ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
2. Pelaksanaan Pemeriksaan Audit Operasional Atas Penggajian
a. Inisiasi Pemeriksaan
1) Penetapan tujuan spesifik dan ruang lingkup.
Ruang lingkup merupakan elemen sistem, lokasi dan / atau unit organisasi. Tujuan pemeriksaan:
• Menentukan kesesuaian terhadap standar
• Menentukan efektifitas sistem dalam mencapai sasaran mutu. • Menemukan ide untuk peningkatan (improvement).
2) Penunjukan lead auditor/ auditor/ tim pemeriksa. Adapun tanggung jawab Lead Auditor:
• Merencanakan dan membuat jadwal pemeriksaan (audit plan) . • Melaksanakan “Opening Meeting” dan “Closing Meeting”. • Mengkomunikasikan persyaratan dan kebijakan.
• Mengambil keputusan akhir mengenai masalah yang timbul selama pemeriksaan.
• Melaksanakan, menyiapkan, dan menyerahkan laporan pemeriksaan. 3) Menginformasikan auditee.
Aturan untuk auditee adalah sebagai berikut:
• Mengkoordinasikan dan membantu tim pemeriksa menyediakan waktu. • Menjamin kehadiran personil yang relevan untuk kelancaran pemeriksaan • Bekerja sama dengan tim pemeriksa untuk mencapai sasaran pemeriksaan.
• Memberikan keleluasaan kepada tim pemeriksa untuk mengaudit bagian atau informasi
• Meninjau hasil temuan pemeriksaan dan membuat persetujuan dengan tim pemeriksa mengenai batas waktu tindakan perbaikannya.
• Mendokumentasikan dan memberitahu tim pemeriksa atas tindakan perbaikan yang telah dilaksanakan.
4) Tinjauan awal dokumen. b. Persiapan Pemeriksaan
1) Menyiapkan rencana pemeriksaan (audit plan), yaitu seperti: • Mengidentifikasikan anggota tim pemeriksa.
• Menentukan tujuan dan ruang lingkup.
• Menentukan tanggal dan tempat pemeriksa serta unit organisasi yang akan dipemeriksa.
• Memperkirakan waktu atau lama pemeriksaan
• Penugasan elemen atau klausal sistem yang spesifik pada bagian penggajian. 2) Penugasan pekerjaan anggota tim pemeriksa.
Adapun penugasan anggota tim pemeriksa seperti:
• Melakukan pemeriksaan sesuai dengan standar atau ruang lingkup yang telah disetujui.
• Mengumpulkan dan menganalisis bukti-bukti objektif. • Membuat pertanyaan seperti:
Apakah prosedur-prosedur, dokumen dan informasi lainnya, yang menjelaskan dan mendukung elemen sistem mutu, tersedia, dipahami dan digunakan oleh auditee?
Apakah semua dokumen dan informasi yang digunakan untuk menjelaskan sistem cukup memadai untuk mencapai sasaran?
• Bertindak etis dalam pemeriksaan
• Mencatat adanya kelemahan dalam suatu pemeriksaan untuk menjadi perhatian atau perlunya suatu pemeriksaan tambahan.
3) Penyiapan dokumen- dokumen kerja. • Cheklist (yang disiapkan oleh auditor).
Manfaat Checklist:
Mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan pemeriksaan.
Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup pemeriksaan agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat.
Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan.
Alat bantu dalam penyusunan hasil pemeriksaan yang dilakukan. Format Checklist:
Pertanyaan untuk aktivitas apa yang akan dicek/ diverifikasi.
Dokumen apa yang terkait (nama dan nomor dokumen) dengan aktivitas tersebut.
Catatan hasil pemeriksaan, interview, dan sebagainya.
Form- form untuk melaporkan hasil pemeriksaan. • Prosedur Operasional
Adapun prosedur operasional di Kebun Adolina Perbaungan yaitu: 1) Prosedur dan Formulir Pembuatan Daftar Gaji
2. Daftar gaji pegawai Non Staf Kandir/ Wilayah dibuat oleh SDM. Daftar gaji pegawai non staf kebun/ unit dibuat KTU (administrasi tata gaji)
3. Setiap bagian membuat Daftar Hadir (AU-18) untuk mencatat kehadiran stafnya. Absensi harian disetiap bagian dilaporkan ke Bagian SDM dengan menggunakan Laporan Absensi Harian (AU-19).
4. Pembayaran gaji pegawai staf
Pegawai staf kandir / wilayah dengan pemindahbukuan ke bank rekening masing-masing staf yang bersangkutan dilaksanakan oleh bagian keuangan.
Pegawai staf kebun/ unit melalui uang kerja remise kebun/ unit, pembayaran di kebun/ unit dilaksanakan oleh Kepala Tata Usaha.
Pegawai Non Staf Kandir pembayaran tunai dilaksanakan oleh bagian keuangan secara tunai dengan menggunakan amplop gaji.
Pegawai non staf kebun/ unit pembayaran dilakukan oleh KTU dan asisten afdeling.
2) Prosedur Pembuatan dan Pembayaran Gaji Tetap
Daftar Gaji Staf Kandir/ Kebun/ Unit dibuat oleh bagian SDM di Kantor Direksi
Bagian SDM
1. Menerima Daftar Potongan Hutang Pegawai Staf dari bagian akuntansi.
2. Membuat Daftar Tunjangan Pokok, Tunjangan Lainnya dalam rangkap tiga yang ditanda tangani Kepala Bagian.
3. Membuat Daftar Gaji Staf dalam rangkap tiga yang ditanda tangani Kepala Bagian.
4. Daftar Gaji yang dilampiri dengan Daftar Tunjangan didistribusikan :
Satu lembar ke bagian akuntansi
Satu lembar arsip
5. Membuat Slip Gaji atau Daftar Penghasilan Pegawai Staf (DPPS) dalam rangkap dua, dimana pada saat hari gajian diserahkan kepada masing-masing pegawai staf untuk ditanda tangani dan lembar asli dikembalikan dan disimpan sebagai arsip. 6. Mencatat pada Kartu Penghasilan Pegawai Staf (KPPS) masing-masing pegawai
staf.
7. Membuat Surat Permintaan Pembayaran Gaji Pegawai Staf dan meneruskannya ke bagian akuntansi.
Bagian Akuntansi
1. Membuat Daftar Potongan Hutang seluruh pegawai yang ditanda tangani oleh Kepala Bagian dan dikirim ke bagian SDM.
2. Menerima Daftar Gaji dan Daftar Tunjangan dari Bagian SDM.
3. Membuat Bukti Jurnal dan membukukan pada Kartu Rekening Buku Besar.
4. Menerima dari bagian keuangan, Bukti Pengeluaran Kas (AU-12) beserta lampiran pendukung dan membukukan pada Kartu Rekening Buku Besar.
Bagian Keuangan
1. Menerima Surat Permintaan Pembayaran beserta Daftar Gaji/ Tunjangan dari bagian SDM.
2. Membuat Bukti Pengeluaran Bank (AU-12) dalam rangkap dua untuk ditandatangani oleh Direksi.
3. Mencatat dalam Buku Kas/ Bank sebesar jumlah pengeluaran dalam Bukti Kas/ Bank.
4. Mempersiapkan Bilyet Giro dengan pemindah bukuan disertai Surat Pemindah bukuan ke Bank untuk ditanda tangani oleh Direksi.
5. Bukti Pengeluaran Bank (AU-12), Bilyet Giro Pemindah Bukuan, Formulir Transfer diserahkan ke Bank dan Bank menandatangani Bukti Pengeluaran Bank (disertai penerima) dan memindahkannya ke Rekening Bank masing-masing pegawai staf.
6. Mengirimkan Bukti Pengeluaran Bank (Asli) beserta lampiran pendukungnya ke bagian akuntansi.
3) Prosedur Pembuatan dan Pembayaran Gaji Non Staf (Bulanan) Kantor Direksi
Tiap Bagian:
1. Membuat Daftar Absensi Harian dan Daftar Lembur Harian.
2. Setiap bulan setelah berakhir bulan buku berjalan, Daftar Absensi dan Daftar Lembur (setelah ditandatangani oleh Kepala Bagian/ Biro) dikirimkan ke bagian SDM.
Bagian Sumber Daya Manusia
1. Membuat Daftar Potongan dari bagian akuntansi.
2. Menerima Daftar Absensi dan Daftar Lembur yang telah ditandatangani oleh Kepala Bagian/ Biro dari masing-masing Bagian/ Biro.
3. Membuat Daftar Gaji dengan memperhitungkan Daftar Potongan , Daftar Lembur dan Daftar Uang Muka Gaji dalam rangkap 3 yang ditanda tangani oleh Kepala Bagian.
4. Daftar Gaji didistribusikan kepada: • Bagian akuntansi
• Bagian keuangan • Arsip
Bagian Keuangan
1. Menerima Surat Permintaan Pembayaran beserta Daftar Gaji/ Tunjangan dari bagian SDM.
2. Membuat Bukti Pengeluaran Bank (AU-12) dalam rangkap dua untuk ditandatangani oleh Direksi.
3. Memasukkan uang ke dalam amplop gaji masing-masing karyawan dan menyerahkannya kepada yang berhak.
4. Masing-masing karyawan menandatangani pada Daftar Gaji dan menerima amplop gaji.
5. Bukti Pengeluaran Kas (AU-12) beserta lampiran pendukung dikirim ke bagian akuntansi.
4) Prosedur Pembuatan dan Pembayaran Gaji Pegawai Non Staf Kebun/ Unit
Dinas- Dinas/ Afdeling di Kebun/ Unit :
1. Membuat Buku Mandor (PB-73) dan Ikhtisar Laporan Pekerjaan harian (PB-10). 2. Membuat Buku Asisten (AU-29) atau Daftar Hadir.
3. Membuat Daftar Lembur dan Daftar Premi masing-masing karyawan.
4. Buku Asisten (AU-29) , Ikhtisar laporan Pekerjaan Harian (PB-10) setelah ditandatangani oleh Asisten dan diperiksa oleh Asisten Kepala atau Kepala Dinas dikirimkan ke Kepala Administrasi/ KTU (Tata Gaji).
5. Daftar Lembur dan Daftar Premi setelah diperiksa oleh Asisten Kepala/ Kepala Dinas dan disetujui oleh Administratur / Kepala Unit dikirimkan ke Kepala Administrasi/ KTU (Tata Gaji)
7. Melakukan pembayaran gaji kepada karyawan dan kayawan menandatangani Daftar Gaji sebagai pengakuan bahwa uang gaji telah diterimanya.
8. Daftar Gaji diserahkan kepada Kepala Administrasi/ KTU dan jika ada karyawan yang belum sempat mengambil gaji, uangnya akan disetor ke kas perusahaan disertai daftar/ rincian nama-nama karyawan yang bersangkutan.
Tata Gaji
1. Menerima Buku Asisten (AU-29) dan PB-10 dari Dinas/ Afdeling.
2. Menerima Daftar Lembur dan Premi dari Dinas-Dinas/ Afdeling setelah disetujui oleh Administratur/ Kepala Unit.
3. Menerima Daftar Potongan Hutang karyawan dari administrasi Tata Buku. 4. Menerima Daftar Mutasi Karyawan dari administrasi kebun.
5. Berdasarkan butir 1 s/d 4 dan Daftar Uang Muka Gaji menyusun Daftar Gaji permasing-masing Dinas/ Afdeling.
Daftar Gaji dibuat rangkap tiga yaitu: • Asli untuk administrasi kas
• Satu lembar (lembar kedua) untuk administrasi tata buku • Lembar ketiga pertinggal
Administrasi Tata Buku
1. Menerima Daftar Gaji (copy kedua) dari tata gaji.
2. Membuat Daftar Bagi Upah dan membukukannya ke Kartu Rekening Buku Besar. 3. Menerima bukti pengeluaran pembayaran kas, pembayaran gaji dari administrasi
Administrasi Kas
1. Menerima Daftar Gaji (asli) dari administrasi tata gaji dan membuat Daftar Tanda Terima Gaji dari masing-masing Dinas/ Afdeling untuk ditandatangani oleh masing-masing Asisten yang bersangkutan.
2. Mempersiapkan Bukti Pengeluaran Kas atas jumlah uang gaji yang akan dibayar. 3. Menyerahkan uang gaji dan Daftar Gaji (asli) kepada masing-masing asisten yang
bersangkutan.
4. Menerima Daftar Gaji dari Asisten setelah selesai penggajian beserta uang gaji yang belum dibayarkan/ belum diambil oleh karyawan yang bersangkutan.
5. Membuat Bukti Penerimaan Kas (AU-9) atas gaji karyawan yang belum diambil yang diserahkan oleh Asisten yang bersangkutan.
6. Bukti Pengeluaran Kas dan Bukti Penerimaan Kas (asli) diserahkan kepada administrasi tata buku.
7. Mencatat pengeluaran dan penerimaan kas (uang gaji) ke Buku Kas.
c. Pelaksanaan Pemeriksaan
1) Pertemuan pembukaan (opening meeting) Kegiatan dalam rapat pembukaan ini adalah:
• Memperkenalkan tim pemeriksa dan tanggung jawabnya. • Penjelasan tujuan dan ruang lingkup pemeriksaan.
• Metode dan prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan pemeriksaan. • Memastikan kesediaan auditee, sumberdaya dan fasilitas untuk pemeriksaan. • Mengajak partisipasi aktif.
• Menjelaskan rencana (jadwal) pemeriksaan. • Menjelaskan hal-hal yang kurang jelas.
• Merencanakan waktu dan tempat untuk “closing meeting”. 2) Pelaksanaan pemeriksaan.
a) Memeriksa hari- hari kerja dalam Buku Asisten dengan: • Daftar Lembur
• Daftar Premi
b) Memeriksa kode tanggungan/ anak dalam Daftar Gaji dengan Kartu Pekerja dan Buku Catu.
c) Memeriksa yang tidak lagi menjadi tanggungan karyawan, dan tidak diberikan:
• Biaya Kelahiran • Biaya Pengobatan • Catu Beras
• Selanjutnya anak yang berumur diatas 16 tahun tidak lagi mendapat catu beras kecuali ada surat keterangan sekolah/ kuliah dari instansi yang bersangkutan.
d) Memeriksa Daftar Gaji masing-masing karyawan atas jumlah: • Lembur/ Premi
• Premi Panen • Premi Tunas
e) Memeriksa Perhitungan Penghasilan Tidak Kena Pajak yang telah ditetapkan. f) Sesuaikan Potongan Hutang dalam Daftar Gaji dengan Buku Hutang.
g) Menjumlahkan Daftar Gaji, lembur perlembar dan sesuaikan dengan jumlah uang yang diterima oleh masing-masing asisten (Lampiran Bukti Kas).
Teknik Pemeriksaan yang digunakan: • Wawancara • 5W 1H 1S • Observasi • Klarifikasi • Verifikasi • Sampling
Bukti obyektif yang dapat diambil:
• Catatan-catatan seperti risalah tinjauan manajemen, lembaran pengendalian proses, dan lain- lain.
• Prosedur, petunjuk kerja, standar teknis, dan lain-lain. • Jawaban dari pihak auditee pada waktu diperiksa.
• Hasil observasi auditor pada beberapa auditor pada beberapa aktivitas yang diperiksa.
Pencatatan Temuan
• Meninjau semua temuan dalam rapat tim pemeriksa. • Menggabungkan temuan serupa
• Mencatat temuan secara jelas (masalah, lokasi, bukti obyektif, referensi)
• Menetapkan status temuan (rekomendasi untuk perbaikan, perlu tidaknya pemeriksaan ulang)
• Melengkapi form-form yang penting
• Meninjau temuan dengan manajer auditee yang bersangkutan sebelum rapat penutupan.
3) Pertemuan penutup (closing meeting)
• Ucapan terima kasih atas bantuan dan kerjasama auditee.
• Menjelaskan bahwa pemeriksaan tidak meliputi seluruh aspek, sehingga ketidaksesuaian hanya contoh acak. Bukan tidak mungkin terdapat ketidaksesuaian lain yang tidak terlihat.
• Menjelaskan hasil temuan pemeriksaan dan keputusan hasil pemeriksaan.
• Jika terdapat ketidaksesuaian, konfirmasikan kepada auditee dan meminta tindakan koreksi serta target penyelesaian.
• Menyimpulkan hasil pemeriksaan • Membuka forum tanya jawab
• Menjelaskan hal-hal yang ditanyakan oleh auditee. • Memberikan saran-saran
• Menutup pertemuan d. Laporan Pemeriksaan
Penyiapan laporan disiapkan dibawah pengarahan lead auditor 1) Penyiapan laporan.
Penyiapan laporan disiapkan dibawah pengarahan lead auditor 2) Isi laporan
Adapun isi laporan adalah sebagai berikut: • Ruang lingkup dan sasaran pemeriksaan
• Rencana (jadwal) pemeriksaan, anggota tim pemeriksa, auditee, tanggal pemeriksaan, unit organisasi yang diperiksa (penggajian).
• Identifikasi dokumen rujukan terhadap pemeriksaan yang dilakukan. • Observasi pemeriksaan dan ketidaksesuaian dengan bukti pendukung.
• Kesimpulan/ keputusan pemeriksaan
• Rekomendasi pada tindak lanjut dan atau verifikasi yang belum diselesaikan untuk dilaksanakan pada pemeriksaan.
• Daftar distribusi laporan. 3) Distribusi laporan
Distribusi laporan diberikan kepada: • Top Management
• Anggota tim tinjauan manajemen
• Koordinator program pemeriksaan mutu internal • Tim pemeriksa dan auditee
• Personel yang bertanggung jawab untuk menindaklanjuti tindakan perbaikan.
e. Tindak Lanjut Tindakan Perbaikan
1) Auditee bertanggung jawab mengoreksi ketidaksesuaian dan sebab ketidaksesuaian.
2) Auditee membuat usulan dan waktu implementasi dari tindakan koreksi
3) Pemeriksaan follow up untuk verifikasi implementasi koreksi sebaiknya dilakukan sesuai dengan tanggal yang dijanjikan.
4) Auditee mengerti dengan jelas mengenai ketidaksesuaian yang ditemukan oleh auditor.
5) Melakukan penilaian akan pengaruh/ tingkat keseriusan akan ketidaksesuaian , serta sumber daya untuk melakukan tindakan perbaikan untuk memenuhi batas waktu penyelesaian tindakan perbaikan.
Proses Verifikasi:
Memverifikasi bahwa akar penyebab permasalahan telah benar-benar teridentifikasi.
Memverifikasi bahwa tindakan perbaikan yang dilakukan telah cukup baik dan efektif.
Memverifikasi bahwa personel yang terkait benar-benar mengetahui tindakan perbaikan yang dilaksanakan atau dengan adanya pelatihan mengenai perubahan sistem / dokumen akibat tindakan perbaikan tersebut.
Melihat dokumentasi dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan (adanya perubahan dokumen/ data).
Laporan hasil pemeriksaan yang telah diterima pihak manajemen mengenai berbagai temuan atas kelemahan sebaiknya ditindak lanjuti oleh manajer beserta para stafnya dalam arti harus diterapkan mengenai segala rekomendasi untuk mencegah semua hal yang menyebabkan menjadi tidak efisien dan efektif.