAR PUSTAKA ... 50
commit to user
xi
DAFTAR BAGAN
commit to user
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Ijin Magang dari PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta
2. Surat Tugas
3. Surat Keterangan Selesai Magang
4. Struktur Organisasi PT. KAI (Persero) Pusat
5. Struktur Organisasi PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta
6. Laporan Periodik
7. Contoh Kliping
8. Daftar Isi dan Analisis Kliping Per-bulan
9. Notulen Rapat Koordinasi KaDaop VI dengan Para Manager di
Yogyakarta
10. Press Release
11. Berita-berita yang Dibuat Penulis Selama Magang di PT. KAI Daop
(Persero) 6 Yogyakarta
commit to user
1
BAB I PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
Dewasa ini teknologi transportasi di Indonesia mengalami kemajuan
yang pesat. Berbagai macam alat transportasi baru bermunculan baik
transportasi udara, laut maupun darat. Peranan Hubungan Masyarakat
(Humas) atau Public Relations sangat dibutuhkan oleh hampir semua
bentuk organisasi atau lembaga, baik profit maupun non profit, dari
Perusahaan atau Industri, organisasi profesi, institusi sampai
Pemerintah.
Secara garis besar peran Humas adalah komunikator sebuah
organisasi atau perusahaan, baik kepada publik internal maupun publik
eksternal. Bagi sebuah Perusahaan, Humas sangat diperlukan untuk
menjalin hubungan melalui komunikasi dengan para publik internal
ataupun untuk mengkomunikasikan visi, misi, tujuan, dan program
Perusahaan kepada publik eksternal. Karena itu Humas merupakan
salah satu ujung tombak dari organisasi atau perusahaan untuk bersaing
dalam era globalisasi ini.
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta adalah
perusahaan penyedia jasa transportasi yang bergerak dalam kegiatan
commit to user
1
yaitu intregitas, profesional, keselamatan, inovasi dan pelayanan prima.
commit to user
ruang lingkup Perusahaan seperti pimpinan, karyawan dan para
pemegang saham) dan publik eksternal (orang-orang yang berada di
luar ruang lingkup Perusahaan seperti investor, pemegang saham,
pelanggan dan masyarakat). Kedua publik ini harus dijaga dengan baik
agar terciptanya hubungan yang harmonis antara perusahaan dan
publiknya.
Selain membina hubungan yang baik dengan publik, membina
hubungan baik dengan media massa pun merupakan salah satu tugas
utama dari Humas PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 6
Yogyakarta, karena media relations merupakan alat pendukung untuk
kepentingan proses publikasi tentang berbagai program kerja, kegiatan
dan kebijaksanaan organisasi demi kelancaran aktifitas komunikasi oleh
Humas dengan pihak publik sasarannya.
Selain itu, media massa dapat berperan sebagai media saluran
dalam penyampaian pesan dan upaya peningkatan pengenalan serta
menciptakan citra positif bagi Perusahaan. Dalam bagian Humas PT.
Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta, media massa
ditujukkan untuk komunikasi internal dan komunikasi eksternal
Perusahaan. PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta
sangat menjaga hubungan baik dengan pers, salah satu yang dilakukan
dengan pembuatan Press Release yang dikirim kepada media massa.
Dalam buku Dasar-dasar Public Relations (2002:54) dijelaskan
“Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh
commit to user
disampaikan kepada pengelola pers atau redaksi media massa (tv, radio,
surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa
tersebut.” Dalam membuat press release setidaknya harus memenuhi
syarat 5W+1H yang memiliki news value (nilai berita) dan
penyusunanya menggunakan piramida terbalik dengan kata-kata yang
jujur dan mudah dimengerti. Dalam press release terdapat identifikasi
atau lembaga yang disertai dengan waktu terjadinya peristiwa, untuk
memudahkan wartawan format tulisan dibuat dengan mengatur panjang
tulisan, memberikan judul dan mengecek kembali kebenaran dari berita
tersebut.
Press Release biasanya berupa lembaran siaran berita untuk
dibagikan kepada wartawan atau media massa yang berisi fakta-fakta
yang tengah terjadi diseputar PT. Kereta Api Indonesia (Persero), anak
perusahaan maupun stakeholdernya dan diakhiri dengan evaluasi
terhadap semua pemberitaan tersebut. Dengan melaksanakan aktivitas
tersebut Humas PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta
sangat menyadari bahwa dengan palayanan informasi yang baik
terhadap pers atau media massa dapat membuat hal-hal yang ingin
tersampaikan dengan baik pula kepada masyarakat.
Disini penulis hanya fokus pada kegiatan humas dalam penulisan
pembuatan press release yang mana unsur di dalam pembuatan press
release tersebut dirasa kompleks dan dapat mempengaruhi citra
perusahaan tersebut. Selain itu, selama melaksanakan KKM melalui
commit to user
6 Yogyakarta, penulis lebih fokus mengerjakan tugas yang
berhubungan dengan penulisan press release untuk media massa oleh
humas PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta.
Berdasarkan alasan tersebut maka penulis mengangkat topik kuliah
kerja media sebagai berikut : “PROSES PENULISAN PRESS
RELEASE UNTUK MEDIA MASSA OLEH HUMAS PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP 6 YOGYAKARTA“.
Penulis melaksanakan KKM di bagian Humas PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta selama dua bulan yaitu dari
tanggal 30 Januari 2012 sampai dengan 30 Maret 2012. Dalam Tugas
Akhir ini penulis akan melaporkan kegiatan KKM penulis di bagian
Humas PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta selama
dua bulan sesuai waktu yang telah disepakati sebelumnya di surat tugas
dan surat pengantar resmi dari PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop
6 Yogyakarta.
B.Tujuan Kuliah Kerja Media 1. Tujuan Umum
Tujuan Umum yang mendasari pelaksanaan kuliah kerja media
adalah sebagai berikut :
· Untuk memenuhi syarat kelulusan sesuai dengan
peraturan yang berlaku di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
commit to user
· Untuk memperoleh wawasan dan pengetahuan mengenai
peran dan fungsi humas dalam membangun hubungan
yang baik dengan media massa oleh Humas PT Kereta
Api Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta.
· Untuk menerapkan dan mempraktekkan ilmu kehumasan
yang sudah didapatkan di bangku perkuliahan dalam
dunia kerja yang sesungguhnya.
· Meningkatkan keterampilan, kreativitas dan
profesionalisme agar mampu bersaing di era globalisasi
yang akan datang.
2. Tujuan Khusus
Tujuan khusus dari Kuliah Kerja Media ini yaitu untuk
memperoleh pengalaman, wawasan tentang bagaimana cara
Humas Perusahaan meliput berbagai kegiatan kemudian
dijadikan sebuah berita melalui pembuatan Press Release. Selain
itu, untuk mengetahui aktivitas dan tugas-tugas yang dilakukan
Humas PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta
serta melatih kemampuan seorang Public Relations professional
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A.Pengertian Public Relations
Dua dekade ke belakang, istilah Public Relations (PR) atau Humas
(hubungan masyarakat) merupakan sesuatu yang belum begitu familiar,
belum dikenal dan masih asing di telinga publik atau masyarakat.
Padahal, perkembangan PR di Indonesia demikian pesat sehingga
bermunculan PR di pemerintahan, perusahaan swasta, BUMN (Badan
Usaha Milik Negara), organisasi nirlaba atau lembaga swadaya
masyarakat.
Sering masyarakat menganggap Public Relations atau Humas identik
dengan figur seorang wanita, cantik, seksi, mengumbar senyum,
melayani tamu dan tugasnnya mempengaruhi orang. Public Relations
identik dengan tugas-tugas menyampaikan informasi, menjadi juru
bicara atau menulis press release. Di tempat lain, Public Relations
diberi tugas membuat proposal penjualan, iklan, pameran-pameran
penjualan yang menjadikannya tumpang tindih dengan pekerjaan
marketing.
Padahal Public Relations atau Humas tidak hanya berbicara tentang
lobbiying, penampilan menarik, menjadi juru bicara dan publisitas
semata. Lebih dari itu, Public Relations atau Humas di suatu
commit to user
keberhasilan perusahaan tersebut. Bahkan bisa dikatan Humas
merupakan “ujung tombak” saat krisis melanda perusahaan.
Kini kesan yang dahulu menganggap bahwa tugas PR hanya menjadi
corong bagi perusahaan sudah mulai berangsur – angsur pupus. Begitu
juga halnya dengan kesan bahwa menjadi staf PR berarti hanya
bertugas menangani pers atau media massa juga sudah mulai pupus.
Ada banyak tugas yang mesti dijalankan, yang bermuara pada
terjaganya reputasi dan citra organisasi di mata publiknya melalui
kegiatan komunikasi yang dijalankan PR organisasi. Tugas ini tentunya
tidak cukup hanya dijalankan dengan sekedar menjadi juru bicara atau
menjaga hubungan baik dengan media massa, melainkan melibatkan
proses yang terencana, terukur yang memadukan pendekatan ilmiah,
keterampilan dan seni.
Public Relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam
kepercayaan publik terhadap suatu individu atau
organisasi/perusahaan.
Menurut Scoot M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen M.
Broom, Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai
sikap-sikap publik, mengidentifikasi kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan publik dan melaksanakan rencana kerja untuk
memperoleh pengertian dan pengakuan publik.1
Kebutuhan komunikasi yang dibangun oleh Public Relations untuk
komunikasi vertical, horizontal maupun diagonal akan memberi
kekuatan pada proses koordinasi, evaluasi dan sosialisasi tentang
berbagai permasalahan serta kebijakan perusahaan. Sehingga tidak
1
commit to user
terjadi kesalahpahaman dan dapat terbentuk sebuah iklim harmonis
yang saling mendukung.
Sedangkan menurut Denny Griswold, Ibu Public Relations
menerangkan bahwa : Humas atau Public Relationsadalah fungsi
manajemen yang mengevaluasi publik, memperkenalkan berbagai kebijakan dan prosedur dari suatu individu atau organisasi berdasarkan kepentingan publik, dan membuat perencanaan, serta melaksanakan suatu progam kerja dalam upaya memperoleh
pengertian dan pengakuan publik.2
Seiring Terdapat banyak sekali definisi tentang Public Relations atau
Humas, dari berbagai definisi yang ada, para pakar berpendapat bahwa
sampai saat ini belum ada konsesus mutlak tentang definisi dari publik
relations/humas. Namun dari berbagai definisi yang berbeda-beda pada
dasarnya memiliki pengertian yang sama.
B. Tujuan dan Fungsi Humas
Tujuan merupakan sesuatu yang mengarahkan Public Relations
sehingga tidak melenceng dan salah sasaran. Karena Public Relations
merupakan fungsi manajemen dalam melaksanakan kegiatan komunikasi,
maka pada dasarnya tujuan public relations adalah tujuan komunikasi.
Dalam realita prakteknya, tujuan PR antara lain :3
1.Menciptakan Pemahaman (Mutual Understanding) antara
Perusahaan dan Publiknya.
2.Membangun Citra Korporat (Corporate Image).
3.Citra Korporat Melalui Progam CSR.
4.Membentuk Opini Public yang Favorable.
5.Membentuk Goodwill dan Kerjasama.
2
Ibid, 9.
3
commit to user
Sedangkan fungsi PR merupakan harapan perusahaan terhadap apa yang
seharusnya dilakukan oleh public relations sesuai dengan kedudukannya
sebagai seorang PRO. Cutlip, Center & Canfield merumuskan fungsi PR
sebagai berikut :4
1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai
tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen
lembaga/organisasi).
2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi
dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran.
3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini,
persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap
badan/organisasi yang diwakilinya, atau sebaliknya.
4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang
saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama.
5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dan mengatur
arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi terciptanya citra positif bagi kedua belah pihak.
C. Aktivitas Humas
Pada dasarnya tujuan umum dari progam kerja dan aktivitas humas
di lapangan adalah cara menciptakan hubungan yang harmonis antara
organisasi/perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya. Hasil yang
diharapkan adalah terciptanya good image (citra positif), good will
(kemauan baik), mutual understanding (saling timbul pengertian), mutual
appreciation (saling menghargai) dan tolerance (toleransi) antara kedua
belah pihak.
4
commit to user
Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan sasaran PR, adalah sebagai
berikut :5
1. Membangun identitas dan citra perusahaan (Building
Corporate Identity and Image)
· Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang
positif.
· Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua
arah dengan berbagai pihak.
2. Menghadapi krisis (Facing of Crisis)
· Menangani keluhan dan menghadapi krisis yang
terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR
recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of
image and damage.
3. Mempromosikan aspek kemasyarakatan (Promotion public
causes)
· Mempromosikan yang menyangkut kepentingan
publik.
· Mendukung kegiatan kampanye sosial anti merokok
serta menghindari obat-obatan terlarang dan
sebagainya.
Untuk mencapai tujuan PR, sasaran PR tersebut diterapkan dalam dunia
kerja melalui kegiatan-kegiatan public relations yang nyata. Cutlip,
Center & Broom membuat kategori berisi ringkasan kegiatan yang
dilakukan spesialis public relations di tempat kerja, yaitu :6
1. Menulis dan Mengedit
Menyusun rilis berita dalam bentuk cetak atau siaran,
cerita feature, newsletter untuk karyawan dan
stakeholders eksternal, korespondensi, pesan website dan pesan media online lainnya, laporan tahunan dan shareholder, pidato, brosur, film dan script, slide show, artikel perdagangan, iklan institusional, materi-materi pendukung teknis lainnya.
2. Hubungan Media dan Penempatan Media
Mengontak media koran, majalah, suplemen mingguan, penulis freelance dan publikasi perdagangan agar mereka mempublikasikan atau menyiarkan berita dan feature tentang organisasi itu sendiri atau oleh orang lain.
Merespon permintaan informasi oleh media,
commit to user
3. Riset
Mengumpulkan informasi tentang opini publik, tren, isu, yang muncul, iklim politik dan peraturan perundangan, liputan media, opini kelompok kepentingan dan
pandangan-pandangan lain berkenaan dengan
stakeholders organisasi. Mencari database di internet, jasa online dan data pemerintah elektronik. Mendesain progam riset, survey dan menyewa perusahaan riset.
4. Manajemen dan Administrasi
Pemograman dan perencanaan dengan bekerjasama
dengan manajer lain, menentukan kebutuhan,
menentukan prioritas, mendefinisikan publik, setting dan tujuan, strategi dan taktik, menata personel, anggaran dan jadwal progam.
5. Konseling
Memberi saran kepada manajemen tentang masalah sosial, politik dan peraturan. Berkonsultasi dengan manajemen tentang cara mengatasi krisis, bekerjasama dengan pengambil keputusan untuk menyusun strategi mengelola isu-isu sensitif dan kritis.
6. Acara Spesial
Mengatur dan mengelola konferensi pers, lomba-lomba, konvensi open house, pemotongan pita dan grand opening, ulang tahun, pengumpulan dana, mengunjungi tokoh terkemuka, progam penghargaan dan lain-lain.
7. Pidato
Tampil di depan kelompok, melatih orang untuk berpidato, mengelola juru bicara.
8. Produksi
Membuat saluran komunikasi, seperti multimedia, seni, tipografi, fotografi, tata letak, computer desktop publishing, perekaman audiovisual.
9. Training
Mengadakan pelatihan untuk publik internal maupun eksternal.
10.Kontak
Sebagai penghubung dan mediator antara perusahaan dengan publiknya dan sebaliknya
D. Press Release
Penulisan Public Relations writing adalah upaya untuk melakukan
hubungan positif antara suatu organisasi/perusahaan dan berbagai
commit to user
Salah satunya adalah penulisan Press Release yang layak dimuat di
media massa.
Menurut Kriyantono, Press Release bisa disebut
release/rillis adalah sebuah berita atau informasi yang disusun
oleh sebuah organisasi yang menggambarkan kegiatannya.7
Sedangkan menurut Soemirat, Press Release adalah
informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (Humas) suatu organisasi atau perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers atau redaksi media massa (tv, radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam
media massa tersebut.8
Jadi, pada dasarnya Press Release merupakan berita tentang
peruasahaan (individu, kegiatan, pelayanan atau produk). Berita
tersebut dikirimkan atau disiarkan ke media (pers), sehingga disebut
juga siaran pers atau News Realese. Siaran pers ini pun memiliki fungsi
yang sama dengan fungsi media massa. Karena itulah, sebuah siaran
pers yang baik adalah siaran pers yang memiliki unsur-unsur jurnalistik
sehingga menarik untuk dibaca serta mudah mengerti oleh pembaca.
Siaran pers biasanya hanya berupa lembaran siaran berita yang
dibagikan kepada para wartawan atau media massa, baik melalui kurir
maupun lewat faks email ke kantor media yang dituju. Lembaran siaran
berita tersebut diberikan kepada pers atau media massa agar
memudahkan pers dalam pembuatan berita mengenai suatu perusahaan.
E. Jenis-jenis Press Release
Secara umum, press release dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis
yakni basic publicity release, product release dan financial release.
7
Kriyantono. Op. Cit. 131.
8
commit to user
Namun setiap media massa mempunyai kebutuhan dan kepentingan
masing-masing yang tidak selalu sama dengan media lainnya.
Menurut Thomas Bivins, terdapat tiga jenis press release yang
berdasarkan kepada penekanan topic (key-issue) yang ditampilkan, yaitu :9
1. Basic Publicity Release.
Topic press-release jenis ini adalah segala informasi yang dinilai mengandung nilai berita bagi media massa. Praktisi PR harus pandai dalam membuat berita, dengan cara membuat event-event yan menarik. Misalnya, ketika terjadi peristiwa gunung merapi meletus atau gempa bumi besar yang melanda Yogyakarta, PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta menggelar acara bagi-bagi selimut dan obat-obatan untuk para pengungsi.
2. Product Release.
Press Release ini berisi informasi tentang produk perusaaan, misalnya peluncuran produk baru, perubahan nama produk dan lainnya.
3. Financial Release.
Tidak semua perusahaan menganggap penting informasi jenis ini. Informasi keuangan biasanya dianggap tabu untuk menjadi konsumsi umum. Sekarang, bukan hanya pemegang saham yang berhak atas informasi ini, tetapi publik pun juga berhak disodori informasi keuangan.
Release yang ditulis oleh seorang Public Relations bisa dalam bentuk
reportase atau profil karyawan berprestasi, profil organisasi, artikel
feature yang mengenai pameran, kisah unik karyawan perusahaan, hobi
pimpinan dan lain-lain. Dari jenis-jenis press release diatas, penulis
menyimpulkan bahwa release yang dibuat dapat dikategorikan dalam
tiga jenis press release diatas sesuai dengan apa yang ditulis oleh
seorang Public Relations. Untuk itu maka persyaratan release adalah
harus menyajikan suatu kisah yang bermutu seperti yang biasa ditulis
9
commit to user
oleh para jurnalis. Informasinya harus jelas, sesuai kenyataan, serta
menaati kaidah penulisan yang baik.
F. Proses Penulisan Press Release
Proses penulisan dalam membuat press release harus memuat unsur
5W+1H sebagai unsur yang sangat mempengaruhi berita yang dibuat
oleh seorang public relations. Penulisan press release layak muat
apabila cara menulisnya seperti halnya wartawan menulis berita
langsung (straight news) dengan gaya piramida terbalik. Dimulai
dengan membuat lead/ teras berita/ kepala berita sebagai paragraf
pertama yang mengandung unsur 5W + 1H.
Cole mengungkapkan bahwa penulisan dengan gaya
piramida terbalik digunakan dengan alasan: Pertama, pembaca
dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang
singkat untuk mendapatkan berita-berita yang faktual. Kedua,
redaksi media massa harus memotong Press Release tersebut tanpa
mengurangi isi pokoknya. Ketiga, redaksi tidak mempunyai cukup
waktu untuk membaca keseluruhan Press Release. Sebelum redaksi
memutuskan dibuang atau dipakai release tersebut, mereka harus
tahu dengan cepat apa keseluruhan isi release itu.10
Sedangkan menurut Kriyantono, dalam menulis press
release diperlukan teknik-teknik praktis yang harus dikelola dengan sebaik mungkin. Tetapi sebelum menulis release, PR disarankan
mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :11
1. Mengapa peristiwa ini layak disampaikan (why is this
important ?)
2. Apa materi pokok informasi (what are the main points ?)
3. Apakah informasinya dapat di cek ? Apakah tersedia data
pendukung ? (what research is there to back up informations ? Can it be checked easily if reporters ask to do so ?)
4. Siapa yang berwenang untuk dikutip sebagai sumber
berita (who can be quoted as an authority on the topic ?)
10
Soemirat & Ardianto. Op. Cit. 60.
11
commit to user
5. Apakah memerlukan backgrounders atau fact sheet (is a
fact sheet needed for additional information ?)
Dalam proses penulisan press release juga mempunyai beberapa
tehnik agar release yang dibuat oleh seorang public relations dapat
dimuat di media massa dan dapat dimengerti oleh wartawan pencari
berita. Hal ini digunakan sebagai acuan agar memudahkan pembaca
dalam mengerti sebuah release tersebut.
Diantaranya penulis mengutip teori dari salah satu ahli.
Teknik-teknik menulis realese yang baik menurut Kriyantono, adalah sebagai
berikut :12
1. Menentukan suatu tema (key-issue atau news values).
2. Buat sesuai piramida terbalik.
3. Release harus informative.
4. Hindari pesan-pesan menjual.
5. Paragraf singkat.
6. Format : Jangan ditulis tangan.
7. Identifikasi.
8. Tanggal release.
9. Waktu pengiriman.
10. Pilih media pengiriman yang tepat.
11. Pilih aksesori yang menarik.
12. Undang media.
13. Tulis ekslusif.
14. Beri tanda diakhir release.
15. Jangan salah ketik.
16. Pertimbangkan rumus tujuh unsur yang sangat
mempengaruhi :
-Subjek -Organisasi
-Lokasi -Keunggulan
-Penerapan -Rincian
-Sumber
Teknik dalam penulisan press release tersebut digunakan tidak hanya
sebagai acuan, tetapi juga agar terhindar dari kesalahan-kesalahan
dalam menulis press release yang terkadang disama artikan dengan
berita atau artikel di koran maupun media massa. Sehingga penulisan
12
commit to user
press release menggunakan teknik-teknik yang baik sesuai dengan
pendapat Kriyantono diatas dapat bermanfaat bagi seorang public
relations dalam membuat release di suatu perusahaan.
Tidak hanya itu saja, Frenk Jeffkins mengemukakan The Seven
Points Formula dalam pembuatan Press Release yaitu unsur-unsur yang harus ditulis dalam sebuah Press Release atau News Release.
Unsur-unsur itu disingkat SOLAADS:13
Subject : Apa yang diungkapkan (ide pokok) dalam Press
Release.
Organizations : Apa nama perusahaan pengirim Press Release.
Locations : Dimana kegiatan yang diberikan itu berlangsung.
Advantages : Apakah manfaatnya.
Applications : Apa kegunannya, Siapa penggunanya.
Details : Apa yang menjadi spesifikasi dari informasi itu.
Source : Sumber pengirim News Release.
Selain teknik-teknik penulisan press release yang baik dan
unsur-unsur dalam membuat press lease, di dalam penulisannya seorang
public relations harus mengerti dan memahami struktur penulisan Press
Release. Memahami struktur penulisan press release bertujuan agar
dapat mengetahui bagian-bagian di dalam berita yang dibuat. Sehingga
memudahkan dan membantu saat dilakukan evaluasi terhadap berita
atau release tersebut.
Sedangkan Format Standar Press Release Menurut Bivins,
mengemukakan format standar Press Release berdasarkan konvensi
para praktisi PR yang tergabung dalam suatu asosiasi sebagai berikut :14
1. Tipe penulisan Press Release harus jelas, ditulis di kertas
surat tanpa hiasan di pinggir kertasnya.
2. Margin adalah satu untuk satu dan setengah inci untuk semua
bagian.
13
Frank Jeffkins. 1998. Essential of Public Relations. Heineman Publishers. Singapore. 60-61.
14
commit to user
3. Alamat pengirim diletakkan di sudut kiri atas halaman utama.
Ditandai dengan blok termasuk alamat lengkap, nama kontak person, biasanya orang yang menulis Press Release dan nomor telepon, nomor telepon hotline yang bisa dihubungi kapan. Perlu diingat bahwa redaksi ingin memuat Press Release Anda dan meminta informasi lebih lanjut.
4. Tanggal release tertera di margin kanan, sedikit lebih ke
bawah dibandingkan margin bawah alamat yang diblok. Bagian ini memberikan kepastian informasi bagi redaksi dan waktu yang tepat untuk pemuatannya.
5. Penulisan judul ditulis dalam satu spasi dan digarisbawahi.
6. Tubuh atau uraian Press Release ditulis dalam dua spasi.
7. Jika lebih dari satu halaman, Press Release dibawah halaman
dalam more (lagi-lagi) diletakkan dalam kurung atau tanda garis pisah.
8. Halaman-halaman berikutnya ditandai dengan slug-line
(kode) diikuti beberapa garis pemisah. Nomor halaman pada kiri atas.
9. Akhir dari suatu tulisan Press Release ditandai dengan
beberapa cara misalnya membubuhkan kata “end” (tamat).
Setelah release sudah selesai dibuat dan release tersebut mengacu pada
hal-hal yang sudah menjadi aturan dalam penulisan press release, seorang
public relations dalam mengirimkan press release harus memperhatikan
commit to user
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengiriman Press Release
menurut Aceng Abdullah, adalah :15
1. Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan
berlangsung hari itu, kirimkan pada hari itu juga. Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali jika pelaksanaannya adalah malam hari.
2. Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan
sesuai bidangnya, tujukanlah pada wartawan tadi.
3. Pengiriman bisa pula melalui faksimili.
4. Konfirmasikan kembali lewat telepon, apakah siaran pers tadi
sudah diterima atau belum. Sebab, adakalanya tidak sampai pada alamat yang dituju, atau cetakan pada faksimili ternyata amat sulit untuk dibaca.
G. Media Massa
Media Massa merupakan mitra bagi seorang Public Relations
karena melalui media ini Public Relations memperoleh publisitas atau
lebih dikenal, baik perusahaan PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
Daop 6 Yogyakarta maupun produk atau jasanya. Media massa tersebut
dapat berupa surat kabar umum, majalah umum, radio siaran, dan
televisi siaran. Berikut beberapa pendapat dari para ahli mengenai
media massa :
F a jr i & Senja dalam Kamus Lengkap Bahasa Indonesia berpendapat bahwa media massa diartikan
sebagai berikut:16 adalah Sarana atau media yang berupa elektronik seperti radio dan televisi.
15
Aceng Abdulah. 2000. Press Relations : Kiat Berhubungan dengan Media Massa. Remaja
Rosdakarya. Bandung. 84.
16
commit to user
Sedangkan J efkins berpendapat mengenai Media
massa.17
“Pihak media memerlukan penanganan yang berbeda dengan publik-publik lainnya. Salah satu alasannya adalah kenyataan bahwa media merupakan jalur penghubung antara organisasi atau perusahaan dan para publik. Alasan terpenting lainnya adalah bahwa para penerbit, produser, editor dan jurnalis atau wartawan memiliki kekuasaan penuh dalam menentukan apa yang akan dilihat, dibaca, dan didengar publik. Berikanlah apa yang mereka minta, maka Anda akan menjadi kesayangan kalangan media. Suatu keberhasilan besar bagi praktisi PR ketika para editor atau redaktur surat kabar menghubungi dan bertanya apakah memiliki cerita yang bagus untuk mereka.”
Press Release yang diberikan kepada media massa akan dirasakan
manfaatnya melalui pemberitaan yang positif mengenai perusahaan di
media. Agar press release layak diterbitkan di media massa lebih mudah
apabila perusahaan mempunyai hubungan baik yang telah dijalin
dengan pers. Press Release yang dikirimkan ke media massa tidak
semua diterbitkan. Semua press release yang diterima, akan dilakukan
proses penyeleksian terlebih dahulu. Press Release yang dikirimkan
akan diprioritaskan untuk disiarkan, apabila pihak perusahaan sudah
membina hubungan baik dengan pers atau media massa. Penyiaran
iklan dan undangan konferensi pers juga akan lebih diprioritaskan
daripada perusahaan lain jika telah ada kerjasama dan hubungan yang
baik dengan pers.
17
commit to user
20
BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN
Dalam BAB III yang berisi tentang deskripsi perusahaan ini akan
dibahas mengenai sejarah, visi misi, logo, budaya perusahaan dan
struktur organisasi PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Keseluruhan isi
pada BAB III tersebut diolah dari company profile PT. Kereta Api
Indonesia (Persero).
A. Sejarah PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
Kehadiran kereta api di Indonesia ditandai dengan pencangkulan
pertama pembangunan jalan KA didesa Kemijen Jum’at tanggal 17 Juni
1864 oleh Gubernur Jenderal Hindia Belanda, Mr. L.A.J Baron Sloet
van den Beele. Pembangunan diprakarsai oleh “Naamlooze
Venootschap Nederlandsch Indische Spoorweg Maatschappij” (NV.
NISM) yang dipimpin oleh Ir. J.P de Bordes dari Kemijen menuju desa
Tanggung (26 Km) dengan lebar sepur 1435 mm. Ruas jalan ini dibuka
untuk angkutan umum pada Hari Sabtu, 10 Agustus 1867.
Keberhasilan swasta, NV. NISM membangun jalan KA antara
Kemijen – Tanggung, yang kemudian pada tanggal 10 Februari 1870
dapat menghubungkan kota Semarang – Surakarta (110 Km), akhirnya
mendorong minat investor untuk membangun jalan KA didaerah
lainnya. Tidak mengherankan, kalau pertumbuhan panjang jalan rel
commit to user
tahun 1870 110 km, tahun 1880 mencapai 405 km, tahun 1890 menjadi
1.427 km dan pada tahun 1900 menjadi 3.338 km. Selain di Jawa,
pembangunan jalan KA juga dilakukan di Aceh (1874), Sumatera Utara
(1886), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan (1914), bahkan tahun
1922 di Sulawesi juga telah dibangun jalan KA sepanjang 47 Km antara
Makasar – Takalar, yang pengoperasiannya dilakukan tanggal 1 Juli
1923, sisanya Ujungpandang – Maros belum sempat diselesaikan.
Sedangkan di Kalimantan, meskipun belum sempat dibangun, studi
jalan KA Pontianak – Sambas (220 Km) sudah diselesaikan. Demikian
juga di pulau Bali dan Lombok, juga pernah dilakukan studi
pembangunan jalan KA. Sampai dengan tahun 1939, panjang jalan KA
di Indonesia mencapai 6.811 km. Tetapi, pada tahun 1950 panjangnya
berkurang menjadi 5.910 km, kurang lebih 901 km raib, yang
diperkirakan karena dibongkar semasa pendudukan Jepang dan
diangkut ke Burma untuk pembangunan jalan KA disana.
Jenis jalan rel KA di Indonesia semula dibedakan dengan lebar
sepur 1.067mm; 750 mm (di Aceh) dan 600 mm di beberapa lintas
cabang dan tram kota. Jalan rel yang dibongkar semasa pendudukan
Jepang (1942-1943) sepanjang 473 km, sedangkan jalan KA yang
dibangun semasa pendudukan Jepang adalah 83 km antara Bayah –
Cikara dan 220 km antara Muaro – Pekanbaru diprogamkan selesai
pembangunannya selama 15 bulan yang memperkerjakan 27.500 orang,
commit to user
perbukitan, serta sungai yang deras arusnya ini banyak menelan korban
yang makamnya bertebaran sepanjang Muaro – Pekanbaru.
Setelah kemerdekaan Indonesia diplokamirkan pada tanggal 17
Agustus 1945, karyawan KA yang tergabung dalam “Angkatan Moeda
Kereta Api” (AMKA) mengambil alih kekuasaan perkeretaapian dari
pihak Jepang. Peristiwa bersejarah yang terjadi pada tanggal 28
September 1945, pembacaan pernyataan sikap oleh Ismangil dan
sejumlah anggota AMKA lainnya, menegaskan bahwa mulai tanggal 28
September 1945 kekuasaan perkeretaapian berada ditangan bangsa
Indonesia. Inilah yang melandasi ditetapkannya 28 September 1945
sebagai Hari Kereta Api di Indonesia, serta dibentuknya “Djawatan
Kereta Api Republik Indonesia” (DKARI).
Bagan 1. 1
Ringkasan Sejarah Perkeretaapian Indonesia
Periode Status Dasar Hukum
commit to user
Sumber : Company Profile PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
B. Visi dan Misi Visi Perusahaan :
Menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik yang fokus pada
pelayanan pelanggan dan memenuhi harapan stakeholders.
Misi Perusahaan :
Menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnis usaha
penunjangnya, melalui praktek bisnis dan model organisasi terbaik
untuk memberikan nilai tambah yang tinggi bagi stakeholders dan
kelestarian lingkungan berdasarkan 4 pilar utama : Keselamatan,
commit to user
C. Logo
Logo dengan warna orange dan biru berupa 3 Garis
melengkung yang melambangkan gerakan yang dinamis PT KAI
dalam mencapai Visi dan Misinya. 2 Garis warna
orange melambangkan proses Pelayanan Prima (Kepuasan Pelanggan)
yang ditujukan kepada pelanggan internal dan eksternal. Anak panah
berwarna putih melambangkan Nilai Integritas, yang harus dimiliki
insan PT KAI dalam mewujudkan Pelayanan Prima. 1 Garis lengkung
berwarna biru melambangkan semangat Inovasi yang harus dilakukan
dalam memberikan nilai tambah ke stakeholders. (Inovasi dilakukan
dengan semangat sinergi di semua bidang dan dimulai dari hal yang
commit to user
Gaya Gambar :
Lugas, langsung, tajam, teknis, selaras dengan staf teknis kereta
api. Ujung garis tajam tapi melengkung untuk menyiratkan arah atau
kecepatan (aerodinamis), tetapi cenderung agak tumpul melengkung,
tidak terlampau tajam, agar memberi kesan aman (sesuatu bentuk
yang terlampau runcing lebih memberi kesan ancaman, rasa sakit
dan agresitas, asosiatif kepada senjata tajam, duri dan semacamnya).
Sifat Gambar :
Sifat gambar lebih lugas, obyektif, rasional karena bentuk
geometrisnya yang dominan dan bersifat maskulin. Kesan sangat
modern, teknis, jelas terlihat.
D. Budaya Perusahaan
Budaya yang wajib dianut oleh seluruh insan PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) yaitu budaya 5 Nilai Utama. 5 Nilai Utama
memiliki makna 5 melambangkan panca indera untuk mewujudkan cita,
rasa dan karsa dalam menebarkan semangat perubahan serta semangat
pengorbanan yang pantang menyerah menuju kebahagiaan. 5 Nilai
Utama ini terdiri dari Integritas, Profesional, Keselamatan, Inovasi dan
Pelayanan Prima. Adapun makna dari setiap nilai utama adalah sebagai
commit to user
1. Integritas
Makna nilai :
Kami insan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) bertindak
konsisten dengan nilai-nilai, kebijakan organisasi dan kode etik
perusahaan.
2. Profesional
Makna nilai :
Kami insan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) memiliki
kemampuan dan penguasaan dalam bidang pengetahuan yang
terkait dengan pekerjaan, mampu menguasai untuk
menggunakan, mengembangkan serta membagikan pengetahuan
yang terkait dengan pekerjaan kepada orang lain.
3. Keselamatan
Makna nilai :
Kami insan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) memiliki sikap
tanpa kompromi dan konsisten dalam menjalankan atau
menciptakan sistem atau proses kerja yang mempunyai potensi
resiko yang rendah terhadap terjadinya kecelakaan dan menjaga
asset perusahaan dari kemungkinan terjadi kerugian.
4. Inovasi
Makna nilai :
Kami insan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) selalu
menumbuhkembangkan gagasan baru, melakukan tindakan
commit to user
kondusif untuk berekreasi sehingga memberikan nilai tambah
bagi stakeholders.
5. Pelayanan Prima
Makna nilai :
Kami insan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) akan
memberikan pelayanan yang terbaik sesuai dengan standar mutu
yang memuaskan dan sesuai harapan atau melebihi harapan
pelanggan dengan memenuhi 6 A unsur pokok : Ability
(Kemampuan), Attitude (Sikap), Appearance (Penampilan),
Attention (Perhatian), Action (Tindakan), dan Accountability
(Tanggung jawab).
E. Slogan PT. KAI (Persero)
“Anda Adalah Prioritas Kami”. Itulah slogan PT. Kereta Api
Indonesia (Persero) saat ini yang menjadi landasan nilai dalam setiap
melakukan pekerjaan baik untuk aktivitas internal maupuneksternal.
Coorporate Slogan “Anda Adalah Prioritas Kami” memiliki makna :
1. Anda adalah pelanggan yang terdiri dari pelanggan internal (di
dalam lingkungan PT.KAI) dan pelanggan ekternal (di luar
lingkungan PT. KAI)
2. Pelanggan harus menjadi prioritas dalam pencapaian pelayanan.
3. Untuk mencapai pelayanan diperlukan kerjasama antar individu
commit to user
F. Struktur Organisasi
1. Struktur Organisasi PT. KAI (Persero) Pusat
Struktur organisasi PT. KAI (Persero) di tingkat pusat terdapat
Board of Director yang terdiri dari seorang Direktur Utama dan enam
direktur lainnya yaitu Direktur Keuangan, Direktur Teknik, Direktur
Operasi, Direktur Personalia & Umum, Direktur Pengembangan Usaha
dan Direktur Komersial. Setiap Direktur mengepalai Direktorat, dimana
setiap Direktorat dibantu oleh beberapa kepala Sub Direktorat atau
Kepala Bidang.
Selain itu, juga terdapat dua pusat, yaitu : Pusat Keselamatan dan
Manajemen Resiko serta Pusat Perencanaan & Pengembangan
ditambah tiga divisi tingkat pusat yaitu Divisi Sarana, Divisi Pelatihan
dan Divisi Properti. Sedangkan di tingkat daerah terdapat Sembilan
Daerah Operasi (Daop) di Jawa dan tiga Divisi Regional (Div-re) di
Sumatera. Kesembilan Daop dan Divre tersebut adalah :
commit to user
j. Divre I Sumatera Utara
k. Divre II Sumatera Barat
l. Divre III Sumatera Selatan
Humas atau Public Relations di kantor pusat PT. KAI (Persero)
dipimpin oleh Vice President yang bertanggung jawab kepada EVP
Coorporate Secretary. Sedangkan Coorporate Secretary sendiri
bertanggung jawab langsung kepada pemimpin puncak yaitu President
Director PT. KAI (Persero).
Divisi Humas atau Public Relations PT. KAI (Persero) dibagi dalam
4 bagian yaitu Internal Relations, Eksternal Relations, Coorporate
Image Care dan Public Informations Care. Masing-masing bagian
tersebut dipimpin oleh seorang manager yang membawahi assistant
manager dan beberapa orang staf. Selain membawahi keempat manager
tersebut, VP Public Relations juga membawahi manager humas di
seluruh Daop dan Divre se-Indonesia.
Untuk lebih jelasnya, bagan struktur organisasi di tingkat pusat dapat
dilihat di halaman Lampiran.
2. Struktur Organisasi PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta
Salah satu Daerah Operasi PT. KAI (Persero) adalah Daop 6
Yogyakarta. Daop 6 Yogyakarta dipimpin oleh seorang Executive Vice
President (EVP) dan Deputy Executive Vice President sebagai
commit to user
a. Manager Humasda
b. Manager Hukum
c. Manager SDM dan Umum
d. Manager Keuangan
e. Manager Pengadaan Barang dan Jasa
f. Manager Sarana
g. Manager Jalan Rel dan Jembatan
h. Manager Sintelis
i. Manager Operasi
j. Manager Pengamanan
k. Manager Pelayanan
l. Manager Pemasaran Angkutan
m. Manager Pemasaran Non Angkutan
Manager Humas PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta ditempatkan
sejajar dengan manager-manager lainnya yaitu berada langsung di
bawah Executive Vice President. Artinya Manager Humas memiliki
peran penting dalam suatu pengambilan keputusan perusahaan. Peran
humas PT. KAI (Persero) dianggap penting dan tak hanya sekedar
sebagai juru bicara ataupun seksi dokumentasi saja. Manager Humas
juga membawahi assistant internal, eksternal dan beberapa staf
pelaksana.
Untuk lebih jelasnya, bagan struktur organisasi Daop 6 Yogyakarta
commit to user
G. Daop 6 Yogyakarta
Daerah Operasi 6 Yogyakarta merupakan salah satu daerah operasi
PT. KAI (Persero) Pusat yang bertanggung jawab mengatur operasional
KA di wilayah Yogyakarta dan sekitarnya. Stasiun yang ada di bawah
wewwang Daop 6 Yogyakarta sejumlah 33 stasiun yaitu :
commit to user
1. KA Lodaya (tujuan Bandung)
2. KA Argo Lawu (tujuan Jakarta)
3. KA Argo Dwipangga (tujuan Jakarta)
commit to user
5. KA Taksaka Malam (tujuan Jakarta)
6. KA Senja Utama Yogyakarta (tujuan Jakarta)
7. KA Senja Utama Solo (tujuan Jakarta)
8. KA Progo (tujuan Jakarta)
9. KA Bengawan (tujuan Jakarta)
10.KA Sancaka (tujuan Surabaya)
11.KA Sritanjung (tujuan Surabaya)
12.KA Prameks (tujuan Solo-Kutoarjo)
H. Lokasi PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta
PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 6 Yogyakarta
Jalan Lempuyangan No. 1 Yogyakarta
Fax. (0274) 512056, Telp. (0274) 513358, Toka 36000
I. Jobdesc Humas PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta
Humas pada Daerah Operasi 6 Yogyakarta adalah satuan organisasi
di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang berada dibawah
organisasi Daerah Operasi 6 Yogyakarta dan berkedudukan di
Yogyakarta. Humas Daop 6 Yogyakarta dipimpin oleh Manager Humas
yang bertanggung jawab pada Executive Vice President (EVP) Daop 6
Yogyakarta.
Manager Humas Daop 6 Yogyakarta mempunyai tugas pokok
merencanakan dan melaksanakan program kegiatan kehumasan
commit to user
perusahaan internal dan eksternal di wilayah Daerah Operasi 6
Yogyakarta.
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Manager Humas
mempunyai fungsi dan tanggung jawab sebagai berikut :
1. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan
dengan tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan PT. KAI
(Persero).
2. Melaksanakan fungsi Corporate Image Building.
3. Mengelola informasi dan komunikasi di dalam perusahaan (internal)
dan menjalin hubungan dengan media massa di luar perusahaan
(eksternal).
4. Membantu melaksanakan progam Corporate Social Responsibility
(CSR) di wilayah Daop 6 Yogyakarta.
Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya tersebut, Manager
Humas Daop 6 Yogyakarta dibantu oleh seorang Assistant Manager
Internal dan Eksternal. Assistant Manager tersebut mempunyai tugas
pokok dan tanggung jawab melaksanakan progam kegiatan kehumasan
meliputi hubungan kemasyarakatan, penyuluhan dan pembentukan citra
perusahaan internal dan eksternal, antara lain :
1. Internal :
a. Melaksanakan kegiatan kliping media massa;
b. Melaksanakan kegiatan peliputan dan dokumentasi kegiatan
commit to user
c. Mengidentifikasi layanan informasi kepada publik internal yang
membutuhkan;
d. Memberikan layanan informasi kepada publik internal yang
membutuhkan;
e. Bertanggung jawab mengurusi dan update berita media massa
serta media monitoring;
f. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan administrasi keuangan
kehumasan Daop 6 Yogyakarta.
2. Eksternal :
a. Menjalin hubungan yang baik dengan wartawan media massa;
b. Melakukan evaluasi terhadap pemberitaan di media massa secara
rutin;
c. Membuat press release dalam setiap kegiatan perusahaan yang
dipublikasikan;
d. Mengkoordiansi dan mengatur kegiatan konferensi pers;
e. Membantu melaksanakan kegiatan-kegiatan CSR perusahaan,
mulai dari pembentukan, pelaksanaan sampai dengan
pendokumentasian;
f. Merencanakan dan melaksanakan progam komunikasi kepada
publik eksternal melalui event pameran, iklan, pengisian
program TV dan promosi kehumasan;
g. Memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat eksternal
commit to user
36
BAB IV
PELAKSANAAN MAGANG
A. Waktu dan Tempat Magang
Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) atau yang biasa
disebut magang di Kantor Humas PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
Daop 6 Yogyakarta yang beralamat di Jalan Lempuyangan No. 1
Yogyakarta. Penulis melakukan magang selama 2 bulan yaitu dari
tanggal 30 Januari 2012 sampai dengan 30 Maret 2012. Selama magang
disana setiap harinya penulis masuk kerja pada pukul 08.00 WIB dan
pulang pada pukul 16.45 WIB dengan waktu istirahat selama 1 jam
yaitu pukul 12.00 – 13.00 WIB.
B. Pelaksanaan Magang
Selama melaksanakan magang di PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
Daop 6 Yogyakarta, penulis melakukan tugas-tugas sebagai berikut :
1. Monitoring media massa dan membuat kliping
Monitoring media massa dilakukan untuk mengetahui pemberitaan
dan penilaian tentang perusahaan yang dibuat oleh media massa.
Pemberitaan yang ada setiap harinya dianalisis satu per satu dan dinilai
apakah berita tersebut mendapat penilaian positif, negatif atau netral
dari media. Analisis ini merupakan kegiatan evaluasi terhadap fakta,
opini, sikap dan reaksi dari stakeholders eksternal terhadap kinerja PT.
commit to user Dasar penilaian berita adalah sebagai berikut :
a. Berita dinilai positif bila isi pesan secara keseluruhan mendukung
tumbuhnya citra positif perusahaan, sudut pemberitaan
mempertimbangkan kaidah pemberitaan (antara lain cover both side)
dan perspektif yang diangkat dalam pemberitaan cenderung
memberikan dukungan terhadap pengembangan reputasi perusahaan.
b. Berita dinilai netral bila isi pesan hanya berisi fakta semata, tetap
dilakukan penggalian berita secara both side namun belum mampu
memberika dukungan positif dalam upaya peningkatan citra
perusahaan.
c. Berita dinilai negatif bila penyajian tidak cover both side, tendensius
menyerang image perusahaan serta tidak melihat sama sekali
upaya-upaya yang telah dilakukan oleh perusahaan. Dengan demikian tentu
tidak ada sama sekali dukungannya terhadap upaya perusahaan
dalam meningkatkan citra perusahaan.
Berita yang sudah dinilai kemudian dikliping sesuai dengan
hariannya masing-masing. Kliping harian kemudian di fotokopi dan
dibagikan kepada masing-masing manager dan juga EVP. Tetapi mulai
pertengahan bulan Februari kliping tidak lagi dibagikan ke
masing-masing divisi, melainkan kliping dikirimkan melalui online lewat email.
Setiap bulan penulis juga bertugas merekap kliping-kliping harian
tersebut dan menghitung prosentase penilaian media (positif, netral dan
commit to user
Sedangkan majalah yang dimonitoring setiap bulannya adalah
majalah Tempo.
2. Layanan Informasi Publik
Penulis setiap harinya membantu Manager Humas melayani tamu
yang membutuhkan informasi dan data-data tentang PT. KAI Daop 6
Yogyakarta. Tamu-tamu tersebut biasanya datang untuk menanyakan
tentang prosedur perijinan tempat, penelitian dan permohonan
commit to user
3. Mengarsip Surat
Penulis bertugas mencatat nomor surat masuk dan surat keluar
kemudian mengarsipnya dalam file sesuai dengan nomor urut dan
sesuai jenisnya. Surat Keputusan dipisahkan dengan surat permohonan
penelitian dan surat umum lainnya. Hal ini dilakukan untuk
memudahkan pencarian karena setiap harinya banyak tamu yang datang
dan membutuhkan data-data tentang PT. KAI (Persero).
Selain itu, penulis juga mengarsip telegram yang diterima oleh
Manager Humas. Telegram juga dipisahkan dalam dua box file yaitu
telegram dinas dan telegram tarif.
4. Membuat Notulen Rapat dan Materi Sosialisasi Aturan Dinas
Selama melakukan magang di Kantor Daop 6, penulis telah
membuat notulen rapat. Hal ini dilakukan bertujuan untuk memudahkan
Manager Humas dalam mengetahui secara runtut acara rapat yang
diadakan di Kantor Daop 6, jika dihari selanjutnya diadakan rapat
susulan kembali.
Salah satu notulen yang dibuat penulis adalah Notulen Rapat
Koordinasi Kepala Daop 6 dengan Para Manager Yogyakarta pada 17
Februari 2012. Selain itu, penulis juga membuat materi sosialisasi
aturan dinas sebagai bahan dalam mensosialisasikan aturan dinas baru
kepada pegawai yang berlaku di wilayah Daop 6 Yogyakarta.
5. Meliput dan mendokumentasikan event-event yang diadakan di
wilayah Kantor PT. KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta. Salah satu
commit to user
(Persero) Daop 6 Yogyakarta yaitu meliput dan mendokumentasikan
event-event di Daop 6 Yogyakarta. Event yang telah penulis liput antara
lain sebagai berikut :
a. Tap Izy yang dilaksanakan pada tanggal 30 Januari 2012.
b. Talkshow di Radio Star Jogya bersama Manager Humas PT.
KAI (Persero) Daop 6 Yogyakarta pada tanggal 13 Februari
2012.
c. Mengikuti pengajian rutin satu bulan sekali yang diadakan di
Masjid Baiturrahman Kantor Daop 6 Yogyakarta, pada tanggal
15 Februari 2012.
d. Menganalisa siaran berita secara langsung (live) di Jogja TV,
pada hari 22 Februari 2012.
e. Pelantikan EVP baru PT. KAI Daop 6 Yogyakarta, yaitu Bapak
Sinung Tri Nugroho pada tanggal 28 Februari 2012.
f. Meliput dan mengikuti acara peluncuran dan perpanjangan KA
Bogowonto di Stasiun Tugu pada tanggal 1 Maret 2012.
g. Mengadakan Jumpa Pers (Pers Conference) di Bimaloka Kantor
Daop 6 Yogyakarta mengenai peluncuran ATP (Automatic
Train Protection) pada tanggal 6 Maret 2012.
h. Meliput acara Peraturan Dinas 19 Jilid I-II yang diadakan di
commit to user
i. Meliput dan mengikuti Forum Komunikasi Unit Kesehatan Area
Daop 6 Yogyakarta yang diadakan di Bimaloka pada tanggal 30
Maret 2012.
Penulis biasanya menggunakan alat perekam untuk melakukan
liputan dan mencatat bagian-bagian yang dirasa penting. Selain meliput,
penulis juga ditugaskan untuk mendokumentasikan acara tersebut
dengan kamera. Dokumentasi acara-acara internal Daop 6 Yogyakarta
ini setiap bulannya dikumpulkan dan disusun dalam album foto untuk
diserahkan pada EVP Daop 6 Yogyakarta. Selain itu, beberapa foto
pilihan dikirimkan ke redaksi KONTAK untuk diterbitkan dalam rubrik
album.
6. Membuat berita kegiatan-kegiatan di Daop 6 Yogyakarta
Setelah melakukan peliputan pada sebuah acara internal PT. KAI
(Persero) Daop 6 Yogyakarta, penulis menganalisis hasil liputan
tersebut lalu membuat berita tentang kegiatan tersebut. Dalam membuat
berita, penulis selalu mengedepankan unsur berita yaitu 5W+1H (what,
where, when, why, who dan how). Berita yang sudah jadi kemudian
dikirimkan ke redaksi tabloid KONTAK (media internal PT. KAI) di
kantor pusat untuk diterbitkan di tabloid KONTAK ataupun website
PT. KAI (Persero), tentunya setelah melalui proses pengeditan.
7. Mengikuti acara talkshow di Radio Star Jogja
Untuk lebih mengenalkan dunia perkeretaapian kepada media dan
juga untuk menjalin hubungan baik dengan media, Humas PT. KAI
commit to user
mengadakan acara talkshow pada tanggal 13 Februari 2012. Acara
talkshow ini disiarkan langsung melalui radio Star Jogja Fm. Selama
talkshow hal yang disampaikan oleh Humas PT. KAI (Persero) Daop 6
Yogyakarta adalah mengenai kebijakan larangan merokok di KA. Tema
tersebut menarik perhatian pendengar radio Star Jogja Fm yang mana
mereka ikut aktif dalam sesi diskusi dan tanya jawab.
8. Mengikuti acara peluncuran dan perpanjangan KA Bogowonto
Peluncuran KA Bogowonto yang diadakan di Staiun Tugu
Yogyakarta pada tanggal 1 Maret 2012 pada pukul 07.00 WIB ini
dihadiri oleh EVP, Deputy, Para Manager, wartawan dan sekaligus
masinis KA Bogowonto. Rangkaian acara ini diawali dengan acara
Tauziah bersama yang dipimpin oleh Ustad Habib Abdullah, kemudian
dilanjutkan acara kedua yaitu sambutan dari Bp. Sinung Tri Nugroho
selaku EVP Daop 6 Yogyakarta dan acara yang ketiga pemotongan
tumpeng oleh EVP Daop 6 Yogyakarta yang diserahkan kepada
Kondektur kereta api sebagai symbol. Acara diakhiri dengan launching
KA-Bogowonto dari stasiun Tugu Yogyakarta.
Sebelumnya KA-Bogowonto ini sudah berjalan dari Daop 5 yaitu
kota Kutoarjo. Untuk merespon kebutuhan masyarakat maka
KA-Bogowonto ini diluncurkan dari Jogja. Selain itu, peluncuran ini
bertujuan untuk meningkatkan pendapatan perusahaan dan peningkatan
pelayanan yang prima sesuai dengan 5 nilai utama PT KAI Daop 6
Yogyakarta. Peluncuran perdana KA-Bogowonto diberangkatkan oleh
commit to user
pihak PT KAI (Persero) dapat meningkatkan kualitas kerja pegawai
yang selama ini diharapkan masyarakat. Serta kedua belah saling
menguntungkan.
9. Mengadakan Jumpa Pers (Pers Conference) Peluncuran ATP
(Automatic Train Protection)
Diadakannya jumpa pers oleh Humas PT. KAI (Persero) Daop 6
Yogyakarta pada tanggal 6 Maret 2012 kepada wartawan media massa
ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai akan dipasangnya
alat ATP (Automatic Train Protection) pada KA Madiun Jaya dan
Prameks. ATP adalah peralatan keselamatan yang dapat mengatur
pergerakan kereta api secara otomatis dengan memberhentikan
kecepatan kereta api sesuai dengan kondisi jalan rel apabila kecepatan
kereta api melebihi batas kecepatan yang dijinkan atau masinis lalai
(melanggar sinyal).
Progam strategis di tahun 2012 ini meliputi : pilot project sistem
ATP di lintas Solo – Yogyakarta – Kutoarjo, sistem Simulator untuk
PPKA (Simulator untuk masinis sudah ada) dalam rangka sertifikasi
SDM operator, SOP K3 untuk pelaksanan pembangunan prasarana
perkeretaapian, Diklat penyegaran SDM operator dan regulator.
Diharapkan dengan adanya alat ini dapat meminimalkan angka
kecelakaan pada KA.
10.Meliput dan mengikuti Forum Komunikasi Unit Kesehatan Area
commit to user
Acara yang diadakan di Bimaloka pada tanggal 30 Maret 2012 ini
bertujuan untuk membuka diskusi antara PT KAI , pegawai dan
pesiunan selaku pengguna dan provider atau penyedia layanan
kesehatan yang di tunjuk oleh PT KAI. Penyelenggara acara ini adalah
General Manager Unit Kesehatan Pusat dan Unit Kesehatan Daop 6
Yogyakarta. Dan kegiatan ini dihadiri oleh Para Manager Daop 6
Yogyakarta, KUPT Klaten-Jenar , SPKA, Pensiunan pegawai PT KAI
(Persero) dan perwakilan RS Provider.
Dalam acara Evaluasi dan Forum Komunikasi yang berlangsung ini
dibuka Manager Unit Kesehatan Bp. Gatot Rahenrda kemudian dilanjut
oleh GM Unit Kesehatan Pusat Dr Rahadi. Forum Komunikasi ini
membahas tentang pelayanan yang diberikan dari RS Provider kepada
konsumennya yaitu pegawai PT KAI dan pensiunan PT KAI. Diskusi
ini sangat bermanfaat bagi pihak internal PT KAI dan juga pihak RS
Provider. Karena dengan adanya diskusi dapat membantu kedua belah
pihak dalam menyelesaikan permasalahan mengenai pelayanan Jaminan
Pemeliharaan Kesehatan (JPK) selama ini. Acara Evaluasi dan Forum
Komunikasi Pelayanan JPK dilaksanakan setiap satu tahun sekali.
Diharapkan dengan adanya evaluasi dan forum komunikasi ini pegawai
dan pensiunan PT KAI (Persero) yang menggunakan jasa Jaminan
Kesehatan dapat merasakan kenyamanan dan memanfaatkan kualitas
